Kalite El Kitabı - Burhaniye Ticaret Odası

advertisement
BURHANİYE TİCARET ODASI
YÖNETİM SİSTEMLERİ
EL KİTABI
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 2 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
İçindekiler
Not: İki satır bulunan bölümlerde 1. Satırı ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi maddesi, 2. Satır TOBB Akreditasyon Standardı maddesidir.
BÖLÜM
Giriş (ISO 9001:2008 KYS)
Giriş (TOBB Akreditasyon Standardı)
Vizyon
Misyon
Değerler ve Çalışma İlkelerimiz
Politika
Akreditasyon İlkeleri
Burhaniye Ticaret Odası Hakkında
Proses Yaklaşımı
ISO 9004 ile İlişkisi
Diğer Yönetim Sistemleri ile Uyumluluk
Kapsam
Akreditasyon Süreci
Genel
Standardın Yapısı
Uygulama
Süreç ve Uygulama
Atıf Yapılan Standart ve Dokümanlar
Terimler ve Tarifler
Kalite Yönetim Sistemi
Temel Yeterlilikler
Genel Şartlar
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Dokümantasyon Şartları
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Genel
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Kalite El Kitabı
Kalite Yönetimi
Dokümanların Kontrolü
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Kalite Kayıtlarının Kontrolü
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Yönetim Sorumluluğu
Temel Yeterlilikler
Yönetimin Taahhüdü
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Müşteri Odağı
Üye İlişkileri
Kalite Politikası
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Planlama
İş Planlaması ve Yönetimi
Kalite Hedefleri
ISO 9001:2008
TOBB AKRE.
SAYFA
NO.
0
Başlık 1
6
0.2
03
04
1.8
1.8
1.8
6
6
6
6
7
7
8
8
8
1
Başlık 5
9
1.1
5.1
9
1.2
5.2
9
2
3
-----
10
11
4
1
12
4.1
1.1
12
4.2
1.1
12
4.2.1
1.1
12
4.2.2
1.8
12
4.2.3
1.1
13
4.2.4
1.1
13
5
1
14
5.1
1.1
14
5.2
1.7
14
5.3
1.1
14
5.4
1.4
15
5.4.1
1.4
15
Başlık 2
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 3 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
İş Planlaması ve Yönetimi
Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması
İş Planlaması ve Yönetimi
Sorumluluk, Yetki ve İletişim
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İnsan Kaynakları Yönetimi
Sorumluluk ve Yetki
İnsan Kaynakları Yönetimi
Yönetim Temsilcisi
Kalite Yönetimi
İç İletişim
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İnsan Kaynakları Yönetimi
Yönetimin Gözden Geçirmesi
İş Planlaması ve Yönetimi
Genel
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İş Planlaması ve Yönetimi
Gözden Geçirme Girdileri
İş Planlaması ve Yönetimi
Gözden Geçirme Çıktıları
İş Planlaması ve Yönetimi
Kaynak Yönetimi
Mali Yönetim
İnsan Kaynakları Yönetimi
İş Planlaması ve Yönetimi
Kaynakların Sağlanması
Mali Yönetim
İnsan Kaynakları Yönetimi
İnsan Kaynakları
İnsan Kaynakları Yönetimi
Genel
İnsan Kaynakları Yönetimi
Yetkinlik, Bilinç ve Eğitim
İnsan Kaynakları Yönetimi
İş Geliştirme ve Eğitim
Altyapı
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Mali Yönetim
İş Planlaması ve Yönetimi
Çalışma Ortamı
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Ürün Gerçekleştirme
Temel Hizmetler
Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması
İş Planlaması ve Yönetimi
Üye İlişkileri
İletişim Ağı
Politika ve Temsil
5.4.2
1.4
15
5.5
1.1, 1.3
16
5.5.1
1.1, 1.3
16
5.5.2
1.8
16
5.5.3
1.1, 1.3
17
5.6
1.4
17
5.6.1
1.1, 1.4
17
5.6.2
1.4
17
5.6.3
1.4
18
6
1.2, 1.3, 1.4
19
6.1
1.2 1.4
19
6.2
1.3
19
6.2.1
1.3
19
6.2.2
1.3, 2.4
19
6.3
1.1, 1.2 1.4
20
6.4
1.1
20
7
2
21
7.1
1.4, 1.7, 2.1, 2.2,
2.3, 2.4, 2.5,
21
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 4 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
Bilgi, Danışmanlık ve Destek
İş Geliştirme ve Eğitim
Uluslar arası Ticaret
Müşteri İle İlişkili Prosesler
Üye İlişkileri
Ürüne İlişkin Şartların Belirlenmesi
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İş Geliştirme ve Eğitim
Uluslar arası Ticaret
Ürüne İlişkin Şartların Gözden Geçirilmesi
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İş Planlaması ve Yönetimi
Müşteri İle İletişim
Üye İlişkileri
Tasarım ve Geliştirme
Tasarım ve Geliştirme Planlaması
Tasarım ve Geliştirme Girdileri
Tasarım ve Geliştirme Çıktıları
Tasarım ve Geliştirmenin Gözden Geçirilmesi
Tasarım ve Geliştirme Doğrulaması
Tasarım ve Geliştirmenin Geçerli Kılınması
Tasarım ve Geliştirme Değişikliklerinin
Kontrolü
Satınalma
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Satın alma Prosesi
Kalite Yönetimi
Satın alma Bilgisi
Kalite Yönetimi
Satın alınan Ürünün Doğrulanması
Kalite Yönetimi
Üretim ve Hizmetin Sağlanması
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İş Planlaması ve Yönetimi
Üye İlişkileri
Kalite Yönetimi
Politika ve Temsil
Bilgi, Danışmanlık ve Destek
İş Geliştirme ve Eğitim
Uluslar arası Ticaret
Üretim ve Hizmet Sağlamanın Kontrolü
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İş Planlaması ve Yönetimi
Üretim ve Hizmet Sağlanması İçin Proseslerin
Geçerliliği (HARİÇ TUTULDU)
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Tanımlama ve İzlenebilirlik
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Kalite Yönetimi
7.2
1.7
21
7.2.1
1.1, 2.4, 2.5
21
7.2.2
1.1, 1.4
21
7.2.3
1.7
22
7.3
7.3.1
7.3.2
7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6
Hariç Tutuldu
Hariç Tutuldu
Hariç Tutuldu
Hariç Tutuldu
Hariç Tutuldu
Hariç Tutuldu
Hariç Tutuldu
22
22
22
22
22
22
22
7.3.7
Hariç Tutuldu
22
7.4
1.1
22
7.4.1
1.8
22
7.4.2
1.8
23
7.4.3
1.8
23
7.5
1.1, 1.4, 1.7, 1.8,
2.2, 2.3, 2.4, 2.5
23
7.5.1
1.1, 1.4
23
7.5.2
1.1
23
7.5.3
1.1, 1.8
24
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 5 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
Müşteri Malı
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Kalite Yönetimi
Ürün Muhafazası
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü
Kalite Yönetimi
ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İş Planlaması ve Yönetimi
Genel
Kalite Yönetimi
İzleme ve Ölçme
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İş Planlaması ve Yönetimi
Kalite Yönetimi
Müşteri Memnuniyeti
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
Üye İlişkileri
Kalite Yönetimi
İç Tetkik
İş Planlaması ve Yönetimi
Kalite Yönetimi
Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İş Planlaması ve Yönetimi
Kalite Yönetimi
Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi
Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı
İş Planlaması ve Yönetimi
Kalite Yönetimi
Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü
Kalite Yönetimi
Veri Analizi
İş Planlaması ve Yönetimi
Kalite Yönetimi
İyileştirme
Kalite Yönetimi
Sürekli İyileştirme
Kalite Yönetimi
Düzeltici Faaliyet
Kalite Yönetimi
Önleyici Faaliyet
Kalite Yönetimi
Mali Yönetim
7.5.4
1.1, 1.8
24
7.5.5
1.1
24
7.6
Hariç Tutuldu
24
8
1.1, 1.4
25
8.1
1.8
25
8.2
1.1, 1.4, 1.8
25
8.2.1
1.1, 1.7, 1.8
25
8.2.2
1.4, 1.8
25
8.2.3
1.1, 1.4, 1.8
26
8.2.4
1.1, 1.4, 1.8
26
8.3
1.1, 1.8
26
8.4
1.1, 1.8
27
8.5
1.8
27
8.5.1
1.8
27
8.5.2
1.8
27
8.5.3
1.8
28
---
1.2
28
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 6 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
0. GİRİŞ
0.1 Genel
Burhaniye Ticaret Odası tarafındanoluşturulan Kalite Yönetim Sistemi (KYS) ve TOBB Akreditasyonuna
ilişkin Entegre Sistemin ana hatlarıyla açıklandığı bu el kitabı, TS EN ISO 9001:2008 standardı ve TOBB
Akreditasyon Kılavuzu (2013)’ünesasları çerçevesinde yürütülecek faaliyetlerin anayasası niteliğindedir.
Entegre Yönetim Sistemleri El Kitabı’nda hizmetlerin verilme yöntemleri tanımlanmış, ayrıntılar ise, ilgili
bölümlerde atıfta bulunulan Prosedür, Talimat veOrganizasyon (Görev tanımları) El Kitaplarında
açıklanmıştır.
Entegre Yönetim Sistemleri El Kitabı’nda açıklanan yönetim sistemlerinin temelinde Burhaniye Ticaret
Odası’nın hizmet vermekle yükümlü olduğu kesimlerin beklenti, öneri ve memnuniyetlerinin önceliği ve bu
öncelikler doğrultusunda beslenen, yenilenen, sürekli iyileştirilen yönetim ve hizmet anlayışı yer almaktadır.
Söz konusu sistemle Odamız, tabi olduğu kanunlar, üye talepleri çerçevesinde üyelerinin ve diğer
yararlanıcılarının (resmi ve resmi olmayan kurumlar) beklentilerini, çalışanlarının yetkin ve özverili hizmet
anlayışıyla karşılamaktadır.
VİZYONUMUZ
Üyeleri ile stratejik ortaklık çerçevesinde ilçemizin ekonomik gelişimine yön veren; bu amaç ile Burhaniye’yi turizm
ve zeytin-zeytinyağı sektörlerinde küresel marka yapmak, üniversite ve sanayici işbirliği ile organize sanayi bölgesini
bölge ürünlerine katma değer sağlayacak yenlikçi bir üretim üssü yapmak, bu yolla istihdam yaratarak toplumun
refahını artırmak.
MİSYONUMUZ
Yasal yükümlülüklerimizi eksiksiz yerine getirmek ve yasalarımız çerçevesinde üyelerimizin kurumsal ve ekonomik
gelişimine katkı sağlamak, üyelerimizin haklarını korumak, bölge ekonomisine ilişkin bilgi bankası oluşturmak ve
yenilikler hakkında üyelerimizi bilgilendirmek.
YÖNETİM POLİTİKALARIMIZ
KALİTE POLİTİKASI
Kurumsal kaynaklarımızı üyelerimizin ekonomik ve kurumsal gelişimi yönünde kullanmak için hizmet altyapımızı,
mali yapımızı ve insan kaynaklarımızı sürekli iyileştirerek kurumsal yeterliliğimizi artırmak.
İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ POLİTİKASI
İşimizin gerektirdiği nitelik, yetenek ve bütçe imkânları doğrultusunda yeterli sayıda insan kaynağını istihdam etmek
ve sürekli gelişimlerini sağlamak.
HABERLEŞME VE İLETİŞİM POLİTİKASI
Kurumsal bilinirliğimizi artırmak; üyelerimiz ve toplumumuz ile iletişimde açık ve anlaşılır olmak ve iletişimin
sürekliğini sağlamak, haberleşme ve iletişim tekniklerimizi sürekli iyileştirerek geri bildirimleri iyileşme fırsatı olarak
dikkate almak.
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 7 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
MALİ YÖNETİM POLİTİKASI
Yasaların verdiği yetki ve sorumluluklar dahilinde kurumumuzun amaç ve hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini
gerçekleştirmek, çalışma alanında ekonomik ve toplumsal yükümlülüklerini yerine getirecek mali güce sahip olmak,
gelir kaynaklarını çeşitlendirmek, gelir-gider dengesi içinde mali itibarını sürdürebilir kılmak ve hizmetlerini güven
içinde vermek.
ÜYE İLİŞKİLERİ YÖNETİMİ POLİTİKASI
Üyelerimiz ile stratejik ortaklık temelinde katma değer yaratacak bölgesel ve sektörel projeler oluşturmak ve
sonuçlandırmak. Ekonomik kalkınma ile birlikte istihdam yaratarak ekonomik gelişimin yarattığı memnuniyeti ve
refahı topluma yaymak.
BİLGİ GÜVENLİĞİ POLİTİKASI
Sahip olduğumuz bilginin bütünlüğünü korumak, ulaşılabilirliğini sağlamak ve bunun için teknik altyapımızı sürekli
iyileştirmek ve insan kaynaklarımızın yetkinliğini artırmak.
Burhaniye’nin “tarım, turizm ve ticaret” potansiyelinin ekonomiye aktif katılımında öncü rol alan yerel lider kurum
olmak.
AKREDİTASYON İLKELERİMİZ
 Odamızın hizmet kalitesinin geliştirilmesi için uygulanan ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi ve
TOBB Akreditasyon Standart şartlarına uygun Entegre Yönetim Sistemi uygulamasında kararlı olmak
 Entegre Yönetim Sistemimiz tüm süreçleri açık ve anlaşılır tarif etmek, yasal koşulların karşılanması ve
proses gereklerini etkin uygulamak
 Ölçülebilir tüm proseslerde performans kriterlerine göre izleme ve ölçme metotlarını kullanmak ve
sonuçlarını objektif karar alma süreçlerinde kullanmak
 Entegre yönetim sistemini etkin uygulamak, kurumun geleceğine ilişkin stratejileri oluşturmak,
uygulamak, üyelerin ve toplumun memnuniyetine odaklı çalışmak
 Değişen yasal ve teknik şartlara öncelikle kurumsal yapıda uyum sağlamak, üyelerin bireysel ve
kurumsal olarak bilgilenmesine ve gelişimine katkı sağlamak
 Tüm hizmet proseslerimizde çözüme ve hızlı hizmete odaklı çalışmak, yasal çerçeve içinde işlemleri
zorlaştıran bürokratik düzenlemeleri üyelerimizin lehine değiştirmek
 Entegre Yönetim Sistemimizin sürekli gelişmesi için iç ve dış (bağımsız) tüm kontrol mekanizmalarını
çalıştırmak ve sonuçları objektif karar alma süreçlerinde kullanmak.
BURHANİYE TİCARET ODASI
İletişim Bilgileri
Adres: Hürriyet Caddesi, No:58 Burhaniye / Balıkesir-TÜRKİYE
Telefon: +90 (266) 4221044
Faks: +90 (266) 4127328
Web: www.burhaniye-to.org.tr e-posta: burhaniyeto@tobb.org.tr
Hedeflerimiz
Bkz. Master İş Planı,Hedefler Takip Listesi
Yasal Yükümlülüklerimiz
Ticaret Odasının Tanımı:
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 8 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
5174 Sayılı TOBB ile Odalar ve Borsalar Kanunu’nun 4. Maddesine göre; Odalar; üyelerinin müşterek
ihtiyaçlarını karşılamak, meslekî faaliyetlerini kolaylaştırmak, mesleğin genel menfaatlere uygun olarak
gelişmesini sağlamak, mensuplarının birbirleri ve halk ile olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hâkim
kılmak üzere meslekî disiplin, ahlâk ve dayanışmayı korumak ve bu Kanunda yazılı hizmetler ile mevzuatla
odalara verilen görevleri yerine getirmek amacıyla kurulan, tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde
meslek kuruluşlarıdır.”
Ticaret Odalarının Görevleri:
5174 sayılı Odalar, Borsalar ve Birlik kanununun 12. maddesine göre ticaret odalarının görevleri:
 Meslek ahlâkını, disiplini ve dayanışmayı korumak ve geliştirmek, ticaret ve sanayinin kamu yararına
uygun olarak gelişmesine çalışmak
 Ticaret ve sanayiyi ilgilendiren bilgi ve haberleri derleyerek ilgililere ulaştırmak, ilgili kanunlar
çerçevesinde resmî makamlarca istenecek bilgileri vermek ve özellikle üyelerinin mesleklerini icrada
ihtiyaç duyabilecekleri her çeşit bilgiyi, başvuruları durumunda kendilerine vermek veya bunların elde
edilmesini kolaylaştırmak, elektronik ticaret ve internet ağları konusunda üyelerine yol gösterecek
girişimlerde bulunmak, bu konularda gerekli alt yapıyı kurmak ve işletmek
 Ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeleri yapmak, bölgeleri içindeki iktisadî, ticarî ve sınaî
faaliyetlere ait endeks ve istatistikleri tutmak, başlıca maddelerin piyasa fiyatlarını takip ve kaydetmek
ve bunları uygun vasıtalarla yaymak
 26. maddedeki belgeleri düzenlemek ve onaylamak
 Meslek faaliyetlerine ait konularda resmî makamlara teklif, dilek ve başvurularda bulunmak; üyelerinin
tamamının veya bir kesiminin meslekî menfaati olduğu takdirde meclis kararı ile bu üyeleri adına veya
kendi adına dava açmak
 Çalışma alanları içindeki ticarî ve sınaî örf, adet ve teamülleri tespit etmek, Bakanlığın onayına sunmak
ve ilân etmek
 Üyeleri tarafından uyulması zorunlu meslekî karar almak
 Yurt içi ve yurt dışı fuar ve sergilere katılmak
 Gerektiğinde 507 sayılı Esnaf ve Küçük Sanatkârlar Kanununun 125 inci maddesinde sayılan mal ve
hizmetlerin azamî fiyat tarifelerini, kendi üyeleri için, Bakanlıkça çıkarılacak yönetmeliğe uygun olarak
tespit etmek ve onaylamak
 Deniz ticaretinin kamu yararına, millî ulaştırma ve deniz ticareti politikasına uygun şekilde gelişmesine
çalışmak
 Millî ve milletlerarası deniz ticaretine ait incelemeler yapmak ve bu konudaki bilgileri sağlamak,
Türkiye limanları arası ve yurt dışı navlun, acente komisyonu ve ücretleri ile liman masrafları gibi
bilgileri toplamak ve bunları mümkün olan vasıtalarla en seri şekilde yaymak, dünya deniz ticaretindeki
en son gelişmeleri izlemek, istatistikler tutmak ve bunları ilgililere duyurmak.
 Deniz ticaretine ait ticarî örf, teamül ve uygulamaları tespit ve ilân etmek, navlun anlaşmaları,
konşimento ve benzeri evraka ait tip formları hazırlamak
 Yabancı gemi sahip ve donatanları ile denizcilikle ilgili müesseselere Türkiye limanlarının imkânları,
çalışma şekilleri, tarifeleri ve liman masrafları hakkında bilgi vermek ve onlardan benzeri bilgileri
sağlamak.
 Deniz ticareti ile ilgili milletlerarası kuruluşlara üye olmak ve delege bulundurmak
 İlgililerin talebi üzerine deniz ticareti ile ilgili ihtilaflarda hakemlik yapmak
 Deniz acenteliği hizmet ücret tarifelerini hazırlamak ve Bakanlığın onayına sunmak
 Sair mevzuatın verdiği görevlerle, ilgili kanunlar çerçevesinde Birlik ve Bakanlıkça verilecek görevleri
yapmak
 Birliğin belirlediği standartlara göre üye kayıtlarını tutmak ve üyelik aidatlarına ilişkin belgeleri
saklamak ve bunları Birliğe talep halinde bildirmek.
 Mevzuatla bakanlıklara veya diğer kamu kurum ve kuruluşlarına verilen işlerin, bu Kanunda belirtilen
kuruluş amaçları ve görev alanı çerçevesinde odalara tevdii halinde bu işleri yürütmek
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 9 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI




Üyelerinin ihtiyacı olan belgeleri vermek ve bunlara ilişkin gerekli hizmetleri yapmak
Yurt içi fuarlar konusunda yapılacak müracaatları değerlendirip Birliğe teklifte bulunmak
Üyeleri hakkındaki tüketici şikâyetlerini incelemek ve kuruluş amaçları doğrultusunda diğer
faaliyetlerde bulunmak
Ticaret ve sanayi odalarınca, odalar ayrı olan illerde ise sanayi odalarınca sanayiciler için kapasite
raporları düzenlemek.
0.2 Proses Yaklaşımı
Yöntemimiz
Odamız, üye şartlarını karşılamak suretiyle üye tatminini artırmak için Yönetim Sistemlerinin geliştirilmesi,
uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesinde proses yaklaşımını benimsemiştir. Yönetim Sistemimizde
kullanılan proses yaklaşımı:
 Şartların anlaşılmasının ve yerine getirilmesinin,
 Proseslerin değer katma açısından dikkate alınması gereksiniminin,
 Proses performans ve etkinliğinin sonuçlarının elde edilmesinin,
 Objektif ölçmelere dayandırılan proseslerin sürekli iyileştirilmesinin önemini vurgular.
Uygulama ise;
Planla: Üye istekleri ve kuruluşun politikası ile uyumlu sonuçların ortaya çıkması için gerekli objektif
hedefleri stratejik plan ve proseslerin gerekliliklerine bağlı olarak oluşturur.
Uygula: Proseslerden başarılı çıktı elde etmek için kaynakların planlı yönetim uygulaması,
Kontrol et: Prosesleri ve hizmetleri, politikalar, hedefler ve hizmetin şartlarına göre izle, ölç ve sonuçları
rapor et,
Önlem al: Proses performansını sürekli iyileştirmek için faaliyetlerin başlatılması. Şeklinde yapılır.
1.0 KAPSAM
1.1 Genel
Bu el kitabı Burhaniye Ticaret Odası'nın Kalite Yönetimi ve TOBB Akreditasyon Sistemini açıklar, gerekleri
tanımlar, sorumlulukları tayin eder ve sistemin kurulumunda kılavuzluk eder. Burhaniye Ticaret OdasıKalite
Yönetimi ve TOBB Akreditasyon Sistemi (Entegre Sistem); yasal şartları, üye isteklerini, toplumun
beklentilerini ve diğer şartları da dikkate alarak üyelerinin ve toplumun odanın hizmetlerinden
memnuniyetlerinin artırılmasına yönelik ISO 9001:2008 Kalite Yönetimi ve TOBB Akreditasyon Standardı
(2013)’nı referans alarak oluşturulmuştur. Ayrıca güncel yasal şartları, üye istekleri ve sistemin sürekli
iyileştirilmesi şartlarına uyma güvencesi için proseslerin belirlenmesi ve sistemin etkin olarak
uygulanması yoluyla üye ve toplumsal memnuniyetin artırılması amaçlamıştır.
1.2 Uygulama: Kalite Yönetimi ve TOBB Akreditasyon Sisteminde odamızın üye istekleri ve uygulanabilir
düzenleyici şartları yerine getiren hizmetleri sağlama kabiliyetini ve sorumluluğunu etkileyecek tüm
faaliyetler dâhil edilmiştir.
Burhaniye Ticaret OdasıEntegre Yönetim Sistemi; standartların uygulanabilir bütün maddelerini
kapsamaktadır. Yalnız, ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi standardının 7.3 Tasarım ve Geliştirme,
7.5.2 Üretim ve Hizmet Sağlanması İçin Proseslerin Geçerliliği (Yol Verme) ve 7.6 İzleme ve Ölçme
Cihazlarının Kontrolü kapsam dışı bırakılmıştır.
Finansal faaliyetler TOBB Akreditasyon Sistem Standardı Bölüm: “1.2 Mali Yönetim” Başlığı Entegre
Yönetim Sistemleri El Kitabının son maddesi olarak sisteme dahil edilmiştir. .
2.0ATIF YAPILAN STANDART VE DOKÜMANLAR
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 10 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
Kalite Yönetimi ve TOBB Akreditasyonu standartları referans alınarak oluşturulan Entegre Yönetim
Sistemimizin kurulması ve bu el kitabının hazırlanmasında aşağıdaki dış kaynaklı dokümanların şartları
dikkate alınmıştır.
 ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri-Şartlar
 TOBB Akreditasyon Standardı (2013)
 T.C. 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu
 Türk Ticaret Kanunu (ilgili maddeleri)
 Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği
 Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Genel Sekreter Yönetmeliği
 Oda ve Borsa Şubeleri ile Oda Temsilciliklerinin Kuruluş ve İşleyişi Hakkında Yönetmelik
 Ticaret Sicili Yönetmeliği
 Oda Muamelat Yönetmeliği
 Organ Seçimleri Yönetmeliği
Bu El Kitabında Entegre Yönetim Sistemimizdeki üst seviyedeki prosesler tanımlanmış prosedürlere ve
diğer dokümanlara atıf yapılmıştır.
Referans gösterilen dokümanların uygun revizyonları kullanılır. Entegre Yönetim Sistemimizdeki tüm
dokümanların en son baskıları doküman üzerinden takip edilir.
Entegre Yönetim Sistemimiz, sürekli iyileştirme felsefemiz ve Genel Yönetim Sistemimiz ile bir bütünlük
içerisinde oluşturulmuştur. Tarihli ve tarihsiz dokümanlar standarttaki yöntemle izlenir.
3.0 TERİMLER VE TARİFLER
Kalite Yönetim Sistemimiz, ISO 9000:2008, Kalite Yönetim Sistemleri-Temel Kavramlar, Terimler ve
Tarifler standardında verilen Uluslararası terimler ve tarifleri kullanır.
Ürün terimi, üyelerimiz ve toplumumuza hizmet birimlerimiz tarafından yasanın vermiş olduğu görevler
çerçevesinde, resmi, ticari ve sosyal alanda verilen hizmetler için kullanılır.
Müşteri terimi, odanın üyelerini, odanın temsil ettiği bölgenin ticaret ve sanayi ile uğraşan kuruluşları,
bireyleri ve toplumu tarif etmek için kullanılır.
Akreditasyon terimi, TOBB Akreditasyon Standardına uygun kurulan, üyelerin ve toplumun kesin fayda
elde etmesine, kurumun ise sağlıklı ve sürekli bir yapıya kavuşturulmasına dayalı Yönetim Sistemini tarif
etmek için kullanılır.
4.0 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
4.1. Genel Şartlar (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı)
Burhaniye Ticaret Odası tarafından hizmet sunulan kesimlerin talep ve beklentilerini dikkate alarak hizmette
etkinliğin ve verimliliğin artırılması ve kurum çalışanlarının bu amaca yönelik üye odaklı hizmet bilincini
geliştirerek, Entegre Yönetim Sistemi kurulması amacı ile TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi ve
TOBB Akreditasyon Standardı (2013)’nda yer alan şartlar benimsenmiştir.
Burhaniye Ticaret OdasıEntegre Yönetim Sisteminde Standart prosesleri olan Yönetim Sorumluluğu (5),
Kaynak Yönetimi (6), Hizmet Gerçekleştirme (7) ile Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosesi (8), buna ek
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 11 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
olarak TOBB Akreditasyon Standardında yer alan Temel Yeterlilikler (1) ve Temel Hizmetlere (2) ilişkin
şartlar Burhaniye Ticaret Odası tarafındankarşılanacaktır.
EntegreYönetim Sisteminin gerektirdiğibu proseslerin sırasını ve birbirleriyle olan ilişkilerini Proses
Etkileşim Şeması üzerinde göstermiş ve bu proseslerin işleyişinin ve kontrolünün etkinliğini temin etmek
için gereken kriter ve metotları da bu prosesler için hazırlanan prosedürlerde belirlemiştir.
Proseslerin işleyişi ve sürekli gelişimi için ihtiyaç duyulan kaynaklar Yönetim Kurulu tarafından sağlanır. Bu
proseslerin planlanan sonuçlarına ulaşmak ve sürekli iyileştirmek için, bu prosesler izlenmekte, ölçülmekte
ve analiz edilmektedir.
Sistemin sürekliliği ve uygulanabilirliği TS-EN-ISO 9001:2008 revizyonuna ve TOBB Akreditasyon
Kılavuzu (2013) şartlarına göre hazırlanan Entegre Yönetim Sistemi ile garanti edilmiştir.
ENTEGRE SİSTEM PROSES ETKİLEŞİM ŞEMASI
BİLGİ
5.1 Yönetimin
Taahhüdü (KYS)
1.1 Yönetim O/B Mev.
5.2 Müşteri Odaklılık
1.7 Üye İlişkileri
5.3 Kalite Politikası
(KYS)
1.1 Yönetim O/B
Mevzuatı
TATMİN
5.6 Yönetimin Gözden
Geçirmesi (KYS)
1.8 Kalite Yönetimi
5.4 Planlama (KYS)
1.4 İş Planlaması ve
Yönetimi
1.2 Mali Yönetim
BİLGİ
BİLGİ
YÖNETİM SİSTEMLERİ
4.2 Dokümantasyon
Şartları (KYS)
1.1 Yönetim O/B Mev.
4.2.3 Kayıtların Kontrolü
1.1 Yönetim O/B Mev.
BİLGİ
8.2.1 Müşteri
Memnuniyeti (KYS)
1.7 Üye İlişkileri
8.2.2 İç Tetkik (KYS)
1.8 Kalite Yönetimi
8.2.3 Proseslerin İzl. ve
Ölçülmesi (KYS)
1.8 Kalite Yönetimi
MÜŞTERİ (ÜYE) TATMİNİ
6.4 Çalışma Ortamı
4.2.3 Dokümanların
Kontrolü (KYS)
1.8 Kalite Yönetimi
4.1. Genel Şartlar (KYS)
Akreditasyon İlkeleri
8.5 Düzeltici ve
Önleyici
Faaliyetler (KYS)
8. ÖLÇME, ANALİZ, İYİLEŞTİRME (KYS) 1.8 KALİTE
YÖNETİMİ
6.3 Alt Yapı (KYS)
1.6 Bilgi ve İletişim
Teknolojileri Kullanımı
6. KAYNAK YÖNETİMİ (KYS) / 1. TEMEL
YETERLİLİKLER
6.2 İnsan Kayn. (KYS)
1.3 İnsan Kay. Yön.
BİLGİ
MÜŞTERİ (ÜYE) ŞARTLARI/YASAL ŞARTLAR
5. YÖNETİM SORUMLULUĞU (KYS) / 1.TEMEL YETERLİLİKLER /
8.3 Uygun Olmayan
Ürün/Hiz. Kontrolü
1.8 Kalite Yönetimi
7. ÜRÜN/HİZMET GERÇEKLEŞTİRME / 2. TEMEL HİZMETLER
ŞART
7.2 Müşteri ile ilişkili prosesler
(KYS)
1.7 Üye İlişkileri
7.4 Satınalma
1.2 Mali Yönetim
7 Ürün Gerçekleştirme
2.2 Politika ve Temsil
2.3 Bilgi, Danışmanlık ve Destek
2.4 İş Geliştirme ve Eğitim
2.5 Uluslararası Ticaret
8. İşletim (BGYS)
7.5 Ürün/Hizmetin Sunumu (KYS)
7.1 İletişim Ağı
ÜRÜN/HİZMET
Ref: Proses Etkileşim Şeması (YSEK-Ek-01)
4.2 Dokümantasyon Şartları (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı)
4.2.1 Genel
Burhaniye Ticaret Odası Yönetim Sistemi;yönetim(kalite)politikası ve hedeflerini,entegre yönetim sistemi el
kitabını, prosedürlerini, proseslerinin etkin planlanmasını, işleyişini ve kontrolünü temin etmek için
Burhaniye Ticaret Odası tarafından ihtiyaç duyulan dokümanları vereferans alınan standartların gerektirdiği
kayıtları içeren bütünleşik bir sistemdir.
Burhaniye Ticaret Odasıentegre yönetim sistemi dokümantasyonu;kalite yönetimi standardı ve TOBB
Akreditasyon Standardı çerçevesinde, ilgili mevzuat ve organizasyon yapısı da dikkate alınarak oluşturulur.
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 12 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
Burhaniye Ticaret Odasıentegre sistem dokümanları dış ve iç kaynaklı dokümanlar olarak İki ana bölüm
içermektedir.
Dış kaynaklı dokümanlar; Kurum hizmetlerinin yasal dayanağını oluşturan 5174 sayılı kanun, Türk Ticaret
Kanunu ve ilgili yönetmelikler ilestandartlar, uluslar arası anlaşmalardan oluşmaktadır.
Kurum kaynaklı dokümanlar;iç yönerge ve entegre yönetim sistemi dokümanları ile kayıtlardan
oluşmaktadır. Kurum kaynaklı dokümanlar; dış kaynaklı dokümanlar referans alarak hazırlanmış olup,
bunlara (mevzuat ve standartlar) aykırı bir hüküm içeremez.
4.2.2. Kalite (Entegre Yönetim Sistemi) El Kitabı (1.8 Kalite Yönetimi)
Burhaniye Ticaret OdasıEntegre Yönetim Sistemi El Kitabı, kurumumuz içinde hizmet etkinliğimizi ve
verimliliğini (kalitesini) etkileyen faaliyetlerin bütün olarak planlanması ve yönetimi için kullanılan üst
düzey bir doküman olup; amacı, vizyon, misyon, değerlerimiz ve yönetim politikamızauygun çalışmak için
sorumlulukları açıklamak, sistem dokümanları için referans sağlamak, entegre yönetim sistemi için referans
alınan standartların gereksinimlerinin nasıl sağlandığına yönelik genel bir bakış açısı sağlamaktır.
Burhaniye Ticaret OdasıEntegre Yönetim Sistemi El Kitabı;kalite yönetim sistemi standardın uygulanabilir
bütün maddelerini kapsamaktadır. Yalnız, 7.3 Tasarım ve Geliştirme, 7.5.2 Üretim ve Hizmet Sağlanması
İçin Proseslerin Geçerliliği ve 7.6 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü kapsam dışı bırakılmıştır.Aynı
şekilde TOBB Akreditasyon Kılavuzunun 2.6 Maddesi Ticaret Borsalarının Satış Salonu ve Laboratuar
şartını içerdiği için sistemimizden hariç tutulmuştur.
Faaliyetlerimizle ilgili olarak kontrol altına alınamayan herhangi bir proses bulunmamakta, herhangi bir
yeni ürün geliştirme çalışması yapılmamakta, rutin ve belirlenmiş işlem basamaklarına uygun olarak
nitelikleri yasalar ve sistem dokümanları ile tanımlanmış hizmet sunumu gerçekleştirilmektedir.
Bu el kitabı, sistem için oluşturulmuş dokümanlara atıfları içerir.Bu el kitabının hazırlanması, onaylanması,
yayınlanması, dağıtımı, revizyonu ve yürürlükten kaldırılan bölümlerinin imhası Dokümanların Kontrolü
Prosedürü (BTO-PR-01)’nde açıklanmıştır.
4.2.3. Dokümanların Kontrolü (1.8 Kalite Yönetimi)
Entegre yönetim sistem dokümantasyonun oluşturulması, onaylanması, işlevsellik kazanması, kullanılması,
iptali, revizyonu, güncelliğinin ve uygulanabilirliğinin takibine ilişkin prosedür hazırlanmış ve
uygulamaktadır.
Entegre Yönetim Sistemi dokümanları yayınlanmadan önce, dokümanın cinsine göre konu ile ilgili kişi
tarafından yeterlilik/uygunluk açısından onaylanır. Onaylanan dokümanlar, sisteme uygunluğu açısından
Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından son kez incelenerek onaylanır ve ilgili bölümlere server üzerinden
PDF formatında ulaşılabilirliği sağlanır.
Dokümanlar, Entegre Yönetim Sisteminin etkinliği ve verimliliğinin sağlanması için sürekli gözden geçirilir
ve gerektiğinde güncellenerek tekrar onaylanır. Güncellenen dokümanlar, yeni yayınlanan doküman gibi
işlem görürler. Uygulamadan kaldırılan dokümanlar Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından ilgili kişilere
duyurulurlar ve ilgililer tarafından imha edilirler. Yayından kaldırılan dokümanlar kağıt ortamda ise
“İPTAL” kaşesi basıldıktan sonra Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından asılları saklanır, elektronik
doküman ise Server üzerinde oluşturulan “REVİZYON” klasörüne alınır ve arşivlenir.
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 13 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
Dokümanların güncelliği master listearacılığı ile takip edilir. Dokümanların orijinalleri, önceki revizyonları
ve iptal edilen dokümanlar Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından tutulan kağıt ve elektronik doküman
kayıtlardan izlenebilir.
İLGİLİ DOKÜMAN
: Dokümanların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-01)
4.2.4 Kayıtların Kontrolü
Burhaniye Ticaret Odası’nda oluşturulanentegre yönetim sisteminin,standart ve mevzuat şartlarına
uygunluğunun ve etkin yürütüldüğünün delilini sağlayan kalite kayıtlarının; tanımlanması, toplanması,
tasnifi, ulaşılması, dosyalanması, muhafazası (güvenliğinin sağlanması) ve elden çıkarılması için dokümante
edilmiş prosedür oluşturulmuştur.
Bütün kayıtlar; okunaklı,hasar, bozulma ve kaybolmayı önleyecek uygun çevre şartları sağlanmış ortamlarda
tekrar kolaylıkla kullanılabilecek şekilde muhafaza edilir.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Kayıtların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-02)
Arşiv Talimatı (BTO-TL-01)
5.0 YÖNETİMİN SORUMLULUĞU(1.1YÖNETİM VE ODA/BORSA MEVZUATI)
5.1 Yönetimin Taahhüdü(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı)
Burhaniye Ticaret Odası Yönetim Kurulu, oluşturulan Yönetim Sisteminin uygulanması,geliştirilmesi ve
etkinliğinin sürekli iyileştirilmesine yönelik taahhüdünü;
 Belirleyici ve düzenleyici mevzuat şartları dahil olmak üzere,üye ihtiyaçlarının karşılanmasının
öneminin kurum içine iletilmesini,
 Yönetim politikasının oluşturulması,iç ve dış paydaşlara duyurulması ve gözden geçirerek sürekli
iyileştirmesini,
 Yönetimin gözden geçirme toplantıları, izleme toplantıları, değerlendirme ve planlama toplantıları ile
tüm etkinlikleri gözden geçirerek iyileştirmeyi sağlayıcı yeni kararların alınmasını,
 Tarafsız ve tutarlı performans değerlendirme sistemi oluşturup, elde edilen verileri sürekli iyileştirme
için kullanılmasını,
 Fonksiyonel birim ve kademelere yönelik hedefleri içeren stratejik planlamanın yapılmasını,
 Kaynakların mevcudiyetini ve sürekliliğini güvence altına alarak, sağlamaktadır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü(BTO-PR-03)
Eğitim Talimatı(BTO-TL-03)
Stratejik Plan
5.2.Müşteri/ÜyeOdaklılık (1.7 Üye İlişkileri)
Entegre yönetim sistemimiz dahil, yapılan her türlü çalışma ve sergilenenperformansmüşteri/üye odaklılığın
bir göstergesidir.
Burhaniye Ticaret OdasıYönetim Kurulu,üye geri beslemesi için üye memnuniyetini izleme ve ölçme
faaliyetlerini yerine getirmekte ve üyelerimizin beklentilerini ne ölçüde karşıladığımızı ve bunun
üyelerimiztarafından algılanma derecesini;anketler,yüz yüze görüşmeler, e-posta vb .yazışma metotları
kullanarak sağlamaktadır.
Odamıza bildirilen veçalışma sistematiğimizden kaynaklanan uygunsuzlukları ortadan kaldırmak amacıyla
başlatılan Düzeltici/Önleyici Faaliyetlerin sonuçlarını üyelerimize bildirmek suretiylehizmetlerimizi ve
entegre yönetim sistemimizi geliştiriyoruz.
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 14 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
İLGİLİ DOKÜMAN:
Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü (BTO-PR-05)
Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü (BTO-PR-06)
5.3. Kalite Politikası(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı)
Ticaret ve sanayinin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak, üyelerimizin mesleki
faaliyetlerini kolaylaştırmak ve bu suretle ülkemizin ticari ve ekonomik hayatının gelişmesini sağlayıcı
katkılarda bulunmak odamızın öncelikli amacıdır.
Bu doğrultuda;müşteri ihtiyaç ve beklentilerini yasal şartlar çerçevesinde ve yönetim sistemlerinin
öngördüğü biçimde yerine getirmek için çalışanlar sürekli bilgilendirilmekte, geliştirilmekte ve
yönlendirilmektedir. Yine bu doğrultuda üye odaklı yönetim anlayışı benimsenerek üye şartlarının
belirlenmesi ve bunun gereklerinin yerine getirilmesi için üyelerimizin ihtiyaç ve beklentileri sürekli olarak
araştırılmakta ve izlenmekte, geri beslemelere uygun olarak, hizmet kalitesinin güvence altına alınması
yönünde çalışmalar yapılmaktadır.
Kurumumuzunmisyon ve vizyonu ışığındaYönetim (Kalite) Politikası, kurum yöneticilerinin ve
çalışanlarının düşünce ve görüşleri dikkate alınarak, katılımcı bir anlayışla Burhaniye Ticaret Odası’nın
kuruluş amacına uygun, entegre yönetim sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi ve şartlara
uygunluğunu, üye memnuniyetini taahhüt eden, kurumumuzun stratejik ve süreç hedeflerinin oluşturulması
ve gözden geçirilmesine çerçeve oluşturacak şekilde hazırlanmıştır. Yönetim (Kalite) Politikasının kurum
çalışanlarınca anlaşılıp benimsenmesi amacıyla yayınlanmış, üyelerimizin ve çalışanlarımızın görebileceği
hizmet alanlarında sergilenmiştir.
5.4 Kalite Planlaması (1.4İş Planlaması ve Yönetimi)
5.4.1 KaliteHedefleri/ Stratejik Hedefler
Burhaniye Ticaret Odası’nın stratejik hedefleri kalite hedeflerini de içerecek nitelikte belirlenir. İlgili Proses
sahipleri (Departman Sorumluları) tarafından, hizmet kalitesi, üye istekleri, yasal şartlar ve yönetim
programları her bir proses için hedeflerin her yılın başında kurumsal stratejik amaçlarımıza uygun
olarakbelirlenir. Hedeflerin;tutarlı, ölçülebilir, sürekli iyileştirmeye yönelik ve üye memnuniyetini
destekleyecek şekilde olması için yönetim seviyesinde görüşülür ve Yönetim Kurulunun onayı ile yayınlanır.
Entegre yönetim sisteminin uygulanması, bireysel ve kurumsal performansın iyileştirilmesi ve sürekli
iyileşmenin sağlanması amacı ile hedefler belirlenir.Hedefler; yönetim sistemlerimizin etkinliği ve
verimliliğini gözden geçirmeyi sağlayacak şekilde ölçülebilir olarak belirlenmektedir. Hedefler
oluşturulurken, kurumun mevcut kaynakları ve planlanan performans çıktıları temel alınırve kurumun hizmet
vermek ile yükümlü olduğu hedef kitlenin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçları, kurumun mevcut imkanları ve
kapasitesi dikkate alınır. Hedefler; performans raporlarının, yönetimin gözden geçirme toplantılarında
gündeme alınması ile gözden geçirilir. Bunun yanında oluşturulan Akreditasyon İzleme Komitesi stratejik
plandan üretilmiş Yıllık İş Planlarını Üç ayda bir gözden geçirir ve sonuçları yönetimin gözden geçirme
toplantılarında Yönetim Kurulu seviyesinde değerlendirilir.
Ana politikalarının oluşumu, politikaların tüm çalışanlara iletilmesi ve hedeflere ulaşmak için gereken
uygulama planlarının yapılması, planlanan uygulamaların gerçekleştirilmesi ve sonuçların gözden geçirilerek
sürekli iyileştirilmenin sağlanması Yönetim Kurulu’nun sorumluluğundadır.
5.4.2 Kalite Yönetim(Entegre Yönetim) SistemininPlanlanması (1.4İş Planlaması ve Yönetimi)
Burhaniye Ticaret OdasıEntegre Yönetim Sistemi;temel yönetim politikaları doğrultusunda oluşturulur.
Temel yönetim politikalarımızda (Kalite, İnsan Kaynakları, İletişim, Mali Yönetim, Üye İlişkileri Yönetimi)
taahhüt edilen prensiplerin uygulanmasına yönelik hedefler oluşturulmuştur. Belirlenen hedeflere ulaşmak
için prosesleri yürüten birimler tarafından İç ve dış kaynaklı dokümanlar ile Sistem planlaması yapılmakta ve
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 15 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
planlar hedefe ulaşılabilirlik ve sürekli iyileşmenin sağlanması amacıyla belirlenen metotlara göre
izlenmektedir. Böylece hizmet talebinden hizmetin oluşturulması ve üyeye/müşteriye sunulması aşamalarına
kadar kalite için gerekli şartlar oluşturulmuştur.
Entegre Yönetim Sistemine yönelik mevzuat şartlarında her hangi bir değişiklik olduğunda, yeni şartlara
uyum sağlayacak şekilde sistem planlamasının gözden geçirilmesi, gerekli revizyonların yapılması ve
sisteminin bütünlüğünün sürdürülmesi Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre yapılır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Dokümanların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-01)
5.5 Sorumluluk, Yetki Ve İletişim (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi)
5.5.1 Sorumluluk ve Yetki (1.3İnsan Kaynakları Yönetimi)
Entegre Yönetim Sisteminin eksiksiz olarak uygulanmasından başta Yönetim Kurulu olmak üzere tüm
seviyelerde görev alan personel sorumludur. Sorumluluklar, yetkiler ve bunlar arasındaki ilişkiler
tanımlanmış ve sistemin sürekli gelişinoktasında tüm personelin katılımı sağlanmıştır.
Kurumumuzun organizasyon yapısı ve birimlerin görev ve yetkileri Organizasyon El Kitabında
tanımlanmıştır. Böylelikle yetki karmaşası sonucunda ortaya çıkabilecek gecikmeler, aksaklıklar ve üye
memnuniyetsizlikleri önlenmiştir. Kurumumuzun organizasyon şeması mevcut durumda aşağıdaki şekilde
görülmektedir. Organizasyonda yapılacak herhangi bir değişiklik Organizasyon El Kitabında yer alan
Organizasyon Şeması revize edilerek kurum ve üyelere bildirilir.
İLGİLİ DOKÜMAN: Organizasyon El Kitabı (BTO-OŞ-01)
5.5.2. Yönetim Temsilcisi
Yönetim Kurulu;
 Entegre Yönetim Sistemi İçin gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini
sağlamak,
 Yönetim Sistemlerinin performansı ve iyileştirilmesi için herhangi bir ihtiyaç hakkında üst yönetime
rapor vermek,
 Odada, üye şartlarının bilincinde olunması ve bu bilincinyaygınlaştırılmasını sağlamakamacı ile
Yönetim Temsilcisi atanır.
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 16 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
5.5.3. İç İletişim (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi)
Burhaniye Ticaret Odası çalışanları arasında kurum kültürünü oluşturmak, birimler ve çalışanlar arasında
bilgi akışını sağlamak, Entegre Yönetim Sistemi’nin etkinliğini artırmak amacıyla, yatay ve dikey
haberleşmeyi sağlayacak etkin iletişim kanalları kurulmuştur.
Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı,Akreditasyon İzleme Kurulu Toplantıları, Planlı Personel
Toplantıları, İntranet (kurum içi elektronik haberleşme ağı), Planlı Anketler,Performans Değerlendirme
Toplantıları, Telefon, Sosyal amaçlı toplantılar, kutlamalar vb. kaynak/prosesleri kullanarak, performansının
iyileştirilmesini, aktif, etkin ve verimli olunmasını, personelin kalite hedeflerine odaklanmasını ve katılımını
sağlamaktadır.
Bunun ile birlikte Aylık Meclis Toplantıları, Hesapları İnceleme Komisyonu Toplantıları, Haftalık Yönetim
Kurulu Toplantıları yönetim seviyesinde iletişimin sağlanması ve kurumun yönetimine ilişkin etkin
kararların alınması için yasal yükümlülüktür.
Meslek Komiteleri Toplantıları ve üyelerimiz ile yapılan planlı, plansız ve geleneksel toplantılar üye geri
bildirimlerinin alınması amacı ile Yönetim ve Genel Sekreterlik seviyelerinde gerçekleştirilir. Üyeler arası
anlaşmazlıklarda ise gerekli olması halinde Disiplin Kurulu Toplantıları gerçekleştirilir.
Kurumumuzda Yönetim Kurulunun ve/veya Meclisin kararına bağlı olarak ihtisas komisyonları kurulabilir.
5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi (1.4İş Planlaması ve Yönetimi)
5.6.1 Genel (1.4İş Planlaması ve Yönetimi)
Yönetim Kuruluentegre yönetim sisteminin uygunluğunun,yeterliliğinin ve etkinliğinin sürekliliğini
sağlamak amacıyla, sistemi yılda en az bir kez gözden geçirir.
Yönetim Sistemleri Temsilcisi, toplantıdan en az Bir hafta önce toplantı tarihini ve gündemini yazılı olarak;
Burhaniye Ticaret Odası Yönetim Kurulu’na, Tüm Birimlere ve Genel Sekreterin uygun göreceği diğer
personele duyurur.
Yönetimin gözden geçirmesi, iyileştirme fırsatlarının değerlendirilmesini, Kalite Politikası ve kalite hedefleri
de dâhil olmak üzere Kalite Yönetim Sistemi’nde değişiklik ihtiyaçlarını içerir.
Yönetimin Gözden Geçirmesi ile ilgili yöntemlerin belirlenmesi için dokümante edilmiş prosedür
oluşturulmuştur.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (BTO-PR-03)
5.6.2 Gözden Geçirme Girdisi (1.4İş Planlaması ve Yönetimi)
Yönetimin Gözden Geçirme Girdileri, gündem maddesi olarak hazırlanır ve çoğaltılarak kurul üyelerinin her
birine dağıtılır. Toplantı sırasında her madde üzerinde, üyelerin görüşleri varsa alınır. Gündem maddeleri;
 Toplantı girdileri,
 İç ve dış tetkiklerin sonuçları
 Üye memnuniyet anketleri
 Çalışan memnuniyeti anketleri
 Uygunsuzluklara yönelik başlatılmış olan düzeltici /önleyici faaliyetler
 Hedef ve projeler
 Yönetim sistemlerini etkileyebilecek değişiklikler
 Bir önceki yönetim gözden geçirme toplantısında devam eden takip faaliyetleri
 Eğitim planının değerlendirilmesi ve yeni dönem eğitim planı
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 17 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI


Proses performansları ve hizmetlerinuygunluğu
Sistemin devamlılığı ve performansı ile ilgili kaynakların yeterliliği, vb.gibi sistemle ilgili konuları
içerir.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (BTO-PR-03)
5.6.3 Gözden Geçirme Çıktısı(1.4İş Planlaması ve Yönetimi)
Gözden Geçirme toplantıları;
 Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılacak uygulama / doküman değişiklikleri
 İyileştirme önerilerinin değerlendirilmesi
 Yeni kaynak (insan ve donanım) ihtiyaçlarının belirlenmesi
 Revizyona uğrayacak hedefler ve yeni hedeflervb. gibi sistemin iyileştirilmesi konularında alınan
kararları ve iyileştirme planlarını içerir.
Gözden geçirme toplantıları sonuçları, ilgili prosedür çerçevesinde kayıt altına alınmaktadır. Buna ek olarak
Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında alınan ve toplantı raporuna geçen kararlar aynı zamanda
Yönetim Kurulu Kararı olarak karar defterine de kaydedilerek, kararların takibinin yapılması sağlanır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (BTO-PR-03)
Kayıtların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-02)
6.0 KAYNAK YÖNETİMİ (1.2, MALİ YÖNETİM, 1.3 İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ, 1.4 İŞ
PLANLAMASI VE YÖNETİMİ)
6.1 Kaynakların Sağlanması(1.2, Mali Yönetim, 1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi)
Burhaniye Ticaret Odası, Entegre Yönetim Sistemini uygulamak, sürdürmek ve etkinliğini sağlamak, sürekli
iyileştirmek veüye şartlarının yerine getirilmesi kapsamında gerekli olan kaynakları;
 İnsan Kaynakları
 Elektronik araç, gereç, donanım kaynakları ve malzemeleri
 Bilgi Kaynakları
 Finansal kaynaklar (Bütçe Yönetimi)
 Diğer fiziksel kaynaklar
 Alt yapı ve çalışma ortamı, olarak belirlemiştir.
Bu kaynakların karşılanması Yönetim Kurulunun sorumluluğundadır. Ancak bu kaynaklardan azami verimin
alınması ve uygun yerde kullanılması ise Genel Sekreterin sorumluluğudur.
İLGİLİ DOKÜMAN:
İnsan Kaynakları Talimatı (BTO-TL-06)
Satın Alma Talimatı(BTO-TL-09)
6.2 İnsan Kaynakları(1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi)
Burhaniye Ticaret Odası’nın temel kaynağı eğitilmiş, müşteri odaklı hizmet bilinci edinmiş, konusunda
yetkin personeldir. Hizmetin kalitesini etkileyecek işlerde çalışan personelin görevlendirilmesinde işin
nitelikleri ve personelin yetkinliği esas alınır.
Kurumsal hedeflere ulaşmayı sağlayacak yetişmiş insan gücünün istihdam edilmesi Yönetim Kurulu’nun
sorumluluğunda olmakla beraber, istihdam edilecek personelin sahip olması gereken özellikler Görev
Tanımlarında belirlenmiş, sorumluluk verilecek personelin o sorumluluğu yerine getirebilecek kişilerden
seçilmesi söz konusu kriterlere uygun personel alım politikası uygulanarak sağlanır. Böylece sistemin sürekli
gelişimi ve hizmet kalitesinin sürekliliği garanti edilir, personelden kaynaklanacak hata oranı en aza indirilir.
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 18 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
İLGİLİ DOKÜMAN:
İnsan Kaynakları Yönetimi Talimatı(BTO-TL-06)
Eğitim Talimatı (BTO-TL-03)
Görev Tanımları (BTO-GT)
6.2.1 Genel(1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi)
Burhaniye Ticaret Odası, hizmet kalitesini etkileyen işleri yapan personelin, öğrenim, eğitim, beceri ve
tecrübe yönünden yeterlilik şartlarını;
 İşe alımlarda, kadronun aradığı yasal şartlarla (öğrenim durumu, deneyim vb.),
 Adaylık süresindeki (Oryantasyon Programı) performansı ve hizmet içi eğitimlerle yetiştirilmesiyle,
 Gizli sicil raporları ile yıllık değerlendirmenin yapılması ve değerlendirme sonucu, beceri ve
tecrübesine göre görevlendirilmesiyle,sağlamaktadır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Eğitim Talimatı (BTO-TL-03)
İnsan Kaynakları Yönetimi Talimatı (BTO-TL-06)
6.2.2. Yetkinlik, Eğitim ve Farkındalık (1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi)
Personel, görevlendirildiği birim ve kurumun faaliyetleri hakkında eksiksiz bilgi sahibi olması, çalışma
konularını ve koşullarını iyi bilmesi, yönetim sistemlerine adapte olabilmesi, müşteri odaklı hizmeti tam
anlamıyla sağlayabilmesi, sorumluluklarını tam olarak yerine getirebilmesi ve gerektiğinde yetkileri
çerçevesinde inisiyatif kullanabilmesi ve bunları en az hata ile yapabilmesi için hizmet içi ve dışı eğitimlere
tabi tutulmaktadır.
Kurumda uygulanacak eğitimlerde; personelin yaptıkları işlerin önemi ve uygunluğunun farkında olmaları
sağlanır ve kurumsal hedeflerin başarılması için personelin nasıl katkıda bulunacakları belirtilir. Öğrenim,
beceri ve deneyim ile ilgili kayıtlar muhafaza edilir.
İLGİLİ DOKÜMAN:
İnsan Kaynakları Yönetimi Talimatı (BTO-TL-06)
Eğitim Talimatı (BTO-TL-03)
Kayıtların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-02)
6.3. Alt Yapı (1 Temel Yeterlilik)
Burhaniye Ticaret Odası; hizmet şartlarına uygunluğun ve hizmetin kalitesinin sağlanması amacıyla gerekli
altyapıyı ve diğer destek hizmetleri sağlamıştır. Bunların çalışılabilirliğinin devamı için gerekli ihtiyaç
araştırması kurum içinde yapılır, altyapının sürekliliği için gerekli olan bakım ve onarımlar, Oda içinden ve
dışından elemanlarca sağlanmaktadır.
Burhaniye Ticaret Odası’nın çalışma alanı, hizmet ofisleri, eğitim salonu ve konferans salonundan oluşan beş
kata yayılmış olup, hizmet ofisleri üye ve çalışanların ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde düzenlenmiştir.
Sunulan hizmetin kalitesini ve hızını artırmak amacıyla, ihtiyaç duyulan çağdaş bilgi ve iletişim teknolojisi,
bilgisayar donanımı ve yazılım alt yapısı sağlanmıştır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Talimatlar
6.4 Çalışma Ortamı (1 Temel Yeterlilik)
Odamızda çalışanların sağlıklı, etkin ve yüksek motivasyon ile çalışabilmelerine yönelik bir çalışma ortamı
düzenlenmiş ve çalışanlardan gelen öneriler doğrultusunda da sürekli iyileştirmeler yapılmaktadır. Işık, ısı,
ses görüntü gibi faktörler hizmeti aksatmayacak şekilde düşünülerek uygun bir çalışma ortamı oluşturulmuş
ve çalışanlar için modern ve ergonomik bir çalışma ortamı yaratılmıştır. Sosyal ve Psikolojik şartların
iyileştirilmesi, performans sistem uygulamaları, yapılan eğitimler, motivasyon etkinlikleri, planlı toplantılar
vb. ile sağlanmaktadır.
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 19 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
İLGİLİ DOKÜMAN:
Talimatlar
7.0 HİZMETİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ (2 TEMEL HİZMETLER)
7.1 Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması
Burhaniye Ticaret Odası, hizmet gerçekleştirme için gerekli prosesleri, proses kartlarında ve işleyişi ise iş
akış şemalarında tanımlar. Proseslerin geliştirilmesi ve iyi yönetilmesi için hizmet gerçekleştirme
planlamasında;
 Hizmet için hedefler ve şartlar,
 Proseslerin dokümante edilmesi ve hizmete özgü kaynakların temini,
 Hizmete özgü gerekli doğrulama, geçerli kılma, izleme, faaliyetleri ve hizmet kabulü için kabul
kriterlerinin belirlenmesi,
 Hizmet gerçekleştirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen hizmet şartlarının karşılandığına
dair kanıtlarile ilgili kayıtların tutulması dikkate alınır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Talimatlar
7.2. Müşteri (Üye) ile İlişkili Prosesler (1.7 Üye İlişkileri)
7.2.1 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.4 İş Planlaması ve
Yönetimi)
Burhaniye Ticaret Odasının üyetalepleri; mevzuat ve kurum kuralları çerçevesinde hizmet talep dilekçeleri,
görüşmeler, toplantılar, anket ve araştrmalar aracılığıyla belirlenir. Şartların belirlenmesi esnasında aşağıdaki
hususlar dikkate alınır.
Üyenin hizmet şartlarının bütünlüğünü ve doğrulunu,çift yönlü iletişim ortamlarını kullanarak yada doğrudan
Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolu Prosedürü dikkate alınarak üyenin Hizmet ile ilgili ihtiyaç şart ve
beklentilerini belirler. Üyenin hizmete yönelik belirlenen ihtiyaç, şart ve beklentileri doğrultusunda ilgili
kişiler yada oluşturulan çözüm grupları ile gerekli iyileştirmeler yapılır.
Üye tarafından beyan edilmeyen ancak bilinen ve amaçlanan kullanım için gerekli olan şartlar,yürürlükteki
mevzuat, ulusal/uluslar arası standartlar, hizmette ve teknolojideki gelişmeler dikkate alınarak hizmete
yansıtılır.
Hizmet ile ilgili yasal ve mevzuat şartlarıda dahil olmak üzere hizmete ilişkin yükümlülükleri içerir. Sürekli
iyileştirmelerde yasal mevzuat şartları dikkate alınır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Talimatlar
7.2.2.Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı)
Hizmetlerimizin sunumu da dahil olmak üzere tüm aşamalardaki şartlar, mevzuatımızda (5174 sayılı kanun
ve ilgili yönetmelikler) belirlenmiş olup, Burhaniye Ticaret Odası, bu hizmetleri sunabilme yeterliliğine
sahiptir.
Burhaniye Ticaret Odası olarak üyelerimizinhizmet talepleri, ilgili proseste belirtilen personel tarafından
kontrol edilir.
Hizmet talebi mevzuata uygunsa ve mevzuat şartlarında belirtilen şekli eksiklikleri de (evrak eksik
olmaması, güncel olması ve beyanların doğruluğu) taşımıyorsa, hizmet kapsamımızdayer alan faaliyetler
yerine getirilerek talep edilen hizmet verilir. Karşılanamayan talepler için mevzuat doğrultusunda çözüm
yoluna gidilir.
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 20 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
Mevzuata aykırı talepler, gerekçesi de açıklanarak retedilir. Hizmet talepleri, mevzuat şartları yerine
getirildiği durumlarda hizmet verilir.
Hak sahiplerinin herhangi bir hizmet alırken hizmet almaktan vazgeçmeleri yada tarafımızca onlara verilen
hizmetin durdurulması ve bizden istemiş olduğu hizmetin farklı boyutlarıyla ilgili yapmış olduğu
değişiklikler ilgili mevzuatlar çerçevesinde yapılır. Hak sahibi hizmet alırken herhangi farklı bir hizmet
istediğinde;hizmeti tekrar alıyormuş gibi işlemleri yeniden başlar. Evrak eksikliği bulunması halinde ise bu
eksikliklerin giderilmesi yine ilgili proseste belirtilen personel tarafından, hizmet talep edenden istenir.
Yukarıda belirtilen yöntemlerle gerçekleştirilen gözden geçirme ve sonuçlarının kayıtları, Kayıtların
Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir.
Burhaniye Ticaret Odası olarak, mevzuattaki değişikliklerin personele duyurulması, gerektiğinde bu
değişiklik nedeniyle ilgili dokümanların revizyona tabi tutulması ve yeniden dağıtılmasına ilişkin yöntemler
Dokümanların Kontrolü Prosedüründe açıklanmıştır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Talimatlar
7.2.3.Üye ile İletişim (1.7 Üye İlişkileri)
Burhaniye Ticaret Odası olarak, üyelerimizin düşüncelerinin, ihtiyaç ve beklentilerinin, tam ve doğru olarak
anlaşılması, hizmetlerimiz ile ilgili bilgilerin verilmesi, başvurular ve hizmet taleplerinin alımı, üye
şikayetleri de dahil olmak üzere üye geri beslemelerinde etkin iletişim kurulabilmesi için gerekli yöntemler
belirlenmiştir.
Gerek Kurum faaliyetleri gerekse Kurum tarafından sunulan hizmetlere ilişkin bilgiler, gerekli şartlar da
belirtilmek suretiyle ilan edilmekte, bültenler, internet sayfası, ziyaretler, ilan panoları, telefon, faks,e-posta,
sms, yazışma ve yüz yüze görüşmelerle bilgiler verilmektedir.
Kuruma yapılan başvurular ise, telefonla, resmi yazışma, yazılı talep ve bizzat başvuru yolu ile kabul
edilmektedir.
Üye geri beslemeleri; hizmetin sunumu esnasında yüz yüze görüşmeyle, telefonla, anketlerle (e.posta dahil),
müşteri görüş ve öneri kutuları ile alınmaktadır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Hizmet Birimleri Talimatı (BTO-TL-11)
Genel YazışmaTalimatı (BTO-TL-05)
Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü (BTO-PR-06)
7.3. Tasarım veGeliştirme
Tasarım veGeliştirme maddesi kapsam dışı bırakılmıştır. Bu nedenle Kalite El Kitabında yer verilmemiş,
prosedür, proses yada diğer sistem dokümanları hazırlanmamıştır. Kapsam dışı bırakma ve haklı nedenleri
Bölüm 4.2.2 de belirtilmiştir.
7.4. Satın Alma (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı)
7.4.1 Satın Alma Prosesi (1.8 Kalite Yönetimi)
Burhaniye Ticaret Odası, satın alınan ürün ve hizmetlerinkuruluşumuzun ihtiyaç ve beklentilerini karşılaması
amacıyla;satın alınan ürünün/hizmet değerlendirilmesi ve kontrolü için Satın Alma Talimatı oluşturulmuştur.
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 21 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
Ürün ve Hizmet aldığımız tedarikçilerimizi Odamızın şartlarını karşılama yetenekleri ve yeterlilikleri
değerlendirilir. Bu değerlendirilmelerin kapsamı aşağıdaki maddelerden oluşur;
 Tedarikçinin yeterliliği
 Ürün/Hizmetin sağlanmasında sürekliliği (kapasitesi), Termin, Fiyat
 Daha önce yapmış oldukları hizmetlerdeki performansları,başka kuruluşların referansları
 Kurumumuz tarafından yapılan performans değerlendirme notu (Fiyat, Kalite, Termine uyum, yarattığı
memnuniyet).
Satın alma ile ilgili tüm süreçler üç grupta ele alınmıştır.
 Yasal Mevzuatın gerektirdiği gereksinimler.
 Uygulanan projeler kapsamında belirlenen gereksinimler.
 İhale veya teklif açılmasına gerek olmayan kırtasiye, sarf malzemeler vb. Sistem kapsamında
oluşturulan tedarikçilerden yapılan satın alma gereksinimleri.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Satın Alma Talimatı (BTO-TL-09)
7.4.2 Satın Alma Bilgisi (1.8 Kalite Yönetimi)
Oda olarak; satın alacağımız ürün ve hizmetler ile ilgili bilgileri teknik ve İdari şartnamelerde, sözleşmelerde
belirtiriz. Kurumumuz satın alımları prensip olarak Yönetim Kurulu tarafından onaylanan tedarikçilerden
yapar. Onaylı tedarikçi listesi satın almadan sorumlu personel ve Genel Sekreter tarafından yılda bir defa
hazırlanarak yönetim kurulunun onayına sunulur.
Ayrıca satın alınacak ürünü tanımlayan açık bilgilerin bulunduğu satın alma dokümanlarını, tedarikçilerine
iletir, bundan önce,satın alma ile ilgili ürün ve hizmete ait şartların yeterli olup olmadığı gözden geçirilerek
yeterliliği sağlanır.Bunun için gerekli ise uzman komisyonlar kurulabilir.
7.4.3 Satın Alınan Ürün/Hizmetin Doğrulanması (1.8 Kalite Yönetimi)
Genel sekreter’in harcama yetkisini aşan ve ihale gerektiren satın alımlarda Yönetim Kurulu ve/veya Meclis
tarafından atanan geçici satınalma komisyonları kurulur. Satın alımlar komisyon tarafından gerçekleştirilmiş
ise satın alma komisyonu ve/veya komisyonun belirlediği kişiler/birimler tarafından satın alınan
ürün/hizmetkontrol edilerek doğrulanır ve kayıt altına alınır. Bu işlem şartnamede yazılan maddelere göre
yapılır. Uygunsuzluk nedeniyle reddedilen ürün ve hizmetler kayıt altına alınır ve tedarikçi ile şartnameye
aykırı konular görüşülür.
İLGİLİ DOKÜMANLAR:
Satın Alma Talimatı (BTO-TL-09)
7.5 Hizmetin Sağlanması(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi)
7.5.1 Hizmet Sağlamanın Kontrolü
Hizmetlerimiz, 5174 sayılı kanun ve ilgili yönetmeliklerde tanımlanmıştır. Buna ek olarak stratejik
hedeflerimiz doğrultusunda bölgemizin ve üyelerimizin ekonomik gelişimine ilişkin hizmetler verilir.
Burhaniye Ticaret Odasıhizmetlerihizmet taleplerini takip eden süreçte hemen verildiği için proses içerisinde
kontrol edilir. Bununla birlikte genel olarak hizmetlerin kontrolü, prosesin tüm aşamalarında işi yapan ve
onaylayanın kontrolü olarak planlanır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Hizmet Birimleri Talimatı (BTO-TL-11)
7.5.2 Hizmet Sağlama Proseslerinin Geçerliliği
Hizmet Sağlama Proseslerinin Geçerliliğimaddesi kapsam dışı bırakılmıştır. Bu nedenle Entegre Yönetim
Sistemi El Kitabında yer verilmemiş, prosedür, proses yada diğer sistem dokümanları hazırlanmamıştır.
Kapsam dışı bırakma ve haklı nedenleri Bölüm 4.2.2 de belirtilmiştir.
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 22 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
7.5.3Tanımlama ve İzlenebilirlik(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.8 Kalite Yönetimi)
Burhaniye Ticaret Odası olarak hizmet şartlarını sağlamak,yanlış uygulamaları önlemek ve iyileştirmeye
açık alanları tespit etmek için hizmet gerçekleştirme süreçlerinde gerçekleştirilen tüm faaliyetler iş akış
şemalarında tanımlanmıştır. Faaliyetler gerçekleştirilirken ve hizmetin sunumu sonrası tüm doküman ve
kayıtlar elektronik ve kağıt ortamda tanımlı dosyalarında tutulur. Bu tanımlama ve izleme işlemi departman
bazında yapılır. Elektronik ortamdaki kayıtlar masa üstü bilgisayarlarda kullanılan hizmet programlarında,
kağıt ortamdaki dokümanlar ise tanımlı dosyalarında tutulur. Bu yolla kayıtlara kolay ulaşım da sağlanmış
olur.
Böylece sunulan hizmetin takibi yapılabildiği gibi, hizmetin sunumuna delil oluşturan sorumlularda
izlenebilmektedir.Hizmet tanımlama ve izlenebilirliğine ait kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre
muhafaza edilir.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Kayıtların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-02)
Talimatlar
7.5.4 Müşteri/Üye Malı (Varlığı) -(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.8 Kalite Yönetimi)
Burhaniye Ticaret Odası olarak, kendi kontrolünde olduğu veya kendisi tarafından kullanıldığı sürece
müşteri mülküne özen gösterir. Ayrıca hizmetin sunumu için gerekli olan ve üyelerden talep edilen belge,
rapor vb. dokümanların tamamı üye mülkü olarak tanımlanır.
Müşteri/Üye mülkü, üyenin yazılı izni olmadan (resmi kurumların bilgi talepleri ve bilgi edinme kanunu
çerçevesinde yapılan talepler dışında) hiç kimse veya kuruluşa verilmez.
Müşteri/Üye mülkünün kaybolması, hasar görmesi veya kullanıma uygunluğunun kalmaması
hallerinde,durum ilgili Birim Sorumlusu tarafından müşteriye bir yazı ile bildirilir ve bu kayıtlar, Kayıtların
Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir.
7.5.5 Hizmetin Muhafazası(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı)
Burhaniye Ticaret Odası olarak, hizmetimizin sunumu da dâhil olmak üzere tüm aşamalarda, hizmetin
uygunluğun korunmaktadır. Bu hizmetler esas itibariyle soyut, ancak çıktıları itibariyle somut
(evrak,rapor,dosya vb.) halde olup, bu çıktıları koruma yöntemleri; ulaştırma (posta, kargo vb.), muhafaza
ve arşivleme işlemlerini de içermektedir ve sadece hizmet için değil, hizmetin verilmesi aşamasında
kullanılan bilgi ve belgeler için de sağlanmaktadır.
Burhaniye Ticaret Odası olarak hizmet ile ilgili gelen ve giden tüm belgeler, zimmet ve gelen-giden evrak
kayıt defterleri aracılığıyla izlenir.
Yürütmekte olduğumuz hizmetler neticesi oluşan tüm kayıtlar, yeniden ulaşılabilirliğin sağlanması için ait
oldukları elektronik ya da kağıt dosyaların veya klasörlerin içindearşivde saklanır.
İLGİLİ DOKÜMANLAR:
Arşiv Talimatı (BTO-TL-01)
7.6 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü
Hizmetlerimizisunarken herhangi bir ölçme ve izleme cihazı kullanmamamız nedeniyle sistemin bu maddesi
kapsam dışı bırakılmıştır.
8.0ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME (1.1YÖNETİM VE ODA/BORSA MEVZUATI, 1.4 İŞ
PLANLAMASI VE YÖNETİMİ)
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 23 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
8.1. Genel (1.8 Kalite Yönetimi)
Kurumumuzun Entegre Yönetim Sistemi şartlarına uygunluğunu sağlamak ve hizmetin istenilen özellikleri
taşıdığını göstermek için, tüm faaliyetlerin kayıt, kontrol ve muhafaza işlemleri dokümante edilir. Yapılması
gereken kontroller ve kayıtların ne olacağı mevzuat,plan ve prosedürler esas alınarak tespit edilmiştir.
Yönetim Sisteminin uygunluğunun sağlanması ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için üyelerden gelen
istek ve şikâyetler ile değişen yasal şartlar sürekli takip edilir. Alınan geri bildirimler ve sonuçlarıanaliz
edilir, kurumumuzun ilgili seviyelerinde değerlendirilir.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü (BTO-PR-06)
Düzeltici /Önleyici Faaliyet Prosedürü (BTO-PR-05)
8.2 İzleme ve Ölçme (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi, 1.7, Üye
İlişkileri, 1.8 Kalite Yönetimi)
8.2.1 ÜyeMemnuniyeti (1.7 Üye İlişkileri)
Kurumumuz, üye memnuniyeti odaklı hizmet verebilmek için oluşturduğuEntegre Yönetim Sisteminin
başarısını ve verilen hizmetlerin kalitesinin hedef kitleyi ne kadar memnun ettiğini ölçmek için Üye
Memnuniyetini Ölçme ve Değerlendirme sistemi oluşturmuş ve uygulamaktadır.
Yönetim Sistemi performansının göstergelerinden biri olan müşteri şartlarının karşılanma seviyesi her yıl en
az bir defa yaptığımız üye memnuniyet anketi ile ölçülür. Anketten elde edilen sonuçlar personel ve yönetim
kurulu seviyesinde değerlendirilir ve değerlendirmede alınan kararlar doğrultusunda yapılan performans
iyileştirme çalışmaları ile üyelerimizin beklentilerinin en üst seviyede karşılanması hedeflenir.
Ayrıca, hizmet binamızda bulunan “Şikayet ve Öneri Kutusu” ile müşteri/üye memnuniyet ve şikayetleri
değerlendirilerek, sorumluları ve gereken iyileştirme faaliyetleri belirlenmekte ve yapılan işlemlerle ilgili
nihai sonuç hakkında müşteriye bilgi verilmektedir
Kurumumuz üye geri bildirimlerinin alınabilmesi için meslek komiteleri toplantıları, üyeler ile yapılan
planlı, plansız ve geleneksel toplantılar, yüz yüze görüşmeler, konusu önceden belirlenmiş araştırma
çalışmalarını da kullanır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü (BTO-PR-06)
8.2.2 İç Tetkik (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.8 Kalite Yönetimi)
Burhaniye Ticaret Odası Yönetim Sisteminin; mevzuata,sistemin referans aldığı standart şartlarına
uygunluğunu ve uygulama ile dokümante edilen sistem arasında farkın olup olmadığını belirlemek, sistemin
etkinliğinin ve sürekliliğinin tespiti amacıyla yapılacak iç tetkikleri planlamak, yürütmek, sonuçların
raporlanması ve kayıtların muhafaza edilmesi ile ilgili sorumluluklar ve şartların sağlanmasına ilişkin
yöntemleri belirlemek amacıyla dokümante edilmiş prosedür oluşturulmuştur.
Odamız ile ilgili faaliyetlerin ve sonuçların planlanan düzenlemelere uygunluğunu doğrulamak ve sistemin
etkinliğini belirlemek üzere planlı olarak iç tetkikler yapılmaktadır. Yapılan iç tetkikler uygulamaların ve
tutulan kayıtların dokümante edilen sisteme uygunluğu ile üye memnuniyetinin artması gibi sistemin
etkinliğinin denetlenmesini kapsamaktadır.
Tetkiklerimiz; tetkik edilen faaliyetten doğrudan sorumluluğu olmayan personel tarafından gerçekleştirilir ve
bu yolla tarafsızlık ilkesi uygulanır.Takip tetkiklerimiz de aynı ekip tarafından gerçekleştirilir.
Gerçekleştirilen kuruluş içi kalite tetkikleri sonucunda bulunan uygunsuzluklar ile ilgili Düzeltici/Önleyici
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 24 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
Faaliyetleri uygulamak, faaliyet alanınınsorumlusuna aittir. İç tetkik sonuçlarıyla ilgili kayıtlar Kayıtların
Kontrolü Prosedürüne uygun olarak muhafaza edilir.
İLGİLİ DOKÜMAN:
İç Tetkik Prosedürü (BTO-PR-04)
8.2.3 Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.4 İş Planlaması ve
Yönetimi, 1.8 Kalite Yönetimi)
Odamızda; proseslerin planlanan sonuçlara ulaşabilme yeteneğini göstermesi açısından uygun metotlar
belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
Proseslerin performansının ölçülmesi ve izlenmesi için, Proses Kartları oluşturulmuş, ve bu prosesler; proses
sahipleri tarafından, prosesin adı, girdi-faaliyetler-çıktı detayları, tedarikçileri, kritik konular, performans
kriterleri, etkileşen prosesler ve izleme süreleri baz alınarak yerine getirilmektedir.
Planlanmış sonuçlar başarılamadığında hizmetin uygunluğunu sağlamak için düzeltici ve önleyici faaliyetler
başlatılmaktadır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü (BTO-PR-05)
Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü (BTO-PR-06)
8.2.4 Hizmetin İzlenmesi ve Ölçülmesi(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.4 İş Planlaması ve
Yönetimi, 1.8 Kalite Yönetimi)
Hizmet şartlarımız 5174 sayılı kanunda tanımlanmış olup, şartların karşılandığını doğrulamak için hizmet
karakteristikleri, yetkin personel tarafından izlenmekte ve ölçülmektedir. Hizmet gerçekleştirmeye ilişkin iş
akışları, izleme ve ölçme kriterlerini içermekte olup, mevzuatımızda, TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim
Sistemi Standardına ve TOBB Akreditasyon Standardına uygun olarak hazırlanan Yönetim Sistemleri El
Kitabının ilgili bölümlerinde, Proses Tanımlama Şemalarında ve Sistem Prosedürlerinde dokümante
edilmiştir.
Burhaniye Ticaret Odası, yazılı olarak yapılan hizmet talepleri, ilgili proses sahibi tarafından, mevzuata
uygunluk ve şekli eksikliklerinin (evrak eksikliği, yanlış adres veya talebin anlaşılacak netlikte ifade
edilememesi vb.) bulunup bulunmadığı yönünden doğrular. Talep mevzuata uygunsa ve şekli eksiklikler de
bulunmuyorsa, talep edilen hizmet sunulur. Mevzuata aykırı talepler, ilgili proses sahibi tarafından gerekçesi
de açıklanan bir yazı ile ret edilir. Şekli eksikliklerin bulunması halinde ise yine ilgili proses sahibi
tarafından, eksikliğin giderilmesi yönünde bir yazı ile hizmet talep edenden istenir.
Hizmet gerçekleştirmeye ilişkin prosesler yerine getirilirken, hizmetin kontrolü mevzuat ve ilgili Proses için
gerek duyulan muayene, karar, değerlendirme ve onay noktalarında belirtilen yetkililer tarafından
gerçekleştirilir. Yapılan kontrol sonucunda, herhangi bir uygunsuzluk tespit edilmezse, evrak üzerine atılan
imza veya paraf ile bir sonraki süreç işletilir. Uygunsuzluk tespit edilirse, Uygun Olmayan Hizmetin
Kontrolü Prosedüründe belirtilen yöntemler kullanılarak uygunsuzluk giderilir ve proses yeniden işletilir.
8.3 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı,1.8 Kalite Yönetimi)
Odamızca yürütülen faaliyetlerin ve sunulan hizmetin, mevzuat ve sistem şartlarına uygun olmayan biçimde
yürütülmesi ve sunulmasını önlemek ve belirlenen uygunsuzluğun ortadan kaldırılması yönünde iyileşme
sağlamak için dokümante edilmiş prosedür oluşturulmuştur.
Uygunsuzluk saptandığında öncelikle uygunsuzluk giderilir ve tekrar aynı uygunsuzluğun oluşmaması için
gerekli faaliyetler planlanır ve başlatılır. Uygunsuzluk giderildiğinde, şartlara uygunluğunu göstermek için
hizmet yeniden doğrulanır.
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 25 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
İLGİLİ DOKÜMAN:
Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-07)
8.4 Veri Analizi (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı,1.8 Kalite Yönetimi)
Burhaniye Ticaret Odası olarak oluşturulan yönetim sistemi standartlarıile mevzuat şartları arasındaki
uygunluğu sağlamak ve Yönetim Sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesinin hangi konularda
yapılabileceğinin değerlendirilebilmesi için;
 Personel ve üyelerin memnuniyetini ölçmeye yönelik yapılan anket sonuçları, dilek ve şikâyetler
(memnuniyet derecesini artırmak için yapılacak faaliyetlere girdi),
 Uygun olmayan hizmetler (hizmet kalitesini arttırmak için girdi),
 Proseslerin izlenmesi ve Ölçülmesi sonucunda elde edilen bilgiler
 Tedarikçilerimiz (tedarikçi seçimi konusunda girdi)vb. veri olarak kullanılır.
8.5 İyileştirme
Burhaniye Ticaret Odası, uygunsuzlukların sebeplerini bulmak ve tekrarını önlemek için ilgili faaliyetleri
Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne göre gerçekleştirmektedir.
8.5.1 Sürekli İyileştirme
Burhaniye Ticaret Odası olarak sürekli iyileştirme;
 Yönetim (Kalite) politikasının bir parçasıdır,
 Kurum hedefleri içerisinde yer alır,
 İç ve dış tetkik sonuçlarına göre yapılan faaliyetlerin bir bölümüdür,
 Veri analizi ile ortaya çıkan fırsatlara uygulanır,
 Yeni bir problemi çözen düzeltici faaliyetin sonucudur,
 Yönetim gözden geçirmesinin şart koşulan çıktısıdır.
8.5.2. Düzeltici Faaliyet
Odamız; uygunsuzlukların sebeplerini bulmak, tekrarını önlemek için gerekli düzeltici faaliyetlerin
belirlenmesi, planlanması, başlatılması ve etkinliğinin sağlanması amacıyla dokümante edilmiş prosedür
oluşturmuştur. Bu prosedür,
 Üye şikayetleri de dahil olmak üzere uygunsuzlukların gözden geçirilmesi,
 Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi,
 Uygunsuzlukların tekrarını önlemek için yapılacak düzeltici faaliyetlerin değerlendirilmesi,
 Yapılan düzeltici faaliyetlerin çıktılarının kaydedilmesi,
 Yapılan düzeltici faaliyetlerin etkinliğinin doğrulanmasıiçin sistematik bir yaklaşım sağlar.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü (BTO-PR-05)
8.5.3 Önleyici Faaliyet
Odamız; potansiyel uygunsuzlukların ortaya çıkmasını önlemek, bunların sebeplerini ortadan kaldırmak
için;
 Potansiyel uygunsuzluklar ve sebeplerinin belirlenmesi,
 Uygunsuzlukların ortaya çıkmasını önlenmek üzere yapılacak faaliyetler için gerekliliğin
değerlendirilmesi,
 Gerekli faaliyetlerin belirlenmesi ve yürütülmesi,
 Yapılan faaliyetlerin sonuçlarının kayıtları,
 Yapılan önleyici faaliyetin gözden geçirilmesiiçin şartları tanımlayan Önleyici Faaliyetler prosedürünü
oluşturmuş ve uygulamaktadır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü (BTO-PR-05)
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Yayın Tarihi: 26.11.2015
Revizyon No: 02
Doküman Kodu: BTO-EYEK-01
BURHANİYE TİCARET ODASI
Sayfa No: 26 / 26
ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI
1.2 Mali Yönetim
Burhaniye Ticaret Odası’nın mali gücünün sürekliliği ve üyelerimize yönelik hizmetlerin etkin verilebilmesi
için kaynakların planlı yönetilmesi amacı ile oluşturulan mali politikaya uygun çalışılmaktadır.
Bu kapsamda Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından yıllık iş ve hizmet planları Yönetim Kurulu’nun da
görüşü alınarak hazırlanır ve nihai olarak Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girer. İş ve
hizmet planlarının planlanmasında, kabulünde ve onayında Odanın Yıllık bütçesi dikkate alınır.
Tüm harcamalar ve gelirler TOBB ile Odalar ve Borsalar Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne göre TOBB
Net Muhasebe programına kaydedilir. KayıtlarGenel Sekreter tarafından aylık olarak Yönetim Kuruluna ve
Meclise sunulur ve Aylık Mizanlar üzerinden onanır. Aylık hesap incelemeleri Oda Meclisi içinden seçilen
Üç asil Üç yedek üyeden oluşan Hesapları İnceleme Komisyonu tarafından kontrol edilir. Kontrol sonrası
tüm kayıtlar Meclis tarafından onaylanması için Meclis Başkanına sevk edilir. Kesinleşmiş Yıllık Hesaplarda
ve Bütçede de aynı prosedür uygulanır.
İLGİLİ DOKÜMAN:
5174 Sayılı TOBB ile Odalar ve Borsalar Kanunu
TOBB ile Odalar ve Borsalar Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği
Mali Politika
Bütçe Hazırlama Talimatı (BTO-TL-04)
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Temsilcisi
Genel Sekreter
Download