BELEDİYE HİZMETLERİ PROJESİ PROJE YÖNETİM BİRİMİ FİNANSAL İŞLETİM EL KİTABI Belediye Hizmetleri Projesi’nin finansmanı amacıyla İller Bankası ile Dünya Bankası arasında Hazine Müsteşarlığı’nın garantisi altında 212.900.000 Avro’luk 7312-TU No.lu Kredi Anlaşması 08 Şubat 2006 tarihinde imzalanmıştır. İller Bankası Yönetim Kurulu’nun 3/29 sayılı 25 Ocak 2006 tarihli kararına göre bir Proje Yönetim Birimi (PYB) (önce Araştırma, Planlama ve Koordinasyon Başkanlığı’na (APK) bağlı, sonra Uluslararası İlişkiler Birimi’ne bağlı olarak) kurulmuştur. PYB’nin bağlı bulunduğu Uluslararası İlişkiler Birimi, 14 Kasım 2008 tarih ve 41/620 sayılı İller Bankası Yönetim Kurulu kararı ile Uluslararası İlişkiler Dairesi Başkanlığı’na dönüşmüştür. PYB, Proje Yöneticisi yönetiminde teknik, satınalma ve finans olmak üzere üç gruptan oluşmaktadır. PYB’de görev alan personele ilişkin organizasyon şeması EK 1’de yer almaktadır. 1. PYB FİNANS GRUBU’NUN GÖREV VE SORUMLULUKLARI Belediye Hizmetleri Projesi Proje Yönetim Biriminde görevli Finans Grubu personelinin çalışma usul ve esasları aşağıda belirtilmiştir: 1.1 PLANLAMA İLE İLGİLİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR · Dünya Bankası ile akdedilen Kredi Anlaşması ve ilgili dokümanlara göre Kredi’den yapılacak çekişlerin planlanması, · Belediye/İdarelerle ilgili Alt Kredi Anlaşmaları, inşaat, mal alımı, danışmanlık ve diğer sözleşmeler ile satın alma planlarına göre yapılacak ödemelerin tutar ve zamanlamasını içeren nakit projeksiyonlarının yapılması, · Kredi ve alt kredi kullanımı ile ilgili Özel Hesabın kullanımının planlanması, · Kredi, alt kredi ve özel hesap ile ilgili muhasebe kayıtları ve gerekli raporların hazırlanmasını sağlayacak yazılımın geliştirilmesinin sağlanması. 1.2 YÜRÜTME İLE İLGİLİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR · · · · · · Kredi ve alt kredi işlemlerinin Tek Düzen Hesap Planına uygun olarak banka muhasebe sistemi içerisinde kredilendirilmesinin temini, Dünya Bankası kredisinden avans çekimi ve özel hesabın yenilenmesi ile ilgili kredi kullanım taleplerinin usulüne uygun olarak hazırlanması ve krediden çekilecek meblağın Özel Hesaba aktarılmasının sağlanması, Teknik ve Satınalma Grupları tarafından incelemesi tamamlanıp ödemeye uygun olduğu beyan edilen ve ödenmesi için Finans Grubuna havalesi yapılan kredi taleplerinin mali yönden incelenmesi, Özel Hesaptan yapılacak ödeme emirlerinin hazırlanması ve ödemelerin zamanında yapılmasının sağlanması, Özel Hesabın günlük olarak izlenmesi, Kredi ve alt krediden kullanılmayan kısmın taahhüt komisyonu, kullanılan kısımların faiz hesaplarının yapılması, 1/8 · · · · · · · · · · · · · Kredi ve alt krediler çerçevesinde akdedilen sözleşmelerin, yapılan ödemelerle ilgili belgelerin sistematik olarak dosyalanması ve arşivlenmesi, Kredi ve alt krediler çerçevesinde akdedilen sözleşmelerle ilgili muhasebe kayıtlarının ilgili mevzuat ve Kredi Anlaşması hükümlerine uygun olarak tutulmasının sağlanması, Projenin denetlenmesiyle ilgili dış denetim kurum/firmalarına yardımcı olunması, Alt Kredi Anlaşmalarının mali hükümleriyle ilgili taleplerin yerine getirilmesi, Kurum içi ve kurum dışı mali konularla ilgili yazışmaların yapılması, T.C. Ziraat Bankası nezdindeki Özel Hesapla ilgili dekont ve hesap ekstrelerinin incelenmesi ve İller Bankası kayıtları ile mutabakatının sağlanması, Teminat Hesabında biriktirilen bakiyelerin yetersiz kalması halinde İdare/Belediyeler için Genel Bütçe vergi paylarından alt kredi geri ödemelerin tutulması için İkrazlar ve Bankacılık Dairesi Başkanlığı’nın bilgilendirilmesi, Bankamız Yatırım Programı içerisinde yer alan Belediye Hizmetleri Projesi’nin yatırım programına alınması ve yıllar itibariyle revize işlemlerinin yapılması için APK Dairesi Başkanlığı’nın ve ilgili Daire Başkanlıklarının bilgilendirilmesi, Alt Kredi Anlaşmalarının revizyonu ve Banka Yönetimine sunulması için her türlü (finansal) çalışmaların gerektiğinde mahallinde yapılması, Alt kredilere ilişkin kısmi kullanım taleplerinin uygun görülmemesi halinde (yazılı ve dijital) gerekçelerinin ivedilikle İdare/Belediyesine bildirilmesi, Kredi ve Alt Kredi Anlaşmalarında yer alan kredi limitlerinin gözetimi ve kontrolü, Alt projelere ilişkin finansal ilerleme ve İdare/Belediye hesapları ile alt projeler kapsamında yapılan sözleşmelere ilişkin ilerlemelerin mahallinde izlenmesi, Alt Kredi kullanım taleplerine istinaden yapılan ödemelerin, Belediye/İdarelere bildirilmesi. 1.3 RAPORLAMA İLE İLGİLİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR · · · · · · Belediye/İdarelerden Alt Kredi Anlaşması (Madde 4/Bölüm 4.02) esasları doğrultusunda, Alt Krediler altında sağlanan fonların fiili kaynaklarını ve kullanımlarını ortaya koyan üçer aylık “Mali İzleme Raporlarının” (MİR) temin edilmesi, Proje izleme göstergelerinin revizyonu amacı ile her yıl en geç Mayıs ayı sonuna kadar İdare/Belediyelerden gerekli evrakların (bilanço, gelir gider tablosu gibi) talep edilmesi, Dünya Bankası ile imzalanan Kredi Anlaşması (Madde 4/ Bölüm 4.02) esasları doğrultusunda, üç ayda bir Dünya Bankası’na sunulmak üzere, kredi altında sağlanan fonların filli kaynaklarını ve kullanımlarını ortaya koyan “Finansal İzleme Raporunun” (FİR) hazırlanması, Hazine Müsteşarlığı ile imzalanan Garanti Protokolü (Madde 3.01 ve Madde 5.01) esasları doğrultusunda, üç ayda bir Hazine Müsteşarlığı’na ve aynı zamanda bilgi için Bankamız Yönetim Kurulu’na sunulmak üzere, dönem itibari ile proje kapsamında gerçekleşen ilerlemeleri ortaya koyan “Belediye Hizmetleri Projesi Proje İlerleme Raporu” nun (PİR) hazırlanması, Dünya Bankası ile imzalanan Kredi Anlaşması (Çizelge 5/ 7(b)) esasları doğrultusunda, altı ayda bir Dünya Bankası’na sunulmak üzere, dönem itibari ile proje kapsamında gerçekleşen ilerlemeleri ortaya koyan “Belediye Hizmetleri Projesi Proje İlerleme Raporu” nun (PİR) hazırlanması, Krediden yapılan çekişlerin Özel Hesaba yatırılmasını izleyen ilk hafta içerisinde “Kredi İzleme Formu”nun Hazine Müsteşarlığı’na gönderilmesi, 2/8 · PYB web sayfasında yer alan finansal bilgilerin güncellenmesine ilişkin dokümanların temininin sağlanması. 2. PYB FİNANS GRUBU’NUN İŞ AKIŞI 2.1 DÜNYA BANKASI KREDİ HESABININ İŞLEYİŞİ 2.1.1 AVANS ÇEKİMLERİ 1. Yatırımlar için Özel Hesapta yeterli tutarın olmaması sonucu Kredi kullanma gereksinimi ortaya çıkar. 2. Krediden Avans Kullanımı İçin "Kredi Kullanım Formu” (Form 2380-E), Finans Grubu tarafından hazırlanır. 3. Form (2380-E), kredi kullanımı için imza yetkisine sahip olan İller Bankası yetkilileri tarafından imzalanır. 4. "Kredi Kullanım Talep Formu” (2380-E), Dünya Bankası tarafından incelenir ve uygunluğu kontrol edilir. 5. Talep edilen avans tutarı, Dünya Bankası tarafından muhabir banka aracılığı ile T.C Ziraat Bankası'na aktarılır. 6. Avans tutarının hesaba geçtiğini belgeleyen Dünya Bankası hesap ekstresi ve T.C. Ziraat Bankası dekontu; kayıt mutabakat ve dosyalama sürecinde kullanılır. 2.1.2 ÖZEL HESABIN YENİLENMESİ 1. Yatırımlar için Özel Hesapta yeterli tutarın olmaması sonucu Özel Hesabın yenilenmesi ihtiyacı ortaya çıkar. 2. Krediden Özel Hesabın yenilenmesi için "Kredi Kullanım Talep Formu” (Form 2380E), Finans Grubu tarafından hazırlanır. 3. Harcama Bildirimi, Finans Grubu tarafından hazırlanır ve faturalar bildirime eklenir. 4. Form (2380-E), kredi kullanımı için imza yetkisine sahip olan İller Bankası yetkilileri tarafından imzalanır. 5. "Kredi Kullanım Talep Formu” (Form 2380-E), harcama bildirimleri ve faturalar, Dünya Bankası tarafından incelenir ve uygunluğu kontrol edilir. 6. Talep edilen tutar, Dünya Bankası tarafından muhabir banka aracılığı ile T.C Ziraat Bankası'na aktarılır. 7. Talep edilen tutarının hesaba geçtiğini belgeleyen Dünya Bankası hesap ekstresi ve T.C. Ziraat Bankası dekontu kayıt, mutabakat ve dosyalama sürecinde kullanılır. 2.1.3 KAYIT, MUTABAKAT VE DOSYALAMA 1. Dünya Bankası hesap ekstreleri ve T.C. Ziraat Bankası özel hesap dekontları; kayıt, mutabakat ve dosyalama amacıyla Finans Grubuna ulaşır. 2. Dünya Bankası hesap ekstreleri ile T.C. Ziraat Bankası özel hesap dekontlarının birbirleri ile uyumluluğu, Finans Grubu tarafından kontrol edilir. 3. Hesaba geçen tutar ile uyumsuzluğu bulunan belge hangi kuruluşa aitse, o kuruluş tarafından gerekli düzeltmeler yapılır. 4. Kontrol edilen ve mutabakatı sağlanan hesaplar, kayda geçmesi için Muhasebe ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı’na gönderilir ve Finans Grubu tarafından dosyalanır. 3/8 2.2 ÖZEL HESABIN İŞLEYİŞİ ve İZLENMESİ 2.2.1 ÖDEMELERİN GERÇEKLEŞMESİ 1. Alt kredi talebi, teknik ve satın alma gruplarının uygun görüş vermelerinin ardından mali inceleme amacı ile Finans Grubuna iletilir. 2. Finans Grubu tarafından mali açıdan incelenen ve uygun görüş verilen alt kredi talebi için T.C Ziraat Bankası’na ödeme emri yazılır. 3. Belediye/İdareye, Danışmana, Yükleniciye ve/veya Tedarikçiye ödemenin yapılmasını müteakip T.C. Ziraat Bankası tarafından talep tutarının ödendiğini gösteren belge (ödeme dekontu) Finans Grubuna ulaşır. 4. Ödeme talimatı teyidi ve ödeme dekontu eki ile Belediye/İdareye gönderilecek gerekli üst yazı hazırlanır. 5. Alt Kredi Talep Formunun bir nüshası ve ödeme dekontu ödeme dosyasında arşivlenir. 2.2.2 ÖDEMELERİN İZLENMESİ ve MUHASEBELEŞTİRİLMESİ 1. Ödeme tutarları, özel hesap tablosu ve sözleşme takip tablolarına Finans Grubu tarafından işlenir. 2. Söz konusu belgeler, muhasebe kayıtlarına girilmesi için Finans Grubu tarafından Muhasebe ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı’na gönderilir. 3. Söz konusu belgeler, Muhasebe ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından İller Bankası yevmiye defteri ve defter-i kebir kayıtlarına işlenir. 4. İller Bankası yevmiye defteri ve defter-i kebir kayıtları, özel hesap tablosu ve sözleşme takip tabloları aylık hesap mutabakatı sürecinde kullanılır. 2.2.3 AYLIK HESAP MUTABAKATI 1. Ödeme dekontları, İller Bankası yevmiye defteri ve defter-i kebir kayıtları, güncellenmiş Özel Hesap tablosu ve sözleşme tabloları çıktıları Finans Grubu tarafından bir araya getirilir. 2. Ödeme yapılan tutarlar ile ödeme dekontları, İller Bankası yevmiye defteri ve defter-i kebir kayıtları ve güncellenmiş Özel Hesap tablosu ve sözleşme tabloları çıktılarında yer alan tutarlar, birbirleri ile karşılaştırılmak suretiyle, Finans Grubu tarafından kontrol edilir. 3. Ödeme yapılan tutar ile uyumsuzluğu bulunan belge, hangi birime aitse o birim tarafından gerekli düzeltmeler yapılır. (Finans Grubu, T.C Ziraat Bankası, Muhasebe ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı) 4. Yukarıdaki işlemlerin tamamlanması ile özel hesabın mutabakatı sağlanmış olur. 2.3 KREDİ BORÇ SERVİSİ SÜRECİ 2.3.1 DÜNYA BANKASI TALEPLERİNİN İNCELENMESİ ve DOĞRULANMASI 1. Anapara, faiz, taahhüt komisyonu ve indirim tutarlarının yer aldığı Dünya Bankası hesap ekstresi Finans Grubuna ulaşır. 2. Dünya Bankası hesap ekstresinde yer alan anapara, faiz, taahhüt komisyonu, indirim ve vade hesaplamaları Finans Grubunun hesaplamaları ile teyit edilir. 4/8 3. Yapılan inceleme sonrasında hata tespit edilmesi halinde, söz konusu hata, Dünya Bankası tarafından düzeltilir. 4. Doğrulanmış Dünya Bankası Hesap Ekstresi anapara faiz ve taahhüt komisyonu ödemeleri sürecinde kullanılır. 2.3.2 ANAPARA, FAİZ VE TAAHHÜT KOMİSYONU ÜCRETLERİNİN ÖDENMESİ 1. Dünya Bankası hesap ekstresi Finans Grubuna ulaşır. 2. Ödenmesi gereken tutarın transferi için Finans Grubu tarafından T.C Ziraat Bankası'na gerekli yazı yazılır. 3. T.C Ziraat Bankası tarafından ödenmesi gereken tutar, Dış Kredi Geri Ödeme hesabından, Dünya Bankası hesabına aktarılır. 4. Transferin gerçekleşmesinin ardından transfer dekontu ve ödeme dekontu, Finans Grubu tarafından karşılaştırılır. Herhangi bir hata tespit edilirse hatanın kaynaklandığı kuruluş, Finans Grubu tarafından hatanın düzeltilmesi amacıyla bilgilendirilir. 2.4 ALT KREDİ BORÇ SERVİSİ SÜRECİ 2.4.1 BELEDİYE/İDARE FAİZ VE TAAHHÜT KOMİSYONU ÜCRETLERİNİN HESAPLANMASI VE DOĞRULANMASI 1. Dünya Bankası hesap ekstresi Finans Grubuna ulaşır. 2. Belediye/İdarelerin ödemesi gereken faiz ve taahhüt komisyonu ücretleri, Finans Grubu tarafından hesaplanır. 3. Ödenmesi gereken tutarların hesaplamaları, Proje Yöneticisi tarafından kontrol edilir. 4. Yukarıdaki işlemlerin tamamlanmasının ardından Belediye/İdarelerin ödemesi gereken faiz ve taahhüt komisyonu tutarları doğrulanmış olur. 2.4.2 BELEDİYE/İDARE ANAPARA, FAİZ VE TAAHHÜT KOMİSYONU ÜCRETLERİNİN TAHSİLİ 1. Belediye/İdarelere; ödemeleri gereken faiz ve taahhüt komisyonu tutarlarını ve Alt Kredi Anlaşmalarında belirtilen anapara tutarlarını bildiren yazılar, Finans Grubu tarafından yazılır. 2. Belediye/İdareler, T.C Ziraat Bankası'na ödeme talimatı verir. 3. Ödenecek tutar; Belediye/İdarelere ait T.C Ziraat Bankası teminat hesabından, T.C Ziraat Bankası Dış Kredi Geri Ödeme Hesabına aktarılır. (Dış Kredi Geri Ödeme Hesabı, İller Bankası tarafından T.C Ziraat Bankası nezdinde açtırılan ve Belediye/İdarelerin borç servisini vadesi geldiğinde Teminat Hesabından aktarmak suretiyle yatırdığı hesaptır.) 4. Yukarıdaki işlemlerin gerçekleşmesini müteakip ödeme dekontu ile ödenmesi gereken tutarlar Finans Grubu tarafından karşılaştırılır. Herhangi bir hata tespit edilirse, ilgili İdare/Belediye söz konusu hatanın düzeltilmesi için bilgilendirilir. 5/8 2.4.3 BELEDİYE/İDARE TEMİNAT HESAPLARININ İZLENMESİ 1. Alt Kredi Anlaşması hükümlerine göre Belediye/İdareler Dış Kredi Geri Ödeme hesabına anapara, faiz ve taahhüt komisyonu ücretlerini aktarmak amacıyla T.C Ziraat Bankası şubelerinde bir Teminat Hesabı açtırırlar. 2. Belediyeler/İdareler tahsil edilen su gelirlerinden Alt Kredi Anlaşmalarında belirlenen oranlarda ayırdıkları tutarları Teminat Hesabına aktarırlar. 3. Açılan Teminat Hesaplarının bilgileri ve hesap şifreleri, Belediye/İdareler tarafından PYB Finans Grubuna gönderilir. 4. Finans Grubu personeli bütün Belediyelerin/İdarelerin teminat hesaplarını internet bankacılığı yoluyla düzenli olarak izler. 2.5 PYB RAPORLAMA SÜRECİ 2.5.1 BELEDİYE/İDARELER TARAFINDAN HAZIRLANAN MALİ İZLEME RAPORLARININ (MİR) DOSYALANMASI 1. Alt Kredi Anlaşmalarına istinaden 3'er aylık dönemler itibari ile hazırlanması gereken Mali İzleme Raporlarının, Proje Yönetim Birimi’ne gönderilmesi için Belediye/İdarelere Finans Grubu tarafından gerekli yazı yazılır. 2. Mali İzleme Raporları Belediye/İdareler tarafından hazırlanır ve Proje Yönetim Birimine gönderilir. 3. Mali İzleme Raporları, Finans Grubu tarafından dosyalanır. 2.5.2 DÜNYA BANKASI'NA FİNANSAL İZLEME RAPORUNUN (FİR) GÖNDERİLMESİ 1. 3' er aylık dönemler itibari ile Dünya Bankası'na sunulacak olan Finansal İzleme Raporu Finans Grubu tarafından hazırlanır. 2. Finansal İzleme Raporu Proje Yöneticisi tarafından kontrol edilir. 3. Finansal İzleme Raporu Proje Yöneticisi tarafından Dünya Bankası’na gönderilir. 2.5.3 DÖNEMSEL PROJE İLERLEME RAPORUNUN (PİR) HAZIRLANMASI VE SUNULMASI 1. 3' er aylık dönemler itibari ile Proje İlerleme Raporu Finans Grubu tarafından hazırlanır. 2. Proje İlerleme Raporu Proje Yöneticisi tarafından kontrol edilir. 3. Proje İlerleme Raporu Proje Yöneticisi tarafından İller Bankası Yönetim Kurulu’na ve Hazine Müsteşarlığı'na gönderilir. 2.5.4 ALTI AYLIK PROJE İLERLEME RAPORUNUN (PİR) HAZIRLANMASI VE SUNULMASI 1. 6 aylık dönemler itibari ile Proje İlerleme Raporu, Finans Grubu tarafından hazırlanır. 2. Proje İlerleme Raporu Proje Yöneticisi tarafından kontrol edilir. 3. Proje İlerleme Raporu Proje Yöneticisi tarafından Dünya Bankası’na gönderilir. 6/8 2.6 YATIRIM PROGRAMI İLE İLGİLİ İŞLEMLER 2.6.1 YATIRIM PROGRAMI TEKLİFİNİN HAZIRLANMASI 1. Araştırma Planlama ve Koordinasyon Dairesi Başkanlığı tarafından; Başbakanlık Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı’na sunulacak olan İller Bankası'nın genel yatırım programı teklifinde yer almak üzere, Belediye Hizmetleri Projesi’ne ilişkin yatırım programı teklifi Uluslararası İlişkiler Dairesi Başkanlığı'ndan talep edilir. 2. Yatırım programı teklifi Finans Grubu tarafından hazırlanır. 3. Yatırım programı teklifi Uluslararası İlişkiler Dairesi Başkanı tarafından kontrol edilir. 4. Yatırım programı teklifi Araştırma Planlama ve Koordinasyon Dairesi Başkanlığı'na gönderilir. 2.6.2 YATIRIM PROGRAMI GERÇEKLEŞMELERİNİN HAZIRLANMASI 1. Araştırma Planlama ve Koordinasyon Dairesi Başkanlığı tarafından; Belediye Hizmetleri Projesi’ne ilişkin yatırım programı gerçekleşmeleri aylık olarak Uluslararası İlişkiler Dairesi Başkanlığı'ndan talep edilir. 2. Yatırım programı gerçekleşmeleri Finans Grubu tarafından hazırlanır. 3. Yatırım programı gerçekleşmeleri Uluslararası İlişkiler Dairesi Başkanı tarafından kontrol edilir. 4. Yatırım programı gerçekleşmeleri Araştırma, Planlama ve Koordinasyon Dairesi Başkanlığı’na ve ilgili Daire Başkanlıklarına gönderilir. 7/8 EK.1 PYB ORGANİZASYON ŞEMASI Necla AKÇA (Proje Yöneticisi) SATINALMA GRUBU BİRİM TEKNİK GRUP FİNANS GRUBU UNVAN Şube Müdür Vekili Mehmet Said ÖZER Elektronik Y.Müh Dr. Efdal BARLAS Teknik Yönetici Sevil UYSAL Teknik/Çevre Yönetici TEKNİK GRUP E. Burak MERİÇ Teknik Yönetici Özkan ÇÜÇEN İnşaat Müh. Nurettin UĞURLU Teknik Danışman Derya KIRBAŞ Finans Yöneticisi Funda ÇETİN Muhasebeci Hasan Fehmi TIĞLI Bilg. İşl. FİNANS GRUBU Şevket Altuğ TAŞDEMİR Memur Ezgi Deniz AKKUŞ Memur Elif SEVİNÇ Finans Danışmanı Z. Gönül EJDEROĞLU Jeoloji Müh.. SATINALMA GRUBU T. Atakan GÜLYURDU Memur Ülya ÇAMUR Satınalma Danışmanı BELEDİYE/ İDARELERİN PROJE YÖNETİM BİRİMİ’NDE PAYLAŞIMI BELEDİYE/ İDARE ILICA GELİBOLU MESKİ BERGAMA POLATLI KÜTAHYA ÖDEMİŞ DENİZLİ (1-2) ELBİSTAN ASAT (1-2) MUĞLA PERSONEL SORUMLU YÖNETİCİ Sevil UYSAL Dr. Efdal BARLAS E. Burak MERİÇ 8/8