İSTANBUL ELEKTRİK ELEKTRONİK MAKİNE VE BİLİŞİM

İSTANBUL ELEKTRİK ELEKTRONİK MAKİNE VE BİLİŞİM
İHRACATÇILARI BİRLİĞİ
TET Ar-Ge Proje Pazarı 2 Etkinliği
Organizasyon İhale Şartnamesi
İstanbul Elektrik-Elektronik, Makine ve Bilişim İhracatçıları Birliği tarafından, Elektrik, Elektronik ve
Bilişim sektörlerinde 2013 yılında ikinci kez düzenlenecek olan "TET Ar-Ge Proje Pazarı" etkinliği ile
söz konusu sektörlerde yüksek katma değerli üretim yapılabilmesi, ihracatın sürdürülebilir kılınması
ve Üniversite-Sanayi işbirliği kültürünün yaygınlaştırılması amaçlanmaktadır. Etkinlik 22 Mart 2013
tarihinde Haliç Kongre Merkezi’nde gerçekleştirilecektir.
1 - TARAFLAR
İşbu şartname, Dış Ticaret Kompleksi A-Blok Çobançeşme Mevkii Sanayi Caddesi YenibosnaBahçelievler İstanbul adresinde mukim İSTANBUL ELEKTRİK ELEKTRONİK MAKİNE VE BİLİŞİM
İHRACTÇILARI BİRLİĞİ (bundan sonra BİRLİK olarak anılacaktır) ile BİRLİK’e “TET Ar-Ge Proje
Pazarı 2 Etlinliği”nde verilecek her türlü organizasyon hizmetleri sağlayacak olan
Organizasyon Hizmetleri firması (bundan sonra organizatör olarak anılacaktır) arasında söz
konusu faaliyetlerin teknik ve hukuki detaylarını kapsamaktadır.
2 - ŞARTNAMENİN KONUSU
İş bu Şartnamenin konusu, Birliğe “TET Ar-Ge Proje Pazarı 2 Etkinliği” nde verilecek her türlü
organizasyon (otel, kokteyl, yemek, sunucu, sahne düzeni, salon süsleme, ses ve ışık düzeni,
davetiye tasarım, dağıtım ve LCV, transfer ve benzeri ) hizmetleri sağlayacak olan
organizasyon firması tarafından, Birlikten talep edilen ücretin belirlenmesinden ibarettir.
3- TEKNİK DETAYLAR
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
Etkinlik Haliç Kongre Merkezi’nde 22 Mart 2013 tarihinde gerçekleştirilecektir.
Etkinlikte Sadabad Blok ve Galeri 2 kullanılacak olup bu alanlarda gün boyunca proje
sergileri, paneller, ikili görüşmeler yer alacaktır.
Gün sonunda Sadabad Blok’da ödül töreni gerçekleştirilecektir.
Etkinlik günü 100 -150 arasında proje sergilenecek olup, proje posterlerinin temini için
proje sahipleri ile iletişime geçilmesi ve temin edilmesi firma tarafından
gerçekleştirilecektir.
21 Mart 2013 tarihinde Dış Ticaret Kompleksinde gerçekleştirilecek proje sunumlarının
planlama ve iletişim işlerinin de yine firma tarafından yapılması beklenmektedir.
Proje sahiplerinin, Panelistlerin ve Birlikçe belirtilecek diğer kişilerin yurtiçi ve yurtdışı
ekonomi sınıf ulaşımları ile belirlenecek otelde konaklamalarının koordinasyonu firma
tarafından yapılacaktır.
Transfer hizmeti alınacaktır. (İstanbul içi Havalimanı – Swiss Otel – Havalimanı şeklinde
olacaktır. İhtiyaca göre normal ve/veya vip otomobil ve minibüs talep edilecektir.)
Sahne dekoru (Yarışma ile ilgili görsellerin yansıtılacağı şekilde), ses ve ışık sistemi,
yönlendirmeler, mekan giydirmeleri yapılacaktır.
Alternatifli sunucu seçenekleri istenmektedir.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.
XVI.
Proje sergi ünitelerinin önüne proje sahiplerince kullanılabilecek masa ve oturma düzeni
sağlanacaktır.
Gün boyu fotoğraf ve video çekimi gerçekleştirilecektir.
Host – Hostes (kişi sayısı ile) belirtilecektir.
Davetiye (2.000 adet) baskı, dağıtım ve LCV.leri için ayrı ayrı fiyatlandırma istenmektedir.
Sertifika (150 adet) tasarım ve baskı için ayrı ayrı fiyatlandırma istenmektedir.
Transfer hizmeti alınacaktır. (İstanbul içi Havalimanı – Swiss Otel – Havalimanı şeklinde
olacaktır. İhtiyaca göre normal ve/veya vip otomobil ve minibüs talep edilecektir.)
Ödül törenine Bakan düzeyinde katılım olması halinde back-up oda talep edilecektir.
4 - İDARİ HUSUSLAR
Birlik ile tekliflerin değerlendirilmesinin ardından çalışmaya karar verilen organizatör firma
arasında bir sözleşme tanzim edilecektir. Söz konusu sözleşme ile yukarıda talep edilen
hizmetlerin karşılanması beklenecektir.
5 - TEKLİF VERME ŞEKLİ
I.
Teklifler isteklilerden yazılı olarak kapalı zarf içerisinde alınır. İstenen belge ve ek
bilgilere mutlaka teklif mektuplarında yer verilmelidir. Teklif mektuplarında, teklif
edilen fiyatlar rakam ve yazı ile açıkça yazılmalıdır. Teklif mektupları teklif veren
tarafından her sayfası kaşelenmeli ve imzalanmalıdır. Teklif mektubu bir zarfa
konulduktan sonra zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği
konu açıkça yazılıp zarf kapatıldıktan sonra, zarfın kapanan kısmı da teklif veren
tarafından imzalanmalı ve kaşelenmelidir. Yukarıda belirtilen hususlara uygun
olmayan, duyuruda belirtilen gün ve saatten sonra verilen teklifler değerlendirmeye
tabi tutulmaz. Ayrıca zarfın ihale teklifi içerdiği ve yetkililer haricindeki kişiler
tarafından kesinlikle açılmaması gerektiği hususu zarfın üzerinde açık bir şekilde
belirtilmelidir.
II.
Organizasyon firması, sağlayacağı her türlü mal ve hizmet karşılığı
düzenleyeceğifaturalarda, 14.04.2012 Tarih 28264 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan
117 No.lu KDV Tebliği çerçevesinde kısmi KDV tevkifatı uygulaması yapacaktır.
III.
Teklif İçeriği
1. Organizasyon firması antetli kağıda, ıslak imzalı, kaşeli Türk Lirası bazında (KDV
hariç) fiyat teklifi yazısı. (Türk Lirası haricindeki fiyat teklifleri değerlendirmeye
alınmayacaktır.)
2. Organizasyon firması iş örnekleri ve referans listesi.
IV.
Teklif Veremeyecek Olanlar
Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş
olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.
a. Türkiye İhracatçılar Meclisi (TİM)/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda
görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli,
b. TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış
bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle,
c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî
hısımları,
d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen
istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler
dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit
edilen istekliler (organizasyon firması),
f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar
V.
Tekliflerin Değerlendirilmesi ve Firma Seçim Kriterleri
a) Teklifler, Birlik Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlik mensuplarından oluşacak bir
Komisyon tarafından değerlendirilecektir.
b) Değerlendirmede, uygun fiyat ve organizasyon firmasının benzer işlerde tecrübe
ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.
c) Organizasyon firma'ları, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında satın
alım kararı verilmemesi halinde, Birlik’den her ne nam altında olursa olsun herhangi
bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
VI.
Uyuşmazlıkların Çözümü
İşbu Şartnameden doğacak uyuşmazlıkların hallinde İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri
yetkilidir.
VII. Teklif verme son tarih ve saati : 30 Ocak 2013 Çarşamba, Saat: 17:00.
VIII. Tekliflerin teslim edileceği adres:
İstanbul Elektrik Elketronik Makine ve Bilişim İhracatçı Birlikleri
Genel Sekreterliği (İEEMBİB)
Adres: Çobançeşme Mevkii Sanayi Cad. Dış Ticaret Kompleksi A – Blok Kat 6
34197 Yenibosna - Bahçelievler / İSTANBUL
Tel :212 454 00 43
E-Mail: sevilay.uzunoğlu@immib.org.tr