bilginin tasnif edilmesi ve saklanması

BİLGİNİN TASNİF EDİLMESİ VE
SAKLANMASI

Bilginin hem bilgi yönetimi çalışmaları, hem
de organizasyon açısından değer ifade
edebilmesi ancak onun tasnif edilmesi
(sınıflandırılması), belli bir şekle sokulması ve
saklanması ile mümkün olmaktadır. Zira bu
şekilde bilgi-bilgi yönetiminin temel
amaçlarından biri olan- doğru zamanda,
doğru kişi tarafından ve doğru biçimde
kullanılabilir.

Bilginin tasnif edilmesi ve saklanması bilginin
kullanılması açısından önemli olduğu gibi
ileride yeniden değerlendirilmesi açısından
da gereklidir. Böylelikle bilgi bir ölçüde
kişilerin mülkiyetinden çıkarak organizasyona
mal olmuş olur. Bu bakımdan bilgi
yönetiminin temel süreçlerinden biri bilginin
türüne, kullanım amacına ve organizasyonun
hedeflerine uygun olarak tasnif edilmesi ve
çalışanların günümüzde ve gelecekte
erişimine sunulacak biçimde saklanmasıdır.
BİLGİNİN TASNİF EDİLMESİ

Bilginin tasnif edilmesi, bilginin toplanması,
tanımlanması, tasvir edilmesi-içeriğinin, ne
olduğunun ve ne işe yarayacağının
açıklanması-, kullanılmasına ve saklanmaya
uygun bir biçime sokulması anlamına
gelmektedir. Bir diğer ifade ile bilginin tasnif
edilmesi, bir organizasyonda bilgi stoğunun
ticari anlamda daha başarılı ürün, hizmet ve
süreçlere dönüştürülmesi ve bu sayede
müşteriye daha fazla değer sunulmasıdır.

Bilginin tasnif edilmesi üç aşamada olur. Bu
aşamalardan ilki bilginin elde edilmesidir.
İkinci aşamada bilgi işe yarar bir biçime
dönüştürülür. Üçüncü ve son aşamada ise
söz konusu bilgi, kullanıcıların en kolay ve en
kısa sürede ulaşabilecekleri şekilde
sınıflandırılır ve organize edilir.
GENEL İLKELER
Öncelikle bilginin amacına uygun olarak tasnif
edilmesi oldukça zor ve uzmanlık gerektiren bir
süreçtir. Bu durum bilginin kendine özgü
yapısından kaynaklanmaktadır. Bilgi-veri ve
enformasyondan farklı olarak-doğrudan insan
zihninin bir ürünüdür ve ancak insan zihninde
hayat bulur.
En basit ifadesiyle bilgi insanın bildiği şeydir.
Bu sebeple veri ve enformasyondan farklı
olarak insanın bildiği her şeyin belirli bir
biçime sokulması, belli şekillerle, rakamlarla
veya sembollerle ifade edilmesi ve belli
başlıklar altında sınıflandırılması mümkün
değildir. Ancak özellikle son yıllarda yürütülen
sistemli çalışmalar ve yeni teknolojilerin
devreye sokulması zor da olsa bilginin tasnifi
konusunda önemli mesafeler alınmasını
sağlamıştır.
Bilginin tasnifi sırasında karşılaşılan bir başka
önemli güçlük onun kendine has özelliklerini
yitirerek bir enformasyon veya veri yığınına
dönüşmesine yol açmadan nasıl tasnif
edileceğidir. Zira bilgi bir organizasyon içerisinde
farklı biçimlerde ve dağınık hallerde bulunur.
Gerekli tedbirler alınmazsa, çoğu zaman
çalışanlar organizasyon içerisinde dağınık halde
bulunan bilginin varlığının dahi farkında
olmayabilirler. Bu sebeple bilginin tasnif
edilmesindeki esas amaç bilgiyi-kolay ve
istenilen herkes tarafından-erişilebilir ve
uygulanabilir bir biçime sokmaktır.
FARKLI TÜRLERİNE GÖRE
BİLGİNİN TASNİF EDİLMESİ

Bir organizasyonda bilgi farklı biçimlerde,
farklı yerlerde ve farklı kişi, grup ve süreçler
arasında dağınık halde bulunmaktadır. Bu
bakımdan her organizasyon sahip olduğu
bilgi tabanını tasnif etmeye ve
yapılandırmaya çalışırken, söz konusu
bilginin türüne, organizasyon için taşıdığı
değere ve organizasyonun amaçlarına göre
değişen yöntem, süreç ve teknolojilerden
istifade etmelidir.
AÇIK BİLGİNİN TASNİF
EDİLMESİ

Açık bilgi daha objektiftir ve kelimelerle,
rakamlarla veya grafiklerle ifade edilebilir,
açıkça dile getirilebilir. Patentler, raporlar ve
diğer biçimsel belgeler açık bilgiye örnek
olarak verilebilir. Ancak patentler ve raporlar
gibi belirli biçimlerde ifade edilebilen açık
bilginin kullanılabilir hale geldiğini ve
organizasyon açısından gerçekten değer
ifade ettiğini söylemek mümkün değildir. Bilgi,
ancak o bilgiyi kullanarak kuruluş yararına bir
şeyler yapabilecek insanların erişimine
açılmasıyla anlamlı hale gelir.

Açık bilginin saklanmasında muhtelif yöntem ve
teknolojilerden yararlanılmaktadır. En yaygın olarak
kullanılan yöntem, bilgi kaynaklarının fiziki olarak
birbirinden ayrılmasıdır. Bilgisayar ortamı söz
konusu olduğunda gelen enformasyon huzmeleri
farklı dosyalara, farklı veri tabanlarına, farklı
doküman yönetim sistemlerine veya gruplanmış bilgi
depoları sistemlerine göre sınıflandırılabilir. Bu
yöntem çalışanların aradıkları bilgiye daha kolay
daha kolay ulaşmalarına yardımcı olsa da
organizasyonun enformasyon teknolojisi mimarisine
(IT architecture) yabancı olan çalışanlar açısından
bazı sıkıntılar doğurabilmektedir.

Bilgiyi niteliğine göre tasnif etmede belli başlı
üç yöntem vardır. Bunlardan ilki süreçlere
göre tasnif, ikincisi fonksiyonlara göre tasnif,
üçüncüsü ise kavramlara göre tasniftir.
Süreçlere göre bilgi tasnifi tedarik zinciri
modelinde olduğu gibi bilgiyi çeşitli yönetim
süreçlerine göre tasnif etmektir.
Fonksiyonlara göre tasnifte bilginin çeşitli
yönetim fonksiyonlarına veya bölümlere görepazarlama, finans, insan kaynakları yönetimi
vs.- sınıflandırılması esas alınmaktadır.
Kavramlara göre tasnif ise içlerinde en
kullanışlı olanıdır.
ÖRTÜLÜ BİLGİNİN TASNİF
EDİLMESİ

Açık bilginin aksine örtülü bilginin tasnif
edilmesi oldukça güçtür. Sahibi tarafından
uzun bir öğrenme süreci neticesinde
geliştirilen ve içselleştirilen tecrübe, birikim,
uzmanlık, sezgi gibi suskun, karmaşık bilginin
ifade edilmesi, tanımlanması, yazıya, şekle
veya rakama dökülmesi hiç de kolay değildir.
Şüphesiz böyle bir bilgiyi sahibinden çekip
alarak tasnif etmek ve dosyalara, belgelere
veya veri tabanlarına kaydetmek çoğu zaman
imkansızdır.

Örtülü bilginin tasnifi konusunda bilgi
haritaları da önemli bir katkı yapmaktadır.
Bilindiği gibi söz konusu haritalar bilginin
kendisini değil yerini ve kaynağını göstererek
aranan bilgiye-veya bu bilgiye sahip kişiyenasıl ulaşılacağı konusunda yardımcı olur.
BİLGİNİN DÖNÜŞTÜRÜLMESİ

Bilginin dönüştürülmesinde ilk akla gelen açık
ve örtülü bilginin birbirine dönüştürülmesidir.
BİLGİNİN SAKLANMASI

Bilgi yönetimi ile ilgili gerek uygulamaya
yönelik projelerin, gerek teorik modellerin
hemen hepsinde bilginin saklanması üzerinde
önemle durulmaktadır.
KURUM HAFIZASI

Kurum hafızası bir organizasyonda bilginin
saklanmasıyla ilgili en kapsamlı
kavramlardan biridir. Kurum hafızası, kurum
kültürü, kolektif şuur, tecrübe ve know-how
gibi örtülü bilgi unsurlarını ihtiva ettiği gibi
tasnif edilmiş, dosyalanmış veri ve
enformasyona dayalı açık bilgi unsurlarını da
kapsar.
AÇIK BİLGİNİN SAKLANMASI

Bir organizasyonda bilgi iki şekilde saklanabilir.
Birincisi kişilerin zihinlerinde saklı olan örtülü
bilgi, ikincisi ise yazılı ve tasnif edilmiş biçimde
dosyalarda, bilgisayarlarda veya çeşitli
elektronik veri tabanlarında saklanan açık
bilgidir. Bunlardan ikincisi olan açık bilgininyapısı gereği-dosyalanması, tasnif edilmesi ve
saklanması örtülü bilgiye oranla daha kolaydır.
Bu yönüyle açık bilgi, örtülü bilginin aksine,
bireye değil büyük ölçüde kuruma ait bir nitelik
taşımaktadır.
ÖRTÜLÜ BİLGİNİN
SAKLANMASI
Bir organizasyonun bilgi stoğunun önemli bir
bölümünü çalışanların zihninde saklı bulunan
ve onlara ait düşünce, kavrayış, sezgi, birikim
(know-how) ve tecrübe gibi unsurları ihtiva
eden örtülü bilgi oluşturmaktadır. Şayet
organizasyonun toplam bilgi stoğu bir
buzdağına benzetilecek olursa, açık bilgi
buzdağının suyun yüzeyinde kalan ve görünen
küçük kesimini, örtülü bilgi ise suyun altında
kalan ve görünmeyen büyük kesimini
oluşturmaktadır.
Belirli bir biçime sokulması ve ifade edilmesi
kolay olmayan örtülü bilginin saklanması da
zordur.
Örtülü bilgi iki şekilde saklanabilir. Birincisi
örtülü bilgiyi açık bilgiye dönüştürerek
saklamak, ikincisi de belirli bir süreçte söz
konusu bilgi ve birikimi diğer çalışanlara
aktarmak suretiyle organizasyona mal ederek
saklamak.
ÖRTÜLÜ BİLGİNİN AÇIK BİLGİYE
DÖNÜŞTÜRÜLEREK
SAKLANMASI


Örtülü bilginin ifade edilmesi, açıklanması ve
belirli bir şekle sokulması her zaman mümkün
olmamaktadır. Bu bakımdan örtülü bilginin açık
bilgiye dönüştürülerek saklanmasında etkili
yöntemlerden biri ’’hikayeleme’’dir. Hikayeleme
kısaca geçmişte yaşanan olayların, -başarıların,
başarısızlıkların vs.-sözlü, yazılı veya görsel
biçimde anlatılarak saklanmasıdır.
Örtülü bilgiyi açık bilgiye dönüştürerek
saklamada etkili bir diğer yöntem de (knowladge
exchange protocols) ’’Bilgi Değişim
Tutanakları’’dır.
ÖRTÜLÜ BİLGİNİN ÖRTÜLÜ BİLGİ
OLARAK SAKLANMASI

Daha önce de ifade edildiği gibi, yapısı gereği
örtülü bilgiyi açık bilgiye dönüştürerek
saklamak her zaman mümkün olmadığı gibi
örtülü bilginin değerini büyük ölçüde
yitirmesine sebep olmaktadır. Bu bakımdan
örtülü bilgiyi saklamaya yönelik çabalar daha
çok örtülü bilgiyi, açık bilgiye dönüştürmeden,
örtülü bilgi olarak saklamaya ağırlık
vermektedir.

Örtülü bilginin kişilerin zihinlerinde
saklanması ancak kişiler arasındaki işbirliği
ve iletişimin geliştirilmesiyle mümkün
olur.Çıraklık, akıl hocalığı, önderlik, resmi ve
gayri-resmi eğitim faaliyetleri özellikle ferdi
örtülü bilginin; Ekip çalışması, resmi ve gayriresmi toplantılar, seminerler ve iş rotasyonu
ise daha ziyade sosyal örtülü bilginin
zihinlerde saklanmasına ve organizasyona
mal olmasına yardımcı olur. Ayrıca multimedya sistemleri ve internet teknolojisi hem
sosyal hem de ferdi örtülü bilginin
saklanmasında önemli katkılar yapmaktadır.
Kaynakça
Halil Zaim
Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi