YONT 409 PROJE YÖNET*M*

YONT 409
PROJE YÖNETİMİ
PROJE
VE
PROJE YÖNETİMİ
NEDİR ?
PROJE NEDİR?
• Belli bir süre içerisinde, belli bir bütçe ile
belirlenen hedeflere ulaşmak için uygulanan
metodolojik süreç.
• Örnek:
– Marmaray Projesi
– Gökdelen Projeleri
– GAP Projesi
PROJELERİN ORTAK UNSURLARI
• Başlama ve bitme noktaları vardır!
• Çeşitli görev, faaliyet ya da olayları kapsar,
• Bir takım farklı kaynaklar gerektirir.
• Nasıl yapılacağına ilişkin prensipler aynı ancak
uygulama ayrıntıları farklıdır.
• Ancak, her projenin kendine has şekilde
planlanması ve kontrol edilmesi gerekir.
Proje İşlerinin Diğer İşlerden Farkı
• Sonuç, bütçe ve zaman gibi üç kısıtlama
altında yapılır.
• Yaratıcılık, yenilik gerektirir.
• Bilgi toplama, proje oluşturma,
uygulama,izleme başka kuruluş ve kişilerle
çalışmayı gerektirir.
• Planlama ve organizasyon, rutin işlere göre
aylarca devam edebilir.
YÖNETİM
• Yönetim, belli amaçlara ulaşmak için insanların,
kaynakların ve zamanın birbiriyle uyumlu ve verimli
kullanılmasını sağlayacak mekanizmadır.
– Kaynakların olumlu, sistemli ve başarılı bir biçimde
kullanılmasıyla ilgili bir sanat ve aynı zamanda bir bilimdir.
• Yönetim sanatı, İşlerin başkaları aracılığıyla yaptırılması
eylemidir.
• Yönetim Bilimi, Kurum/işletme işlevlerine ilişkin
eylemlerin sistem ve kontrollerin planlanması ve
düzenlemesidir.
Proje Yönetiminin Faydaları
• Genel kapsam değişiklikleri üzerinde daha
iyi kontrol sağlar
• Bir problem çözümü yöntemidir
• Kaliteyi artırır
• Organizasyonun projeler yoluyla daha
verimli ve etkin olmasını sağlar
Bir projeyi yönetebilmek için...
• İhtiyaçları tanımlamalı,
• Açık ve ulaşılabilir hedefler
belirlemeli,
• Kalite, kapsam, zaman ve maliyet
unsurları ile ilgili ihtiyaçları ve
talepleri bir araya getirmeli,
• Riskleri yönetmeliyiz
Proje sırasında aşağıdaki alanlar
yönetilmeli ve kontrol altında
tutulmalıdır:
• Teslim edilecek sonuçlara ilişkin bir proje kontrol dosyası ve
periyodik değerlendirme düzeni oluşturmak.
• Bütçe, kalite ve zaman unsurlarını ölçerek proje gelişimini
değerlendirmek.
• Kapsamı kontrol etmek için proje sorunlarını ve değişiklikleri
pro-aktif bir anlayışla gözden geçirmek
• Müşterilerin
sağlamak
ihtiyaçlarını
karşılamak
ve
memnuniyetini
Projeler Neden Başarısız Olur ?
Projelerin başarısızlığında en önemli unsurlar
şunlardır:
• Proje yönetim sisteminin yanlış noktalara odaklanması
• Doğru düzeyde ayrıntıya girilmemesi
• Proje yönetim araçlarının iyi anlaşılmaması
• Gereğinden fazla katılımcı olması
• İletişim eksiklikleri
Proje Yönetimi Üçgeni
Zaman
Maliyet
KALİTE
• Amaca uygunluk
• Sıfır kusur
• İstenen özelliklere uygunluk
– Kalite olarak projenin başarısı, bu özelliklere
uygun olmasına bağlıdır.
MALİYET
• Proje tamamlanana kadar gerçek harcadığımız
maddi bedeldir.
• Bütçenin önceden planlanıp hazırlanması
önemlidir.
• Proje süresince bütçenin aşılmaması gerekir.
ZAMAN
• Bir projenin tamamlanması için başından
sonuna kadar geçen süredir.
• Gerçekte proje belirlenen tarihte bitse bile
dalgalanmalar olabilir.
Proje Yönetiminin Bileşenleri
Bir projenin başarı ile sonuçlandırılabilmesi
için proje yönetimi çok önemlidir. Bu da çeşitli
yönetim alanlarının bir karmasından oluşur.
BU ALANLAR :
• Bütünleştirme Yönetimi, Proje ögelerinin
koordinasyonu sağlayan süreçler
tanımlanır.
– Proje planlama, planın yürütülmesi, değişim
denetimi yöntemleri uygulanır.
Proje Yönetiminin Bileşenleri
• Kapsam Yönetimi, Kapsam tanımı, kapsam
planlaması, kapsamın doğrulanması,
kapsam değişikliği denetimi yöntemleri
uygulanır.
• Zaman Yönetimi, Projenin zamanında
bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır.
İşlerin tanımı, süre tahminleri, zaman
çizelgelerinin geliştirilmesi ve
denetiminden oluşur.
Proje Yönetiminin Bileşenleri
•Maliyet Yönetimi, Projenin onaylanma
bütçesi ile projenin bitirilmesini sağlayacak
süreçler tanımlanır. Maliyet planlama, maliyet
tahmini, bütçe ve maliyet denetimi
yöntemleri uygulanır.
•Kalite Yönetimi, Projenin ihtiyaçlarının
karşılanmasını sağlayacak süreçler tanımlanır.
Kalite planlama, kalite güvence ve kalite
denetimi yöntemleri uygulanır.
Proje Yönetiminin Bileşenleri
• İnsan Kaynakları Yönetimi, Proje ile ilgili
işgücünün daha etkin kullanımına yönelik
süreçler tanımlanır. Örgütsel planlama,
kadro kurma, takım oluşturma yöntemleri
uygulanır.
• İletişim Yönetimi, Proje bilgilerinin
zamanında ve uygun biçimde üretilmesi,
derlenmesi, dağıtılması, saklanması,
düzenlenmesi süreçlerini tanımlar. İletişim
planlama, bilgi dağıtımı, performans
raporlama yöntemleri uygulanır.
Proje Yönetiminin Bileşenleri
• Risk Yönetimi, Proje risklerinin belirlenmesi,
analiz edilmesi, çözümlerin uygulanmasına
yönelik süreçler tanımlanır. Risk tanımlama,
risk boyutu belirleme, riske karşı planlama ve
risk azaltıcı denetim yöntemleri uygulanır.
• Satın Alma Yönetimi, Proje için gerekecek ürün
ve hizmetlerin dışardan alınması süreçleri
tanımlanır. Satın almanın planlanması, talep
planlama, firma seçimi, sözleşme yönetimi,
sözleşmenin imzalanmasından oluşur.
PROJE YÖNETİMİ
SÜREÇ GRUPLARI
Proje Yönetimi Süreç Grupları
•
Proje aşamaları süreç gruplarından farklıdır. Süreç Grubu büyük bir projede farklı
aşamalara dağılmış olabilir, her bir aşamada tekrarlanıyor olabilir ve fizibilite
çalışması, tasarım, satınalma, kurulum vb gibi başlıklar altında ayrıntılı bir biçimde
planlanabilir. Kaç tane aşama olacağı projeye göre değişir.
BAŞLANGIÇ
PLANLAMA
KONTROL
/İZLEME
(uygulanırken)
KAPANIŞ
YÜRÜTME
(işin
yapılması)
Başlangıç Süreç Grubu
• Başlangıç sürecinde tüm ihtiyaç analizleri yapılır ve
talepler listelenir. Bu belgeler projeye başlamak için
gereken sözleşmenin yapılmasına yardımcı olur.
• Başlangıç sürecine müşterilerin ve diğer paydaşların
davet edilmesi projenin gerçekleştirilebilir hedeflerine,
kabulüne ve memnuniyet düzeyine katkıda bulunur.
Başlangıç Süreç Grubu
Bu süreç grubunda aşağıdaki 3 soruyu cevaplamak gerekir:
• Proje neyle ilgili?
• Tüm “Neden?” sorularını cevaplayın (ör: proje neden önemli?)
• Proje nasıl yürütülecek?
Ana Çıktılar:
• Proje Tüzüğü – son hali
• Proje Yönetişimi - taslak
• Etki Değerlendirme Raporu - taslak
• Risk Değerlendirme Çalışma Tablosu – taslak
Planlama Süreç Grubu
• Planlama, kapsam, maliyet, kalite ve proje zamanlaması
konularını ayrıntılandırmakla ilgilidir. Bu süreçte proje
yönetim planı geliştirilir.
 Bu süreçte aşağıdaki 2 soruyu cevaplamak gerekir:
• İş için harcanan çabanın kapsamı / niteliği nedir?
• Projeyi nasıl tamamlayacağız?
Planlama Süreç Grubu
Ana Çıktılar:
• Proje Planı (veya Proje Tanımlama Belgesi) – son hali
– Proje Zaman Çizelgesi (örneğin MS Project vb gibi)
– Takım (Proje Yönetişimi – son hali)
– İş Kırılım Ağacı (İKA)
– Risk Takip Kayıtları, Risk Azaltma Stratejileri ve Yedek Planlar
– Tüm Ekip Üyelerinin katılımıyla gerçekleşen kapsamlı bir
Başlangıç Toplantısı
Yürütme Süreç Grubu
• Bu Süreç Grubu, proje yönetim planını dikkate alarak
kişiler ve kaynaklar arasındaki koordinasyonu sağlar.
• Her proje için gereken süreçlerin belirlenmesinden proje
ekibi sorumludur.
• Yürütme aşaması proje hedeflerine ulaşabilmek ve
müşteri gereksinimlerini karşılayabilmek için projenin
zaman, maliyet ve özellikleri açısından planlandığı şekliyle
yürütülmesidir.
Yürütme Süreç Grubu
•
Proje Yöneticisi tarafından proje ekibi üyelerinin de işbirliğiyle bir dizi belge
güncellenir ve/veya tamamlanır. Bu belgeler bilgiyi toplamanıza ve
iletmenize yardımcı olur; böylece PY projenin başarılı bir şekilde yaşama
geçirilmesi sürecini “ölçebilecek”, “izleyebilecek” ve “düzenleyebilecektir”.
– Karar Kayıtları
– Proje Durum Raporu
– Risk Takip Kayıtları
– Risk Azaltma Stratejileri ve Yedek Planlar
– Proje Değişim Kayıtları
– Ara Değerlendirme Raporları
Yürütme Süreç Grubu
• Yürütme sırasında Proje Yöneticisi zamanının
büyük bir kısmının Projenin zamanında, bütçe
kısıtlarına
uygun
dahilinde
ve
olarak,
planlanan
belirlenen
kalite
kapsam
düzeyinde
tamamlanmasını sağlamak için gerekli kontrol
faaliyetlerini yapmakla geçtiğini görecektir.
İzleme / Kontrol Süreç Grubu
• İzleme ve kontrol süreç grubunda uygulamaları kontrol
edebilmek ve gerektiğinde düzeltici önlemleri alabilmek için
olası sorunları ve yapılacak değişiklikleri önceden tanımlamak
gerekir.
• Projenin yolunda gitmesini sağlamak için projenin ilerlemesi
sürekli kontrol altında tutulur.
• Bir proje karmaşıklaştıkça riski ve kaliteyi kontrol altında
tutabilmek için gereken kontrol ve yürütme düzeyi de
artırılmalıdır.
İzleme / Kontrol Süreç Grubu
Hazırlanıp takip edilen ve güncellenen ana belgeler şunlardır:
• Proje Paydaşlarının İletişim Bilgileri
• Durum Raporları
• Toplantı Tutanakları
• Faaliyet Planları
• Risk Takip Kayıtları
• Proje Değişiklik Kayıtları
Değişiklikleri Yönetmek
PY aşağıdaki konular üzerinde durmalıdır:
• Gerekli değişikliklerin belirlenmesi
• Değişiklikler için farklı seçeneklerin aranması
• Değişikliklerin olumsuz etkilerinin en aza indirilmesi
• Değişikliklerin etkilerinin paydaşlara bildirilmesi
• Değişimlerin yönetilmesi
Değişiklikleri Yönetmek
Değişiklik isteği geldiğinde takım aşağıdaki adımları
izlemelidir:
•Değişikliğin proje üzerindeki etkisinin değerlendirilmesi
•Alternatif arayışları
•Proje yöneticisi, yönetim, sponsor ve dahili paydaşların
görüşlerinin değerlendirilmesi
Kapanış Süreç Grubu
• Proje kontratını kapatın
• Bu son süreçte hataların ve eksiklerin
belirlenebilmesi için proje gözden geçirilmelidir.
Bu, olası diğer projeler için de büyük önem taşır.
Ayrıca, müşteri veya sponsordan sonuçları kabul
ettiğine dair resmi onay alınmalıdır.
• Proje süresince oluşan bilgiler “alınan dersler” adı
altında özetlenmelidir. Böylece bu bilgiler
gelecekte gerçekleştirilecek yeni bir proje için de
kullanılabilir.
Kapanış Süreç Grubu
 Bazen projenin bu son süreci zaman kısıtı veya başka bir
takım nedenlerle atlanır.
Ana Çıktılar:
• Proje Kapanış Raporu
– Proje Hedefleri
– Hedeflenen Sonuçlar
– Kapanış Önerileri
– Devir Etkinlikleri
– Alınan Dersler
• Arşiv