malzeme planlama yönetiminiz doğru çalışıyor mu?

İlkay SARAÇOĞLU
SBB Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri
www.sbbdanismanlik.com
MALZEME PLANLAMA
YÖNETİMİNİZ DOĞRU
ÇALIŞIYOR MU?
Peki MRP’nin güvenilir çalışmasını nasıl
sağlayabiliriz?
Bir sistemin doğru çalışması o sistemin aldığı,
kullandığı verilerin, bilgilerin
doğru olmasına ve sistemin doğru
kurulmasına bağlıdır. MRP’nin girdilerini
şöyle bir gözden geçirelim. Burada sadece
dışarıdan tedarik edilen malzemeler dikkate
alınarak bu bilgiler verilmiştir. MRP
sonucunda üretim hatlarının planlanması da
sağlanabilmektedir. Bu konulara bu yazı
içeriğinde yer verilmemiştir.
İçerik:
Malzeme planlamanın önemi nedir?
Malzeme planlama sisteminizin doğru
çalışıp çalışmadığını gösteren ölçümler
nelerdir?
Neler yapılmalıdır?
Malzeme Planlama şirketlerin uzun vadede
malzeme alımlarını planlamak ve satınalma
bölümüne pazarlık yapmalarını ve siparişleri
istenilen zamanda tedarikçilere geçmelerini
sağlamak için yaptıkları planlama
çalışmalarının en önemlilerinden biridir.
Malzeme ihtiyaç planlaması yani MRP kaynak
ihtiyaç planlama sisteminin en önemli
bölümlerinden biridir. Yukarıda sayılan
amaçlara ulaşarak minimum stok seviyesini
yüksek üretim kapasitesini ve yüksek karı elde
etmek ana amaçtır.
MRP’nin güvenilir çalışması aşağıda verilen
girdilerin sağlıklı, güncel ve doğru olmasına
bağlıdır. MRP’nin girdileri:
Şirketler çok büyük paralar ödeyerek ERP
sistemlerini alırlar. Ama maalesef bu
sistemlerin güvenilir çalışmasını sağlamak için
gerekli veri akışı sağlanamazsa bu sistemin
yarardan çok şirkete zarar getirmesine neden
olur. Planlamacılar olarak ilk yapmamız
gereken sistemimizin nasıl çalıştığını kontrol
etmeliyiz. Bunu da bize sistem çıktıları haber
verir.
Ürün Ağaçları: Ürün ağaçlarının içeriğinde
bulunan malzeme ve adet bilgilerinin doğru
olmaması durumunda malzemelerin fazla
veya eksik satın alınmasına neden olacaktır.
Uzun vadeli yapılan planlamalarda ürün
ağaçları henüz belli değil ise en yakın ürüne
benzetilerek modellenmeleri gerekmektedir.
Nedir bu çıktılar?
ürün ağaçları
talep tahminleri
güven stokları
tedarik süreleri
mevcut stok seviyeleri
siparişler ve sipariş verme noktası
Mevcut stok seviyeleri (fazla stok veya
stok yetersizliği),
Müşteri taleplerinin istenilen zamanda
sevk edilip edilmediği,
Üretim planlarının malzeme olmaması
nedeniyle sık sık değiştirilmesi en büyük
göstergelerdir.
1
Malzeme planlamanın doğru yapılmamasının
şirketinizin para ve verimlilik kaybı olduğunu
unutmayın. Öncelikle planlama, satınalma,
ürün yönetimi satış ve finans bölümlerinin
birlikte çalışarak tüm mevcut değerleri
yeniden gözden geçirmeleri ve gerekli
düzeltmeleri yapmaları gerekecektir. Bu
çalışma üst yönetimce de desteklenmeli ve
yapılan çalışma sonucunda ilgili bölümler
bilgilendirilmelidir ki sistem ilgili tüm
çalışanlarca benimsensin. MRP yaşayan bir
sistemdir. Bir kere düzeltilip veya
yapılandırılıp bırakılacak bir sistem değildir.
Sürekli güncel olmalı ve gerekli düzenlemeler
yapılmalıdır.
Talep tahminleri: Satış bölümünün veya
planlama bölümünün yapacağı tahminlerde ki
sapmalar da MRP sonuçlarını etkileyecektir.Bu
nedenle de üçer aylık periyodlarda
tahminlerin gözden geçirilmesi ve sistemde
gerekli düzeltmelerin yapılarak MRP ‘nin
çalıştırılması gerekir.
Güven stokları: Talep tahminlerindeki ve
tedarik sürelerindeki sapmaları telafi etmek
amacıyla stoğumuzda bulunan güven
stoklarımızın da doğru hesaplanması stok
maliyetlerimizi arttırmak ve stoksuz
kalmamak için büyük önem taşımaktadır.
Tedarik süreleri: Malzemelerimizin tedarik
sürelerinin doğru olmaması ise siparişlerin
zamanında geçilmemesine veya çok önceden
stoklarımıza girerek stok maliyetlerinin
artmasına sebep olacaktır.
Malzeme olmadığı için siparişlerinizin
teslimi gecikiyor mu?
Atıl stoklarınız veya fazla stok dolayısıyle
depolarınızda yer sıkıntısı mı
yaşıyorsunuz?
Stok maliyetleriniz yüksek mi?
Üretim planlarınızı günde birkaç kez
değiştirmek zorunda mı kalıyorsunuz?
Yukarıdaki sorulara cevabınız evet ise
MRP’niz güvenilir çalışmıyor demektir.
Mevcut stok seviyeleri:
Stok seviyelerinin de doğru olmaması yanlış
siparişler verilmesine neden olacaktır. Bunun
içinde ABC analizi yapılarak A grubu
malzemelere sık sık olmak üzere ara sayımlar
yapılması MRP güvenilirliğimizi artıracak
unsurlardan biridir.
Neler yapılmalı?
1. Malzeme planlamadan sorumlu kişilerin
ilk olarak malzemelerinin ABC
sınıflandırmasını yapmaları gerekir.
2. Finans bölümüyle kaçar haftalık
periyodlarda siparişlerin verilmesi
gerektiğine karar verilmeli.
3. Depo ve üretimde bulunan malzemelerin
sayımı yapılmalı. Sisteme girilmeli. Daha
sonraki zamanlarda A sınıfı malzemeler
daha sık olmak üzere ara ara örnekleme
sayımlar yapılarak kontrol edilmeli.
4. Satınalma bölümüyle birlikte tedarik
süreleri gözden geçirilmeli ve gerekli
düzeltmeler yapılmalı.
5. Satış bölümünden talep tahminleri
istenmeli.
6. Ürün ağaçlarını oluşturan bölümden
planlama ön ürün ağaçları istenmeli.
7. Planlamacı güven stoklarını hesaplamalı.
Yine güven stokları içinde belirlenecek
periyod kapsamındaki gerekli ihtiyacın
toplamı kadar güven stoğu tutulmasına
karar verilebilir.
Sipariş miktarı: Sistem çalışırken sipariş
miktarı olarak size nasıl bir hesaplama
yapmasını istiyorsanız bunu belirtmeniz
gerekir. Yapılan ABC analizine göre şirketin
belirleyeceği para politikasına bağlı kalmak
şartı ile kaç haftalık ihtiyaca karşılık gelecek
sipariş miktarı vermesini isteyebilirsiniz.
Örneğin A grubu malzemeler için birer
haftalık ihtiyacı topla siparişi ver, B grubu
malzemeler için iki haftalık ihtiyacı topla
siparişi ver gibi…
2
8.
Tüm bu hesaplanan ve karar verilen
değerler sistemde girişi yapılmalı.
9. MRP çalıştırılmalı.
10. MRP’nin sonuçları yorumlanmalı ve varsa
acil siparişlerin hemen verilmesi
sağlanmalı, gereksiz siparişler var ise iptal
edilmeli ve bazı siparişler öne çekilmeli
veya ertelenmeli.
olabilecek malzemeleri belirleyip bu
malzemelerin ne şekilde
değerlendirilebileceğini bir ekip kurarak
belirlemek gerekir. Ayrıca bu malzemelerin
neden hareket görmediği de araştırılarak
gerekli düzeltmeler yapılmalıdır. Stok
maliyetlerimizi minimize etmek açısından da
bu çalışma büyük önem taşıyacaktır.
Tüm bunlar yapıldı hala problemler yaşıyor
olabilirsiniz bu durumda acaba siparişlerde
sürekli değişimler mi yaşıyorsunuz veya bazı
hesaplama kriterlerinizi mi yeniden gözden
geçirmeniz gerekiyor tekrar inceleyin.
Siparişlerde sürekli değişimler yaşıyorsanız
planlama bölümü olarak bir haftalık periyodu
sabitleyebilirsiniz ve bu periyodda satış
bölümünün değişiklik yapmasına izin
vermeyebilirsiniz. Satış bölümü sipariş sisteme
girdiğinde planlama bölümünün onayını
alarak sisteme kesin sipariş girmesini
sağlayabilirsiniz.
Şirketlerde malzeme yönetimi değişik
organizasyon yapıları içinde
gerçekleştirilebilir. Kimi şirketlerde malzeme
planlama, üretim planlama bölümü , kimi
şirketlerde lojistik bölümü tarafından
yürütülür. MRP’yi kullanan tüm kullanıcıların
mutlaka sonuçları çok iyi yorumluyor olması
şarttır. Eğer bu sağlanamaz ise sistemin doğru
işlemesini sağlamak güçleşir.
“MRP’nin her verdiği sonuç yorumlanmadan
aynen uygulanacak olursa stokların artması
veya stoksuz kalma durumuyla karşı karşıya
kalmak her zaman mümkün olacaktır."
Sistemin çalışması bölümler arasındaki uyuma
ve birlikte çalışmaya bağlıdır. Satış bölümü
sadece kendi tarafından, satınalma bölümü
kendi tarafından bakacak olursa planlama
bölümü arada kalacak ve sürekli planları
değiştirmekten sistemin doğru çalışmasına
bakamayacak ve üretim bölümüyle sürekli
çatışıyor olacak. Bu durum söz konusu ise bir
dakika durun demek ve herkesi birlikte
çalışmaya davet etmek öncelikle şirket
yararına ve kendi zamanınızı en verimli
şekilde kullanmanıza yarayacaktır. Bir
planlamacı sadece üretim planlama veya
malzeme planlama yapmaya çalışmanın
yanında kendi zamanını da en iyi şekilde
planlamayı başarabiliyor olmalıdır.
Stoklarımızın istenilen seviyede kalmasını
sağlamak amacıyla stok seviyelerimizi kontrol
etmeliyiz. Bir yıldan uzun süredir hareket
etmeyen malzemeleri listeleyerek atıl
3