tc marmara üniversitesi türkiyat araştırmaları enstitüsü bilgi ve belge

advertisement
T.C.
MARMARA ÜNİVERSİTESİ
TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ
BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI
KURUMSAL BİLGİ YÖNETİMİNİN KURUMSAL İLETİŞİM
ARAÇLARINA ETKİSİNİN MODELLENMESİ
YÜKSEK LİSANS TEZİ
MUHAMMED FATİH AKSARAYLI
İSTANBUL 2010
T.C.
MARMARA ÜNİVERSİTESİ
TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ
BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI
KURUMSAL BİLGİ YÖNETİMİNİN KURUMSAL İLETİŞİM
ARAÇLARINA
ETKİSİNİN MODELLENMESİ
YÜKSEK LİSANS TEZİ
MUHAMMED FATİH AKSARAYLI
TEZ DANIŞMANI: DOÇ. DR. BERAT BİR BAYRAKTAR
İSTANBUL 2010
İÇİNDEKİLER
ĠÇĠNDEKĠLER…………………………………………………….…………………..I
ÖNSÖZ…………………………………………………….…………………….....….V
ÖZET………………………………………………………………...……………….VII
ABSTRACT……………………………………………………...………………….VIII
KISALTMALAR…………………………………………………...…………………IX
ġEKĠLLER……………………………………………………………………..….…..X
TABLOLAR……………………………………………………………………..……XI
GĠRĠġ……………………………………………………………………………………1
BİRİNCİ BÖLÜM
BİLGİ, BİLGİ YÖNETİMİ VE BELGE
1.1
BĠLGĠ VE BĠLGĠ KAVRAMI.................................................................................................... 4
1.2 BĠLGĠNĠN BĠLEġENLERĠ................................................................................................................. 6
1.2.1 Veri ................................................................................................................................................ 6
1.2.2 Enformasyon................................................................................................................................. 7
1.2.3 Bilginin Veri ve Enformasyonla ĠliĢkisi...................................................................................... 7
1.2.4 Akıl ................................................................................................................................................ 9
1.3 BĠLGĠ TÜRLERĠ ............................................................................................................................... 10
1.3.1 Düzenlenme ve Kullanma Tarzlarına Göre Bilgiler ............................................................... 10
1.3.1.2 Sistematik Bilgi .................................................................................................................... 11
1.3.1.3 Pragmatik Bilgi.................................................................................................................... 11
1.3.1.4 Otomatik Bilgi...................................................................................................................... 11
1.3.2
Niteliğine Göre Bilgiler ......................................................................................................... 11
1.3.3
Ġçeriğine Göre Bilgiler .......................................................................................................... 12
1.3.4
Kaynağına Göre Bilgiler, ..................................................................................................... 12
1.3.4.1 Açık Bilgi ............................................................................................................................. 13
1.3.4.2 Örtük Bilgi ........................................................................................................................... 13
1.4 BĠLGĠ ÜRETĠMĠ ............................................................................................................................... 14
I
1.4.1 Bilgi ĠĢlem – BiliĢim ................................................................................................................... 17
1.5 BĠLGĠ YÖNETĠMĠ ............................................................................................................................ 18
1.5.1.Bilgi Yönetiminin Amacı ........................................................................................................... 20
1.5.2 Bilgi Yönetiminin Özellikleri..................................................................................................... 22
1.5.3 Stratejik Bilgi Yönetimi ............................................................................................................. 23
1.5.4 Bilgi Yönetiminin Unsurları ...................................................................................................... 25
1.5.5 Bilgi Yöneticisi ............................................................................................................................ 25
1.5.6 Bilgi Yönetiminin AĢamaları ..................................................................................................... 26
1.6 BELGE................................................................................................................................................ 27
1.6.1 Belge Üretimi .............................................................................................................................. 27
1.7 ARġĠVLER ......................................................................................................................................... 30
1.8 E-BELGELER / ELEKTRONĠK KAYITLAR, E-DEVLET...................................................... 31
1.9 ELEKTRONĠK KÜTÜPHANE ....................................................................................................... 32
İKİNCİ BÖLÜM
KURUMSAL BİLGİ
2.1 KURUMSAL BĠLGĠ NEDĠR ............................................................................................................ 33
2.2 KURUMSAL BĠLGĠ KAYNAKLARI ............................................................................................. 34
2.2.1 Ġç Bilgi Kaynakları ..................................................................................................................... 34
2.2.2 DıĢ Bilgi Kaynakları ................................................................................................................... 35
2.3 Kurumsal Bilgi Yönetimi .................................................................................................................. 36
2.3.1 Kurumsal Bilgi Yönetimi Yaklaşımı ........................................................................................... 37
2.3.2 Kurumsal Bilgi Yönetiminin Esasları ........................................................................................ 37
2.4 KURUMSAL BĠLGĠ YÖNETĠMĠ UNSURLARI ........................................................................... 38
2.4.1 Kurumsal Belge Unsuru ............................................................................................................ 38
2.4.2 Entelektüel Sermaye Unsuru..................................................................................................... 39
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
İLETİŞİM
3.1
ĠLETĠġĠM KAVRAMI ............................................................................................................. 40
3.2
ĠLETĠġĠMDE AMAÇ ............................................................................................................... 42
3.3
ĠLETĠġĠM FONKSĠYONLARI ............................................................................................... 43
3.4
ĠLETĠġĠM SÜRECĠ VE ÖĞELERĠ ........................................................................................ 44
3.4.1 ĠletiĢim Süreci ............................................................................................................................. 44
3.4.2 ĠletiĢimin Öğeleri ........................................................................................................................ 45
3.4.2.1 Gönderici (Kaynak, Mesajı Gönderen) ............................................................................... 45
3.4.2.2 Kodlama ............................................................................................................................... 46
3.4.2.3 Mesaj (İleti).......................................................................................................................... 46
3.4.2.4 Kanal .................................................................................................................................... 47
II
3.4.2.5 Alıcı (Hedef) ........................................................................................................................ 47
3.4.2.6 Geribildirim (Feedback) ...................................................................................................... 48
3.4.2.7 Gürültü ................................................................................................................................ 50
3.5 ĠLETĠġĠMDE “VERĠCĠ - ALICI” MODELĠ................................................................................. 50
3.6 KURUMSAL ĠLETĠġĠM................................................................................................................... 51
3.6.1 Kurum ve Kurumsal İletişim Kavramları ................................................................................... 51
3.7 ĠLETĠġĠM GRUPLARI / TÜRLERĠ ............................................................................................. 52
3.7.1 Öz ĠletiĢim ................................................................................................................................... 53
3.7.2 Toplumsal ĠletiĢim...................................................................................................................... 53
3.7.3 Amaçları Açısından ĠletiĢim ...................................................................................................... 54
3.7.4 Kullanılan Kodlara Göre ĠletiĢim ............................................................................................. 54
3.7.5 Zamana ve Mekana Göre ĠletiĢim ............................................................................................ 55
3.7.6 Yönüne Göre ĠletiĢim ................................................................................................................. 55
3.7.6.1 İçsel İletişim ......................................................................................................................... 55
3.7.6.2 Dışsal İletişim ...................................................................................................................... 55
3.7.7 Kullanılan Araçlara Göre iletiĢim ............................................................................................ 55
3.7.8 Kullanılan Kanallara Göre Kurumsal ĠletiĢim ........................................................................ 56
3.7.8.1 Biçimsel İletişim (Formel İletişim) Kanalları .................................................................... 56
3.7.8.2 Biçimsel Olmayan İletişim (İnformel İletişim) Kanalları .................................................. 58
3.8 ĠLETĠġĠMĠN ETKĠNLĠĞĠ ................................................................................................................ 59
3.9 ĠLETĠġĠM TEKNOLOJĠSĠ .............................................................................................................. 61
3.9.1 Bilgi/ BiliĢim Teknolojilerinin Yetenekleri .............................................................................. 62
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
KURUMSAL BİLGİ İLETİŞİM MODELİ (KBİM)
4.1 KURUMSAL BĠLGĠ ĠLETĠġĠM MODELĠ’NĠN (KBĠM) AMACI ............................................. 64
4.2. KBĠM’ NĠN TEMEL BĠLEġENLERĠ ............................................................................................ 65
4.2.1 Bilgi Yönetimi Süreçleri BileĢenleri .......................................................................................... 66
4.2.1.1 KBİM Bileşeni Olarak Bilgi Toplama Süreci ..................................................................... 67
4.2.1.2 KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Sınıflandırma ve Depolama Süreci ................................... 69
4.2.1.3KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Kullanılır Bilgiye Dönüştürme Süreci ............................... 71
4.2.1.4KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci ..................... 72
4.2.2 ĠletiĢim Araçları Altyapısı ......................................................................................................... 73
4.2.2.1 Yazılı İletişim Araçları ........................................................................................................ 75
4.2.2.2 Sözlü İletişim Araçları ......................................................................................................... 77
4.2.2.3 Telekomünikasyon İletişim Araçları ................................................................................... 80
4.2.2.4 Bilişsel İletişim Araçları ...................................................................................................... 81
4.2.2.4.1 Network İletişim Araçları ve İnternet ......................................................................... 82
4.3 KBĠM’ DE DEĞERLENDĠRME ÖLÇÜTÜ ................................................................................... 87
4.4 KBĠM’ DE BĠLGĠ TOPLAMA SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ........................................... 88
4.4.1 Stratejik Düzey ........................................................................................................................... 88
4.4.2 Yönetsel Düzey ........................................................................................................................... 89
4.5 KBĠM’ DE BĠLGĠYĠ SINIFLANDIRMA VE DEPOLAMA SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ
................................................................................................................................................................... 89
4.5.1 Stratejik Düzey ........................................................................................................................... 89
4.5.2 Operasyonel Düzey .................................................................................................................... 90
III
4.6 KBĠM’DE BĠLGĠYĠ KULLANILABĠLR BĠLGĠYE DÖNÜġTÜRME SÜRECĠ BĠLEġENĠ
KRĠTERLERĠ .......................................................................................................................................... 90
4.6.1 Stratejik Düzey ........................................................................................................................... 90
4.6.2 Yönetsel Düzey ........................................................................................................................... 91
4.7 KBĠM’ DE BĠLGĠYĠ KURUMSAL UYGULAMALARADA KULLANMA SÜRECĠ BĠLEġENĠ
KRĠTERLERĠ .......................................................................................................................................... 91
4.7.1 Stratejik Düzey ........................................................................................................................... 91
4.7.2 Yönetsel Düzey ........................................................................................................................... 92
4.8. BĠLGĠ YÖNETĠMĠ BĠLEġENLERĠ KRĠTERLERĠNĠN KURUMSAL ĠLETĠġĠM
ARAÇLARINA ETKĠSĠNĠ DEĞERLENDĠRME YÖNTEMĠ ............................................................ 92
4.9 KBĠM’ DE DEĞERLENDĠRME SONUÇLARI ............................................................................. 98
4.9.1 KBĠM’ de Bilgi Toplama Süreci BileĢeni Kriter Etki Değerlendirmesi ............................... 98
4.9.2 KBĠM’ de Bilgiyi Sınıflandırma/ Depolama Süreci BileĢeni Kriter Etki Değerlendirmesi . 99
4.9.3 KBĠM’ de Bilgiyi Kurumsal Bilgiye DönüĢtürme Süreci BileĢeni Kriter Etki
Değerlendirmesi ................................................................................................................................ 101
4.9.4 KBĠM’ de Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci BileĢeni Kriter Etki
Değerlendirmesi ................................................................................................................................ 102
SONUÇ VE DEĞERLENDİRME .....................................................................104
KAYNAKÇA ...................................................................................................108
ÖZGEÇMİŞ .....................................................................................................118
IV
ÖNSÖZ
Bilgi, tarih boyunca üretilmiş ve üretilmeye devam etmektedir. Tarih yazıyla
başlamıştır ve insan bilgisinin en önemli icadı yazıdır. Yazının her çeşidi, resim
yazısından modern alfabetik yazıya kadar bilginin modellenmesinde kullanılan
simgeler bütünüdür. Yazı aracılığıyla bilgi somutlaşmış, kaydı ve nakli yapılır hale
gelmiştir.
Bilginin üretilmesinde ihtiyaçlar rol oynamıştır. Modern alfabetik yazı, tüccar
bir halk olan Fenikeliler tarafından hesap tutma ihtiyacı sonucu bulunduğu (M.Ö.
1700‟ler) kabul edilir.
Bilgisayarların atası olarak bilinen hesap makineleri de
muhasebe işlemlerini kolaylaştırmak için icat edilmiştir. İhtiyaçlar, yeni araç ve
gereçleri gerektirmiştir. Maddi icat ve keşiflerin yanında; edebiyat, din, felsefe gibi
bilim dallarında da insan duygu ve düşüncesi kendi varlığının derinliklerine inerek
estetik, inanç ve düşünce alanlarında bilgi üretmiş ve üretmeye devam etmektedir.
Yazıdan, bilgisayar ve internete kadar bütün iletişim araçlarının icadında
insanların bilgiye duydukları merak ve bilgi ürünlerini öğrenme ve onlara sahip olma
isteği rol oynamıştır. Bilgi; yazıyı, elle çoğaltmayı, matbaayı, telgraf ve telefonu,
faksı, televizyonu, bilgisayarları ve interneti etkilemiştir. Gelişme ve teknolojik
değişme sürekli devam etmektedir, bilgi üretimi arttıkça bilgiden etkilenen araçlar
da, iletişim teknolojileri de gelişmekte ve iletişim araçları da değişmektedir. Bu
gelişme ve değişme kaçınılmazdır, çünkü bilgi kendisine gerekli olan aracı, modeli
çıkartmaktadır.
Bu aşamada bilgi yöneticilerinin görevi de bilgiyi etkin ve etkili biçimde
yönetme ve onu, niteliğine uygun biçimler içinde - görsel, işitsel ya da hareketli
olarak –doğru kişilere doğru zamanda sunmaktır.
V
Tezimizde; kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarına etkisi bir
model oluşturulmaya çalışılarak ortaya konmaya çalışılmıştır. Tezin hazırlanmasında
başta danışman hocam Sayın, Doç. Dr. Berat Bir BAYRAKTAR‟ a, Yrd. Doç. Dr.
I
Halil ZAİM‟ e, İ.Ü. Kütüphanecilik Bölümü ilk sertifikalı öğrencilerinden (1973)
olan ve beni çalışmaları sırasında İstanbul Üniversitesi kütüphaneleri, Beyazıt
Devlet, Taksim Belediye, Süleymaniye, Fatih Millet kütüphaneleri gibi Türkiye‟nin
önemli kütüphanelerine götürerek bilgi- belge dünyasını yakından tanımamı sağlayan
babam İsmail AKSARAYLI‟ ya, İngiltere‟ deki araştırmalarım esnasında hiç bir
maddi ve manevi desteği esirgemeyen ve dostluğun evrensel bir değer olduğunu en
güzel haliyle ispatlayan dostum Yu Wang LİN‟ e ve isimlerini sayamadığım diğer
şahıslara yardım ve katkılarından dolayı en derin şükranlarımı sunarım.
VI
ÖZET
KURUMSAL BĠLGĠ YÖNETĠMĠNĠN KURUMSAL ĠLETĠġĠM
ARAÇLARINA ETKĠSĠNĠN MODELLENMESĠ
Yaşadığımız çağ, bilgi çağıdır. Bilginin önemi, önceki çağlara göre diğer
değerlerin önüne geçmiştir. Kişi ve kurumlar, varlıklarını sürdürmek ve gelişmek
için bilgiyi esas almak zorundadır. Sosyal, politik, ekonomik ve teknolojik gelişme
ve değişmelerin temelinde bilgi vardır. Bilgi hayatın her alanını etkilemekte ve
dünyada bilgiye her gün yenileri katılmaktadır. Bir kurum içinde üretilen bilginin,
kurumsal süreçlerde verimli bir şekilde kullanılabilmesi için, bilimsel yöntem ve
süreçlere dayalı bir bilgi yönetim sürecinin var olması hayati bir gerekliliktir. Bilgi
yöneticileri, bilgiyi alıcılara ulaştırmak için değişik iletişim araçlarına gerek duyar.
Bilgi, insan hayatını etkilediği gibi iletişim araçlarını da etkiler ve kendisine uygun
yeni araçların ortaya çıkarır. Son olarak, bilgi, bilgisayar ve internete dayalı bilişim
araçları ortaya çıkartarak, alıcıları için dünyayı küçük bir köy haline getirmiştir.
VII
ABSTRACT
THE EFFECT OF ORGANIZATIONAL INFORMATION MANAGEMENT
TO ORGANIZATIONAL INFORMATION TOOLS
The age which we live is knowledge age. The importance of knowledge
came front of the other value. People and organizations must depend on basicly
knowledge to improve their existance. There is knowledge in the origine of social,
politic, echonomic, technologic improvement and chancing. Knowledge is efficent
in every parts of life. Day by day new knowledges are being added. The
organizational management of produced knowledge also is important. Knowledge
managements need different and variety communications ways to communicate them
to the receivers. Knowledge not only effects human life but olsa communications
materials ways. At last making computer and internet; they made our world as a
little village.
VIII
KISALTMALAR
ar- ge
: Araştırma – Geliştirme
bkz.
: Bakınız
BT
: Bilişim Teknolojisi
BY
: Bilgi Yönetimi
C.
: Cilt
KBĠM
: Kurumsal Bilgi İletişim Modeli
KĠA
: Kurumsal İletişim Araçları
KM
: Knowledge Management
KOBĠ
: Küçük Ve Orta Boy işletme
LAN
: Yerel Alan Ağları
s.
: Sayfa
S.
: Sayı
vb
: Ve Buna Benzer
WAN
: Geniş Alan Ağları
IX
ġEKĠLLER
ġekil 1.1: Enformasyon - Bilgi İlişkisi
ġekil 2.1: Kurumsal Bilgi Yönetimi Ağları
ġekil 2.2: Shannon ve Weaver‟ın Matematiksel İletişim Modeli
ġekil 4.1: Kurumsal Bilgi İletişim Modeli (KBİM)
ġekil 4.2: Bilgi Yönetim Süreçlerinin Kavramsal Çerçevesi
ġekil 4.3: Bilgi Toplama Süreci Alt Bileşenlerinin Kavramsal Gösterimi
ġekil 4.4: Bilgi Sınıflandırma ve Depolama Süreci Alt Bileşenlerinin Kavramsal
Gösterimi
ġekil 4.5: Bilgiyi Kullanılabilir Bilgiye Dönüştürme Süreci Alt Bileşenlerinin
Kavramsal Gösterimi
ġekil 4.6: Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci Alt Bileşenlerinin
Kavramsal Gösterimi
X
TABLOLAR
Tablo 3.1: Kişisel ve Toplumsal Düzeylerine Göre İletişim Türlerinin
Karşılaştırılması
Tablo 4.1: Kriter Model Elemanı İlişkileri
Tablo 4.2: KBİM‟ de Bilgi Toplama Süreci Bileşeni Kriter Değerlendirme Tablosu
Tablo 4.3: KBİM‟ de Bilgiyi Sınıflandırma/Depolama Süreci Bileşeni Kriter
Değerlendirme Tablosu
Tablo 4.4: KBİM‟ de Bilgiyi Kullanılabilir Bilgiye Dönüştürme Süreci Bileşeni
Kriter Değerlendirme Tablosu
Tablo 4.5: KBİM‟ de Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci Bileşeni
Kriter Değerlendirme Tablosu
XI
GĠRĠġ
Günümüzde, bilgiye dayalı bir iktisadi ve sosyal dönüşüm süreci yaşanmaktadır.
Sanayi devriminden sonra üretim yapısından sosyal hayata, uluslar arası ilişkilerden
kurumların yönetim ve organizasyonuna kadar pek çok farklı alanda radikal değişimler
kendini hissettirmektedir. Söz konusu radikal değişimlerin temelinde bilgi ve bilginin
kullanılmasındaki farklılıklar yer almaktadır. Yaşanmakta olan dönüşüm sürecinde
bireyler, kuruluşlar veya toplumlar açısından mukayeseli bir üstünlük sağlamanın ve
daha fazla refah elde etmenin temel yolu bilgiyi daha etkili biçimde kullanmaktan
geçmektedir.
Konuya kurumlar açısından bakıldığında bilginin daha fazla değer sağlayacak
biçimde yönetilmesi, son yıllarda üzerinde en çok durulan konulardan biridir.
Kuruluşlar açısından sürdürülebilir rekabet avantajı elde etmenin temel şartı olarak
gösterilen bilgi ancak etkin ve etkili bir kurumsal iletişim araçları altyapısı sayesinde
mümkündür. Etkin ve etkili iletişim araçları altyapısı sahip olunan entelektüel
sermayeyi harekete geçirerek, bilginin üretiminden kullanımına kadar geçen tüm
süreçleri kurumsal faydaya dönüştürebilir.
Etkin ve etkili bir kurumsal bilgi yönetimi ancak sağlıklı bir kurumsal iletişim
araçları seçimi ve altyapısı ile mümkündür. Bu amaçla tezimizde öncelikle bilgi ve
kurumsal bilgi kavramı incelenmiş daha sonra da iletişim kavramı incelenip bu
kavramlardan yola çıkılarak kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarına
olan etkisi, Kurumsal Bilgi Yönetim Modeli (KBİM) aracılığıyla değerlendirilmeye
çalışılmıştır. Araştırmamızın temel aşamaları şu şekilde sıralanabilir;
1. Araştırmanın Problemi
Tezde incelenen araştırma problemi, kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal
iletişim araçlarına etkisinin belirlenmesidir.
1
2. Araştırmanın Amacı
Araştırmanın amacı, kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarını
etkileyip etkilemediği, eğer etkiliyorsa ne düzeyde etkide bulunduğunu ortaya
koymaktır.
3. Araştırmanın Önemi
Etkin bir kurumsal bilgi yönetimi ancak etkin ve etkili bir kurumsal iletişim
araçları altyapısı ve ağıyla mümkündür. Etkin bir kurumsal iletişim araçları altyapısı ve
ağı oluşturmak için kurumsal iletişim araçlarının hangi kriterler doğrultusunda ve ne
düzeyde kurumsal bilgi yönetimi tarafından etkilendiğinin ortaya koyulması
gerekmektedir.
4. Araştırmanın Hipotezleri
Araştırmanın hipotezleri şu şekildedir;
H1: Kurumsal bilgi yönetimi kurumsal iletişim araçlarını etkilemektedir.
H2: Kurumsal bilgi yönetimi kurumsal iletişim araçlarını farklı düzeylerde
etkilemektedir.
5. Araştırmanın Yöntemi
“Kurumsal
Bilgi
Yönetiminin
Kurumsal
İletişim
Araçlarına
Etkisinin
Modellenmesi” başlıklı tez, dört bölümden oluşmaktadır. İlk üç bölümde literatür
taraması yapılmış; bilgi, bilgi yönetimi, belge, kurumsal bilgi, iletişim ve hakkında
ayrıntılı bilgiler verilmiştir. Dördüncü Bölüm, model oluşturma aşamasıdır. Bu bölümde
öncelikle Kurumsal Bilgi İletişim Modeli (KBİM) ortaya konulmuş, bileşenleri
açıklanmış ve model etki kriterleri belirlenmiştir.Bileşenlerin kriterler ölçeğinde
kurumsal iletişim araçlarına hangi düzeyde etki ettiği tablolar aracılığı ile gösterilmiş ve
daha sonra değerlendirilmiştir.
2
Kriter belirleme ve değerlendirme aşamasında Bayram Kaya‟nın “Bütünleşik
Kurumsal İletişim” kitabından, Maryam Alavi‟nin “ Tips and Tools For Knowledge
Management” makalesinden, Thomas H. Davenport ve Laurence Pursak‟ ın “İş
Dünyasında Bilgi Yönetimi” kitabından, son olarak da Seher Arslankaya‟ nın
“Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli” adlı tezinden yararlanılarak kavramsal ve literatüre
dayalı bir yöntem izlenmiştir.
Kurumsal
Bilgi
Yönetiminin
Kurumsal
İletişim
Araçlarına
Etkisinin
Modellenmesi konulu tez çalışmamızda bölümlerin içeriği şu şekildedir:
Birinci Bölüm: Bilgi, bilgi yönetimi, belge unsurları açıklanmıştır.
İkinci Bölüm: Kurumsal Bilgi tanımı, kaynakları, yönetimi ve unsurları
açıklanmıştır.
Üçüncü Bölüm: İletişim kavramı, kurumsal iletişim, iletişim grupları
açıklanmıştır.
Dördüncü Bölüm: Kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarına
etkisi ile ilgili bir model çalışması yapılmış ve bilgi yönetimi unsurlarının mesajın
niteliğine göre değişen iletişim araçlarına olan etkisi belirlenen kriterler doğrultusunda
analiz edilmeye ve değerlendirilmeye çalışılmıştır.
3
BĠRĠNCĠ BÖLÜM
BĠLGĠ, BĠLGĠ YÖNETĠMĠ VE BELGE
Bilgi her devirde önemli olmuştur, bilgi çağı olarak adlandırılan çağımızda ise,
bilginin elde edilmesi, üretilmesi, tasnifi, korunması, saklanması ve iletilmesi daha da
önem kazanmış ve kritik bir faktör haline gelmiştir.
Bilgi; farklı biçimlerde toplumları şekillendiren, işin niteliğini mesleki yapılarını
değiştiren, eğitimden iletişime, sağlık sisteminden sosyal yardım kurumlarına kadar
ekonomik ve sosyal hayatın tüm unsurlarını etkileyen ve her çeşit ekonomik faaliyeti
dönüştürme potansiyeline sahip temel bir kaynak halini almıştır.1
Bilgi ve bilgi yönetimi, günümüzde ayrıca akademik olarak eğitim, araştırma ve
incelemelerin önemli bir konusu olmuştur.
Bu bağlamda bu bölümde bilgi, bilgi
yönetimi ve belge konularında bilgi verilmeye çalışılmıştır.
1.1 BĠLGĠ VE BĠLGĠ KAVRAMI
Eski çağlardan günümüze birçok düşünürün, bilim dalının hatta dinlerin ilgi
alanına giren bilgi çok farklı tanımlara sahiptir ve tanımıyla ilgili tam bir fikir birliği
bulunmamaktadır. Günlük hayatta sıkça kullanılan bir kelime olmasına rağmen bilgiyi
tanımlamak oldukça zordur. Bilgi ile ilgili yapılmış olan tanımlardan bazıları şöyledir;
Bilgi; Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlük‟ te şu şekilde tanımlanmıştır;
I.
İnsan aklının erebileceği olgu, gerçek ve ilkelerin bütünü, biliş, mâlumat.
II.
Öğrenme, araştırma veya gözlem yolu ile elde edilen gerçek, mâlumat,
vukuf.
1
Halil Zaim, Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi, İstanbul, İşaret Yayınları, 2005, s. 71.
4
III.
İnsan zekâsının çalışması sonucu ortaya çıkan düşünce ürünü, malumat,
vukuf.
IV.
(Felsefe) Genel olarak ve ilk sezi durumunda zihnin kavradığı temel
düşünceler.
V.
(Bilim) Doğa bilgisi.
VI.
Kurallardan yararlanarak kişinin veriye yönelttiği anlam.2
Davenport ve Prusak “Working Knowledge” adlı eserinde bilgiyi; deneyim ve
değerlere ilişkin enformasyonun akışkan bir karması olarak tanımlamaktadır.3
Bilgi hakkında yapılan diğer tanımlamalar şu şekildedir;
Bilgi, sistemli bir şekilde herhangi bir iletişim aracıyla başkalarına aktarılan,
makul bir hükmü veya tecrübeye dayanan sonucu gösteren, olgu veya fikirlerle ilgili
düzenli ve sistemli ifadeler bütünüdür.4
Belli bir süreçten geçirilmiş anlamlı veriler toplamına verilen ad olarak bilgi,
rasyonel bir karar vermek için gerekli bir araç ya da kaynaktır.5
Bilgi, harekete geçirildiğinde değer yaratabilme kabiliyeti bulunan sistematik
verilerin bileşkesidir.6
Her ne kadar bilginin ne olduğu ile ilgili tam bir fikir birliği sağlanmış olmasa
da, bilginin günümüzde rekabet için kritik bir faktör olduğu yönünde tam bir fikir birliği
bulunmaktadır.
2
Türk Dil Kurumu Sözlüğü, http://tdkterim.gov.tr/bts/?kategori=veritbn&kelimesec=45093 (Erişim: 17 Mart 2009)
Thomas H. Davenport ve Prusak Laurence, ĠĢ Dünyasında Bilgi Yönetimi, çev. Günhan Günay, İstanbul, Rota
Yayınları, 2001, s. 85.
4
Cihan Dura, Hayriye Atik, Bilgi Toplumu Bilgi Ekonomisi ve Türkiye, İstanbul, Literatür Kitabevi, 2002, s. 134.
5
Berat Bir Bayraktar, “Bilgi Sistemleri ve Yönetim Bilgi Sistemi Olarak Yüksek Performans Yönetim Modeli”,
http://www.isguc.org/ik_bilgi.php, (Erişim: 23 Mart 2008)
6
Ahmet Batat, “Bilgi”, http://www.kykonline.com/content/view/73/66/ (Erişim: 23 Mart 2008)
3
5
1.2 BĠLGĠNĠN BĠLEġENLERĠ
Eski çağlardan beri önemli olan, günümüzde iletişim teknolojilerinin baş
döndürücü gelişimi ile politikada, sanatta, iş ve insan ilişkilerinde kritik bir faktör halini
alan, üretkenliğe ve sermaye değerine doğrudan katkı sağlayan bilgi, çok farklı
kategorilere ayrılmakta, taşıdığı anlam derinliği ve etki alanına göre çeşitli gruplar
altında değerlendirilmektedir.
Bu gruplardan ilkini, bileşenlerini ve bilginin kendisini ifade etmek için
kullanılan veri (data), enformasyon (information), bilgi (knowledge) ve akıl (wisdom)
kavramları oluşturmaktadır.
Bilgi kavramını iyi anlayabilmek için çoğu zaman birbiri ile karıştırılan “veri”,
“enformasyon” ve “bilgi” kavramlarının net bir şekilde ortaya konması gerekmektedir.
1.2.1 Veri
Veri şu şekilde tanımlanabilir;
Genellikle analiz edilebilecek ya da daha ileri işlemler için kullanılabilecek ham
bilgidir.7
Tek başına anlam ifade etmeyen ön bilgidir.8
Veri, sadece olup bitenlerin bir bölümünü açıklar, içinde değerlendirme yorum
yoktur ve karar verme açısından güvenilecek bir temel oluşturmaz. Karar almaya temel
oluşturacak olgular arasında veri de yer alabilir ama veri size ne yapmanız gerektiğini
göstermez. Veri, kendisinin önemi ya da işe yarayıp yaramayacağı hakkında bir fikir
vermez. Verinin kurumlar açısından önemli olmasının nedeni onun enformasyon
oluşturmak için vazgeçilmez bir hammadde olmasıdır.9
7
Hüseyin Özgen, Murat Türk, “Öğrenen Organizasyon Sistemi ve Bir Öğrenen Organizasyon Modeli”, Amme
Ġdaresi Dergisi, C. 29, S. 2, Ankara, Türkiye ve Ortadoğu Amme İdaresi Enstitüsü Yayını,1996, s. 22.
8
Murat Türk, KüreselleĢme Sürecinde ĠĢletmelerde Bilgi Yönetimi, İstanbul, Türkmen Kitapevi, 2003, s.22.
9
Davenport ve Laurence, ĠĢ Dünyasında Bilgi Yönetimi, s. 23.
6
Veri, bu hiyerarşik yapının en alt basamağıdır. Ham semboller ve gerçekler birer
veridir. Veri, tek başına bir şey ifade etmez. Veri olaylar hakkında birbirinden ayrı
nesnel gerçekleri ifade eder.10
1.2.2 Enformasyon
“Belli bir amaca hizmet için kaydedilen, sınıflandırılan, düzenlenen, aktarılan ve
yorumlanan anlamlı veri veya veri topluluğu”11 olan enformasyon, verilerin ilişkiler ve
amaçlarla donatıldıktan sonra yeniden düzenlenmiş halidir. Verilerin enformasyon
formuna dönüştürmek için amaca yönlendirmesi, sınıflandırması, hesaplanması,
düzeltilmesi, özetlenmesi gerekir. Enformasyonun amacı alıcının bir konudaki
düşüncelerini değiştirmek, değerlendirmesi ya da davranışı üzerinde bir etki
yaratmaktır.12Enformasyon alıcısını biçimlendirmek suretiyle bakış açısı ya da
anlayışında bir fark oluşturmalıdır.13 Enformasyon; ayrıca istatistikler, raporlar,
mahkeme kararları, vergi cetvelleri ve haberler gibi çeşitli materyallere işaret
etmektedir.14
1.2.3 Bilginin Veri ve Enformasyonla ĠliĢkisi
Veri, enformasyon ve bilgi kavramları genellikle birbirleriyle karıştırılmaktadır.
Veri, olaylar hakkında birbirinden ayrı, nesnel gerçekleri ifade ederken, enformasyon
ise düzenlenmiş veri kümesini genellikle belge şeklinde veya görsel ya da işitsel olan
mesajı ifade etmektedir.15
Enformasyon, yalnızca alıcıyı biçimlendirme potansiyeline sahip olmakla
kalmayıp, kendisinin de bir biçimi vardır ve bir amaca yönelik olarak organize
edilmiştir. Kaynak ona anlam kattığında veri, enformasyona dönüşür. Veriler, çeşitli
yollarla değer eklenerek enformasyona dönüştürülür.16 Şekil 1.1‟de bu üç kavram
arasındaki farklılıkları bir örnekle görmek mümkündür.
10
İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, İstanbul, Kariyer Yayınları, 2002, s.11.
Bengü Çapar, “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir Ġnsan Gücü”,
http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=257 (Erişim: 01 Şubat 2009)
12
Mina Özveren ve Mehmet Gürsu, “Organizasyonlarda Bilginin Yaratılması Süreci ve Bu Süreçte
Liderliğin Önemi (25-26 Kasım 2004)”, Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı, S. 3,
Eskişehir, Osmangazi Üniversitesi Yayınları, s. 646.
13
Davenport ve Laurence, ĠĢ Dünyasında Bilgi Yönetimi, s.24.
14
Uğur Dolgun, Enformasyon Toplumunda Yüksek Öğretimin Yeni Misyonu: Ticari Üniversite ve GiriĢimci
Akademisyen, Bilgi Ekonomi ve Yönetim, Editör İ. G. Yumuşak, C. 1, İstanbul, Bilgi Toplumu Yayınları, 2008, s.
498.
15
Davenport ve Laurence, ĠĢ Dünyasında Bilgi Yönetimi, s. 23.
16
Davenport ve Laurence, ĠĢ Dünyasında Bilgi Yönetimi, s. 25.
11
7
ġekil 1.1: Enformasyon - Bilgi ĠliĢkisi
Kaynak: H. Gökçe Dervişoğlu, Stratejik Bilgi Yönetimi, Dışbank Kitapları, İstanbul,
2004, s. 21.
Bilgi belli bir düzen içindeki deneyimlerin, değerlerin, amaca yönelik
enformasyonun,
uzmanlık
görüşünün,
yeni
deneyimlerin
bir
araya
getirilip
değerlendirilmesi için bir çerçeve oluşturan esnek bir bileşimdir.
Kuruluşlarda bilgi yalnızca belgelerde ya da dolaplarda değil rutin çalışmalarda,
süreçlerde, uygulamalarda ve normlarda kendisini gösterir. Aslında bilginin iş dünyası
ve kuruluşlar göz önünde bulundurularak gerçekleştirilmiş olan bu kapsamlı işlevsel
tanımında ve diğer pek çok operasyonel bilgi tanımında enformasyondan farklı bir olgu
ile karşı karşıya olduğumuz açıkça görülmektedir. Sıklıkla birbirlerinin yerine
kullanılan bu iki kavram arasında gerçekte belirgin bir anlam farklılığının bulunduğu
belirtilmelidir.17
17
Şirin Elçi, Türk Sanayi Kuruluslarında Ġnovasyon Yönetimi, Yüksek Lisans Tezi, Ortadoğu Teknik Üniversitesi
Bilim ve Teknoloji Politika Çalışmaları Programı, Anklara, 1999, s. 23.
8
Drucker ise bilgiyi şöyle tanımlamaktadır: Bilgi; bireylerin eylemlerinin
temelini oluşturan bir örgüt ya da bireyi daha etkili ve farklı bir eylem için yeterli hale
getiren, enformasyonu bir kişi ya da bir nesneye aktaran şeydir.18
Bu tanım ve açıklamalarla birlikte bilgi için şu genellemeler yapılabilir;
I)
Bilginin temelini veri ve enformasyon oluşturur.
II)
Enformasyonun rasyonel bir biçimde akıl süzgecinden geçmesi ve
yorumlanması ile ortaya çıkar.
III)
Karar verme, planlama, karşılaştırma, değerlendirme, analiz, tahmin, tanı
vb. yaşamın her alanına dayanak oluşturacak eylemlerin temelini teşkil
eder.19
Barutçugil‟ e göre, enformasyon ve uygulamalar bilgiyi oluşturur:
Enformasyon + Uygulama = Bilgi‟ dir.20
1.2.4 Akıl
Akıl; bütünleştirilmiş, sindirilmiş bilgidir.
Bir bilgiyi başka bir alana
taşıyabilme, adapte edebilme ve bu bilgiden azami derecede istifade edebilme
yeteneğidir.
Bilgi sahibi olmak “bilgili” olmak şüphesiz önemlidir. Ancak daha önemlisi;
bilginin, aklımız tarafından değerlendirilip düşüncelerimize ve davranışlarımıza
yansıtılmasıyla pratik hayatta ortaya çıkmasıdır.
Tüm bu açıklamaların ışığında şöyle bir örnek vermek mümkündür. Bir kurum
içinde çalışanların sahip olduğu entelektüel sermayenin çeşitli iletişim araçlarıyla veya
18
Cevat Celep, Buket Çetin, Bilgi Yönetimi; Örgütlerde Bilgi PaylaĢım Kültürü Yaratma, Ankara, Anı
Yayıncılık, 2003, s. 3.
19
Bengü Çapar, “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir Ġnsan Gücü”,
http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=257 (Erişim: 29 Mayıs 2009)
20
Barutçugil, Bilgi Yönetimi, s. 141.
9
gözlem yoluyla ölçülmesi ve yakalanması veri sayılırken, bunların analizleri ve
çalışanların davranış modellerinin anlaşılır bir yapıya dönüştürülmesi enformasyon
olarak ifade edilebilir. Kurumun çalışanlarının sahip olduğu entelektüel birikimi
stratejik planlarını uygulamaya yönelik olarak değerlendirmesi ile ilgili çalışmalar bilgi
sayılırken bu bilginin içselleştirilip kurumsal karar alma sürecine adapte edilmesi ise
akıl olarak tanımlanabilir.
1.3 BĠLGĠ TÜRLERĠ
Bilginin ne olduğunu ve neye yaradığını daha iyi anlamak için belli kriterlere
göre sınıflandırılması, tanımlanması ve açıklanması gerekmektedir. Bu açıdan
bakıldığında bilginin; kullanma ve düzenlenme tarzına, kaynağına ve niteliğine göre
sınıflandırılması mümkündür.
1.3.1 Düzenlenme ve Kullanma Tarzlarına Göre Bilgiler
Bilgi; kullanma, algılama ve organize etme şekline bağlı olarak değişir. Bu
açıdan yaklaşıldığında bilgi dört ana başlıkta sınıflandırılır. Bunlar; idealist bilgi,
sistematik bilgi, pragmatik bilgi ve otomatik bilgidir. Bunlar şu şekilde açıklanabilir;
1.3.1.1 İdealist Bilgi
İdealist bilgi vizyon oluşturmamızı, hedef saptamamızı, değer ve inançlarımızı
yönlendirmemizi ve kararlar vermemizi sağlar.
Yeni kuramlar üretilirken idealist bilgi, düşünce alternatiflerinin üretilmesini
sağlar. Teknik olmayan stratejik düşünce bu düzlemdeki bilgi tarafından yönetilir.
İdealist bilginin kaynağı okuduklarımız, yaptıklarımız ve tartıştıklarımızdır. Bunlar
üzerinde düşündükçe paradigmalar oluşturulur.21
Kurumlarda idealist bilgi “benchmarking” ve kurum içi geliştirme çabalarında
veya bilgili kişilerin vizyonlarıyla üretilir. Hedefe yönelik sentezlerin yapıldığı süreçler
idealist bilginin değerlendirildiği ortamlardır. İlginç olan idealist bilginin çoğunlukla
21
Barutçugil, Bilgi Yönetimi, s.60.
10
bilincinde
olunmaması
ve
bunun
varlığının
ve
etkilerinin
tanımlanmadan
kullanılmasıdır.22
1.3.1.2 Sistematik Bilgi
Karşılaştığımız olaylarla baş etmeye çalışırken başvurduğumuz genellemeleri,
modelleri ve düzenlenmiş biçimde gerçeği algılamamızı sağlayan sistematik bilgidir.
Sistemlerin nasıl çalıştığını, iç mekanizmalarını bu bilgi ile anlar, değişkenlere
müdahale edildiğinde sonuçlarda ne tür farklılıklar olacağını sistematik bilgi ile
çözeriz.23
1.3.1.3 Pragmatik Bilgi
Bu düzeydeki bilgi işimizi yaparken ve kararlar alırken bilinçli olarak
kullandığımız kurallar, gerçekler ve kavramlardır.
1.3.1.4 Otomatik Bilgi
Otomatik bilgi, içselleşmiş bilgidir. Düşünmeden gerçekleştirilen eylemler
otomatik olarak sahip olunan bilginin sonucudur. Rutin davranışlar otomatik bilginin en
tipik örnekleridir.24
1.3.2
Niteliğine Göre Bilgiler
Niteliğine göre bilgiler insanda bulunan bilgi, müşteride bulunan ve müşteriyle
ilgili olan bilgi ve yapısal kapital olarak bilinen sistem ve süreçlerle ilgili bilgidir.
Bunlar şu şekilde tanımlanabilir;25
Ġnsan Kapitali: İnsan bilgisinin değeridir.
Yapısal Kapital: Özümlenmiş, içselleştirilmiş ve şirketin ürün ya da
hizmetlerinde yatırıma dönüştürülmüş bilginin değeridir.
22
Mustafa Türkkot, Bilgi Edinme Rehberi, Ankara, TÜRMOB Yayınları, 2005, s.33.
Türkkot, Bilgi Edinme Rehberi, s.35.
24
Barutçugil, Bilgi Yönetimi, s. 61.
25
Barutçugil, Bilgi Yönetimi, s. 62.
23
11
MüĢteri Kapitali: Müşterilerin sayısının, büyüklüğünün, saygınlığının, bizimle
ne kadar süredir çalıştığının, bizimle yaptığı işin sıklığının ve yoğunluğunun, tekrarlama
yüzdesinin bir ölçüsü olarak hesaplanır.
1.3.3
Ġçeriğine Göre Bilgiler
Bilgi, içeriğine göre bireysel ve kurumsal olarak ikiye ayrılmaktadır. Bunlar şu
şekilde tanımlanabilir;26
Bireysel Bilgi: Kurumsal bilgi tabanının gelişmesi için gerekli olan kişisel bilgi,
beceri ve yeteneklerden oluşmaktadır.
Kurumsal Bilgi: Kurumsal bilgi, kurum içinde üretilen veya kuruma dışarıdan
gelen, o kurumla ilgili kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgiyi ifade etmektedir. İnsanların
kafasında olan, kurumsal faaliyetler sonucunda oluşmuş ve yazılı bir şekilde
kaydedilmemiş bilgiler de kurumsal bilgi kapsamında değerlendirilmektedir. Bu,
yöneticilerin idarî tecrübesi, kurumda çalışan kalifiye elemanların deneyimleri ya da
kurumda çalışan herhangi bir görevlinin kurumu ilgilendiren en ufak bir bilgi parçası
şeklinde de olabilir.
1.3.4
Kaynağına Göre Bilgiler
Yönetim bilimciler, erişilebilirliğine ya da kayıtlı olup olmamasına göre bilgiyi,
açık bilgi [tacit knowledge] ve örtük bilgi [explicit knowledge]olmak üzere iki gruba
ayırmaktadırlar.
Buna göre açık bilgiler, sözcük veya rakamsal veriler, formüller, bilgisayar
dosyaları, dokümanlar, veritabanları gibi kolayca iletilebilir ve yayılabilir bilgilerdir.
Belli bir düzen içerisinde kayıtlı bulunan ve isteyen herkesin erişebildiği bilgiler açık
bilgidir. Kurumsal açık bilgiler de, herhangi bir organizasyonun faaliyetleri sonucunda
26
Hüseyin Odabaş, “Kurumsal Bilgi Yönetimi”, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, S. 3, Ankara, Türk Kütüphaneciler
Derneği Yayınları, 2003, s.17
12
ortaya çıkan, o organizasyona özgü değerler taşıyan ve çalışanların kolayca
erişebildikleri bilgilerdir.27
1.3.4.1 Açık Bilgi
Açık bilgi herkesin kolayca ulaşabildiği bir bilgi çeşididir. Kodlanmış,
kategorize edilmiş, erişilebilen ve paylaşılabilen bilgidir. Yazılı olan her türlü bilgi açık
bilgi olarak tanımlanabilir.
1.3.4.2 Örtük Bilgi
İnsanların zihninde olan ve bu nedenle formüle edilmesi, aktarılması ve
yayılması kolay olmayan bilgi türüdür.
Örtük bilgiler genellikle insanların zihinlerinde yerleşik halde bulunurlar; ancak,
çalışanların erişimine kapalı olan ve dolayısıyla kurumsal verimliliğe katkı sağlamayan
kayıtlı bilgiler de örtük bilgi olarak değerlendirilmektedir. Örtük bilgi ile, yalnızca
insanların zihninde olan bilgiler değil, aynı zamanda kayıtlı olmasına rağmen
erişilemeyen bilgiler de ifade edilmektedirler. Örneğin her birimde yararlanılabilecek
bir veritabanının yalnızca bazı birimlerin erişimine açık olması, söz konusu
veritabanının örtük bilgi olarak değerlendirilmesine neden olur.28
Örtük bilgi, bireye özgü ve bireyle birlikte hareket eden, onun inanç, perspektif
ve değerleriyle ilgili olup kişiseldir. Anlaşılması ve ulaşılması çok güç olan insandaki
bilgi, zihinsel modeller, deneyim ve beceriler olarak tanımlanabilir.
Örtük bilgi,
kişilerin tecrübelerinde oluşur, deneyimsel olarak ortaya çıkar. Kurumdaki çalışanların
beyinlerinde
depolanır.
Örtük
bilginin
bireyler
tarafından
kolayca
ifade
edilememesinden dolayı bu bilginin ele geçirilmesi, kodlanması, adapte edilmesi ve
dağıtılması zordur. Örtük bilgi organizasyonlarda yapılan çalışmalar sırasında kişilerin
edindikleri deneyimler sonucunda oluşan bilginin kaydedilmemiş veya ifade edilmemiş
şeklidir. Örtük bilgi son derece kişiseldir ve bu bilgiyi formüle etmek zor olduğu için,
başkalarına iletmek de zordur. Açık bilgi ise resmi/ biçimsel ve sistematik dilde ifade
27
28
Odabaş, “Kurumsal Bilgi Yönetimi”, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, S. 3, s. 17.
Odabaş, “Kurumsal Bilgi Yönetimi”, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, S. 3,s. 19.
13
edilebilen bilgidir.
Bilgi oluşumu açık ve örtük bilgi arasındaki etkileşimle
gerçekleşmektedir. Bu etkileşim bilgi dönüşümü olarak ifade edilir.29
Bilginin tanımlanması, düzenlenmesi ve depolanmasında örtük ve açık bilgi
ayrımına dikkat edilmesi gerekir. Açık bilginin çeşitli yazılım ve depolama araçları
yardımıyla kolaylıkla saklanması ve kullanıma sunulmasına karşılık, kurum ve
işletmelerin sahip olduğu bilgi birikiminin büyük ve nispeten kritik bölümünü oluşturan
örtük bilginin aynı yöntem ve araçlarla saklanıp kullanıma sunulması oldukça zordur.
Yapılması gereken iş, mümkün olduğunca örtük bilgiyi açık bilgiye dönüştürme
yollarını aramak ve kurum bilgi teknoloji yapısının ve kurum içi iletişim kanallarının
örtük bilgiyi yakalayıp açık bilgi haline dönüştürecek biçimde kurulmasını,
geliştirilmesini ve işletilmesini sağlamaktır.
1.4 BĠLGĠ ÜRETĠMĠ
Bilginin üretilmesi denildiğinde kısaca bir örgütün yeni ve yararlı düşünceler ve
çözümler üretebilme yeteneğinden söz edilmektedir.
Örgütler geçmişteki ve hazırdaki bilgi kaynaklarından elde ettikleri bilgileri
çeşitli etkileşimler sonucunda yeniden yapılandırarak ve yeniden düzenleyerek bilgi
üretirler. Bu anlamda bilgi üretimi süreci, örgüt yararına yeni bilgi üretilmesi ile ilgili
tüm didinmeleri kapsamaktadır.30
Bilgi üretimi, kurum için yeni ve yararlı çözümlerin ortaya konması,
geliştirilmesi amacıyla yapılan kritik bir faaliyettir. Motivasyon, inovasyon, tecrübe,
değişim, taklit gibi yöntemler, bilgi üretimini besleyen önemli kaynaklardır.
İstikrarlı piyasa şartlarının yerini belirsizliğe hatta muğlâklığa bırakmasıyla
işletmelere karşılaştırmalı rekabet avantajı kazandırmanın en geçerli yolu bilgi
üretmektir. Yakın geçmişe kadar işletmeler açısından yavaş yavaş ancak sürekli değişim
29
Seher Aslankaya, Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli, Sakarya Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Doktora Tezi,
Sakarya, 2007, s. 13.
30
El-Sayed Abou-Zeid, “A Knowledge Management Reference Model”, Journal Of Knowledge
Management, Volume 6, Issue 5, Boston, Emerald, 2002, p. 489.
14
anlayışı esas alınırken günümüzde pek çok işletme için sürekli yenilik, radikal değişim
ve maksimum düzeyde uyum gösterme kabiliyeti ön plana çıkmaktadır. Böylelikle bilgi
üretiminin esas alındığı, insan merkezli, özellikle insanın zihinsel gücüne dayalı yeni bir
dönem başlamaktadır.31
Ancak bilgi üretilmesi sürecinden kast edilen, bilginin bilinçli ve kasıtlı olarak
üretilmesidir. Bir diğer ifade ile bilgi üretilmesi süreci, işletmelerin kurumsal bilgi
birikimlerini arttırmak ve geliştirmek amacıyla yaptıkları sistemli çalışmalarla
ilgilenmektedir.
Bilginin
üretilmesi
süreci
mutlaka
yeni
bilgi
üretilmesini
gerektirmemektedir. Çoğu kez işletmeler farklı kaynaklardan bilgiyi elde ederek kendi
bünyelerine uygulamayı ve organizasyonun amaçlarına uygun olarak kullanmayı tercih
etmektedir.32
Bilginin toplanması ve elde edilmesi iki bakımdan önemlidir. Birincisi bu
bilgiler yeni bilgi üretilmesinde kullanılacaktır. İkincisi şayet bu bilgiler işletme
açısından yeni ise ve mevcut bir problemin daha etkili biçimde çözülmesi veya bir
sürecin iyileştirilmesi gibi değer ifade eden bir sonuç doğuruyorsa organizasyon
açısından yeni üretilmiş bilgi kadar kıymetlidir. Organizasyonlar iç ve dış çevrelerinden
elde ettikleri enformasyonu mevcut bilgi birikimleri, tecrübeleri, değerleri ve kurum
gelenekleriyle harmanlayıp, örgütsel bir öğrenme sürecinden geçirmek suretiyle bilgiye
dönüştürürler. Kurumun bilgi tabanının bir parçası haline gelen söz konusu bilgi, kurum
açısından yeni ve kuruma özel bir nitelik taşır.33
Bireylerin ve kurumların gelişimi için bilginin son derece önemli bir faktör
olduğu günümüzde, bilgi üretimi ve yayımının toplumsal etkilerini Barutçugil,
matbaanın bulunması örneğine benzetmektedir. Buna göre matbaanın bulunmasından
önce özel koleksiyonlarda, manastırlarda, kiliselerde veya çoğu zaman ulaşılamayan
yerlerde bulunan toplam kitap sayısının otuz bin civarında olduğu tahmin ediliyorken,
matbaanın bulunmasından 20-30 yıl kadar sonra bu sayının 10 milyonu aştığı
31
Yogesh Malhotra, “Knowledge Management for E-Business Performance: Advancing Information
Strategy to Internet Time”, Information Strategy: The Executive’s Journal, Volume 5, Issue 5, London, Auerbach
Publications, 2000, p. 45.
32
Gita Bhatt, “Knowledge Management In Organizations : Examining The Interactions Between Technologies,
Techniques and People”, Journal Of Knowledge Management, Volume 5, Issue 1, Boston, Emerald, 2001, p. 26.
33
Georg Von Krogh, Kazuo Ichıjo, Ikujıro Nonaka, Bilginin Üretimi, İstanbul, Dışbank Kitapları-1, 2002, s. 32.
15
görülmektedir.
Basılı kitapların artması sonucunda bilime, buluşlara ve sanata
gösterilen ilgi, daha sonra Rönesans‟ın doğmasına neden olmuştur.
Aynı şekilde
bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin sosyal ve ekonomik alanlarda bıraktığı etkiler,
alışılagelmiş birçok prensibin değişmesine neden olmuştur. Artık bilgi, bilgisayarlar ve
iletişim teknolojileri ile en uzak mesafelere kadar iletilebilmekte, çalışanların
paylaşımına sunulabilmektedir.34
Bilginin serbest dolaşımı özellikle uluslararası firmalar için müşteri ilişkilerinin
geliştirilmesi, ürün pazarlama, araştırma geliştirme faaliyetleri, insan kaynakları
yönetimi, finansman gibi konularda hayati önem taşımaktadır.
Her gün gelişen
elektronik ticaret bilgi ve iletişim teknolojilerinin, bilginin hızlı ve mekândan bağımsız
dolaşımı, işlenmesi ve depolanmasına sağladığı olanaklar sonucunda olmaktadır.35
Drucker‟ a göre, temel ekonomik kaynağın artık sermaye olmadığı, onun yerini
bilginin alacağı bilgi toplumuna doğru ilerlemekteyiz. Bundan dolayı bilgi sadece
depolanıp atıl bir durumda saklanacak bir değer değil işlenmesi, pratik hayatta
kullanıma sunulması, üretim sağlamaya yönelik faydalı/ karlı hale getirilmesi
gerekmektedir.36
Bhatt‟a göre bilgi üretimi, yeni ve yararlı çözümlerin geliştirilmesi amacıyla
yapılan kurumsal bir aktivitedir. Motivasyon, esinlenme, deneyim, değişim, taklit gibi
yöntemler, bilgi üretimini ortaya çıkaran önemli bilgi sağlama yöntemleridir.37
Kurumlar açısından bilginin üretilmesinde en çok kullanılan üç yöntem:
“bilginin elde edilmesi”, “bilginin işletme içinde üretilmesi” ve “bilginin ortaklaşa
üretilmesi” dir.38
34
Hüseyin Odabaş, Bilgi Çağı, Bilgi Yönetimi ve Bilgi Sistemleri, Ed. Çoşkun Can Aktan ve İstiklal Y. Vural,
Konya, Çizgi Kitabevi, 2005, s. 36.
35
Hamza Kandur, “Sınır Ötesi Bilgi Akışı Ve Ulusal Bilgi Politikaları”, ArĢiv AraĢtırmaları Dergisi Turkish
Journal Of Archival Studies, S. 3,İstanbul, Remak, 2001, s. 1.
36
Celep ve Çetin, Bilgi Yönetimi, Örgütlerde Bilgi PaylaĢım Kültürü Yaratma, s.59.
37
Seher Arslankaya, Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli, s.116.
38
Mehmet Emin Tan, Bilgi Yönetimi ve Ġnsan Kaynakları, Fatih Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yüksek
Lisans Bitirme Projesi, İstanbul, 2007, s.27.
16
Kurumsal bilgi üretimi şu aşamalarda gerçekleşir; 39
- Bireysel bilginin geliştirilmesi.
- Örtülü bilginin paylaşılması.
- Kavram yaratma.
- Kavramların sınanarak doğrulanmaları.
- İlk örnek (arketip) inşa etme.
- Bilginin iletilerek örgüt içinde dağıtılması.
1.4.1 Bilgi ĠĢlem– BiliĢim
Bilgi, verinin işlenmiş halidir. Verilerin bilgi haline gelip anlam kazanmasını
sağlayan işlemler dizisine, “bilgi işlem” veya “bilişim” denir.
Bilgi işlem sistemi, bir kurumdaki bilgilerin toplanması, saklanması, gerekli
formlara kavuşması için işlenmesi ve karar süreçlerinde kullanmak maksadıyla, ilgili
yerlere sunulmasını sağlayan sistemdir. Bilgi işlem, üretim faaliyetlerine benzer. Nasıl
ki üretim, hammaddelerin fiziksel ya da kimyasal özelliklerini değiştirerek, yeni ürünler
elde edilmesi ise, bilgi işlem de, işletmenin çeşitli bölümlerinde ortaya çıkan ham
bilgilerin planlama, örgütleme, koordinasyon ve denetim gibi temel fonksiyonlarında
kullanılmak üzere, yeni şekillere sokulması, başka bir deyişle işlenmiş bilgi haline
getirilmesidir.40
39
Veli D. Kalkan, “Örgütsel Öğrenme Çalışmalarında Yeni Açılımlar: Örgütsel Zeka ve Bilgi Üretimi”, 3.Ulusal
Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı, Eskişehir, Osmangazi Üniversitesi İİBF Yayınları, 2004, s.
129.
40
Hasan Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, Ankara, Seçkin Yayıncılık, 2009, s. 272.
17
1.5 BĠLGĠ YÖNETĠMĠ
Her yenilik kendi kavramlarını oluşturduğu gibi bilgiye dayalı yeni ekonomi de
“bilgi yönetimi” diye adlandırılan bir kavram ortaya çıkarmıştır.
Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçişin yaşandığı çağımızda bilginin
önemi gün geçtikçe artmaktadır. Bu süreçte kurumlar açısından bilgi yönetimi ön plana
çıkmaktadır. Bilgiyi daha çabuk elde edip, bu bilgiyi etkin kullanan kurumlar büyük bir
avantaj kazanmaktadır. Ayrıca burada önemli olan sadece bilgiye sahip olmak değil
aynı zamanda bu bilgiyi kurum performansını arttıracak şekilde etkin ve etkili
yönetebilmektir.
Literatürde bilgi yönetimi (BY) ile ilgili birçok tanım yapılmıştır. Bunlardan
bazıları şunlardır;
Buckman‟ a göre bilgi yönetimi “örgütsel performansın yükseltilmesi ve değer
yaratılması amacıyla bilginin üretilmesi, sürdürülmesi, kullanılması, paylaşılması,
yenilenmesine ilişkin süreçlerin uygulanması” anlamına gelir.41
Kirk Klason ise bilgi yönetimini şu şekilde ifade etmektedir: “Bilgi yönetimi,
çekirdek iş yeteneğinden değer yaratmak ve daha çok değeri elde tutama yeteneğidir.”42
Bilgi yönetimi kavramı; bir organizasyonda bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi,
tasnif edilmesi ve saklanması, transfer edilmesi ve paylaşılması, kullanılması ve hayata
geçirilmesiyle ilgili tüm faaliyetlerin ve süreçlerin belirli bir amaca yönelik olarak
sistemli ve şuurlu biçimde yönetilmesidir.43
Bilgi yönetimi, kayıtlı ya da kayıtsız organizasyon verilerini ve kişisel bilgi ve
tecrübeye dayalı birikimleri toplayıp, düzenleyip, kayıt altına alıp yararlı bilgi haline
getirerek bunları doğru zamanlarda, doğru kimselerin, istenilen her yerden
41
Sahabettin Yalçın, “Bilgi ve Değer”, Muğla Üniversitesi Felsefe Bölümü Sempozyum Bildiriler Kitabı, Ankara,
Vadi Yayınları, 2002, s. 202.
42
Stephen Quinn, Knowledge Management In The Digital Newsroom, London, Oxford Focal Press, 2002, p. 52.
43
Zaim, Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi, s. 71.
18
ulaşılabilmesini sağlayıp organizasyonun pozitif iş neticeleri elde etmek amacıyla
yapılan bir dizi teknolojik ve kültürel işlemlerdir.44
Bilgi yönetimi, mevcut ve gerekli bilgi varlığının ve bilgi varlığına ait süreçlerin
belirlenmesinin ve analizinin yanında hem bu varlıkların hem de süreçlerin
organizasyonel hedeflere ulaşmak için geliştirilmesi gereken planlamaları ve kontrolleri
yapmaktır. Bilgi yönetimi, bir firmada bilginin yaratılmasını, kodlanmasını yazılı hale
getirilmesini, paylaşılmasını ve inovasyon için kullanımını kapsar.45
Bilgi yönetimi, bilişim teknolojilerinin sağladığı veri ve bilgi işleme
kapasitesiyle insanın sahip olduğu yaratıcılık ve yenilik kapasitesinin sinerjik bir
kombinasyonudur.46
Bilgi yönetimi konusunda daha pek çok tanım ve yorum bulunmaktadır. Çeşitli
kaynaklarda değişik uzmanlar tarafından ufak ayrıntılar dışında benzer biçimlerde
tanımlanmıştır.
Genel bir ifadeyle “ bilgi yönetimi, işletmenin bilgi ile ilgili etkinliğini ve
işletmenin bilgi varlıklarından getirilerini en üst düzeye çıkarmak için bilginin
sistematik ve planlı bir şekilde ortaya çıkarılması, sürekli güncelleştirilmesi ve
kullanılmasıdır.47
Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçişi yaşadığımız çağımızda bilişim
teknolojilerinin giderek yaygınlaşması, bilginin en önemli üretim faktörlerinden biri
olarak karşımıza çıkması, bilginin çağımız ekonomik faaliyetlerin kritik ve hayati bir
yer alması, bilgiye verilen önemin artmasını sağlamış ve etkili yönetimini zorunlu
kılmıştır.
44
Halit Keskin, “İsletmelerde Bilgi Yönetiminin Tanımlanması ve Kavramsallaştırılması: Kobi'lerde Bilgi
Yönetimi Araçlarının Kullanımına İlişkin Bir Araştırma”, 1.Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler
Kitabı, İzmit, Kocaeli Üniversitesi İİBF Yayınları, 2002, s.356.
45
Şirin Elçi, Türk Sanayi KuruluĢlarında Ġnovasyon Yönetimi, Yüksek Lisans Tezi, Ortadoğu Teknik Üniversitesi
Bilim ve Teknoloji Politika Çalışmaları Programı, Ankara, 1999, s. 23.
46
Nuran Öztürk Başpınar, Bilgi ve Kayıt Yönetimi: Bir Sanayi Ġsletmesinde Bilgi ve Kayıt Sisteminin
GeliĢtirilmesine ĠliĢkin Model Önerisi, Doktora Tezi, Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Eskişehir,
1999, s. 21.
47
Mustafa Kurt, “Bilgi Yönetimi ve Yenilikçiliğe Katkıları”, Kalder Forum Dergisi, S. 12, İstanbul, Kalder
Yayınları, 2003, s. 42.
19
Günümüzde üretim yapısından sosyal hayata, uluslararası ilişkilerden şirketlerin
yönetim ve organizasyonuna kadar pek çok farklı alanda kendisini hissettiren radikal
değişimlerin temelinde bilgi ve bilginin kullanılmasındaki farklılıklar yer almaktadır.
Yaşanmakta olan dönüşüm sürecinde fertler, kuruluşlar veya toplumlar açısından
mukayeseli bir üstünlük sağlamanın ve daha fazla refah elde etmenin temel yolu bilgiyi
daha etkili biçimde kullanmaktan geçmektedir. Meseleye organizasyonlar açısından
bakıldığında bilginin daha fazla değer sağlayacak biçimde yönetilmesi, son yıllarda
üzerinde en çok durulan konulardan biri haline gelmiştir.48
Yönetim uzmanı Peter F. Ducker üretim emekçilerinin yerini “bilgi
emekçilerinin” aldığı şirketlerin işlerinde “bilginin” temel nitelik kazandığı ve bilgiyi
yöneten kişilerin girişimi için kaçınılmaz olduğu “bilgiye dayalı organizasyonun”
gelişini betimlemektedir. Bilgi kaynaklarının günümüzde yönetilmesi ve düzenlenmesi
gereken stratejik bir mal olarak emek, teknoloji ve sermaye ile aynı sınıflamaya dâhil
olduğu bilginin “dönüştürücü bir kaynak” ve üretkenliğin geliştirilmesinin lokomotifi
olduğu, şirketlerin bilginin sağlıklı yönetimi için bilgiyi işleyecek çalışanlara
gereksinim duydukları vurgulanmaktadır.49
Bilgi yönetim sürecinin kuruluşa katma değer sağlaması; yapılması gerekenleri
bir program dâhilinde yürütmeyi, plan ve stratejiler oluşturmayı, kuruluşlarda bilgi
kullanımını ve bilgi yönetim süreçlerini sürekli gözden geçirmeyi gerektirir.
1.5.1.Bilgi Yönetiminin Amacı
Küreselleşmenin etkileri ile birlikte 21. yüzyılın; toplumsal, ekonomik, politik,
kültürel ve teknolojik değişimleri de beraberinde getirerek bilgi ve bilgi teknolojilerinin
yoğun olarak kullanımının ve süratle tüketiminin gerçekleşeceği düşünülmektedir.
Değişime hazırlıklı ve açık toplumlar bilgi ve bilgi teknolojilerinden azami istifade
ederek yeni yüzyılın kendilerine yüklediği farklı sorumlulukları ve beraberinde
getireceği problemleri en aza indirebilir ve hatta kaldırabilirler. Bu fırsatları
değerlendiren işletmeler ise nihai hedefleri olan minimum maliyetle maksimum kara
48
Zaim, Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi, s. 1.
Bruce W. Dearstyne, ArĢivsel GeliĢim; Modern ArĢivcilik Ġlkeleri, Uygulamaları ve Yöntem Teknikleri,
Çevirenler: Mustafa Akbulut ve A.Oğuz İcimsoy, İstanbul, Eren Yayıncılık, 2001, s. 216.
49
20
ulaşarak çağa uygun teşkilat yapıları ve daha verimli kurumları ile etkili performans ya
da yüksek performans ideallerine ulaşabilirler.50
Bilginin üretilmesi, geliştirilmesi, düzenlenmesi, saklanması ve aktarılması gibi
didinmelerin tamamı önemli olsa da; bilgi, ancak kullanıldığı ve değerlendirildiği
ölçüde yarar sağlamaktadır. Bilgi yönetiminin temel amaçlarından birisi, örgütün sahip
olduğu bilgi birikiminin çeşitli biçimlerde saklanması ve bu bilgiye en yaygın ve en kısa
sürede erişim olanağının sağlanmasıdır.51
Kurumlar için bilgi yönetimi, çeşitli amaçları yerine getirebilmek için vardır. Bu
amaçlar şu şekilde sıralanabilir;52
- Kurum içerisinde yeni bilginin üretilmesi,
- Dış kaynaklardaki değerli bilginin örgüte kazandırılması,
- Kurumsal kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanılması,
- Bilginin dokümanlar, veri tabanları ve yazılımlar aracılığı ile (yani eldeki
örgütsel bilgi varlıkları ile) sunulması,
- Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırması
(daha makro düzeyde),
- Kurumun birimleri içerisinde oluşan bilginin veya başka örgütlerdeki benzer
birimlerin, birimler arası aktarımının gerçekleştirilmesi,
- Kurumsal bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye çevrilmesi ve bilgi
yönetimi sayesinde ölçülmesi.
50
Berat Bir Bayraktar, 21. yy Bilgi Yöneticisi Özellikleri, Rol ve Becerileri, Yetkinlikleri ve AlıĢkanlıkları,
İstanbul, Beta Basım Yayım, 2007, s.1
51
Maria Martensson, “A Critical Review Of Knowledge Management As A Management Tool”, Journal
Of Knowledge Management, Volume 4, Issue 3, Boston, Emerald, 2000, p. 209
52
Bengü Çapar, “Bilgiyi Yönetmelisiniz” , http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=254(Erişim: 15
Nisan 2009)
21
Bilgi yönetimi esas olarak, bilgiden en üst düzeyde yararlanmak ve refah
yaratmak için bilginin üretimini, geliştirilmesini, düzenlenmesini, saklanmasını,
iletilmesini, paylaşıma sunulmasını, kullanılmasını ve değerlendirilmesini içine alan bir
kavramdır.
Bilgi yönetimi, tıpkı günlük yaşamımızda olduğu gibi, bilgi edinme, bilgiyi
kullanmak, bilgiyi tekrar kullanmak için gerekli işlemleri yapmak ve yeni koşullara
uyum sağlayacak şekilde mevcut bilgilerimizi uyarlamak ile alakalı bir süreçtir. Bu
açıdan bakıldığında bilgi yönetiminin genel amacı, bilginin birden fazla kişinin
(kurumun, toplumun vb.) kullanabilmesine elverişli, yani paylaşılabilir bir hale
getirilmesidir.53
1.5.2 Bilgi Yönetiminin Özellikleri
Bilgi yönetimi bilginin kurumda kimde ve nerede olduğu, kimin tarafından
kullanıldığı, bu bilgiyle nelerin yapılabileceği, bilgiyi kullanmak için hangi kurumsal ve
davranışsal engellerin ortadan kaldırılması gerektiği gibi sorulara yanıt üretir.
Yeni toplum bilgi etrafında örgütlenmektedir. İşletmeler, bilgiyi etkili ve
zamanında kullanabilmek için bilişim teknolojilerinden en verimli şekilde yararlanmak
zorundalar. Çünkü sadece somut bilgi bir işe yaramamaktadır. Onu yoğuracak,
bütünleştirecek, amaçlar uğruna stratejik hale getirebilecek beyinlere gereksinim
duyulmaktadır.54
Bilgi Yönetimi en önemli varlıklardan biri olan “bilgi”den en uygun yararlılığı
sağlayacak uygulamaları ve teknolojik varlıkları tanımlayan profesyonel bir disiplindir.
Kurumun bilgi kaynaklarını etkinlikle sistematik bir şekilde kullanmakla ilgili bir
kavramdır. Kurumlar eşgüdümü geliştirirken, kararlar alırken ve plan yaparlarken; örgüt
yapılarını ve dış ilişkilerini yeniden düzenlemekte ve veri, enformasyon ile bilgi
alışverişini
53
kolaylaştırabilecek
veri
ağlarını
yaratmaktadırlar.
Bilgi
ağları,
Bengü Çapar, “Bilgi Yönetimi; Nasıl Bir İnsan Gücü”,
http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=257 (Erişim: 29 Mayıs 2009)
54
Veysel Bozkurt, Enformasyon Toplumu ve Türkiye, İstanbul, Sistem Yayıncılık, 1996, s.37.
22
kullanıcılarına hem cari hem de stratejik seviyelerde etkinliği artırabilmeleri için
stratejik bilgiyi ortaya koyma, paylaşma ve kullanma hakkı verirler.55
Bilgi yönetiminin özellikleri şunlardır;
- Bilgi yönetiminin konusunu kuruma ait örtülü (yani çalışanların kafasında
bulunan), açık (yani prosedürlerde yer alan), dış (yani kurumun dış çevresinde yer alan),
iç (yani kurumun sınırları içinde yer alan) bilgi ile bu bilgiye ilişkin işlemler oluşturur.
Temel çabası bilgiyi üretken kılmaktır. Entelektüel sermayenin kurum içerisinde
en verimli biçimde kullanılmasını, yani bilimsel olarak yaratılan bilginin kurumsal alana
aktarımını sağlamaktır.
1.5.3 Stratejik Bilgi Yönetimi
Strateji kelime anlamı itibariyle Latince yol, çizgi kavramlarından ve yönetimin
başı anlamına gelen “strategos” kelimesinden türemiştir. Kelime, ilk olarak askeri
alanda sonuç alıcı harekâtların planlanması ve yönetimi olarak tanımlanmıştır.56
Stratejik bilgi yönetimi yaklaşımına göre kurum açısından stratejik önemi en
fazla olan kaynak bilgi, en önemli temel kabiliyet ise bilgiden en etkili biçimde istifade
edebilme becerisidir. Bu sebeple söz konusu yaklaşıma göre günümüz organizasyonları
açısından stratejik bilgi yönetimi, stratejik yönetimin vazgeçilmez bir parçasıdır.
Stratejik bilgi yönetiminin temel amacı kurumun uzun vadeli bilgi ihtiyacının tespit
edilerek bu ihtiyacın giderilmesine yönelik mevcut kaynakların ve imkânların daha
etkili ve müessir biçimde yönetilmesine veya duruma göre yeni kaynaklar bulunmasına
yönelik stratejiler geliştirmektir.57
Bilgi yönetimi üç stratejik süreci kapsamaktadır. Bunlardan ilki kurum açısından
hayati
önem
taşıyan
stratejik
bilgi
üretilmesidir.
İkincisi
bilgi
akışlarının
55
Goh, Swee C., “Managing Effective Knowledge Transfer: An Integrative Framework And Some Practice
Implications” , Journal of Knowledge Management, Volume 6, Issue 1, Boston, Emerald, 2002, s. 23.
56
Berat Bir Bayraktar, Asiye Kakırman Yıldız, “Kurumsal Bilginin Stratejik Planlama Sürecinde
Kullanılması: Bir İlçe Belediyesi Örneği”, Bilgi Dünyası, C. 2, İstanbul, Unak, 2007, s. 287.
57
Zaim, Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi, s. 107.
23
organizasyonun stratejik perspektifine uygun olarak düzenlenmesi ve kurum genelinde
bilginin
dağıtılmasıdır.
Üçüncüsü
ise
bilgi
yönetimiyle
ilgili
uygulamaların
organizasyonun soyut varlıklarına yaptığı katkının - entelektüel sermaye, temel
kabiliyetler veya üretilen katma değer vs.- stratejik açıdan değerlendirilmesidir.58
Bilginin stratejik nitelikte olması ve uzun vadede rekabet avantajı yaratabilmesi
için işletmeye özgü ve kolayca transferi, göçü, elde edilebilmesi, yayılması olanaklı
olmamalıdır. Stratejik bilgi bireylerde ve kurumsal sosyal ilişkilerde yerleşmiş olarak
görülür ve dolayısıyla örtük, kişi ve kurum‟da spesifik olarak varlığını sürdürür.
Stratejik bilgiyi ortaya çıkarmanın ve transfer etmenin olası yolu, bu bilgiye sahip
olanlar ile yakın ve daha etkileşimli bir ilişki kurmak ve geliştirmekten geçmektedir.59
Bilginin rekabet avantajı sağladığı artık iş dünyasının bilinen bir gerçeği
olmakla birlikte bilginin mutlaka stratejik değeri olduğu da söylenemez. Bu nedenle
yöneticilerin elinde bilginin stratejik değerini gösterecek pratik bir çerçeve olması
gerekmektedir. Genellikle bilgiye ilişkin tüm faaliyetlerin bir işletmeye hem kısa hem
de uzun dönemde sektör ortalamasının üzerinde bir karlılık sağlaması gerektiği
düşünülür. Uygulamada “bilgi konusu” insan kaynakları ya da bilgi teknolojisi
birimlerinin ya da araştırma - geliştirmenin sorumluluğu olmakta; bazen de yalnızca
çeşitli iş birimlerinin içinde dışarıdan soyutlanmış olarak varlığını sürdüren bilgi
yönetimi girişimlerinin bir parçası olarak kalmaktadır. Üstelik birkaç dikkat çeken
istisna dışında teorisyenlerin birçoğu da genel bir stratejik görüşe pek ilgi
göstermemektedir.60
Üst yönetimler bilginin stratejik rolüne ya da bilgi üretimi girişimlerinin
önemine çok ender olarak odaklanmaktadır. Bu durumu düzeltmenin yollarından birisi
üst yöneticilerin ve diğer işletme stratejistlerinin bilgiye bakışını değiştirmek olabilir.
Bilgi, yaratıcılık ile ilişkisi belli belirsiz, bilinmez, nesnelleştirilmesi kesinlikle gerekli
ancak olanaksız bir nicelik olarak değil, belirli faaliyetleri ve iş sonuçları ile bağlantısı
olan bir varlık olarak görülmelidir.61
58
Zaim, Bilginin Artan Önemi Ve Bilgi Yönetimi, s. 84.
Georg Von Krogh, Kazuo Ichıjo, Ikujıro Nonaka, Knowledge Management, Londra, Sage Publication, 1996, p.
22.
60
Thomas H. Davenport, Prusak Laurence, “Knowledge in Organizations, Knowledge Transfer and Cooperative
Strategie”s, Strategic Management Journal, Volume 17, London, John Wiley & Sons, 1996, p. 55.
61
Krogh, Ichıjo, Nonaka, Knowledge Management, p. 89.
59
24
1.5.4 Bilgi Yönetiminin Unsurları
Bilgi yönetimi unsurları şu şekilde sıralanmış ve formülize edilebilir;
Bilgi Yönetimi (BY), bilginin 3 değişkeni (birey, kurum, toplum) ve BiliĢim
Teknolojileri [Bilgisayara dayalı iletişim teknolojileri] (BT)‟den oluşur ve şu
denklemle ifade edilir: BY=F (birey, kurum, toplum) + BT62
1.5.5 Bilgi Yöneticisi
Bilgi yöneticileri, bireylerin sahip olduğu işlenmemiş bilgiyi kurumun amaçları
doğrultusunda anlamlandırıp açığa çıkarırlar. Bilgi ve bilgi kaynaklarını yönetirler,
işletme aktivitelerini incelerler, en iyi uygulamaların paylaşılmasını sağlarlar, gelişen
bilgi teknolojilerini yakından takip edip kuruma kazandırırlar, sahip olunan ve kazanılan
bilgi ile kurum için plan ve strateji oluştururlar.
Wheeler, bilgi yöneticisini “mühendislerin, mimarların çözümleyicilerin
çabalarını koordine eden kişi” olarak tanımlamıştır. Bilgi yöneticisi, bilgi ve bilgi
kaynaklarının yönetiminden sorumlu olan arşivist, dokümantalist, kütüphaneci gibi bilgi
görevlilerinin eşgüdüm içinde çalışmalarından ve bilgi, bilişim, bilgileşim profillerinden
sorumlu olmalıdır.63
Globalleşme; yönetim, üretim gibi birçok işletme faaliyetine ve uygulamalarına
yönelik bazı bakış açılarını değiştirmiş, kurumlar, yenidünya düzeninde yer almak,
konumlarını korumak ya da, güçlenmek ve lider olabilmek için, farklı, daha önce
denenmemiş, hatta tamamen kendi kurumlarına özgü model ve sistemleri geliştirip,
kullanma yoluna girmişlerdir. Bu yaklaşım, birçok kurumu, bilgiyi ve teknolojiyi,
yaratma, değerlendirip, kurumun iş süreçlerini ve tüm süreçlerine katma yönüne
itmiştir.64
62
Sinan Yasun, “Bilgi Yöneti(lir) mi”, http://www.kalder.org.tr/page.asp?pageID=1041 (Erişim: 12 Mart 2009)
63
Arslankaya, Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli, s. 158.
Berat Bir Bayraktar, 21. yy. Bilgi Yöneticisi Özellikleri, Rol ve Becerileri, Yetkinlikleri ve AlıĢkanlıkları, s. 2.
64
25
1.5.6 Bilgi Yönetiminin AĢamaları
Bilgi yönetimi aşamaları Tiwana tarafından aşağıdaki şekilde sıralanmıştır:65
AġAMA I: Altyapı değerlendirmesi:
-
Var olan altyapının analizi.
-
Bilgi yönetimi ve iş stratejisini hizalanması/ ilişkilendirilmesi.
AġAMA II: Bilgi yönetimi sisteminin analizi, tasarımı ve geliştirilmesi:
-
Bilgi yönetimi altyapısını tasarlanması.
-
Var olan bilgi varlıklarının ve sistemlerinin denetlenmesi.
-
Bilgi yönetimi ekibinin oluşturulması.
-
Bilgi yönetimi sistemi mimari planının yaratılması.
-
Bilgi yönetimi sisteminin geliştirilmesi.
AĢama III: Yerleştirme/ Uygulama
-
Sonuca dayalı artım metodolojisini kullanarak yerleştirme (Plan ışığında
bilgi yönetimi uygulamasına başlanması).
-
65
Değişim, kültür ve ödüllendirme yapılarının yönetilmesi.
Amrit Tiwana, “Bilginin Yönetimi”, İstanbul, Dışbank Kitapları-5, 2003, s. 120.
26
AġAMA IV: Değerlendirme
-
Başarının değerlendirilmesi, yatırım getirisinin ölçülmesi, bilgi yönetim
sisteminin arıtılması/ düzenlenmesi.66
1.6 BELGE
Belge, herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için
alınmış veya fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu
fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgidir.67
Kurumlar için yaşamsal öneme sahip bilgi gereksiniminin ve bu gereksinime
paralel bilgi üretiminin önemli bir bölümünü belgeler oluşturmaktadır.
Kurumsal
iletişim, doğrulama ve onaylama gibi işlevleri üstlenen belgeler, geçmişe dönük bilgi
birikimini
barındıran,
geleceğe
yönelik
en
önemli
bilgi
kaynaklardan
biri
68
konumundadır.
Kitap, süreli yayın, arşiv belgesi, harita, slayt, sesli/görüntülü kaset, müzik
notası, CD-ROM, DVD veya başka formlardaki bilgi kaynakları, insanlığın kayda
geçmiş tüm bilgi birikimlerini içerdikleri ve onları kuşaktan kuşağa aktarmaya imkân
verdikleri için özel bir öneme sahip kaynak veya belgelerdir.
1.6.1 Belge Üretimi
Belge üretimi şu şekilde tanımlanmaktadır:
Bir kurum veya kuruluşun işlemleri sonucu oluşacak belgelerin istenilen
nitelikte ve nicelikte, istenilen zamanda ve mümkün olan en düşük maliyetle üretimini
sağlayacak biçimde bir araya getirilmesidir.69
66
Tiwana, “Bilginin Yönetimi”, s. 136.
Hamza Kandur, “Elektronik Belgelerin Özniteliklerinin Elektronik Belge Yönetimi Açısından İncelenmesi”, Aysel
Yontar Armağanı, Yayına Hazırlayanlar: Bekir Kemal Ataman ve Mesut Yalvaç, Türk Kütüphaneciler Derneği
Yayınları, Ankara, 2004, s.123.
68
Fahrettin Özdemirci, “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”, 21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu
Sempozyumu Bildiriler Kitabı, Türk Kütüphaneciler Derneği Yayınları, Ankara, 2001, s. 179.
69
Özdemirci, “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”, 21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu
Sempozyumu Bildiriler Kitabı, s. 181.
67
27
1.6.2 Belge Yönetimi
Çağımızda en önemli üretim faktörü sayılan bilgi bir kurumun kuruluşunda ve
varlığını sürdürebilmesinde kritik öneme sahiptir. Karar alma sürecinde doğru bilgiye
en kısa sürede ulaşabilmek bilgi alış verişinin hızlı ve kesintisiz bir biçimde sağlamak
ancak etkin bir bilgi ve belge yönetimi ile mümkündür.
Belge yönetimi; belgelerin üretilmesini, saklanmasını, tekrar kullanılmasını
sağlayan bir yaklaşımdır.
Günümüzde belge yönetimi; formların, yazışmaların ve diğer belgelerin üretimi
ve kullanımın tahminini, belgelere ve içerdikleri bilgiye hızlı erişimi sağlamak amacıyla
dosyalama ve indeksleme sistemlerinin geliştirilmesini; güncel olmayan belgelerin
sistemden çekilmesi ve yönetilmesini; mikrofilme alma yönteminin kullanımı da dâhil
olarak belgelerin çoğaltılmasının ve bilgisayarlar, optik taşıyıcılar ve modern
enformasyon yöntem teknolojilerinin diğer unsurlarının adapte edilmesi ve kullanımını
kapsamaktadır.70
Belge yönetimi; belgelerin üretimi, organizasyonu, korunması, kullanımı,
erişimi ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak için oluşturulan bir
programın uygulanmasıdır.71
Bilgisayar
teknolojilerinin
günümüzdeki
seviyeye
ulaşmasından
önceki
dönemlerde, sınıflandırma temelli bir konu olan kütüphanecilik mesleğinin bir bileşeni
olan geleneksel belge yönetimi, günümüzde geliştirilmiş olan yazılım teknolojileri ile
çok daha ileri boyutlara ulaşmıştır.72
Belge yönetimi; belgelerin üretiminden imha aşamasına kadar sistematik bir
kontroldür. Böyle bir sistematik yaklaşım üretilen bilgi kaynaklarını depolayıp ve
düzenleyerek bilgi ve belge isteklerine etkin erişim ve kontrol olanağı sağlar.
70
Dearstyne, ArĢivsel GeliĢim, Modern ArĢivcilik Ġlkeleri, Uygulamaları ve Yöntem Teknikleri, s. 22.
Özdemirci, “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”,21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu
Sempozyumu Bildiriler Kitabı, s.183.
72
Melikşah Karakaş, “Bilgi Yönetimi Belge Yönetimi Değildir”
http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=381 (Erişim 22 Mart 2009)
71
28
Belge yönetimi, aynı zamanda gerekli bilgi ve belgeleri gelecek nesillere
iletilebilmek için belgelerin üretiminden başlayarak, tarihi belgelerin seçimlerini belli
disiplinlere bağlayan bir yaklaşımı da getirmektedir. Bu çağdaş arşivciliğin gereği
olmak yanında modern devlet yönetiminin de kaçınılmaz bir fonksiyonu olarak
karşımıza çıkmaktadır.73
Yönetimlerin başarısı, bilgi yönetimine bağlıdır. Yönetimlerde kurumsal bilgi,
kurumların ürettikleri belgelerde varlığını sürdürmektedir.
Ürettiği belgeleri
yönetemeyen bir kurumun, bilgiyi yönetmesi ve bilgiye dayalı yönetim gerçekleştirmesi
mümkün değildir. Bilgi ve belge yöneticisinin asıl misyonu kurumdaki bilgi akışını
doğru olarak sağlamaktır. Bilgiyi bulmak, sınıflandırmak, belgelendirmek, erişimini
sağlamak, kullanıcıya sunmak ve sistem geliştirmek için, yukarıda sözü edilen tüm
unsurlar taşımak ve ön yargıdan uzak, genellemelerin olmadığı, doğru bilgiye dayalı,
empatik yaklaşımların hâkim olduğu, öğrenmeye ve paylaşmaya hazır bir iletişim
sürecinin gerçekleştirilmesi gerekir.74
Bugün gelinen noktada belge ve arşiv yönetimi kavramları birbirinden ayrılmaz
iki unsur haline gelmiş; biri diğerinden bağımsız olarak da olabileceği gibi birinin var
olmaması durumunda eksikliği tüm sistem içinde hissedilir olmuştur.75
Bütün işletme ve resmi kurumlarda belgeler üretilir ve saklanır. Bu üretim ve
saklamanın başlıca amaçları şunlardır;
-
Kurumlar yaptıkları şeyi niçin yaptıklarını göstermek.
-
Vergi ve muhasebe hesaplarını kontrol etmek.
-
Yasal işlemlerdeki sorumluluklarını yerine getirdiklerini göstermek.
-
Mesuliyet ve sorumluluklarının neler olduğunu ya da olmadığını göstermek.
73
Fahrettin Özdemirci, “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”, http: // acikarsiv. ankara. edu.tr / fulltext /
238.htm (Erişim: 20 Mart 2009)
74
Berat Bir Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, İstanbul, Beta Basım Yayım, 2006, s. 18.
75
A. Oğuz İcimsoy, “Kamu Sektöründe Evrak Yönetiminin Önemi ve Gerekliliği”, I. Milli ArĢiv ġurası Bildiriler
Kitabı, Ankara, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Yayınları, 1998, s. 519.
29
-
Tarih için, yani hikâyelerini gelecek nesillere aktarmak.
-
İşlem ve eylemlerini nasıl yaptıklarını göstermek.
-
Bilgilendirmek.
-
İletişim sağlamak.76
1.7 ARġĠVLER
Arşivler, bilgi ve belgelerin belli bir düzen içerisinde uygun şartlarda korunarak
hizmete sunulduğu yerlerdir.
Geniş anlamda arşiv; tarihi, biçimi, üzerinde kayıtlı olduğu taşıyıcı şekli ne
olursa olsun kamu veya özel her türdeki kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin
etkinlikleri sonunda oluşmuş veya elde edilmiş arşivsel nitelikteki belgelerden oluşur.77
Arşivler genelde; tarihi arşivler, güncel arşivler olarak ikiye ayrılır.
Bilgi
merkezi olarak güncel arşivler (Kurum Belge Merkezleri) kurumların bilgi
hazineleridir. Kurum arşivleri, kurumsal bilgiyi barındıran hazinelerdir. Bu merkezler
kurumların ve ülkelerin tarihi kaynaklarıdır. Kurumsal belge merkezleri, ulusal bilgi
merkezi olarak Milli Arşivler‟ in kaynağını oluşturur.78
Arşiv belgeleri canlılar gibi belirli yaşam evrelerine sahiptirler. Belgelerin bu
belirtilen safhaları, içerdikleri bilgiye (evrakın içeriğinin güncelliğine) ve bu bilginin
kullanım sıklığına bağlı olarak belirlenmektedir. Buna bağlı olarak genellikle, güncel
76
Fahrettin
Özdemirci,
“Üniversitelerde
Belge
Yönetimi
ve
ArĢivler”,
www.kutuphaneci.org.tr/web/node.php?action=6& (Erişim: 20 Mart 2009)
77
Hamza Kandur, “Elektronik Arşivler ve Arşivcilik Mesleğinin Geleceği", Bilgi Çağı, Bilgi Merkezleri ve Bilgi
Teknolojileri Sempozyumu Bildiriler Kitabı, Yayına Hazırlayanlar: Mustafa Akbulut ve Fatoş Subaşıoğlu, Ankara,
Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Yayınları, 1999, s. 15.
78
Fahrettin
Özdemirci,
“Üniversitelerde
Belge
Yönetimi
ve
ArĢivler”,
www.kutuphaneci.org.tr/web/node.php?action=6& (Erişim: 22 Mart 2009)
30
belgeler bürolarda daimi olarak sıkça kullanılan belgelerdir; yarı güncel belgeler ayda
en az bir kere müracaat edilen belgeler ve güncel olmayan belgeler de uzun süreli
saklanması gereken belgelerle yılda on defadan daha az başvurulan belgeler olarak
algılanmaktadır.79
Günümüzde modern bilgi ve iletişim teknolojisi geleneksel arşivciliğin yapısını
değiştirmiş bilginin basılı kâğıt üzerine yazılıp kaydedilmesinin yerini kısmen almıştır.
1.8 E-BELGELER/ ELEKTRONĠK KAYITLAR, E-DEVLET
Elektronik belgeler genel olarak bir bilgisayar sistemi bünyesinde üretilen,
işlenen ve saklanan belgeleri tanımlar.
Elektronik kayıtlar, geniş anlamda, bilgisayarlar ya da bilgisayar tabanlı
sistemlere girilen, bunlar tarafından idare edilen ya da bunlara uygun yazılım ve
donanım olmaksızın okunamayan verileri ve bilgiyi içerir.
E-devlet bürokratik engelleri ve zaman kaybını azaltmak, kamu kurum ve
kuruluşları arasında etkin ve kesintisiz bilgi paylaşımı sağlamak ve kamusal hizmetleri
interaktif olarak sürdürebilmek için oluşturulan teknoloji tabanlı kamu platformudur.
Geleneksel devlet hizmetlerinin elektronik ortamda yürütülmesini, daha etkin, yalın,
katılımcı ve şeffaf yönetim anlayışının benimsenmesini, bürokratik engellerin
azaltılması aracılığıyla iş akış süreçlerinin kısaltılmasını ve kurumsal iletişimin büyük
bir oranda elektronik ortamda sürdürülmesini olanaklı kılan devlet modelidir.
79
Ahmet Oğuz İcimsoy, “Kamu Sektöründe Evrak Yönetiminin Önemi ve Gerekliliği”,
http://www.archimac.org/JAS/JAS2000/JAS02_06.spml (496), ( Erişim: 10 Nisan 2006)
31
1.9 ELEKTRONĠK KÜTÜPHANE
Elektronik kütüphane literatürde şu şekilde tanımlanmaktadır;
Hem basılı, hem de elektronik formda yaygın olarak kullanılan materyalin
mevcut bulunduğu yerdeki koleksiyonun dünya çapındaki kütüphane ve ticari bilgi
kaynaklarıyla erişimini sağlayacak elektronik bir ağ ile birleştirerek kütüphanelerin ve
diğer bilgi kaynaklarının içeriklerine ve hizmetlerine uzaktan erişim kavramıdır.80
Elektronik kütüphaneler ve bunların sundukları kaynaklar her geçen gün hızla
artmaktadır. Ticari ya da eğitim amaçlı birçok kurum elinde bulunan kaynakları
elektronik ortamda hizmete sunabilmek için büyük çabalar harcamakta ve
çalışmaktadır. Elektronik kütüphanelerin yaygınlaşması ve bu hizmetlerin verilmesi
amacıyla da internetin kullanılması, bu hizmetleri mekân ve mesafeden bağımsız olarak
kullanıcılarının ayağına taşımaktadır.
Elektronik kütüphanelerde bulunan materyaller sadece yazı ve resimden ibaret
değildir. Film, ses ve video formatları da desteklenmektedir. İnternette dosya ve belge
erişimini sağlayan HTML tabanlı diller sayesinde, elektronik kütüphanede bulunan
yayınlar daha kolay şekilde okunabilmekte ve izlenebilmektedir. Bu kütüphanelerde
son kullanıcı web tarayıcıdır. Bir web tarayıcı sayesinde kütüphaneden faydalanmak
mümkündür. Elektronik kütüphaneden faydalanmak için kullanılan en yaygın yöntem
abonelik yöntemidir. Belli bir ücret ödeyen kişi ya da kuruluş bu para karşılığında bir
kullanıcı adı ve bir parolaya sahip olabilmektedir. Kullanım süreleri ve kullanıcıya
verilen içerik ödenen parayla doğru orantılıdır. Bazı durumlarda ise kullanıcı adı ve
parola yerine IP aralıklarına hizmet verilmekte ve böylece sadece bir kuruma hizmet
verme garanti altına alınmaktadır.81
80
Bob Travica, “Organisational Aspects Of The Virtual/ Digital Library: A Survey of Academic
Libraries”, http://rkcsi.indiana.edu/archive/CSI/WP/wp97-07B.html ( Erişim: 22 Haziran 2010)
81
Nergiz Erçil Çağıltay, “Elektronik Kütüphaneler: Türkiye Ġçin Bazı Öneriler”,
http://www.teknoturk.org/docking/yaziler/tt000064-yazi.htm (Erişim. 18 Ağustos 2009)
32
ĠKĠNCĠ BÖLÜM
KURUMSAL BĠLGĠ
Kurumlar için bilgi, kurumsal gücün kaynağını oluşturur. Günümüz dünyasında
kurumların, varlıklarını sürdürebilmeleri; bilgide, ekonomide ve teknolojide gelişme ve
ilerleme sağlamaları sahip oldukları kurumsal bilgi ile mümkün olmaktadır.
Bu
bakımdan kurumsal bilginin elde edilmesi, kullanılması, yayılması, işlenmesi,
depolanması kurumsal bilgi yönetiminin başlıca işlevleridir. Kurumsal bilgi yöneticileri;
etkileşim sonucu ortaya çıkan, örtük ve açık bilgi olarak iki kaynağa dayanan kurumsal
bilginin, kurum amaçları doğrultusunda kullanımını ve paylaşımını sağlama
durumundadır.
Kişiler için olduğu kadar -belki daha fazla - kurumlar için de bilgi büyük önem
taşır. Toplumsal organizasyonların oluştuğu ilk andan beri insanlar, birbirlerinin bilgi ve
tecrübesinin ortak kullanımının meydana getirdiği sinerjiyi kullandıkları bir öğrenme
sürecinden geçmektedir.82
Kurumsal bilginin ele alındığı bu bölümde; kurumsal bilginin tanımı, ortaya
çıkarılması, yönetilmesi ve planlaması açıklanmaya çalışılmıştır.
2.1 KURUMSAL BĠLGĠ NEDĠR
Kurumsal bilgi, kurumun günlük faaliyetleri neticesinde kaçınılmaz olarak
ortaya çıkan veya kuruma dışarıdan gelen, kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgidir.
Kurumlarda bilgi, kendi ihtiyaçları doğrultusunda şekillenir, üretilir, depolanır
ve kullanılır. Bu nedenle kurumsal bilgi, kurumsal gelişmeler doğrultusunda ortaya
çıkan, planlı, düzenli ve sistematik bir çalışmayı gerektiren bir sürecin ürünüdür.
Gelişen enformasyon teknolojileri kurumlarda düşük maliyetle ve hızlı bir
biçimde bilginin depolanması, paylaşılması ve üretilmesi süreçlerinde devrim
82
Çapar, Bengü, “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir Ġnsan Gücü”,
http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=257 (Erişim: 29 Mayıs 2009)
33
yaratmakla beraber tek başına yeterli değildir. Bilgi kuruma sadece yalın anlamıyla
katılıp depolanan bir meta olmamalı katma değer katan kritik bir faktör olarak işlenmeli,
özümsenip kurumsal bilgi haline getirilmelidir.
Kurumların, rakiplerinden daha farklı olmasını, tüm kurumların aynı yöntemleri
uyguladığı bir ortamda rekabet güçlerinin artmasını sağlayacak güç kurumsal bilgi‟dir.
Kurumsal bilgi belli bir zaman süreci içinde oluşur ve kurumun değişimle mücadele
etmesine ve rekabet avantajı sağlamasına olanak verir.
Kurumsal bilgi, kurum için sürdürülebilir rekabet avantajı sağlayan bir
kaynaktır.
Kurumun rekabet avantajı elde etmesi ve sürdürebilmesi, o kurumun
rakiplerinin uygulayamayacağı ya da taklit edemeyeceği, kendine özgü bir strateji
geliştirebilmiş olmasına bağlıdır. Kurumun kendine özgü bir strateji geliştirebilmesi
ise, gerekli bilgi ve kaynak birikimi ile mümkündür.83
2.2 KURUMSAL BĠLGĠ KAYNAKLARI
Kuruluşlarda bilgi yönetimi uygulamaları açısından kurumsal bilgi kaynaklarını,
„İç Bilgi Kaynakları‟ ve „Dış Bilgi Kaynakları‟ olarak iki ana başlık altında
değerlendirmek gerekir.
Bunlar şu şekilde açıklanabilir;84
2.2.1 Ġç Bilgi Kaynakları
Bilgi yönetimi açısından, bir kuruluştaki iç bilgi kaynaklarını iki grupta
değerlendirmek mümkündür. Bunlardan birincisi, kurum çalışanları (kurumun insan
kaynakları); ikincisi ise kurumun doğal faaliyetleri ve yasal yükümlülükleri sonucunda
üretilen ve kullanılan belgeler ve çeşitli yayınlardan oluşan entelektüel kaynaklardır. Bu
entelektüel kaynaklar, kurumda çeşitli bilgi birimlerinin kurulmasını, bilgi depolarının
oluşturulmasını ve çeşitli bilgi sistemlerinin varlığını zorunlu kılmaktadır.
83
Bayraktar ve Yıldız, “Kurumsal Bilginin Stratejik Planlama Sürecinde Kullanılması: Bir İlçe Belediyesi
Örneği”,Bilgi Dünyası, C. 2, s. 284.
84
Mustafa Sağsan, “E-Devlet” , www.edevletkonferansi.org/sunum/mustafa_sagsan.hppt (Erişim: 02 Şubat 2009)
34
İç bilgi kaynaklarının ilki ve en önemlisi kurum çalışanlarıdır. Yöneticiler,
araştırmacılar, uzmanlar, danışmanlar, her kademedeki çalışanların yetkinlik, deneyim,
bilgi, birikim, beceri ve tecrübeleri, kuruluş ve işletmelerin temel iç bilgi kaynağını
oluşturmaktadır. Bilgi
yönetimini, diğer enformasyon merkezli
yaklaşım ve
uygulamalardan ayıran en önemli farkı, insanin zihninde bulunan bilgi, birikim ve
tecrübelerin paylaşılmasını sağlayarak yeni bilgi üretimi ve değer yaratımı sağlamaktır.
İkincisi ise; kütüphane, dokümantasyon, belge, arşiv gibi kurum bilgi
merkezlerinin bilgi kaynaklarını oluşturan belgeler, arşiv belgeleri ve çeşitli yayınların
yanı sıra muhasebe, personel, müşteri vb kayıtların bulunduğu kurumsal bilgi
sistemlerinde çeşitli ortamlarda bulunan veri, enformasyon ve bilgilerdir.
2.2.2 DıĢ Bilgi Kaynakları
İç kaynakların kurumsal bilgi yönetimi başarısında tek başına yeterli olması
mümkün değildir.
Bu sebeple kuruluşlar dış kaynaklardan bilgi sağlamak
zorundadırlar.
Dış kaynaklar; iç kaynaklara göre daha geniş bir alanı kapsamaktadır. Kurum
dışındaki her tür bilgi merkezleri, çeşitli veri tabanları, web sayfaları, bağımsız
araştırmacılar, danışmanlık hizmeti veren kuruluşlar, çeşitli eğitim programları, kongre,
konferans ve toplantılar belli başlı dış bilgi kaynaklarını oluşturmaktadır.
Kuruluşun bilgi gereksiniminin iyi analiz edilmesi gerekmektedir.
Aksi
takdirde, kuruluş ne tür bilgiye gereksinim duyduğunu bilmiyorsa, dış bilgi kaynakları
konusunda da başarısız olacaktır.
Ayni zamanda kurum kendi gereksinimleri
doğrultusunda dış bilgi kaynaklarının nerede olduğunu ve en hızlı şekilde nasıl
erişeceğini bilmek durumundadır.
Dış bilgi kaynaklarına erişme ve kullanma
konusunda bir politikasının ve yol haritasının olması gerekir.
Aksi takdirde bilgi
yığınları arasında kaybolacak ve istediği bilgiye istediği zamanda ve en uygun maliyetle
erişmesi hiçbir zaman mümkün olamayacaktır.
35
2.3 Kurumsal Bilgi Yönetimi
Kurumsal bilgi yönetimi, mevcut bilgi ve bilgi kaynaklarının bir sistem
içerisinde tanımlanmasını ve birbirleriyle bağlantısının kurulmasını sağlayan bir
süreçtir. Bu süreç içerisinde yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgi kümelerinin
entelektüel
kurumsal
birikim
içinde
değerlendirilmesi
ve
bütünselleştirilmesi
sağlanarak, kurumsal bilgi farklı kaynaklarda da olsa, bütünleşik bir yapı içerisinde tek
kaynak gibi yönetilebilmelidir. Kurumsal bilgi yönetimini oluşturan ağlar Şekil 2.1 de
gösterilmiştir.
ġekil 2.1: Kurumsal Bilgi Yönetimi Ağları
Kaynak: Mustafa Sağsan, “E-Devlet”
www.edevletkonferansi.org/sunum/mustafa_sagsan.hppt (Erişim: 02 Şubat 2009)
Kuruluş ve işletmelerde bilgiyi üretmek, sağlamak, depolamak, düzenlemek ve
erişmek gerekli, ancak tek başına yeterli değildir. Bilgiyi farklılık doğuracak biçimde
kullanmak, yeni pazarlar ve ekonomik değer yaratmak şarttır.
Bu bağlamda bilgi
yönetimi, belge, arşiv ve enformasyon uygulamalarının ötesinde kurumsal bilginin bir
36
bütün olarak yönetilmesini içermektedir.
Kurumsal bilgi yönetimi; kurumun bilgi
ihtiyaçlarını karşılamak, kurum çalışanlarının kişisel bilgilerini geliştirmek ve yeni bilgi
üreterek kurumun yararına kullanmak üzerine odaklanan düşünsel bir sürecin
uygulamaya geçirilerek değer yaratma durumudur.
2.3.1 Kurumsal Bilgi Yönetimi Yaklaşımı
Çağımızın en önemli gücü olan bilginin, kurumsal bağlamda profesyonel bir
anlayışla yönetilebilmesi ve başarılı olunabilmesi için bilginin iyi organize edilmesi
gerekmektedir.
Kurumsal bilginin kayıtlı hale getirilmesi, kurumun içinde gerekli
yerlere ve çalışanlara iletilmesi, aynı çalışmaların yinelenmesini önleyeceği gibi,
atılacak adımlarda hata oranının azalmasını sağlayacaktır. Bu çerçevede kurumsal bilgi
yönetimi; kurum içinde üretilen ve oluşan ya da dışarıdan gelen kayıtlı kayıtsız bütün
bilginin bir sistem içinde kontrol altına alınması olarak tanımlanabilir.
2.3.2 Kurumsal Bilgi Yönetiminin Esasları
Kurumlarda etkin ve etkili bilgi yönetim sağlayabilmek ve kurumsal bilgi
yönetiminde başarılı olabilmek bazı esaslar belirlenmiştir. Vorakulpipat ve Rezgui de
kurumsal bilgi yönetiminin, şu üç genel uygulamayı ortaya çıkarmaya çalıştığına
değinmektedir. Bunlar şu şekilde sıralanabilir;85
1. En iyi deneyimlerin kodlanması ve paylaşılması.
2. Kurumsal bilgi rehberleri oluşturulması.
3. Bilgi ağlarının yaratılması.
Kurumsal bilgi kaynakları, bilgi yönetim sistemin başarısı açısından çok
önemlidir.
Bilgi kaynaklarının tanımlanması, sınıflandırılması, düzenlenmesi ve
erişimin sağlanması bilgi yönetimine giden yolu belirlemede temel faktördür.
Bu
noktada bilginin tüm kuruluşa ustalıkla dağıtılması hayati önem taşımaktadır. Neyin
yapılmaması gerektiğini bilmek, başarısızlıklardan gereken dersleri çıkarmak ve mevcut
85
Chalee Vorakulpipat and Yacine Rezgui, “An Evolutionary And İnterpretive Perspective To Knowledge
Management”, Journal Of Knowledge Management, Emerald,Volume 12, Number 3, Boston, 2008, s. 20.
37
olan bilgiden yararlanmak son derece önemlidir.
erişememekten
kaynaklanan
olumsuzluklar,
Bilgi eksikliği ya da bilgiye
kuruluşu
başarısızlıklara
sürükler.
Kurumsal açıdan ihtiyaç duyulduğu anda erişilemeyen bilginin hiçbir değeri yoktur.
Kuruluşlarda bilgi kaynaklarının etkin ve etkili yönetimi, kurum için başarıya giden
yolda karşılaşılan olumsuzlukların üstesinden gelinmesinde izlenecek en iyi yol
olacaktır.
Kuruluş ve işletmelerde gerek duyulan bilginin, rekabet gücünü artırabilir hale
gelebilmesi için en uygun koşullarda saklanması ve gerektiği zamanda ve gerektiği
biçimde bu bilgiye ulaşılabilmesi zorunludur.
Kuruluş ve işletmelerde çalışan herkesin edindiği ya da ürettiği bilgiyi
paylaşması ve bunların bir havuzda toplanarak kurumun bilgi varlığı haline getirilmesi
gerekir.
Kurumsal belge ve bilgi birikimi, bir kuruluş ve işletmenin yaptığı işler
hakkındaki bilgilerin toplamıdır.
Kuruluş ve işletmelerde etkin bir bilgi yönetimi
gerçekleştirmek
bilgi
için
kurumsal
kaynakları
üzerinde
kontrolü
sağlamak
gerekmektedir.
Kurumsal bilgi yönetimi, kurumsal belge ve bilgi kaynaklarının sürekli
kullanılabilirliğini sağlayacak bir kurumsal bellek oluşturmalıdır. Bu bellek, kuruluş ve
işletmelerde bilgi yönetimi için temel olan kontrol edilebilir bir değer olarak kurumsal
bilgi kaynaklarından oluşacaktır.
2.4 KURUMSAL BĠLGĠ YÖNETĠMĠ UNSURLARI
Kurumsal bilgininin unsurları şunlardır;
2.4.1 Kurumsal Belge Unsuru
Kurumlarda en sık rastlanan belgeler genel olarak talimatlar, formlar, raporlar ve
yazışmalardan oluşmaktadır.
Bunlar şu şekilde açıklanabilir;86
86
Bayraktar ve Yıldız, “Kurumsal Bilginin Stratejik Planlama Sürecinde Kullanılması: Bir İlçe Belediyesi Örneği”,
Bilgi Dünyası, C. 2, s. 285.
38
Talimatlar: Kurumda çalışan personelin neyi, ne zaman, nasıl yapacağı ve
işlemlerin nasıl uygulanacağı ile ilgilidir.
Kurumun rutin faaliyetlerinde bir
standardizasyon sağlayarak etkin ve verimli bir çalışma ortamı sağlamaktadırlar.
Formlar: Kurumsal bilgi kaynaklarından biri olan formlar, bilgiyi toplamak,
düzenlemek ve nakletmek için kullanılan araçlardır. Kurum ihtiyaçlarına ve istenen
bilgiyi elde etmeye yönelik olarak tasarlanmış olan formlardan elde edilen net bilgiler
neticesinde, kurumdaki iş akışı hızlanır ve verimlilik artar.
Raporlar: Her kurum ve yönetim için vazgeçilmez temel bir araç ve yönetimde
önemli kararlar almada gerekli bir bilgi kaynağı olan raporlar, genellikle kurumların
aylık veya yıllık toplantıları sonucunda ve kurum içinde ya da kurum dışında ortaya
çıkan ihtiyaçlara göre hazırlanırlar. Bu nedenle, içerdikleri bilgi, süratli ve doğru karar
vermek durumunda olan yöneticiler için son derece önemlidir.
YazıĢmalar: Belge denilince akla ilk gelen belge türlerinden biri de
yazışmalardır.
Kurumun faaliyetlerinin her aşamasında üretilen ve kurumun
faaliyetlerinin sağlıklı bir biçimde yürüyebilmesi için tanımlanması, düzenlenmesi,
saklanması ve korunması gereken tüm yazılı veya elektronik belgelerdir.
2.4.2 Entelektüel Sermaye Unsuru
Entelektüel
sermaye,
kurumun
maddi
olmayan
varlıkları
olarak
tanımlanmaktadır. Entelektüel sermayeyi bir kurumun sahip olduğu ve muhafaza altına
aldığı bilgi olarak da tanımlamak mümkündür.
Kurumun entelektüel sermayesi; insan, kurum ve müşteri sermayesinin
toplamından oluşur.
Entelektüel sermayenin temelini oluşturan çalışanlara ait
entelektüel sermaye, kurum çalışanlarının sahip olduğu özel ve farklı bilgilerden oluşur.
Kurum çalışanlarının sahip olduğu özel ve farklı bilgiler ise müşteriler, ürünler,
süreçler, hatalar ve başarılar hakkındaki her şeyden oluşmaktadır.87
87
Bayraktar ve Yıldız, “Kurumsal Bilginin Stratejik Planlama Sürecinde Kullanılması: Bir İlçe Belediyesi Örneği”,
Bilgi Dünyası, C. 2, s. 286.
39
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
ĠLETĠġĠM
İnsanlar arasında ilişkilerin kurulması ve toplumun birimleri arasında bilgi,
anlam, duygu ve düşünce alışverişi iletişimle sağlanır. İletişimden söz edebilmek için,
iletişim kavramından genel olarak ne anlaşıldığını, iletişimin sınırlarının ne olduğunu
belirtmek gerekir. Teknolojik gelişmelerle birlikte pek çok alanda yaşanan değişim
literatüre, sık duyulan ve daha uzun yıllarda duyulmaya devam edecek olan “iletişim”
kavramının yerleşmesine neden olmuştur.
Bu bölümde iletişim kavramından anlaşılanlar, iletişim süreci, iletişimde amaç,
iletişim kanalları, iletişim türleri hakkında bilgi verilmeye çalışılmıştır.
3.1 ĠLETĠġĠM KAVRAMI
İnsanlık kadar eski bir geçmişe sahip olan iletişim artık bir bilim dalı olarak
kabul edilmektedir. İletişim için akademisyen ve araştırmacılar tarafından birçok tanım
yapılmıştır. Terimin kökenlerinden başlayarak tanımları şöyle sıralayabiliriz;
İletişim; Latince kökenli “communication”ın karşılığıdır; “communicare”
kelimesinden geldiği varsayılıp “ortak kılmak” , “paylaşmak” anlamına gelmektedir.
Yine Latince “communis” yani “benzeşenlerin oluşturduğu ortaklık ya da topluluk”
anlamında batı dillerinde “communication” olarak kullanılmaktadır. Türkçede
“communication” kelimesinin karşılığı “iletişim” olarak yaygınlaşmıştır.88
İletişimi; Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlük şu şeklide tanımlanmıştır;89
I.
Duygu, düşünce veya bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla
başkalarına aktarılması, bildirişim, haberleşme, komünikasyon.
88
Zeyyat Sabuncuoğlu, Murat Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim,İstanbul, Arıkan Basım Yayım, 2008, s. 4.
Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlük,
http://www.tdkterim.gov.tr/bts/?kategori=verilst&kelime=ileti%FEim&ayn=tam (Erişim: 10 Temmuz 2009)
89
40
II.
Telefon,
(Teknoloji)
yararlanılarak
telgraf,
yürütülen
bilgi
televizyon,
alışverişi,
radyo
vb.
bildirişim,
araçlardan
haberleşme,
muhabere, komünikasyon.
İletişim Sözlüğü‟nde iki yüz dolayında tanım olduğu belirtilmektedir.
Bunlardan ikisi şöyledir;90
I.
Mastersen, Beebe ve Watson‟a göre; iletişim, sayesinde dünyayı anlamlı
kıldığımız ve bu anlamı başkalarıyla paylaştığımız insani bir süreçtir.
II.
Gerbner‟e göre ise, iletişim, mesajlar aracılığıyla gerçekleştirilen bir
toplumsal etkileşimdir.
İletişim; bireyler arasında ilişkiler sistemi, kaynakla hedef arasında mesaj
alışverişidir. Bilgi, düşünce, anlam, duygu, inanç, tutum, jest ve mimik gibi insanın
algılamasını sağlayan her tür uyarı, mesaj” olarak ifade edilmektedir.91
İletişim; “fikir ve bilginin herkesçe aynı şekil ve değerde anlaşılır hale
getirilmesi,
paylaşılma
ve
karşılıklı
üretme,
aktarma
etkinin
sağlanmasıdır”
şeklinde
değerlendirilmektedir.92
İletişim;
tanımlanabilir.
“bilgi
ve
anlamlandırma
süreci”
olarak
93
İletişim; toplumun temelini oluşturan bir sistem, kurumsal ve yönetsel yapının
düzenli işleyişini sağlayan bir araç ve bireysel davranışları görüntüleyen ve etkileyen bir
teknik, sosyal süreçler bakımından zorunlu bir bilim, sosyal uyum için gerekli bir
sanattır.94
Yukarıdaki tanımlar ışığında iletişim için şu tanımlama yapılabilir;
90
Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 4.
Hasan Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, Ankara, Seçkin Yayıncılık, 2009, s. 39.
91
92
Mehmet Özçağlayan, Yeni ĠletiĢim Teknolojileri ve DeğiĢim, İstanbul, Alfa Basım Dağıtım, 1998, s. 33.
Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 1.
94
Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 39.
93
41
İletişim; bilgi, düşünce ve tutumların ortak semboller aracılığıyla formule edilip
kişiler veya gruplar arasında değiş tokuş edildiği bir süreç, fikir ve bilginin herkesçe
aynı şekil ve değerde anlaşılır hale getirilmesi, paylaşılması ve karşılıklı etkinin
sağlanmasıdır.
3.2 ĠLETĠġĠMDE AMAÇ
Temel amacı bireyler arasında bir ortaklığın kurulması olan iletişim, karşılıklı
ilişkide bilgi, düşünce ve tutumların belirli bir insan topluluğu içinde aktarılarak
benzeşmesi ve birliğin sağlanmasıdır.
İletişimde amaç; anlık etki yoluyla, bir kimseyi bilgilendirmek yahut uyarmak
ya da ikna etmek veya hoşnut etmek olabilir veya sosyal saygınlığı ya da kültürel
kimliği sağlamak gibi daha geniş ve uzun vadeli amaç taşıyabilir.95
İletişim, kişilerin amaçsız etkileşimleri olmaktan çok, bir etki oluşturmaya veya
davranışa neden olmak amacıyla, mesajın kaynaktan hedefe aktarılmasıdır.96
Bu mesaj alışverişinde ana hedef, verilmek istenilen bilgiyi, doğru zamanda,
doğru kanalları ve kaynakları kullanarak, doğru kişilere aktarabilmektir.
İletişimi kuran ve başlatan kişi kendisini, duygu ve düşünce dünyasını,
ilişkilerini, anladıklarını ya da anlamadıklarını, açıklamak ve karşısındakine iletmek
ister.
Kişilerin anlatma eylemlerinin iletişim açısından amacı “anlaşılmaktır”.
Anlaşmada, dil ya da sözlü olmayan iletişim kodları kullanılır, iletişimin tam olarak
gerçekleşmesi, anlam paylaşımı, için bu kodların her iki tarafça ortak anlam taşıması
gerekir.97
Kişinin, bir başka kişiyle iletişime girme nedenlerini şöyle sıralayabiliriz;98
- Duygularını, düşüncelerini göstermek.
95
Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 4.
Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 40.
97
Metin Işık, Genel ve Teknik ĠletiĢim, Konya, Eğitim Akademi Yayınları, 2008, s. 26.
98
Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 6.
96
42
- Amaçlarını söyleyip, hedeflerine ulaşmak.
- İhtiyaçlarını karşılamak (sevilmek, sayılmak, tanınma, vb.) gibi pek çok neden
sayılabilir.
İletişimle gönderici ve alıcı arasında ortaklık kurma amaçlanır. İletişim ister
bilgiyi yaymak, ister eğitmek, ister eğlendirmek, ister etkilemek ya da sadece anlatmak
amaçlı olsun, esas amaç bilgi vermektir.99
3.3 ĠLETĠġĠM FONKSĠYONLARI
İletişim birbiriyle iç içe geçmiş belli aşamalardan oluşan bir süreçtir. Bu
süreçlerin herhangi birisinde meydana gelebilecek bir aksama, iletişim sürecine
olumsuz etki eder ve sonucunda iletişimsizlik ya da yanlış iletişime kadar sonlanır.
İletişimin başlıca fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir;100
ĠletiĢim Bilgi TaĢır: Bilgi, hem kişiler, hem gruplar hem de kurumlar için
önemli bir unsurdur.
Bireylerden oluşan kurumlardaki teknolojik araç ve gereçler
bilgiye dayanır. Ayrıca, organizasyonlarda yapılacak olan yenilik ve değişiklikler de
bilgiye dayanır. Bireylerin ve onların oluşturduğu kurumların çevreleriyle uyum içinde
olmaları, gerçekleştirecekleri araştırmalar sonucunda elde ettikleri bilgi ile yakından
ilişkilidir.
Dolayısıyla iletişim, organizasyonlarda insanlar arasında bilgi taşıyarak
kurumun etkinliğini korumaya ve devam ettirmeye yardımcı olur.
İletişim, her sosyal kurum ve kuruluşta, amaçların gerçekleşmesini engelleyen
sorunların çözümü için verilecek kararların zamanında ve önemini yitirmeyecek
biçimde, doğru olarak yerine ulaşmasını sağlar.
99
Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 40.
İrfan Çağlar, Sabiha Kılıç, Genel ĠletiĢim, Ankara, 2006, s. 6.
100
43
ĠletiĢim Emirleri TaĢır:
iletişim istemine ihtiyaç vardır.
İşlerin verimli yürütülmesi için etkili işleyen bir
Kurumsal amaçların, görevlerin ve işlerin
açıklanmasına ilişkin bilgiler iletişim sayesinde personele ulaştırılır.
3.4 ĠLETĠġĠM SÜRECĠ VE ÖĞELERĠ
Bir kişiden veya gruptan, bir başka kişi veya gruba mesaj aktarım süreci olan
iletişimin; mesaj gönderici ve mesajı alan ve kanal olmak üzere üç önemli öğesi vardır.
3.4.1 ĠletiĢim Süreci
İletişim; bireysel, toplumsal ve kurumsal yaşamın vazgeçilmez aracıdır;
konuşmak, yazmak, dinlemek, beden dilini iyi kullanmak demektir. Bu nedenle iletişim
sosyal hayatta bir zorunluluktur, duygu ve düşüncelerimizi susarak da olsa ilettiğimiz
bir süreçtir.
İletişim iki yönlü bir süreçtir, haberi, düşünceleri paylaşma, değiş tokuş
etkinliği; bilgi, haber, düşünce ya da görüş alışverişidir. Dinamik bir süreç olarak,
kişiler ya da toplumlar arasında haber, olgu, fikir ya da ileti değişimidir. Tek yönlü bilgi
iletimi olan enformasyondan farklı olarak, iletişim iki yönlü bir süreç olup karşılıklı
bilgi alış verişini ifade eder; bu süreç, insanın içinde bulunduğu koşullar altında, bilgi,
duygu, düşünce, istek ve beklentilerini bir başka kişi, grup ya da toplumla, ortak
semboller kullanarak, paylaşılan anlamları çeşitli yol ve yöntemlerle aktarıp
etkileştirdiği ve sürekli kıldığı kişisel ve toplumsal ilişkileri kapsar.101
Kişiler arası iletişimde kullanılan ve de seçilen en etkili yol konuşmadır. Ancak
sadece konuşma, karşıdaki kişiyle iletişim kurma anlamına gelmez. Bu konuşma
sürecinin planlı, seçilmiş kelimelerden oluşan, doğru mesajları içerir bir şekilde olması
gerekir.102
İletişim kurmak sadece konuşmak değildir. Bir başka ifadeyle insanlar sadece
konuşarak iletişim kurmazlar. Sözlü iletişim olarak ifade edilen konuşmanın dışında,
sözsüz iletişim dediğimiz beden dili yoluyla iletişim de kurulabilmektedir. Bazen
101
102
Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 5.
Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 6.
44
sözcükler tükenir, çok şey söylemek isteriz ama hiçbir şey söyleyemeyiz. İşte o
söyleyemediğimiz “hiçbir şey” bile bir iletişim kurma biçimidir. Böyle bir durumda
karşımızdaki kişi, yüz ifademizden, bedenimizin duruşundan dolayısıyla beden
dilimizden demek istediğimizi rahatlıkla anlayabilir.103 Sözsüz iletişimi öncelikle kişisel
gelişmenin bir parçası olan kendini çok iyi tanıma, düşüncelerini daha iyi ifade
edebilme, sözlerle uyumlu tavırlar sergileyerek istenilen iletişim çizgisini yakalama
temelinde anlamak gerekir. Sözsüz iletişimde “gizli dilin” en az dokuz unsuru vardır.
Bunlar; yüz ifadesi, göz teması, ses tonu, fiziksel temas, fiziksel görüntü, vücut duruşu,
yakınlık, fiziksel mimikler, el ve ayak hareketleri ve başın konumu gibi hususlardır.
Bunların farklı biçimleri ya da kullanımı farklı anlam ve mesajların ilgililere
aktarılmasına olanak sağlar. Sözsüz iletişim biçiminde beden dili teknikleri kullanılarak
basit, kısa ama yoğun biçimde mesaj aktarımı sağlanabilir.104
3.4.2 ĠletiĢimin Öğeleri
İletişimde en ön önemli öğe göndericidir. Gönderici iletişimde süreci başlatan
kişi ya da kişilerdir.
İletişimde bulunan başlıca öğeler şunlardır:
Gönderici (Kaynak), Kod, Kodlama, Mesaj, Kanal ve Kod Açma, Alıcı,
Yorumlama ve Geri İletişim (Geri Bildirim/ Feedback).
3.4.2.1 Gönderici (Kaynak, Mesajı Gönderen)
Gönderici, iletişim sürecini başlatan temel öğedir. Mesajın kodlayıcısı olarak
kaynak; bilgi, fikir, duygu, kanı, olay hakkındaki izlenimlerini zihinsel işlemlerden
geçirerek bunları kelimelere, sayılara, şekillere, hareketlere ve sembollere dönüştürür.
Gönderici, bir mesajı kodlayarak, arzu ettiği tepkiyi gerçekleştirmek için alıcıya
gönderen unsurdur.
103
104
Işık, Genel ve Teknik ĠletiĢim, s. 26.
Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, s. 20.
45
Kaynağın ne gönderdiğinden çok, alıcının ne aldığı önemlidir. Mevlana‟nın
dediği gibi “senin ne söylediğin değil, karşındakinin ne anladığı” önem taşır.105
3.4.2.2 Kodlama
İletişim sürecinin ikinci öğesi koddur.
Kod, mesajın işaret haline dönüşmesinde kullanılan simgeler ve bunlar
arasındaki ilişkileri düzenleyen kurallar bütünüdür. Belirli bir kültürel mutabakata
dayanan bir anlam sistemi olarak ifade edilen kodlar, insanların anlamlı mesajları değiştokuş edebilmelerine imkân sağlamaktadırlar. Bu bağlamda dil bir kod sistemi olarak
nitelendirilebilir. İletişim, iletişime girenlerin zihinlerinde anlamların çakışması olarak
da ifade edilebilmektedir. Bu doğrultuda iletişimin gerçekleşmesi için kaynak
durumunda bulunan A şahsının zihnindeki X mesajının hedef durumundaki B şahsının
zihninde de oluşması gerekmektedir.106
Kodlama bilginin, görüşün, duygunun, kanının iletişim için uygun bir mesaj
haline getirilmesi olup kaynak tarafından gerçekleştirilir. Örneğin sözel iletişimde
sözcüklerin seslendirilmesi veya sözel olmayan iletişimde jest, gülümseme, başını
sallama kodlama örnekleridir.
3.4.2.3 Mesaj (İleti)
Mesaj; göndericiden alıcıya iletilen bilgi, fikir, duygu ve tutumların kodlanmış
halidir.
Mesaj işaretlerden kurulur; bir şeyi aktarmayı, iletmeyi isteyen kaynağın ürettiği
sözel, görsel, görsel-işitsel bir üründür, iletişim sürecinde beklentiyi ifade etme
biçimidir.
Mesajın iki elemanı vardır. Birisi içerik diğeri ise yapıdır. İçerik anlam boyutunu
yapı ise simgeleri ve kodları ifade eder. Anlam, insanlarca bilinen, öğrenilen, unutulan,
105
106
Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 11.
Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, Ankara, s. 19.
46
değişen bir şey olup hem toplumla ilgili kültürel bir boyutu, hem de bireyle ilgili öznel
bir boyutu içerir.
İletişimde anlam sosyal ilişkiler içinde oluşur ve sosyal ilişkilerde kullanılır. Bu
açıdan anlamı, anlamlı kılan, o anlamın ilişkide bulunanlarda da az çok aynı anlama
gelmesi ve paylaşılabilmesidir. Bir insan topluluğunda uzlaşmaya bağlı olarak anlam
yüklenen somut nesne ve işaretlere simge denilmektedir. Göstergebilim (semiotics)
bağlamında işaretler veya göstergeler gerçek yaşamda bir şeye referanstır ya da bir şeyi
anlatırlar. Simge, iletişiminin temel özelliğidir. İnsanlar simgeler yoluyla doğal ve
toplumsal çevresini açıklar ve anlamlandırır. İletişim simgelere dayanır. Simgeler,
toplumca temel anlamlarından uzlaşılmış işaretler veya göstergelerdir, söz gelimi
alyans, evliliği; güvercin barışı simgeler.107
3.4.2.4 Kanal
İletişim kanalı, mesajın kaynaktan hedefe geçtiği köprüdür.
Kaynak ile alıcı arasındaki bağ olarak ifade edilen kanal, mesajın iletişim
tarafları arasında taşınması işlevini görür. Kanal aslında iletiyi taşıyan ışık dalgaları,
radyo dalgaları, ses dalgaları, telefon kabloları ve sinir sistemi gibi fiziksel araçlardır.
İletişim araçları ise iletileni kanal boyunca aktarılabilir işaretlere dönüştüren fiziksel
veya teknik araçlardır.108
3.4.2.5 Alıcı (Hedef)
İletişim sürecinin hedef tarafında yer alan alıcı olmaksızın iletişim söz konusu
olamaz. İletişimin etkinliğinde belirleyici ölçütlerden en önemlisi, iletilenlerin ne ya da
ne kadar olduğu değil, iletilenin ne ölçüde alıcıya ulaştığı ve ne anlaşıldığıdır.
Etkin iletişimin gerçekleşmesi için alıcının temel özellikleri şu şekilde
sıralanabilir;
- Alıcı mesajı algılayabilmeli ve algılamaya arzulu olmalı.
107
108
Işık, Genel ve Teknik ĠletiĢim, s. 73.
Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 16.
47
- Alıcı bilgili olmalı ve geri bildirimde bulunmaya istekli olmalı.
- Alıcı iletileni algısal seçime tabii tutmamalı.
- Alıcı bulunduğu davranış düzlemini ayırabilmeli.
- Alıcı kaynak olma özelliği taşımalı ve geri dönüş, bildirim veya tepki
iletebilmelidir.109
3.4.2.6 Geribildirim (Feedback)
Alıcının, iletilen mesajı yanıtlamak üzere kodlayıp uygun kanal vasıtasıyla
göndericiye iletmesi geribildirim olarak adlandırılır. Geribildirim alıcının mesajı nasıl
yorumladığını gösterir.
Geri bildirimin kod açma ve yorumlama olmak üzere iki unsuru bulunur. Bunlar
şu şekilde açıklanabilir;110
Kod Açma: Kod açma, mesajın içeriğini yeniden elde etmek için yapılan
çözümleme sürecidir. Kod açma, kodlama kavramının karşıtıdır, kodlanan mesajın
alıcıya ulaşması ve alıcının ondan çıkardığı anlamı ifade eder. Alıcının kültürel geçmişi,
dinleme yetenekleri, kaynağa/ göndericiye veya kanala ilişkin tutumları kodlama
üzerinde etkili faktörlerdir.
Yorumlama: Kod açılarak elde edilen mesajın içeriğine, o andaki bütün ilişkiler
ve koşullar çerçevesinde yeniden anlam verilmesine yorumlama denir. Yorumlama,
yeniden bir değerlendirmeyi gerektirir.
Geribildirim, aynı zamanda bir sistemin gelecekteki başarısını temin etmek
üzere, mevcut çıktıların, yeniden düzenleme amacıyla sisteme tekrar girdi olarak
alındığı süreci de ifade eder ve karşılıklı etkileşimin ayrılmaz bir parçasıdır.
109
110
Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 16.
Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, s. 36.
48
Bireylerarası etkileşimde geribildirim, birey davranışlarının başkaları tarafından
nasıl algılandığı ve nasıl değerlendirildiği ile ilgili çeşitli verileri içerir, kurumlarda
diğer çalışanları etkileme anlamında ise geliştirilen en önemli kişilerarası beceri olarak
kabul edilir.111
Kurumlarda geribildirim kaynakları, çalışanlar, gözetmenler, alt kademe
yöneticileri, müşteriler ve benzeri kişilerdir. Geribildirim aynı zamanda tepe
yönetiminden aşağıya doğru iletişimin bir karşılığıdır. Sorunlar, öneriler, görüşler,
yapılan işlere ilişkin bilgiler ve değerlemeler geri bildirim olarak üste doğru iletilir.112
Etkin ve etkin olmayan geri bildirimin özellikleri şu şekilde sıralanabilir;113
Etkin bir geribildirim;
- Kişiye yardımcı olmayı amaçlar.
- Belirli ve ayrıntılıdır.
- Zamanında gelir.
- Açık ve seçiktir.
- Davranış üzerinde durur.
Etkin olmayan geribildirim ise:
- Geneldir.
- İlgisizdir.
- Zamansızdır.
111
Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 18.
Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 6.
113
Işık, Genel ve Teknik ĠletiĢim, s. 75.
112
49
- Kişiyi ve kişiliği vurgular.
- Anlaşılması güçtür.
- Tahmin ve yorum ağırlıklıdır.
3.4.2.7 Gürültü
Kişisel ya da kişilerarası iletişimde iletişim sürecini olumsuz olarak etkileyen
bazı unsurlar söz konusudur. Bunlardan biri gürültüdür.
Gürültü; kaynak ile alıcı arasındaki mesaj alış verişi sırasında kanallarda oluşan
bir karışıklığa ve iletişim sürecini engellemeye yönelik istenmeyen durumlardır.
Gürültü iletişimin doğruluğunu ve güvenirliğini azaltan bir unsurdur.114 Gönderici eğer
bir şeyi kodlamak veya anlatmaktan yoksun ise gürültü yaratır. Aynı şekilde alıcının
mesajı yanlış yorumlaması da gürültü olarak adlandırılır.115
3.5 ĠLETĠġĠMDE “VERĠCĠ- ALICI” MODELĠ
Shannon ve Weaver tarafından geliştirilen “verici-alıcı” modeline göre iletişim
sistemli bir süreç olarak tanımlamaktadır.
Süreçte rol alan ilk öğe iletişim kurmak için iletilmek üzere mesaj veya mesajlar
zinciri üreten bilgi kaynağıdır. Bir sonraki basamakta, mesaj, verici tarafından sinyaller
haline getirilir. Bu sinyallerin alıcıya giden kanalın özelliklerine uygun hale getirilmesi
gerekir.
Alıcının fonksiyonu vericinin fonksiyonunun karşıtıdır. Alıcı, aldığı
sinyallerden mesajı yeniden yapılandırır. Alınan mesaj daha sonra hedefe ulaşır. Sinyal,
gürültü-parazit tarafından rahatsız edilme olasılığını içerdiği müddetçe bozulmaya
müsaittir. Model, enformasyon aktarımının teknik yönünü belirtmek amacıyla
114
Ulun Altınışık, Kurumsal ĠletiĢimin DeğiĢen Yüzü ve Bir Uygulama, Yıldız Teknik Üniversitesi Sosyal
Bilimler Enstitüsü, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2003, s. 5.
115
Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 8.
50
geliştirilmiş olmasına rağmen, geniş bir şekilde kabul görmüş ve farklı iletişim
biçimlerini incelemede kullanılmıştır. Model Şekil 2.2‟ de gösterilmiştir.116
ġekil 2.2: Shannon ve Weaver’ın Matematiksel ĠletiĢim Modeli
Kaynak: Özçağlayan, Mehmet, Yeni ĠletiĢim Teknolojileri ve DeğiĢim,
İstanbul, Alfa Basım Dağıtım, 1998, s. 33.
3.6KURUMSAL ĠLETĠġĠM
Kurumsal iletişim, kurumun işleyişini sağlamak ve kurumu hedeflerine
ulaştırmak amacıyla, kurum içi ve dışı ile devamlı bir bilgi ve düşünce alışverişine
olanak tanıyan toplumsal bir süreçtir.
3.6.1 Kurum ve Kurumsal İletişim Kavramları
Sözlük anlamı ile kurum, ortak amacı veya eylemi gerçekleştirmek amacıyla bir
araya gelmiş kişilerin oluşturduğu beraberliktir. Kurumsal iletişim ise kurumlarda yer
alanlar arasında bilgi aktarılmasının derecesi ve işbirliği sağlama aracıdır.
Kurumun en temel öğesi insandır. Kurumlar, insanların eylemleri doğrultusunda
hedeflerine ulaşabilir.
116
Mehmet Özçağlayan, Yeni ĠletiĢim Teknolojileri ve DeğiĢim, İstanbul, Alfa Basım Dağıtım, 1998, s. 33.
51
İnsan iletişiminin beş kritik özelliği kurumsal iletişimi anlamada önem
kazanmıştır. Bunlar; 117
1.İletişim iki veya daha fazla kişi arasında meydana gelmektedir.
2.İletişim sürekli, karmaşık bir süreçtir, geçici şekilde dışlanamaz.
3.İletişim ilişkisel/ etkileşimseldir.
4. İletişim sembollerle olur.
5.Her iletişim bir amaca odaklıdır.
Kurumlarda iletişim yönetimi sadece insan iletişimini yönetmeyi içermez aynı
kurumsal iletişim araçlarının da etkin yönetimini de içerir.
3.7 ĠLETĠġĠM GRUPLARI/ TÜRLERĠ
Kurum içinde iletişim, benzerlik ve farklılıklara göre, dört temel hiyerarşik
düzeyde açıklanır. Bunlar; bireyin iç iletişimi, bireyler arası iletişim, küçük gruplarda
iletişim ve büyük gruplarda iletişimdir.
Bunlar şu şekilde açıklanmaktadır;118
Bireyin Ġç ĠletiĢimi: Mesajı yorumlama ve hazırlama bireyin iç iletişimidir.
Bireyin kendisi ile iletişimi anlamına da gelir. Birey kendisi ile iletişime girerek
göndericilerden gelen mesajları yorumlar ve geri bildirim için mesajı hazırlar. Bireyin iç
iletişimi örgütsel iletişim sayılmaz.
Bireyler Arası ĠletiĢim: Bireyler arası iletişim, iki ya da daha fazla kişi arasında
kurulur ve genellikle yüz yüze gerçekleşir. Burada çeşitli iletişim araçları da
kullanılabilir. Bireyler arası iletişimin kurumsal iletişim açısından en önemli yararı,
117
118
Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 83.
Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 194.
52
etkin bir iletişim sağlayarak, çalışma barışı ve iş tatminini sağlamasıdır. Bireysel ve
kurumsal amaçları gerçekleştirmede bireyler arası eşgüdümü arttırır.
Küçük Gruplarda ĠletiĢim: Küçük gruplarda iletişim, iş ortamında uyum ve
amaçların kabul edilmesini sağlayan, üç veya daha fazla birey arasında gerçekleşen
iletişimdir. Yüz yüze iletişimle oluşur, fakat iletişim araçlarının kullanımı ile gelişir.
Küçük gruplarda iletişim, bireyler arası iletişimden daha karmaşıktır. Bunun nedeni,
iletişim kurulan kişilerin sayısının fazla olmasıdır.
Büyük Gruplarda ĠletiĢim: Büyük gruplar, birbirine bağımlı küçük gruplardan
oluşan sosyal sistemlerdir. Aralarında düşük düzeyde iletişim kurarlar. Büyük
kurumlarda bütünleştirici bir görev üstlenirler. Kurum üyelerinin amaçlarının
koordinasyonunu sağlarlar. Büyük gruplarda iletişimin karmaşıklığı ile başa çıkmak için
bölüm ve üyeler arasında biçimsel iletişim (formel) kanalları geliştirilmelidir.
3.7.1 Öz ĠletiĢim
Öz iletişim, kişinin iç dünyası ile ilgili olan bir iletişim biçimidir. Bu iletişim
kişinin doğumundan başlayıp sosyalleşme süreciyle biçimlenir ve kişi hem kendi hem
başkaları hakkında sosyal, kültürel, siyasal ve ekonomik kimliklere ilişkin çıkarımlarda
bulunarak, kendisiyle iletişimde bunlardan etkilenmektedir.
3.7.2 Toplumsal ĠletiĢim
Toplumsal iletişim, kişi, grup ve kurum gibi toplumsal birimler arasındaki bilgi
alışverişidir.
Öz iletişim ile toplumsal düzeyde gerçekleşen iletişim türleri arasında bir
karşılaştırma yapıldığında, iletişim: kişiler arası iletişim, ikili iletişim ve küçük grup
iletişimi olarak alt gruplara ayrılır. Kişisel ve toplumsal düzeylerine göre iletişim
türlerinin karşılaştırılması Tablo 3.1‟ de gösterilmiştir.
53
3.7.3 Amaçları Açısından ĠletiĢim
İletişim, amaçlarına göre sınıflandırıldığında dört çeşit iletişimden bahsedilir.
Bunlar şu şekilde sıralanabilir;
- Bilgi Sağlayıcı İletişim
- Değerlendirici İletişim
- Eğitici-Öğretici İletişim
- İnandırıcı ve Etkileyici İletişim
Tablo 3.1: KiĢisel ve Toplumsal Düzeylerine Göre ĠletiĢim Türlerinin KarĢılaĢtırılması
Kaynak:Sabuncuoğlu, Zeyyat, Örgütlerde ĠletiĢim, İstanbul, Arıkan Basım Yayın,
2008, s. 10.
3.7.4 Kullanılan Kodlara Göre ĠletiĢim
Kullanılan kodlara göre iletişim üçe ayrılır. Bunlar şu şekilde sayılabilir;
54
- Sözlü İletişim
- Sözsüz İletişim
- Yazılı İletişim
3.7.5 Zamana ve Mekâna Göre ĠletiĢim
Zamana ve Mekâna Göre İletişim ikiye ayrılır. Bunlar;
- Yüz yüze İletişim
- Uzaktan İletişim
3.7.6 Yönüne Göre ĠletiĢim
Yönüne göre iletişim ikiye ayrılır. Bunlar;
3.7.6.1 İçsel İletişim
İçsel iletişim, kurum sınırları içerisinde gönderilen ve alınan mesajları ifade
eder.
3.7.6.2 Dışsal İletişim
Dışsal iletişim, kurum ile çevresi arasındaki mesaj alışverişi dışsal iletişim
olarak adlandırılır.
3.7.7 Kullanılan Araçlara Göre iletiĢim
Kullanılan araçlara göre iletişim altı ana başlık altında toplanır. Bunlar şu
şekilde sıralanabilir;
- Görsel İletişim
-İşitsel İletişim
55
- Görsel- İşitsel İletişim
- Dokunma ile İletişim
- Telekomünikasyon
- Kitle İletişimi
3.7.8 Kullanılan Kanallara Göre Kurumsal ĠletiĢim
Kurumsal iletişim kanalları yapısal olarak iki ana başlık altında incelenir. Bunlar
şu şekilde açıklanabilir;119
3.7.8.1 Biçimsel İletişim (Formel İletişim) Kanalları
Biçimsel iletişim, kurumsal kurallar içinde ve kurumun amaçları doğrultusunda,
önceden belirlenmiş bir üslupla gerçekleştirilen iletişimdir.
Biçimsel iletişim, kurumdaki her tür resmi bildirileri, talimatları, raporlama
biçimlerini kapsar.
Biçimsel iletişimin istenilen sonucu sağlaması için, aşağıdan
yukarıya doğru ve yukarıdan aşağıya doğru gerekli akıma sahip olması gerekir.
Biçimsel iletişim kanalları kendi arasında dört grupta incelenir:
Dikey ĠletiĢim Kanalları: Kurumlarda iletişim, yöneticiye yönelen (yukarıya
doğru
iletişim)
gerçekleşmektedir.
ve
yöneticiden
gelen
(aşağıya
doğru
iletişim)
şeklinde
Bunları kapsayan genel kavram ise dikey iletişim olarak
bilinmektedir. Dikey iletişim, kurumun hiyerarşik düzeninde, üst kademelerle alt
kademeler arasında emir ve bilgi akışını sağlayan bir köprüdür. Bir başka tanımla,
119
R. Demiray Çavdar, ĠĢletmelere Kurumsal ĠletiĢimin Yönetim Kararlarında Kullanılması Ve
Uygulamasından Bir Örnek, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yönetim ve
Organizasyon Bilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 1999, s. 45.
56
yukardan aşağı ya da aşağıdan yukarı hiyerarşik basamaklar boyunca ilerleyen iletişime
dikey iletişim denir.
Dikey iletişim kanalları, yukarıdan aşağıya doğru, aşağıdan yukarıya doğru
iletişim kanalları olmak üzere iki yönlü olarak çalışır.
Yukardan aşağıya doğru iletişim, mesajların genellikle biçimsel kurum yapısının
hiyerarşik kademe ve kanalları boyunca en üstten en alta doğru akmasıdır. Bu tür
iletişim, en üst kademede bulunan yönetici ile en altta bulunan çok sayıda astlar
arasında olmakta ve tek yönlü olarak gerçekleşmektedir.
Yukardan aşağıya doğru iletişimde kullanılan başlıca yöntemler, duvar
duyuruları, duyuru tahtaları, mektuplar, el kitapları ve broşürler, kitaplık ya da bilgi
köşesi, hoparlör sistemleridir. Bu yöntemlerin yanında, kurum içi dergiler, el kitapları
da yukardan aşağıya doğru iletişimde kullanılmaktadır. Kurum içi dergiler, işletme
hakkında hikâyeler ve işletmenin topluluk içindeki yerini vurgulaması açısından; el
kitapları, yeni işe başlayanlara yönelik işletme prosedürleri ve politikaları hakkında hızlı
ve çözümleyici cevaplar vermesi açısından önemli kanallardır.
Aşağıdan yukarıya doğru iletişim, çalışanların yöneticileriyle kurdukları
iletişimi kapsar. Bu tür iletişimin temel amacı, yönetimi kurumsal çalışmalarla ilgili
olarak bilgili kılmaktır. İletişim süreci açısından, aşağıdan yukarıya doğru iletişimi,
yöneticiler tarafından iletilen mesajlara çalışanların bir tepkisi yani geri bildirimi olarak
tanımlamak mümkündür.
Yukarı doğru iletişimin en iyi ve etkili yöntemlerinden birisi de işletmede dilek,
şikâyet ve öneri kutusu oluşturmaktır.
Yatay ĠletiĢim Kanalları: Aynı veya benzer kademelerde bulunanların, sık ve
sürekli olarak tekrarlanan faaliyetler sırasında kurdukları iletişim, yatay iletişim olarak
adlandırılır.
Yatay iletişimde temel amaç, kurumsal koordinasyon ve sorun çözmek için
kanal sağlamak olmalıdır.
Bu yolla, kurumsal iletişim belli prosedürlerden
57
uzaklaştırılarak, daha yalın ve etkin bir iletişim sağlanır. Yatay iletişim kurum üyeleri
arasında fonksiyonel bir ilişki gelişmeye yardım eder.
Yatay iletişim kurumsal
faaliyetleri koordine etmekte, aynı düzeydeki diğer yöneticileri ikna etmekte, faaliyetler
ve duygular konusunda bilgi edinmede kullanılır.
Çapraz ĠletiĢim Kanalları: Farklı fonksiyonel birimlerde çalışan ast ve üstler
arasında gelişen bilgi içerikli iletişimdir. Diğer bir tanımla; kurum hiyerarşisinin farklı
düzeyindeki
departmanların
basamaklı
hiyerarşik
kanalları
kullanmadan
gerçekleştirdikleri iletişime “çapraz iletişim” denir. Çapraz iletişimde, bir bölümdeki
çalışanlarla, diğer bölümdeki ast ve üstler arasında, ya da bir bölümdeki yöneticinin,
kendi bölümü dışındaki astlarla doğrudan ilişki kurması söz konusudur.
Çapraz iletişimin varlığı, kurum içinde empatik iletişim kurma yeteneğini de
geliştirir. Çalışanların empatik iletişim kurma yetenekleri geliştikçe de hem çalışanlar
arasında iletişim ve işbirliği, hem de yöneten - yönetilen iletişimi ve etkileşimi daha
olumlu bir konuma gelecektir.
Kurum DıĢı ĠletiĢim Kanalları: Kurumlar, toplumun bir parçasıdır ve ondan
soyutlanamaz. Sürekli gelişen ve değişen çevre içinde yer alan kurumların, varlıklarını
amaçlarına dönük biçimde yürütebilmesi için yeni koşullara uyması ve toplumsal
ilişkiler kurması gerekir. Bu nedenle sadece kurum içinde bir iletişim düzeni kurmak
yeterli değildir. Kurumların dış ilişkilerin de belli bir düzene sokulması gerekir. Bunun
için kurumlarda “halkla ilişkiler” disiplini ortaya çıkmıştır. Kurumlar, toplumda iyi bir
imaj oluşturabilmek, insanları ve diğer kurumları olumlu yönde etkileyebilmek için
halkla ilişkiler faaliyetlerine gereken önemi vermek durumundadır.120
3.7.8.2 Biçimsel Olmayan İletişim (İnformel İletişim) Kanalları
Biçimsel olmayan iletişim, bireylerarası ilişkilerin doğal sonucu olarak doğan
doğal iletişimdir. Bu tür iletişim söylentileri, dedikoduları da içeren çalışanlar arasında
kendiliğinden oluşan bir iletişim biçimidir.
120
Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 109.
58
İletişim
ne
kadar
mükemmel
işlerse
işlesin,
kurumun
amaçlarının
gerçekleştirilmesinde doğal iletişimin oldukça önemli bir yeri vardır. Bu çeşit iletişim,
örgüt içersinde doğal olarak gelişir ve çalışanların sosyal tatmin bulmalarındaki etkisi
açısından biçimsel iletişimden daha önemli bir görev üstlenir, bir bilgiyi aktarmanın
yanı sıra, biçimsel iletişim ile aktarılan mesajların grup amaçları doğrultusunda
süzülmesini de sağlar.121
3.8 ĠLETĠġĠMĠN ETKĠNLĠĞĠ
İletişim etkinliğinde ister kişisel, ister kişiler arası, ister grup veya kurum
iletişimi olsun, dikkat edilecek bazı temel unsurlar vardır.
Bunların başında göndericinin mesajının, alıcı tarafından tam olarak
algılanmasını sağlamak gelir. İnsanlar gündelik yaşamın sürdürülmesi için en fazla
kişisel iletişimi kullanırlar; ancak kurumsal veya kitlesel iletişimin etkin olarak
sürdürülebilmesi, kişisel iletişim konusunda gösterilen başarıya bağlıdır.122
Alıcının mesajı yorumlayıp, anlaması ve uygun bir mesajla karşılık vermesi,
kısacası geri iletimde (feedback) bulunması, etkili bir iletişim sürecinin en önemli
unsurlarını teşkil eder.123
Mesajlar iletilmek istenen fikirlerdir. Bir mesajın - eğitici, bilgilendirici, ikna
edici, tamamlayıcı, eleştirel ya da mizahi olsun - etkili ve uygun olması ile iletişim
etkinliğinden söz edilebilir. İletişim etkinliği, başka insanlarla hem uygun, hem de etkili
şekilde iletişim kurma yeteneğini ifade etmektedir.124
İletişim sürecinde kullanılan iletişim kanalları, yani hangi yolla iletişim yapıldığı
da önemlidir. Örneğin yüz yüze iletişim yapılacaksa ki burada sözlü veya sözlü olmayan
iki şekil kullanılabilir. Bu durumda, kişinin beş duyusu, hareketleri, mimikleri ön plana
çıkacaktır. Ya da elektronik aletler (TV, Faks, Telefon, vb. ) gibi kanallar
kullanılacaksa, bu kanallar da doğru seçilmelidir. Ancak tecrübeler göstermiştir ki etkili
121
Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 79.
Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 93.
123
Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 7.
124
Sabuncuoğlu ve Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, s. 101.
122
59
iletişim için en doğru yol, yüz yüze yapılan konuşmadır. Öte yandan, yazılı iletişim de
kurumlarda, yukarıdan aşağıya ve departmanlar arası bilgilendirmede başvurulan bir
yoldur. Örneğin bir toplantının bildirilmesi, herhangi bir uyarıda bulunmak, ya da
hatırlatmalar için, yazılı iletişim kullanılır. Bugün özellikle bilgi teknolojilerinin yoğun
olarak kullanıldığı kurumlarda, intranet yoluyla iletişim kurma, yöneticilerin
benimsediği bir yol olarak görülmektedir. Yazılı iletişimin özellikle yöneticiler
tarafından tercih edilmesinin nedenleri arasında, zaman kısıtlığı, daha resmi olma
arzusu, gelebilecek tepkilere cevap vermemek gibi durumlar mevcuttur. Ayrıca, daha
bilinçli, planlı bir yazı dilinin kullanılmasıyla, yüz yüze yapılan iletişimden daha etkili
sonuçlar da elde edilmektedir.125
Kurumsal iletişimi etkileyen faktörler özetle şu noktalarda toplanmıştır;126
- Kültürel farklılıklar.
- Geri besleme olmayışı veya yetersiz geri besleme.
- Statü farkı.
- Mesaj alıcının motivasyon ve ilgi eksikliği.
- Fazla bilgi yüklemesi.
- Elektronik İletişimden Kaynaklanan Sorunlar.
- Fiziksel Koşullar.
- Güvensizlik.
- Kurumsal Hatalar.
- Kişisel Farklılıklar.
125
126
Bayraktar, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, s. 7.
Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, Ankara, s. 50.
60
3.9 ĠLETĠġĠM TEKNOLOJĠSĠ
Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçiş sürecinde üretimden aile yapısına,
iktidar ilişkilerinden günlük hayata kadar pek çok alanda büyük bir değişimin
yaşamaktadır.
Tarım toplumunda toprak ve işgücü, sanayi toplumunda sermaye merkezi bir
öneme sahip iken, bilgi toplumunda bilgi stratejik bir kaynak haline gelmiştir. Çünkü
yeni toplumda teorik bilgiyi piyasada yeni ürün ve hizmetlere başarılı şekilde
dönüştürenler ile eğitim ve ar-ge harcamalarına en çok yatırım yapan işletmeler ve
toplumlar başarılı olacaktır. Eğer bir toplum bilgiyi üretir hale gelemezse, büyük
harcamalarla ürettiği mal ve hizmetler kısa sürede demode olma riskiyle karşı karşıya
kalacaktır.127
Değişim, sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçiş biçiminde yoğunlaşmıştır.
Değişim kesintisiz bir süreç olarak hızla sürmektedir. 20. yüzyıl gibi bir dönemde
durgun bir toplumdan söz etmek olanaksızdır, toplumlar değişme halindedir.128
Değişmenin itici gücü teknolojidir. Toplumsal değişmeyi zorlayan esas güç
teknolojik değişmelerdir. Teknolojik buluşlar değişmeyi zorunlu hale getirir. Teknoloji;
insan ilişkilerini etkiler ve toplum yapısının belirleyicilerindendir.
Toplumları,
ekonomik, siyasal, sosyal, kültürel vb. tüm alanlarda, etkileyen ve köklü yapısal
değişikliklere neden olan büyük değişimin altındaki en önemli faktör teknolojidir.
Teknoloji; insan ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla, ürün ve süreçlere bilginin,
araçların ve yöntemlerin uygulanması olarak tanımlanabilir. İletişim teknolojileri ise;
bilginin işlenmesine ve iletilmesine yarayan tüm teknolojileri kapsayan bir kavram olup
genel olarak kullanıcı ile bilgi arasında karşılıklı etkileşime imkân tanıyan
teknolojilerdir.
127
Mahmut Tekin ve Ercan Çiçek, “Bilgi Çağında Bilgi Toplumu Ve Bilgi Ekonomisi”,
http://bilgitoplumu.blogspot.com/2006/10/bilgi-anda-bilgi-toplumu-ve-bilgi.html (Erişim: 07 Haziran 2010)
128
Güney Nair, “Bilgi‟nin Değişen Anlamı Ve Kavram Tartışmaları”, Cumhuriyet Üniversitesi Ġktisadi ve Ġdari
Bilimler Fakültesi Dergisi, C. 2, S. 1, Sivas, Cumhuriyet Üniversitesi İİBF Dergisi Yayınları, 2001, s.329.
61
Tedesco, yeni iletişim teknolojilerini üç ana başlık altında toplamıştır.
Bunlar;129
- Taşıyıcı Medya (Transmission Media)
- Yerel Ağ (Local Area Network-LAN)
- Tümleşik Hizmetler Sayısal Şebekesi (ISDN)
Yeni iletişim teknolojilerinin en belirgin özelliği, bilgisayar yeteneklerine sahip
olmalarıdır. Bilgisayar teknolojisinin iletişim alanına girişi ile geleneksel iletişim
araçlarında nitelik değişimleri olmuştur. Öncelikle bilgisayarın kendisi bir teknik
iletişim aracı olarak fonksiyon görmeye başlamıştır.
Yazılı iletişim etkinliğini artıran bir başka faktör, multimedya uygulamalarıdır.
Multimedya yazı, çizgi, grafik, fotoğraf, film ve ses gibi bilgileri bir araya getirerek,
numaralandırılması ve hacminin küçültülerek kullanıma sunulmasıdır. Önceleri ayrı
ortamlar olarak alıştığımız bilgi öğeleri, artık bir arada kullanılabilmektedir.
3.9.1 Bilgi/ BiliĢim Teknolojilerinin Yetenekleri
Bilgi/ Bilişim teknolojileri bilgisayar ve bilgi teknolojilerinin birlikte
kullanıldığı sistemlerdir. Bilgi teknolojileri bir taraftan sosyal hayatta beşeri ilişkilerin
artmasına ve kolaylaşmasına zemin hazırlarken, öte tarafta da örgütsel hayatta karar
mekanizmalarının etkinleşmesine, takım havasının oluşmasına ve koordinasyonun daha
kolay gerçekleşmesine imkân sağlar.130
Bilgisayar destekli iletişim araçları olan bilişim teknolojileri, bilgi yönetiminde
internetin gelişmesi ile birlikte oldukça güçlü bir araç olarak ortaya çıkmıştır.131
İyi yönetilen bilgi teknolojileri kuruma paha biçilmez bir değer kazandırır;
bunlar “doğru ve kalıcı uyum”dur.132
129
Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 254.
Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, s. 19.
131
Sinan Yasun, “Bilgi Yöneti(lir) mi”, http://www.kalder.org.tr/page.asp?pageID=1041 (Erişim: 12 Mart 2009).
132
Mohamed Mirghani, Michael Stankosky, Arthur Murray, “Knowledge Management And İnformation,
Technology: Can They Work in Perfect Harmony”, Journal Of Knowledge Management, Volume 10, Issue 3,
Boston, Emerald, 2006, p. 106.
130
62
Bilişim teknolojilerinin bir kısım yetenekleri ise, şu şekilde sıralanabilir;133
-
Programlanmış mantıksal işlemleri çok hızlı yapabilmesi.
-
Çok hızlı bir şekilde veri saklayabilmesi ve veriye erişebilmesi.
-
Çok karmaşık matematiksel ve mantıksal işlemleri doğru olarak yapabilmesi.
-
Çok uzun süreli ve sıkıcı işleri yapabilmesi.
-
Bazı rutin işleri insanlardan daha az maliyetle yapabilmesi.
-
Uyarlanabilir, başka bir ifadeyle yeniden programlanabilir olmasıdır.
133
Tunçhan Cura, Yöneticiler Ġçin BiliĢim Teknolojileri, İstanbul, Sistem Yayıncılık, 2009, s. 30.
63
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
KURUMSAL BĠLGĠ ĠLETĠġĠM MODELĠ (KBĠM)
Günümüzde bilgi yönetimi kurumlar için kritik bir faktör halini almış,
sürdürülebilir bir rekabet avantajı sağlayabilmeleri ve varlıklarını devam ettirebilmeleri
için en önemli unsurlardan biri haline gelmiştir. Kurumlarda doğru bilginin; doğru
yerde, doğru zamanda, doğru kişide bulunmasını sağlayacak ve bilginin etkili, etkin
kullanımını destekleyecek iletişim araçlarına sahip olmak ve kuruma uyarlamak kuruma
paha biçilmez bir değer kazandırmaktadır.
Tuuli Tukiainen iletişim süreçlerinin temel işlevlerinden saydığı; genel iletişim
akışının işlenmesi, bilgi akışı için doğru zamanlama, enformasyonun niceliği ve
niteliğinin ölçümü134 gibi faaliyetlerin kurumsal hedefler doğrultusunda sağlıklı bir
şekilde gerçekleşmesi ve kurumda var olan örtülü veya açık her türlü bilginin ortaya
çıkarılması, değerlendirilmesi, paylaşılması, içselleştirilmesi ancak iyi tasarlanmış
kurumsal iletişim araçları ile gerçekleşebilir. Bu amaçla tezimizde Kurumsal Bilgi
İletişim Modeli (KBİM) oluşturulmaya ve kurumsal bilgi yönetiminin, kurumsal
iletişim araçlarına etkisi bu model aracılığı ile gösterilmeye çalışılmıştır. Bu bölümde
oluşturulmaya çalışılan Kurumsal Bilgi İletişim Modeli‟ nin (KBİM) detayları
açıklanmaya çalışılacaktır.
4.1 KURUMSAL BĠLGĠ ĠLETĠġĠM MODELĠ’NĠN (KBĠM) AMACI
Kurumsal bilgi yönetimi süreçleri ile bu süreçleri yürütüp destekleyen iletişim
araçları arasında etkili ve etkin bağlantı, çözüm odaklı bir sinerji olmalıdır. Kurumun,
strateji ve hedeflerine ulaşabilmesi, temel misyonunu gerçekleştirebilmesi için gerekli
olan bilgilerin sorunsuz bir biçimde akması ve işlenmesi ancak kurumsal iletişim
araçlarının kurum bünyesi içersinde iyi yapılandırılmış olması ile sağlanabilir.
134
Tuuli Tukiainen, “An Agenda Model Of Organizational Communication”, An International Journal, Volume 6,
Issue 1, Bradford, MCB University Press, 2001, s. 51.
64
Verimli bir şekilde senkronize edilmiş, örtük ya da açık bilgiyi yakalamada
uzmanlaşmış iletişim araçlarına sahip olmak; kurumsal strateji ve hedeflere
ulaşılmasında ve sürdürülebilir rekabet avantajı kazanılmasında hayati rol oynayıp
sağlıklı bir kurum içi iletişim, kişilerin motivasyonunu ve yönetsel etkinliğini de
arttırmaktadır. KBİM‟ de bunları mümkün kılmayı sağlayabilmek için kurumsal bilgi
yönetimi unsurlarının kurumsal iletişim araçlarına etkisini bir model aracılığı ile ortaya
koymaya çalışılmıştır. Oluşturulmaya çalışılan KBİM modeli Şekil 5.1‟ deki gibidir.
ġekil 4.1: Kurumsal Bilgi ĠletiĢim Modeli (KBĠM)
4.2. KBĠM’ NĠN TEMEL BĠLEġENLERĠ
KBİM‟ nin merkezinde kurumsal iletişim araçları bulunur. Etkin ve etkili bir
iletişim araçları alt yapısının kurulamaması durumunda diğer bütün unsurlar ne kadar
mükemmel bir şekilde tasarlansalar bile kurumsal bilgi yönetiminde istenilen ve
hedeflenen başarıya ulaşılması mümkün gözükmemektedir. KBİM‟ nin temel bileşenleri
şu şekilde sıralanabilir;
65
Bilgi Yönetimi Süreci Bileşenleri:
-
Bilgi Toplama Süreci Bileşeni
-
Bilgiyi Depolama Bileşeni
-
Bilgiyi Kullanılır Bilgiye Dönüştürme Süreci Bileşeni
-
Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci Bileşeni
İletişim Araçları Altyapısı:
-
Yazılı İletişim Araçları
-
Sözlü İletişim Araçları
-
Telekomünikasyon İletişim Araçları
-
Bilişsel İletişim Araçları
KBİM‟ nin temel bileşenlerini oluşturan bilgi yönetimi süreci bileşenleri ve
başvurduğu kurumsal iletişim araçları aşağıda detaylı olarak açıklanmıştır.
4.2.1 Bilgi Yönetimi Süreçleri BileĢenleri
Bilgi yönetimi süreçlerinin belirlenmesinde ve sınıflandırılmasında farklı
yaklaşımlar görülmektedir. Örneğin Teece bu süreçleri yaratmak, aktarmak,
birleştirmek ve kullanmak; Skyrme ve Amidon ve Spender yaratmak, aktarmak ve
kullanmak olarak tanımlamakta, Soliman ve Spooner ise bilgi yönetim süreçlerinde beş
aşama olduğunu ileri sürmektedir. Bunlar bilginin yaratılması, elde edilmesi,
organizasyonu, erişimi ve kullanımıdır. Bharadwaj ve diğerleri de bilgi yönetiminin
elde
etme,
paylaşma,
uygulama
ve
değerlendirme
süreçlerinden
oluştuğunu
belirtmişlerdir.
66
KBİM çalışmasında ise Gold ve diğerlerinin135 ortaya koyduğu bilgi yönetim
süreçleri kullanılmaktadır. Gold ve diğerleri bilgi yönetimi süreçlerini; bilgi toplama,
bilgiyi depolama, bilgiyi kullanılabilir bilgiye dönüştürme, bilgiyi kullanma olarak dört
temel aşamada ele alınmaktadır.
ġekil 4.2: Bilgi Yönetim Süreçlerini Kavramsal Çerçevesi
4.2.1.1 KBİM Bileşeni Olarak Bilgi Toplama Süreci
Bilgi toplama süreci, kurumların kurum içi veya kurum dışı bilgi kaynaklarından
kendi hedef ve ihtiyaçları doğrultusunda yeni, faydalı fikirler ve çözümler üretebilmek
için yaptığı bilgi toplama faaliyetlerinin bütünüdür.
Bilgi toplama süreci bilgi yönetiminin temel öğesi ve başlangıç aşamasıdır. Bilgi
edinimi, içsel ve dışsal incelemeleri, çevresel değişimlerle ilgili enformasyonun transfer
edilmesini kapsamaktadır. Örgütler, bilgi edinerek daha fazla şeyler öğrenebilmekte ve
bu, başarılı stratejilerin uygulanmasına, ürün ve teknoloji geliştirmelerine yardımcı
olmaktadır.136 Şekil 4,3‟de bilgi toplama süreci alt bileşenleri gösterilmiştir.
135
Nigar Demircan Çakar vd. , “Bilgi Yönetimi Ve Örgütsel Etkinlik ĠliĢkisi: Örgüt Kültürü Ve Örgüt
Yapısının Temel Etkileri”, http://eab.ege.edu.tr/pdf/10_1/C10-S1-M5.pdf (Erişim 01 Haziran 2010)
136
Ali Akgün ve Halit Keskin, “Sosyal Bir Etkileşim Süreci Olarak Bilgi Yönetimi ve Bilgi Yönetimi Süreci”, Gazi
Üniversitesi Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Cilt 5, Sayı 1, Ankara, Gazi Üniversitesi İİBF Yayınları,
2003, s. 17.
67
ġekil 4.3: Bilgi Toplama Süreci Alt BileĢenlerinin Kavramsal Gösterimi
Organizasyonlar iç ve dış çevrelerinden elde ettikleri enformasyonu mevcut bilgi
birikimleri, tecrübeleri, değerleri ve kurum gelenekleriyle harmanlayıp, örgütsel bir
öğrenme sürecinden geçirmek suretiyle bilgiye dönüştürürler. Kurumun bilgi tabanının
bir parçası haline gelen söz konusu bilgi, kurum açısından yeni ve kuruma özel bir
nitelik taşır.137
Öte yandan, her ne kadar işletmeler için ihtiyaç duyulan bilginin bir şekilde elde
edilmesi önemli olsa da kuruluşlara esas rekabet avantajı kazandıran husus kendi
bünyesinde bilgi üreten bir işletme olabilmeleri ve
yeni bilgi üretebilme
kapasiteleridir.138
137
Georg von Krogh, Kazuo Ichijo, Ikujiro Nonaka, Bilginin Üretimi, Dışbank Kitapları, İstanbul, 2002, s.32.
Yogesh Malhotra, “Knowledge Management for E-Business Performance: Advancing Information
Strategy to Internet Time”, Information Strategy: The Executive’s Journal, Volume 5, London, Auerbach
Publications,2000, p.72.
138
68
KBİM çalışmasında, yukarıdaki açıklamalar ışığında etkin ve etkili bilgi
toplama sürecinde hangi iletişim araçları ne tür bir rol oynadığı kriterler doğrultusunda
değerlendirilmeye çalışılmıştır.
4.2.1.2KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Sınıflandırma ve Depolama Süreci
Bilgi yönetiminin temel süreçlerinden biri olan bilgiyi sınıflandırma ve
depolandırma süreci; bilginin türüne, kullanım amacına göre ve kurumsal hedefler
doğrultusunda sınıflandırılıp kullanıma hazır halde depolanmasıdır.
Bilginin sınıflandırılması; bilginin toplanması, tanımlanması, içeriğinin ne
olduğunun ve ne işe yaracağının açıklanması, hazır hale getirilmesi ve saklanmaya
uygun bir biçime sokulması anlamına gelmektedir139. Bilginin sınıflandırılması süreci
örgütün içerisindeki bilgi potansiyelini güvenilir bilgi kaynağına dönüştürmeyi amaçlar.
Örgütlerde çeşitli şekillerde ve mekânlarda sınıflandırılmamış halde bulunan
bilginin farkına dahi varılamayabilir. Kurumda farklı biçimlerde ve farklı yerlerde ve
farklı kişi, grup ve süreçler arasında dağınık halde bulunan bilgi sınıflandırılmaya
çalışılırken, söz konusu bilginin türüne, kurum için taşıdığı değere ve kurumun
amaçlarına göre değişen yöntem, süreç ve teknolojilerden istifade edilmelidir.140
Bilgiyi depolama süreci; kurumların iç ve dış kaynaklarından elde edip
kullandıkları bilgileri tanımlayıp seçerek belli bir güvenlik ve ayıklama sürecinden
geçirdikten sonra ihtiyaç duyulmayanları yok edilmesi diğerlerini tekrar kullanılmak
veya gerektiğinde kullanıma sunmak üzere kataloglayıp elektronik veya fiziki ortamda
saklanmasıdır. Bir kurumun bilgi üretmesi ve bu bilgiyi etkili biçimde kullanarak ondan
değer elde etmesi ancak geçmişten gelen kurumsal bilgi ve birikimle mümkün
olmaktadır. Bu bakımdan kurumların sahip olduğu bilgiyi yeniden kullanabilecekleri
şekilde saklamaları gerekmektedir. Şekil 4,4‟de bilgiyi sınıflandırma ve depolama
süreci alt bileşenleri gösterilmiştir.
139
Özlem Efiloğlu, Bilgi Yönetimi Sürecinde ĠletiĢimin Rolü ve Bilgi Yönetimi Uygulamalarına ĠliĢkin Bir
AraĢtırma, Doktora Tezi, Marmara Üniversitesi Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim
Dalı, İstanbul, 2006, s.107.
140
Halil Zaim, Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi, İşaret Yayınları, İstanbul, 2005, s.187.
69
ġekil 4.4: Bilgi Sınıflandırma ve Depolama Süreci Alt BileĢenlerinin
Kavramsal Gösterimi
Açık bilginin çeşitli teknolojik sistemler ve araçlar yardımıyla bireylerden
bağımsız olarak kolaylıkla saklanabilmesine mukabil işletmenin bilgi kaynaklarının
nispeten çok daha büyük bölümünü oluşturan örtülü bilginin aynı yöntemler yardımıyla
saklanması oldukça güçtür. Şayet işletmenin bilgi kaynakları bir buz dağına
benzetilecek olursa açık bilgi buz dağının suyun üzerinde kalan görünür kısmını örtülü
bilgi ise suyun altında kalan görünmez kısmını oluşturmaktadır. Nitekim bilginin
saklanmasındaki en büyük güçlük, işletme geneline dağılmış olan veya saklı halde
bulunan bilgiyi ortaya çıkartmak ve değerini kaybettirmeden yeniden kullanılmasına
olanak verecek şekilde uygun biçimde saklamaktır.141
141
Hamit R. Nemati, “Global Knowledge Management: Exporing A Framework For Research”, Journal of Global
Information Technology Management, Volume 5, Issue 3, New York, PS, 2002, p. 25.
70
KBİM çalışmasında, yukarıdaki açıklamalar ışığında etkili ve etkin bilgi
depolama sürecinde hangi iletişim araçları ne tür bir rol oynadığı kriterler doğrultusunda
değerlendirilmeye çalışılmıştır.
4.2.1.3KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Kullanılır Bilgiye Dönüştürme Süreci
Bilgiyi kullanılabilir bilgiye dönüştürme süreci, kurumların iç ve dış çevreleri ile
ilişkileri sonucu elde ettikleri enformasyonu, ihtiyaçları doğrultusunda kullanmak üzere
kendi kültürleri, normları, tecrübeleri ile harmanlayarak kurumsal bilgiye dönüştürüp
kurumsal faaliyetlerde kullanıma alma sürecidir.
Çalışanların bilgisini harekete geçirerek kolektif bilginin oluşturulması kurumsal
bilgi yönetimi için son derece önemlidir. Bilginin başarılı yönetilmesi, bireylerin bilgi
değerlerini birleştirebilmesine ve bütünleştirebilmesine bağlıdır. Kurumların başarısı
açısından bilginin doğru bir şekilde dönüştürülmesi kilit bir rol oynamaktadır. 142
Kurum ilgiyi ham halde elde ettiğinde bu bilgi kurum içinde hemen kullanamaz
durumdadır. Kurum bilgiyi elde ettikten sonra bunu kendi kültürüne, örgüt yapısına ve
içinde bulunduğu sektöre göre işler ve sonrasında uygulama aşamasına geçilir.
Bilgiyi Kullanılır Bilgiye Dönüştürme Sürecinin alt bileşenleri Şekil 4,5‟deki
gibidir.
142
Çakar vd. “Bilgi Yönetimi Ve Örgütsel Etkinlik ĠliĢkisi: Örgüt Kültürü Ve Örgüt Yapısının Temel
Etkileri”, http://eab.ege.edu.tr/pdf/10_1/C10-S1-M5.pdf (Erişim: 20 Nisan 2009)
71
ġekil 4.5: Bilgiyi Kullanılabilir Bilgiye DönüĢtürme Süreci Alt
BileĢenlerinin Kavramsal Gösterimi
4.2.1.4 KBİM Bileşeni Olarak Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma
Süreci
Bilgiyi kurumsal uygulamalarda kullanma süreci; kurumun iç ve dış
kaynaklardan toplayıp dönüştürdükleri bilgiyi, çeşitli iletişim araçlarıyla kurum içine
yayıp hedefleri doğrultusunda kullanmaya başlama sürecidir.
Bilginin toplanması, sınıflandırılıp depolanması, dönüştürülmesi gibi faaliyetlerin
tamamı önemli olmakla beraber bilgi ancak kurumsal uygulamalarda kullanılabildiği
ölçüde değer sağlar. Etkin bir şekilde kullanılamayan bilgi atıl kalıp değerini
kaybetmeye mahkumdur.
72
Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Sürecinin alt bileşenleri Şekil 4.6‟
daki gibidir.
ġekil 4.6: Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci Alt
BileĢenlerinin Kavramsal Gösterimi
4.2.2 ĠletiĢim Araçları Altyapısı
İletişim araçları; mesajların karakteristiklerine sahip olan veya mesajları ileten
biçimleri benimseyebilen araçlardır.143 İletişim araçları birbirinden görsel ve içerik
anlamında farklı olsalar da işlevsel anlamda aynı amaca hizmet ederler. Bu amaçlar;
iletişimi sağlamak, bilgi vermek ve bir faaliyetin gerçekleşmesine katkı sağlamak olarak
sayılabilir.
Kurumsal iletişim araçları; kurumlarda biçimsel iletişim kurmada kullanılan
araçlardır. İletişim araçları günümüzde kurumsal faaliyetlerin verimli ve etkin bir
şekilde yürütülmesinin zorunlu koşulu haline gelmiştir. Bu araçlar; yazılı, sözlü, görsel
143
George Gerbner, Kitle ĠletiĢim Kuramları, Derleyen ve Çeviren: Erol Mutlu, İstanbul, Ütopya Yayınevi, 2005, s.
80.
73
ve görsel-işitsel iletişim araçları, çeşitli bilgi ve iletişim teknolojileri, multimedya ve
diğer yardımcı araçlardır.
Kurumsal iletişim sürecinde, mesajların iletiminde çok sayıda araç ve ortam
kullanılır. Bu araçların sayısal olarak çokluğu değil, kurumsal mesajları etkin bir şekilde
iletip, iletemedikleri önemlidir. Bir iletişim aracının etkinliği, mesajı en anlaşılır ve en
kısa zamanda iletmesine ve çift yönlü iletişime olanak tanıyıp tanımadığına bakılarak
anlaşılır. Çift yönlü iletişim, iletişim teknolojisindeki gelişmelere rağmen en etkin
biçimde yüz yüze iletişimle kurulur.
Kurumsal iletişim, çift yönlü araç ve yöntemlerin yanında, tek yönlü, özellikle
yukarıdan aşağıya doğru iletişim kurma amacıyla kullanılır. Tek yönlü iletişim araçları,
iş görenleri, kurumsal konularda bilgilendiren, ilettikleri mesajlara ilişkin iş görenlerin
tepkilerini, başka bir deyimle geri bildirimlerini almaya yarayan araçlardır. Kurumsal
iletişim araç ve yöntemlerini tek ve çift yönlü olmak üzere iki grupta toplanmaktadır.
Bunlar şu şekilde açıklanabilir:144
Tek yönlü iletiĢim araç ve yöntemleri: Kurum içi süreli yayınlar, broşür,
bülten, el kitapları, mektuplar, afişler ve duyuru panoları, dilek kutuları, eğitsel
faaliyetler, konferans ve seminerler, telefon enformasyonu, kapalı devre radyo ve
televizyon gibi araçlardır.
Çift yönlü iletiĢim araç ve yöntemleri: Danışma ve iş görenlerle ilişki
örgütleri, üst düzey yönetici ziyaretleri, iş görenlerin aile ve dostlarına yönelik bilgi
aktarımlarıdır.
İletişim araçlarının başlıcaları; yazılı iletişim araçları, sözlü iletişim araçları,
telekomünikasyon iletişim araçları ve bilişsel iletişim araçlarıdır. Bunlar kısaca şu
şekilde açıklanabilir:
144
Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 240.
74
4.2.2.1 Yazılı İletişim Araçları
Yazılı iletişim, yönetsel faaliyetlerin büyük bir kısmını meydana getirmektedir.
Bazı mesajların daha sonra kontrol edilmek ya da bilgi edinilmek üzere, nispeten kalıcı
olarak düzenlenmeleri gerekmektedir. Aynı şekilde yazılı iletişime, yazıların hukuksal
anlamda belge olması nedeniyle de başvurulmaktadır. Kurumlarda politikalar ve
prosedürler yazılı olarak düzenlenmektedir. İlan tahtaları, yıllık raporlar ve
organizasyon el kitapları da, kurumlarda yazılı iletişim aracı olarak kullanılmaktadır.
Kurumlarda
kullanılan
yazılı
iletişim
araçları;
kurumsal
ve
yönetsel
fonksiyonların yerine getirilmesini sağlayan ve kurumlarda çalışanların yetki ve
sorumluluklarını belirten kurum şema ve kılavuzları, çalışma raporları, kurumlarda mal
ve hizmet tanıtımı amacıyla düzenlenen broşürler, kurumların kurum üyeleri ve diğer
örgütlerle veya kamu kurumları ile yaptıkları yazılı iş anlaşmaları, iş mektupları ve
formlar olarak sayılabilir.
Yazılı iletişim araçları, aynı zamanda hukuksal içeriği olan iletişim araçlarıdır ve
kanıt niteliği taşır. Ancak günümüzde iletişimin elektronik aletlerle yapılması, yazılı
iletişimin şeklini ve içeriğini değiştirmiştir.
Son zamanlarda elektronik medya, bireylere ve kitlelere ulaşmak için etkin bir
yazılı iletişim aracı olan e-postayı devreye sokmuştur. Bir zamanlar sayısız telefon
görüşmeleri veya elden dağıtılan bilgi notları ile büyük zaman kaybı ile kurulan iletişim,
bugün bir tuşa basmakla kurulabilmektedir.
Genel anlamda kurum içi iletişimde; kurum gazetesi/dergisi, bültenler, tartışma
gruplarının toplantıları, duyuru panosu, dâhili radyo ve TV yayınları, personele ve
hissedarlara yönelik telefon mesaj servisleri, video gösterileri, mektuplar, duyurular,
mülakatlar gibi çeşitli iletişim araçları ve yöntemleri kullanılır.
Kurumlar, yapmış oldukları faaliyetin türüne göre çeşitli yazılı iletişim araçları
kullanmaktadırlar.
75
Kurumlarda kullanılan yazılı iletişim araçları şu başlıklar altında toplanıp
açıklanabilir;145
Yazılı Genelgeler ve Belgeler
Kurumlarda biçimsel iletişim kanallarının, özellikle yukarıdan aşağıya dikey
iletişimin en önemli araçları yazılı genelgeler, emirler, duyurular ve benzeri belgelerdir.
Sorumluluk yüklenmesi ve iş görenin mesajı yeterince ciddiye alması açısından bu tür
yazılı araçlar çok etkilidir.
Raporlar
Yazılı raporlar da özellikle aşağıdan yukarıya biçimsel iletişimi sağlayan yazılı
iletişim aracıdır. Araştırma ve çalışmalardan elde edilen bilgileri içerirler.
Yazılı Yayın Organı
Kurum tarafından yayınlanmakta olan bülten, gazete ve dergi kurumsal
iletişimin resmi ve açık yönlerini bütünleştirebilen önemli yazılı iletişim araçlarıdır. Bu
tür yayınlar kanalıyla kurum çalışanları kurumun ekonomik, sosyal, bilimsel ve teknik
yönleri hakkında ve kendilerini ilgilendiren konularda bilgi alma olanağına kavuşurlar.
Bülten
Özel veya resmi kurum ve kuruluşlar veya yetkililerce herhangi bir konuyla
ilgili olarak süreli veya süresiz yayınlanan yayınlardır. Bültenler kurum içi olduğu
kadar, kurumun dış çevresiyle olan iletişimini sağlayan önemli yazılı iletişim
araçlarıdır.
Kurumsal Gazete ve Dergiler
Çalışanların kurumdaki gelişmeleri takip edebilmeleri ve kendileri için önemli
olan haberleri okumaları amacıyla çıkarılan yazılı iletişim aracıdır.
Broşürler
Küçük dergi boyutlarında, az sayfalı ve bol resimli olarak hazırlanan broşürler,
genel ve özel amaçlı olarak tasarlanabilir. Genel amaçlı broşürler, kurum için olumlu
145
Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 241.
76
imaj yaratmaya yönelik, kurumun tarihçesi, uğraşı konusu gibi genel konuları etkili bir
biçimde işleyecek şekilde hazırlanır. Özel amaçlı broşürler ise, belirlenmiş bir hedef
kitleye yönelik, daha özel konulara ilişkin bilgi vermeyi amaçlar.
El Kitapları
El kitapları, kurumun uğraş alanlarıyla ilgili konular, yeni projeler, karşılaşılan
sorunlara ilişkin bilgilerin yer aldığı ve resimden çok yazıya ağırlık veren yayınlardır.
Posterler ve Duvar Tabloları
Kurumun çeşitli yerlerine asılan bu yazılı iletişim araçları, içerdikleri yazılı ve
resimli mesajlarla hem kurum çalışanlarını hem de kurum dışında olanları bilgilendirici,
yönlendirici ve hatırlatıcı etkiye sahiptir.
İlan (Duyuru) Tahtaları
Biçimsel ve açık iletişimin geliştirilmesinin yanı sıra doğal iletişimin belli
düzeylerde denetlenmesi için ilan tahtaları en kullanılışlı yazılı iletişim araçlarıdır.
Kurumun resmi duyuruları için kullanılan ilan tahtalarının yanı sıra çalışanların kendi
duyurularını asabilecekleri ilan tahtaları kurum içi iletişimi önemli ölçüde destekleme
işlevini görür.
Yıllıklar
Kurumun bir yıl içinde yürüttüğü faaliyetlerin anlatıldığı bir yayın türüdür.
Yıllıklarda kurum ile ilgili ansiklopedik bilgiler yer alır.
Afişler
Afiş, genel olarak insanların bir bakışta görebilecekleri ve mesajı alıp,
etkilenmelerini sağlayacak şekilde hazırlanan bir yazılı iletişim aracıdır.
4.2.2.2 Sözlü İletişim Araçları
Kişiler arası iletişimde sözlü iletişimin önemli bir yeri vardır. Bu iletişim
türünde en etkili araç ise dildir. Dil çok sayıda işaret ve sembollerden oluşur. Bu ortak
işaret ve semboller dille aktarılmak istenen anlam ve mesajların etkili bir şekilde ve
karşılıklı olarak anlaşılmasına temel teşkil eder. Kişilerin kendi aralarında ortak bir
77
anlayışa ulaşmaları; olayları, değerleri, kavramları, duyguları ve hatta nesneleri herkesin
aynı anlamda kavrayacakları şekilde sembolleştirmelerine bağlıdır. Toplumu meydana
getiren fertler, soyutlama yoluyla her değeri, bilgiyi, duyguyu, fikri, olay ve nesneyi
kelime ya da terim şeklinde sembolleştirir ve bunlardan oluşan dili nesilden nesile
aktarırlar.
Sözlü iletişim, konuşma dili olarak da adlandırılır. Sözlü iletişim; yüz yüze
görüşmeler, toplantılardaki konuşmalar, sözlü brifingler, halka hitaplar, sözlü sunumlar,
telefonla yapılan konuşmalar, eğitim kursları, konferans ve seminerler, resmi
konuşmalar, kurmay toplantıları, komiteler veya oryantasyon programları gibi değişik
formatlarda gerçekleştirebilir.
Bu tür sözlü iletişim araçları, iletişimin daha hızlı ve daha etken bir şekilde
gerçekleşmesine katkı sağlar, iletişimin amaca daha kolay ulaşmasına yardımcı olur.
Bunların içinde en etkili olanı yüz yüze görüşme olarak gösterilebilir. Her iki
tarafın da birbirine doğrudan tepki vermesine olanak tanıdığından önemli bir iletişim
biçimidir. Yüz yüze görüşmeler, mesajın ileticisine jest ve mimik gibi beden ve yüz
ifadesine dayanan vücut dilini kullanma fırsatı da verir.
Bu araçlardan en yaygın olan ve en çok kullanılanları konferans ve seminer ile
görüşme ve toplantılardır. Bunlar şu şekilde açıklanabilir;146
Konferans ve Seminerler
Konferans ve seminerler herhangi bir konuda iş görenlere veya dinleyicilere
bilgi vermek ve onları aydınlatmak amacıyla gerçekleştirilen sözlü bilgi aktarma
araçlarıdır.
Bunlardan konferans önceden yazılı olarak ve bir plan dâhilinde hazırlanan,
ancak genelde sözlü olarak sunulan bilgi aktarma biçimidir. En önemli eksikliği,
konuşmacı ile dinleyiciler arasında yeterince diyaloğa yer verilememesidir. Bu yüzden
konunun dinleyiciler tarafından ne ölçüde anlaşıldığı bilinemez. Ancak konferans
146
Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, s. 19.
78
sonrası dinleyiciye soru sorma fırsatı verilerek bu eksiklik kısmen de olsa giderilebilir.
Öte yandan konuşmacı; sade ve akıcı bir üslup kullanarak, beden dilini devreye sokarak
ve örneklerle konuşmayı destekleyerek konuşmasını daha anlaşılır ve cazip hale
dönüştürebilir.
Seminerler ise bunlar daha uzun süreli ve çoğu zaman eğitim amacına dönük
faaliyetler şeklinde gerçekleştirilir. Örgüt ortamlarında iş görenler bu tür faaliyetlerle
mesleki, teknik, sosyal ve davranışsal anlamda geliştirilirler. Bu tür faaliyetlerin iş
görenlerin sık sık sorular sormalarına imkân verilerek çift yönlü iletişim biçimine
dönüştürülmesi ve amaca uygun hale getirilmesi mümkündür.
Her iki iletişim aracının da en önemli eksikliği tek yönlü işleyen ya da işletilen
faaliyet olmalarıdır. Yansımalı iletişime yer vermedikleri gerekçesi ile bu iki iletişim
aracı eleştirilmektedir.
Görüşme ve Toplantılar
Sözlü iletişim araçları içinde en yaygın ve etkili olarak kullanılan araçlar
görüşme ve toplantılardır. Görüşme, en az iki kişi arasında karşılıklı olarak konuşma,
soru sorma veya diyalog kurma şeklinde tanımlanır.
Toplantılar ise görüşmenin daha geniş katılımlı modelidir. Toplantı modeli
kullanılarak, işbirliği ve anlayış ortamı oluşturulup sorunlara ortak çözüm yolları
araştırmak için çeşitli konularda birliktelikler meydana getirilebilir. Toplantıların
etkinliğini arttırmak için tartışma bölümlerine de yer verilmelidir. Toplantının
verimliliğini artırmanın bir başka yolu da toplantı gündemi hakkında katılımcıların
önceden bilgilendirilmesidir. Hatta katılımcılara toplantı gündemi ile birlikte toplantı
konularının tartışılmasında kullanabileceği veri ve bilginin de sağlanması yararlı olur.
Toplantılar bazen zaman kaybına neden olan araçlar olarak görülebilirler.
Ancak planlı, bilinçli ve tartışmaya yer verecek biçimde düzenlenecek toplantılar,
işletmelerde demokratik ortamın yaratılmasına, katılmalı yönetime imkan sağlaması,
işgörenlerin eğitilmesine zemin oluşturması ve katılımcıların davranışlarını olumlu
79
anlamda değiştirmesi ve onların moral motivasyon düzeylerinin geliştirilmesi gibi
nedenlerden dolayı organizasyonlara önemli katkılar sağlayabilir.147
İnsanlar arasında özellikle sosyal ve örgütsel ortamlarda en yoğun gerçekleşen
ve en yaygın olan iletişim biçimi sözlü iletişimdir. Bu iletişim biçimi, bireylerin aynı
yer ve zamanı paylaştığı ortamlarda ve teknolojik olarak aracılanmamış bir biçimde
gerçekleşir. İlişkilerde ve sözlü iletişim ortamlarında sözlü iletişime ek olarak sözsüz
iletişim biçimleri de kullanılır. Karşılıklı iletişimde bazen duygularımızı söze dökmeden
yani sözsüz iletişim biçimlerine başvurarak ifade ederiz. Kaşların kaldırılması, ellerin
sürekli hareket ettirilmesi ya da gülümsenmesi insanların mutluluğu, kızgınlığı,
üzgünlüğü ve korkusu konularında önemli ipuçları verebilir. Yüz ifadeleri ve gözler,
hangi duygunun yaşandığı, duruşlar ise bu duygunun yoğunluğu konularında önemli
göstergelerdir.148
4.2.2.3 Telekomünikasyon İletişim Araçları
Telekomünikasyon teknolojileri kurumsal yapının pek çok alanında kullanılırlar
ve yine kurumlara pek çok hizmetler sunarlar. Bunlardan bazıları ve sundukları
hizmetler şunlardır;
Telefon
19. yüzyıldan beri kullanılan ve geçirdiği gelişmeler sayesinde günümüzde de
hala çok yaygın olarak kullanılan bir iletişim aracıdır. Bugün kullandığımız telefon,
mucidi Graham Bell‟in telefonundan çok farklı işlev ve yeteneklere sahiptir. Dijital
teknoloji kullanılarak sağlanan çeşitli çoğullama yöntemleri ile hat kapasiteleri hızla
arttırılabilmiş, dijital santrallerle operatöre gerek duymayan yönlendirme sistemleri
geliştirilmiştir.
Faks
Kurumların, her geçen gün iletişim ağının genişleme ihtiyacı artmaktadır.
Bunun karşılanması için yeni teknolojiler uygulanmaya başlamıştır. Bugün faks ve
147
148
Yiğit, Kurumsal ĠletiĢim Açısından BiliĢim Teknolojileri Ve Bir Uygulama, s. 42.
Çağlar ve Kılıç, Genel ĠletiĢim, s. 19.
80
modemlerin bilgisayarlara eklenmesiyle birlikte bilgiler, karşı tarafta modemi olan
bilgisayarlara aktarılabilmektedir.
Bilgisayarlardan ve iletişim ağlarından yararlanarak kamusal iletişimin etkinliği
faks otomasyonu yoluyla artırılmaktadır. Faks otomasyonu, faksla görülen tüm manüel
işlemleri ortadan kaldırarak, bunların elektronik ortamda masa başından yönetilmesine
imkân veren bir teknolojidir. Faks yönetimi, bilgisayardan faks cihazına, faks
cihazından bilgisayara gelen ve giden faksların elektronik ortamda yönetilmesini
sağlar.149
4.2.2.4 Bilişsel İletişim Araçları
Bilgisayar ve internet ortamlı kurumsal iletişim araçlarından oluşan bilişsel
iletişim araçları bilgisayarlar ve network iletişim araçları olarak ikiye ayrılmaktadır.
Bunlar şu şekilde tanımlanabilir;
Bilgisayarlar
Bilgisayar teknolojisinin iletişim alanına girişi ile geleneksel iletişim araçlarında
nitelik değişimleri ortaya çıkmıştır. Öncelikle bilgisayarın kendisi, bir iletişim aracı
olarak fonksiyon görmeye başlamıştır. Bilginin işlenmesi, saklanması ve dağıtılması
konusunda bilgisayar teknolojisinin gelişiminden edinilen bilgi ve tecrübeden
yararlanılarak, daha önce genellikle analog (ses görüntü vb.) olarak kaydedilip saklanan
ve dağıtılan bilgiler, artık sayısal (dijital) olarak işlenmeye başlamıştır.150
Bilgisayarlar, değişimin anahtar üreticileridir; son birkaç on yıl içinde boyutları
küçülmüş, bilgiyi üretme, depolama ve iletme kapasiteleri artmış ve sayıları da
çoğalmıştır. Yazılım çeşitliliği, bilgi esnekliliğini ve kullanışlılığını artırmıştır. Kişisel
bilgi kapasitelerinin artmasıyla bilgisayarların gücünün daha fazla sayıda insana yaygın
biçimde ulaşması sağlanmıştır.
Diğer yandan, bilgisayarlar birbirleriyle bağlantıya geçebilmekte ve bu yolla
bilgi üretme, düzenleme ve depolama kapasiteleri artmaktadır. Ofis otomasyon
149
Tutar, Örgütsel ĠletiĢim, s. 250.
150
Yiğit, Kurumsal ĠletiĢim Açısından BiliĢim Teknolojileri ve Bir Uygulama, s. 43.
81
sistemleri ve birbirine bağlanmış yerel ağ sistemleri bilginin elektronik formda
üretilmesi ve paylaşılması için eşi bulunmaz bir kapasite sunmaktadır. Bu ve benzer
teknoloji ile gelişmeler bilginin öneminin artmasına yardımcı olmuştur.151
Bilgisayarlar temel olarak üç üniteden oluşmaktadır. Bunlar; giriş üniteleri
(tarayıcı, barkot okuyucu, optik okuyucu, klavye, fare, iztopu, dijital kalem, dokunmatik
ekran), çıktı üniteleri (monitör, yazıcı) ve depolama üniteleri (harddisk, taşınabilir
harddisk, cd- dvd) olarak sayılabilir.
4.2.2.4.1 Network İletişim Araçları ve İnternet
İnsanların her geçen gün gittikçe artan “üretilen bilgiyi saklama/ paylaşma ve
ona kolayca ulaşma” istekleri, interneti ortaya çıkarmıştır. İletişim araçları içinde
internet önemli bir yere sahiptir. Bunun bir nedeni hiç kimsenin sahipliğinde olmaması
ve işletmeler arası yaygın bilgi paylaşımına zemin hazırlamasıdır.
İnternet; birbirine bağlantılı milyonlarca bilgisayardan herhangi birisiyle veri
iletisi ve dosya alışverişi yapmasına olanak sağlayan bir sistemdir. Bir diğer tanıma göre
de internet, milyonlarca bilgisayarı birbirine bağlayan ve birbiriyle iletişim kurmalarına
altyapı oluşturan büyük çaplı bilgisayar şebekesidir. Bu teknoloji yardımıyla pek çok
alandaki bilgilere insanlar kolay, ucuz, hızlı ve güvenli bir şekilde erişebilmektedir.
İnternet bugünkü haliyle “bilgisayar ağlarının ağı” ya da “bilgi otobanı” olarak
tanımlanabilir.
İnternet, bir büyük kütüphane, iletişim, ticaret, eğitim, çalışma, eğlence ortamı
olmanın ötesinde bir teknolojidir. Değişimin, özellikle bilimsel ve teknolojik gelişimin
etmeni, taşıyıcısı, habercisi olduğu “Enformasyon Toplumu”nun bir ön modeli
durumundadır”. İnternetin ortaya çıkmasıyla elektronik posta, iletişim grupları, bilgi
dosyaları transferi ve genel kullanıma sunulan dünya çapındaki ağ insanlığa birçok
fayda sağlamıştır.
İnternet; birçok bilgisayar sisteminin birbirine bağlı olduğu, dünya çapında
yaygın olan ve sürekli büyüyen bir iletişim ağıdır. İnternet, insanların her geçen gün
151
Dearstyne, ArĢivsel GeliĢim; Modern ArĢivcilik Ġlkeleri, Uygulamaları ve Yöntem Teknikleri, s. 215.
82
gittikçe artan “üretilen bilgiyi saklama/ paylaşma ve ona kolayca ulaşma” istekleri
sonrasında ortaya çıkmış bir teknolojidir. Bu teknoloji yardımıyla pek çok alandaki
bilgilere kolay, ucuz ve güvenli bir şekilde erişilebilmektedir.
Bilgiler çeşitli biçimlerde tasarımlanan web sayfalarında dolaşmakta ve bunların
her geçen gün hacmi genişlemektedir. Bu gelişmeler, “sayfa içerik yönetimi” ni gerekli
kılmaktadır. Yapılan araştırmalar, web sayfalarındaki içerik sayısının, yılda % 200
arttığını göstermektedir. Bütün bu gelişmeler, bilginin yönetimini gerektirmektedir.
İnternetin en önemli özelliği, üzerinde bulundurulan içeriktir. Kişilerin ve
kurumların paylaşmak istedikleri her türlü bilgi, yazı, grafik, video ve ses formatında
internet üzerinde yayınlanabilir.
İnternet, birbirine bağlı milyonlarca bilgisayar ve veri tabanından oluşan ağdır.
Aynı sistemin kurum düzeyinde lokal (yerel) bir alanda uygulanmasıyla, lokal bir
internet ağı oluşturulmaktadır. Bu lokal internet ağına, “intranet” denilmektedir. Kurum
ve kuruluşların iletişimde bulunduğu şube, birim gibi unsurlarıyla, kullanabilecekleri
türden bir internet ağına, “intranet” denilmektedir.
Network iletişim araçları ve internet; işbirliği araçları, haberleşme/ konferans
araçları, arama ve yardım araçları, WAN/ LAN olarak dört alt başlığa ayrılabilir.
Bunlar;
ĠĢbirliği Araçları içinde yer alan araçlar şunlardır;
Tablolama Programları (Spread Sheets)
Tablolama programları türlü veriyi (özellikle sayısal verileri) tablolar ya da
listeler halinde tutma ve bu verilerle ilgili ihtiyaç duyacağınız tüm hesaplamaları ve
analizleri yapma imkânı sunan bir uygulama programıdır. Bu program sayesinde
verilerle ilgili grafikler çizebilir, kolay ve hızlı bir şekilde raporlar, özetler
hazırlayabilir, istenilen verilere ulaşabilir, sıralayabilir, sorgulayabilirsiniz. Elektronik
tablolama, binlerce satırdan oluşan veriler kaydetme, bu veriler arasında her türlü işlemi
formüller ve bağlantılar kurarak işlemler yapma, istenen veriye anında ulaşma ve
verilerin her türlü grafiğini oluşturma, kolay veri girişi ve güncelleme işlemlerini
83
tablolama programlarında kolayca yapmak mümkündür.152 Tablolama programlarına
örnek olarak Ms Excel ve google docs verilebilir.
Kelime İşlemciler
Kelime işlemciler, bilgisayarda mektup, rapor, ödev, makale vb. her türlü metni
yazmamıza imkân sağlayan yazılımlar olarak tanımlanabilirler. Yazılı ve basılı
dokümanların
hazırlanmasında
kelime
işlemcilerin
ciddi
kolaylaştırıcı
etkisi
vardır.153Kelime işlemcilere örnek olarak Ms Word, Adobe‟s Buzzword verilebilir.
Sunu Programları
Belli bir projenin tanıtılması, organizasyon şemalarının hazırlanması, ürün
tanıtımı yapılabilmesi gibi konularda çok etkileyici sunular hazırlamaktan, akademik,
siyasi, ticari pek çok konudaki konferans, seminer, brifing için de görsel malzeme
sağlamaya kadar, çok geniş bir yelpazede hizmet verebilen programlardır. 154 Sunu
programlarına örnek olarak Ms Power Point ve Adobe Acrobat Connect verilebilir.
Proje Programları (e-groupware)
Çalışma gruplarının birlikte ve daha etkin çalışma yapabilmeleri, bilgi
paylaşımı, elektronik toplantı yapmaları ve planlamada bulunmaları noktasında destek
sağlamak için geliştirilmiş grup çalışma sistemidir. Groupware sistemi, farklı
kullanıcıların farklı kullanımlarına izin verecek şekilde geliştirilmişlerdir. Yeni
groupware ürünler proje yönetimi, toplantı ve faaliyet planlaması, ortak veri tabanından
bilgi aktarımı vb. özel alanlarla ilgilidirler.155Örnek olarak Suite Groupware ve
MAPILab verilebilir.
152
“Excel Hakkında HerĢey”, http://www.zekiturk.com/t2128/ (Erişim: 20 Mayıs 2010)
153
İrfan Macit, “Temel Bilgi Teknolojisi Ders Notları”, http://hpss.endustri.cu.edu.tr/ders/ENF101/Bolum2MicrosoftWord.pdf(Erişim: 03 Haziran 2010)
154
“Sunu Programı Nedir?”, http://web.iku.edu.tr/courses/ismyo/.../IS104T3-20062007-POWERPOINT.ppt
(Erişim: 03 Haziran 2010)
155
Yiğit, “Kurumsal ĠletiĢim Açısından BiliĢim Teknolojileri ve Bir Uygulama”, s. 75.
84
HaberleĢme/ konferans araçları şu şekilde sıralanabilir;
Elektronik Posta (e-posta)
Elektronik posta; en kısa tanımı ile bilgisayardan bilgisayara yollanabilen
elektronik mesajdır. Yazılı bilgilerin internet üzerinden iletilmesine de elektronik posta
denir. Bu bağlamda e-posta telekomünikasyon hatlarının posta servisi, bilgisayarın da
posta kutusu olarak kullanılması yoluyla mesaj ve dokümanların iletilmesini ve
alınmasını sağlayan bir iletişim aracı olarak görülebilir. E-posta aracılığıyla sadece
yazılı metin değil aynı zamanda sunum, ses ve görüntü dosyaları da iletilebilmektedir.
Örnek olarak gmail ve Hotmail verilebilir.
Bloglar
Blog; teknik bilgi gerektirmeden, kendi istedikleri şeyleri, kendi istedikleri
şekilde yazan insanların oluşturdukları, günlüğe benzeyen web siteleridir. Blog,
genellikle güncelden eskiye doğru sıralanmış yazı ve yorumların yayınlandığı, web
tabanlı bir yayını belirtir. Çoğunlukla her gönderinin sonunda yazarın adı ve gönderi
zamanı belirtilir. Yayıncının seçimine göre okuyucular yazılara yorum yapılabilir.
Yorumlar blog kültürünün çok önemli bir dinamiğidir. Bu sayede yazar ve okuyucular
arasında iletişim sağlanır. Bunun dışında, geri izleme (trackback) mekanizmasıyla,
belirli bir yazı hakkında yazılan diğer yazıların belirlenebilmesi de mümkündür.156
Örnek olarak Wikipedia verilebilir.
Chat
Chat; internet üzerinden kişilerin anlık sesli veya görüntülü ileti göndererek
haberleşmeleridir. Örnek olarak MSN Messenger, ICQ Server verilebilir.
Video Konferans
Video konferans sağladığı görüntülü iletişim imkânı sayesinde, eğitim ve tıp
gibi, birçok sahada faydalı olmaktadır. Günümüzde en popüler iletişim şekillerinden biri
de video konferanstır. Video konferans sistemleri sayesinde dünyanın herhangi bir
noktasında bulunan bir kişi ile rahatlıkla karşılıklı görüşmeler yapılabilmekte, çevrimiçi
toplantılar organize edilebilmektedir.
156
“Blog Nedir”, http://www.blognedir.com/blogrehberi/blog-nedir.html (Erişim: 03 Haziran 2010)
85
SkyPe
Skype; sayısallaştırılmış sesin, internet geçitleri arasında IP paketleri içinde
taşınması esasına dayanır. Ağ üzerinde İnternet telefonu yeteneğine sahip ağ cihazlarına
(yönlendiricilere bütünleşik olabilir) doğrudan telefon setlerinin veya yerel santrallerin
analog (ses görüntü vb.) veya sayısal (dijital) olarak bağlanmasıyla, yerel telefon
bağlantıları gerçekleştirilir.
Arama yardım araçları; arama motorları ile sık sorulan sorulardan
oluşmaktadır.
Arama Motorları
Arama Motorları daha çok internet üzerinde veya yerel ağlarda çalışan
indeksleme sistemleridir. Web siteleri üzerinde çalışan arama motoru siteleri web
sitelerinin başlıklarını, açıklamalarını ve anahtar kelimelerini indekslemektedirler.157
Arama motorlarına örnek olarak Google, Yahoo! verilebilir.
Sık Sorulan Sorular
Sık Sorulan Sorular yardım araçlarına benzemekle beraber soru cevap şeklinde
olurlar. Konu hakkında sorulabilecek olası sorular ve cevapları şeklindedirler. Kitapçık
şeklinde olabileceği gibi bilgisayar ortamında HTML formatında olanı daha sık
kullanılmaktadır.158
WAN/ LAN; kurum içi iletişim ağlarında, iki temel yapıdan söz etmek
mümkündür bunlar Yerel Alan Ağları (LAN) ve Geniş Alan Ağları (WAN) dır. Yerel
alan ağları, kurumların kendi sınırları içerisindeki iletişimi sağlayan ağ yapılarıdır. Daha
geniş bir tanıma göre LAN, belli bir coğrafi alan içerisinde aynı iletişim platformunu
kullanan bilgisayarlar ve diğer cihazların bir bütünü olarak nitelenebilir.
Geniş Alan Ağları (WAN) yapısı ise, daha geniş bir coğrafi alan içerisinde
dağılmış yapıdaki iletişim şebekelerine verilen genel addır. Bu yapı LAN yapısından
daha geniş bir yayılım özelliği ile ayrılmaktadır.159
157
Aykut Tuğtepe, Fransa’da Kullanılan Bilgi Yönetimi Teknolojik Araçlarının Analizi Ve Bir Uygulama,
Bahçeşehir Üniversitesi Bilgi Teknolojileri Programı Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2006, s.16.
158
Aykut Tuğtepe, Fransa’da Kullanılan Bilgi Yönetimi Teknolojik Araçlarının Analizi Ve Bir Uygulama, s.17.
159
Yiğit, “Kurumsal ĠletiĢim Açısından BiliĢim Teknolojileri ve Bir Uygulama”, s. 259.
86
4.3 KBĠM’ DE DEĞERLENDĠRME ÖLÇÜTÜ
Bu çalışmada, bu bilgi yönetimi unsurlarının iletişim araçlarını ne yönde
etkilediği değerlendirilmeye çalışılmıştır. Bu değerlendirmeyi mümkün kılan bir dizi
kriter ortaya konmuştur. Ayrıca belirlenen kriterler, bir kurumda iki düzey dikkate
alınarak geliştirilmiştir. Bunlar;
Stratejik Düzey Kriterler: Kurumsal bilgi yönetimi unsurlarının iletişim
araçlarını varlığını sürdürebilmesi için temel değerde ve rekabet üstünlüğünü
sağlayacak yönde etkileyen kriterler stratejik düzey başlığı altında toplanmıştır.
Yönetsel Düzey Kriterler: Bilgi yönetimi süreci çerçevesinde kurumun iç
süreçlerini en etkin şekilde yürütebilmesine olanak sağlayacak iletişim araçları seçim
kriterleri yönetsel düzey başlığı altında toplanmıştır.
Kriterler belirlenirken ve değerlendirilirken Bayram Kaya‟nın “Bütünleşik
Kurumsal İletişim” kitabından, Maryam Alavi‟nin “Tips and Tools For Knowledge
Management” makalesinden, Thomas H. Davenport ve Laurence Pursak‟ın “İş
Dünyasında Bilgi Yönetimi” kitabından son olarak da Seher Arslankaya‟nın “Kurumsal
Bilgi Yönetimi Modeli” isimli tezinden yararlanılmış ve değerlendirmeler kavramsal
olarak ele alınmıştır.
Bu kapsamda KBİM modelinde değerlendirilmeye alınan kriterler aşağıda
açıklanmıştır. KBİM modeli bilgi yönetimi bileşenleri başlıklar altında toplanıp her
düzey açısından ikiye ayrılmış ve kurumsal iletişim araçlarına etki eden kriterler
sayılmıştır. Mesela, Bilgi Toplama Süreci Bileşeni stratejik düzeyde 11 yönetsel
düzeyde 4 kritere sahiptir.
87
4.4 KBĠM’ DE BĠLGĠ TOPLAMA SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ
4.4.1 Stratejik Düzey
Kriter 4.4.1.1: Kurumsal iletişim aracı yeni bilgi kaynakları arayışlarını
destekliyor mu?
Kriter 4.4.1.2: Kurumsal iletişim aracı yeni bilgi kaynaklarını belirlemede rol
oynuyor mu?
Kriter 4.4.1.3: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynaklarını organize edebiliyor
mu?
Kriter 4.4.1.4: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynakları ile ilgili sorgulama
olanağı sağlıyor mu?
Kriter 4.4.1.5: Kurumsal iletişim aracı iç bilgi kaynaklarına erişimi destekliyor
mu?
Kriter 4.4.1.6: Kurumsal iletişim aracı örtük bilgiyi açığa çıkarmada etkili
olabiliyor mu?
Kriter 4.4.1.7: Kurumsal iletişim aracı çalışanların entelektüel birikimlerini
değerlendirebiliyor mu?
Kriter 4.4.1.8: Kurumsal iletişim aracı dış bilgi kaynaklarına erişimi destekliyor
mu?
Kriter 4.4.1.9: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynaklarını değerlendirmede
destek sağlıyor mu?
Kriter 4.4.1.10: Kurumsal iletişim aracı yeni fikirler yakalama kabiliyeti
sağlıyor mu?
88
Kriter 4.4.1.11: Kurumsal iletişim aracı bilgi üretiminde fırsat sağlıyor mu?
4.4.2 Yönetsel Düzey
Kriter 4.4.2.1: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynakları ile ilgili güncellemelere
olanak sağlıyor mu?
Kriter 4.4.2.2: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynak listesi sağlayabiliyor mu?
Kriter 4.4.2.3: Kurumsal iletişim aracı bilgi toplama sürecini kurum geneline
yayabiliyor mu?
Kriter 4.4.2.4: Kurumsal iletişim aracı bilgi toplama sürecinde takım çalışması
olanağı kazandırıyor mu?
4.5 KBĠM’DE BĠLGĠYĠ SINIFLANDIRMA VE DEPOLAMA SÜRECĠ
BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ
4.5.1 Stratejik Düzey
Kriter 4.5.1.1: Kurumsal iletişim aracı toplanan bilgileri strateji ve hedefler
doğrultusunda derleyebiliyor mu?
Kriter 4.5.1.2: Kurumsal iletişim aracı toplanan bilgileri strateji ve hedefler
doğrultusunda düzenleyebiliyor mu?
Kriter 4.5.1.3: Kurumsal iletişim aracı bilgi tabanlarındaki verimsiz ve geçersiz
bilgileri periyodik olarak denetleyebiliyor mu?
Kriter 4.5.1.4: Kurumsal iletişim aracı sahip olunan bilgi stoğunun etkinliğini
değerlendirebiliyor mu?
Kriter 4.5.1.5: Kurumsal iletişim aracı bilgi depolarının oluşturulmasında etkin
mi?
89
4.5.2 Operasyonel Düzey
Kriter 4.5.2.1: Kurumsal iletişim aracı bilgi kaynakları listesi oluşturmada etkin
mi?
Kriter 4.5.2.2: Kurumsal iletişim aracı kurumsal bilgiyi güvenle yakalayabiliyor
mu?
Kriter 4.5.2.3: Kurumsal iletişim aracı depolanan bilgilere tekrar erişime imkan
sağlıyor mu?
Kriter 4.5.2.4: Kurumsal iletişim aracı depolanan bilgiler üzerinde etkin bilgi
kontrolü sağlıyor mu?
Kriter 4.5.2.5: Kurumsal iletişim aracı depolanmış bilgiyi güncelleme olanağı
sağlıyor mu?
Kriter 4.5.2.6: Kurumsal iletişim aracı depolanmış bilgiye kurum dışından
erişim olanağı sağlıyor mu?
4.6 KBĠM’DE BĠLGĠYĠ KULLANILABĠLR BĠLGĠYE DÖNÜġTÜRME
SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ
4.6.1 Stratejik Düzey
Kriter 4.6.1.1: Kurumsal iletişim aracı toplanan bilgileri kurum strateji ve
hedefleri doğrultusunda sentezlemede etkili mi?
Kriter 4.6.1.2: Kurumsal iletişim aracı yeni fikirleri uygulamalara dönüştürmede
etkili mi ?
Kriter 4.6.1.3: Kurumsal iletişim aracı kurum içi beyin fırtınalarını destekliyor
mu?
90
Kriter 4.6.1.4: Kurumsal iletişim aracı takım çalışmasını destekliyor mu?
Kriter 4.6.1.5: Kurumsal iletişim aracı kurumsal stratejik planlama çalışmalarını
destekliyor mu?
4.6.2 Yönetsel Düzey
Kriter 4.6.2.1: Kurumsal iletişim aracı bilgi derleme ve yorumlamayı
destekliyor mu?
Kriter 4.6.2.2: Kurumsal iletişim aracı bilgiyi görselleştirip yalınlaştırabiliyor
mu?
Kriter 4.6.2.3: Kurumsal iletişim aracı dönüştürülen bilgiyi sınayabiliyor mu?
Kriter 4.6.2.4: Kurumsal iletişim aracı bilgi planlaması sağlıyor mu?
Kriter 4.6.2.5: Kurumsal iletişim aracı bilgiyi formülize edebiliyor mu?
Kriter 4.6.2.6: Kurumsal iletişim aracı bilgiyi test edebiliyor mu?
Kriter 4.6.2.7: Kurumsal iletişim aracı bilgiyi yönetsel faaliyetler açısından
değerlendirebiliyor mu?
4.7 KBĠM’DE BĠLGĠYĠ KURUMSAL UYGULAMALARADA
KULLANMA SÜRECĠ BĠLEġENĠ KRĠTERLERĠ
4.7.1 Stratejik Düzey
Kriter 4.7.1.1: Kurumsal iletişim aracı bilgi alışverişinde sağlıklı akış sağlıyor
mu?
Kriter 4.7.1.2: Kurumsal iletişim aracı bilgi alışverişinde kontrollü akış sağlıyor
mu?
91
Kriter 4.7.1.3: Kurumsal iletişim aracı verimli bir bilgi transferini destekliyor
mu?
Kriter 4.7.1.4: Kurumsal iletişim aracı hangi bilgilerin hangi düzeylerde
sunulacağını belirlemede etkili oluyor mu?
Kriter 4.7.2.5: Kurumsal iletişim aracı bilgiyi kurumun bir parçası haline
getirebiliyor mu?
4.7.2 Yönetsel Düzey
Kriter 4.7.2.1: Kurumsal iletişim aracı ortak problem çözme olanağı sağlıyor
mu?
Kriter 4.7.2.2: Kurumsal iletişim aracı en iyi uygulamaların paylaşılmasını
sağlıyor mu?
Kriter 4.7.2.3: Kurumsal iletişim aracı bilgi alışverişini sistematik bir sürece
göre yapılmasını sağlıyor mu?
Kriter 4.7.2.4: Kurumsal iletişim aracı dolaşımdaki bilgiyi denetleyebiliyor mu?
Kriter 4.7.2.5: Kurumsal iletişim aracı kurum içi bilgi paylaşımını destekliyor
mu?
Kriter 4.7.2.6: Kurumsal iletişim aracı bilginin olası kullanıcıların tümü
üzerinde etkin mi?
4.8. BĠLGĠ YÖNETĠMĠ BĠLEġENLERĠ KRĠTERLERĠNĠN KURUMSAL
ĠLETĠġĠM ARAÇLARINA ETKĠSĠNĠ DEĞERLENDĠRME YÖNTEMĠ
Yukarıda belirlenen kriterler oluşturulmaya çalışılan KBİM‟ de ait oldukları
bileşen için tablolar halinde gösterilmiş ve etkileşim içinde oldukları iletişim araçları
belirtilmiştir. Toplu olarak kriterlerin KBİM elemanları ile ilişkilerini Tablo 4.1‟ de
gösterilmiştir.
92
Tablo 4.1: Kriter Model Elemanı ĠliĢkileri
Model Elemanı
Ġlgili Kriterler
Açıklama
Bilgi Toplama Süreci
Kriter 4.4.1.1-2-3-4-5-6-78-9-10-11
Bilgi toplama süreci model
elemanı ile kurumsal
iletişim araçlarının
etkileşimi oluşturulan
kriterler yardımıyla
gösterilir.
Kriter 4.4.2.1-2-3-4-5-6
Bilgiyi Sınıflandırma ve
Depolama Süreci
Kriter 4.5.1.1-2-3-4-5
Kriter 4.5.2.1-2-3-4-5-6
Bilgiyi Kullanılır Bilgiye
Dönüştürme Süreci
Kriter 4.6.1.1-1-3-4-5
Kriter 4.6.2.1-3-4-5-6-7
Bilgiyi Kurumsal
Uygulamalarda Kullanma
Süreci
Kriter 4.7.1.1-2-3-4-5
Kriter 4.7.2.1-2-3-4-5-6
Bilgiyi sınıflandırma ve
depolama süreci model
elemanı ile kurumsal
iletişim araçlarının
etkileşimi oluşturulan
kriterler yardımıyla
gösterilir.
Bilgiyi kullanılabilir
bilgiye dönüştürme süreci
model elemanı ile
kurumsal iletişim
araçlarının etkileşimi
oluşturulan kriterler
yardımıyla gösterilir.
Bilgiyi kurumsal
uygulamalarda kullanma
süreci model elemanı ile
kurumsal iletişim
araçlarının etkileşimi
oluşturulan kriterler
yardımıyla gösterilir.
4.8.1 Bilgi Yönetimi BileĢenleri Kriterlerinin Kurumsal ĠletiĢim Araçlarına
(KĠA) Etki Tabloları
KBİM‟ deki bilgi yönetiminin bört bileşeni ayrı ayrı tablolar halinde kurumsal
iletişim araçlarını ne yönde etkilediği aşağıdaki tablolarda açıklanmıştır;
93
Tablo 4.2 KBĠM’ de Bilgi Toplama Süreci BileĢeni Kriter Değerlendirme
Tablosu
Stratejik
İnternet
Haberleşme
Araçları
Arama/ Yardım
Araçları
WAN, LAN
İşbirliği
Araçları
KİA, yeni bilgi kaynakları
arayışlarını destekliyor mu?
X
X
X
KİA, yeni bilgi kaynaklarını
belirlemede rol oynuyor mu?
X
X
X
KİA, bilgi kaynaklarını organize
edebiliyor mu?
KİA, bilgi kaynakları ile ilgili
sorgulama olanağı sağlıyor mu?
Yönetsel
Network Tabanlı İletişim Araçları
Bilgisayar
D
ü
z
e
y
i
Sözlü ĠletiĢim Araçları
Kriterler
Yazılı ĠletiĢim Araçları
K
r
i
t
e
r
Telekomünikasyon ĠletiĢim Araçları
BiliĢsel Kurumsal ĠletiĢim Araçları
KİA, iç bilgi kaynaklarına erişimi
destekliyor mu?
KİA, dış bilgi kaynaklarına
erişimi destekliyor mu?
KİA, çalışanların entelektüel
birikimlerini değerlendirebiliyor
mu?
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
KİA, örtük bilgiyi açığa
çıkarmada etkili olabiliyor mu?
KİA, bilgi kaynaklarını
değerlendirmede destek sağlıyor
mu?
KİA, yeni fikirler yakalama
kabiliyeti sağlıyor mu?
X
KİA,bilgi üretiminde fırsat
sağlıyor mu?
X
KİA, takım çalışması olanağı
kazandırıyor mu?
KİA, bilgi kaynakları ile ilgili
güncellemelere olanak sağlıyor
mu?
X
KİA, bilgi kaynak listesi
sağlayabiliyor mu?
KİA, bilgi toplama faaliyetini
kurum geneline yayabiliyor mu?
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
94
Tablo 4.3 KBĠM’ de Bilgiyi Sınıflandırma/Depolama Süreci BileĢeni Kriter
Değerlendirme Tablosu
Stratejik
Network Tabanlı İletişim Araçları
İnternet
KİA, toplanan bilgileri strateji ve
hedefler doğrultusunda
derleyebiliyor mu?
X
KİA, toplanan bilgileri strateji ve
hedefler doğrultusunda
düzenleyebiliyor mu?
KİA, bilgi tabanlarındaki
verimsiz ve geçersiz bilgileri
periyodik olarak denetleyebiliyor
mu?
X
Arama/ Yardım
Araçları
X
X
X
X
X
X
X
X
KİA, depolanan bilgilere tekrar
erişime imkânı sağlıyor mu?
X
X
KİA, depolanan bilgiler üzerinde
etkin bilgi kontrolü sağlıyor mu?
KİA, depolanmış bilgiyi
güncelleme olanağı sağlıyor mu?
X
X
X
X
X
KİA, depolanmış bilgiye kurum
dışından erişim olanağı sağlıyor
mu?
X
X
X
KİA, sahip olunan bilgi stokunun
etkinliğini değerlendirebiliyor
mu?
KİA, bilgi depolarının
oluşturulması etkin mi?
X
KİA, bilgi kaynakları listesi
oluşturmada etkin mi?
KİA, kurumsal bilgiyi güvenli
saklayabiliyor mu?
Yönetsel
Haberleşme
Araçları
WAN, LAN
İşbirliği
Araçları
Bilgisayar
D
ü
z
e
y
i
Sözlü ĠletiĢim Araçları
Yazılı ĠletiĢim Araçları
Kriterler
Telekomünikasyon ĠletiĢim Araçları
BiliĢsel Kurumsal ĠletiĢim Araçları
K
r
i
t
e
r
X
X
95
Tablo 4.4: KBĠM’ de Bilgiyi Kullanılabilir Bilgiye DönüĢtürme Süreci BileĢeni
Kriter Değerlendirme Tablosu
BiliĢsel Kurumsal ĠletiĢim Araçları
Stratejik
Haberleşme
Araçları
X
X
X
KİA, yeni fikirleri uygulamalara
dönüştürmede etkili mi?
X
X
KİA, kurum içi beyin fırtınalarını
destekliyor mu?
KİA, takım çalışmasını
destekliyor mu?
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
KİA, bilgi derleme ve
yorumlamayı destekliyor mu?
X
X
KİA, bilgiyi görselleştirip
yalınlaştırabiliyor mu?
X
X
KİA, dönüştürülen bilgiyi
sınayabiliyor mu?
KİA, bilgi planlaması sağlıyor
mu?
X
X
X
X
KİA, bilgiyi formülize edebiliyor
mu?
KİA, bilgiyi test edebiliyor mu?
KİA, bilgiyi yönetsel faaliyetler
açısından değerlendirebiliyor mu?
Arama/ Yardım
Araçları
WAN / LAN
İşbirliği
Araçları
KİA, toplanan bilgileri strateji ve
hedefler doğrultusunda
sentezlemede etkili mi?
KİA, kurumsal stratejik planlama
çalışmalarını destekliyor mu?
Yönetsel
İnternet
Bilgisayar
D
ü
z
e
y
i
Sözlü ĠletiĢim Araçları
Kriterler
Telekomünikasyon ĠletiĢim Araçları
Network Tabanlı İletişim Araçları
Yazılı ĠletiĢim Araçları
K
r
i
t
e
r
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
96
Tablo 4.5: KBĠM’ de Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci BileĢeni
Kriter Değerlendirme Tablosu
Stratejik
KİA, bilgi alışverişinde sağlıklı
akış sağlıyor mu?
X
KİA, bilgi alışverişinde kontrollü
akış sağlıyor mu?
X
KİA, verimli bir bilgi transferini
destekliyor mu?
KİA, hangi bilgilerin hangi
düzeylerde sunulacağını
belirlemede etkili oluyor mu?
X
İnternet
X
X
X
X
X
X
X
X
X
KİA, en iyi uygulamaların
paylaşılmasını sağlıyor mu?
X
X
KİA, bilgi alışverişini sistematik
bir sürece göre yapılmasını
sağlıyor mu?
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
KİA, kurum içi bilgi paylaşımını
destekliyor mu?
KİA, bilginin olası
kullanıcılarının tümü üzerinde
etkin mi?
KİA, dolaşımdaki bilgiyi
denetleyebiliyor mu?
X
Arama/ Yardım
Araçları
X
X
KİA, ortak problem çözme
olanağı sağlıyor mu?
Haberleşme
Araçları
WAN, LAN
İşbirliği
Araçları
X
KİA, bilgiyi kurumun bir parçası
haline getirebiliyor mu?
Y
ö
n
e
t
s
e
l
Network Tabanlı İletişim Araçları
Bilgisayar
D
ü
z
e
y
i
Sözlü ĠletiĢim Araçları
Kriterler
Yazılı ĠletiĢim Araçları
K
r
i
t
e
r
Telekomünikasyon ĠletiĢim Araçları
BiliĢsel Kurumsal ĠletiĢim Araçları
X
97
4.9 KBĠM’ DE DEĞERLENDĠRME SONUÇLARI
KBİM‟ nin birbiriyle ilişkili dört bileşeni vardır ve her bileşeni değerlendirmek
için çeşitli kriterler belirlenmiştir. Her bir bileşenle ilgili stratejik ve yönetsel seviyede
kriterlerin etki ettiği kurumsal iletişim aracı “X” ile gösterilmiştir.
4.9.1 KBĠM’ de Bilgi Toplama Süreci BileĢeni Kriter Etki Değerlendirmesi
Tablo 5.2‟de gösterilen bilgi toplama süreci kriter etki gösteriminin değerlendirme
sonuçları şu şekildedir;
KBİM‟ de bilgi kaynakları arayışlarının desteklenmesi sürecinde; WAN/ LAN,
network tabanlı haberleşme araçları ve network tabanlı arama/ yardım araçlarının
stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi kaynaklarının belirlenmesi sürecinde; WAN/ LAN, network
tabanlı haberleşme araçları ve network tabanlı arama/ yardım araçlarının stratejik
düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi kaynaklarının organize edilmesi sürecinde; bilgisayar, network
tabanlı işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi kaynakları ile ilgili sorgulama olanağı sağlama sürecinde; yazılı,
sözlü, telekomünikasyon iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme
araçları ve network tabanlı arama/ yardım araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği
belirlenmiştir.
KBİM‟ de dış bilgi kaynaklarına erişim sürecinde; telekomünikasyon iletişim
araçları, WAN/ LAN ve network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde
etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de çalışanların entelektüel birikimini değerlendirme sürecinde; sözlü
iletişim araçlarının ve network tabanlı işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği
belirlenmiştir.
98
KBİM‟ de örtük bilgiyi açıya çıkarma sürecinde; sözlü iletişim araçlarının ve
network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi kaynaklarını değerlendirme sürecinde; bilgisayar, network tabanlı
işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de yeni fikirler yakalama kabiliyeti sağlama sürecinde; sözlü iletişim
araçları bilgisayar, WAN/ LAN ve network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik
düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi üretiminde fırsat sağlama sürecinde; sözlü iletişim araçları,
telekomünikasyon iletişim araçlarının, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme
araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de takım çalışması olanağı kazandırmada sürecinde; sözlü iletişim araçları
ve network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi kaynakları ile ilgili güncellemelere olanak sağlama sürecinde;
WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme, network tabanlı arama/ yardım araçlarının
yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi kaynak listesi sağlama sürecinde; WAN/ LAN ve network tabanlı
arama/ yardım araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi toplama faaliyetini kurum geneline yayma sürecinde; yazılı
iletişim araçları, telekomünikasyon iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı
haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
4.9.2 KBĠM’ de Bilgiyi Sınıflandırma/ Depolama Süreci BileĢeni Kriter Etki
Değerlendirmesi
Tablo 5.3‟ de gösterilen bilgi sınıflandırma/ depolama süreci kriter etki
gösteriminin değerlendirme sonuçları şu şekildedir;
99
KBİM‟ de toplanan bilgileri strateji ve hedefler doğrultusunda derleyebilme
sürecinde;
network
tabanlı
işbirliği
araçlarının
stratejik
düzeyde
etkilendiği
belirlenmiştir.
KBİM‟ de toplanan bilgileri strateji ve hedefler doğrultusunda düzenleme
sürecinde;
network
tabanlı
işbirliği
araçlarının
stratejik
düzeyde
etkilendiği
belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi tabanlarındaki verimsiz ve geçersiz bilgileri periyodik olarak
denetleme sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı arama/ yardım araçlarının stratejik
düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de sahip olunan bilgi stokunun etkinliğini değerlendirme sürecinde; WAN/
LAN, network tabanlı işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi depolarının oluşturulması sürecinde; bilgisayar, WAN/ LAN,
network tabanlı arama/ yardım araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi kaynakları listesi oluşturma sürecinde; WAN/ LAN, network
tabanlı arama / yardım araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de kurumsal bilgiyi güvenli saklama sürecinde; yazılı iletişim araçlarının
ve bilgisayarların yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de depolanan bilgiler üzerinde etkin bilgi kontrolü sağlama sürecinde;
WAN/ LAN, network tabanlı arama/ yardım araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği
belirlenmiştir.
KBİM‟ de depolanmış bilgiyi güncelleme sürecinde; WAN/ LAN, network
tabanlı haberleşme araçlarının, network tabanlı arama/ yardım araçlarının yönetsel
düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
100
KBİM‟ de depolanmış bilgiye kurum dışından erişim sürecinde; WAN/ LAN,
network tabanlı haberleşme araçlarının, network tabanlı arama/ yardım araçlarının
yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
4.9.3 KBĠM’ de Bilgiyi Kurumsal Bilgiye DönüĢtürme Süreci BileĢeni
Kriter Etki Değerlendirmesi
Tablo 5.4‟ de gösterilen bilgiyi kurumsal bilgiye dönüştürme süreci bileşeni kriter
etki gösteriminin değerlendirme sonuçları şu şekildedir;
KBİM‟ de toplanan bilgileri strateji ve hedefler doğrultusunda sentezleme
sürecinde; sözlü iletişim araçları, network tabanlı işbirliği araçları, network tabanlı
haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de yeni fikirleri uygulamalara dönüştürme sürecinde; sözlü iletişim
araçları, network tabanlı işbirliği araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de kurum içi beyin fırtınalarının desteklenme sürecinde; sözlü iletişim
araçları, WAN/ LAN, network tabanlı işbirliği araçları ve network tabanlı haberleşme
araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de takım çalışması destekleme sürecinde; sözlü iletişim araçları, WAN/
LAN, network tabanlı işbirliği araçları, network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik
düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟
de
kurumsal
stratejik
planlama
sürecinde;
yazılı,
sözlü
ve
telekomünikasyon iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı işbirliği araçları,
network tabanlı haberleşme araçları, network tabanlı arama/ yardım araçlarının stratejik
düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi derleme ve yorumlamayı destekleme sürecinde; bilgisayar,
network tabanlı işbirliği araçları, network tabanlı arama/ yardım araçlarının yönetsel
düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
101
KBİM‟ de bilgiyi görselleştirip yalınlaştırma sürecinde; bilgisayar, network
tabanlı işbirliği araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de dönüştürülen bilgiyi sınama sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı
işbirliği araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi planlama sürecinde; sözlü, yazılı, telekomünikasyon, WAN/ LAN,
network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgiyi formülize etme sürecinde; network tabanlı işbirliği araçlarının
yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgiyi test etme sürecinde; WAN/ LAN, network tabanlı işbirliği
araçları ve network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği
belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgiyi yönetsel faaliyetler açısından değerlendirme sürecinde sözlü,
yazılı iletişim araçları, telekomünikasyon iletişim araçları, network tabanlı haberleşme
araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
4.9.4 KBĠM’ de Bilgiyi Kurumsal Uygulamalarda Kullanma Süreci BileĢeni
Kriter Etki Değerlendirmesi
Tablo 5.5‟ de gösterilen bilgiyi kurumsal uygulamalarda kullanma süreci kriter
etki gösteriminin değerlendirme sonuçları şu şekildedir;
KBİM‟ de bilgi alış verişinin sağlıklı akışının sağlanması sürecinde; yazılı iletişim
araçları, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde
etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi alış verişinde kontrollü akışı sağlama sürecinde; yazılı iletişim
araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
102
KBİM‟
de
verimli
bir
telekomünikasyon iletişim araçları,
bilgi
transferinin
desteklenmesi
sürecinde;
WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme
araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de hangi bilgilerin hangi düzeylerde sunulacağını belirleme sürecinde;
yazılı iletişim araçları ve network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde
etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgiyi kurumun bir parçası haline getirme sürecinde; WAN/ LAN,
network tabanlı haberleşme araçlarının stratejik düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de ortak problem çözümü sağlama sürecinde; sözlü iletişim araçları,
WAN/ LAN, network tabanlı işbirliği araçları ve network tabanlı haberleşme araçlarının
yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilgi alışverişinin sistematik yapılmasını sağlama sürecinde; WAN/
LAN ve network tabanlı haberleşme araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği
belirlenmiştir.
KBİM‟ de dolaşımdaki bilgiyi denetleme sürecinde; WAN/ LAN araçlarının
yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de kurum içi bilgi paylaşımını destekleme sürecinde; yazılı, sözlü iletişim
araçları, telekomünikasyon iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme
araçlarının yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
KBİM‟ de bilginin olası kullanıcılarının tümü üzerinde etki etme sürecinde;
telekomünikasyon iletişim araçları, WAN/ LAN, network tabanlı haberleşme araçlarının
yönetsel düzeyde etkilendiği belirlenmiştir.
103
SONUÇ VE DEĞERLENDĠRME
1980‟li yıllarda başlayan bilim ve teknolojideki baş döndürücü gelişmeler bilgi
toplumunun oluşmasına yol açmıştır. İlk yıllarda gelişmekte olan toplumun özelliklerini
ortaya çıkarmaya yönelik çalışmalarda bu yeni toplum farklı isimlerle ifade edilmiştir.
Bunların bazısı sanayi sonrası toplum, bilgi toplumu, modern sonrası toplum,
enformasyon toplumudur.
Bilgi toplumu; toplumda her türlü bilgiyi üreten, bilgi ağlarına bağlanan, hazır
bilgilere erişen, erişilmiş bilgileri kolaylıkla yayabilen ve bilgileri her sektörde
kullanabilen bireylerden oluşan toplum olarak tanımlanmaktadır. Bu toplumda,
toplumun tüm etkinliklerinde gerekli her türlü bilginin gerektiği her an ve her koşul
altında gereken kişilere ulaştırılabildiği bir yapı mevcuttur.
Etkin ve etkili bilgi yönetimi, günümüzde kurumların rekabet üstünlüğünü
sağlayabilmeleri ve yaşamlarını sürdürebilmeleri için en önemli unsurlardan birisidir.
Kurumlarda doğru bilginin doğru yerde doğru kişide doğru zamanda bulunabilmesini
sağlayacak olan sistemleri geliştirmek son yıllarda yönetim ve mühendislik bilimleri
araştırmalarının önemli konularından birisi haline gelmiştir. Doğru bilginin ortaya
çıkartılması için kurumların sahip oldukları entelektüel sermayenin harekete geçirilmesi
ve sahip olunan bilginin çok etkin bir şekilde yönetilmesinin sağlanması amacı ile son
zamanlarda bilgi yönetimi modelleri geliştirilmekte ve bu modelleri destekleyecek
iletişim araçları ortaya çıkmaktadır. Bu modellerin temel amacı kurumun entelektüel
sermayesini arttırıp verimli bir kullanım olanağı sunarak kurumun sürdürülebilir rekabet
gücünü artırmasını ve varlığını uzun vadeye yayması sağlamaktır.
Tezin birinci bölümünde bilgi, bilgi yönetimi ve belge kavramları açıklanmıştır.
İkinci bölümde kurumsal bilgi yönetimi kavramı ele alınmıştır. Üçüncü bölümde
iletişim konusunda literatür taramasına devam edilmiştir. Dördüncü bölümde ise
geliştirilen Kurumsal Bilgi Yönetimi Modelli (KBİM) ortaya konmaya çalışılmış ve
bileşenleri açıklanmış ve kurumsal bilgi yönetiminin kurumsal iletişim araçlarına etkisi
gösterilmeye çalışılmıştır.
104
Kurumsal bilginin yönetilmesi için geliştirilen modeller incelendiğinde her
modelin bilgi yönetiminin bazı unsurlarını öne çıkardığı ve onlar üzerine odaklandığı
görülmektedir. Bazı modeller teknoloji kullanımı ve bilgi üretimi gibi iki kriter üzerine
yoğunlaşırken bazıları on kritere kadar bilgi yönetimini genişletmektedir. Tezimizde
oluşturulmaya çalışılan Kurumsal Bilgi İletişim Modeli‟nde (KBİM) kurumsal iletişim
araçları kullanımı ve bilgi yönetimi kriterleri üzerinde yoğunlaşılmıştır.
Genel olarak tezimizde; kurumsal düzeyde bilgi yönetimini etkin bir şekilde
gerçekleştirmeyi sağlayacak bilgi yönetimi unsurlarının, kurumsal iletişim araçlarını
hem stratejik hem de operasyonel açıdan nasıl etkilediğinin ortaya konması gereği
belirlenmiş ve bu ihtiyaç doğrultusunda bir model ortaya konulmaya çalışılmıştır. Bu
ihtiyacı karşılamak için bu çalışmada Kurumsal Bilgi İletişim Modeli (KBİM)
geliştirilmiştir. Bu model yönetsel ve stratejik düzeyde bilgi yöntemi unsurlarını içine
çekmeyi hedeflemiştir. KBİM birbirini kapsayan ve sürekli alış veriş içerinde bulunan
elemanlardan oluşmaktadır. Modelin temelinde kurumsal bilgi yönetimi unsurları yer
almaktadır. Bilgi yönetimi unsurları çerçevesinde; bilginin aranması, bulunması,
üretilmesi, güncellenmesi, depolanması, dönüştürülmesi, kullanılması ve paylaşılması
gibi süreçlerin tüm kurum tarafından benimsenmesini sağlayacak ve kuruma etkin ve
etkili bilgi paylaşım olanağı kazandıracak kurumsal iletişim araçlarına etkisi
belirtilmeye çalışılmıştır. Oluşturulan tablo ve değerlendirmelerle kurumsal bilgi
yönetiminin kurumsal iletişim araçlarına etkisi gösterilmeye çalışılmıştır.
Araştırma hipotezleri ve araştırma bulguları aşağıdaki gibidir.
H1: Kurumsal bilgi yönetimi kurumsal iletişim araçlarını etkilemektedir.
Belirlenen kriterler ve değerlendirmeler sonucunda oluşturulan kriter etki
tablolarında da görüleceği gibi H1 hipotezi kabul edilmiştir. Buna göre, kurumsal bilgi
yönetimi kurumsal iletişim araçlarını etkilemektedir.
H2: Kurumsal bilgi yönetimi kurumsal iletişim araçlarını farklı düzeylerde
etkilemektedir.
105
Yapılan araştırmalar doğrultusunda H2 hipotezi kabul edilmiştir. Buna göre
stratejik ve operasyonel düzey olmak üzere iki düzeyde etkileşim bulunmaktadır.
Bilginin herkes tarafından aynı şekilde anlaşılabilmesi, doğru bilginin doğru yerde
doğru zamanda bulunması için ortak bilgi gösterim yöntemlerinin geliştirilmesi ve bu
şekilde gösterildiğinde ilgili olan herkes aynı içerikten aynı şeyleri anlayabilmesi
açısından kurumsal iletişim araçlarının ne yönde etkilendiği açıkça ortaya konmalıdır.
Kurumsal olarak bilginin yönetimi ve kurumsal iletişim araçları etkileşimi sadece
yönetsel düzeyden kaynaklanan ihtiyaçlar doğrultusunda değil ayrıca stratejik düzeyde
de değerlendirmek ve kurumun temel stratejilerinin bilgi odaklı şekillenmesini
sağlamak amacı ile bilgi odaklı bir kurumsal iletişim yapılanmasını sağlamaya yardımcı
olmak KBİM‟ nin en önemli amaçları arasında görülmektedir.
Bütün bu çalışmalar kurumda etkin bir bilgi yönetimi kurumsal iletişim araçları
ilişkisi ortaya koymaya çalışmış ve iyi tanımlanmış, doğru anlaşılmış, sağlıklı bir
şekilde aktarılmış bilginin etkileşimin odak noktası olduğu görülmüştür. Bunun da
kurum içi motivasyon ve operasyonel etkinliği artıracağı saptanmıştır.
Kurumsal Bilgi İletişim Modeli‟nde (KBİM), modelin yapısı, elemanları ve
kriterleri detaylı bir şekilde açıklanmıştır. Bu çalışmada yüksek lisans düzeyinde
kurumsal bilgi yönetimini oluşturan unsurların kurumsal iletişim araçlarına etkisi ve
kurumsal bilgi yönetimi unsurlarının hangi iletişim aracına ne düzeyde etki ettiği
kriterler çerçevesinde belirtilmeye çalışılmıştır. Ancak modelin olgunlaşması için
aşağıdaki çalışmaların doktora düzeyinde daha ileri seviyede yapılması bir zorunluluk
olarak görülmekte ve aşağıdaki öneriler dile getirilmektedir.
-
KBİM‟ nin uygulanabilirliğinin bir vaka çalışmasıyla desteklenmesi sağlanabilir.
-
Belirlenmiş bilgi yönetimi kriterlerinin ölçülebilmesi için sezgisel yöntemlerin yanı
sıra analitik yöntemler geliştirilerek bilgi yönetimi faaliyetlerinin daha objektif
değerlendirmelere konu olması sağlanabilir.
106
-
Kriterler zenginleştirilip birbiri üstündeki etkilerinin detaylı olarak analiz
edilebilmesi sağlanabilir.
-
Önerilmiş olan model genel amaçlı bir model olup sektörel bilgi yönetimi
unsurlarının eklenmesi ile zenginleştirilebilir.
107
KAYNAKÇA
KĠTAPLAR VE TEZLER
Aksaraylı, İsmail, Türk Dili, Manisa, Zeyneb Ofset, 2007.
Al, Hamza, Bilgi Toplumu ve Kamu Yönetiminde Paradigma DeğiĢimi, Ankara,
Bilim Adamı Yayınları, 2002.
Altınışık, Ulun, Kurumsal iletiĢimin DeğiĢen Yüzü ve Bir Uygulama, Yıldız Teknik
Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2003.
Arslankaya, Seher, Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli, Sakarya Üniversitesi Fen
Bilimleri Enstitüsü Endüstri Mühendisliği Anabilim Dalı, Doktora Tezi, Sakarya, 2007.
Bacij, Paul, Dave Chaffey, Andrew Greasley, Simon Hickie, Edited by Andrew
Greasley,
Business
Information
Systems,
Technology,
Development
And
Management For The e-Business, Edinburgh, Pearson Education Limited, 2006.
Barutçugil, İsmet, Bilgi Yönetimi, İstanbul, Kariyer Yayınları, 2002.
Başpınar, Nuran Öztürk, “Bilgi ve Kayıt Yönetimi: Bir Sanayi ĠĢletmesinde Bilgi ve
Kayıt Sisteminin GeliĢtirilmesine ĠliĢkin Model Önerisi”, Doktora Tezi, Anadolu
Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Eskişehir, 1999.
Bayraktar, Berat Bir, Bilgi Yönetimi Akademik YaklaĢımlar, İstanbul, Beta Basım
Yayım, 2006.
Bayraktar, Berat Bir, 21.yy Bilgi Yöneticisi Özellikleri, Rol Ve Becerileri,
Yetkinlikleri Ve AlıĢkanlıkları, İstanbul, Beta Basım Yayım, 2007.
108
Celep, Cevat, Buket Çetin, Bilgi Yönetimi, Kurumlarda Bilgi PaylaĢım Kültürü
Yaratma, Ankara, Anı Yayıncılık, 2003.
Cura, Tunçhan, Yöneticiler Ġçin BiliĢim Teknolojileri, İstanbul, Sistem Yayıncılık,
2009.
Çağlar, İrfan, Sabiha Kılıç, Genel ĠletiĢim, Ankara, Nobel Yayınları, 2006.
Çavdar, R. Demiray, “ĠĢletmelere Kurumsal ĠletiĢimin Yönetim Kararlarında
Kullanılması Ve Uygulamasından Bir Örnek”, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler
Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yönetim ve Organizasyon Bilim Dalı, Yüksek Lisans
Tezi, İstanbul, 1999.
Davenport, Thomas H. , Laurence Pursak, Çeviren: Günhan Günay, “ĠĢ Dünyasında
Bilgi Yönetimi”, İstanbul, Pandora Yayınları, 2004.
Dearstyne, Bruce W. , ArĢivsel GeliĢim; Modern ArĢivcilik Ġlkeleri, Uygulamaları
ve Yöntem Teknikleri, Çevirenler: Mustafa Akbulut ve A.Oğuz İcimsoy, İstanbul,
Eren Yayıcılık, 2001.
Dervişoğlu, H. Gökçe, Stratejik Bilgi Yönetimi, İstanbul, Dışbank Kitapları, 2004.
Dolgun, Uğur, Enformasyon Toplumunda Yüksek Öğretimin Yeni Misyonu: Ticari
Üniversite ve GiriĢimci Akademisyen, Bilgi Ekonomi ve Yönetim, Editör: İ. G.
Yumuşak, Cilt 1, İstanbul, Bilgi Toplumu Yayınları, 2008.
Dura, Cihan, Hayriye Atik, Bilgi Toplumu Bilgi Ekonomisi ve Türkiye, İstanbul,
Literatür Kitabevi, 2002.
Efiloğlu, Özlem, Bilgi Yönetimi Sürecinde ĠletiĢimin Rolü ve Bilgi Yönetimi
Uygulamalarına ĠliĢkin Bir AraĢtırma, Doktora Tezi, Marmara Üniversitesi Türkiyat
Araştırmaları Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı, İstanbul, 2006.
109
Elçi, Şirin, Türk Sanayi KuruluĢlarında Ġnovasyon Yönetimi, Yüksek Lisans Tezi,
Ortadoğu Teknik Üniversitesi Bilim Teknoloji ve Politika Çalışmaları Programı,
Anklara, 1999.
Galliers, Robert D. , Dorothy E. Leidner, Strategic Information Management
Challenges And Strategies In Managinig Information Systems, UK, PH, 2003.
Gerbner, George, Kitle ĠletiĢim Kuramları, Derleyen ve Çeviren: Erol Mutlu, İstanbul,
Ütopya Yayınevi, 2005.
Işık, Metin, Genel ve Teknik ĠletiĢim, Konya, Eğitim Akademi Yayınları, 2008.
Kaya, Bayram, BütünleĢik Kurumsal ĠletiĢim, Ankara, Siyasal Kitabevi, 2003.
Krogh, Georg Von, Kazuo Ichıjo, Ikujıro Nonaka, Bilginin Üretimi, İstanbul, Dışbank
Kitapları-1, 2002.
Maşrap, Akın, Yönetsel Sistem, Ankara, Gazi Kitabevi, 2000.
Odabaş, Hüseyin, Bilgi Çağı, Bilgi Yönetimi ve Bilgi Sistemleri, Editör: Çoşkun Can
Aktan ve İstiklal Y. Vural, Konya, Çizgi Kitabevi, 2005.
O‟dell, Carla, C. Jakson Grayson, Nilly Essaides, Ne Bildiğimizi Bir Bilseydik,
İstanbul, Dışbank Kitapları, 2003.
Oğuz, Burçin, Kurumsal ĠletiĢim ve Önemi, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler
Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yönetim Organizasyon Bilim Dalı, Yüksek Lisans
Tezi, İstanbul, 2001.
Özçağlayan, Mehmet, Yeni ĠletiĢim Teknolojileri ve DeğiĢim, İstanbul, Alfa Basım
Dağıtım, 1998.
Quinn, Stephen, Knowledge Management In The Digital Newsroom, London, Oxford
Focal Press, 2002.
110
Sabuncuoğlu, Zeyyat, Murat Gümüş, Örgütlerde ĠletiĢim, İstanbul, Arıkan Basım
Yayın, 2008.
Şahin, Mehmet ve diğerleri, Yönetim Bilgi Sistemleri, Eskişehir, Anadolu Üniversitesi
Yayınları, 2002.
Tan, Mehmet Emin, Bilgi Yönetimi ve Ġnsan Kaynakları, Fatih Üniversitesi Sosyal
Bilimler Enstitüsü, Yüksek Lisans Bitirme Projesi, İstanbul, 2007.
Tuğtepe, Aykut, Fransa’da Kullanılan Bilgi Yönetimi Teknolojik Araçlarının
Analizi ve Bir Uygulama, Bahçeşehir Üniversitesi Bilgi Teknolojileri Programı,
Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2006.
Tutar, Hasan, Örgütsel ĠletiĢim, Ankara, Seçkin Yayıncılık, 2009.
Türkkot, Mustafa, Bilgi Edinme Rehberi, Ankara, TÜRMOB Yayınları, 2005.
Valacich, Joe, Christoph Schneider, Information Systems Today Managing The
Digital World, New Jersey, Pearson Education Inc, 2010.
Yiğit, İhsan, Kurumsal ĠletiĢim Açısından BiliĢim Teknolojileri ve Bir Uygulama,
Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yönetim
Organizasyon Bilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2004.
Zaim, Halil, Bilginin Artan Önemi Ve Bilgi Yönetimi, İstanbul, İşaret Yayınları,
2005.
111
MAKALELER
Abou-Zeid, El-Sayed, “A Knowledge Management Reference Model”, Journal Of
Knowledge Management, Volume 6, Issue 5, Boston, Emerald, 2002.
Akgün Ali, Halit Keskin, “Sosyal Bir Etkileşim Süreci Olarak Bilgi Yönetimi ve Bilgi
Yönetimi Süreci”, Gazi Üniversitesi Ġktisadi Ġdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Cilt 5,
Sayı 1, Ankara, Gazi Üniversitesi İktisadi İdari Bilimler Fakültesi Yayınları, 2003.
Bayraktar, Berat Bir, Asiye Kakırman Yıldız, “Kurumsal Bilginin Stratejik Planlama
Süreci”, Bilgi Dünyası, İstanbul, Unak, 2007.
Bhatt, Gita, “Knowledge Management In Organizations Examining The Interactions
Between
Technologies,
Techniques
and
People”,
Journal
Of
Knowledge
Management, Volume 5, Issue 1, Boston, Emerald, 2001.
Bir, Berat Birfin, “Halk kütüphaneciliğinde Toplam Kalite Yönetimi Modeli”, ArĢiv
AraĢtırmaları Dergisi Turkish Journal Of Archival Studies, Sayı 3, İstanbul, Remak
Basım Yayın, 2001.
Choy, Chong Siong, Wong Kuan Yew, Binshan Lin, “Criteria for Measuring KM
Performance Outcomes in Organisations”, Journal Of Knowledge Management,
Volume 106, Number 7, Boston, Emerald 2006.
Çapar, Bengü, “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir İnsan Gücü”, 2.Ulusal Bilgi, Ekonomi ve
Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı, İzmit, Kocaeli Üniversitesi İktisadi idari Bilimler
Fakültesi Yayınları, 2002.
Davenport, Thomas H. , Prusak Laurence, “Knowledge In Organizations, Knowledge
Transfer and Cooperative Strategies”, Strategic Management Journal, Volume 17,
London, John Wiley & Sons, 1996.
112
İcimsoy, A. Oğuz “Kamu Sektöründe Evrak Yönetiminin Önemi ve Gerekliliği”, I.
Milli ArĢiv ġurası Bildiriler Kitabı, Ankara, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü
Yayınları, 1998.
Kalkan, Veli D. , “Örgütsel Öğrenme Çalışmalarında Yeni Açılımlar: Örgütsel Zeka ve
Bilgi Üretimi”, 3.Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı,
Eskişehir, Osmangazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Yayınları, 2004.
Kandur, Hamza “Elektronik Belgelerin Özniteliklerinin Elektronik Belge Yönetimi
Açısından İncelenmesi”, Aysel Yontar Armağanı, Yayına Hazırlayanlar: Bekir Kemal
Ataman ve Mesut Yalvaç, Türk Kütüphaneciler Derneği Yayınları, Ankara, 2004.
Kandur, Hamza “Sınır Ötesi Bilgi Akışı Ve Ulusal Bilgi Politikaları”, ArĢiv
AraĢtırmaları Dergisi Turkish Journal Of Archival Studies, Sayı 3, İstanbul, Remak
Basım Yayın, 2001.
Kandur, Hamza “Elektronik Arşivler ve Arşivcilik Mesleğinin Geleceği", Bilgi Çağı,
Bilgi Merkezleri ve Bilgi Teknolojileri Sempozyumu Bildiriler Kitabı,Yayına
Hazırlayanlar: Mustafa Akbulut ve Fatoş Subaşıoğlu, Ankara, Ankara Üniversitesi
Rektörlüğü Yayınları, 1999.
Keskin, Halit, “İşletmelerde Bilgi Yönetiminin Tanımlanması ve Kavramsallaştırılması:
Kobi' lerde Bilgi Yönetimi Araçlarının Kullanımına İlişkin Bir Araştırma”, 1.Ulusal
Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler Kitabı, İzmit, Kocaeli Üniversitesi
İktisadi İdari Bilimler Fakültesi Yayınları, 2002.
Kurt, Mustafa, “Bilgi Yönetimi ve Yenilikçiliğe Katkıları”, Kalder Forum Dergisi,
Sayı 12, İstanbul, Kalder Yayınları, 2003.
Malhotra, Yogesh, “Knowledge Management For E- Business Performance: Advancing
Information Strategy To Internet Time”, Information Strategy: The Executive’s
Journal, Volume 5, Issue 5, London, Auerbach Publications, 2000.
113
Martensson, Maria, “A Critical Review of Knowledge Management as a Management
Tool”, Journal Of Knowledge Management, Volume 4, Issue 3, Boston, Emerald,
2000.
Mirghani, Mohamed, Michael Stankosky, Arthur Murray,“Knowledge Management
And İnformation, Technology: Can They Work in Perfect Harmony”, Journal Of
Knowledge Management, Volume 10, Issue 3, Boston, Emerald, 2006.
Nair, Güney, “Bilgi‟nin Değişen Anlamı Ve Kavram Tartışmaları”, Cumhuriyet
Üniversitesi Ġktisadi Ġdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Sivas, Cumhuriyet Üniversitesi
İktisadi İdari Bilimler Fakültesi Yayınları, 2008.
Nemati, Hamit R. , “Global Knowledge Management: Exporing A Framework For
Research”, Journal Of Global Information Technology Management, Volume 5,
Issue 3, New York, PS, 2002.
Odabaş, Hüseyin, “Kurumsal Bilgi Yönetimi”, Türk Kütüphaneciliği Dergisi, Sayı 3,
Ankara, Türk Kütüphaneciler Derneği Yayınları, 2003.
Özdemirci, Fahrettin, “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”, 21. Yüzyıla
Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu: Bildiriler Kitabı, Ankara, Türk
Kütüphaneciler Derneği Yayınları, 2001.
Özgen Hüseyin, Murat Türk, “Öğrenen Organizasyon Sistemi ve Bir Öğrenen
Organizasyon Modeli”, Amme Ġdaresi Dergisi, Cilt 29, Sayı 2, Ankara, Türkiye ve
Ortadoğu Amme İdaresi Enstitüsü Yayını, 1996.
Özveren Mina, Mehmet Gürsu, “Organizasyonlarda Bilginin Yaratılması Süreci ve Bu
Süreçte Liderligin Önemi”, Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Bildiriler
Kitabı, Sayı 3, Eskişehir, Osmangazi Üniversitesi Yayınları, 2001.
Tuuli Tukiainen, “An Agenda Model Of Organisational Communication”, MCB
International Journal, Volume 6, Issue 1, Bradford, MCB University Press, 2001.
114
Vorakulpipat, Chalee, Yacine Rezgui, “An Evolutionary And İnterpretive Perspective
To Knowledge Management”, Journal Of Knowledge Management,Volume12,
Issue3, Boston, Emerald, 2008.
Yalçın, Sahabettin, “Bilgi ve Değer”, Muğla Üniversitesi Felsefe Bölümü
Sempozyum Bildiriler Kitabı, Ankara, Vadi Yayınları, 2002.
ELEKTRONĠK YAYINLAR
Akçal, İlhan, “Kamu Kurumlarında Bilgi Yönetimi”, T.C. Kültür ve Turizm
Bakanlığı Milli Kütüphane Başkanlığı, ilhan@mkutup.gov.tr (Erişim: 22 Mart 2009)
Alavi,
Maryam,
“Tips
And
Tools
For
Knowledge
Management”,
www.siencedirect.com/science?_ob=ArticleURL&_ubi=B6BD0-45K569T2P&_user=10&_coverB (Erişim: 22 Haziran 2010)
Ahmet Batat, “Bilgi”, http://www.kykonline.com/content/view/73/66/ (Erişim: 23 Mart
2008)
Bayraktar, Berat Bir, “Bilgi Sistemleri ve Yönetim Bilgi Sistemi Olarak Yüksek
Performans Yönetim Modeli”, http://www.isguc.org/ik_bilgi.php (Erişim: 23 Mart
2009)
Çağıltay, Nergiz Erçil, “Elektronik Kütüphaneler: Türkiye Ġçin Bazı Öneriler”,
http://www.teknoturk.org/docking/yaziler/tt000064-yazi.htm (Erişim: 22 Haziran 2010)
Çapar,
Bengü
“Bilgi
Yönetimi:
Nasıl
Bir
Ġnsan
Gücü”,
http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=257 (Erişim: 01 Şubat 2009)
Çapar,
Bengü
“Bilgiyi
Yönetmelisiniz”,
http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=254 (Erişim: 15 Nisan 2009)
115
Demircan, Nigar ve diğerleri, “Bilgi Yönetimi Ve Örgütsel Etkinlik ĠliĢkisi: Örgüt
Kültürü Ve Örgüt Yapısının Temel Etkileri”, http://eab.ege.edu.tr/pdf/10_1/C10-S1M5.pdf(Erişim: 20 Nisan 2009)
İcimsoy, Ahmet Oğuz “Kamu Sektöründe Evrak Yönetiminin Önemi ve
Gerekliliği”,http://www.archimac.org/JAS/JAS2000/JAS02_06.spml (Erişim: 10 Nisan
2007)
Karakaş, Melikşah, “Bilgi Yönetimi Nedir”, http://www.bilgiyonetimi.org (Erişim: 13
Şubat 2009)
Karakaş,
Melikşah,
“Bilgi
Yönetimi
Belge
Yönetimi
Değildir”,
Ders
Notları”,
http://www.bilgiyonetimi.org (Erişim: 13 Şubat 2009)
Macit,
İrfan,
“Temel
Bilgi
Teknolojisi
(Erişim:
http://hpss.endustri.cu.edu.tr/ders/ENF101/Bolum2-MicrosoftWord.pdf
03
Haziran 2010)
Özdemirci,
Fahrettin,
“Belge
Üretimi
ve
Kurumsal
Bilgi
Yönetimi”,
http://acikarsiv.ankara.edu.tr/fulltext/238.htm (Erişim: 20 Mart 2009)
Özdemirci,
Fahrettin,
“Üniversitelerde
Belge
Yönetimi
ve
ArĢivler”,
www.kutuphaneci.org.tr/web/node.php?action=6&, (Erişim: 22 Mart 2009)
Sağsan, Mustafa, “Kurumsal Bilgi Yönetimi Uygulamalarında 4S Çözümü”,
http://www.baskent.edu.tr/~msagsan (Erişim: 13 Şubat 2009)
Takcı, Hidayet, İbrahim Soğukpınar, Mehmet Göktürk, “Elektronik Kütüphaneler ve
Bir YaklaĢım”, http://ab.org.tr/ab02/tammetin/55.doc (Erişim: 15 Ağustos 2010)
Türk
Dil
Kurumu,
Güncel
Türkçe
Sözlük,
http://www.tdkterim.gov.tr/bts/?kategori=verilst&kelime=ileti%FEim&ayn=tam
(Erişim: 17 Mart 2009, 10 Temmuz 2010)
116
Tekin, Mahmut ve Ercan Çiçek, “Bilgi Çağında Bilgi Toplumu Ve Bilgi Ekonomisi”,
http://bilgitoplumu.blogspot.com/2006/10/bilgi-anda-bilgi-toplumu-ve-bilgi.html
(Erişim: 07 Haziran 2010)
Travica, Bob, “Organisational Aspects Of The Virtual/ Digital Library: A Survey
Of Academic Libraries”, http://rkcsi.indiana.edu/archive/CSI/WP/wp97-07B.html
( Erişim: 22 Haziran 2010)
Yasun, Sinan, “Bilgi Yöneti(lir) mi”, http://www.kalder.org.tr/page.asp?pageID=1041
(Erişim: 12 Mart 2009)
Yeditepe
Üniversitesi,
“Bilgi
Belge
Yönetimi
Nedir”,
http://www.yeditepearsiv.com/main.html (Erişim: 22 Mart 2009)
Zaim,
Halil,
“Bilgi
Yönetiminde
Performans
Ölçümü”,
ttp://iibf.kocaeli.edu.tr/ceko/armaganlar/tokerdereli/43.pdf (Erişim: 29 Mayıs 2009)
“Blog Nedir”, http://www.blognedir.com/blogrehberi/blog-nedir.html (Erişim: 03
Haziran 2010)
“Excel Hakkında Her ġey”, http://www.zekiturk.com/t2128/ (Erişim: 20 Mayıs 2009)
“Sunu Programı Nedir”, http://web.iku.edu.tr/courses/ismyo/.../IS104T3-20062007POWERPOINT.ppt (Erişim: 03 Haziran 2010)
117
ÖZGEÇMĠġ
Muhammed Fatih Aksaraylı, 29 Mayıs 1982‟de Giresun‟da doğdu. İlkokulu
İstanbul Çapa‟da, Çapa İlkokulu‟nda tamamladı; ortaokulu Manisa Özel Şehzade
Mehmet Lisesi‟nde, lise öğrenimini; Manisa Lisesi‟nde yaptı. Isparta Süleyman Demirel
Üniversitesi İİBF‟ den 2005 yılında mezun oldu. 2007‟de Marmara Üniversitesi
Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı‟nda yüksek
lisansa başladı. 2009-2010 Eğitim - Öğretim yılında İngiltere‟de İngilizce dil eğitimi
aldı ve tez konusunda araştırma yaptı. Halen Gelişim Üniversitesi‟nde öğretim görevlisi
olarak çalışmaktadır.
118
Download