Çağdaş İşletme Yönetimi
advertisement
ÜNİTE 3: İŞLETME FONKSİYONLARI I. İŞLETMENİN TEMEL FONKSİYONLARI İşletmeler faaliyetlerini yerine getirirken dolayısıyla amaçlarına ulaşırken yerine getirdikleri birçok fonksiyon vardır. Söz konusu bu işletme fonksiyonları temel olarak Yönetim, Pazarlama, Üretim ve Finans olarak gruplandırılabilir. Bu fonksiyonlara ek olarak İnsan Kaynakları, Muhasebe, Araştırma-Geliştirme (Ar-Ge) ve Halkla İlişkiler Fonksiyonları da işletmenin destek fonksiyonlarıdır. 1. YÖNETİM FONKSİYONU İşletmelerin amaçlarına ulaşabilmesi için bir takım faaliyetleri yerine getirmesi gerekir. Bu faaliyetler yerine getirilirken yönetim fonksiyonları gerçekleştirilir. Bu yönetim fonksiyonları belli ve ortak bir amaç için çalışan tüm işletmelerde amaçlara ulaşabilmek için yerine getirilmesi gereken fonksiyonlardır. Bu fonksiyonlar yerine getirilerek işletmelerde yönetim süreci gerçekleştirilmektedir. Yönetim, işletme amaçlarına ulaşabilmek için insan ve diğer işletme kaynaklarının planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi ve kontrol edilmesi süreci olarak tanımlanabilir (Nickels ve diğerleri, 2004). Tanımdan da anlaşılacağı gibi yönetim fonksiyonları, planlama, örgütleme, yönlendirme ve kontrol olmak üzere dört grupta incelenebilir. İşletmelerde yönetim fonksiyonu yöneticiler tarafından gerçekleştirilmektedir. Tablo 3.1’de yöneticilerin yönetim fonksiyonlarını gerçekleştirirken yerine getirmesi gereken faaliyetler açıklanmaktadır. Yönetim fonksiyonları Ünite 5’de daha ayrıntılı açıklanacak olmakla birlikte aşağıda özetlenmektedir. 1.1.Planlama Planlama, geleceğin değerlendirilmesi ve ona göre gerekli önlemlerin alınması faaliyetidir. Her yönetim sürecinin çok önemli bir fonksiyonu olan planlama, örgütsel amaçlara ulaşmak için gerekli politika ve yöntemlerin seçimi şeklinde tanımlanabilir. Planlama, ne yapılacağının ve/veya neyin, ne zaman, nerede ve kim tarafından yapılacağının önceden kararlaştırılması sürecidir. Buradan planlamanın amaca ulaşmak için ne gibi işlerin yapılacağını ve bunların hangi sıraya göre nasıl ve ne zaman, ne kadar zamanda yapılacağını ve bunların sırasını gösteren bir tasarı ve tutulacak yolu gösteren bir model olduğu sonucu çıkmaktadır. Ayrıca planlamanın geleceğe yönelik olması nedeniyle yapılacak işlerin belirli bir amaç doğrultusunda tasarlanması ve düzenlenmesi gerekir (Şimşek,1999). Planlama süreci ve bu süreç sonucu ortaya çıkan planlar çeşitli açılardan sınıflandırılabilir. Bu sınıflandırma, planlama dönemine göre, organizasyon kademelerine göre ve tiplerine göre planlama şeklinde yapılabilir. Ayrıca proje planlaması, taktik planlama, stratejik planlama ve uygulama planlama şeklinde bir planlama sınıflandırılması da mümkündür. (Koçel,1998) . Planlama dönemine göre planlar, kısa, orta ve uzun vadeli planlardır. Kısa vadeli planlar bir yıla kadar, orta vadeli planlar 1-5 yıl arası, uzun vadeli planlar 5 yıl sonrasını kapsayan planlardır. 1.2.Örgütleme Örgütleme, bir örgütün amaçlarına ulaşabilmesi için çalışanların, faaliyetlerin ve kaynakların düzenlendiği yönetim fonksiyonu olarak tanımlanabilir. Planlar, örgütleme faaliyetleri ile yerine getirilmektedir. Örgütleme süreci de planlama süreci gibi dinamik bir özelliğe sahiptir. Koşullar değiştiğinde örgütleme faaliyetleri de yeni koşullara göre tekrar düzenlenmelidir (Reinecke ve Schoell,1983). Örneğin uzun dönemde çalışanlar ayrılıp yenileri işe girebilir. Üretimde kullanılan ekipmanlar bozulabilir ya da modası geçebilir, böylece yenilerini almak gerekebilir. Finans dünyasında birtakım değişikler meydana gelebilir. Bunun gibi tüm değişiklikler sonucunda örgütün planları değişecek dolayısıyla örgütleme faaliyetleri de bu yeni planlara göre yapılacaktır (Mescon ve diğerleri, 1999). Örgütleme fonksiyonunda yapılması gereken işler, bu işleri yapacak olan kişiler ve işlerin yapılacağı yer arasındaki ilişkilerin kurulması söz konusudur. Bu ilişkilerin kurulmasındaki aşamalar aşağıda sıralanmıştır (Tatar,1992) : • Yapılacak işlerin belirlenmesi • İşi yapacak olan kişilerin sahip olması gereken özeliklerin belirlenmesi • Benzer ve değişik işleri yapacak olan kişiler arasındaki ilişkilerin, yetki ve sorumluluk yapısının belirlenmesi • Haberleşme kanallarının belirlenmesi, bir başka ifadeyle kimlerin, kimlerle ve hangi kanallar aracılığıyla haberleşeceklerinin belirlenmesi • Fiziki bakımdan kimlerin nerede, ne zaman ve nasıl çalışacaklarının belirlenmesi 1.3.Yönlendirme Yönlendirme, çalışanların örgütsel amaçlara ulaşılabilmesi için motive edilmesi faaliyetleridir. Burada yöneticiler, çalışanlara liderlik ederek örgüt amaçlarını gerçekleştirme yolunda motive etmeye çalışmaktadırlar. Yönlendirme fonksiyonunun önemi, örgüt üyelerinin işletme amaçlarını tümüyle benimsemeyip bunların yanında kendi bireysel amaçlarına öncelik vermelerinden ileri gelmektedir. Hafta 03 İŞLETMENİN TEMEL FONKSİYONLARI 16 Çağdaş İşletme Yönetimi Yönetici her biri kendi kişisel amaçları peşinde koşan bu insanları örgütsel amaçlara yönlendirerek ve birey ile örgütün bütünleşmesini sağlayarak her iki grubun amaçlarına en üst düzeyde ulaşmasını sağlamak zorundadır. Bunu yaparken yönetici, liderlik, haberleşme ve motivasyon gibi teknikler kullanabilir (Şimşek,1999). 1.4.Kontrol Yönetim fonksiyonlarının sonuncusu olan kontrol, belirlenen amaçlar, prosedürler, kurallar, politikalar ile gerçekleşen sonuçlar arasındaki farkın izlenmesi olarak tanımlanabilir. Örgüt içerisinde teknolojinin desteğini alarak etkin bir kontrol sisteminin kurulması meydana gelebilecek söz konusu sapmaların erken fark edilip önlenmesini sağlayacaktır. Bir kontrol sürecinde izlenmesi gereken temel aşamalar aşağıdaki gibi sıralanabilir (Aktepe, 2004): • Amaçların belirlenmesi, • Amaçlara, plan ve politikalara uygun standartların belirlenmesi, • Belirlenen standartlardan kimlerin sorumlu olacağının belirlenmesi, • Kontrol yapılacak noktaların belirlenmesi, • Yapılan faaliyetlerin ölçülmesi, • Yapılan faaliyetlerin sonunda gerçekleşen durumun önceden belirlenen standartlar ile karşılaştırılması, • Sapmalar mevcut ise belirlenip yorumlanması, • Düzeltme kararının alınıp gereken düzenlemelerin yapılması. Yönetim Fonksiyonu Ve Diğer İşletme Fonksiyonları Arasındaki İlişki Yukarıda ayrıntılı olarak açıklanan yönetim fonksiyonları üretim, pazarlama, finansman, insan kaynakları gibi diğer işletme fonksiyonları ile çok yakın ilişki içerisindedir. Bu işletme fonksiyonlarının hepsi bir yönetim sürecidir. Başka bir deyişle, tüm bu fonksiyonların kendi içlerinde planlama, örgütleme, yöneltme ve kontrol faaliyetleri gerçekleşmektedir. Örneğin üretim fonksiyonu gerçekleştirilirken üretim planları yapılacak, gerekli makine, malzeme ve işgücü tahsisi gerçekleştirilecek, üretim faaliyeti yerine getirilerek kontrol yapılacaktır. Sonuç olarak üretim fonksiyonunun yönetimi gerçekleştirilecektir. 2. PAZARLAMA FONKSİYONU İşletmeler var olabilmek için tüketicilerinin istek ve ihtiyaçlarını karşılamak zorundadırlar. Söz konusu istek ve ihtiyaçlar tüketicinin istediği yerde, istediği miktarda ve fiyatta hazır olmalıdır. Aksi takdirde tüketici tatmini sağlanamayacaktır. İşletmelerde pazarlama fonksiyonu üretici ile tüketici arasında köprü görevi görerek tüketici tatmininin sağlanmasına yönelik faaliyetler içermektedir. Bu nedenle, günümüzün yoğun rekabet ortamında pazarlama faaliyetleri hayati bir öneme sahiptir. Pazarlama, işletme amaçlarına ulaşmayı sağlayacak mübadeleleri gerçekleştirmek üzere, ihtiyaç karşılayacak malların, hizmetlerin ve fikirlerin geliştirilmesi, fiyatlandırılması, tutundurulması ve dağıtımına ilişkin planlama ve uygulama süreci olarak tanımlanmaktadır (Mucuk,1998b). Tanımdan pazarlama faaliyetlerinin sadece üretimden tüketiciye kadar bir süreçte olmayıp, üretim öncesinden tasarım aşamasından başlayıp satış sonrasına kadar devam eden bir süreç olduğu görülmektedir. 2.1.PAZARLAMANIN KAPSAMI Pazarlama kavramı, dar anlamda pazarlama faaliyetlerinin mal ve hizmetlerin üreticisinden tüketiciye ulaştırılmasını temin eden dağıtım yönünü ifade ederken geniş anlamda pazarlama kavramı ise tüketici ve toplumun tepki, istek ve arzularını ve ihtiyaçlarını takip ve tespit ederek yatırım ve üretim faaliyetlerinin yönlendirilmesi olayını ifade eder. Sonuç olarak pazarlama faaliyetleri hem toplum için hem de işletmeler için önem taşımaktadır. Toplum, pazarlama faaliyetleri sayesinde ihtiyaç duyduğu malı istediği yer, zaman ve fiyatta temin edebilmekte, işletmeler ise yatırım ve üretimlerini yaparken neyi, ne zaman, nerede ve kaça üretebileceklerini ve bunun için ne kadar yatırım yapacaklarını kolayca öğrenebilmektedirler (Ertürk, 2000) Fayda, tüketicilerin istek ve ihtiyaçlarını tatmin eden mal ve hizmetler olarak tanımlanabilir. Pazarlama fonksiyonunun yarattığı üç temel fayda vardır. Bu faydalar, zaman, yer ve mülkiyet faydası olarak gruplandırılabilir (Boone ve Kurts, 1999). Zaman faydası, tüketicilerin istediği mal ve hizmetin satın almak istedikleri zaman tüketiciye sunulduğunda yaratılan faydadır. Yer faydası, mal ve hizmetlerin tüketicilerin bulunduğu yere ulaştırılmasının sağladığı faydadır. Mülkiyet faydası, mal ve hizmetlerin üreticiden tüketicinin satın alması sonucu sağlanan faydadır. 2.2. PAZARLAMANIN FONKSİYONLARI İşletmeler ürettikleri mal ve hizmetleri tüketicilere ulaştırmak için belirli bazı pazarlama fonksiyonlarına gereksinim duyarlar. Pazarlamanın belli başlı fonksiyonları aşağıdaki gibi belirtilebilir (Şimşek, 2002): A. Değişim fonksiyonları • Satınalma: İmalatçılar, toplatancılar ve perakendeciler tarafından yerine getirilir. • Satma: Talebin oluşturulması, alıcıların tesit edilmesi ile pazarlık ve mülkiyetin devrini ifade eder. Hafta 03 İŞLETMENİN TEMEL FONKSİYONLARI 17 Çağdaş İşletme Yönetimi B. Fiziksel fonksiyonlar • Taşıma: Üretim yerlerinden tüketim yerlerine geçişi ifade eder. • Depolama: Taşıma fonksiyonunu tamamlar. C. Kolaylaştırıcı fonksiyonlar • Finans: Bununla işletmenin rekabet şansını artırmak gayesiyle işlemler kolaylaştırıcı ve çeşitli masraflar için gerekli olan paranın sağlanması ve yönetimi ifade edilir. • Risk taşıma: Pazarlama faaliyetleri yürütülürken fiyat değişimleri, moda, bozulma, hırsızlık, borçluların ödeme güçlerini yitirmeleri v.b. riskler ortaya çıkabilir. Riskleri en aza indirmek için gerekli gayret gösterilmelidir. • Standartlaştırma ve dereceleme: Standartlara uymayan çalışma neticesinde ortaya çıkan mallar pazarlama faaliyetlerine konu olmadan yok edilir, böylece pazarlama maliyetleri düşer. • Pazar bilgisi: Pazarlama faaliyetlerinin en etkin bir şekilde yürütülebilmesi pazar hakkında tam bilgi sahibi olunmasına bağlıdır. 2.3. PAZARLAMA PLANLAMASI Pazarlama faaliyetleri pazarlama planlaması ile başlar. Pazarlama planlamasında iki temel adım vardır. Bunlardan ilki Hedef Pazarın Belirlenmesi diğeri ise Pazarlama Karması’nın oluşturulmasıdır. Söz konusu pazarlama planı belli bir pazarlama çevresi göz önüne alınarak yapılmalıdır (Boone ve Kurts, 1999). 2.3.1. Hedef Pazarın Belirlemesi İşletme pazarda bulunan tüm tüketicilere cevap veremeyeceğinden hangi pazar dilimine hitap edileceği belirlenip bu pazar dilimindeki tüketici istek ve ihtiyacına yönelik üretim ve pazarlama faaliyetleri yürütülmelidir. 2.3.2. Pazarlama Karması Bir pazarlama karması oluşturulurken ürün, fiyat, dağıtım ve tutundurma olmak üzere dört unsur üzerinde karar verilmelidir. Ürün, tüketici istek ve ihtiyaçlarını karşılayacak olan unsurlardır. Ürün kavramı içerisine ambalaj, ürün imajı, yeni ürün geliştirme, marka, ürün hayat seyri gibi konular girmektedir. Fiyat, bir ürün için belirlenen bedeldir. Pazarlama karmasının belirlenmesinde fiyat kararı doğru verilmesi gerekir. Fiyatın yüksek belirlenmesi durumunda tüketici ürünü satın almayacağı gibi, düşük fiyat durumunda işletmenin karlılığı düşecektir. Dağıtım, tüketicilerin istediği ürünlerin istediği miktarda ve istediği yerde bulunması için verilmesi gereken kararlardır. Burada fiziksel dağıtım ve dağıtım kanalları faaliyetleri planlanmalıdır. Tutundurma, tüketicilerin ürünleri satın alması için etkileme, ikna etme ve bilgilendirme faaliyetleridir. Tutundurma çabalarında kişisel satış, reklam, tanıtma ve satış geliştirme gibi çalışmalar yapılmaktadır. Pazarlama fonksiyonu 8. Bölümde ayrıntılı olarak incelenecektir. 3. ÜRETİM FONKSİYONU İşletmelerde üretim fonksiyonu işletmenin rekabet avantajı sağlaması açısından hayati önem taşıyan bir fonksiyondur. Çünkü işletme tüketici istek ve ihtiyaçlarını üretim fonksiyonu ile karşılamaktadır. İşletmelerin amaçlarına ulaşabilmesi ve etkin çalışabilmesi üretim fonksiyonunun verimli çalışmasına bağlıdır. Üretim yönetiminin temel amaçlarını şöyle sıralamak mümkündür (Tekin, 1996); • Tüketici taleplerini karşılayacak mal ve hizmetleri istenilen fiyat, zaman ve miktara uygun olarak üretmeye çalışmak • Mal ve hizmetleri en düşük maliyetle üretmeye çalışmak • Mal ve hizmetlerin kalitesinin tatmin edici düzeyde olmasını sağlamak 3.1. ÜRETİM YÖNETİMİ Üretim, mal ve hizmetlerin yaratılma süreci, üretim yönetimi ise girdileri çıktılara dönüştürerek mal ve hizmetlerin yaratılması için yapılan faaliyetler dizisi olarak tanımlanabilir (Heizer and Render, 2004). Tanımdan da anlaşılacağı gibi üretim sisteminde dönüşüm süreci sonucunda mal ya da hizmet yaratılmaktadır. Başka bir deyişle üretim sisteminin çıktısı otomobil, buzdolabı gibi mallar olabileceği gibi tedavi edilmiş bir hasta ya da açlığı giderilmiş bir kişi de olabilir. Üretim sistemine girdi olarak çeşitli üretim faktörleri girerek bir dönüşüm sürecinden geçmektedir. Bu dönüşüm süreci sonucu üretim sisteminin çıktısı meydana gelmektedir. Dönüşüm süreci sonunda elde edilen bilgiler sürecin kontrolü ve iyileştirilmesinde geri besleme sağlamaktadır. 3.2. ÜRETİM SİSTEMLERİ Üretim sistemlerini, dönüşüm süreçlerinin özellikleri itibariyle üç temel grupta toplamak mümkündür (Üreten, 2004); • Sürekli üretim sistemi • Kesikli üretim sistemi • Proje tipi üretim Hafta 03 İŞLETMENİN TEMEL FONKSİYONLARI 18 Çağdaş İşletme Yönetimi 3.2.1. Sürekli Üretim Sistemi Makine ve tesislerin yalnız belirli bir veya birkaç mamule tahsis edildiği ve belli bir ürün üzerindeki işlemlerin birbiri ardı sıra yerine getirildiği sistemlerdir. Ürünün standardize edilmiş olması nedeniyle hep aynı işlemlerin sırayla yerine getirilmesi söz konusudur. Üretilen mamule olan talep düzeyi, dolayısıyla üretim miktarları çok yüksektir. Sürekli tip üretim sistemleri kütle ve akış tipi olmak üzere iki alt gruba ayrılabilir. Kütle (montaj) üretiminde bir ya da çok kısıtlı sayıda mamulden çok büyük miktarlarda ve uzun süre üretim yapılmaktadır. Beyaz eşya gibi. Akış üretiminde ise makine ve tesisler sadece bir çeşit mamulü üretecek şekilde tasarlanmış ve yerleştirilmiştir. Şeker, çimento ve tekstil gibi 3.2.2. Kesikli Üretim Sistemi Bu tip üretim sisteminde farklı ürünlerden az miktarlarda üretim söz konusudur. Sipariş üzerine üretime benzemektedir. Farklı ürünlerin üretimi genel amaçlı makineler üzerinde bazı ayarlamalar ve takım değişiklikleri yapılarak gerçekleştirilir. Aynı fonksiyonel özelliğe sahip makine ve tezgahların aynı bölümlerde toplandığı bir yerleşim düzeni görülür. Üretim sürecinde her bir siparişin farklı üretim rotası vardır. Kesikli üretim sistemi, atölye tipi üretim ve parti üretim olmak üzere iki alt gruba ayrılabilir. Atölye tipi üretimde, tüketicinin zaman, tasarım, miktar ve kalite bakımından özel olarak belirlediği bir mamul üretilir. Parti üretim sistemi, özel bir siparişi veya sürekli bir talebi karşılamak için belli bir mamul grubunun belli miktarlarda üretilmesidir. 3.2.3. Proje Tipi Üretim Özel projelerin üretiminde uygulanır. Bu üretim sistemi, bir tek büyük ölçekli üretimi gerçekleştirecek şekilde tasarlanmıştır. İşlerin hacmi geniştir. Üzerinde çalışılan proje tamamlandığında üretim sona erer ve başka bir projeye başlanır. Gemi yapımı, uzay taşıtları, uçak projeleri, köprü ve baraj yapımı, ar-ge çalışmaları proje tipi üretime örnek verilebilir. 3.3. ÜRETİM STRATEJİLERİNİN GELİŞTİRİLMESİ İşletme amaçlarının gerçekleştirilmesi için üretim kaynaklarının uzun dönemde nasıl kullanılacağına ilişkin üretim stratejilerinin geliştirmesi gereklidir. İşletmelerin aşağıdaki konularda üretim stratejilerini belirlemesi gereklidir; Mal ve Hizmet Tasarımı: Mal ve hizmet tasarımı üretim sürecinin temel yapısını belirleyecektir. Maliyet, kalite, kaynak dağıtımı gibi kararlar tasarım kararına bağlı olarak belirlenir. Mal ve hizmet tasarımında siparişe göre ve standart tasarım olmak üzere iki temel seçenek vardır. Kalite: Tüketicinin kalite beklentileri belirlenmeli ve bu beklentileri gerçekleştirmek için kalite politikaları ve prosedürleri oluşturulmalıdır. Süreç ve Kapasite Kararları: Üretim sistemlerinde temel olarak ürüne yönelik ve sürece yönelik olmak üzere iki temel süreç yapısı vardır. Ürüne yönelik süreçlerde standart ürünler yüksek miktarlarda üretilir. Sürece yönelik sistemler ise ürün çeşitliliğinin fazla, üretim miktarının düşük olduğu üretim süreçleridir. Kapasite kararları işletme stratejilerinin başarısını doğrudan etkileyen kararlardır. Kapasite kararlarını aşağıdaki unsurlar etkiler (Sheikh, 2003): • Gelecekteki muhtemel talep miktarı • Kapasite geliştirme maliyeti • Teknolojik değişimlerin hızı ve maliyeti • Rekabet durumu Diğer taraftan kapasite ile kuruluş yeri arasında da önemli bir ilişki vardır. Kuruluş Yeri Seçimi: Kuruluş yeri seçimi uzun dönemli ve işletmenin rekabet gücünü etkileyen stratejik bir yatırım kararıdır. Yer değiştirmenin yüksek maliyetli olması nedeniyle bir kez kuruluş yeri kararı verildikten ve tesisler kurulup çalışmaya başladıktan sonra yöneticiler genellikle bu kararların sonuçlarıyla uzun süre bir arada yaşamak zorundadır. Tesis Yerleştirme: Tesis yerleştirme kararları, süreç içerisindeki malzeme akışı, verimlilik, işgücü seviyesi, stok ihtiyacı gibi unsurları etkilemektedir. İş Tasarımı: İş gücü üretim sürecinin önemli bir parçasıdır. İş gücünün verimliliği sürecin verimliliğini dolayısıyla işletme stratejisinin başarısını etkiler. Bu nedenle iş gücünün verimliliğini ve motivasyonunu artıracak kararların alınması gereklidir. Tedarik Zinciri Yönetimi: Verimli bir üretim için malzeme yönetimi hayati bir önem taşır. Bu anlamda etkili bir satın alma sistemi kurabilmek için tedarik zincirinin yönetimi sağlanmalıdır. Stok Yönetimi: İşletmelerin rekabetçi stratejilerini sürdürebilmesi açısından stok yönetimi önemlidir. Stok kararları, tüketici memnuniyeti, tedarikçiler, üretim programlaması, iş gücü gibi unsurlar göz önüne alınarak optimize edilmeye çalışılır. Üretim Programlama: Üretim sürecinin verimli ve etkili çalışabilmesi için doğru bir üretim programlamasının yapılması gerekir. Ayrıca iş gücü, malzeme, araç gereç gibi kaynaklar bu programı destekleyecek şekilde tahsis edilmelidir. Bakım Kararları: Üretim sisteminin kesintisiz işleyebilmesi için bakım faaliyetlerinin zamanında ve doğru yapılması gereklidir. Hafta 03 İŞLETMENİN TEMEL FONKSİYONLARI 19 Çağdaş İşletme Yönetimi 4. FİNANSMAN FONKSİYONU Finansman fonksiyonu, işletmenin temel fonksiyonlarından biridir. Çünkü işletmeler faaliyetlerini gerçekleştirebilmek için nakit veya fon gibi bir takım finansal araçlara ihtiyaç duyarlar. İşletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi ve dolayısıyla amaçlarına ulaşabilmesi için söz konusu finansal araçların sağlanması finansman fonksiyonunun temel işlevidir. Finansman fonksiyonu yerine getirilirken, bir yandan işletmenin ihtiyaç duyduğu fonlar en uygun kaynaklardan en uygun zamanda karşılanabilmeli, diğer yandan işletmenin elde ettiği bu fonlar en etkin veya en karlı biçimde değerlendirilebilmelidir. Buna göre finansman fonksiyonunun kapsamını nakit ihtiyacının karşılanması ve bu nakitlerin en uygun bir şekilde kullanılması oluşturmaktadır. Bu anlamda finansman fonksiyonu, işletmenin ihtiyaç duyduğu fonların en uygun koşullarda sağlanması ve bu fonların en etkin bir biçimde kullanılması ile ilgili faaliyetler olarak tanımlanabilir (Şimşek, 2002). 4.1. FİNANSAL FON TANIMI Finans kaynaklarından temin edilen fonların üç anlamı vardır. Bunlar sırasıyla (Aktepe, 2004): 1- Dar anlamda fon, nakit varlıklarını temsil eder. 2- İkinci anlamıyla fon, işletmelerin kısa süreli faaliyetlerinde kullanmak amacıyla ellerinde bulundurdukları varlıkları ifade eder. Bu varlıkların toplamına işletme sermayesi adı da verilir. Bu anlamıyla fon, işletmelerin para ve bir yıldan kısa sürede paraya çevrilebilir varlıklarından oluşur. Bunlar, kasa ve bankada bulundurulan para, stoklar, kısa vadeli alacaklar ve alacak senetleri, spekülasyon amacıyla elde bulundurulan hisse senetleri- tahvil gibi menkul değerler türündeki varlıklardır. 3- En geniş anlamıyla fon, işletmelerin faaliyetleri için tahsis ettiği tüm varlıklardan oluşur. Bunlar işletmedeki varlıkların tümünü kapsar ve işletme bilançosunun aktif tarafıyla temsil edilir. II. İŞLETMELERDE DESTEK FONKSİYONLARI İşletmenin destek fonksiyonları insan kaynakları, muhasebe, halka ilişkiler ve araştırma geliştirme fonksiyonu olmak üzere dört fonksiyondur. 1. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ FONKSİYONU İnsan kaynağı işletmelerde hayati önem taşıyan bir unsurdur. Çünkü insan kaynağının verimli ve etkin yönetimi işletmenin amaçlarına ulaşmasını sağlamanın ön şartıdır. Bu nedenle insan kaynağının yönetiminde insan kaynağının seçimi, eğitimi ve ücret yönetimi gibi faaliyetler doğru bir şekilde yapılmalıdır. İnsan kaynakları yönetimi, örgütte rekabetçi üstünlükler yaratmak amacıyla gerekli insan kaynağının sağlanması, istihdamı ve geliştirilmesi ile ilgili politika oluşturma, planlama, örgütleme, yönlendirme ve denetleme faaliyetlerini içeren bir disiplindir. İnsan kaynakları yönetiminin temel görevi personelin hem verimliliğini hem de tatminini artıracak örgütsel çevreyi yaratmaktır (Yüksel ve diğerleri, 2003). 1.1. İnsan Kaynakları Yönetimi Fonksiyonunun Görevleri İnsan kaynakları yönetimi aşağıdaki görevleri - işlevleri bir bütün altında ve sistem yaklaşımı ile yerine getirmektedir • İş analizi yapar • İnsan gücü ihtiyacını saptar, işe alma plan ve politikalarını belirler ve kadrolama yapar • Gerek işletme içi ve gerekse işletme dışı insan gücü kaynaklarını inceleyerek işe girebilecekleri bulur, seçer ve işe alır • İşletme içi ve işletme dışı kurslar ve hizmet içi eğitim seminerleri düzenlemek ve gerektiğinde çeşitli okullar, enstitüler veya araştırma kurumlarından yardım almak yoluyla eğitim faaliyetlerini gerçekleştirir • İşe alınan personelin işe alıştırılmasını sağlar • Maaş ve ücretlerin yönetimine ilişkin işleri yürütür ve iş değerlemesi yapar • Başarı değerlemesi işlevini yerine getirir • Personeli özendirme çalışmalarında bulunarak başarılı iş gören ve yöneticilerin ödüllendirilmesini sağlar • İşgörenin işten ayrılması, emeklilik, izin vb. işlemlerini yürütür • İşgören örgütleriyle, işçi sendikalarıyla, sosyal güvenlik kurumları, Çalışma Bakanlığı, sosyal faaliyet örgütleri vb. kurum ve kuruluşlarla ilişki içinde bulunup yeni yapılanmaları izler. 1.2. İnsan Kaynakları Planlaması İnsan kaynağı planlaması, işletmenin gelecek dönemlerde ihtiyaç duyacağı insan kaynağının belirlenmesi ve bu ihtiyacın nasıl karşılanacağının saptanması sürecidir. İnsan kaynakları planlamasının yetersiz yapılması, işletme faaliyetleri yerine getirilirken insan kaynağı ihtiyacının ortaya çıkması ve dolayısıyla faaliyetlerin aksaması ve talebin karşılanamaması sonucu pazar payı kaybedilmesi ile sonuçlanabilir Geliştirilen işletme planları sonucu gelecekte gerçekleştirilecek faaliyetler ortaya konmaktadır. Bu faaliyetler için gerekli olan işgücünün talep ve arzının tahmin edilmesi planlamanın ilk aşamasıdır. Tahmin, işgücüne ilişkin talep tahmini ile başlar. Gelecek dönemlerde ne kadar işgücü gerekli olacağı tahmin edilir. Bu tahmin yapıldıktan sonra gerekli olan işgücünün arzı belirlenmeye çalışılacaktır. Söz konusu iş gücünün nerelerden, ne miktarda ve nasıl bulunacağı belirlenir. Hafta 03 İŞLETMENİN TEMEL FONKSİYONLARI 20 Çağdaş İşletme Yönetimi İnsan kaynağı planlamasının sonraki aşaması iş analizidir. İş analizi, işletmede yerine getirilen işlerin nasıl yapılması gerektiğinin belirlenmesi sürecidir. Bu süreç içinde işin amacı, işin özellikleri, bu işin yapılması için gerekli olan nitelikler, nasıl yerine getirileceği gibi sorulara yanıt aranmaktadır. İş analizi yapılırken, iş tanımlamaları ve iş şartnameleri hazırlanır. İş tanımlaması, bir işin doğru bir şekilde yapılabilmesi için ne yapılması gerektiğinin, hangi şartlarda ve nasıl yapılması gerektiğinin belirlendiği süreçtir. İş şartnamesi, işletme içinde belli bir işi yapacak olan işgörende bulunması gereken öğrenim, iş tecrübesi, iş becerisi gibi özelliklerin belirlenmesi sürecidir. İş analizi süreci de bittikten sonra işe alma süreci başlar. 2. MUHASEBE FONKSİYONU Tamamen veya kısmen mali karakterdeki ve para ile ifade edilebilen işlemlere ait anlamlı ve güvenilir bilgileri sağlayacak şekilde verilerin ilgili kaynaklardan toplanmasına, doğruluklarının saptanmasına, kaydedilmesine, tasnif edilmesine, raporlar halinde sunulmasına, analiz ve yorumlanmasına muhasebe adı verilir. Tanımın birinci kısmına göre muhasebenin temel fonksiyonu, para ile ifade edilen işletme faaliyetleri için sistematik bir kayıt tutmaktır. Tanımın ikinci ve üçüncü kısımları ise kaydedilen verilerin tasnif edilmesi ve rapor halinde sunulması fonksiyonlarını kapsamına alır. Gerçekte muhasebe yukarıda sayılan üç unsurdan çok daha kapsamlıdır. Muhasebenin asıl amacı, yaratılan bilgi ve verilerin kullanılmasıdır. Analiz ve yorumlama olarak tanımlanan bu aşama, muhasebe tanımının dördüncü kısmını meydana getirir (Tatar,1992) 2.1. Muhasebe Sistemleri Muhasebenin temel prensipleri hiçbir yerde değişmemekle birlikte değişik konularda faaliyet gösteren işletmelerde birbirinden farklı işlemler yapıldığı için bu işlemleri kaydetmek için farklı muhasebe çeşitleri geliştirilmiştir. Faaliyet konuları bakımından belli başlı muhasebe çeşitlerini şu şekilde sıralamak mümkündür (Ertürk, 2000) • Genel muhasebe • Maliyet muhasebesi • Banka muhasebesi • Sigorta muhasebesi • İnşaat muhasebesi • Otelcilik ve turizm muhasebesi • Ulaştırma muhasebesi • Şirketler muhasebesi • Yönetim muhasebesi • Devlet muhasebesi • Ortaklar muhasebesi 3. HALKLA İLİŞKİLER FONKSİYONU Halkla ilişkiler, özel yada tüzel kişilerin belirlenmiş kitlelerle dürüst ve sağlam bağlar kurup geliştirerek onları olumlu inanç ve eylemlere yöneltmesi, tepkileri değerlendirerek tutumuna yön vermesi, böylece karşılıklı yarar sağlayan ilişkiler sürdürme yolundaki planlı çalışmaları kapsayan bir yöneticilik sanatıdır (Ertürk, 2000) Halkla ilişkiler fonksiyonunun özellikleri ve amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilir (Can ve diğerleri, 2003): • Halkla ilişkiler, karşılıklı yarar sağlayıcı çabalara dayanmaktadır. Halka ilişkiler sonucu halka bazı bilgiler aktaran firma zamanla toplumdaki imajını olumlu yönde etkileyebilecektir • Halkla ilişkilere başvuran kişi yada kuruluşun sağladığı en önemli yararlar, karşı tarafın anlayışını, desteğini ve ilgisini kazanarak olumsuz gelişmeleri azaltmak ve yok etmektir • Halkla ilişkiler faaliyetlerinin başarıya ulaşması için düzenli, programlı ve sürekli olarak yapılması gerekir • Halkla ilişkiler faaliyetleri sonucunda bir etkileşim yaratılmak istenmektedir 3.1. Halkla İlişkiler Fonksiyonunun Amaçları: • Halkla ilişkiler yoluyla işletme ile doğrudan veya dolaylı ilgili tüm halk kesimlerine işletme ve faaliyetleri hakkında gerekli tüm bilgileri vererek onları aydınlatmak • Halk arasında işletme çalışanları ve yöneticileri hakkında var olan olumlu düşüncelerin daha da güçlenmesine çalışarak sevgi ve hoşgörü ortamının devamını sağlamak • Halkın, işletme ile olan ilişkilerinde sunulan mal ve hizmetlerden yararlanmada en iyi ve çabuk yolların öğretilmesine çalışmak • Halkın arzu, düşünce ve sıkıntılarının saptanması yoluyla düzeltici önlemleri almak • Yasal ve benzeri düzenlemelerle getirilmiş olan kurallar ve yeni uygulama biçimlerini halk kesimlerine duyurmak • Halka, işletmeye ve çalışanlara faaliyetlerinde nasıl yardımcı ve destek olabileceklerini anlatmak İşletmeler sergi, fuar, çeşitli medya organlarındaki ilanlar, kültürel ve sportif olaylar, turnuvalar ve sponsorluk gibi araçlarla halka ilişkiler faaliyetlerini yerine getirmektedirler. 4. ARAŞTIRMA GELİŞTİRME(AR-GE) FONKSİYONU Günümüzde artık Ar-Ge fonksiyonun önemi birçok işletme tarafında anlaşılmaya başlanmıştır. Çünkü yoğun rekabetin yaşandığı bir ortamda yapılan çeşitli araştırmalar sonucu elde edilen teknolojik buluş, yenilik ve geliştirmeler işletmelere rekabet avantajı sağlayarak karlılıklılarını artırmalarını sağlamaktadır. Hafta 03 İŞLETMENİN TEMEL FONKSİYONLARI 21 Çağdaş İşletme Yönetimi Ar-Ge, genel bir biçimde bilimsel ve teknik bilginin yeni uygulamalarda kullanımı olarak tanımlanabilir. Ar-Ge’nin iki temel unsurundan birincisi olan araştırma temel araştırma ve uygulamalı araştırma olmak üzere iki türe ayrılır. Temel araştırma, geniş ölçüde araştırmacının ilgi alanına kişisel arzusuna bağlı olup daha çok bilimsel amaçla yapılan araştırmadır. Uygulamalı araştırma, işletmelerin özellikle endüstri işletmelerinin büyük önem verdikleri ve gerçekleştirdikleri araştırma türüdür. Burada tüm bilimsel çalışmalardan, temel araştırmalardan yararlanarak belirli ticari amaçlara yönelik olarak mamuller ve üretim süreçleri üzerinde yeni bilimsel ve teknik bilgi elde edilmesine yol açan araştırma söz konusudur. Uygulamalı araştırma ticari amaçlı bir çalışma söz konusu olduğundan elde ettiği sonuçlar patent konusu olabilmekte, böylece ulaştığı teknolojik yenilik uzunca bir süre ulusal ve uluslararası düzeyde yasal korunma hakkı elde etmektedir. Ar-Ge’nin diğer unsuru olan geliştirme ise, temel ve uygulamalı araştırma sonuçlarını, yani bilinenleri kullanmayı ve uygulamada daha iyi sonuçlar almayı amaçlar. Diğer bir deyişle, geliştirme çalışmalarında yeni bir buluş söz konusu değildir. Sadece her iki tür araştırma sonuçlarının malzemeler, mamuller, sistemler, üretim süreçleri ve hizmetlere dönüştürülmesi yolundaki faaliyetleri kapsar. Böylece geliştirme faaliyetleri araştırma faaliyetleri ile üretim faaliyetleri arasında köprü görevini yerine getirir. III. İŞLETMENİN ÇEVRESİ İşletmeler birer açık sistem olduklarından dolayı içinde bulundukları çevre ile sürekli ve karşılıklı olarak iletişim içindedirler. İşletmeler bir takım kararları alırken ve bu kararlar sonucunda faaliyetlerini gerçekleştirirken içinde bulundukları çevreyi ve çevresindeki unsurların ihtiyaçlarını ve çevresinde meydana gelen değişiklikleri göz önüne almalıdır. Ancak bu şekilde işletmeler çevresi ile uyum içerisinde hayatlarını sürdürebileceklerdir. İşletmenin iç ve dış olmak üzere iki çeşit çevresi vardır. 1. İŞLETMENİN İÇ ÇEVRESİ İşletmenin iç çevresini çalışanlar, sahipler ve ortaklar oluşturmaktadır. Çalışanlar, işletmelerin amaçlarına ulaşabilmesi için en önemli kaynakların başında gelir. Bu nedenle çalışanların motive edilerek verimli bir şekilde çalışması sağlanmalıdır. Sahipler ve ortaklar, işletmeyi kuran ve işletmeden birtakım beklentileri olan bir çevre unsurudur. İşletme sahibi ve ortaklar işletmeyi kurarken temelde gelir elde etme beklentileri vardır. Bu nedenle sürekli işletmeyi izlerler. 2. İŞLETMENİN DIŞ ÇEVRESİ İşletmenin dış çevresi ulusal ve uluslararası çevre olarak ayrılabilir. İşletmenin ulusal çevresinde tüketiciler, rakipler, devlet, toplum ve kurumlar yer alırken, uluslararası çevre işletmenin ülke dışında faaliyette bulunduğu çevredir. Tüketiciler, işletmelerin var olmasını sağlayan bir çevre unsurudur. İşletmeler tüketicilerin istek ve ihtiyaçlarını karşılayabildiği ölçüde ayakta kalmaktadırlar. Bu nedenle hedef tüketicilerini sürekli izleyerek onların ihtiyaçlarını tatmin etmelidirler. Rakipler, işletmenin sürekli izlemesi gereken bir unsurdur. Çünkü işletme içinde bulunduğu endüstride yalnız değildir. Özellikle yoğun rekabetin yaşandığı ortamlarda rakipler izlenmelidir. Devlet, vergi gibi birtakım yasal yükümlülükleri ve uygulamaları ortaya koyarak işletmelerin bunlara uymasını ister. Aksi takdirde birtakım yaptırımlara başvurmaktadır. Bu nedenle işletmeler devlet ile olan ilişkilerinde sürekli uyumlu olmalıdırlar. Toplum, işletmenin hedef tüketicilerinin ve işletmenin kendisinin de bulunduğu topluluktur. Bu nedenle işletme ile toplum çok yakın ilişkide bulunmaktadır. Kurumlar, aile, dini, askeri, politik, sosyal ve kültürel konularla ilgili kurumlardır. İşletmeler faaliyet alanı içerisine giren bu tür konulardaki kurumlarla sürekli iletişim içerisinde olmalıdır. 3. İŞLETMENİN YAPISAL ÇEVRESİ İşletmenin yapısal çevresi, ekonomik ve yasal, teknolojik, rekabet ve sosyal çevre olmak üzere dört gruba ayrılır (Nickels ve diğerleri, 2004). Şekil 3.4’de işletmenin yapısal çevresi gösterilmektedir. Ekonomik ve yasal çevre: İşletmelerin en çok önem verdikleri çevre ekonomik çevredir. Çünkü işletmenin içinde bulunduğu ekonomik yapı işletmenin karlılığını doğrudan etkileyecektir. Özelikle içinde bulunulan ülkenin uyguladığı ekonomik sistem işletmeler için önemlidir. Ayrıca piyasa koşulları, rekabet durumu, milli gelir gibi ekonomik unsurlar işletmelerin faaliyetlerini doğrudan etkilemektedir. Yasalar işletmelerin faaliyetlerini kısıtlayan uygulamalar getirebileceğinden sürekli izlenmeli ve uyulmalıdır. Teknolojik Çevre: Teknoloji bugün işletmelerin karlılığını ve verimliliğini doğrudan etkileyerek rekabet avantajı sağlayan unsurların başında gelmektedir. Bu nedenle işletmeler faaliyet konusundaki teknolojik gelişmeleri yakından izlemelidir. Rekabet Çevresi: Günümüzde birçok işletme yoğun bir rekabet ortamında faaliyet göstermektedir. Böyle bir ortamda rakiplerinden bir adım önde olan işletmeler rekabet avantajı sağlamaktadır. Bu nedenle işletmeler müşteri odaklı olmak, kalite, sıfır hata, modern üretim sistemleri gibi teknikler uygulayarak rekabet avantajı sağlamaya çalışmaktadır. Sosyal çevre: İşletmenin içinde bulunduğu toplumun çeşitli sosyal ve kültürel özellikleri vardır. Nüfus dağılımı, okuma yazma oranı, eğitim seviyesi, cinsiyet dağılımı sosyal çevre faktörleridir. İşletme tüm bu özelikleri göz önüne alarak faaliyette bulunmalıdır. Hafta 03 İŞLETMENİN TEMEL FONKSİYONLARI 22 Çağdaş İşletme Yönetimi
