İçerik Yönetimi Sistemleri Nedir

İçerik Yönetim Sistemleri
İçerik Yönetimi Sistemleri Nedir ?
Günümüz iş dünyasında, içerik anlayışının ve öneminin artmasıyla, “İçerik Yönetimi”
kavramı bütün edüstriyel alanlarda ihtiyaç duyulan bir kavram haline geldi.
Teknolojik ihtiyaçların arttığı şu günlerde, iş dünyasındaki herkes İçerik Yönetimi
Sistemleri’ne (İYS) duyulan bir ihtiyacı dile getirmekte. Teknolojik yeniliklere yatırım
yapmak tabii ki kötü birşey değil. Ancak, İYS herhangi bir muhasebe sistemi gibi, sadece
yatırım gereksinimi olan bir sistem değildir. Satın alıp bir soraki gün kullanıma geçmek
mümkün değildir. Bu cümlelerle vurgaulamaya çalıştığımız nokta şudur ki: İYS
teknolojide yeni bir konsept demektir. İlk başta bir yazılım şart değildir, sadece gerekli
olan bu konsepti anlamış ve uygulamaya geçirmeye çalışan bir beyindir.


İYS sistemleri temelde nedir?
Bahsedilen bu konsept nedir?
İYS aslında biraz karmaşık bir terimdir. Çünkü dijital nitelik yönetiminden, döküman
yönetimine, site içerik yönetiminden, imaj yönetimine kadar çok geniş kavramları içinde
barındıran bir kombinasyondur.
Bir İYS; yaratmayı, yönetimi, yayımlamayı, dağıtımı ve şirketleşmiş bilginin açığa
çıkmasını desteklediği gibi, internet sayfasındaki bütün sayfaların yaşam döngülerini,
intranetteki dökümanları, küçük ve kolay araçlar sayesinde yayımlamayı ve bunun
sonucunda da arşivlemeyi sağlamaktadır.
İçerik Yönetimi Sistemleri Modülleri :
Yönetim Şekli
Amaç
Örnek
Site içerik Yönetimi
İnternet sitesinin içeriğinin
yönetimi ve sitenin güncel
kalmasını sağlamak
Şirketinizin web sayfası ya da
elektronik ticaret siteleri. Ör.: ebay
Bilgi Yönetimi
Organizasyonel bilginin
arşivlenmesi
Servis kılavuzları ve yazılım
dökümanları
Döküman Yönetimi
Çalışanlar için gerekli olan
dökümanları arşivlemek ve
kullanımı kolaylaştırmak
Kılavuzlar, teknik özellik
dökümanları
İmaj Yönetimi
Yazılı döküman olmaksızın
elektronik ortamda imaj
arşivlenmesi
Ürün katalogları resimleri
Dijital Nitelik Yönetimi
Multimedya içeriğin düzgün bir
şekilde arşivlenmesi
Media based sites and
companies; newspapers
Kayıt Yönetimi
Güvenlik gerektiren dosyaların
erişim seviyelendirilmesi ile
görüntülenmesi ya da
düzenlenmesi
Güvenlik firmaları ve gizlilik
gerektiren bilgi içeren şirketler
İYS’nin Temel Kurumsal Amaçları :
Sitenin Esnekliğini Artırmak
Şirketlerin internet siteleri, yeni ürünleri, yeni hizmetleri ve şirket stratejilerini çok kolay
ve gecikmeden yayınlayabilecek durumda olmalıdır. İYS, sorundan uzak yapıları ve kolay
arayüzleri ile bunu sağlayabilmelidir.
Bilginin Doğruluğunun Artırılması
İnternet sitesinde de, intranette tutulan tarafında da bilginin genel kalitesini yüksek
tutmak. Bütün sayfalar :



Doğru
Güncel
Kapsamlı ve geniş, olmalıdır.
Pazarlama Desteği
İnternet siteleri, şirketler açısından büyük bir pazarlama kanalı haline geldiler. İYS,
pazarlama gereçlerinin dağıtımını kolaylaştırırken, elde bulunan markalara ve kurumsal
kimliğe de destek vermelidir.
Müşteri İlişkilerin Artırılması
İYS, site ziyaretçilerinin dikkatini çekecek, zengin içerik ve her yönüyle tamamlanmış bir
içerik hazırlayarak müşteri ilişkilerini kuvvetlendirmelidir. Bunun için sitenin kolay
kullanılabilir olması ve kalitesinin önemi de yadsınamaz.
Sitenin Gelişimini Desteklemesi
İYS, sitenin gelişimine ve genişlemesine verimlilik ve yönetim açısından katkı sağlaması
gerekir.
Kurumsal İçeriğin Çabuk Güncelleşmesi
İYS, kurumsal yöndeki değişikliklerden ayrı olarak, yeni ürünlerin ve servislerin
geliştirilmesini de desteklemelidir. Bu, hızlı ve verimli bir mekanizma ile güncellenen
kurumsal bilgi ve kaynakların kullanımı ile gerçeklenebilir.
İş Bilgisinin Korunması
Günümüzde yer alan firmalarda, işi bilen insanların anlık yokluğu, organizasyon içindeki
kullanılabilecek olan bilginin azalmasına sebep olmakta. İYS, bu bilginin dokümente
edilmesinde ve herkesin kullanımına açılmasında önemli bir rol oynar.
Bilgi Keşfini Desteklemesi
Bir çok çalışan şu anda “aşırı bilgi yüklemesi” ile çalışmak durumunda kalmaktadır. Güçlü
bir arama ve filtreleme mekanizması ile, İYS diğer çalışanlara da bu bilgiyi aşırı
yüklenmeye mahal vermeden aktarmalıdır.
Müşteri Destek Bedellerinin Azalması
Daha güncel ve gerçel bilgi ile müşteri destek bedelleri belli oranda azaltılabilmelidir.
Site Bakım Bedellerinin Azaltılması
Statik siteler için ayrılan bakım ücretlerinin; İYS sayesinde, şirket çalışanlarının siteyi
yönetmesi ve güncellemesi ile farkedilir oranda azalması.
Sitenin Ziyaretçilerinin Artırılması
İYS, geniş bir ziyaretçi kitlesinin siteye girmesi için ortam, bilgi ve görsellik sağlamalıdır.
İYS anlayışına göre, herkes bu anlayışta yapılmış bir siteden yararlanabilmelidir.
İYS Anatomisi :
İYS’nin işleyiş şekli aşağıdaki parçalara bölünerek incelenebilir.




İçerik Yaratılması
İçerik Yönetimi
Yayımlanma
Sunum
İçerik Yaratılması : İYS alan editörünün MS-Word gibi çalışması için tasarlandığından,
içeriği yaratmak hiçbir HTML bilgisi olmadan MS-Word’de yazı yazmaktan daha zor birşey
değildir.
İçerik Yönetimi: İçerik yaratıldıktan sonra, İYS arşivinde saklanır. İçeriğin yönetilmesi ise
bir onaylardan oluşan bir iş akışı tarafından sağlanır. Çalışanlar sadece girmeye ve
değiştirmeye izni olan alanları değiştirebilir veya silebilir, ancak bundan sonra da iş
akışında, ondan yukarıda olan şahsın bu yapılan değişikliklere onay vermesi
gerekmektedir. Her adımda İYS, içeriğin hangi durumda ve iş akışının neresinde olduğu
hakkında bilgileri tutar.
Yayımlamak : İçeriğin en son haline karar verildikten sonra, intranette ya da sitede
yayımlanabilir. Bir içeriğin yayımlanması, içeriğin yaratılmasından başka bir şey değildir.
İçeriğin, bütün onay ve iş akışı işlemlerinden geçtikten sonra yayımlanması için tek tuşa
basılması yeterlidir.
Sunum : İYS, site haritası sayesinde ziyaretçiye sitenin neresinde veya buluduğu yerin
sitenin hangi bölümüne ait olduğu konusunda bilgi verir ve her koşulda sitenin sunumunu
güzelleştirir.
Uygun İYS’yi nasıl seçebilirim ?
İşyeri için hangi İYS’nin yararlı, iyi ve uygun olacağının kararını vermek, yatırımcının
yanıt bulması gereken bir çok sorunun sonunda ortaya çıkar. Burada birkaçını incelemeye
çalışacağız.
Ne çeşit bir siteye sahip olunması planlanıyor?
İhtiyaç duyulan site, bir portal mı, dinamik bir içeriğe sahip mi, proje birlikteliği mi,
katalog mu, ya da bunların hepsinin bir kombinasyonu mu? Cevap bulunması gereken en
önemli soru ise “İhtiyaç nedir?” sorusudur.
Hangi fonksyonlara ve hangi özelliklere ihtiyaç var?
Takvime, upload/download alanına, imaj galerisine, döküman kütüphanesine, dil
özelliklerine, forum, anket özelliklerine ihtiyaç duyulacak mı... Bütün bu özelliklere ihtiyaç
duyulup duyulmayacağı, şirketin belirleyeceği ihtiyaçlarla beraber düzenlenmelidir. Bu tür
özellikler daha sonradan eklenebilecek “ek” lerde sağlanabilir, ancak bunları herşeye
başlamadan önce düşünmek avantajlı olacaktır.
Sitenin tasarımı nasıl olmalı?
Sitenin tasarımı konusu, en az içerik kısmı kadar önemli bir konudur. Tasarım tamamiyle
şirketin kurumsal kimliğini yansıtır. Ziyaretçiler şirket hakkında ilk izlenimi doğru olarak
almalıdır. İYS, her ne kadar çaşitli tasarımların implementasyonuna izin versede, bunları
devamlı olarak değiştirmek kurumsal kimlik açısından tavsiye edilmez.
İçerik hakkında
Önemli olan bir nokta vardır ki, sitenin içerdiği bilgi, ziyaretçileri siteye bağlı tutar. İçerik
olarak bir turta tarifi olsun ya da network kurulumu ile ilgili bir bilgi olsun farketmez...
Sitedeki bilgilerin güncellenmesi ziyaretçiler için tek önemli konudur. Ziyaretçilerle
interaktif bir şekilde iletişim kurmak da onları işin içinde tutmak açısından önemlidir.
Bakım ve yenileme
İYS hayat döngüsü ilerledikçe, yeni bir problem ortaya çıkmaktadır: “Bakım”. Eski içeriğe
ne olacak, online arşivlenecek mi, bir kayıt sisteminde mi tutulacak?... Her İYS bu konuya
kendi geliştirdiği çözüm ile yaklaşır. Bundan dolayı, her farklı çözüm ayrıntılı olarak şirket
ihtiyaçlarına göre düzenlenmelidir.
Başlangıç ve senelik masrafları ne olacak?
Her türlü gider gözönünde bulundurulmalıdır. Fazladan destek için bir şey ödenecek mi,
sitenin yapısını değiştirmek istenirse ne kadara mal olacak? Tamamiyle herşey, İYS’nin
kontrolü altında bulunamayacağından bunlar her İYS için konuşulmalı ve masaya
yatırılmalıdır. İçerik yenilenmesi dışında istenen her değişiklik için ödenecek bedel ne
kadar olmalıdır.
Şirketin çalışma yapısına uygun mu?
Sistemin, değişik rollere sahip olan birçok kullanıcıyı desteklemesi gerekir. It is important
that the system supports many users with different roles. It should reflect the needs of
the contributors, and ensure that the different departments within the organisation who
contribute to the website can do so.
Başka bir İYS’ye data kaybına yol açmadan nasıl geçilir?
Başka bir içerik yönetimi sistemine nasıl geçiş yapılabilir? Bu geçiş ne kadar kolay
olacaktır? İYS’nin içinde bulunan bütün datanın tekrar kullanılabilir olduğuna emin
olunması gerekir. Maalesef, çoğu sistem bu koşulu yerine getiremeyecek şekilde
tasarlanmıştır. Bu durumda en kötü koşullar göz önünde bulundurulup
değerlendirilmelidir.
Yeni versyon çıktığında ne olacak?
Alınacak sistemin firmaya sağlayacağı yararların devamlılığı önemlidir. Yeni bir versyon
çıkartıldığında bununla ilgili nasıl bir strateji takip edilecektir. Bunlar gözönünde
bulundurulmalıdır.
Kullanım Kolaylığı
Şirketteki çalışanlar kendi alanlarında profesyonel olabilirler ancak, bu onların teknik
anlamda yetenekli olduklarını göztermez. Kullanım kolaylığı, teknik anlamda yetenekli
olmayan ya da az bilgiye sahip olan insanları bile İYS’nin yönetimine katılabilir hale
getirmelidir.
Stratejik kazanç ne olacak ?
1996 yılında, ilk İYS için planlama yapılırken aşağıdaki konularda belli kazançlar elde
edileceği planlanmıştı. Implementasyondaki başarı ve seçilecek sistemin cinsi bakımından
aşağıdaki konular önem taşımaktadır.






Kaliteli müşteri hizmeti
Bilgi kalitesi
Enhanced ability to manage change
Kişisel tatmin ve üretimde verimlilik
İşbirlikçi bir ortam
Şirket içi verimlilik ve yararlar
Size yardım olabilecek; kullanabileceğiniz en iyi 12 içerik yönetim sistemini (CMS)
listeliyorum. Ancak bu liste içerisinde olan CMS’lerin çoğunun Türkçe desteği
bulunmamakta; Türkçe desteği vermeyenleri bizzat sizin çevirmeniz gerekmekte.
1. WordPress
Gerek estetik; gerek web standartları; gerek kapsama alanı açısından bu listenin birinciliğini
hak eden CMS WordPress. 2008 yılında başlayan WordPress furyası Türkiye’de hızla
ilerliyor.
2. Joomla
Dünya genelindeki yarışmalarda ödül almış, güçlü ve aktif web siteleri hazırlayabileceğiniz
bir CMS. Türkiyede ve dünyada web tasarım şirketlerinin çokça kullandığı CMS’lerin başında
geliyor.
3. Drupal
Drupal, gelişmiş ve ücretsiz yapısıyla kullanıcıların istedikleri yerlerde çeşitli değişiklik
yapma imkanı sağlıyor. Kullanıcılari istedikleri şeyleri kolayca yayınlayıp, yönetip,
düzenleyebiliyorlar. Onbinden fazla webmaster bu sistem eşliğinde dünya da en iyi bilinen
siteleri yapmayı başarmışlar.
4. Frog CMS
Sade ve hızlı yapısıyla göz dolduran CMS’lerden birisi. Henüz WordPress, Joomla ve Drupal
kadar yaygın değil; ancak yeni sürümlerine eklenen özelliklerle hızla yaygınlaşıyor.
5. SilverStripe
SilverStripe CMS esnek ve açık kaynaklı bir CMS. Web projeleri için çoğu şeyi kapsamakta ve
ihtiva etmekte.
6. Cushy CMS
CushyCMS tamamıyla sade ve kullanışlı bir CMS. Sınırsız kullanıcı, değişiklik, sayfa ve site
bu sistemle yapılabilir.
7. MODx
Çevrimiçi muhtevanızı düzenlemenizde size yardımcı olabilecek bir CMS. Esnek yapısıyla
sistemin tamamını kendi keyfinize göre değiştirebilirsiniz. Tema kütüphanesinde süpersade XHTML/CSS/JS temalarından istediğinizi seçip kullanabilirsiniz.
Bu 7 CMS’ye ek olarak, çok kullanılan ve yine kullanıcılar tarafından beğenilen CMS’ler:

TYPOlight CMS

dotCMS

ExpressionEngine

Radiant

Concrete5

Habari Project

Umbraco

Typo3

Contenido

Plone

CMSMadeSimple

Browser CMS

Adva-CMS

PivotX

Chryp

DotClear