Teaching others what you know

advertisement
Zaman Yönetimi
AFAD Sivil Savunma
Uzmanları Hizmet İçi
Eğitimi
Doç. Dr. Ziya KORUÇ
İçerik
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Zaman Nedir
Zaman Kullanımına Etkiler
İşlerin Uzamasına Neden Olan İnsan Tipleri
Zaman Kullanımında Kültürel Etmenler
Zaman ve Stres
Zamanın Yönetimi
Yönetimde Zaman Yönetimi
Zaman Tuzakları
Zamanı İyi Kullanmanın Kazandırdıkları
Zaman….
Hesabınıza her gün 86.400 saniye yatırılıyor, AMA
Ertesi güne transfer edilemiyor
Hesabınız her sabah doluyor, AMA
her akşam boşalıyor. GERİYE DÖNÜŞ YOK
Zaman….
Ne kadar bakiyeniz kaldı?
Zaman….
Zaman, bakiyesini bilmediğimiz bir hesaptır
Bu nedenle değerini iyi anlamak gerekir
Zaman….
BİR SENE'nin değerini sınıfta kalan bir öğrenciye sorun
BİR AY'ın değerini, prematüre bir bebeği dünyaya
getiren anneye sorun
BİR HAFTA'nın değerini, haftalık derginin editörüne
sorun
BİR DAKİKA'nın değerini, treni henüz kaçırmış bir kişiye
sorun
BİR SANİYE'nin değerini, bir kazayı kıl payı atlatmış bir
kişiye sorun
BİR MİLİSANİYE'nin değerini, Olimpiyatlarda gümüş
madalya kazanan sporcuya sorun
Zaman Nedir?
Zaman; yerine konması, geri
getirilmesi, yenilenmesi,
depolanması, satın alınması
mümkün olmayan en önemli
kaynaktır
Yapılacak her iş için zaman
gereklidir
Zaman pahalıdır
Zaman….
Yaşamdaki en katı ve acımasız
elementtir
Tyler
En eşsiz ve en kıt kaynak
zamandır
Drucker
Zaman….
Zaman, herkesin
yaşamında eşit biçimde
sahip olabildiği tek
kaynak olma gibi bir
özelliği de sahiptir
Hayatı seviyor musunuz?
O halde zamanınızı çarçur etmeyin
Hayat sadece zamandan ibarettir
Benjamin Franklin
Zaman Nedir?
Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaştır
Bu nedenle zaman objektif (gerçek) ve Subjektif
(algılanan) zaman olarak ikiye ayrılır
Zaman Nedir?
Gerçek (Objektif) Zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat
zamanıdır
Algılanan (Sübjektif) Zaman; Ölçülmesi, değerlendirilmesi
zor olan zamandır
İki saat boyunca güzel bir kızla oturursanız,
bu size iki dakika gibi gelir
İki dakikalığına sıcak bir sobanın üzerinde oturursanız,
bu size iki saat gibi gelir
Görecelilik işte tamda budur
Albert Einstein
İnsan zamanı ölçer, zamanda insanı
İtalyan Ata Sözü
Zamanın Kullanımını Etkileyenler
Zamanın nasıl kullanıldığı ya da yönetildiği bir birey ya da
kurumdaki herkesi yakından ilgilendirir. Kişinin ya da kurumun
başarısı veya başarısızlığı tanımlanan hedeflere ulaşıp,
ulaşamadığı incelenirken sonuca en doğru yöntem ve minimum
kaynak kullanarak en kısa zamanda ulaşım istenmektedir
Zaman kullanımı ya da yönetimini etkileyen unsurları iki
başlıkta ele alınabilir


Sosyal ilişkiler, kişisel ve kültürel özellikler
Organizasyonun yapısı
Zamanın Kullanımını Etkileyenler
 Plansız ve programsız çalışma, işler arasında öncelik
verilmemesi
 Bir işi yaparken oyalanma
 Ertesi güne iş bırakma alışkanlığı
 “Henüz gün bitmedi, akşama kadar çok var” düşüncesi
 Kolayca “hayır” diyememek
 Gereksiz telefon konuşmaları ve ziyaretler
 İş ilişkisi olan kişilerle iş dışı konuşma
Zamanın Kullanımını Etkileyenler







Etkili iletişim tekniklerini kullanmamak
Çok sinirlenme ve işe çok zor konsantre olmak
Yeniliklere açık olmamak
Kişinin kendisine güvenmemesi
Başkalarının işini yapma ya da her işi yapmaya çalışma
Hızlı karar verememek
Sorunlu arkadaş ilişkileri ya da aile ilişkilerinde sorun
yaşamak
Zamanın Kullanımını Etkileyenler
Gece yaşantısının düzensizliği
Hobilere aşırı tutkular
Dost ve yakınların ricalarını kıramamak
Eksik ya da yanlış motivasyon
Güne keyifsiz başlamak (Moralsiz ve yorgun)
İçinde yaşanılan toplumun tüm bireylerine benzer
davranmak
 İşine ve başkasının zamanına gerekli duyarlılığı
göstermemek






İşin Uzamasına Yol Açan İnsan Tipleri







Kendisini göstermek
isteyenler
Aşırı özenliler
Zaman delisi olanlar
Sürekli muhalifler
Aşırı çekingenler
Kuruma yabancılaşanlar
Aşırı alınganlar
Zamanın Kullanımında Kültürel Özellikler
Zamanın Kullanımında Kültürel Özellikler
 Telefonla arandığınızda kapatılacaktır ama aranılan
kişinin kapatması ayıptır
 Ziyaretçi kalkmak istemedikçe ziyaret devam edecektir,
gelene “haydi güle güle!” diyememek
Zamanın Kullanımında Kültürel Özellikler
Organizasyonun temel işlevleri





Planlama
Örgütleme
Emir-komuta
Yürütme ve
Denetim
olarak özetlenebilir
Zamanın Kullanımında Kültürel Özellikler
Organizasyon yapısı nedeniyle yaşanan zaman kayıpları
ortaya çıkar
Zamanın Kullanımında Kurumsal Özellikler
 Yapılacak işlerin belirli bir sıra takip etmemesi
 Etkin yetki devrinin yapılmaması, yetki ve sorumluluk
dengesinin kurulmaması
 Görev ve iş tanımlarının yapılmaması
 İşlere teslim süresinin verilmemesi
 Geleceğe yönelik planlama eksikliği
 Yöneticinin tek adam olma isteği ve astlarına
güvenmemesi
Zamanın Kullanımında Kurumsal Özellikler







Karar vermek için yatay ve dikey izinlerin çok olması
Farklı terminoloji kullanılması
Çalışanlar arasına iş birliği zayıflığı
Çeşitli gruplaşma ve çatışmalar
Bürokrasi ve kırtasiyecilik işleminin çok olması
Her işin mutlaka komisyona havale edilmesi
Etkin toplantı yönteminin kullanılmaması
Zamanın Kullanımında Kurumsal Özellikler
 Düzensiz dosyalama ve yetersiz arşivleme
 Çalışma ortamındaki yetersiz koşullar (ses izolasyonu,
sıcaklık ve nem)
 Nitelik ve nicelik açısından eksik personel
 Astların sürekli kendilerine danışmasını isteyen
yöneticilik ve hep yöneticilere danışan astlar
Zaman ve Stres
Zaman ve Stres
Stresle başa çıkmadan zaman yönetimi sağlamak
olanaksızlaşmaya başlar







Düşmanlık duyguları baskın olanlar
Kendilerini sürekli suçlayan kişiler
Aşırı duygusal olanlar
Ben merkezli kişiler
Olayları iki uçta değerlendirenler
Olgunlaşamamış kişiler
Çevre ile kolay ilişki kuramayanlar
Zaman ve Stres
Stresle daha kolay başa çıkabilen kişiler





Hayata etkin katılanlar
Mücadeleci ve değişiklikten hoşlanan kişiler
Gerçekçi beklentisi olanlar
Hoşgörülü ve esnek kişilik özellikleri olanlar
Yakın çevresi ile yakın ve olumlu ilişki içinde olanlar
Zaman ve Stres
Zaman yönetimi açısından stresle başa çıkabilmek için
İşleri ertelememek, hemen yerine getirmek
Mükemmeliyetçilikten kurtulmak
Geç saatlere çalışmamak iş ve ev için gerekli zamanı
planlayabilmek

Hedefleri ve öncelikleri belirleyebilmek

Yakın çevresi ile yakın ve olumlu ilişki içinde olanlar

İşe odaklanıldığında gereksiz şeylerle kesintiye
uğratmamak



Zaman ve Stres
Zaman yönetimi açısından stresle başa çıkabilmek için






Daha esnek programlar yapmak
İş bitim zamanı konusunda gerçekçi olmak
Hayır diyebilmek
Aşırı iş yükünden kaçınmak
Yerine getirilemeyecek işler için söz vermemek
Her gün kendine en az 10 dakika ayırmak
Yönetimde Zaman…
Yönetimde Zaman…
Zaman herkes için önemlidir
Ancak, yöneticiler için zamanın daha da önemli olduğunu
söylemek gerekir
Yöneticilerin temel sorunu, önemsiz ve zaman öğüten
işlerden kendilerini kurtararak, önemli işler üzerinde
yoğunlaşabilmektir
Yönetici, zamanı etkili kullanamazsa, kurumda verimsizlik
kaçınılmazdır
Zamanı doğru yönetemeyen yönetici, hiçbir şeyi doğru
yönetemiyor demektir
P. Drucker
Zamanı Yönetmek
Zamanı Yönetmek
Zaman yönetimi “neyi, niçin ve ne zaman yapmayı” bilmek
ve günlük yaşayışın akışını bu ilkeye göre planlamaktır.
Zamanı planlamak, zamanı yönetmek demektir
Günlük yaşamda insanların çok fazla zaman kaybetmelerine
neden olan en büyük sorun zamanlarını planlamamalarıdır
Eğer zamanınıza değer veriyorsanız, eğer başarıya ulaşmak
istiyorsanız zamanınıza değer vermeli, zamanınızı mutlaka
planlamalısınız
Zamanı Yönetmek
Zamanı yönetmek mümkündür
Zaman yönetimi, doğuştan kazanılmış bir yetenek değil,
öğrenilebilir ve geliştirilebilir bir sistemdir
Zaman yönetimi, amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli
bir kaynak olan zamanı verimli kullanma çabasıdır
Zamanı Yönetmek
Zamanı yönetmek aslında “öz yönetim” sağlamaktır
 Başkalarına ve kendimize zarar veren duyguları kontrol
altında tutabilmek
 Devamlı güven ve dürüstlük
 Örnek olabilmek
 Sorumlulukları ve kendimizi yönetebilmek
 Değişen koşullara çabuk uyum sağlayarak engelleri
aşabilmek
 Fırsatları yakalamaya hazır olmayı
gerektirmektedir
Zamanı Yönetmek
Zaman yönetimi ilkelerini anlamak ve uygulamak için
sadece zamanın nasıl kullanılacağını bilmek yetmez
Zamanı akıllıca kullanırken ne gibi problemlerle
karşılaşılacağının ve bunların nedenlerinin de bilinmesi
gerekir
Zaman yönetimi yalnız bir defalık düzenlenen bir durum
değil, insanın ömrü boyunca devam eden bir programdır
Zamanı Yönetmek
OECD ülkeleri içerisinde 15-24 yaş arasındaki nüfusun
okul, staj veya işte olmayan yüzdesi (zaman israfı)
açısından 2011 yılı istatistiklerine göre
Türkiye %30 ile en kötü durumdadır
En alttaki ikinci sırada da Meksika %23
bulunmatadır
Zamanı Yönetmek
Unutulmamalıdır ki, yetkinlikleri geliştirmek için
kullanılmayan veya üretken olunmayan her gün sadece o
günden elde edilebilecek verimin yitirilmesine değildir
Aynı zamanda gelecekte dünya ile rekabet edebilme
yetkinliğinde de geri kalmak demektir
Bu nedenle, özellikle okullaşma oranları, okula gidenlerin
yetkinliklerini geliştirme performansları ve genç işsizlik
oranları ülkemizin sadece bugününü değil, geleceğini de
etkileyen önemli istatistiklerdir
Zamanı Yönetmek
İşverenler arasında yapılan araştırmada başlangıç
düzeyindeki işler için yeterli yetkinliğe sahip çalışan
bulunamaması konusunda Türkiye %56 ile birinci
durumdadır
Bu işverenlerin %72’si doğru yetkinlikteki çalışanlara daha
yüksek maaş vermeye hazır olduğunu da ifade
etmektedir
OECD ülkeleri arasında, okulun kendisine fayda
sağladığını düşünerek okulu ciddiye alan, motive gençliğin
oranı acısından (%29) Türkiye son sırada yer almaktadır!
Zamanı Etkili Yönetmek




Amaç ve Hedeflerinizi açıkça belirleyin
Önceliklerinizi belirleyin
Planlama yapın
Acil durum değerlendirmesi yapın
Zamanı Etkili Yönetmek
Amaç ve Hedefleri Açıkça belirleyin
Amaç
Ne?
Neden ?
Nasıl?
Hedef
Belirli
Ölçülebilir
Ulaşılabilir
Sonuca Yönelik
Zamanlı olmalıdır
Zamanı Etkili Yönetmek
Öncelikleri Belirlemek
Öncelikleri Bilmek Demek
Önce önemli işlerle uğraşmak
Belirli bir zaman diliminde bir tek işe odaklanmak
Amaçların rehberliğinden hareket etmek
Başkaları tarafından yapılacak işleri belirlemek ve
devretmek
Bilgi ve becerileri sürekli geliştirmek demektir
Zamanı Etkili Yönetmek
Bunun yerine çoğunlukla yaptığımız…
Hoşlanmadıklarımız yerine, hoşlandıklarımızı yapmayı
Uzun sürecek olan yerine kısa sürecek olanı
Zor olan yerine kolay olanı
Bilmediğimiz yerine bildiğimizi
Karmaşık olan yerine rutini
Önemli olan yerine acil olanı
Kendi seçtiğimiz yerine başkalarının isteğini
Yapma eğiliminde oluruz
Zamanı Etkili Yönetmek
Önemliliğin Değerlendirilmesi
Önem Derecesi
Amaç Yönünden
Öncelik Derecesi
Çok Önemli
Mutlaka Yapılmalı
1. Öncelik
Oldukça Önemli
Yapılması Gerekli
2. Öncelik
Önemli
Yapılması Faydalı
3. Öncelik
Önemsiz
Yapılması Gerekmeyebilir
Önceliği Yok
Zamanı Etkili Yönetmek
ABC Analizi
Önceliklerin belirlenmesinde kullanılan bir tekniktir.
ABC analizi, zaman kullanımında değer analizi yapılmasıyla
olur. Yapılması gereken tüm işler benzer öneme sahip
değildir. Yapılan işi taşıdığı değere göre farklı kategorilere
ayırmak olasıdır
A
Grubundaki işler Çok Önemliler
B
Grubundakiler işler Önemli
C
Grubundakiler Daha Az Önemli ya da Rutin İşler
Şeklinde sınıflanabilir
Zamanı Etkili Yönetmek
ABC Analizi
Faaliyetin değeri
%65 Yoğunlaşın
A Görevleri
Çok Önemli
%15
%20 Devredin
B Görevleri
Önemli
%20
Kullanılan Zaman
%15 Az Zaman
C Görevleri
Rutin
%65
Zamanı Etkili Yönetmek
Zamanımızın büyük bölümünü C Grubundaki işlere
ayırmaktayız
A Grubundaki işler sadece işin sahibi tarafından yapılırlar ve
başkasına devredilemezler
B Grubundaki işlerin önceliği orta düzeydedir. Kolayca
devredilebilirler
C Grubundaki işler rutin işlerdir öncelikleri yoktur (internete
girmek, haberleşmek, okumak, günlük idari işler, önemsiz
toplantılar, ani ziyaretler vb.)
Zamanı Etkili Yönetmek
ABC Analizi sadece A grubundaki işlerin halledilmesini C
grubundakilerin bir kenara konmasını öngörmez
Sadece belli öncelik ve önem sırasına göre hepsinin
yapılabileceğini öngörür
Böylece iş için daha verimli olan bir zaman planlaması
gerçekleştirilebilir
Zamanı Etkili Yönetmek
Plan yapmak
Plan yapmanın önünde engeller bulunabilir
Önemini bilmemek
Amaç ve Hedef belirleyememek
Sıkılmak
Günlük ve acil işlere önem vermek
Zamanı Etkili Yönetmek
Plan yapmanın önemi
Örgütsel ve kişisel anlamda uzun süreli düşünmeyi sağlar
Kişiyi geleceğe yöneltir
Zaman kaybını önler
Kişiyi amaca yöneltir motive eder
Meslek ve özel hedeflere daha kolay ulaşmayı sağlar
Önemli işler ve hedefler için zaman kazanmayı sağlar
Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına daha sağlıklı
bakmayı sağlar
Zamanı Etkili Yönetmek
Plan Yaparken Nelere Dikkat Etmek Gerekir
Amaca uygun hedefler saptamak
Var olan durumun analizini yapmak
Olası değişme ve gelişmeleri incelemek
Bu hedeflere ulaşmak için diğer yolları bulmak
Karar vermek ve uygulamak
Denetleme ve kontrol etmek
Zamanı Etkili Yönetmek
Plan
Kısa Erimli
Orta Erimli
Uzun Erimli
Zamanı Etkili Yönetmek
Günlük Plan Örneği
Saat
Yapılacak İş
Saat
Telefon
Saat
Kişisel
Saat
Toplantılar
Saat
Yazışma
Zamanı Etkili Yönetmek
Günün Sonunda Planı Değerlendirirken
O günün planını gerçekleşenler ile karşılaştırın
Tamamlanmayanlar var ise analiz edin
Ertesi günün planını yapın
Zamanı Etkili Yönetmek
Acil Durum Nedir Değerlendirilmesi
ACİL DURUMUN ÖZELLİKLER
Çok acil olanlar (Hemen yapılması gerekenler)
Acil Olanlar (Yapılması gerekenler)
Aciliyeti yok (Zaman olduğunda yapılmalı)
Zaman önemli değil
Zaman Yönetim Planı
Acil
Acil Değil
Önemli
Önemli
Değil
1
2
3
4
Zaman Kaybettiriciler
Bireye Zaman Kaybettiriciler





Düzensizlik
Hayır diyememek
Geciktirmek
Beklememek
Aksaklıklar
Bireye Zaman Kaybettiriciler





Ziyaretçiler
Posta
Dedikodu
Gereksiz titizlik
Uzun çay-kahve sohbetleri
Özetle
Etkili Zaman Yönetimi Önerileri
1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik
sırasına dizin
2. Günlük yapılacaklar listesini önceliklere göre hazırlayın
3. Listeniz dışında kalan işlere büyük bir dikkatle yaklaşın
4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın
5. «Zamanımı en iyi şekilde nasıl değerlendire bilirim» diye
kendinize sorun ve kişisel önerilerinizi uygulayın
Etkili Zaman Yönetimi Önerileri
 Zaman tasarrufu
sağlayan elektronik
araç gereçlerin
kullanımını öğrenin,
onlardan en üst
düzeyde faydalanın
Katkılarınız ve Paylaşımlarınız İçin
Teşekkür Ederim
Soru ve diğer ek bilgilenmeler için
zkoruc@hacettepe.edu.tr
ziyakoruc@gmail.com
adreslerinden bana ulaşabilirsiniz
Psk. Dr. Ziya Koruç
Download