kalite el kitabı - Safranbolu Meslek Yüksekokulu

KARABÜK ÜNİVERSİTESİ
SAFRANBOLU MESLEK YÜKSEKOKULU
KALİTE EL KİTABI
SAFRANBOLU
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
İÇİNDEKİLER
Sayfa
İçindekiler………………………………………………………………………..
2
Revizyon İçeriği………………………………………………………………….
5
Giriş……………………………………………………………………………...
6
1. Amaç ve Kapsam……………………………………………………………...
7
2. Atıf Yapılan Standartlar ve/veya Dokümanlar..……………..…………….….
7
3. Terimler ve Tarifler…………………………………………………………...
7
4. Kalite Yönetim Sistemi………………………………………………………..
8
4.1. Genel Şartlar……………………………………………………………
8
4.2. Dokümantasyon Şartları………………………………………………..
9
4.2.1. Genel Şartlar……………………………………………………
9
4.2.2. Kalite El Kitabı…………………………………………………
10
4.2.3. Dokümanların Kontrolü………………………………………..
10
4.2.4. Kayıtların Kontrolü……………………………………………..
10
5. Yönetim Sorumluluğu………………………………………………………...
11
5.1. Yönetim Taahhüdü……………………………………………………...
11
5.2. Müşteri Odaklılık………………………………………………………..
11
5.3. Kalite Politikası…………………………………………………………
11
5.4. Planlama………………………………………………………………...
12
5.4.1. Kalite Hedefleri…………………………………………………
12
5.4.2. Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması………………………...
12
5.5. Sorumluluk Yetki ve İletişim……………………………………………
13
5.5.1. Sorumluluk ve Yetki…………………………………………….
13
5.5.2. Yönetim Temsilcisi……………………………………………...
13
5.5.3. İç İletişim………………………………………………………..
14
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
ONAYLAYAN
ÜNVANI
Yönetim Temsilcisi
İMZA
İMZA
2
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
25.01.2013
REV. TARİHİ
5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi…………………………………………..
14
5.6.1. Genel…………………………………………………………….
14
5.6.2. Yönetimin Gözden Geçirme Girdisi…………………………….
15
5.6.3. Yönetimin Gözden Geçirme Çıktısı…………………………….
15
6. Kaynak Yönetimi……………………………………………………………...
15
6.1. Kaynakların Sağlanması………………………………………………..
15
6.2. İnsan Kaynakları………………………………………………………..
16
6.2.1. Genel…………………………………………………………….
16
6.2.2. Yeterlilik, Eğitim ve Farkındalık…………..……………………
16
6.3. Altyapı………………………………………………………………….
17
6.4. Çalışma Ortamı………………………………………………………. ........17
7. Ürün Gerçekleştirme…………………………………………………………..
17
7.1. Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması.………………………………….
17
7.2. Müşteri ile İlişkili Prosesler.……………………………………..……..
18
7.2.1. Ürüne Bağlı Şartların Belirlenmesi……………………………..
18
7.2.2. Ürüne Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi……………………...
18
7.2.3. Müşteri ile İletişim……………………………………………...
18
7.3. Tasarım ve Geliştirme…………………………………………………...
19
7.4. Satın Alma………………………………………………………………
19
7.4.1. Satın Alma Prosesi………………………………………………
19
7.4.2. Satın Alma Bilgisi……………………………………………….
19
7.4.3. Satın alınan Ürünün Doğrulanması……………………………..
19
7.5. Üretim ve Hizmetin Sunumu….………………………………………...
20
7.5.1. Üretim ve Hizmetin Sunumunun Kontrolü…………………….
20
7.5.2. Üretim ve Hizmetin Sunumu için Proseslerin Geçerli Kılınması.
20
7.5.3. Tanımlama ve İzlenebilirlik……………………………………..
20
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
ONAYLAYAN
ÜNVANI
Yönetim Temsilcisi
İMZA
İMZA
3
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
7.5.4. Müşteri Malı…………………………………………………….
20
7.5.5. Ürünün Muhafazası……………………………………………..
20
7.6. İzleme ve Ölçme Donanımının Kontrolü……………………………..
21
8. Ölçme, Analiz ve İyileştirme………………………………………………….
21
8.1. Genel…………………………………………………………………….
21
8.2. İzleme ve Ölçme………………………………………………………...
21
8.2.1. Müşteri Memnuniyeti……………………………………………
21
8.2.2. İç Tetkik………………………………………………………….
21
8.2.3. Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi……………………………...
22
8.2.4. Hizmetin İzlenmesi ve Ölçülmesi………………………………..
23
8.3. Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü……………………………………...
23
8.4. Veri Analizi……………………………………………………………..
23
8.5. İyileştirme ..................................................................................24
8.5.1. Sürekli İyileştirme……………………………………………….
24
8.5.2. Düzeltici Faaliyet………………………………………………...
24
8.5.3. Önleyici Faaliyet…………………………………………………
24
EK 1: Proses Etkileşim Şeması.…………………………………………………
26
EK 2: Organizasyon El Kitabı…………………………………………………...
27
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
ONAYLAYAN
ÜNVANI
Yönetim Temsilcisi
İMZA
İMZA
4
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
R E VİZYON İÇERİĞİ
SAYFA NO:
REVİZYON NO:
REVİZYON İÇERİĞİ:
1-31
01
1-33
02
Sayfalardaki revizyon no, revizyon tarihi, üst kurul
(üniversite) ünvan değişikliği ve logo değişikliği yapıldı.
Üniversitenin web adresi değiştirildi. “Mesleki
Yetkinlikler”, Organizasyon El Kitabına eklendi.
1-33
03
1-33
04
27
10
05
06
ISO 9001:2000 ve ISO 9001:2008 standartları arasındaki
farklar incelendi ve gerekli düzeltmeler KEK içinde
yapıldı. KYS deki bazı değişiklikler dokümanlarda
düzeltildi.
Organizasyon Şeması değiştirildi. İç tetkikin 203 nolu
prosedüre göre yapılacağı eklendi.
Organizasyon Şeması değiştirildi.
408 Kayıtların Kontrolü Listesi Formunun adı
Arşivlenecek Dosyalar Listesi olarak değiştirildi
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
ONAYLAYAN
ÜNVANI
Yönetim Temsilcisi
İMZA
İMZA
5
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
GİRİŞ
Safranbolu Meslek Yüksekokuluna ait olan bu Kalite El Kitabı, TS EN ISO 9001:2008
Standardı Kalite Yönetim Sistemi esas alınarak hazırlanmıştır. Kalite El Kitabında;
•
•
•
•
•
•
Yüksekokulumuzun kısa bir tanıtımı yapılmıştır.
Kalite yönetim sisteminin amacı ve kapsamı belirtilmiştir.
Kalite Politikamıza yer verilmiştir.
Proseslerimiz ve birbirleri ile olan etkileşimleri gösterilmiştir.
Prosedürlerimiz ve bunlara yapılan atıflar gösterilmiştir.
Standardın her bir maddesinin nasıl karşılandığı açıklanmıştır.
Bunlar yapılırken;
a) Uygulama için bir doküman öngörülmüşse, ona atıf yapılmıştır.
b) Uygulama için bir doküman öngörülmemişse, açıklama geniş tutularak uygulamanın o maddedeki
esaslara göre yürütülmesi amaçlanmıştır.
Bu genel çerçeve içerisinde, Kalite El Kitabı;
• Kalite yönetim sisteminin uygulanması, tetkiki ve geliştirilmesi ile ilgili sorumlulukları, sistem
bütünlüğü içerisinde tanımlar.
• Belgelendirme kuruluşu için bir sunum kitabıdır.
• Müşteriler için tanıtım kitabıdır.
• Yeni atanmış personel için eğitim aracıdır.
• Mevcut personel için uyulması gereken bir kılavuzdur.
• İletişim aracıdır.
OKULUMUZUN TANITIMI
ADI
KURULUŞ TARİHİ
ADRES
KARABÜK ÜNİVERSİTESİ
SAFRANBOLU MESLEK YÜKSEKOKULU
05.01.1992
KARABÜK ÜNİVERSİTESİ SAFRANBOLU MYO METİN SÖZEN CD. NO:1
78600 SAFRANBOLU / KARABÜK
TELEFON
0370 7124395
TELEFAKS
WEB SAYFASI
http://smyo.karabuk.edu.tr
FAALİYET ALANI
YÜKSEK ÖĞRETİM HİZMETİ (ÖNLİSANS)
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
0370 7120574
ONAYLAYAN
ÜNVANI
Yönetim Temsilcisi
İMZA
İMZA
6
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
1. AMAÇ VE KAPSAM
Yüksekokulumuz iç ve dış müşteri memnuniyetinin sağlanması ve mevcut yasal düzenlemelerin
gerekliliklerinin karşılanması amacı ile TS EN ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemi şartlarını yerine
getirerek uygulamaktadır. Yüksekokulumuzun belirlemiş olduğu tüm prosesler TS EN ISO 9001: 2008
Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygun olarak etkin biçimde yönetilmekte ve sürekli geliştirilerek
etkinliği arttırılmaktadır.
Yüksekokulumuz, kalite yönetim sistemini, TS EN ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemi
şartlarını yerine getirecek şekilde tasarlamıştır. Yüksekokulumuzda uygulanmakta olan kalite yönetim
sisteminin kapsamı, etkileşimli proseslerle birlikte öğretim hizmetlerini içermektedir. Yüksekokulumuz
Rektörlüğe ve bir üst kuruluş olan YÖK’e yasalar ve yönetmelikler çerçevesinde bağlı olduğundan, 7.3
Tasarım ve Geliştirme maddesi; doğrulanamayan bir çıktımız olmadığından, 7.5.2. Üretim ve Hizmet
Sağlanması için Proseslerin geçerliliği maddesi; Yüksekokulumuzda izleme ve ölçme cihazları
bulunmadığından, 7.6 İzleme ve Ölçme cihazlarının kontrolü maddesi kalite yönetim sistemi
kapsamından hariç tutulmuştur.
2. ATIF YAPILAN STANDART VE/VEYA DOKÜMANLAR
Kalite yönetim sistemimizin kurulması ve bu el kitabının hazırlanmasında, aşağıdaki dış
kaynaklı dokümanların şartları dikkate alınmıştır.
TS EN ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemleri
Zonguldak Karaelmas Üniversitesi Norm Kadro Raporu
Karabük Üniversitesi Stratejik Planı
2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
Diğer İlgili Mevzuat
3. TERİMLER ve TARİFLER
Kalite Yönetim Sistemimiz, TS EN ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemleri - Temel
kavramlar, Terimler ve Tarifler standardında verilen terimler ve tarifleri kullanır. Kalite el kitabının
bütün metninde Yüksekokulumuz bir öğretim kurumu olduğundan “Ürün” terimi karşılığı olarak,
“Hizmet” terimi kullanılmıştır.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
ONAYLAYAN
ÜNVANI
Yönetim Temsilcisi
İMZA
İMZA
7
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
4. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
4.1. Genel Şartlar
Yüksekokulumuz, TS EN-ISO-9001: 2008 standartlarının öngördüğü şartlara uygun olarak, bir
kalite yönetim sistemi oluşturmuş ve bunu dokümante etmiştir. Sistemin uygulanması, sürekliliğinin
sağlanması ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi sağlanmaktadır. Yüksekokulumuz katılımcı ve saydam
yönetim ilkesinden hareketle, ilgili tarafların beklenti ve ihtiyaçlarını dikkate almakta ve performans ve
verimliliği sürekli ölçerek iyileştirmektedir. Bu çerçevede, proses yönetimi ve sürekli proses iyileştirme
kavramlarına dayalı kalite yönetim sistemi, hizmetimizin müşteri beklentilerini karşıladığının
güvencesini vermek için yönetilmesi gereken prosesleri, etkileşimlerini de dikkate alarak oluşturur.
Yüksekokulumuz üst yönetimi, kalite yönetim sisteminin ve onun şartlarının uygulanması için
gerekli kaynakları sağlar. Müşteri taleplerini hizmete dönüştüren prosesleri tanımlar ve uygular.
Proseslerin faaliyet sonuçlarına ait veriler ve müşteri tatminine yönelik ölçümler analiz edilir. Veri
analizi iyileştirme alanları hakkında yönetime yol gösterir ve yönetimin gözden geçirmesi toplantıları
yolu ile iyileştirmelerin önceliklerinin belirlenmesi konusunda yönetime geri bildirim sağlar.
İyileştirmeler, proseslerin kendilerinde ya da kalite yönetim sisteminin içinde bir bütün olarak yapılır.
Düzeltici ve önleyici faaliyetlerimiz proseslerimizin performansını artırmak için önemli bir araçtır.
Kalite politikası çerçevesinde, düzeltici ve önleyici faaliyetler kalite iyileştirme çalışmalarına önemli
katkılar sağlayabilir.
Yüksekokulumuz Kalite Yönetim Sistemi aşağıdaki proseslerden oluşur:
12345678-
Öğretim Hizmetleri Prosesi
Öğrenci İşleri Prosesi
Ahşap Atölyesi Prosesi
Konfeksiyon Atölyesi Prosesi
Konukevi Prosesi
Kütüphane Hizmetleri Prosesi
Sosyal Faaliyetler Prosesi
Çalışma Ortamı İyileştirme Prosesi
101
102
103
104
105
106
107
108
Kalite Yönetim Sistemimizde yer alan prosesler ve bunların etkileşim şeması EK 1’de
sunulmuştur (EK 1. Proseslerin Etkileşimi).
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
ONAYLAYAN
ÜNVANI
Yönetim Temsilcisi
İMZA
İMZA
8
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
4.2. Dokümantasyon Şartları
4.2.1. Genel Şartlar
Yüksekokulumuz, TS EN ISO 9001: 2008 standartlarının öngördüğü şartlara uygun oluşturduğu
kalite yönetim sistemini, dokümante ederek uygulamakta, sürekliliğinin sağlanması ve etkinliğinin
arttırılması için sürekli iyileştirmektedir. TS EN ISO 9001: 2008 standartlarının beklentilerine uygun
olarak kurulmuş olan kalite yönetim sistemi, aşağıda tanımlanan faaliyetlerin yerine getirilmesi ile
güvence altına alınmıştır. Bunlar;






Kalite politikamız ile somut ve ölçülebilir kalite hedeflerimiz belirlenerek, düzenli olarak
gözden geçirilmekte, gelişmeler ve ihtiyaçlar doğrultusunda güncellenmektedir.
Kalite politikasının uygulanması, hedeflere ulaşılması ve sistemin sürekli gelişiminin
sağlanması için gerekli çalışmaların planlanması, uygulanması, kontrolü ve iyileştirilmesi
yapılmaktadır.
Tanımlanan proseslerin etkin olarak çalıştırılması, izlenmesi ve gelişimi için gerekli olan tüm
kaynaklar bütçe imkanları çerçevesinde stratejik planla uyumlu biçimde sağlanmaktadır.
Maliyetlerin düşürülmesi, etkinliğin arttırılması ve müşteri memnuniyetinin sağlanması yoluyla
sürekli gelişen, tanınmış ve ilk sıralarda tercih edilen bir Yüksek Öğretim kurumu olmak
amaçlanmaktadır.
Sistemin tanımlanan şekilde uygulanıp uygulanmadığının kontrolü için iç tetkikler
yapılmaktadır.
Yüksekokulumuz Kalite Yönetim Sisteminin TS EN lSO 9001: 2008 standart gerekliliklerine
göre etkin olarak uygulanmasını ve devamlılığını sağlamak üzere aşağıda belirtilen tipte
dokümanlar hazırlanmıştır.









Kalite El Kitabı
Kalite Politikası
Kalite Hedefleri
Organizasyon El Kitabı
Prosesler
Prosedürler
Talimatlar
Formlar
Diğer dokümanlar
Dokümanların yayınlanması, güncel tutulması ve esas nüshanın muhafazasıyla ilgili görev ve
sorumluluklar “201 Dokümanların Kontrolü Prosedürü”nde belirtilmiştir. Kayıtların oluşturulması,
tanımlanan şekilde saklanması ve süresi dolan kayıtların arşive alınması ile ilgili faaliyetler ve
sorumlular “202 Kayıtların Kontrolü Prosedürü”nde detaylı olarak açıklanmıştır.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
ONAYLAYAN
ÜNVANI
Yönetim Temsilcisi
İMZA
İMZA
9
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
4.2.2. Kalite El Kitabı
Yüksekokulumuzda uygulanan Kalite Yönetim Sistemi, öğretim hizmetleri ve onu destekleyen
hizmetleri kapsayacak şekilde oluşturulmuş olup, hizmetlerin sürekliliği ve etkinliği sağlanmaktadır.
Kalite el kitabında; organizasyon el kitabına, prosedürlere, proseslere, talimatlara, destek dokümanlara
ve gerekli görülen diğer kaynaklara atıfta bulunulmaktadır. Yüksekokulumuz Rektörlüğe ve bir üst
kuruluş olan YÖK’e yasalar ve yönetmelikler çerçevesinde bağlı olduğundan, 7.3 Tasarım ve
Geliştirme maddesi, doğrulanamayan bir çıktımız olmadığından, 7.5.2. Üretim ve Hizmet Sağlanması
için Proseslerin geçerliliği maddesi; Yüksekokulumuzda izleme ve ölçme cihazları bulunmadığından,
7.6 İzleme ve Ölçme cihazlarının kontrolü maddesi; kalite yönetim sistemi kapsamından hariç
tutulmuştur.
4.2.3. Dokümanlar ın Kontr olü
Kalite yönetim sistemi tarafından kullanılması gerekli görülen tüm dokümanların hazırlanması,
yayınlanması, dağıtımı, doküman değişiklikleri, geçersiz dokümanların kontrolü ve geri toplanması,
dokümanların güncelliğinin kontrolü, asıl nüsha dokümanların muhafazası, güncel doküman listelerinin
hazırlanması ve güncellenmesi, kuruluş tarafından Kalite Yönetim Sistemi’nin planlanması ve
uygulanması için gerekli olduğu belirlenen dış kaynaklı dokümanların kontrolü ile ilgili uygulamaların
hatasız ve etkin olarak yerine getirilebilmesi için sorumlular belirlenmiş ve “201 Dokümanların
Kontrolü Prosedürü”nde açıklanmıştır.
4.2.4. Kayıtlar ın Kontr olü
Sistemin işleyişi ile ilgili kayıtlar, kalite yönetim sisteminin etkinliğinin ve belirlenen kalitenin
karşılanıp karşılanmadığının bir göstergesidir. Yüksekokulumuzda kalite kayıtlarının tanımlanması,
toplanması, tasnifi, dosyalanması, muhafazası ve elden çıkarılması ile ilgili işlemleri ve bunlarla ilgili
sorumluları belirten “202 Kayıtların Kontrolü Prosedürü” hazırlanmış ve uygulanmaktadır. Kalite
Kayıtlarının saklama süreleri ve sorumluları “408 Arşivlenecek Dosyalar Listesi Formu”nda
belirtilmiştir. Bütün kalite kayıtları okunaklı olup bozulma ve kaybolmayı önleyecek uygun
ortamlarda saklanmaktadır. İstenildiğinde bu kayıtlara kolayca ulaşılabilmektedir. Kayıtların
saklandığı arşiv alanının uygunluğu periyodik olarak yapılan kontroller ile gözden geçirilir.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
10
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
5. YÖNETİM SORUMLULUĞU
5.1. Yönetim Taahhüdü
Üst yönetim adına Yüksekokul Müdürü ve Yönetim Temsilcisi, kalite yönetim sisteminin
uygulanmasının sürekliliğini ve geliştirilmesini, aşağıda tanımlanan konulara ait somut uygulama
kayıtları ile kanıtlamaktadır. Bunlar;






Kalite politikası ve kalite hedeflerinin etkin yöntemlerle (toplantılar, duyurular, eğitimler,
internet vb.) tüm çalışanlara duyurulması
Yasa ve yönetmelikler çerçevesinde müşteri istek ve beklentileri önemli olduğundan, tüm
çalışanlara etkin yöntemlerle (toplantılar, duyurular, eğitimler, internet vb.) duyurulması
Kalite ve müşteri memnuniyeti hedeflerine ulaşılması için gerekli kaynakların, stratejik planla
uyumlu biçimde sağlanması
Yönetimin gözden geçirmesi ile faaliyetlerin performanslarının değerlendirilmesi ve gerekli
iyileştirme çalışmalarının yapılması
Kalite yönetim sisteminin düzenli olarak değerlendirilmesi, prosesler arasındaki
koordinasyonun artırılması ve proseslerin sürekli iyileştirilmesinin sağlanması
Bunlarla ilgili kayıtların (İç tetkik kayıtları, Düzeltici ve Önleyici Faaliyet kayıtları vb.)
tutulması ve sunulması.
5.2. Müşteri Odaklılık
Üst yönetim; müşteri memnuniyetinin artırılması amacıyla, müşteri ihtiyaçları ve
beklentilerine yönelik hizmetin yerine getirilmesi sürecinde, ilgili tüm proseslerde, müşterinin hizmet
ile ilgili isteklerinin anlaşılması ve tüm hizmet gerçekleştirme aşamalarında bu isteklere uygun olarak
çalışılması için gerekli olan çalışmaları, kalite yönetim sistemi içinde planlamış ve uygulamaktadır.
Müşteri memnuniyeti izleme ve değerlendirmeleri, proses performans göstergeleri, düzeltici ve önleyici
faaliyetler, kalite politikamız gibi dokümanlar müşteri odaklılığımızı göstermektedir. Faaliyetlerimizin
müşteri isteklerine uygunluğunu gösteren kalite kayıtları saklanmaktadır. Yüksekokulumuzda
çalışanlar, müşteri memnuniyeti oluşturma, koruma ve geliştirme konusundaki görevlerini, verilen
yetkiler ve sorumluluklar ile inisiyatif kullanma çerçevesinde yerine getirirler. Müşteri memnuniyetinin
ölçülmesi (8.2.1. Müşteri Memnuniyeti) maddesinde daha detaylı olarak açıklanmıştır.
5.3. Kalite Politikası
Yüksekokulumuz, amaçlarına uygun olarak kalite yönetim sistemi şartlarına uyacağını ve
sistemi sürekli iyileştireceğini taahhüt etmektedir.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
11
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
Bu amaçla bütün faaliyetler ve seviyelerde ölçülebilir şekilde oluşturulan kalite hedeflerinin gözden
geçirilmesi için genel çerçeveyi belirleme görevi görecek olan Kalite Politikası oluşturmuş, dokümante
etmiş, onaylamış ve ilgili taraflara duyurmuştur. Kalite El Kitabı’nın Yüksekokulumuz içerisinde tüm
çalışanlara duyurulması ve anlaşılması amacıyla; web ortamında yayınlanması, basılı doküman olarak
sunulması, ilan panolarında duyurulması, eğitimler ile iletilmesi ve açıklanması sağlanmıştır.
Eğitimlerde bire bir etkileşim içinde ve iç tetkiklerle anlaşılabilirliğinin ve uygulanabilirliğinin
sürdürülmesi sağlanmaktadır. Kalite politikası, değişen çevresel şartlar ve Yüksekokulumuzun
gelecekteki beklentileri göz önüne alınarak, Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında gözden
geçirilir.
KALİTE POLİTİKAMIZ
Bilgi ve teknoloji üreten, araştırmacı ve katılımcı, evrensel standartlarda mesleki yetkinliğe
sahip meslek elemanları ve teknikerler yetiştirerek müşteri memnuniyetini sağlamak ve Kalite
Yönetim Sistemimizi sürekli iyileştirerek etkinliğini artırmaktır.
5.4. Planlama
5.4.1. Kalite Hedefleri
Üst yönetim, Yüksekokulumuz kalite politikasına uygun hizmetlerin sağlanması için kanunlara,
yönetmeliklere, sözleşmelere ve şartnamelere uygun olarak kalite yönetim sistemi içerisinde planlanan
prosesleri gerçekleştirir. Bu amaçla Yönetimin Gözden Geçirme toplantısında ilgili birim
sorumlularının katılımı ile özellikle akademik takvim dikkate alınarak, kalite politikasındaki ana
amaçları destekleyecek şekilde kalite hedefleri oluşturulur. Kalite hedeflerinin ölçülebilir ve ulaşılabilir
olmasına dikkat edilir. Belirlenen kalite hedeflerinde herhangi bir sapma olduğunda geriye kalan zaman
periyodu içinde hedefler mevcut şartlar dikkate alınarak revize edilir. Üst yönetim hedeflere ulaşmada
gerekli kaynağı temin ederek, planlanan hedeflere ulaşılmasını sağlar. Kalite hedefleri; Yönetimin
Gözden Geçirme toplantılarında, stratejik plana uygun olarak her bir proses için belirlenmektedir. Bu
hedefler her bir prosesin kendine ait Performans Kriterleri Takip Tablosunda izlenmektedir.
5.4.2. Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması
Kalite yönetim sisteminin planlanması, sistemin başarılı olarak gerçekleştirilmesi amacıyla;
proseslerin etkin çalışması, gerekli prosedürlerin hazırlanması, ihtiyaç duyulan kaynakların temini ve
sürekli iyileştirme için kalite hedeflerinin belirlenmesini ve güncellenmesini içerir. Kalite yönetim
sisteminde değişiklikler planlanıp uygulandığında, kalite yönetim sisteminin bütünlüğünün
sürdürülmesi amacıyla kullanılan tüm yöntemler, şartları yerine getirmek için oluşturulan ilgili
dokümanlarda tanımlanmıştır.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
12
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
Kalite yönetim sistemimizi oluşturan tüm faaliyetler ve prosesler dokümante edilmiş,
uygulanması, sürdürülmesi ve sürekli iyileştirilmesi için proseslerin izlenmesi ve ölçülmesinde
kullanılacak yöntemler belirlenmiştir. Kalite hedeflerimize ulaşılmasını sağlamak için ihtiyaç duyulan
kaynaklar, kalite yönetim sistemi içinde belirlenmiştir. Kalite yönetim sisteminin planlanması;
hedefler, müşteri beklentileri, bilimsel ve teknolojik gelişmeler, proses ve hizmet performans değerleri,
çalışanların önerileri ve iyileştirme fırsatları göz önünde bulundurularak yapılır. Kalite yönetim
sisteminde yapılan değişikliklerin sistemin bütünlüğü ve etkinliğine yapabilecekleri olası olumsuz
etkilerinin önlenmesi, periyodik gözden geçirilme, performans izleme ve iç tetkikler ile güvence altına
alınır.
5.5. Sorumluluk, Yetki ve İletişim
5.5.1. Sor umluluk ve Yetki
Yüksekokulumuzun organizasyon yapısı ve işleyişi, yetki ve sorumluluklar, kalite yönetim
sistemi ile ilgili sorumlulukların aksatılmadan yerine getirilmesi, yeterlilik ve vekalet sistemi
oluşturulması Organizasyon El Kitabı’nda tanımlanmıştır (Bkz. EK 2: Organizasyon El Kitabı).
5.5.2. Yönetim Temsilcisi
Üst yönetim; yönetimden bir üyeyi, diğer sorumluluk alanlarının yanı sıra aşağıda belirtilen
yetki ve sorumluluklarla Yönetim Temsilcisi olarak atar.












Kalite yönetim sistemi için gerekli olan proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve
sürekliliğini sağlamak
Kalite yönetim sisteminin performansının iyileştirilmesi ve geliştirilmesi için gerekli konuları
Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında üst yönetime rapor etmek
Kalite sisteminde yer alan dokümanların etkin şekilde hazırlanması, korunması ve
kullanılmasını sağlamak
Müşteri isteklerinin bilincinde olunması ve bunun yaygınlaştırılmasını sağlamak
İlgili taraflar arasında koordinasyonu sağlamak
Gerekli görülen kişi ve kurumlarla iş birliği yapmak
İç tetkik planlarını hazırlayıp uygulanmasını sağlamak
İzlenebilirliğin etkin işletilmesini sağlamak
Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin koordinasyonunu sağlamak, düzeltici ve önleyici faaliyetleri
başlatmak, takip etmek ve sonuçlandırmak
Sisteme yönelik eğitimlerin planlanmasını ve uygulanmasını sağlamak
Kalite yönetim sisteminin etkinliği açısından istatistiksel yöntemlerin uygulanmasını sağlamak
Kalite yönetim sistemi ile ilgili genel uygulamalarda veya hizmet gerçekleştirme sürecinde
ortaya çıkan hataların düzeltilmesi ve sürekli gelişimi için gerekli gördüğü çalışmaları yapmak.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
13
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
5.5.3. İç İletişim
Yüksekokulumuzda, kalite yönetim sisteminin etkinliğini güvence altına almak için günlük
faaliyetlerin bir parçası olan iç iletişim sistemi oluşturulmuştur. İç iletişim sistemi çerçevesinde, iç ve
dış müşterilere aşağıda belirtilen konular hakkında bilgilendirilme yapılmaktadır.






Kalite politikası ve hedefleri
Yeni atamalar, görev değişiklikleri vb. personel bilgileri
Düzeltici ve önleyici faaliyet planları
Proses performans kriterleri
Kalite yönetim sistemi uygulama planları (eğitim, iç tetkik, vb.)
Kalite yönetim sistemi ile ilgili diğer yönetsel kararlar
İç iletişimde etkinliği sağlamak amacıyla, aşağıda belirtilen iletişim araçları uygun birleşimlerle
kullanılır. Hangi iletişim aracının kullanılacağına konunun içeriği, zaman, alıcının konumu vb.
faktörlere göre karar verilir.






Telefon
Sözlü bildirimler
İç yazışmalar
Düzenli toplantılar
Elektronik iletişim yöntemleri
Diğer
5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi
5.6.1. Genel
Yüksekokulumuz, kalite yönetim sistemini ve bu sistemin devamlılığının, yeterliliğinin ve
etkinliğinin sağlanıp sağlanmadığını YGG toplantısı ile izler. Bu toplantı; yılda en az bir kez Yönetim
Temsilcisi’nin bir hafta önceden toplantının tarihini ve gündemini belirten duyuru formu ile
Yüksekokul Müdürü ve Yüksekokul Müdürü’nün uygun göreceği duyuru formundaki diğer personelin
katılımı ile yapılır. Ayrıca ihtiyaç duyulduğu durumlarda Yönetim Temsilcisi ya da Yüksekokul
Müdürü’nün isteği doğrultusunda YGG toplantısı yapılır. Yüksekokulumuz üst yönetimi, sistemin
performansını gözden geçirirken, Kalite Hedefleri, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri doğrultusunda
Kalite Yönetim Sistemi’nin ihtiyaç duyduğu değişiklikleri göz önüne alır. YGG ile ilgili kayıtlar, “202
Kayıtların Kontrolü Prosedürü”ne göre muhafaza edilir. Toplantıya katılamayacaklar gerekçelerini
yazılı olarak Yönetim Temsilcisi’ne verir. Herhangi bir sebepten dolayı toplantı gerçekleşmezse
Yüksekokul Müdürü’nün onayı ile Yönetim Temsilcisi yeni toplantı tarihini belirler. Toplantı duyurusu
ve alınan kararlara ait bilgiler destek dokümanlarda belirtilmiştir.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
14
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
5.6.2. Gözden Geçirme Girdisi












YGG toplantısına girdi teşkil edecek bilgiler aşağıda belirtilen konuları içerir:
Kalite politikasının uygunluğu
İç ve dış tetkik sonuçları
İç ve dış müşteri geri bildirimleri
Proses performansları ve sunulan hizmetlerin uygunluğu
Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin durumu
Bir önceki gözden geçirme kararlarının uygulama ve hayata geçiş durumları
Kalite yönetim sitemini etkileyebilecek örgütsel ve işlevsel değişiklikler
Stratejik Plan
Mukayeseler
Yasa ve yönetmeliklerdeki değişiklikler
İyileştirme için öneriler
Yönetim tarafından önemli görülen diğer konular
5.6.3. Gözden Geçirme Çıktısı







YGG toplantısının çıktısı, aşağıdaki konularla ilgili kararları ve faaliyetleri içerir:
Kalite yönetim sistemi ve proseslerin etkinliğine yönelik iyileştirmeler
Müşteri ihtiyaç ve beklentilerine yönelik iyileştirmeler
Kaynak ihtiyaçlarının (insan kaynakları, finansal kaynaklar, fiziki altyapı vb.) belirlenmesi
İyileştirme ve geliştirme fırsatlarına yönelik faaliyetlerin belirlenmesi
Stratejik planlama için gerekli bazı verilerin sağlanması
Toplantı sonrası yeni döneme ait kararların uygulamaya alınması
Toplantıda alınan kararlarla ilgili rapor, katılanlara ve alınan kararlarla ilgili sorumlu olan
birimlere Yönetim Temsilcisi tarafından imza karşılığı verilir.
6. KAYNAK YÖNETİMİ
6.1. Kaynaklar ın Sağlanması
Kalite yönetim sistemini uygulamak, sürdürmek, etkinliğini sürekli iyileştirmek ve müşteri
isteklerinin karşılanması yolu ile müşteri memnuniyetini arttırmak için gerekli olan kaynaklar; insan
kaynakları, bilgi ve teknoloji, çalışma ortamı şartları (fiziki altyapı), finansal kaynaklar, çevresel
değerler vb. kapsar. Düşünülen kaynaklar kalite yönetim sistemini uygulamak, uygulamayı sürdürmek,
etkinliğini sürekli artırmak ve müşteri isteklerini karşılayarak müşteri tatminini sağlamak için,
personelin görevlendirilmesi dahil olmak üzere gerekli olan tüm kaynakları içerir.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
15
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
Yönetim Temsilcisi, kalite yönetim sistemi elemanları için gerekli kaynakları belirler ve üst
yönetimden talep eder. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin uygulanabilmesi için gerekli kaynaklar, YGG
toplantısında gözden geçirilmekte, organizasyonun belirlenen hedeflere ulaşması ve sürekli gelişimi
için gerekli olan kaynaklar tanımlanarak temin edilmektedir.
6.2. İnsan Kaynaklar ı
6.2.1. Genel
Bir örgütte insan kaynakları, işleri yapan temel unsur olduğundan, hizmet şartlarına uygunluğu
direkt olarak etkilemektedir. Kalite yönetim sisteminin etkinliği açısından personelin; uygun eğitim,
öğrenim, beceri ve deneyim yönünden yeterli olması gerekmektedir. İnsan kaynaklarında istenen
nitelikler yasalar, yönetmelikler ve ilgili dokümanlarda (EK 2: Organizasyon El Kitabında)
belirlenmiştir. Personel ihtiyacı belirtilen nitelikler doğrultusunda karşılanır. Yüksekokulumuza yeni
atanan personelin göreve başlamasında, kalite yönetim sistemi açısından bilgi, beceri ve deneyim
uygunluğu değerlendirilir ve mevcut niteliklerinin geliştirilmesi için gerekli destek sağlanır. Bu
kapsamda eğitim çalışmaları yapılır ve etkinliğinin sürekliliği sağlanır.
6.2.2. Yeter lilik, Eğitim ve Far kındalık
Yeter lilik
Hizmet şartlarına uygunluğu etkileyen faaliyetleri yürüten personelin sahip olması gereken
yeterlilik, ilgili yasalarda, yönetmeliklerde ve üniversite senato ve yönetim kurulu kararlarında
tanımlanmıştır (Bkz. EK 2: Organizasyon El Kitabı).
Eğitim
Kalite yönetim sisteminin sürekliliğinin sağlanması ve sürekli geliştirilmesi amacıyla, şartlara
uygunluğu etkileyen faaliyetleri yöneten, uygulayan ve doğrulayan tüm personel için her yıl eğitim
ihtiyaçları belirlenir. Bu amaçla “445 Yıllık Hizmet İçi Eğitim Planı Formu”na esas teşkil edecek
eğitim konularının belirlenmesi için “419 Hizmet İçi Eğitim Talep Formu” tüm birim sorumlularına her
yılın Ocak ayında dağıtılır. Gelen talepler Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir ve “445 Yıllık
Hizmet İçi Eğitim Planı” hazırlanarak Yüksekokul Müdürüne onaylattırılır. Hazırlanan eğitim planı
onaylandıktan sonra yayınlanarak ilgili personele uygun iletişim araçları ile duyurulur. Ayrıca, gerekli
görüldüğü durumlarda yılın herhangi bir zamanında iç veya dış eğitim ihtiyacı, birim sorumluları
tarafından talep edilebilir.
Yönetim Temsilcisi bu eğitimin gerekliliği konusunda karar vererek, Yüksekokul Müdürü’nün
onayı ile “445 Yıllık Hizmet İçi Eğitim Planı”na ekler. Yüksekokulumuzda yeni göreve başlayan
personele oryantasyon eğitimi, ilgili birim sorumlusu tarafından verilir ve kayıtları yönetim temsilcisi
tarafından tutulur. Böylece hizmetin gerçekleştirilmesi sürecinde; kalite seviyesinin yükseltilmesi,
uygunsuzlukların ve müşteri şikayetlerinin azaltılması veya tamamen yok edilmesi şeklinde katkı
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
16
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
sağlanır. Eğitime katılmış olan personelin eğitime katılım formları veya sertifikaları “420 Hizmet İçi
Eğitim Takip Formu”na işlenir. Personelin aldığı eğitimlerin amacına ulaşma derecesi, eğitici
tarafından anket, gözlem vb. yöntemler kullanılarak değerlendirilir. Eğitimin etkisinin beklenenden
düşük çıkması durumunda bunun nedenleri araştırılır ve bu nedenlere uygun düzeltici önlemler
uygulamaya konur, gerektiğinde eğitimler tekrarlanır.
Far kındalık
Personelin yaptığı faaliyetlerin öneminin ve uygunluğunun farkında olması ve kalite
hedeflerinin başarılması için yapması gereken katkılar, duyurular, toplantılar ve eğitimlerle
sağlanmaktadır. Öğrenim, eğitim-öğretim, beceri ve deneyim ile ilgili kayıtlar, “202 Kayıtların
Kontrolü Prosedürü”ne göre muhafaza edilir.
6.3. Altyapı
Kalite yönetim sisteminin etkin çalışması; hizmetle ilgili gerekli şartları sağlayan bina, çalışma
alanları, araçlar, destek hizmetleri, alt yapı ihtiyaçlarının temini ve belirlenen şartlara uygunluğunu
sağlamak için gerekli olan (bakım, onarım, ulaştırma, iletişim, bilgi sistemleri, teknik hizmetler gibi) alt
yapıyı oluşturan unsurlar, üst yönetim tarafından sağlanmaktadır. Bu madde ile ilgili sorumluluk, “108
Çalışma Ortamının İyileştirilmesi Prosesi”nde dokümante edilmiştir.
6.4. Çalışma Ortamı
Faaliyetlerimizin şartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli olan çalışma ortamı şartları
oluşturulmuştur. Hizmet sürecinde tüm çalışanların, kanunlarla belirlenmiş kurallara uymaları,
sözleşmede belirlenen şartlara uygun çalışmaları sağlanmakta ve kontrol edilmektedir. Bu madde ile
ilgili sorumluluk, “108 Çalışma Ortamının İyileştirilmesi Prosesi”nde dokümante edilmiştir.
7. ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRME
7.1. Ür ün Ger çekleştirmenin Planlanması
Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli prosesler belirlenmiş, planlanmış ve uygulanmaktadır.
Bu amaçla oluşturulan prosesler kalite yönetim sisteminde tanımlanan prosedürler, talimatlar ile
uyumlu olacak şekilde planlanmıştır.
Hizmet gerçekleştirmenin planlamasında;


Hizmet için istenen kalite hedefleri oluşturulan dokümanlarda belirtilmiştir.
Prosesler ve bu doğrultuda gerekli dokümanlar oluşturulmuş ve hizmet için gerekli kaynaklar
sağlanmıştır.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
17
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ



25.01.2013
Hizmete özgü gerekli doğrulama, geçerli kılma, izleme, ölçme, kalite kontrol faaliyetleri ile
ilgili kriterler, dokümanlarda belirlenmiştir.
Hizmet gerçekleştirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen şartların karşılandığına
dair kanıtları sağlamak için gereken kayıtlar tutulmakta ve muhafaza edilmektedir.
Hizmetin gerçekleştirilmesi planlanmasının çıktıları, doküman yönetimi ile ilgili olarak
belirlenmiş yöntemlere uygun olacak şekilde oluşturulmuş ve “101 Öğretim Hizmetleri
Prosesi”nde dokümante edilmiştir.
7.2. Müşteri İle İlişkili Prosesler
7.2.1. Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi
Hizmete bağlı şartların belirlenmesi; yasalar, yönetmelikler, Rektörlük ve Yüksekokul yönetimi
tarafından aktarılan talimatlar doğrultusunda belirlenir. Ayrıca hizmete bağlı şartlar, müşterilerimizin
saptanan beklentilerini karşılayabilecek şekilde oluşturulur. Müşteri beklentileri çeşitli yöntemlerle
(anket, yüz yüze görüşme, web sayfası, öneri sistemi, sözleşme vb.) belirlenir.
7.2.2. Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi
Hizmet ile ilgili şartların tespiti için yapılan çalışmalar (yukarıda açıklandığı şekilde) aşağıda
tanımlanan asgari şartları sağlayacak şekilde, hizmeti sağlamayı taahhüt etmeden önce, değerlendirilir.



Hizmetin özelliklerinin somut olarak ifade edilmesi,
Hizmetin özellikleri ile ilgili görüş ayrılıklarının çözülmesi
Yüksekokulumuzun tanımlanmış şartları karşılama için yeterliliği
Hizmet ile ilgili değişiklik ihtiyacı ortaya çıktığında, değişiklik ile ilgili değerlendirme ve
planlama çalışmasının tekrarı sağlanarak, tüm ilgili çalışanların bilgilendirilmesi ve değişiklik ile ilgili
gerekliliklerin sağlanması güvence altına alınır. Gözden geçirme sonuçları ve varsa değişikliklere
ilişkin kayıtlar muhafaza edilir. Hizmetle ilgili şartlar değiştiğinde Yüksekokulumuz, ilgili
dokümanların değişmesini ve ilgili personelin haberdar edilmesini sağlar.
7.2.3. Müşteri İle İletişim
Yüksekokulumuz, sözleşme imzaladığı müşterileri için, müşteri dosyaları oluşturarak iletişimin
yazılı olarak yapılmasını, ilgili proseslerde zorunluluk olarak belirlemiş ve sorumluluklar da
tanımlamıştır. Müşteriler tarafından gelecek taleplere ilişkin geri bildirim bilgileri, sözleşme
değişiklikleri, denetimler, toplantı istekleri ve diğer talepleri gözden geçirilerek dokümante
edilmektedir. Tüm idari ve ticari yazışmalar yazılı olarak yapılarak, iletişim ve hizmet kalitesi güvence
altına alınmıştır. Müşterilerin hizmet ile ilgili geri bildirim ve şikayetleri değerlendirilmektedir. Müşteri
memnuniyetinin ölçülmesi (8.2.1. Müşteri Memnuniyeti) maddesinde daha detaylı olarak açıklanmıştır.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
18
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
7.3. Tasar ım Ve Geliştirme
Yüksekokulumuzda öğretim hizmetlerinin tasarım ve gelişimi üst kuruluşlarca (Rektörlük
makamı, YÖK ve diğer kurumlar) belirlendiğinden, Tasarım ve Geliştirme maddesi kapsam dışı
bırakılmıştır.
7.4. Satın Alma
7.4.1. Satın Alma Pr osesi
Yüksekokulumuzun satın alacağı hizmet ve ürünlerin, belirlenen satın alma şartlarına
uygunluğunu sağlamak amacıyla, gerekli işlemler satın alma talimatı ile dokümante edilmiştir (Bkz.
30205 Satın Alma Talimatı). Satın alınan ürünlerin Kalite Kontrolleri, Muayene ve Kabul Komisyonu
tarafından, uygunluk bakımından kontrol edilir. Sonuçlar üniversitenin online çalışan (intranet)
bilgisayar programı üzerinden işlenir. Yüksekokulumuz çalışmakta olduğu ve yeni çalışmaya başladığı
tedarikçilerin, satın alma şartlarına uymalarını ve performanslarını değerlendirir. Bu değerlendirmelere
ilişkin kayıtları muhafaza eder (Bkz. 30206 Tedarikçi Değerlendirme Talimatı).
7.4.2. Satın Alma Bilgisi
Satın alınacak ürün ve hizmetlerin teknik özelliklerini tanımlayan satın alma şartları, sipariş
sırasında oluşabilecek yanlış anlamaları önleyecek kapsamda açıklayıcı bilgileri içerir. Satın alma
şartları, şartnamede ve yapılan sözleşmelerde belirtilir (Bkz. 30205 Satın Alma Talimatı).
7.4.3. Satın Alınan Ür ünün Doğrulanması
Satın alınan ürünlerin girdi kalite kontrolleri, Muayene ve kabul komisyonunca uygunluk
bakımından kontrol edilir. Yapılan kontrol işlemleri sonucunda söz konusu ürün ve hizmetler
belirlenen koşulları sağlıyor ise tüm belgeleri eksiksiz olarak satın alma sorumlusuna ulaştırılır.
Koşulları sağlamayan veya reddedilen malzemelerle ilgili olarak, tedarikçi firmalar bilgilendirilir ve
gerekiyorsa iade işlemi başlatılır. Tedarikçiler fiyat, teslimat süresi ve şekli, şartlara uygunluk, kalite
yönetim sisteminin varlığı vb. kriterlere göre değerlendirilmektedir.
7.5. Ür etim ve Hizmetin Sunumu
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
19
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
7.5.1. Ür etim ve Hizmetin Sunumunun Kontrolü
Yüksekokulumuz hizmetin sunumu için gerekli faaliyetleri; yasalar, yönetmelikler, sözleşmeler,
şartnameler ve oluşturduğumuz dokümanlar doğrultusunda planlar ve yürütür. Proje çalışmalarının,
şartname ve sözleşme şartları çerçevesi içinde yerine getirilmesi sağlanmakta ve kontrol edilmektedir.
Yüksekokulumuzda hizmet sunumuna yönelik faaliyetler aşağıdaki şekilde belirlenmiş ve
uygulanmaktadır.
• Hizmetin özelliklerini açıklayan bilgilerin bulunabilirliği sağlanmaktadır.
• Hizmetin yerine getirilmesi ile ilgili yasalar, yönetmelikler, sözleşmeler ve şartnamelerde belirtilen
şartlar uygulama alanında bulundurulmakta ve ilgili taraflara açıklanmaktadır.
• Hizmet yapılırken proses, prosedür ve çalışma talimatı gereksinimi varsa bu dokümanların da
uygulama alanında bulunması sağlanmaktadır.
• İnsan kaynaklarının, yasalara, yönetmeliklere ve sözleşmelere uygun çalışmaları sağlanmakta ve
Yüksekokul yönetimi tarafından Organizasyon El Kitabında olduğu gibi izlenmektedir.
• Hizmetin yerine getirilmesinde uygun donanım kullanılmakta ve faaliyetlerde yeterliliğin devamını
sağlamak için kullanılan bu donanımların gerektiğinde bakım-onarımları yapılmakta ve kayıtları
tutulmaktadır (Bkz. 432 Bakım Onarım Takip Formu).
• Hizmetin sunumunda izleme, ölçme ve geri bildirim uygulamaları yapılmaktadır.
7.5.2. Ür etim ve Hizmetin Sunumu İçin Proseslerin Geçerli Kılınması
Doğrulanamayan bir çıktımız olmadığından, Üretim ve Hizmet Sağlanması için Proseslerin
geçerliliği maddesi hariç tutulmuştur.
7.5.3. Tanımlama ve İzlenebilirlik
Personel, öğrenci ve demirbaşlar sırasıyla kurum sicil numarası, okul numarası, demirbaş kayıt
numarası ile tanımlanarak belirlenir ve izlenir. Satın alınan malzemeler depoda tanımlı ve tasnifli
olarak bulundurulur.
7.5.4. Müşteri Mülkiyeti
Öğrencilerimizden kayıt esnasında alınan belgeler dosyalarında uygun şartlarda korunur.
7.5.5. Ür ünün Muhafazası
Yüksekokulumuz faaliyetlerinde kullanılan ve hizmetin kalitesini etkileyen bütün araçlar; sınav
kağıtları, projeler, yazılımlar vb. arşivde belirlenen yasal süre kadar muhafaza edilir.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
20
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
7.6. İzleme ve Ölçme Donanımının Kontr olü
Yüksekokulumuzda izleme ve ölçme cihazları bulunmadığından kapsam dışı bırakılmıştır.
8. ÖLÇME, ANALİZ ve İYİLEŞTİRME
8.1. Genel
Yüksekokulumuz, aşağıdaki faaliyetler için gerekli olan izleme, ölçme, analiz ve iyileştirme
çalışmaları için gerekli olan “301 Veri Toplama ve Analiz Talimatı”nı hazırlamış ve uygulamaktadır.



Belirlenen hizmet şartlarına uygunluğu göstermek
Kalite yönetim sisteminin uygunluğunu sağlamak
Kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek
Bu amaçla, müşteri şikayetleri, müşteri memnuniyeti anket sonuçları, tetkik sonuçları ve proses
performans göstergeleri vb. geri bildirimler, istatistiksel teknikler de dahil olmak üzere kalite
iyileştirme araç ve teknikleri ile analiz edilir ve iyileştirme amaçlı düzeltici ve önleyici faaliyetlerin
planlanması için kullanılır.
8.2. İzleme ve Ölçme
8.2.1. Müşteri Memnuniyeti
Kalite yönetim sistemi performansının ölçümlerinden biri olarak, Yüksekokulumuz, müşteri
istek ve beklentilerinin karşılanıp karşılanmadığı hakkındaki müşteri algılaması ile ilgili bilgileri
izlemektedir. Müşteri memnuniyeti düzeyini izlemek için gerekli bu bilgileri elde etmek ve
değerlendirmek için anket, yüz yüze ve telefonla görüşme, internet ortamından alınan geri bildirimler
vb. yöntemler kullanılmaktadır. Bu yöntemlerle elde edilen veriler analiz edilerek, ulaşılan sonuçlar
değerlendirilmekte ve müşteri geri bildirimleri uygun yöntemlerle en kısa sürede işleme konmaktadır.
Müşteri memnuniyeti anketleri ( “429 Sosyal Faaliyet Sonrası Öğrenci Memnuniyeti Anket Formu”,
“430 Konukevi Hizmet Değerlendirme Formu” ve “ Öğrenci Değerlendirme Anketi* ”) en az yılda bir
kez yapılır. Elde edilen bilgilere göre müşteriler tarafından beğenilmeyen konuların düzeltilmesi
ve/veya geliştirilmesi için gerekli şartları belirleyen dokümantasyon oluşturulmuştur (Bkz. 204
Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü).
* Öğrenci değerlendirme anketi, rektörlük makamı tarafından dönem sonlarında elektronik ortamdan
uygulanmaktadır.
8.2.2. İç Tetkik
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
21
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
Yüksekokulumuz, kalite yönetim sisteminin; planlanmış düzenlemelere ve kalite yönetim
sistemi şartlarına göre etkin biçimde uygulandığının ve sürdürüldüğünün belirlenebilmesi için planlı
aralıklarla veya gerek görüldüğünde plan dışı iç tetkikler uygular. Planlı iç tetkik yönetim temsilcisi
tarafından, YGG toplantısından en az bir hafta önce sonuçlandıracak şekilde, yılda en az bir kez
planlanır ve Yüksekokul Müdürü’ne onaylatılarak, tüm birimlere duyurulur. Yönetim Temsilcisi iç
tetkik programını; birimlerle ilgili geçmiş tetkik sonuçlarını, tetkik edilecek birimlerin iş yoğunluğunu
ve önem durumlarını da göz önüne alarak; tetkik edilecek birimler, iç tetkikçiler, ilgili dokümanlar ve
tetkik tarihlerini içerecek şekilde oluşturur. Oluşturulan iç tetkik prosedüründe; iç tetkik programı,
şekli, tetkik kriterleri (tetkikte alınması gereken referans dokümanlar, yüksekokulumuz tarafından
ortaya konan şartlar), tetkikin kapsamı, sıklığı ve uygulanacak yöntemler belirtilir. İç tetkik “203 İç
Tetkik Prosedürü” ne göre yapılır.
İç tetkikçiler, iç tetkik eğitim alanların içinden kendi yaptığı faaliyeti tetkik etmeyecek şekilde
seçilir. Tetkik proseslerinin objektifliğinin korunması amacıyla çıkar çatışmasında olan proseslerin
çalışanları birbirine gönderilmez. Tetkikçiler, planlanan tarihten en az bir hafta önce ilgili birim ile
iletişim kurar ve teyitleşir. Tetkikçi, Yönetim Temsilcisinin hazırlamış olduğu ve standart şartlarını
minimum kapsayan soru listelerinin yardımıyla ve tetkikten önce ilgili birim dokümanlarını gözden
geçirerek, hazırlayacağı referans bilgilerin doğrultusunda tetkiki yürütür.
Tetkikçi ilgili birim sorumlusuyla bir açılış toplantısı yapar. Tetkikin amacını, kapsamını
açıklar. İlgili birim sorumlusundan bir rehber tayin etmesini ister ve bizzat işi yapan personelle
görüşerek, doküman ve kayıtlarına bakarak, proses ve çalışma ortamını gözlemleyerek tetkiki yürütür.
İç tetkikçi, uygunluk veya uygunsuzluk şeklindeki bulgularını, objektif delilleriyle rapor eder ve
uygunsuzluk tespit edilmişse, tetkik edilen birim sorumlusunun dikkatine sunar. İlgili birim sorumlusu
uygunsuzluğun nedenlerinin ortadan kaldırılması için gecikmeden düzeltici faaliyeti belirler ve
uygulamaya koyar. Bu uygunsuzlukla ilgili düzeltici faaliyetlerin takibi ise aynı iç tetkikçi tarafından
ya da Yönetim Temsilcisi’nin belirleyeceği kişilerce yapılır ve sonuçlar kaydedilir. Tetkik sonuçlarıyla
ilgili kayıtlar 202 Kayıtların Kontrolü Prosedürü’ne göre muhafaza edilir. Tetkik sonucunda bulunan
uygunsuzluklarla ilgili faaliyetler ise 204 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü’ne göre yerine
getirilir.
8.2.3. Pr osesler in İzlenmesi ve Ölçülmesi
Yüksekokulumuz, kalite yönetim sistemi proseslerinin planlanan sonuçlara ulaşıp
ulaşamadığının izlenmesini ve ölçülmesini “418 Proses İzleme ve Hedef Tabloları”nda belirtilen
kriterlere göre yapar. Öngörülen hedefe ulaşılamamışsa gerekli bulunan düzeltici faaliyetleri, “204
Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü”ne göre başlatır. Kayıtlar, “202 Kayıtların Kontrolü
Prosedürü”ne göre muhafaza edilir.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
22
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
8.2.4. Ür ünün İzlenmesi ve Ölçülmesi
Yüksekokulumuz, hizmet şartlarının yerine getirildiğini doğrulamak için hizmetin özellikleri ile
uyumlu olarak çeşitli aşamalarda uygun yöntemlerle izleme ve ölçme yapar. Bu amaçla (“418 Proses
İzleme ve Hedef Tablosu Formu”, “429 Sosyal Faaliyet Sonrası Öğrenci Memnuniyeti Anket Formu”,
“430 Konukevi Hizmet Değerlendirme Formu” ve “Öğrenci Değerlendirme Anketi”) kullanılır. Bu
izleme ve ölçme, hizmet gerçekleştirme prosesinde ortaya konulan ve planlanan düzenlemelere
(kaynaklar, yöntemler, personel) göre yapılır. Uygunsuzluklar konusunda “205 Uygun Olmayan
Hizmet Kontrolü Prosedürü” doğrultusunda işlem yapılır. Bu izleme ve ölçmelerle ilgili oluşan kayıtlar
“202 Kayıtların Kontrolü Prosedürü”ne göre muhafaza edilir. Proses performans kriterleri aynı
zamanda hizmet kalite kriterlerini de oluşturur. Proseslerin izlenmesi hizmetin de izlenmesi anlamına
gelir.
8.3. Uygun Olmayan Ür ünün Kontr olü
Yüksekokulumuzda, belirlenen şartlara uygun olmayan hizmetlerin kontrolü, kalite yönetim
sisteminin etkinliği açısından gerekli görülmektedir. Bu amaçla şartlara uygun olmayan hizmetlerin,
tanımlanması ve kontrol edilmesi sağlanmaktadır. Kalite yönetim sistemi uygulamalarında hizmet
proseslerinde belirlenen herhangi bir uygunsuzlukta, “205 Uygun Olmayan Hizmet Kontrolü
Prosedürü”ne göre işlem yapılır. Uygun olmayan hizmetlerin sebepleri araştırılarak “204 Düzeltici ve
Önleyici Faaliyet Prosedürü”ne göre gerekli işlemler yapılır ve uygun olmayan hizmetlerle ilgili
kayıtlar “202 Kayıtların Kontrolü Prosedürü”ne göre muhafaza edilir.
8.4. Ver i Analizi
Yüksekokulumuz, kalite yönetim sisteminin etkinliğini ve uygunluğunu göstermek ve kalite
yönetim sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesinin nerelerde yapılacağını değerlendirmek için
gerekli verileri belirler, toplar ve analiz eder. Bu analiz süreci; izleme ve ölçme sonuçlarından ve diğer
ilgili kaynaklardan elde edilen verilerin, istatistiksel yöntemler de dahil olmak üzere uygun ve geçerli
yöntemlerle değerlendirilmesini içerir. Veri analizi aşağıdaki konularla ilgili bilgileri sağlamaktadır:







Müşteri memnuniyeti
Sunulan hizmetlerin istenen şartlara uygunluğu
Prosesler ve hizmetlerin özellikleri ve eğilimleri
Düzeltici ve önleyici faaliyet bilgileri
Çalışanların performansları
Öğrencilerin performansları
Tedarikçilerin performansları
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
23
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ


25.01.2013
Diğer ilgili veriler toplanır ve istatistiksel yöntemler de dahil olmak üzere uygun ve geçerli
yöntemler ile analiz edilir.
Analiz sonuçlarına göre gerekli iyileştirmeler planlanır ve yapılır (Bkz. 301 Veri Toplama ve
Analiz Talimatı).
8.5. İyileştir me
8.5.1. Sür ekli İyileştirme
Yüksekokulumuz, üst yönetimin dokümante ettiği kalite politikasını, kalite hedeflerini, tetkik
sonuçlarını, verilerin analizini, düzeltici ve önleyici faaliyetleri ve yönetimin gözden geçirmesini
kullanarak, kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmektedir (Bkz. 204 Düzeltici ve
Önleyici Faaliyet Prosedürü).
8.5.2. Düzeltici Faaliyet
Yüksekokulumuz, uygunsuzlukların tekrarını önlemek amacıyla, uygunsuzlukların nedenini
giderecek düzeltici faaliyetleri yapmaktadır. Düzeltici faaliyetler, karşılaşılan uygunsuzlukların
kapsamına ve etkilerine uygun yapılmaktadır. Düzeltici faaliyetler aşağıda belirtilen şekilde iki
bölümde yürütülmektedir. Birincisi, müşteri geri bildirimleri ve hizmette oluşan uygunsuzlukların
birim sorumluları tarafından ortaya konması ve gözden geçirilmesidir. İkincisi, kalite yönetim sistemi
kapsamındaki uygunsuzlukların yönetim temsilcisi veya üst yönetim tarafından ortaya konması ve
gözden geçirilmesidir. Uygunsuzlukların tekrarlanmaması için düzeltici faaliyetlerin hangi birim
ilgilendirdiği değerlendirilir. Düzeltici faaliyetlerin yapılacağı birim sorumlusuyla beraber gerekli
düzeltici faaliyetler belirlenir ve başlatılır. Başlatılan bu düzeltici faaliyetlerin takibi ve gözden
geçirilmesi üst yönetimin, yönetim temsilcisinin veya ilgili birim sorumlusunun belirleyeceği kişi veya
kişilerce yapılır. Sonuçları “407 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Takip Formu”na kaydedilir. Takibi aynı
form üzerinden yapılır (Bkz. 204 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü).
8.5.3. Önleyici Faaliyet
Yüksekokulumuz, potansiyel uygunsuzlukların oluşmasını önlemek için bunların nedenlerini
ortadan kaldıracak faaliyetleri belirlemektedir. Önleyici faaliyetler potansiyel uygunsuzlukların
muhtemel etkilerine uygun olarak belirlenir. Önleyici faaliyetler, bu konuda dokümante edilen
prosedüre göre, potansiyel uygunsuzlukların bir daha oluşmaması için potansiyel uygunsuzluğun
giderilebileceği düzeyde aşağıda belirtildiği şekilde yürütülür. Proseslerde ve hizmette oluşabilecek
potansiyel uygunsuzluklar, ilgili birim sorumluları tarafından gözden geçirilir. Kalite yönetim sistemi
kapsamındaki potansiyel uygunsuzluklar ise yönetim temsilcisi ve üst yönetim tarafından gözden
geçirilir ve ortaya konur.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
24
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
Potansiyel uygunsuzlukların tekrarlanmaması için önleyici faaliyetin hangi birimi ilgilendirdiği
değerlendirilir. Önleyici faaliyetin yapılacağı birim sorumlusuyla beraber gerekli önleyici faaliyetler
belirlenir ve başlatılır. Başlatılan bu önleyici faaliyetlerin takibi ve gözden geçirilmesi üst yönetimin,
yönetim temsilcisinin veya ilgili birim sorumlusunun belirleyeceği kişi veya kişilerce yapılır. Sonuçları
“407 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Takip Formu”na kaydedilir. Takibi aynı form üzerinden yapılır
(Bkz. 204 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü).
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
25
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
EK 1: PROSESLERİN ETKİLEŞİMİ
101
Öğretim Hizmetleri Prosesi
105
Konuk Evi
Prosesi
102
Öğrenci
İşleri Prosesi
Yasalar
Yönetmelikler
Prosedürler
107
Sosyal
Faaliyetler
Prosesi
Talimatlar
108
Çalışma Ortamını
İyileştirme Prosesi
Formlar
106
Kütüphane
Hizmetleri
Prosesi
Sözleşme Şartları
Diğer
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
104
Konfeksiyon
Atölyesi
Prosesi
103
Ahşap
Atölyesi
Prosesi
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
26
Müdür
25.01.2013
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
EK 2: ORGANİ ZASYON EL KİTABI
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
27
Müdür
25.01.2013
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
GÖREV TANIMLARI, YETKİ VE SORUMLULUKLAR
Safranbolu Meslek Yüksekokulu Organizasyon El Kitabı’nın hazırlanmasında, bireysel
organlara ait görev tanımları, üniversitenin isimli yayınında tanımlandığı gibidir*. Bireysel organların
sorumlulukları KYS’nin iyileştirilmesi ve sürekli geliştirilmesini de kapsar. Bu yayında tanımlanmayan
ve KYS için gerekli görülen bireysel organlar ve grup organlar ile ilgili tanımları aşağıda sunulmuştur.
A- Bireysel Organlar
YÖNETİM TEMSİLCİSİ
Ye tkileri:




Kalitenin mevcut veya potansiyel koşullarının yüksek risk altına girdiği hallerde sorumluları
toplantıya çağırmak ve düzeltici/önleyici faaliyet talep etmek.
Birim sorumlularından, kalite ile ilgili verileri istemek.
İç tetkik planı yapmak.
Eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek planlamak.
Sorumlulukları:












Yüksekokul ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminde, kalite yönetim temsilcisi olarak
görev yapar ve kalite sistemi ile ilgili dönemsel rapor hazırlar.
Kalite yönetim sistemi dokümantasyonunun hazırlanmasından ve dağıtımından sorumludur.
Kalite yönetim sistemi iç denetim faaliyetlerini planlar, uygular, izler ve Üst Yönetime rapor
verir.
Kalite politikasının tüm personel tarafından benimsenmesi ile ilgili çalışmalarda bulunur.
Kalite politikasının gerekliliklerine uyulmasını sağlar.
Kalite yönetim sisteminin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi ile ilgili çalışmalarda bulunur.
İç ve dış tetkik sonuçlarına göre düzeltici ve önleyici faaliyetleri başlatır, izler ve
değerlendirir.
Kalite ile ilgili gerekli toplantılara katılır.
Kalite El Kitabını hazırlar ve Yönetimin Gözden Geçirme toplantısında gözden geçirir.
Kalite bilincinin çalışanlar tarafından benimsenmesi için gerekli eğitimleri sağlar.
Her çalışanın yaptığı işin kalitesinden sorumlu tutarak, sorumluluk duygusunu aşılar ve
motivasyonunu temin eder.
Müşteri beklentilerinin karşılanması ile ürün uygunluğunun sağlanmasına yönelik olarak
müşteri adına bilgilendirme faaliyetlerini yürütür.
*
Zonguldak Karaelmas Üniversitesi Norm Kadro Raporu Zonguldak-2006, s.228-239
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
28
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ



25.01.2013
Yüksekokul Müdürü ile koordineli olarak çalışır.
Kalite yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen diğer yetki ve sorumlulukları yerine getirir.
ISO 9001:2008 çalışmaları çerçevesinde Kalite Politikası doğrultusunda çalışmaktan ve
kendisine düşen görevlerden sorumludur.
PROGRAM SORUMLUSU

Programın her düzeyde eğitim-öğretim ve araştırmaları ile programa ait her türlü faaliyeti
düzenli ve verimli bir şekilde yürütmekten sorumludur.
B- Grup Organlar
Grup organlar; bir yönetsel işi grup halinde iken iş görmek üzere görevlendirilen, birden fazla
kişiden oluşan kurul ve komisyonlardan oluşur. Kurul ve/veya komisyon üyeliği bir ek görev olup,
üyeler arasında sıkı bir bilgi ve fikir alış-verişi gerektirir. Yüksekokulumuzda yasalara, yönetmeliklere
ve durumun gerekliliklerine göre, aşağıda belirtilen grup organları oluşturulmuştur.
YÖNETİM KURULU
Kurulun Oluşması: 2547 sayılı yasanın, Üniversitelerarası Kurulun ve Kurula Bağlı Komisyonların
Çalışma Esasları Yönetmeliği’nin 20’nci maddesi (d) bendine göre oluşturulur.
Kurulun Çalışma Yöntemi: Sorun olduğunda toplanarak, konuları görüşür ve karara bağlar. Karar alma
biçimi yasada belirtildiği gibidir.
Kurulun Yetki ve Sorumlulukları: 2547 sayılı yasanın, Üniversitelerarası Kurulun ve Kurula Bağlı
Komisyonların Çalışma Esasları Yönetmeliği’nin 20’nci maddesi (e) bendinde tanımlanan görevleri
yapar.
AKADEMİK VE İDARİ KOMİSYONLAR
Akademik Komisyonlar
1. Eğitim ve Mezuniyet Komisyonu: Yüksekokul Müdürünün görevlendirdiği, bir başkan, iki
asil üye ve bir yedek üyeden oluşur.
Görevleri: Eğitim ve öğretim ile ilgili konularda raporlar hazırlayıp yönetim kuruluna sunmak,
mezun durumundaki öğrencilerin mezuniyetlerine karar vermektir.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
29
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
2. Burs ve Yardım Komisyonu: Yüksekokul Müdürünün görevlendirdiği, bir başkan, iki asil üye
ve bir yedek üyeden oluşur.
Görevleri: Karabük Üniversitesi bursu için öğrenci tespit etmek, diğer burslar için araştırma ve
danışmanlık yapmaktır.
3. Yayın Komisyonu: Yüksekokul Müdürünün görevlendirdiği, bir başkan, iki asil üye ve bir
yedek üyeden oluşur.
Görevleri: Yüksekokulumuz öğretim elemanlarının yayınlayacağı eserleri incelemektir.
İdari Komisyonlar
1. Satın alma Komisyonu: Yüksekokul Müdürünün görevlendirdiği, bir başkan, iki asil üye ve
bir yedek üyeden oluşur. Ayrıca Mal Müdürlüğü’nün görevlendirdiği bir asil ve bir yedek üye
komisyonda yer alır.
Görevleri: Satın alma işlemlerinin yasalara uygun olarak yapılmasını sağlamaktır.
2. Muayene ve Kabul Komisyonu: Yüksekokul Müdürünün görevlendirdiği, bir başkan, iki asil
üye ve bir yedek üyeden oluşur.
Görevleri: Satın alınan veya hibe yoluyla gelen malzemelerin ve yaptırılan işlerin şartnameye
göre kontrol ve kabulünü yapmaktır.
3. Sayım, Arşiv ve Ayniyat Komisyonu: Yüksekokul Müdürünün görevlendirdiği, bir başkan, iki
asil üye ve bir yedek üyeden oluşur.





Görevleri:
Yıllık sayımları yapmak,
Arşiv düzenini sağlamak
Zamanı geçen evrakları imha etmek,
Hibe ve okulumuzda imal edilen malzemelerin değer tespitini yapmak,
Kullanılmayan malzemelerin demirbaş kayıtlarından düşürülmesi işlemlerini gerçekleştirmektir.
4. Sosyal Hizmetler (Yemekhane-Kantin vb.) Komisyonu:
görevlendirdiği, bir başkan, üç asil üye ve bir yedek üyeden oluşur.
Yüksekokul
Müdürünün
Görevleri: Yemekhane ve kantin şartnamelerine göre müstecirlerin denetimini yapmaktır.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
30
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
MESLEKİ YETKİNLİKLER
Yüksekokul Müdürü:
 Karabük Üniversitesi Atama ve Yükselme Kriterleri’ni sağlamış olmak
 Akademik personel olmak
 Rektör tarafından atanmış olmak
Müdür Yardımcısı:
 Akademik personel olmak
 Yüksekokul Müdürü tarafından atanmış olmak
 Rektör tarafından onaylanmış olmak
Bölüm Başkanı:
 Öğretim Üyesi olmak
 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 21. maddesinde belirtilen hiyerarşiye uygun olmak
 Yüksekokul Müdürü’nün önerisi ile rektör tarafından atanmış olmak
Yönetim Temsilcisi:
 Akademik personel olmak
 Kalite Yönetim Sistemi eğitimini almış olmak
 Yüksekokul Müdürü tarafından görevlendirilmiş olmak
Kalite Koordinatörü:
 Akademik personel olmak
 Kalite Yönetim Sistemi eğitimini almış olmak
 Yönetim Temsilcisi’nin önerisi üzerine Yüksekokul Müdürü tarafından görevlendirilmiş olmak
Yüksekokul Sekreteri:
 657 sayılı yasada sıralanan nitelikleri taşımak
 En az önlisans düzeyinde eğitim almış olmak
 En az 8 yıllık hizmet süresini tamamlamış olmak
 Rektör tarafından atanmış olmak
Program Sorumlusu:
 Akademik personel olmak
 Bölümün niteliğine uygun eğitim almış olmak
 Bölüm başkanı veya Yüksekokul Müdürü tarafından görevlendirilmiş olmak
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
31
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
Proses Sorumlusu:
 Akademik veya idari personel olmak
 Kalite Yönetim Sistemi eğitimini almış olmak
 Prosesin niteliklerine uygun eğitim almış olmak
 Yönetim Temsilcisi’nin önerisi üzerine Yüksekokul Müdürü tarafından görevlendirilmiş olmak
Öğrenci İşleri Şefi:
 657 sayılı yasada sıralanan nitelikleri taşımak
 İdari personel atama ve yükselme kriterlerini sağlamış olmak
 Rektör tarafından şeflik kadrosuna atanmış olmak
Muhasebe-Ayniyat Sorumlusu:
 657 sayılı yasada sıralanan nitelikleri taşımak
 Yüksekokul Müdürü tarafından görevlendirilmiş olmak
VEKİL TAYİN ETME
Yüksekokul Müdürü: Müdür görev başında bulunamayacağı süreler için müdür yardımcılarından
birini veya uygun göreceği personeli vekil bırakır.
Yüksekokul Müdür Sekreteri: Yüksekokul Müdür Sekreteri görev başında bulunamayacağı süreler
için Yüksekokul Sekreteri tarafından uygun bir personel önerilir, Yüksekokul Müdürü tarafından vekil
tayin edilir.
Yönetim Temsilcisi: Yönetim Temsilcisi görev başında bulunamayacağı süreler için uygun bir
personeli önerir, Yüksekokul Müdürü tarafından vekil tayin edilir.
Müdür Yardımcısı: Müdür Yardımcısı görev başında bulunamayacağı süreler için diğer müdür
yardımcısı veya uygun görülen personeli önerir, Yüksekokul Müdürü tarafından vekil tayin edilir.
Yüksekokul Sekreteri: Yüksekokul Sekreteri görev başında bulunamayacağı süreler için Yüksekokul
Müdürü tarafından uygun bir personel vekil tayin edilir.
Bölüm Başkanı: Bölüm Başkanı görev başında bulunamayacağı süreler için varsa öğretim üyelerinden
birini, yoksa öğretim görevlilerinden birini önerir, Yüksekokul Müdürü tarafından vekil tayin edilir.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
32
Müdür
DOKÜMAN NO
0
YAYIN TARİHİ
02.01.2007
REVİZYON NO
06
KALİTE EL KİTABI
REV. TARİHİ
25.01.2013
Öğrenci İşleri Şefi: Öğrenci işleri şefi görev başında bulunamayacağı süreler için Yüksekokul
Sekreteri tarafından uygun bir personel önerilir, Yüksekokul Müdürü tarafından vekil tayin edilir.
Güvenlik Hizmetleri Şefi: Güvenlik Hizmetleri şefi görev başında bulunamayacağı süreler için
Yüksekokul Sekreteri tarafından uygun bir personel önerilir, Yüksekokul Müdürü tarafından vekil tayin
edilir.
HAZIRLAYAN
ÜNVANI
İMZA
ONAYLAYAN
Yönetim Temsilcisi
ÜNVANI
İMZA
33
Müdür
34