Kaizen felsefesi ve IBM Lotus yazılımı

YENİLİĞE GİDEN YOLDA BAŞARI ÖYKÜLERİ
Toyota başarısının altında yatan iki bileşen:
Kaizen felsefesi ve IBM Lotus yazılımı
Artık Toyota’da belirli ve elektronik onay
mekanizmaları var. Lotus sayesinde karmaşayı
engellemek mümkün oldu.
“Bu uygulamadan önce herkes elinde bir belge ile oradan oraya- örneğin sadece
bir araç alabilmek için- koşturmak zorundaydı. İlk senelerde elektronik ortamda
onay almak insanlara zor gelmişti. Şimdi ise onay mekanizmaları belli ve bu bir
şirket kültürü haline geldi. Onayların kağıt ortamında takip edildiğini düşünürsek,
faydasını son derece rahatlıkla görebiliriz. Kısacası karmaşayı engelleyen bir
durum söz konusu.”
Toyota Proje Yönetim ve Operasyon Birim Yöneticisi Esin Yıldız
Esin Yıldız
Toyota Proje Yönetim ve Operasyon
Birim Yöneticisi
Esra Avcı
IBM Türk Lotus Ürünleri Yöneticisi
Barış Erdim
Toyota Bilgi Sistemleri ve Kurumsal
Planlama Müdürü
Erkan Aytürk
Toyota Yazılım ve Uygulama Geliştirme
Birim Yöneticisi
Karin Elmas Tahmincioğlu
Bilgi Birikim Sistemleri Kurumsal Satış
Yöneticisi
Toyota Pazarlama ve Satış A.Ş’nin ülkemizdeki
ortaklık yapısı, yüzde 65 ALJ Lubnatsi Pazarlama
ve Satış A.Ş, yüzde 25 Toyota Avrupa ve yüzde
10 Mitsui&Co hisse payından oluşuyor. Bugün
Toyota Pazarlama ve Satış A.Ş, Türkiye sathına
yayılmış geniş bayi teşkilatıyla Toyota marka
otomobillerin pazarlama, satış ve satış sonrası
hizmet faaliyetlerini yürütmektedir. Şirket,
Toyota Bayileri ile toplam 60 Toyota Plaza’da
hizmet vermektedir.
Kalite, sağlamlık ve güvenilirlik stratejileriyle
kendini özdeşleştiren kurum, bu stratejiyle
paralel bir atılım yaparak 1998’de Lotus
yazılımı kullanmaya başladı. Daha henüz belge
yönetimi diye bir şey gelişmemişken mevcut
doküman kütüphanelerini özelleştirerek bayilere
bir doküman kütüphanesi çözümü geliştirdi.
Bu tarih belki de pek çoğunun daha interneti
yeni keşfettiği yıllardı. Toyota’nın bu öngörülü
ve inovatif yaklaşımının altında Japon Kaizen
felsefesi, yani her işi bir öncekinden daha iyi
yapmanın yöntemlerini bulmak ve devreye
sokmak, hatta bir şirket kültürü ve alışkanlığı
haline getirebilme hedefi yatmaktadır.
Toyota’nın yeniliklere ve yeni teknolojilere açık
bir şirket olması Toyota-IBM buluşmasının birinci
nedeniydi. Şirketin e-posta ortamına geçmesiyle
beraber Lotus Notes kullanmaya başlayan
Toyota bugün sadece merkez ofislerinde değil
bütün bayilerinde Lotus üzerinde geliştirdiği
uygulamalardan faydalanmaktadır. Artık tüm
bültenleri, sirkülerleri bu kütüphane üzerinden
yayımlamakta ve dosya alışverişlerini yine bu
kütüphane üzerinden yürütmektedir.
Otomatik ve geliştirilmiş iş süreçleri için
Lotus Workflow
Uzun yıllar önce başlayan IBM-Toyota beraberliği
gelişerek günümüze geldi. Toyota 2003’te
Lotus Workflow platformunu kullanmaya başladı
ve bu ürün ile artık şirketin iş akışında önemli
yer tutan izinler, araç takipleri, performans
değerlendirmeleri, hedef sistemleri ve kullanıcı
talepleri gibi süreçler artık takip edilebiliyor.
Takip ve kontrol artan bir ihtiyaçtır
IBM platformları üzerinde yaratılan yaklaşık
500.000 sanal form, Toyota için büyük kolaylıklar
sağlıyor. Toyota Proje Yönetim ve Operasyon
Birim Yöneticisi Esin Yıldız bu kolaylıkları şöyle
özetliyor: “Bu uygulamadan önce herkes elinde
bir belge ile oradan oraya örneğin sadece bir
araç alabilmek için koşturmak zorundaydı.
İlk senelerde elektronik ortamda onay almak
insanlara zor gelmişti Artık Toyota’da onay
mekanizmaları belirli ve bu bir şirket kültürü
haline geldi. Onaylar kağıt ortamında takip
edilmiyor. Lotus ile karmaşayı engelleyen bir
durum oluşturuldu.
Daha sanal, daha mobil... Lotus
Workflow’da değişim
Toyota Bilgi Sistemleri ve Kurumsal Planlama
Müdürü Barış Erdim “Workflow’un kullanıcılar
açısından en önemli özelliği basit olması. Araç
alımı sadece birkaç onay sürecinden sonra
halledilebiliyor. Ayrıca performans değerlendirme
hedeflerinin girilmesi, ağırlıklarının hesaplanması
gibi daha birçok husus var. Platform bu anlamda
pek çok işlemin basitleştirilmesini ve hızlanmasını
sağladı.Bu sene içerisinde çeşitli projelerimiz var.
Bir tanesi Workflow formlarının mobil cihazlar ve
web üzerinden onaylanabiliyor olması. Amacımız
formların onay sürecinin her yerden devam
etmesini sağlamak” diye anlatıyor.
Mesajlaşmak için değil, denetim için:
Lotus Notes
Lotus Notes Toyota iş akışları açısından
sadece ofis içi iletişim veya mesajlaşma gibi
bir kullanımdan daha öte bir anlam taşıyor.
IBM, zaman içerisinde Toyota kullanıcılarının
hayatlarını daha da kolaylaştırdı. “Özellikle
Lotus Notes’un yönetici tarafındaki kolaylıkları
nedeniyle bu sistemden çok memnunuz. Lotus
8 versiyonunda son kullanıcı arayüzüne IBM
daha fazla ağırlık verdiği için kullancılar oldukça
rahatladılar. Tüm bunlar IBM’in verdiği ekstra bir
çabanın sonucudur” diye açıklıyor Toyota Yazılım
ve Uygulama Geliştirme Birim Yöneticisi Erkan
Aytürk.
Toyota’nın 1000 kullanıcısı kendi
teknolojilerinin patronu
Toyota’da IBM teknolojisini kullananlar sadece
üst yönetim veya BT departmanları değil.
“Bayilerle birlikte 1000 kişilik bir kullanıcı
topluluğundan bahsedebiliriz” diyen Yazılım ve
Uygulama Geliştirme Birim Yöneticisi Erkan
Aytürk “Yeni versiyon geçişlerinin takibini de biz
yapıyoruz, çünkü sunucu bizim merkezimizde
ve buradan yönetiliyor. IBM’den alınan lisanslar
daha sonra kullanıcı sayısına göre bayilere
faturalandırılıyor. Genellikle standart bir kullanıcı
profilimiz var: genel müdür, bayi sahibi, satış,
servis, yedek parça, finans diye ayrılmış
tanımlamalarımız mevcut” diye ekliyor.
Lotus Traveller
Toyota iki yıldır Lotus Traveller kullanıyor. Bu
hizmet ile çalışanların her marka mobil cihaz
üzerinden e-posta erişimleri mümkün kılıyor.
Diğer uygulamalardan bir farkı çalışanlara
özel cihaz vermesine gerek kalmadan da
çalışanların kendi cihazları üzerinden erişimlerinin
sağlanabilmesidir.
Toyota’ya özel Lotus Notes tasarımı:
Türkiye’de tek
Toyota Proje Yönetim ve Operasyon Birim
Yöneticisi Esin Yıldız, normalde basit bir arayüzle
gelen Lotus Notes Domino sunucusuyla ilgili
olarak “bazı özelleştirmeler sayesinde, görünüşü
birebir portal havasında olan bir arayüz olarak
tasarlandı. Bütün uygulamaları bu arayüzün
arkasına bir bağlantı vererek sağladık. Birçok kez
IBM’den gelen sorumlu satış temsilcileri veya
ürün müdürlerinden aldığımız geri bildirimlere
göre bu arayüzün Türkiye’de bir eşinin daha
olmadığını öğrendik” şeklinde konuşuyor.
“Bu arayüz sanki arka tarafta gerçekten bir
web uygulaması çalışıyormuş, sanki bir portal
varmış hissi veriyor. Bu özellikle son kullanıcı
açısından bir avantaj yaratıyor” diyen Esin Yıldız
“Kullanıcıların bu platforma daha çabuk adapte
olmasını nedenlerinden biri de budur” diyerek
tasarımın en büyük avantajını açıklıyor.
İş akışının her alanına Lotus yazılımı ile
erişilebilir
Toyota’nın IBM Lotus yazılımından faydalandığı
alanlar oldukça çeşitli. Telefon listesi, yemek
menüsü, insan kaynaklarına sıkça sorulan sorular
ve cevaplarının sayfaları, eğitim belgelerinin
bağlantı adresleri, sirkülerler, bayilere duyurular,
online teknik destek kütüphanesi, anahtar
sözcüklerle tanımlanan bakım kılavuzları, müşteri
ilişkileri uygulamaları ilk akla gelenler. Özellikle
teknisyenlerin daha önce karşılaştığı sorunların ve
çözüm yollarının bir bilgi havuzunda toplanması
büyük kolaylıklar sağlıyor.
Toyota müşteri memnuniyetinde
birinci sırada
Müşteri memnuniyeti ve müşteriye yakınlık,
bugün şirketlerin başarısı için belki de en ciddi
kriterlerin başında geliyor. IBM Lotus Notes,
özellikle bu alana hizmet eden işlevlere sahip. Bu
işlevler kısaca şu şekilde özetlenebilir: müşteri
şikayetlerinin karşılanması, gerekirse başka
departmanlara aktarılması ve ön analizinin
yapılması, ilk yanıt sürecinin başlatılması ve analiz
edilerek sorunun detayına inilmesi.
Toyota için önemli olan bir başka unsur
da sorunları giderme sürecin ne kadar
kısalabileceği. Dolayısıyla, sadece şikâyetlerin
alınarak, sonuçlarının yazıldığı bir platformdan
bahsetmiyoruz; şikayetlerin ne sürede kapandığı
da takip ediliyor. Toyota Bilgi Sistemleri ve
Kurumsal Planlama Müdürü Barış Erdim “MS,
Oracle ve IBM entegrasyonlarını yapmadan önce
bir kişinin bir raporu hazırlaması yaklaşık 20
gün sürebiliyordu. Çünkü tek tek kontrol ediliyor
ve sayılıyordu. Bu entegrasyon ile raporların
oluşturulma süreci çok daha hızlandı. Müşteri
ilişkileri açısından örnek gösterebilecek bir
uygulamadır” diyor.
Genel Bakış
Gereksinim
Toyota’nın iş akışı süreçlerini
düzenleyecek bir yazılım sisteminin
kurulması, geliştirilmesi ve güncellenmesi
ihtiyacı vardı. Bu yazılım ile idari işler,
finansal süreçler ve performans
değerlendirme gibi konuların yanı sıra
personel ilişkilerini de güçlendirmesi,
onay sürelerini ve takipleri elektronik
ortamda gerçekleştirerek kolaylaştırmaya
gidilebilmesi mümkün olacaktı.
Çözüm
IBM Lotus yazılımının birçok ürünü,
Toyota’ya özel tasarımlar ve içeriklerle
zenginleştirildi. Lotus Workflow ile
onay süreçlerini otomatik yürütebilmek
mümkün kılındığı gibi, yüz binlerce sanal
formdan faydalanarak, kağıt trafiği ve
zaman kaybı en aza indirgendi. Toyota
için tasarlanmış bir arayüz sayesinde
Lotus Notes ile son kullanıcı adaptasyon
sorununa çözüm bulundu. Toyota gibi
büyük şirketlerde sıkça karşılaşılan
zaman çakışmaları, kaynak yönetimi
ve organizasyon zorlukları ile başa
çıkabilmek için Lotus Domino ile şirket içi
rezervasyon ve organizasyon kolaylıkları
sunuldu. Toyota’nın iş süreçleri
otomatikleştirildi, geliştirildi ve daha etkin
yönetilmeye başlandı. Şirket içi işbirliği
platformunun sağlanabilmesinin ötesinde
bayilerle birlikte farklı lokasyonlarda
çalışan kişilerin de bulundukları yerden
bağımsız olarak aynı ortamda sürekli bir
arada çalışabiliyor hissi yaratıldı. Böylece
kişilere ulaşabilmek kolaylaştı, bilgi almak
için bekleme süreçleri ve zaman kaybı
gibi problemlerin de önüne geçildi. Bu
da verimli bir işbirliği platformu sağladı.
Avantaj
Tüm Lotus uygulamaları tek platform
üzerinden sunularak, daha kısa
zamanda ve ek kaynak ihtiyacı
duyulmadan iş yapabilme avantajları
sağlandı. Toyota’nın global anlamda da
her zaman en önem verdiği konu olan
müşteri memnuniyeti elektronik ortamda
Lotus’un sunduğu çözümlerle en üst
düzeye taşıdı. ISO kalite standartlarına
uygun denetim ve izleme fırsatları
yaratıldı ve son kullanıcıya sunulan basit
ve özel tasarımlarla, kullanıcı ve ürün
arasında bir bağ oluşturuldu.
Çözüm bileşenleri
Yazılım
Lotus Yazılım Seti:
• Lotus Workflow
• Lotus Notes
• Lotus Domino
• Lotus Traveller
Bilgi Birikim Sistemleri
Hakkında
1992 yılından beri bilgi teknolojileri
sektöründe varlığını sürdüren Bilgi
Birikim Sistemleri (BBS) geniş, bilgili,
sertifikalı bir teknik kadrosuyla ilerleyen
teknolojinin en son yeniliklerini kendi
birikimine eklemek amacıyla hem nitelik,
hem de nicelik olarak sürekli kendini
geliştirmeyi hedefler. Çözüm ortaklığını
yaptığı üretici firmalara ait donanım,
ürün ve lisans tedariki , özel uygulama
geliştirme hizmetleri, network ve güvenlik
çözümleri, teknik ve sistem destek
hizmetleri, bakım anlaşmaları, dışkaynak
temini, danışmanlık ve servis büro
hizmetleri veren BBS’nin çözüm ve ürün
portföyünde dünyanın lider markalar yer
alır. Bu markaların sundukları çözümleri
gerçekleştirebilmenin önkoşulu olan
teknik altyapıyı oluşturmak, şirketin
en önem verdiği konulardan birisidir.
Bu amaçla her türlü eğitim ve seminer
faaliyeti izleyerek teknik donanıma
sahip elemanlar ile hizmet veren bir
firma yapısına bürünmüştür. Satış gücü
ve hizmet kapasitesi yüksek bir firma
olmak, müşteri memnuniyetini en üst
düzeyde sağlamak, işin iyileştirilmesi
yönünde gerekli adımları atmak, ilgili
mekanizmaları dinamik ve işlevli tutmak
gibi ilkeleri benimseyerek hareket eder. Denetim platformu Lotus ile başarı
yakalıyor
Kağıt ortamı kaliteli iş akışı ve işin güvenliği
açısından çok fazla şey vaat edebilen bir ortam
değildir. Çok fazla kağıt trafiği yaratır ve revizyon
gerektirir. Ayrıca ISO standardının getirdiği
belgelere herkesin ulaşmaması veya değişiklik
yapmaması gibi gereklilikler de vardır. Bu projede
Bilgi Birikim Sistemleri, IBM’in Çözüm Ortağı
rolünü üstlenerek tüm bu yazılımın Toyota
için mümkün kılınmasında büyük rol oynadı.
Bilgi Birikim Sistemleri’nin Kurumsal Satış
Yöneticisi Karin Elmas Tahmincioğlu “Kalite
standartlarına göre, yapılması gereken işler
kapsamında kalite dokümantasyonun hazırlanıp,
gözden geçirilmesi, onaylanıp yayınlanması,
uygunsuzluklarla ilgili önleyici faaliyet formlarının
yaratılması, toplantı yönetiminin ve müşteri
şikâyetleriyle ilgili uygulamaların yapılması
gerekir. Bu uygulama için ister kişi bazında, ister
departman bazında yetkilendirme yapılabilir.
Ancak yetki verilen kişi kendisine verilen yetki
kadar uygulama yapabilir. Bu hem Lotus’un
hem de uygulamanın bir özelliğidir. ISO ve onun
gereklerinden biri olan bu özellik, zaten Lotus ile
de çok güzel örtüşüyor” diye açıklıyor.
Toyota kadar kalabalık şirketlerde bunu
kontrol etmek daha da zordur. Bilgi Birikim
Sistemleri’nden Karin Elmas Tahmincioğlu
ekliyor: “Büyük kurumlarda, yeni belge adı
altında gelen ıslak imzalı bir kağıt parçası,
kalite sorumluları için zor takip edilen bir
iştir. Lotus üzerinde yapıldığında yürürlükteki
belgelere yetkililer dışında kesinlikle erişilemiyor.
Revizyonlar arkada yapılıyor, onay süreçleri
işletiliyor ve otomatik olarak revizyonlu yeni belge
yürürlüğe sokulurken eskisi için ‘yürürlükten
kaldırılmıştır’ ibaresi eklenerek arşive atılıyor.” İşte
size kalite-kontrol açısından karşı karşıya kalınan
ciddi bir sıkıntıya pratik bir çözüm.
Bir haftada kurumsal unvan değişikliği
Bu kadar büyük bir şirket için eski unvanlar ile
ilgili tüm dokümanlardaki ibarelerin Toyota’ya
çevrilmesi ve logoların değiştirilmesi kolay
değildir. Dijital ortamda bile pek çok alanda,
Lotus Notes kullanıcı kimliklerinde bu ibareler
vardı. Toyota Yazılım ve Uygulama Geliştirme
Birim Yöneticisi Erkan Aytürk “Lotus Notes
ile yaklaşık bir haftada içerisinde tüm kimlik
bilgilerinde tanımlı olan eski bilgilerini Toyota’ya
çevirdik ve problem yaşamadık” diyerek başarılı
geçiş dönemini dile getiriyor.
Lotus Domino ile şirket içi rezervasyon!
Çalışanların toplantı odası veya projeksiyon
cihazları talepleri ve rezervasyonları Lotus
Domino ile otomatik olarak belirlenerek,
seçilebiliyor. Sistemin bir başka güzelliği sanal
ortamda toplantı yaratıldığı zaman kişilerin
seçilebilmesi, toplam kişi sayısına göre oda
kapasitelerinin belirlenmesi ve bir fizibilite
çıkarılabilmesi.
Toyota’nın tek platform ile maksimum iş
yapma becerisi
Teknolojileri sunan şirket kadar, alan tarafın
teknolojik yetileri de alınan sonuçları en düzeye
çıkarma yolunda önemli bir etkendir. Bu noktada
IBM Türk Lotus Ürünleri Yöneticisi Esra Avcı’nın
sözlerine de kulak verelim: “IBM Türk olarak
stratejimiz gerek Domino tarafında gerekse
de Notes tarafında, farklı farklı uygulamalar
kullanmak yerine hepsini aynı platform üzerinde
sunabilmektir. Çok sevindiricidir ki, Toyota
bu noktada aslında yapılabilecek maksimum
çalışmayı yaparak hizmetlerimizi tek bir platform
üzerinde, üstelik sadece şirket çalışanları
içerisinde değil, bayiler de dahil olmak üzere, bir
işbirliği platformu olarak kullanıyor.”
© Copyright IBM Corporation 2010
IBM Türk Limited Şirketi
Büyükdere Caddesi
Yapı Kredi Plaza, B Blok
Levent, İstanbul 34330
Türkiye
Mart 2011
Her Hakkı Saklıdır
IBM ve IBM logosu International Business Machines Corporation şirketinin ABD’deki ve/veya diğer ülkelerdeki ticari markalarıdır.
Bu belgede IBM ürünlerine veya hizmetlerine yapılan atıflar, IBM’in söz konusu ürün veya hizmetleri faaliyet gösterdiği tüm
ülkelerde sunacağı anlamını taşımaz.
Lütfen Geri Dönüştürün