Proje Zaman Yönetimi

Proje Yönetimi
Dersin Amacı
• Proje ve proje yönetimi kavramları
• Proje yönetiminin neden gerekli olduğu
• Farklı organizasyon yapılarında proje yönetimi uygulamaları
• Gerçek hayatta proje yönetiminin uygulamasının fayda ve
sonuçları
• Sertifikasyon ve önemi
Proje Nedir?
Proje, kendine özgün bir ürün, servis veya sonuç
(benzersiz bir ürün yaratmak) yaratmak amacıyla yapılan
geçici bir çalışmadır.
Ana Özellikleri:
• Geçici olması (Sınırlı Süreli Olması)
• Kendine özgün bir ürün, servis veya sonuç yaratmak amacıyla
yapılması
Proje Nedir?
Aşağıdakilerden hangisi projenin özelliği değildir ?
a)
b)
c)
d)
Geçici
Belirli başlangıç ve bitiş
İlişkili aktiviteler
Düzenli olarak tekrarlanması
Operasyon Nedir ?
Sürekli ve tekrarlayan tarzda bir çalışmadır.
Aşağıdakilerden hangisi bir proje değildir ?
a) Köprü yapımı
b) Yeni bir yazılım programı uygulamaya alma
c) Yeni bir mağaza tasarımı
d) Aylık faturalar çıkarma
Proje Yönetimi Nedir?
Proje yönetimi, projenin gereksinimlerini karşılamak için,
bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje aktivitelerine
uygulanmasıdır.
Projeler Nasıl Ortaya Çıkar?
•
•
•
•
•
•
Pazar talebi
İş süreçleriyle ilgili gereksinimler
Müşteri isteği
Teknolojik gelişmeler
Yasal zorunluluklar
Sosyal gereksinimler
Proje Yönetim Ofisi Nedir?
Proje Ofisi, proje yönetimi ilkelerinin organizasyon
içerisindeki tüm projelere uygulanması ve gerçek proje
başarısının elde edilmesi amacı ile kurulmuş yapıdır.
Projenin Paydaşları (Stakeholder):
Paydaşlar (Stakeholder): Yapılan işi/projeyi doğrudan veya dolaylı olarak
etkileyebilecek veya yapılan işten/projeden doğrudan veya dolaylı etkilenebilecek
bütün kişi, grup ve kurumlardır.
Paydaş Analizi: Tüm paydaş grupların, bu grupların proje ile ilişkilerinin,
güçlerinin, etkilerinin ve katılım stratejilerinin belirlenmesidir.
Projenin Paydaşları (Stakeholder):
Paydaş Etki ve Önem Matrisi
Etki: Paydaşın kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme
veya olumsuz etkileme gücü
Önem: Kuruluşun paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna
verdiği öncelik
Paydaş Etki ve Önem Matrisi
Paydaş analizi çalışmasından sonra bir bölüm yöneticisinin ilgisinin
düşük, gücünün yüksek olduğunu farkettiniz. Projenin tamamlanması için
kendisinin kritik pozisyonda olduğunu biliyorsunuz. Bu durumda projede
kendisine karşı nasıl bir strateji geliştirmeniz gerekmektidir ?
a)
b)
c)
d)
Yakından yönetilmeli
Bilgilendirilmeli
Takip altında tutulmalı
Tatminkar tutulmalı
Organizasyon Yapıları
Fonksiyonel Organizasyon
Organizasyon Yapıları
Zayıf Matris Organizasyon
Organizasyon Yapıları
Dengeli Matris Organizasyon
Organizasyon Yapıları
Güçlü Matris Organizasyon
Organizasyon Yapıları
Proje Bazlı Organizasyon
Organizasyon Yapıları
Karma Organizasyon
Organizasyon Yapıları
Projelerin yönetilmesiyle ilgili olarak, bir şirket organizasyonel yapı
değişikliği sürecinde bulunmaktadır. Zayıf matris yapıdan kuvvetli matris
yapıya geçerken, yönetim gücü ne şekilde değişir ?
a)
b)
c)
d)
Proje yöneticisinden fonksiyonel yöneticiye doğru kayar.
Hızlandırıcıdan koordinatöre doğru kayar.
Fonksiyonel yöneticiden proje yöneticisine doğru kayar.
Fonksiyonel yöneticiden sponsora doğru kayar.
Proje Yönetimi Süreç Grupları
Başlangıç – Projenin başlamasına yönelik izin ve onaylama
Planlama – Proje hedeflerinin belirlenmesi, hedeflere ulaşmada alternatif yolların
oluşturulması ve en uygunun seçilmesi
Uygulama – İnsan ve diğer kaynakları koordine ederek planın hayata geçirilmesi
İzleme ve Kontrol – Yürüyen faaliyetleri düzenli olarak takip etme ve planlarla
karşılaştırma, hedeflerden sapmayı önlemek için düzeltici faaliyetleri uygulama
Kapanış – Proje bitisinin ve kabulünün resmilestirilmesi
Proje Yönetimi Süreç Akışı
Proje Yaşam Döngüsü Maliyet & Zaman
Proje Yönetimi Bilgi Alanları
1. Proje Kapsam Yönetimi
2. Proje Zaman Yönetimi
3. Proje Maliyet Yönetimi
4. Proje Kalite Yönetimi
5. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi
6. Proje İletişim Yönetimi
7. Proje Risk Yönetimi
8. Proje Satınalma Yönetimi
9. Proje Entegrasyon Yönetimi
PROJE YÖNETİMİ SÜREÇ HARİTASI
Proje Entegrasyon Yönetimi
Proje yönetimi süreç grupları içindeki değiskenleri tanımlamak,
birlestirmek ve koordine etmek için yapılan faaliyetlerin bulunduğu
bölümdür.
1. Proje Duyurusu Oluşturma
2. Ön Proje Tanımlama Dokümanı Oluşturma
3. Proje Yönetim Planı Oluşturma
4. Proje Uygulamasını Yönlendirme ve Yönetme
5. Proje İslerinin Takibi ve Kontrolü
6. Genel Değisiklik Kontrolü
7. Proje Kapanışı
Proje Entegrasyon Yönetimi
Başlangıç Süreçleri :
• Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
Bir projeyi ya da fazı resmi olarak onaylayan bir belge geliştirme
ve paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaya yönelik
başlangıç gereksinimlerini belgeleme sürecidir.
• Proje yöneticisi bu aşamada belirlenmeli ve görevlendirilmelidir.
• Proje yöneticisinin bu belgenin hazırlanmasına katılması
tavsiye edilen bir durumdur çünkü bu belge proje yöneticisine
kaynakları proje aktivitelerine tahsis etme yetkisi verir.
• Proje başlatıcısı veya sponsoru başlatma belgesini oluşturur ya
da bunun için proje yöneticisine yetki verir.
4.Proje Entegrasyon Yönetimi
Başlangıç Süreçleri :
• Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi - İçerik
• Amaç
• Başarı Kriterleri
• Yüksek Seviye Riskler
• Onay Gereksinimleri
• Atanan Proje Yöneticisinin İsmi
• İmzalar
ÖRNEK – Proje Duyurusu / Başlatma Belgesi
Proje Entegrasyon Yönetimi
Başlangıç Süreçleri :
Proje Seçim Kriterleri :
• Net Bugünkü Değerler (NBD)
• Geri Dönüş Süresi (GDS)
• Fayda Maliyet Oranı (FMO)
= Gelirler – Giderler
= Kendini amorte etme süresi
= Gelirler / Giderler
Fırsat Maliyeti :
Bir seçeneğin tercih edilmesiden sonra, öteki seçeneğin
getirebileceği kar miktarına denir.
Proje Entegrasyon Yönetimi
Planlama Süreçleri :
Proje Yönetim Planı :
Projenin yürütülmesi için yol göstericidir. Onaylanması gerektiği
için ve yürütme – izleme – kontrol aşamalarında referans
alınacağı için temel çizgi olarak adlandırılır.
Proje Yöneticisi tarafından hazırlanır.
Proje Entegrasyon Yönetimi
Yürütme Süreçleri :
• Bu aşamada proje ekibi planlanan proje aktivitelerini yürütür.
• Proje yönetim planı onaylanmış olmalıdır.
• Ortaya çıkan iş sonuçları analiz edilir.
Proje Entegrasyon Yönetimi
İzleme ve Kontrol Süreçleri :
Değişiklik talepleri değerlendirilir. Çabuk karar gerektiren bir
durum varsa veya ufak çapta bir değişiklik talebi gelirse, proje
yöneticisi kendisi karar alıp ilgili kişilere haber vermelidir. Aksi
durumda, Değişiklik Kontrol Kurulu talebi değerlendirir.
Değişiklik Kontrol Kurulu:
Değişiklik taleplerini değerlendirmek üzere toplantılar yapar ve bu
talepleri onaylar ya da reddeder.
• Müşteri Temsilcisi
• Sponsor
• Proje Yöneticisi
Proje Entegrasyon Yönetimi
İzleme ve Kontrol Süreçleri :
• Düzeltici Eylem
• Önleyici Eylem
• Kusurların Giderilmesi
Proje Entegrasyon Yönetimi
İzleme ve Kontrol Süreçleri :
Proje yürütülürken, yönetim bir değişiklik talebi getirir. Proje yöneticisini
yapması gereken ilk iş nedir?
a)
b)
c)
d)
Projenin tamamlanmasını beklemek
Değişikliğin kapsamını anlamak
Müşteriye değişikliğin geldiğini haber vermek
Ekibe değişikliği kabul etmelerini söylemek
Proje Entegrasyon Yönetimi
Kapanış Süreçleri :
Projenin veya Fazın Kapatılması :
•
•
•
•
•
•
Finansal açıdan açık kalan konuların kapatılması
Projenin başarısının değerlendirilmesi
Alınan dersler raporunun düzenlenmesi
Proje dökümanlarının arşivlenmesi
Kaynakların serbest bırakılması
Kutlama
Proje Kapsam Yönetimi
Bir projenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli iş
adımlarının detaylı olarak ele alındığı proje yönetimi bilgi
alanıdır.
1. Gereksinimlerin Toplanması
2. Kapsam Tanımlama
3. İs Kırılım Yapısı Oluşturma
4. Kapsam Doğrulama
5. Kapsam Değişiklik Kontrolü
Ürün Tanım Örneği
Proje Kapsam Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Gereksinimlerin Toplanması:
Burada bir çok bilgi toplama methodu kullanılabilir.
• Rehberli Çalıştay :
Farklı birimlerden ana paydaşların bir araya getirildiği odaklanmış
toplantılardır.
• Delphi Tekniği :
Seçilen bir grup uzman, her gereksinim toplama turunda alınan
yanıtlara ilişkin kendilerine gönderilen formu doldurur ve geri
bildirim sağlar. İsimler saklı kalır ve yanıtlara sadece rehber
erişebilir.
Proje Kapsam Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Kapsamın Tanımlanması:
Proje kapsam bildirimi hazırlanır. Teslimatlar, kısıtlar, varsayımlar
gibi konular detaylandırılır.
Proje kapsam bildirimi :
• Proje Kapsamı: Proje çıktılarını üretmek için yapılması
gereken işler
• Ürün Kapsamı :Proje çıktılarında bulunması gereken
özellikler
• Kısıtlar : Proje ekibinin seçeneklerini daraltan şeyler
• Varsayımlar : Planlama amacıyla doğru kabul edilen şeyler
Proje Kapsam Yönetimi
Planlama Süreçleri :
Aşağıdakilerden hangisi bir proje kısıtı olarak değerlendirilmez ?
a)
b)
c)
d)
Kapsam
Zaman
Maliyet
Görünüm
Proje Kapsam Yönetimi
Planlama Süreçleri :
Aşağıdakilerden hangisi kapsamın tanımlanması sürecinden sonra
gelmez ?
a)
b)
c)
d)
Aktivite sürelerinin tahmin edilmesi
İnsna kaynakları planının geliştirilmesi
Gereksinimlerin toplanması
Maliyetlerin tahminlenmesi
Proje Kapsam Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• İKY’ nin Oluşturulması:
İş kırılım yapısı belirlenirken ayrıştırma tekniği kullanılır. Proje
hiyerarşik olarak çalışma paketlerine kadar detaylandırılır. Bu
kırılım uygun şekilde yönetilebilecek seviyede olmalıdır.
Yaklaşan Dalga Planlaması:
Çok ileri bir tarihte gerçekleştirilecek bir teslimat ya da alt proje
için ayrıştırma mümkün olmayabilir. Ayrıntıların geliştirilebilmesi
için genellikle teslimatın veya alt projenin ortaya çıkması
beklenir. Buna yaklaşan dalga planlaması denir.
Proje Kapsam Yönetimi
IKY Örneği
Proje Kapsam Yönetimi
Planlama Süreçleri :
Aşağıdakilerden hangisi iş kırılım yapısını oluştururken kullanılmaz ?
a)
b)
c)
d)
Organizasyonel süreç ve varlıklar
Kalite ölçümleri
Gereksinim dökümantasyonu
Proje kapsam bildirimi
Proje Kapsam Yönetimi
Planlama Süreçleri :
Aşağıdakilerden hangisi iş kırılım yapısının oluşturulması esnasında
kullanılabilecek temel bir kuraldır ?
a)
b)
c)
d)
İlk satır, projede ortaya çıkan ürünü tasvir etmelidir.
İş kırılım yapıs, projenin tamamlanması için gerekli olan aktiviteleri
kronolojik olarak sıralamalıdır.
İş kırılım yapısının her seviyesi, bir üst seviyedeki maddenin bir parçası
olmalıdır.
İş kırılım yapsı, fonksiyonel departmanlara göre organize edilmelidir.
Proje Kapsam Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Kapsamın Doğrulanması
Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmileştirme
sürecidir.
Proje Kapsam Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Kapsamın Kontrolü
Bu süreçte kapsamın durumu takip edilir ve yönetilir.
Kapsam Kayması :
Proje kapsamının kontrolsüz bir şekilde değişmesi veya
genişlemesi problemidir.
Altın Kaplama:
Gereksiz yere fazladan iş yapma hatasıdır.
Proje Zaman Yönetimi
Projenin hedeflenen zamanda tamamlanabilmesi için proje
yöneticisi ve takımının bilmesi gereken temel konuların
ele alındığı proje yönetimi bilgi alanıdır.
1. Aktivite Tanımlama
2. Aktivite Sıralama
3. Aktivite Kaynakları Tahminleme
4. Aktivite Süresi Tahminleme
5. Zaman Programı Olusturma
6. Zaman Programı Kontrolü
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivitelerin Tanımlanması
Bu süreçte İKY referans alınarak, aktiviteler ve kilometre taşları
belirlenir. Kilometre taşları, önemli teslimatların tamamlandığını
gösteren noktalardır.
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivitelerin Sıralanması
Proje aktiviteleri arasındaki ilişkileri belirleme ve belgeleme
sürecidir. Aktiviteler mantıksal ilişkiler kullanılarak sıralanır.
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivitelerin Sıralanması
Öncelik Şeması Methodu :
Bitiş – Başlangıç : Ardıl aktivitenin başlangıcı, öncel aktivitenin
bitişine bağlıdır.
Bitiş – Bitiş : Ardıl aktivitenin bitişi, öncel aktivitenin bitişine
bağlıdır.
Başlangıç – Başlangıç : Ardıl aktivitenin başlangıcı, öncel
aktivitenin başlangıcına bağlıdır.
Başlangıç–Bitiş : Ardıl aktivitenin bitişi, öncel aktivitenin
başlangıcına bağlıdır.
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivitelerin Sıralanması
A
B
Finish-to-start
B işi A işi bitene kadar başlayamaz
Start-to-start
B işi A işi başlayana kadar başlayamaz
A
B
A
Finish-to-finish
B
A
B
Start-to finish
B işi A işi bitene kadar bitemez
B işi A işi başlayana kadar bitemez
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivitelerin Sıralanması
Bağımlılık Belirleme :
Zorunlu Bağımlılıklar: Çalışmasının doğasında olan.
İsteğe Bağlı Bağımlılıklar: Proje ekibinin tercihleri sonucunda
ortaya çıkan
Harici Bağımlılıklar: Proje aktiviteleri ile proje dışı aktiviteler
arasındaki arasındaki ilişkilerdir. Proje ekibinin kontrolü dışındadır.
Proje Zaman Yönetimi
• Aktivitelerin Sıralanması
Gantt Grafiği
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivitelerin Sıralanması
Öncel Şema Methodu
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
Genellikle, aşağıdakilerden hangisini göstermek için, öncel şema yerine
çubuk grafik tercih edilmelidir ?
a)
b)
c)
d)
Mantıksal bağlantıları
Kalite
Kaynak kullanımındaki artıları ve eksileri inceleme
İlerleme veya o anki durumu gösterme
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi
Ne tip kaynak gerektiği (insan, cihaz, malzeme,..), ve ne miktarda,
ne zaman gerekeceği tahminlenir.
Aşağıdan Yukarıya Tahminleme :
Bir aktivite makul bir kesinlik derecesiyle tahmin edilemiyorsa,
bunun içindeki çalışmalar daha fazla ayrıştırılır. Kaynak
ihtiyaçları tahmin edilir. Daha sonra bunlar toplanarak aktivite
kaynağı hesaplanır.
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi
Tahmin edilen kaynaklarla her bir aktivitenin tamamlanması için
gerekli çalışma sürelerini yaklaşık olarak tahmin etme sürecidir.
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
p:Kötümser süre
m:En olası süresi
o:İyimser süre
Süre = ( p + 4m + o) / 6
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Örnek:
iyimser zaman
olası zaman
kötümser zaman
Tahmini Süre
= 8 gün
= 10 gün
= 24 gün
= (8+4x10+24)/6 = 12 gün
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi
Örneksel Tahmin :
• Daha önce yürütülmüş bir projedeki süre, bütçe, büyüklük,
ağırlık ve karmaşıklık gibi parametreler, gelecekte
yürütülecek benzer bir projedeki aynı parametreler ya da
ölçümlerin tahmin edilmesinde kullanılır.
• Az maliyetli ve hızlıdır.
• Doğruluk derecesi azdır.
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi
Parametrik Tahmin:
Tarihsel bilgiler ile diğer değişkenler (metrekare) arasındaki
istatistiksel ilişki kullanılarak yapılan tahminlemedir.
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi
Zaman planını yapmak üzere aktivite sıralamalarını, sürelerini,
kaynak gereksinimlerini ve kısıtları analiz etme sürecidir.
Proje Zaman Yönetimi
Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi
Kritik Yol :
•
•
•
•
•
Zaman çizelgesindeki yolların en uzunu kritik yoldur.
Projenin en erken ne zaman biteceğini gösterir.
Birden fazla olabilir.
Kritik yoldaki gecikme projenin gecikmesine sebep olur.
Toplam bolluğu sıfırdır.
Bolluk :
Projenin bitiş tarihini geciktirmemek şartıyla, bir aktivitenin en
fazla ne kadar gecikebileceğini gösterir.
Bolluk = Geç Başlama – Erken Başlama = Geç Bitiş – Erken Bitiş
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
Bir projenin üç tane kritik yolu vardır. Aşağıdakilerden hangisi bunun
projeye olan etkisini en iyi şekilde açıklar ?
a)
b)
c)
d)
Yönetimi kolaylaşır.
Projenin riskini arttırır.
Daha fazla insan kaynağına ihtiyaç duyulur.
Proje daha pahalıya mal olur.
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi
Zaman Çizelgesi Sıkıştırma:
• Kaynak Yükleme (maliyet ve risk artar)
• Paralel Çalışma (risk artar)
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
• Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi
Zaman Çizelgesi Sıkıştırma:
Mevcut
durum
Kaynak
Yükleme
Paralel
Çalışma
Proje Zaman Yönetimi
Planlama Süreçleri :
Projenin daha çabuk bitmesi için, proje yöneticisi ilgili aktiviteler için
kaynak yüklemenin maliyetinin ne olacağına bakmaktadır. İlaveten neyi
göz önüne almak iyi bir yöntem olur ?
a)
b)
c)
d)
Kaynak yüklemenin getireceği ilave risk
Hangi aktivitelere kaynak yüklemesi yapılacağına dair müşterinin görüşü
Hangi aktivitelere hangi sırada kaynak yüklemesi yapılacağına dair
patronun görüşü
Aktivitenin hangi proje hayat döngüsü fazında gerçekleşeceği
Engin Aktaş
TEŞEKKÜRLER…