AMELİYAT ÖNCESİ SARF MALZEME HAZIRLIKLARININ PAKET OLARAK DÜZENLENMESİ VE OTOMATİZE İSTEM SİSTEMİNİN ETKİNLİĞİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ *Gönül ESER METE **Sibel YILDIRIM ***Buket ÇİĞDEM ****Zerrin Kaya *Acıbadem Kadıköy Hastanesi Ameliyathane Ekip Lideri ** Acıbadem Kadıköy Hastanesi Ameliyathane Klinik Eğitim Hemşiresi *** Acıbadem Kadıköy Hastanesi Ameliyathane Hemşiresi ****Acıbadem Kadıköy Ameliyathane Sorumlu Hemşiresi Giriş Günümüz hastanelerinde hizmet sunumu sırasında tüm süreçlerde binlerce kalem malzeme kullanılmaktadır. Çoğu hayati öneme sahip olan bu malzemelerin istenilen yerde, arzu edilen miktarda ve zamanında hazır olması için yapılan çalışmalar malzeme yönetiminin uğraşı alanını oluşturmaktadır. Teşhis ve tedavi sürecinde kullanılan bu malzemelerin ihtiyaç tesbitinin zamanında yapılması, iyi koşullarda edinilmesi, ihtiyaç duyulan birime çıkışının yapılması, hizmetlerin faturaya yansımasının sağlanması, hastane yönetiminin önemli işlevlerindendir. Ameliyathanelerde, sarf malzeme stok kontrolünün düzenli olarak yapılamaması, sarf malzemenin çokluğu ve çeşitliliği, deponun fiziksel alanının yetersizliği, depo yetkilisinin tüm sarf malzemeleri tanımaması gibi gerekçelerle otomatize malzeme yönetimine ihtiyaç duyulmuştur. Ameliyat hazırlığının ameliyat saatinden hemen önce yapılmasıyla farkedilen eksik malzemenin yerine konması için yeterli sürenin olmaması ameliyathane süreçlerini olumsuz yönde etkileyen en büyük sorunlardandır.Bu doğrultuda, minimum stok seviyesi, ambar fiziki alan, kayıp ve personel istihdamı gibi düzenlemeler yapılarak ameliyathanelerin düzenli işleyişine maksimum katkı sağlanabilir. Otomatize malzeme yönetiminin yararları arasında, ameliyathanede verilen hasta bakım kalitesinin geliştirilmesi, zaman yönetimi, stresi azaltma, verimliliğin arttırılması, sağlık maliyetlerini azaltma, güvenli kontrol ve dağıtımı sağlama gibi konulardan bahsedilebilir. Ayrıca bu sistem ameliyathane hemşirelerine, istem yapmadan önce paket içeriğini görüp gerekiyorsa anında değişiklik yapma şansını da vermektedir. Bu sisteme tanımlı olan tüm ameliyat paket içeriklerinin, yetki tanımlaması yapılmış kişiler tarafından sürekli olarak güncellenmesi de sistemin eksiksiz olarak işlemesinde önemli rol oynamaktadır. Amaç Ameliyat öncesi sarf malzeme hazırlıklarının paket olarak düzenlenerek, otomatize malzeme istem sistemine geçiş sürecinin etkinliğinin değerlendirilmesidir. Yöntem Acıbadem Hastanesi ameliyathanesinde kayıtlar (hemşire toplantı tutanakları, yönetici hemşire aylık faaliyet raporu, hekim memnuniyet anketleri) retrospektif olarak incelenmiş, 2005 yılı Ağustos-EylülEkim ve 2006 yılı Ocak-Şubat-Mart ayları arasında ameliyat öncesi sarf malzeme hazırlıklarının zamanında, eksiksiz yapılamamasına bağlı oluşan sorunlar taranmıştır. Bu sorunları ortadan kaldırmak ve daha kaliteli hizmet verebilmek için PUKÖ (Planla,Uygula,Kontrol Et,Önlem Al) çalışması yapılmasına karar verilmiştir. Çalışmalar otomatize malzeme yönetim sistemini oluşturmak için ameliyathane hemşireleri tarafından bir çalışma grubu oluşturulmuştur. Bu çalışma grubunun içinde tüm branş hemşireleri ve ekip lideri, klinik eğitim hemşiresi ve ameliyathane sorumlu hemşiresi yer almıştır. Tüm branş ameliyatları için ayrı olarak sarf malzeme listeleri oluşturulmuş ve standardize edilmiştir.Acıbadem Kadıköy Hastanesi ameliyathanesinde otomatize sarf malzeme yönetim sisteminin pilot çalışma olarak başlatılmasına karar verilmiştir. Bu doğrultuda, tüm ameliyat sarf malzeme listeleri Bilgi Sistemleri tarafından ‘Cerebral’e tanımlanmış ve ameliyathane hemşirelerinin gerektiğinde güncelleyebileceği bir duruma getirilmiştir. Tıbbi sekreterin bilgisayarda güncellemiş olduğu ameliyat randevu sistemi üzerinde ameliyathane hemşiresi vakayı seçerek vakanın daha önce tanımlanmış olan paketini eklemektedir. Eklenen bu paket mail yolu ile ameliyathane depo yetkililerine otomatik olarak gönderilmektedir. Maili alan yetkili kendisinin hazırlaması gereken tüm listeleri görerek her vaka için hazırlıklarını yapmaktadır. Bu süreç ameliyat tarihinden 1 gün önce tamamlanmış olmakta ve depoda eksikliği saptanan malzeme temin edilerek yerine hemen konmaktadır. Bulgular Acıbadem Hastanesi ameliyathanesinde 2005 yılı Ağustos-Eylül-Ekim aylarında sarf malzeme hazırlıkları ile ilgili toplam 143 (%9.4) şikayetin meydana geldiği (Tablo1), 2006 yılı Ocak-Şubat-Mart aylarında toplam 20 (%1) şikayetin meydana geldiği saptanmıştır (Tablo 2).Depo yetkilisi ve deneyimsiz hemşirenin sarf malzemelerini tanımaması, ameliyatta kullanılan malzemelerin herhangi bir yerde tanımlanmış olmamasından dolayı talep sırasında unutulan malzeme olması, malzemenin ameliyattan hemen önce talep edilmesine bağlı oluşan zaman yetersizliği, talebin o anda karşılanamamasına bağlı cerrahi ekibin bekletilmesi, bu bekleme esnasında oluşabilecek komplikasyonlar ve malzeme çeşitliliğinin fazla olması nedeniyle eksik malzemenin farkedilmemesi gibi sorunlar şikayetlerin içeriğini oluşturmuştur. Tablo 1 : 2005 Yılı Sarf Malzeme Eksikliğine Bağlı Sorun Yaşanan Vaka Sayısının Dağılımı 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 9,30% 9,80% 9,20% Ağustos Eylül Ekim 10% 0% Tablo 2: 2006 Yılı Sarf Malzeme Eksikliğine Bağlı Sorun Yaşanan Vaka Sayısının Dağılımı 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1,00% 0,80% 1,40% Ocak Şubat Mart Tartışma Otomatize malzeme istem sisteminin içine, ameliyathane sarf malzeme deposunun yanısıra Merkezi Sterilizasyon Ünitesi’nden telep edilen tüm cerrahi set/alet ve drapelerin de tanımlanması eklenerek, iş gücü ve zaman kaybı önlenmiş ve verimliliğin arttırılması sağlanmıştır.Ameliyat hazırlıklarının ameliyat tarihinden 1 gün önce yapılıyor olması cerrahi ekibin memnuniyetini ve hizmet kalitesini arttırmıştır. Sonuç Otomatize istem sistemi 2006 yılı ocak ayından itibaren kullanılmaya başlandığında sarf malzeme yönetimi açısından etkin olduğu anlaşılmıştır. Bu sisteme tanımlı olan tüm ameliyat paket içeriklerinin yetki tanımlaması yapılmış kişiler tarafından ihtiyaç halinde güncellenebilmesi sistemin eksiksiz olarak işlemesinde önemli rol oynamaktadır. Acıbadem Kadıköy ameliyathanesinde başlatılan bu çalışmanın kullanılmaya başlamasıyla sistem içindeki eksiklikler saptanarak giderilmiştir. Bu eksiklikler giderildikten sonra tüm ASG (Acıbadem Sağlık Grubu) ameliyathanelerinde kullanılmaya başlanmıştır. Kaynak 1. Odacıoğlu, Y. (2005) Hastanelerde Malzeme Yönetimi. III.Ulusal Sağlık Kuruluşları Yönetimi Kongresi www.kalite.saglik.gov.tr/sunumlar/malzeme.htm Erişim tarihi:15/06/07. 2. Ozdemir, A. (2005) Sağlık Hizmetlerinde Malzeme Yönetimi Erişim tarihi:18/06/2007 www.absaglik.com/belge.htm