KKP Sisteminde Yönetim Kontrol Modülleri

Bölüm 7: KKP Sistemleri, İnsan Kaynakları
Kurumsal Kaynak Planlaması Prof. Mary Sumner Çeviren Sinan Berkdemir Şubat 2013
1
1.
KKP sistemi tarafından desteklenen İnsan
Kaynakları (İK) süreçlerinin anlaşılması,
2.
İnsan kaynakları, genel muhasebe ve diğer
modüller tarafından desteklenen iş süreçleri
arasındaki ilişkilerin tanınması.
İŞE ALIM
 Son yıllarda, yetenekli satış temsilcilerini işe
almak zorlaşmıştır. Satış temsilcileri arasında iş
değişim oranı çok yüksektir. Atlantik yeni bir
satış temsilcisi için eğitim yatırımı yaptıktan
sonra bu temsilcisi firmadan ayrılmakta ve
emekler kaybolmaktadır.

Firmada iş ilanları için iyi bir aday belirlenmesi
amacıyla İK dosyalarında sorgulama yapmak
zordur. Örneğin, birkaç ay önce firmanın bir
internet tasarımcısı seçmek için çeşitli personel
dosyaları üzerinden seçim yapılamamıştır.
İNSAN KAYNAKLARI VERİ İDARESİ
 İK fonksiyonunu destekleyen evraklar çığ gibi
büyüyordu. Çalışanların işe devamı, maaşların
hesaplanması ve güncellenmesi, İşyeri Hekimliği
Yasası ve İş Sağlığı ve Güvenliği Enstitüsü
Müdürlüğü (İSGUM¹) hakkında yasal verilerin ve
çok sayıda resmi raporun hazırlanması için yeni
personel alınması gerekiyordu.
TAZMİNAT (ÖDENCE) VE ÖZLÜK HAKLARI YÖNETİMİ
 Firmanın, satış müdürleri gibi zor bulunan belirli iş
tanımları için en uygun tazminat paketlerinde daha
iyi verilere ihtiyaç vardır. İşletme, nitelikli çalışanları
elinde tutabileceği yasal kıdem tazminatları sunmak
istese de, maliyetlerini arttıracak diğer gereksiz
harcamaları sunmak istememektedir.
 Geçtiğimiz birkaç yıl içinde çalışanların özlük
haklarına ait giderler epey artmıştır. Atlantik
gelişmekte olan sağlık hakları maliyetlerini kontrol
edecek stratejilerle ilgilenmektedir. Daha iyi bir
bilgi sistemi sayesinde, alternatif sağlık sigortası
programlarının, erken emeklilik planlarının ve
eğitim programlarının geri ödeme maliyeti ve özlük
haklarını değerlendirme imkanı bulunacaktır.


Operasyonel süreçler eleman ve uzman
yardımcıları tarafından yapılan veri girişleridir.
Yönetsel
kontroller,
İnsan
Kaynakları
politikaları çerçevesinde, genellikle uzman,
şef
ve
müdür
pozisyonundaki
kişiler
tarafından yapılan işlemler ve raporlamalardır.


Yöneticiler etkili örgütsel hedeflere ulaşmak
için insan kaynakları düzenlemek amacıyla
karar alma noktasında bilgiye ihtiyaç duyar.
Bu üstün nitelikli bireyleri işe alan ve elde
tutan organizasyonu sağlayan iş tanımlarının
düzenlenmesidir.
Geleceğin insan gücü planlaması, gelecekte
işgücü ihtiyaçlarını belirleyen ve sürekli
gelişmekte olan yetenekler gerektirir. Mevcut
işgücü ile gelecekteki yetenekler arasında
farkların belirlenmesi gerekmektedir.





İK bilişim sistemleri, finansman, satış ve pazarlama, üretim ve imalat destekli bilişim
sistemlerine benzer şekilde gelişmiştir.
İş başvurusu takibi, tazminat ve personel hakları planlaması, beceri kazandırma eğitimi, zaman
ve devamlılık raporlarını, tek başına destekleyen özel uygulamalar yerleşmiştir. Uygulamaların
yayılması, korunması zor olan gereksiz verilere neden olur.
İnsan kaynakları yönetim sistemlerinin bir diğer eksikliği, finansal verilerle İK verilerindeki
bağlantıların yetersizliğidir. Finansal sistemlerden bağımsız olan sosyal haklar, bordro ve
işgücü bilgilerini kaydeden ve güncelleyen İK yazılımlarının bir değeri vardır. İK ve finansal
verilerin harmanlanmasıyla İK fonksiyonunun değeri organizasyon açısından bütün olarak
artmıştır.
KKP sistemindeki İK modülü, finansal sistemler ve örnek uygulamalara dayalı bir dizi standart
süreçlerle İK uygulamaları arasında bir bağlantı sağlar. Yine de ayrı bir KKP çözümü olarak
sistemin şirkete uyarlanması tavsiye edilmez.
ÖZEL ÖRNEK: Büyük bir otomotiv firması Türkiye’deki KKP uygulamasında sadece SAP İK
Modülü kullanmayı tercih etmiştir. İşletmenin kendine özgü yazılımlarının çalışanlar tarafından
benimsenmesi nedeniyle diğer modüllerin kullanılması tercih edilmemiştir. Esasen işletmelerin
KKP sistemlerin bütün modüllerle birlikte geçmesi “hararetle” tavsiye edilmekle birlikte, yine de
“parçalı geçiş” yöntemini benimseyen işletmelere diğer modüllerden ziyade İK Modülü ile
geçmeleri tavsiye edilebilir. İK Modülü ile Personel Yönetimi modülü ayrı olarak değerlendirilen
KKP sistemlerinde İK Modülü diğer modüllerle bağlantısı daha az olan bir modüldür.



İK modülünün bileşenleri (alt modülleri) arasında İK Yönetimi, Sosyal
Haklar Yönetimi, Bordro, Zaman ve İşgücü Yönetimi ile Çalışanların ve
Yöneticilerin kendi bilgilerini girmesi sayılabilir.
İK Yönetimi iş başvurularından emekliliğe kadar çalışanların faaliyetlerini
kaydeder. Gelişmiş sistemlerde özgeçmişler okunabilir.
Sosyal hakların yönetiminde, çalışanlara sağlanan seçimlik haklardan
özlük haklarına kadar tüm veriler birbirleriyle bağlantılıdır. Gelişmiş
sistemler, çalışanların sosyal hak tercihlerini internet üzerinden
seçmelerine ve güncelleştirmelerine imkan sağlar. (Evlilik durumu, ev
adresi, çocuk bilgileri, çocukların tahsilleri vs.)

Bordro maaş ödemelerini ve vergi raporlarını üretir, hesap verilerini
muhasebedeki büyük deftere kaydeder. (Personel Yönetimi Modülü?)

Zaman ve İşgücü Yönetimi zaman/çalışma raporlaması için veri toplar.

Çalışanların kendi bilgilerini internet üzerinden güncellemeleri sayesinde
seyahat masraflarının geri ödenmesi, kişisel verilerin güncellenmesi,
sosyal hakların ve eğitim sınıflarının kaydedilerek raporlanması sağlanır.

Kişisel bilgilerinizi göz önünde bulundurarak, bir
personel kartında hangi bilgilerin yer alması
gerektiğini düşünün! Bu bilgiler kimler tarafından
bilinmelidir? Bu bilgilerden hangileri personel
tarafından güncellenebilmelidir?
Personelin ve ailesinin “Kan Grubu” bilgilerinin
kaydedilmesinin faydalarını ve zararlarını tartışın!
Sağlık birimi olan bir işletmede sağlık bilgileri
nasıl yer almalıdır? İşletmenin veri tabanındaki
kişisel sağlık bilgileri ile Sağlık Bakanlığı veri
tabanındaki sağlık bilgileri aynı bilgiler olmalı
mıdır?


İK modülleri devamlılık raporları, fazla mesai ve
prim ücretlerinin belirlenmesi, tatil, hastalık ve
işe gelmemekten kaynaklanan devamsızlıkların
izlenmesini sağlar. İK sistemleri, seyahat
hizmetlerinin düzenlenmesini ve ilgili masrafların
geri ödenmesini ele alır.
Kişiye özel bazı bilgilerin çalışanların kendileri
tarafından izlenebilmesi gerekir. Örneğin kendine
ait seyahat masraflarını giren çalışanlar, kendi
devamsızlığını da sistemde görebilmelidir. Bu
durum aynı zamanda oto kontrol sağlar.



İK bilgi sistemi işgücü özelliklerini yönetmek için
düzenlenmiş bilgi sağlar. İyi bir İK stratejisinin
amacı kurumun ihtiyaçlarını karşılamak üzere
çalışanları işletmeye kazandırmak, yerleştirmek,
eğitmek ve geliştirmektir.
İK bilişim sistemleri yönetsel karar almayı
destekler. İK bilişim sistemleri sorgulama ve what
if analizleri için yönetsel destek verir
Bir KKP paketi içerisindeki kapsamlı İK modülü,
çalışanların dosyalarını, yetenek envanteri
dosyalarını, düzenleme dosyalarını, iş sağlığı ve
güvenliği dosyalarını saklar ve güncelleştirir


Beşeri sermaye envanteri yeteneklerin
izlenmesi ve kariyer planlaması bilgilerini
kapsayarak, iş başvurusundan emekliliğe
kadar çalışanları izlemek için düzenleme
yapar, performans değerlendirmesi ve
kurumların hedefleri arasında bir ilişki kurar
Pozisyon kontrolü bütçelemeye bağlı
olduğunda, yöneticiler çalışanların maliyetleri
için planlama ve bütçeleme yapabilir.


İK modülleri kıdem listeleri ve disiplin
kararlarının izlenmesi, şikayetlerin ve kıdem
tazminatlarının izlenmesi hakkında doğru bilgiler
sağlar. Çalışanların devamsızlık eğilimi, fazla
mesai maliyetleri, çalışanlara sağlanan sosyal
hakların maliyetlerindeki eğilimler toplu iş
sözleşmesinde değerlendirilir
Kurumsal zeka örgütsel eğilimlere dair anlayış
sağlamak amacıyla gelişmiş analitik araçların
kullanımıdır. İşgücü devri analizi, işe alma ve
eğilimler analizi, ücret ve işgücü planlamasını
içeren birçok örgütsel eğilimler denince İK akla
gelmektedir.


KKP sisteminin en önemli avantajlarından
birisi modüllerin bütünleşmesidir
İK örneğinde bordo, tazminat ve harcamaların
geri ödenmesi alt sistemleri Genel Muhasebe
alt sistemi ile bütünleşmiştir. Bu bütünleşme
gereksiz tekrarların önlemekte ve İK kararları
için uygun maliyetli bir temel sağlamaktadır


İK yönetimi, karar verme ve iş gücü geliştirme
açısından günümüzde en stratejik odak alanları
arasındadır. Geçmişte birçok insan kaynakları
yönetim sistemi, personel kayıtlarını oluşturmak,
saklamak ve güncellemek hedefine yönelmiştir.
Verilerin karar vermek için kullanılmasındaki
zorluktan dolayı süreç çok zaman almaktaydı.
Kapsamlı, İK modülleri, kısa vadeli ve uzun vadeli
işgücü gelişimine katkı sağlar, çalışanlar istihdam
edilebilir, geliştirilebilir, tazminatı ödenebilir, kurum
hedeflerini karşılamak için işletmede tutulabilir.
İK Yönteminin temel unsurlarını bilmeyenler için İK
modülleri gereken yardımı sağlayamaz ve modüller
etkin olarak kullanılamaz.