iH!`~A·IT2

,
~ ~~iH!'~A·IT2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Sayfa 1/18
Onaylayan:
EBİLTEM-TTO Müdürü
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
1. Amaç ve Kapsam
1.1. Amaç
Faaliyetlerini kurumsal ve bölgesel ihtiyaçlara dayandıran E.Ü. EBİLTEM-TTO, akademisyen, araştırmacı,
özel sektör ve sivil toplum kuruluşlarına çok farklı konularda bölgesel, ulusal ve uluslararası düzeyde hizmet
vermek üzere aşağıdaki ana amaçlar doğrultusunda çalışmalarını sürdürmektedir.
>- Ege Üniversitesi'nde temel ve uygulamalı alanlardaki Ar-Ge faaliyetlerini merkezi bir organizasyon
çerçevesinde düzenlemek,
>>>>>>-
Rekabete dayalı, yaratıcı ve verimli bir araştırma ortamı oluşturmak,
Üniversite-Sanayi
Üniversite'deki
işbirliğini güçlendirmek ve uygulanabilir sonuçların sanayiye aktarımını hızlandırmak,
bilimsel faaliyetleri nitelik ve nicelik yönünden artırmak
Akademik Birimler arası ortak çalışmaları arttırmak
Sanayi ile iletişim ağını güçlendirmek,
Sanayi ile işbirliğini geliştirmek ve profesyonel düzeyde danışmanlık hizmeti vermek, kurumlara yönelik
projeler üretmek ve yeni projeleri hayata geçirmek,
>>-
Sanayi kuruluşlarının analiz ihtiyacını tümüyle karşılayabilecek düzeye gelmek,
>-
Bölge sanayicilerinin araştırma geliştirme potansiyelini geliştirmek için AB projeleri ile ilgili bir bilgi ağı
oluşturmak,
Sanayi kuruluşu ve/veya firmalarla patent ve faydalı model başvurusu için ortak proje çalışmaları
yapmak,
>-
Sanayiye uygun proje destek programlarının, tanıtımını yapmak ve bölge sanayinin öncelikli alanlarına
yönlendirmek,
>-
Bölgesel kalkınmaya katkıda bulunacak proje ve araştırmaları teşvik etmek,
>-
Proje pazarları organize ederek, sanayiciyi ilgilendirecek fikirlere yatırımcı aramak.
Lı. Kapsam
Bu El Kitabı, Kuruluşumuzun Kalite Yönetim Sistem Politikası doğrultusunda uygulanacak olan Kalite
Yönetim Sistemi ile ilgili esasları, dokümanları, yetki ve sorumlulukları ve gerekli olan tüm faaliyetler ile tüm
Kuruluşumuz birimlerini ve süreçlerini kapsamaktadır.
Kuruluşumuzun
Faaliyet kapsamı: "EÜ EBİLTEM TTO, Ege Üniversitesi bünyesinde üniversite-iş
dünyası işbirliğini güçlendirmek
ve uygulanabilir sonuçların topluma aktarımına aracı olmak,
Üniversite'deki bilimsel faaliyetleri nitelik ve nicelik yönünden artırmak amaçlarına yönelik proje
oluşturma ve geliştirme, sanayi ilişkileri ve eşleştirmeleri, danışmanlık, eğitim, fikri mülkiyet, lisanslama, iş
geliştirme ve girişimcilik konularında ara yüz faaliyetleri yürütmek ve bu faaliyetler kapsamında kendi
projelerini oluşturarak uygulamaktadır. " dır.
§~~iht~i~A-IIQ
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
El KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Onaylayan:
Yönetim Temsilcisi
EBİLTEM-TIO Müdürü
Sayfa 2/18
2. Referanslar
2.1. Kalite Yönetim Sistemi oluşumunda;
~ TS EN ISO 900 i :2008 Kalite Yönetim Sistemleri-Şartlar Standardı,
~
~
~
Yükseköğretim Kanunu (2547) ve Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu (2809) başta olmak
üzere mevzuata Bağlı Yasal ve Diğer Şartlar,
DOK_07 Ege Üniversitesi Ebiltem Teknoloji Transfer Ofisi Yönergesi,
DOK_08 Ege Üniversitesi Bilim-Teknoloji Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği öncelikle
referans alınmıştır.
2.2. Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyon
~ Kalite Yönetim Sistemi El Kitabını,
yapısı
~
Organizasyon Ei Kitabını,
~
Süreç Yönetimi El Kitabını,
~
Kalite Yönetim Sistemi Süreçlerini,
~
Kalite Yönetim Sistem Dokümanları,
~
Kalite Yönetim Sistemi Formlarını ve
~
Dış kaynaklı Dokümanları kapsamaktadır.
2.3. Terimler ve Tarifler
2.3.1. Kalite Yönetim Sistemi Standardı ile ilgili terimler ve tarifler
Kalite
Bir ürün/hizmetin belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama
özelliklerinin tamamıdır.
Kalite Politikası
Kalite hedefleri ve stratejilerinin; kullanıma uygunluk, performans,
güvenilirlik, emniyet ve benzeri faktörlere bağlı olarak Üst Yönetim
tarafından belirlenmiş uygun araç ve yöntemlerle tüm personele
duyurulmuş halidir.
Kalite Hedefleri
Şirketin belli süreçlerde gerçekleştirmeyi planladığı, sayısalolarak
tanımlanabilen kalite ile ilgili varış noktalarıdır.
Kalite Stratejileri
Kalite hedeflerine ulaşmada kullanılan yöntemlerdir.
Kalite Yönetimi
Ürün ve hizmetin, kalite için belirlenen istekleri karşılamak amacı ile
yeterli güveni sağlamak için gereken planlı ve sistematik faaliyetlerin
tümüdür.
Kalite isteklerini karşılamak için kullanılan uygulama teknikleri ve
faaliyetleridir.
Kalite Yönetim Sisteminde istenenlerin başarıldığını göstermek ve
sistemin işlediğini doğrulamak amacıyla tutulan ve kalite ile ilgili
faaliyetlerin sonuçlarını gösteren revizyona tabi olmayan kayıtlardır.
Kalite Kontrol
Kalite Kaydı
da
Toplam Kalite
Bir organizasyon içindeki değişik gurupların kalite geliştirme, kaliteyi
koruma ve kalite iyileştirme çabalarını müşteri tatmini de göz önünde
tutularak üretim ve hizmeti en etkili ve ekonomik düzeyde
gerçekleştirmek için birleştiren bir sistemdir.
Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı
Şirketin kalite, çevre ve İş güvenliği politikasını,
hedeflerini,
organizasyonunu, yetki ve sorumluluklarını tanımlayan, referans olarak
~ ~~lhI~i~A·IIQ
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Sayfa 3/18
Onaylayan:
EBİLTEM-TIO Müdürü
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
seçilen standartlardaki tüm kalite, çevre ve İş güvenliği elemanlarının
gereklerini karşılayacak şekilde tarif eden dokümandır.
Kalite Sistem Elemanı
Referans olarak seçilen standardın her bir maddesidir.
Prosedür
Faaliyetlerin kontrolü konusunda yeterli detay bilgiyi sağlayan belli
formatta hazırlanmış dokümandır.
Talimat
Prosedürde belirtilen faaliyet veya süreçlerdeki alt faaliyetlerin
işlerin detaylı bir şekilde tarif edildiği dokümandır.
Kontrollü Doküman
Yayımı, dağıtımı, üzerinde yapılan
değişikler
ile yürürlükten
kaldırılması bir sistem dahilinde kontrol altında bulundurulan
dokümandır.
ya da
İşin yapılışı sırasında tutulması gereken kayıtlar ile işin yapılmasında
kullanılan bilgiler için standart formatlı dokümandır.
Tedarik
Bir mal, ürün ya da hizmetin karşılanması veya temin edilmesidir.
Tedarikçi
Kuruluşumuza mal veya hizmet sağlayan firma veya kişilerdir.
Tetkik
Kalite sisteminin etkinliğini kontrol ve takip amacıyla tedarikçiler
nezdinde veya şirket içersinde yapılan ziyaret ve denetimlerdir.
Uygunsuzluk
Bir veya fazla sayıda kalite gerekliliklerine uyulmamasıdır.
Süreç
İçersinde çeşitli faaliyetler barındıran ve şirket iş akışı içersinde önemli
bir yer tutan faaliyetler dizisidir.
Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler
Kalite gerekliliklerine uymayan ya da dışında kalan ürün, hizmet ya da
uygulamaların tespit edilmesi, ortadan kaldırılması ve tekrarının
önlenmesi faaliyetleridir.
Müşteri/Hizmet Alan
EÜ
EBİLTEM-TTO faaliyet kapsamında belirtilen hizmetleri alan;
başta Ege Üniversitesi olmak üzere üniversiteler, akademisyenleri ve
öğrencileri ile yurtiçi ve yurtdışı kamu kurumları ve özel sektör
kuruluşları/ temsilcileri ve girişimci bireyleri tanımlamaktadır.
3. Kuruluşumuzun İletişim Bilgileri:
Ege Üniversitesi EBİLTEM Teknoloji Transfer Ofisi
Adres: Ege Üniversitesi Kampüsü 35100 Bornova - İzmir
~ ~~!H!i~A'IT2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
Sayfa 4/18
Onaylayan:
EBİLTEM-TIO Müdürü
Telefon: 0232 343 4400
Fax: 02323744289
Patent Ofisi: 02323742154
E-Mail: ebiltem@ebiltem.ege.edu.tr
4. Kalite Yönetim Sistemi Genel Şartları
Kuruluşumuz bünyesinde referans standartlara göre Kalite Yönetim Sistemi kurulmuş ve Doküman ve Kayıt
Kontrolü Süreçleri 'ne göre doküman te edilmiştir. Kalite Yönetim Sistemi, sürekliliği ve etkinliği sağlanarak
uygulanmakta ve sürekli iyileştirilmektedir.
Kuruluşumuz,
Kalite Yönetim Sistemi için ihtiyaç duyduğu süreçleri belirlemiş, ilgili dokümantasyon ve Süreç El Kitabı ile;
y
Proseslerin sırasını ve etkileşimini SRCEK-OI- EK A Süreç Etkileşim Şeması çerçvesinde belirlemiş,
y
Bu proseslerin uygulanmasını ve izlenmesini
mevcudiyetini güvence altına almış,
Y
Bu prosesleri izlemekte, ölçmekte ve analiz etmek,
Y
Planlı sonuçlara ulaşmak ve bu prosesleri sürekli iyileştirmek için gerekli faaliyetleri ve kaynakları
gerçekleştirmektedir.
desteklemek
için gereken
kaynağın
ve bilginin
Süreçlerin uygulama etkinliği İç Tetkik Prosedürü ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Süreci doğrultusunda takip
edilmektedir. Kuruluşumuz Üst Yönetimi, bu süreçlerin gerçekleştirilmesi ve izlenmesi için gerekli olan
kaynakları Yönetimi Gözden Geçirmesi Sürecine göre; bilgi ve becerileri ise Kurum Personeli Eğitim Sürecine
göre sağlamaktadır. Kuruluşumuz, süreçlerini Veri Analizi Süreci doğrultusunda birim raporları, müşteri
şikayetleri ve basın yayın ilişkileri ile izlemekte; iç tetkik faaliyetleri ile ölçmekte ve yönetimin gözden
geçirmesi toplantıları ile analiz etmektedir. Bütün birimler, hizmetin müşterilerimize sürekli ve güvenli bir
şekilde ulaştırılması için hedeflerini belirlemiştir.
Kalite Yönetim Sistemi, tüm ürün ve hizmetlerimizin müşteri şartları ile yürürlükteki birincil ve ikincil mevzuat
şartlarını karşılamasını sağlamaktadır.
4.2. Dokümantasyon Şartları
Kuruluşumuzda; Kalite Yönetim Sistemi, Politikası ve hedefleri ile uyumlu dokümantasyonu
yazılı hale getirmiş ve uygulamaktadır.
Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyon yapısı;
Y Kalite Yönetim Sistemi politikası ve hedeflerinin dokümante edilmiş beyanlarını,
y Kalite Yönetim Sistemi El Kitabını,
Y Organizasyon El Kitabını,
Y Süreç Yönetimi El Kitabını,
Y Kalite Yönetim Sistemi Süreçlerini,
y Kalite Yönetim Sistemi Formlarını,
Y Dış kaynaklı Dokümanları kapsamaktadır.
oluşturulmuş,
Dokümanların hazırlanması, kodlanması, onaylanması ve dağıtımı Doküman ve Kayıtların Kontrolü
Prosedürüne (PRO-O 1) uygun olarak gerçekleştirilir.
Kuruluşumuzun; Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu, kağıt ya da elektronik ortam gibi alanlarda
kullanılmakta ve Doküman ve Kayıtların Kontrolü
Prosedürü' ne (PRO-Ol)
uygun olarak muhafaza
edilmektedir.
4.2.2. Kalite Yönetim Sistemi EI Kitabı
·
~~~ih1!i~A'IT2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Onaylayan:
Yönetim Temsilcisi
EBİLTEM-TTO Müdürü
Sayfa S
i
18
Kuruluşumuz
uygulamakta
olduğu; Kalite Yönetim Sistemi dahilinde tüm dokümantasyonunu
ve
uygulamalarını açıklayan bir rehber mahiyetindeki Kalite Yönetim Sistemi El Kitabını (KYSEK-Ol) oluşturmuş
ve sürekliliğini sağlamıştır.
Bu El Kitabı içerik ve düzenlemeler olarak ISO 9001 :2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardının şartlarını temel
almaktadır. Kalite Yönetim Sistemi Politikasını, amaçlarını ve hedeflerini, Kalite Yönetim Sistemi'nin
kapsamını, ana unsurlarının tanımı ve süreçlerini ve süreçlerin etkileşimini içermektedir.
Kuruluşumuzda Kalite Yönetim Sistemi'nin kapsamını, dokümante edilmiş prosedürlere atıfları ve Yönetim
Sistemi süreçleri arasındaki etkileşimleri gösteren en üst düzey doküman Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı'dır.
Bu El Kitabı; Kuruluşumuz bünyesinde uygulanan standarta uygun olarak kurulan Kalite Yönetim Sistemi'nin
yapısını belirlemek, sistemi tanıtmak ve dokümante etmek amacıyla hazırlanmıştır.
Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı Kuruluşumuza ait olup izinsiz olarak kopya edilemez ve kullanılamaz.
4.2.3. Dokümanların Kontrolü
Kalite Yönetim Sistemi kalite uygulamaları kapsamındaki bütün dokümanlar Doküman ve Kayıt Kontrolü
Prosedürü'ne (PRO - Ol) uygun olarak kontrol edilir. Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının kontrolü
aşağıdaki hususları içermektedir:
~
Hazırlanan
onayları
bütün dokümanların
yayınlanmadan
önce yeterlilik
değerlendirmeleri,
kontrolleri
ve
~
Dokümanlarının hazırlanması, yayınlanması, değişiklikler ve tekrar onaylanması ile ilgili kurallar
~
Güncelliğini yitiren dokümanların tanımlanma metotları
~
Yürürlükte bulunan dokümanların güncel nüshalarının ilgili birimlerde bulundurulması metotları
~
Dokümanların kodlanması, sınıflandırılması ve ayni edilebilmesi ile ilgili hususlar
~
Kullanılan dış kaynaklı dokümanların tanımlanması, dağıtılması ve kontrol altında tutulması ile ilgili
kurallar
~
İhtiyaç duyulan bütün mevcut dokümanın temin edilebilmesi amacı ile ilgili elektronik yönlendirmeleri
içermektedir.
4.2.4. Kayıtların Kontrolü
Kuruluşumuzda gerçekleştirilen Kalite Yönetim Sistemi Standartları uygulamalarını gösteren kalite kayıtları,
uygulamayı yapan tüm kişiler ve birimler tarafından sürekli ve düzenli olarak tutulmaktadır. Kayıtların kontrolü
ile ilgili olarak Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PRO-O 1) hazırlanmış ve uygulanmaktadır.
Hazırlanan bu süreçler ve prosedür ile kayıtların tanımlanması, muhafazası, korunması, tekrar ulaşılabilirliğinin
sağlanması, saklama süresinin belirlenmesi, gizliliğinin korunması, arşivlenmesi ve ihtiyaç kalmadığında elden
çıkarılması konularındaki faaliyetlerin sürekliliği sağlanır. Bilgisayar kayıtları da dahil tüm kayıtların
okunabilir, kullanılabilir ve tekrar ulaşılabilir olması ve uygun şartlarda muhafazası sağlanır.
İlgili kayıtların saklama süreleri, Kalite Yönetim Sistemi Standartları gerekleri ve Kuruluşumuzun uymak
zorunda olduğu yasal ve diğer şartlar çerçevesinde belirlenmiştir.
Kayıtlarının gizliliği, ortadan kaldırılması ve diğer unsurlar için (arşivleme, toplatma, vb.) gerekli olan
sorumluluklar ve yetkilendirmeler Yasal Yükümlülükler ve Doküman ve Kayıt Kontrolü Süreçleri/Prosedürü
esaslarına göre yapılmaktadır.
§~~!11!i~:IT2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
Sayfa 6 118
Onaylayan:
EBİLTEM-TTO Müdürü
5. Yönetimin Sorumluluğu
Kuruluşumuz Üst Yönetimi; Kalite Yönetim Sistemini kurmak, uygulamak, sürekliliğini sağlamak ve
iyileştirmek için gerekli olan nitelikli insan kaynaklarını, altyapı ve çalışma ortamını, teknoloji ve finansal
kaynaklarını Yönetimin Gözden Geçirmesi Sürecine (SRC-IS) göre planlamakta ve uygulamaktadır.
Kuruluşumuz Kalite Yönetim Sistemini faaliyetlerini uygulayan, süreçlerini yöneten, kontrol eden ve
doğrulayan personelin görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemiş ve Organizasyon El Kitabı (ORGEK-OI) ile
ilgililere duyurmuştur. Kalite Yönetim Sistemi için nihai sorumluluk, Üst Yönetim'indir. Kalite Yönetim
Sisteminin uygulanması, tüm alanlarda ve her süreç adımındaki gerekliliklerin sağlanması amacıyla her standart
için bir Yönetim Temsilcisi ve koordinasyonu sağlamak için KYS Yönetim Temsilcisi atamıştır. Kalite
Yönetim Sistemi gereğince belirlenmiş görevlerin başarılması amaç ve hedeflerin gerçekleştirilebilmesi, çevre
boyut ve etkilerinin değerlendirilmesi, tehlike tanımlanması, risk değerlendirilmesi, yasal ve diğer şartlara
uygunluk için yeterli kaynakların ayrılması ve bu kaynakların etkin kullanılması Üst Yönetimin
sorumluluklarındandır.
Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili görevleri yürüten personelin sorumluluk ve yetkileri farklı süreçler arasındaki
iş bölümü ve sorumlulukları da kapsayacak şekilde tanımlanmıştır. Bu tanımlama gerçekleştirilirken Üst
Yönetim, organizasyonun her seviyesindeki yönetim kademeleri, genel iş gücü, tedarikçiler, eğitim sorumluları,
kritik ve özel süreç veya donanım sorumluları, nitelikli personeli belirlenmiş ve tüm personelin görevli olduğu
organizasyon yapısı Organizasyon Şeması (ORGEK-O 1- EK All) ve Görev Tanımları ile sistemin
sahiplenilmesi sağlanmıştır.
Üst Yönetimin sorumluluklarının tanımlanmasında; Kalite Yönetim Sisteminin, etkili bir şekilde çalıştırılması,
Yönetim Temsilcisinin atanması ve Kalite Yönetim Sistemi için gerekli kaynak kullanımlannın belirlenmesi
gibi temel unsurlar yer almaktadır. Kalite Yönetim Sistemi süreç performanslarının ölçülmesi ve izlemesi, Üst
Yönetimin bilgilendirilmesi,
gözden geçirınelerin ve hedef belirleme çalışmalarının etkin bir biçimde
uygulanması, Yönetim Temsilcisi ile birlikte tüm personelin görevleri arasında yer almaktadır.
Kuruluşumuz içerisinde yer alan Birim Sorumluları'nın sorumlulukları, Kalite Yönetim Sisteminin tasarlandığı
şekilde uygulanmasını sağlamak olarak belirlenmiş ve Kalite Yönetim Sistemi konusundaki görevlerle hizmet
verilmesi açısından belirlenmiş hedefleri de kapsayacak şekilde düzenlenmiştir.
5.1. Yönetimin Taahhüdü
Kuruluşumuz Üst Yönetimi; aşağıdaki yollarla, kalite yönetim sistemlerinin oluşturulması, uygulanması ve
etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi konularındaki taahhütlerine dair kanıtlarını sağlamaktadır:
~ Kuruluşa müşteri şartları ve bunun yanı sıra birincil ve ikincil mevzuat şartlarının yerine getirilmesinin
önemini ileterek,
~
Kalite politikasını oluşturarak,
~
Kalite hedeflerinin oluşturulmasını güvence altına alarak,
~
Yönetim gözden geçirmesi yaparak,
~
Kaynakların mevcudiyetini güvence altına alarak
Bu amaçla gerekli olan; nitelikli insan kaynaklarını, altyapı ve çalışma ortamını, teknoloji
kaynaklarını Yönetimin Gözden Geçirmesi Sürecine göre planlamakta ve uygulamaktadır.
ve finansal
Kuruluşumuz Üst Yönetimi, müşteri beklentilerinin en iyi şekilde anlaşılması ve karşılanması ıçın gerekli
yöntemleri belirlemiş ve uygulamaktadır. Ayrıca, Kalite Yönetim Sisteminin geliştirilmesi, uygulanması ve
etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için taahhütlerine dair kanıtlarını, kalite Politikasını ve hedeflerini oluşturarak
ve yönetimin gözden geçirmesi toplantılarını gerçekleştirerek sağlamaktadır. Kuruluşumuzu ilgilendiren yasal
ve diğer şartlara uyulmakta ve mevzuatın güncelliği izlenmektedir.
~ ~~!hr!i~A:IT2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Onaylayan:
Yönetim Temsilcisi
EBİLTEM-TTO Müdürü
Sayfa 7/18
Kuruluşumuzda
başta Üst Yönetim
olmak üzere bütün Birim Sorumluları,
Kalite Yönetim
Sistemi El
Kitabı'nda
belirtilmiş olan Kalite Yönetim Sisteminin en iyi şekilde işlemesi ve sürekliliğinin
sağlanması için
gerekli kaynakları
sağlamayı
taahhüt
ederler.
Kalite Yönetim Sisteminin
uygulanmasına
tam destek vermektedir.
Yönetimin
Gözden Geçirmesi
Sürecine
(SRC- 15) göre yönetimin gözden geçirmesi toplantılarını
vılda en az bir kere yapmaktadır.
Tüm personelin
sürekli
iyileştirme
süreçlerine
katılımını
sağlayarak,
personel
arasında
etkin iletişim,
dayanışma, güven ortamı oluşturarak ekip ruhunun gelişmesini sağlamaktadır.
Kalite Yönetim
Sistemi'nin
en iyi şekilde işlemesi ve sürekliliğinin
sağlanması
için gerekli kaynaklar
sağlanmaktadır.
Kuruluşumuzun
getirilmiş
Kalite
Yönetim
ve Üst Yönetim'in
Sistemi
onayından
Politikası,
bütün
personelin
katılımıyla
tespit
edilmiş,
yazılı
hale
sonra yayınlanmıştır.
(Kalite politikamız ile avrmtılı hususlar 5.3 maddesinde tanımlanmıştır.)
5.2. Müşteri Odakhhk
Kuruluşumuz,
müşteri şartlarının belirlenmesini
ve müşteri memnuniyetinin
artırılması amacına yönelik olarak
yerine getirilmesini
güvence altına alınması faaliyetlerini
yürütmektedir.
(bkz. Madde 7.2.1, 7.2.3 ve Madde
8.2.1).
Kuruluşumuzda
>
>
>
>
Müşteri
tanımı içeriğide
aşağıdaki
taraflar
değerlendirilir;
Akademisyenler,
Üniversite öğrencileri,
Kurum / Kuruluşlar
Destek kuruluşları,
EÜ
EBİLTEM-TTO faaliyet kapsamında belirtilen hizmetleri alan; başta Ege Üniversitesi olmak üzere
üniversiteler, akademisyenleri ve öğrencileri ile yurtiçi ve yurtdışı kamu kurumlan ve özel sektör kuruluş lan/
temsilcileri ve girişimci bireyleri tanımlamaktadır.
Yönetimin gözden geçirme faaliyeti
Müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin
paralelinde çalışmalar yapılarak, iyileşme yönünde adımlar atılmaktadır.
tam olarak anlaşılması
amacıyla;
Hizmet Ana Süreci (SRC-O 1) esasları
kapsamında çalışmalar yapılmaktadır.
Kuruluşumuz müşteri odaklılığına ilişkin taahhütlerini;
konunun önemini tüm personeline
Kuruluşumuzun
müşteri odaklılık
Kalite Yönetim
Sistemi
eğitimlerle anlatmaktadır.
ilkesi doğrultusunda,
tüm müşterilerinin
Politikası
talep,
beklenti
nda belirtmiştir
ve şikayetlerini
ve bu
tek
tek değerlendirilmektedir.
Kuruluşumuz,
müşteri şartlarını karşılayabilmek
için gerekli olan faaliyetlerini
Hizmet Ana Süreci (SRC-O 1) ile
planlamaktadır.
Yasal ve teknik mevzuat şartları ile müşteri şartlannın
karşılanması
ve sürekli iyileştirilmesi
için gerekli planlamayı yapmakta ve yapılan planların sürekliliğini; Yönetim Gözden Geçirme Süreci (SRC-lS)
ile sağlamaktadır.
Şartlara uygunluğun
sağlanması
için ile kuruluş içinde bilgi akışını sağlamakta
ve personelini
Tanıtım ve
Bilgilendirme
Süreci
(SRC-02)
dahilinde
bilgilendirmektedir.
Müşteri
memnuniyetını
ve
müşteri
memnuniyetinin
artırtlması
için gerekli önlemleri almaktadır.
Müşteri şikayetlerini
yine Uygun Olmayan
Hizmetin Kotrolü Prosedürü (PRO-02) göre değerlendirmektedir.
Müşteri isteklerinin karşılanması
için gerekli
olan kaynakları
sağlamaktadır.
Kuruluşumuz
Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü
(PRO-04)
ve Veri
Analizi Süreci (SRC-14) ile şartları karşılamadaki
yeterliliğini
geliştirmektedir.
Yönetimin gözden geçirmesi
toplantılarında
müşteri memnuniyetinin
artırtlması için etkin stratejiler üretmektedir.
~ ~~!h1!I~:IJ2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
Sayfa 8/18
Onaylayan:
EBİLTEM-TIO Müdürü
5.3. Kalite Politikası
Kalite Yönetim Sistemi Politikasının tüm personele duyurulması ve personelin kalite bilincinin geliştirilmesi
amacıyla Üst Yönetim'in kararı doğrultusunda toplantılar ve eğitimler düzenlenmektedir. Bu etkinliklerde,
personelin dünyadaki kalite uygulamaları, Kalite Yönetim Sistemi standartlarının
şartları-koşulları
ve
uygulamaları ile kurumsal kültür konularında, Tanıtım ve Bilgilendirme Süreci (SRC-02) ile bilgilendirilmeleri
sağlanmaktad ır.
Kalite Yönetim Sistemi Politikası, gelişmelere ve ihtiyaçlara paralelolarak
Yönetimin Gözden Geçirmesi
Sürecine (SRC-lS) göre yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında değerlendirilmekte, gerektiğinde revize
edilmektedir.
Kuruluşumuzun Kalite Yönetim Sistemi Politikası, bütün personelin katılımıyla tespit edilerek, yazılı hale
getirilmiş ve Üst Yönetim'in onayından sonra yayınlanmıştır.
Kalite Yönetim Sistemi Politikası;
Üst yönetim tarafından,
~
Kuruluşumuzun amacına ve yapısına uygunluk,
~
Kuruluşumuzun müşterilerine sunduğu hizmetlerinin müşteri odaklılığa uygunluk,
~
Kuruluşumuzun amaç hedeflerine çerçeve oluşturma,
~
Yürürlükteki yasal ve diğer şartlara uyma,
~
Sürekli iyileştirme,
~
Taahhütlerini içerecek şekilde oluşturulmuştur.
Kalite Yönetim Sistemi Politikası, personelin görebileceği yerlere yazılı metinler halinde asılmış ilgililere
dağıtımı yapılmış, eğitimlerle benimsetiimiş ve web sitemiz üzerinden ilgili tarafların bilgisine sunulmuştur.
Kalite Yönetim Sistemi Politikasının, uygulanabilirliği ve sürekli iyileştirmesi için gerekli olan her türlü kaynak
ihtiyacı üst Yönetim tarafından karşılanma taahhüdü ile desteklenmiştir. Kuruluş tüm birim ve personeli sürekli
iyileştirilmeye aktif katılımı için teşvik edilmiştir.
Kalite Yönetim Sistemi Politikası, yönetim gözden geçirme toplantılarında ve/veya her hangi bir mevzuat, ilgili
tarafların şartlarının değişmesi ile oluşabilecek değişiklik durumlarında, gözden geçirilmekte ve gerekli
değişiklikler yapılarak, yeniden üst yönetimin onayı ile yayınlanmakta, güncelolması sağlanmaktadır.
olitikamiz;
~
EÜ EBİLTEM-Teknoloji
Transfer Ofisi-(EÜ EBİLTEM-TTO), bilgi ve teknolojinin toplumsal
faydaya dönüştürülmesi amacı ile ilgili mevzuat, kalite normları ve hizmet prosedürleri
çerçevesinde; kurum/kuruluşlar ve/veya disiplinler/sektörler arası Ar-Ge, teknoloji geliştirme ve
yenilik odaklı işbirliklerini farkındalık
oluşturarak planlayan,
ulusal/uluslararası
destek
mekanizmalarını da kullanarak geliştiren, izleyen, yônlendiren, iyileştiren; bireysel ve/veya ekip
çalışmalarından doğan fikri mülkiyet haklarını belirleyen, koruyan ve yöneten; çıktıların
ticarileştirilmesine yönelik teknolojik değerlemeyi yapan, lisanslama, girişimcilik ve şirketleşme
süreci ile ilgili alanlarda müzakere sürecini yürüten ve yöneten; iş sağlığı ve güvenliği, çevre
koruma önlemlerini de gözeterek koşulsuz müşteri/ hizmet alan memnuniyeti odaklı çalışmayı ve bu
kapsamda kendini sürekli geliştirmeyi taahhüt eden bir ara yüz kurumdur.
~ ~~!hI!i~AII2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
Sayfa 9/18
Onaylayan:
EBİLTEM-TIO Müdürü
5.4. Planlama (4.3 Planlama, 4.3 Planlama)
Kalite Yönetim
Sistemi
içeriğinde
uygulanmakta
olan Kalite Yönetim
Sistemi'nin
etkinliğini,
uygulanabilirliğini ve sürdürülebilirliğini sağlamak için gerekli olan planlama faaliyetleri; Veri Analizi Süreci
(SRC-14) göre yapılmaktadır. Ayrıca, bu amaç ve hedefler Üst Yönetim tarafından Yönetimin Gözden
Geçirmesi Sürecine (SRC-07) göre yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında
değerlendirilmekte
ve
gerçekleşme düzeyleri takip edilmektedir. Kalite Yönetim Sistemi içeriğinde uygulanmakta olan ve Kalite
Yönetim Sistemi için gerçekleştirilen planlamalar, hedefler, yasal şartlara uygunluk ve benzer hususlar; Kalite
Yönetim Sistemi içerisinde bir bütün olarak ele alınmıştır.
5.4.1. Kalite Hedefleri Kuruluşumuzun, bütün yönetim seviyeleri ve bütün birimleri için kapsam içerisinde
gerçekleştirilen, ürün şartlarının karşılanması için gerekli olan kalite hedefleri [bkz. Madde7.1 a], yütrütmekte
olduğu projeler kapsamında belirlenmiştir.
Kalite Yönetim Sistemi Politikası çerçeve alınarak, politikalarla tutarlı olan, ölçülebilir amaç ve hedefler,
yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında
ele alınarak gerçekleşen sonuçları değerlendirilmektedir.
(Yönetimin Gözden Geçirmesi Süreci (SRC-IS) Değerlendirme sonuçlarına göre amaç ve hedefler revize
edilmekte veya amaç ve hedeflere ulaşılması için gerekli düzelticilönleyici faaliyetler, Düzeltici ve Önleyici
Faaliyet Prosedürüne (PRO-04) göre başlatılmaktadır.
Amaç ve hedeflerine ulaşmadaki etkinlik Veri Analizi Sürecine (SRC-14) göre yapılmaktadır.
Bakznız:((Madde 8.4 Veri Analizi (4.5.1. İzleme ve Ölçme, 4. 5. 1. Performans Ölçümü ve İzleme))
Kuruluşumuz Kalite amaç ve hedeflerini "PL-02_İyileştirme
Aksiyon Planında" belirtmiştir.
Kuruluşumuz hedeflerinin ölçülebilirliliğini, gerçekçiliğini, zamana bağlanmasını ve kuruluş organizasyon
yapısı içerisinde fikir birliğini sağlayarak uygulanabilir süre içerisinde planlanan sonuçlara ulaşmasını
ölçmektedir. Yönetimin Gözden Geçirmesi Sürecine (SRC-IS) göre yönetimin gözden geçirme toplantılarında
hedeflerin uygulanabilir yasal şartlara ve kuruluşumuzun tabi olduğu diğer şartlara uygunluğu, politikamız ile
paralelliği değerlendirilmekte, sürekli iyileştirilmekte ve güncelliği sağlanmaktadır. Belirlenen hedeflerin kabul
görebilmesi için Kuruluşumuz, hedeflerden etkilenebilecek olan personeline, müşterilerine ve diğer ilgili
taraflara bilgi ve veri sağlamasını gerçekleştirmektedir.
5.4.2. Kalite Yönetim Sisteminin Planlaması
Kuruluşumuz Üst Yönetimi, kalite politikası ve hedefleri de dahilolmak üzere; Madde 4.1' de verilen şartları
ve bunun yanı sıra kalite hedeflerini yerine getirmek amacıyla; Kalite Yönetim Sistemini, süreç taban lı olarak
planlanmıştır. Kalite Yönetim Sistemi ana ve alt süreç uygulamaları tanımlanmış, ana süreç yapısına göre
(Süreç Etkileşim Şeması'nda SRCEK-Ol- EK A) etkileşimleri belirlenmiş, izlenmekte, süreç performans
ölçütleri ile ölçülmekte ve etkinliği sağlanmaktadır. Kalite Yönetim Sistemi'nde değişiklikler yapıldığında
sistemin bütünlüğü korunmaktadır.
Bütün planlama faaliyetleri için gerekli kaynak ayrılarak sürekliliği Yönetimin Gözden Geçirmesi Süreci (SRCIS) ile sağlanmaktadır.
5.5. Sorumluluk, Yetki ve iletişim
5.5.1. Sorumluluk ve Yetki
Kuruluşumuz Üst Yönetimi; Kalite Yönetim Sistemindeki çalışanlarının sorumlulukların ve yetkilerin,
tanımlanmasını ve kuruluş içerisinde iletimini güvence altına alınmasını Organizasyon EI Kitabında
belirtilmektedir. Kuruluş Organizasyon yapısı aynı el kitabı içinde oluşturulmuştur. Dağıtım planına göre,
kuruluş içinde dağıtımı yapılmıştır. Tanıtım ve Bilgilendirme Süreci (SRC-02) ile çalışan bilgilendirmesi süreç
taban lı olarak yapılmaktadır. Kuruluşumuz iç iletişimini de İletişim, Katılım ve Danışma Süreci ile birlikte
sağlamaktadır.
~ ~~ihI!i~A~IT2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Onaylayan:
Yönetim Temsilcisi
EBİLTEM-TIO Müdürü
Sayfa 10/18
5.5.2. Yönetim Temsilcisi
Kuruluşumuz aşağıda belirtilen yetki ve sorumluluklara sahip olacak şekilde ve Üst Yönetim adına bu
çalışmaları yapmak amacıyla KYS Yönetim Temsilcisi atamıştır. Yönetim Temsilcisi'nin atanması yazılı olarak
yapılmıştır.
Ana faaliyetleri olarak aşağıda belirtilen görevleri icra eder.
> Kalite yönetim sistemi için gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini
doküman ve kayıt kontrolü ile güvence altına almak,
>
Kalite yönetim sisteminin performansı ve herhangi bir iyileştirilme
çalışmaları ve YGG'ler ile üst yönetime rapor vermek,
>
Bütün kuruluşta, müşteri şartlarının (Kalite Politikası, Eğitimler, Toplantılar, Seminerler, İç Tetkik,
YGG, DÖF'ler, vb. yöntemlerle) farkındalığının yaygınlaştırılmasını güvence altına almak.
>
Kalite Yönetim Sistemini yönetmek, izlemek ve koordine etmek için birimler, müşteriler ve diğer ilgili
kuruluşlar ile iletişim kurmak, işbirliği yapmaktır.
>
KYS Yönetim Sistemi için gerekli faaliyetlerin, dokümanların, çalışma ve eğitimlerin planlanması,
uygulanması ve geliştirilmesi amacıyla Üst Yönetim adına koordinasyonu sağlamak.
ihtiyacı hakkında veri analiz
Yönetim Temsilcisi, Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili konularda; Kuruluşumuzu temsil etme yetkisine sahiptir.
Yönetim Temsilcisi'nin ayrıntılı görev, yetki ve sorumlulukları; Organizasyon El Kitabında belirtilmiştir.
5.5.3. İç İletişim
İletişim, ürün/hizmet kalitesini ve Kalite Yönetim Sistemi'nin etkinliğini ve sürekliliğini etkileyen önemli bir
unsurdur. Kuruluşumuz içerisinde iletişim; Tanıtım ve Bilgilendirme Sürecine (SRC-02) göre, sözlü veya
hazırlanan formlar aracılığıyla yazılı olarak yapılmaktadır. Etkin bir iletişim sağlanması için organizasyon
yapısı ve bireysel ilişkiler de dikkate alınmıştır. Bu anlamda iç yazışmalar, ana ve alt süreçler, duyurular,
toplantılar, raporlar, performans değerlendirme sonuçları ile iletişim uygulamalarını oluşturur. Yapılan
toplantılar ve iç eğitimlerin verimli olması için etkinliği değerlendirilir. İç iletişim yöntemi personelimizin
kalite bilinci, duyarlılığı ve iletilen bilginin önemi ve ivediliği dikkate alınarak belirlenir.
Kuruluşumuz
içerisinde uygun iletişim proseslerinin oluşturulmasını ve KYS yönetim sisteminin etkinliği ile ilgili iletişimin
sağlanmasını güvence altına almak için Tanıtım ve Bilgilendirme Sürecine (SRC-02) oluşturulmuştur.
Tanıtım ve Bilgilendirme Sürecinde (SRC-02) tanımlandığı üzere; iç iletişim için; resmi yazı ve e-mail
kullanılmaktadır. Müşterilerimiz ile iletişim; raporlar, kurumlar arası resmi yazışmalar, denetimler, toplantılar,
seminerler, eğitimler, faks, sosyal medya, kurum duyuru sistemi, üniversite duyuru sistem ve e-posta yöntemler
ile sağlanmaktadır. Kuruluşumuz uygun bilgilerin müşterilerine ve ilgili diğer taraflara iletildiğinden ve
onlardan bilgi alındığından emin olunmasını sağlamakta ve Kalite Yönetim Sistemi için gerekli olan dış
haberleşmeler için gerekli usul ve işlemleri belirlemekte ve bu usulleri gözden geçirerek ilgili kararları kayıt
altına almaktadır; Tanıtım ve Bilgilendirme Sürecine (SRC-02) ve Gelen/Giden Evrak Kayıt Defteri (ÇZL-03).
5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi
5.6.1. Genel
Kuruluşumuzda Üst Yönetim tarafından Kalite Yönetim Sistemi'nin politikalara, amaç ve hedeflere
uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak için vılda en az bir kez Yönetimin Gözden Geçirmesi
Sürecine(SRC- i5) göre, yönetimin gözden geçirmesi toplantısı yapılır. Toplantının gündemini ve görüşülecek
konuları yönetim temsilcisi ve birim çalışanları / sorumluları birlikte belirler. Yönetimin gözden geçirmesi
toplantılarına tüm kuruluş bünyesinde hizmet süreci sorumluları/çalışanları ile üst yönetim katılır. Topalntılara
EÜ EBİL TEM TTO - Müdürü başkanlık eder. KYS Yönetim Temsilcisi, toplantı tarihini ve gündemini an az
bir hafta önceden duyurur. Alınan kararların kayıtlarının tutulması ve ilgili birimlere duyurulması KYS
~ ~~!hrO~i~A·IJ2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
El KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
Sayfa 11 / 18
Onaylayan:
EBİLTEM-TIO Müdürü
Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır. Toplantı tutanaklarının orijinalleri KYS Yönetim Temsilcisi tarafından
muhafaza edilir. Alınan kararların takibi, koordinasyonu ve kontrolü; Yönetim Temsilcisi ile kararların
muhattavı olan birim sorumluları tarafından yapılır. Yönetimin gözden geçirme çalışmaları, yılda en az bir defa
düzenli olarak yapılmakla birlikte, üst yönetimin kararı ile birden fazla yapılabilir. Ayrıca üst yönetimin sınırlı
ve özel gündemli! periyodik toplantılarda aldığı kararların özeti de YGG' lerde değerlendirilerek bütünlük
sağlanır.
5.6.2. Gözden Geçirme Girdileri
Üst yönetimin gözden geçinnesi toplantısında; Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan ve yapılacak çalışmalar,
Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu, kuruluşumuza yönelik müşteri istek, öneri ve şikayetleri. yasal
düzenlemeler, performans ve süreç değerlendirmeraporları, eğitim çalışmaları ve değerlendirmeleri, üst kurul
kararları, iç tetkiklerin sonuçlarını, düzeltici ve önleyici faaliyet sonuçları, belgelendirme ve gözetim
tetkiklerinin sonuçları, kalite amaç ve hedefleri, veri analizi sonuçları, Kalite Yönetim Sistemi unsurları, süreç
performansları, bir önceki yönetimin gözden geçirmesinden devam eden kararlara ait takip faaliyetleri, Kalite
Yönetim Sistemi'ni etkileyebilecek değişiklikler ve öneriler, kaynak planlaması ve ihtiyaç duyulan kaynaklar ve
toplantı öncesi teklif edilmesi veya toplantı seyrine göre gündeme dahil edilen başka maddeler girdileri
oluşturur. Uygulama ile ilgili ayrıntılar Yönetimin Gözden Geçirmesi Sürecinde(SRC-07) tanımlanmaktadır.
5.6.3. Gözden Geçirme Çıktıları
Yönetimin gözden geçirmesi toplantısında alınan kararlar neticesinde gerekirse Düzeltici ve Önleyici Faaliyet
Prosedürü (PRO-04) kapsamında çalışmalar yapılır. Bununla birlikte, Kalite Yönetim Sistemi'nin ve süreçlerin
etkinliğinin arttınlmasına yönelik kararlar alınır ve kaynak ihtiyaçları belirlenir. Vizyon, stratejiler, politikalar
ve hedefler oluşturulur / gözden geçirilir. Kalite Yönetim Sistemi Politikasının temel amaçlara uygun olduğunu,
şartlara uygunluğunu ve sürekli iyileştirmenin taahhüdünü içerdiğini, kalite hedeflerinin oluşturulması ve
gözden geçirilmesi için bir çerçeve sağlandığını,
bunların personele iletilmesini, anlaşılmasını ve sürekliliğini
gözden geçirir. Müşteri şartları ve ürünün/hizmetin iyileştirilmesi için gereksinimler, her türlü kaynak
ihtiyaçları için alınan kararlar toplantının çıktılarını oluşturur. Bu toplantıda alınan kararlar bir sonraki gözden
geçirme toplantısının girdilerini oluşturur.
Yönetim gözden geçirmesinin
çıktıları kuruluşumuzun sürekli iyileştirme taahhüdüne uygun olarak
aşağıdakilere ilişkin kararları ve işlemleri kapsamaktadır.
Bunlar;
a) Kalite Yönetim sistemlerinin ve bu sistemlere ait hizmet süreçlerinin etkinliğinin iyileştirilmesi,
b) Müşteri şartları/Y asal şartlar ile ilgili olarak verilen hizmetin iyileştirilmesi,
c) KYS 'ne ilişkin eğitim prosesleri için geliştirme parametreleri ve kaynak ihtiyaçlarıdır.
Yönetim gözden geçirmesinin çıktıları, toplantı tutanağı (FR-58_ YGG Toplantı Tutanağı) hazırlanarak ilgili
birimlere e-mail ile duyurulur.
6. Kaynak Yönetimi
6.1. Kaynakların Sağlanması
Kuruluşumuz Üst Yönetimi Kalite Yönetim Sistemi'ni kurmak, uygulamak, sürekliliğini sağlamak ve
iyileştirmek için gerekli olan nitelikli insan kaynaklarını, altyapı ve çalışma ortamını, teknoloji ve finansal
kaynaklarını planlamakta ve elde edilebilirliğini sağlamaktadır.
Kuruluşumuz üst yönetimi ve personeli, Kalite Yönetim Sistemini uygulamak, devam ettirmek, sürekli
geliştirmek ve müşteri şartlarının yerine getirilmesi yolu ile müşteri memnuniyetini arttırmak amacıyla; SRC-07
Bilgi işlem Süreci, SRC-08 idari işler Süreci, SRC-09 Satınalma Süreci, SRC-IO İnsan Kaynakları Süreci,
SRC-l i Bakım ve Onarım Süreci oluşturmuştur ve bu süreçleri uygulamaktadır.
~~~!H!i~:IJ2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Onaylayan:
Yönetim Temsilcisi
EBİLTEM-TTO Müdürü
Sayfa 12/18
Kuruluşumuzda; Kalite Yönetim Sistemini etkileyen faaliyetlerini, süreçlerini yöneten, yerine getiren ve
doğrulayan personelin sorumluluklarını, yetkilerini ve rollerini belirlemiş ve Organizasyon EI Kitabı (ORGEKOi) ile ilgililere duyurmuştur.
6.2. İnsan Kaynakları
6.2.1. Genel
Kuruluşumuzda, Ürün/hizmet şartlarına uygunluğu etkileyen işleri gerçekleştiren personel; uygun öğrenim,
eğitim, beceri ve deneyim yönünden yeterli olmasına; insan kaynağına büyük önem verilmektedir. İhtiyaç
duyulduğunda nitelikli personele yönelik istihdamlar Organizasyon EI Kitabı (ORGEK-Ol) içerisinde yer alan
görev tanımlarına ve işe alma tarifierine uygun olarak yapılmaktadır. SRC- iO İnsan Kaynakları Süreci
doğrultusunda uygun başvuruların değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması şeklinde devam eden sistemde işe en
uygun personelin istihdamı esas alınmaktadır. İşe yeni başlayan personele en kısa sürede adapte olabilmesi ilk
etapta oryantasyon uygulanır.
6.2.2. Yeterlilik, Bilinç ve Eğitim
6.6.2.1 İnsan kaynaklarının gerekli niteliklere sahip olmasını sağlamak için SRC-12_Kurum Personeli Eğitim
Süreci oluşturulmuştur. Çalışanlar için gerekli nitelik ölçütleri bu sürecin çıktısı olarak elde edilmektedir.
Eğitim planlaması ve personelin ataması yapılırken nitelik ölçütleri (akademik dereceleri, iş deneyimi, özel kurs
veya sertifıkaları, hizmet içi eğitimleri ..) göz önüne alınır. SRC-12_Kurum Personeli Eğitim Süreci ile
çalışanların; eğitim ihtiyaçları belirlenir ve eğitim ihtiyaçları FR-33 Yıllık Eğitim Planı Forımı ile planlanarak
karşılanır, eğitimlerin etkinliği değerlendirilir ve eğitim, öğretim, beceri ve yeterlilik konusunda ilgili kayıtlar
FR-32 _Personel Eğitim Takip Formu ile her personel için ayrı ayrı muhafaza edilir.
6.3. Altyapı
Kuruluşumuz, hizmetlerinin şartlara uygunluğunu sağlamak amacıyla oluşturulan altyapının sürekliliğini ve
iyileştirilmesini; SRC-07 Bilgi İşlem Süreci, SRC-09 Satınalma Süreci, SRC-I I_Bakım ve Onarım Süreci ile
sağlamaktadır.
Altyapı;
a) Binalar, çalışma alanları: Ofisler ve toplantı salonları.
b) Ortak hizmetler
- Su,
- Bilişim hizmetlerİ altyapısı, sunucular,
- Uygun şekilde kurulmuş elektrik şebekesi,
- ısıtma / Soğutma için kurulu olan klima santrali,
Şeklinde mevcuttur.
Altyapının bakımını yapmak üzere iyileştirilmesini SRC-I i Bakım ve Onarım Süreci, ve takibi için FR-56
Yillik Bakim Plani oluşturularak sürekliliği sağlanmaktadır.
6.4. Çalışma Ortamı
Kuruluşumuz, sunduğu ürünün/hizmetin aksamaması için çalışma ortamını oluşturmuştur.
Çalışma ortamının tanımlamasını ilgili PL-OI Yerleşim Planı ile kayıt altına almış olup, bakımını ise SRC-Il
Bakım ve Onarım Süreci ile sağlamaktadır.
~ ~~ihI!i~AJJ2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Sayfa 13/18
Onaylayan:
EBİLTEM-TIO Müdürü
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
7. Hizmet Gerçekleştirme
Kuruluşumuz, hizmet gerçekleştirme faaliyetlerini ana başlıkları ile SRC-Ol Hizmet Ana Süreci ve SRCEK-OIEk A Süreç Etkileşim Şeması içerisinde belirlediği süreçler ile tanımlamıştır. Bu süreçler ve nasıl ifade
edildiklerini ise SRCEK-OI Süreç Yönetimi El Kitabı içerisinde tarif etmiştir.
7.1. Hizmet Gerçekleştirmenin
Planlanması
Kuruluşumuz bünyesinde verilen hizmetler, ilgili süreçleri ile entegredir. SRCEK-OI- Ek A Süreç Etkileşim
Şeması üzerinde tarif edilen Hizmet Süreçleri, proje bazlı süreçlerdir ve bağlı oldukları projelerin belirttiği
hedefler doğrultusunda müşteriye hizmet verirler. Hizmet Süreçlerinin hedefleri aynı zamanda bağlı oldukları
projenin hedefidir. Aynı şema üzerinde bulunan destek süreçleri ise bu süreçlerin alt yapısal dayanaklarını
hazırlayan süreçlerdir. Hizmet Süreçlerinde yer alan hedeflerin değerlendirilmesi, proje hedeflerine uygun
olarak SRC-14 Veri Analizi Süreci ile gerçekleştirilir ve PL-02 İyileştirme Aksiyon Planı'na işlenerek kontrol
edilir.
7.2. Müşteri ile ilgili Süreçler
7.2.1. Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi
Kurumumuzdan hizmet almak için başvuruda bulunan kişi veya kuruluşlar ile ilk olarak bir görüşme yapılır. Bu
görüşmeda talep edilen hizmet ile ilgili olarak müşteri, var ise şartlarını öne sürer. Bu görüşmeler FR-35
Görüşme Forımı ile kayıt altına alınır. Hizmet Süreçleri kapsamında projeler ile belirlenen şartlar kapsamında
hizmetler planlanır ve FR-35 Görüşme Forınu ile müşteriye iletilir ve kayıt altına alınır. Kurumumuzun tabi
olduğu hizmet şartları ise Hizmet Süreçlerinin ilişkili olduğu projeler ile yönerge ve yönetmeliklerde
belirtilmiştir.
7.2.2. Ürüne Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi
Kuruluşumuz, ilgili hizmetlerin sunulması ile ilgili şartları Hizmet Gerçekleştirme Süreçleri doğrultusunda
sürekli olarak gözden geçirir. Bu gözden geçirme SRC-14 Veri Analizi Süreci ve SRC-15 Yönetim Gözden
Geçirme Süreci ile gerçeleştirilir.
Gözden geçirme işlemleri sonucu ortaya çıkan kayıtlar Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PRO-OI)
belirtildiği şekilde muhafaza edilmektedir.
Kuruluşumuz hizmet ile ilgili idari ve teknik şartlarda meydana gelen değişimlerde müşterilerini ve
tedarikçilerini web, dış yazışmalarla ve diğer medya duyuruları ile haberdar eder ve gerekli tedbirlerin
alınmasını sağlar.
7.2.3. Müşteri ile iletişim
Kuruluşumuzda;
Müşterileri ile aşağıdaki konulardaki iletişim için, etkin düzenlemeleri SRC-02 Tanıtım ve
Bilgilendirme Süreci göre belirlenmekte ve uygulanmaktadır.
a) Hizmet bilgisi,
b) Değişiklikler dahil talepler, sözleşmeler veya hizmetin gerçekleştirilmesi,
c) Müşteri şikayetleri dahil müşteri geri beslemesi.
gibi konular PRO-02 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü kapsamında yönetilmektedir.
7.4. Satın Alma
7.4.1. Satınalma Süreci
Kuruluşumuz, müşterilerine verdiği sağlık ve eğitim hizmetin kalitesine doğrudan etkisi olan malzemeleri ve
hizmetleri, mevzuatta tanımlandığı ve belirlediği şartnamelere ve sözleşmelere uygun olarak satın alınmalarını
sağlamaktadır. Kuruluşumuz, satın alınan ürünün belirtilen satınalma şartlarına uygunluğunu sağlamak üzere
SRC-09 _Satın Alma Süreci oluşturarak sürekliliğini güvence altına almıştır. SRC-09 _Satın Alma Süreci, ürüne
~ ~~!~1!i~A·IJ2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
Sayfa 14/18
Onaylayan:
EBİLTEM-TIO Müdürü
ve tedarikçilere uygulanacak kontroller tanımlanmaktadır.
Kuruluşumuz, tedarikçilerini
şartlara uygun
ürün/hizmet sağlama konusundaki yeterliliklerini esas alarak seçmekte ve değerlendirmektedir.
Tedarikçilerin seçilmesi ve performanslarının değerlendirilmesi için ölçütler oluşturulmuştur. Tedarikçi
değerlendirme sonuçları ve bunlarla ilgili faaliyetlere ait kayıtlar muhafaza edilmektedir. Tedarikçi
değerlendirme ve seçme işlemleri FR-S4_Tedarikci_Degerlendirme_Formuna
göre uygulanır. Tedarikçi seçme,
değerlendirme ve yeniden değerlendirme sonuçlarına göre gerektiğinde PRO-04 _ DÜZEL rtct VE ÖNLEYİCİ
FAALİYET Prosedürünegöre düzeltici veya önleyici faaliyet uygulaması başlatılır. Tedarikçilerin yeterliliği,
seçme, değerlendirme ve yeniden değerlendirme sonuçları veya veri analiz sonuçları yönetimin gözden
geçirmesi toplantılarında değerlendirilir.
7.4.2. Satınalma Bilgisi
Kuruluşumuzda birimlerin malzeme ve hizmet ihtiyaçları SRC-09 _ Satın Alma Süreci doğrultusunda belirlenir
ve karşılanır. Satınalma bilgisi:
a) Ürün onayı, prosedürler, prosesler ve donanım şartlarını,
b) Personel niteliği ile ilgili şartlarını,
c) Kalite yönetim sistemi şartlarını (Sipariş edilen urunun ayrıntılı tanımını, Kabul standartları,
spesifikasyonları, çizimleri, Özel donanım ihtiyaçlarını, Yasal zorunlulukları ve müşteri talepleri .... vb.)
Kuruluşumuz tedarikçilere iletilmeden önce, belirtilen satınalma şartlarının yeterliliğini güvence altına
almaktadır.
Satınalma bilgisi, tedarikçilere iletilmeden önce satınalma yeterliliğinin doğrulanması amacıyla gözden
geçirilerek onaylanır.
7.4.3. Satın Alınan Ürünün Doğrulanması
Kuruluşumuzda satın alınan ürünün/hizmetin, belirtilen satınalma şartlarını karşılamasını güvence altına almak
için muayene ve diğer gerekli faaliyetler, SRC-09 _Satın Alma Süreci 'nde tanımlanmıştır. Gereken durumlarda
teslim sırasında veya tedarikçinin mahallinde FR-41_Girdi İzleme Ve Ölçüm Raporu kapsamında oluşturulur ve
uygulanarak doğrulanır. Doğrulamayı tedarikçi tesislerinde yapmak istendiği durumlarda, satınalma bilgileri
içerisinde, amaçlanan doğrulamayla ilgili düzenlemeleri ve ürünün serbest bırakma metodunu belirtilmektedir.
Doğrulama işlemi satınalma bilgisinde tanımlı; ürün/hizmet kalite ne ilişkin tüm hususları kapsar.
7.5. Hizmetin Sağlanması
7.5.1. Hizmet Sağlamanın Kontrolü
Kurumumuzca sağlanan hizmetler SRCEK-Ol Süreç El Kitabı (SRCEK-Ol- Ek A Süreç Etkileşim Şeması)
içerisinde listelenen süreçler içerisinde ve PRO-Ol Doküman ve Kayıtların Muhafazası Prosedüründe
belirtildiği biçimde kontrol edilir.
7.5.2. Üretim ve Hizmet Sağlanması için Süreçlerin Geçerliliği
Kuruluşumuzda gerçekleştirilen tüm hizmet gerçekleştirme süreçlerinin çıktıları ilgili süreçlerde ve/veya bir
sonraki aşamada doğrulaması yapılmakta, tüm süreçler ölçme ve izleme yoluyla kontrol altında tutulmaktadır.
Bu nedenle 7.5.2. Üretim ve Hizmet Sağlanması için Süreçlerin Geçerliliği maddesi kapsam dışı
bırakılmıştır.
7.5.3. Tanımlama ve izlenebilirlik
Yürüttüğümüz hizmetlerde tanımlama ve izlenebilirlik
(proje adı, firma adı, etkinlik adı, kişi adı, patent
numarası, kayıt kodları, görüşme tarihi! form numarası, vb ... ) ilgili süreçlerde belirtildiği usul ve yöntemlerle
sağlanır.
7.5.4. Müşteri Mülkiyeti
~ ~~!ht~i~A-IJ2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa 15/18
Sayfa No
Onaylayan:
EBİLTEM-TIO Müdürü
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
Müşteri mülkiyeti kapsamında olan dokümanlar / projeler / çizimler ve benzeri her türlü bilgi, bağlı olduğu
ilgili birimler tarafından erişim seviyeleri yine ilgili birimler tarafından belirlenmiş ve Bilgi İşlem Birimine de
bilgisi verilmiş özel elektronik alanlarda yasal mevzuat ve ilgili süreçler doğrultusunda kayıt ve kontrol altına
alınarak yetkisiz kişilerin eline geçmesi ve kaybolması önlenir. Müşteri mülkiyetinin kaybolması veya hasar
görmesi durumunda ilgili müşteriye bilgi verilmekte ve yasal gereklilikler doğrultusunda işlem yapılmaktadır.
7.5.5. Ürün/ Hizmetin Muhafazası
Her türlü hizmetin kaydı Kırtasiye, Bilgi İşlem Malzemeleri, Broşür,
depolanması, hizmetin korunması igili hizmet süreçlerinde tanımlanmıştır.
7.6. izleme ve Ölçme Cihazlarının
gibi malzemelerin
korunması
ve
Kontrolü
Kuruluşumuzda hizmetin (belirlenen şartlara uygunluğuna
ölçme donanımı olmadığından 7.6 kapsam dışı bırakılmıştır.
ilişkin kanıt sağlamak üzere gereken izleme ve
8. Ölçme, Analiz ve iyileştirme
8.1. Genel
8.1.1 Kuruluşumuz müşteri, yasal ve mevzuat şartlarını karşılayan hizmetleri üretecek aşağıdakiler
gerekli olan uygun izleme, ölçme, analiz ve iyileştirme süreçleri planlamaktadır:
a) Eğitim/öğrenim/sağlık
için
prosesinin etkinliğini sağlamak, hizmet şartlarına uygunluğu göstermek,
b) Kalite yönetim sisteminin uygunluğunu güvence altına almak,
c) Kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek. Bu, istatistiksel teknikler ve bu tekniklerin
kullanım seviyesini de içine alan, uygulanabilir metotların belirlenmesini içermelidir.
Bu Süreçlerin uygulanmasında, ürün özelliklerini doğrulamak, süreç yeterliliğini sağlamak, kontrol etmek ve
doğrulamak, Kalite Yönetim Sistemi'nin etkinliğini sürekli iyileştirmek için istatistiksel teknikler
kullanmaktadır. Kuruluşumuzda Kalite Yönetim Sistemi'nin performansı, iç tetkikler, düzeltici faaliyetler,
önleyici faaliyetler, ilgili tarafların istek ve önerileri, Yönetim Temsilcisi'nin performans raporu, yönetimin
gözden geçirme toplantıları ve Kalite Yönetim Sistemi 'nin iyileştirilmesi amacıyla yapılan faaliyetler
sonucu oluşan kayıtlarla ölçülür ve izlenir. Kalite Yönetim Sisteminin Planlaması, İzlenmesi ve Gözden
Geçirilmesi Süreci(SRC-19), İzleme ve Ölçme Sürecine(SRC-08) göre faaliyetler yürütülür.
8.2. izleme ve Ölçme
8.2.1. Müşteri Memnuniyeti
Kuruluşumuzda Kalite Yönetim sisteminin performansının ölçmelerinden birisi olarak müşteri şartlarının
karşılanıp karşılanmadığı hakkındaki müşteri algılaması ile ilgili bilgileri izlemek ve müşteri memnuniyetini
sağlamak için gerekli faaliyetleri planlı bir şekilde yürütmek üzere ilgili hizmet süreçleri ile PRO-02 _Uygun
Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü ve PRO-04 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürüne göre
uygulamalar yapılmaktadır.
8.2.2. iç Tetkik
Kuruluşumuzun kurduğu Kalite Yönetim Sistemi'nin planlanan düzenlemelere, ilgili referans standardının
şartlarına uygunluğunu, etkin olarak yürütüldüğünü ve sürekliliğinin sağlandığını belirlemek için düzenli olarak
yılda en az bir kez olmak üzere iç tetkikler yapılmaktadır. İç tetkiklerin yapılması için PRO-03 İç Tetkik
Prosedürüne ve FR-59 _Yıllık İç Tetkik Planına göre sürekliliği sağlanmaktadır. Tetkikler, tetkik edilen birimde
·
~~~!H!i~:IT2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Sayfa 16/18
Onaylayan:
EBİLTEM-TIO Müdürü
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
çalışmayan, eğitim almış ve tetkik ettiği birimin faaliyetleri ile ilgili bilgisi olan personel tarafından yapılır.
Tetkikçiler kendi birimlerini tetkik edemezler.
iç tetkikte aşağıdaki hususlar tetkik edilir:
~
~
~
~
~
~
Eğitim/Sağlık hedeflerine ulaşma prosedürlerinin bütünüyle uygulandığının doğrulanması,
Kalite yönetim sistemi şartlarının yerine getirildiğinin doğrulanması,
Kalite hedeflerine ulaşmak için yeterli kaynağın sağlandığının doğrulanması,
Kalite yönetim sisteminde belirtildiği şekilde kalite kayıtları,
Kuruluş personelinin kaliteyi etkileyen faaliyetleri, ve
ISO 9001 şartlarının bilindiğinin, uygulandığının ve korunduğunun garantilenmesi.
iç tetkikler için aşağıdakiler sağlanır:
~ Önceki tetkik sonuçları ve tetkik edilecek alan/konunun
planlanması yapılır.
önemi ve durumu esas alınarak iç tetkik
~
Tetkik yöntemi belirlenir.
~
Tetkikçilerin seçimi ve tetkikin uygulanışında objektiflik ve tarafsızlığa özen gösterilir.
~
iç tetkik sonuçları rapor edilir ve kayıtları muhafaza edilir.
~
Uygunsuzluklarla
~
Tespit edilen uygunsuzluklarla
raporlanması sağlanır.
ilgili gerekiyor ise düzeltici veya önleyici faaliyet belirlenir.
ilgili düzeltici faaliyetin takip tetkikieri
ile izlenmesi ve sonuçların
iç tetkiklerde belirlenen uygunsuzlukların giderilmesi ve uygulanan düzeltici / önleyici faaliyetin etkinliğinin
izlenmesi İç Tetkik Prosedürü (PRO-03) ve Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne (PRO-04) göre
sürdürülür,
İç tetkik sonuçları yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında değerlendirilerek PL-02 İyileştirıne
Aksiyon Planı ile takip edilir.
8.2.3. Süreçlerin İzlenmesi ve Ölçülmesi
Kuruluşumuzda süreçlerin izlenmesi ve urun özelliklerinin doğrulanması faaliyetleri planlanmakta ve
gerçekleştirilmektedir. Kalite Yönetim Sistemi süreçlerinin ölçülmesi ve izlenmesi, Süreç el Kitabı içinde
tanımlanan Ana Süreç Yapısındaki tüm alt süreçler için sağlanmış, hedefler, iyileştirme planı, veri analizleri, iç
tetkikler ve YGG de bunlar üzerinden tüm süreçlerin değerlendirilmesi yolu ile proseslerin izlenmesi ve
ölçülmesi güvence altına alınmıştır. İzleme ve ölçüm sonuçları, süreçlerin planlanmış çıktılarını elde etme
konusundaki yeteneğini gösterir. Planlanmış çıktılar başarılamadığında uygunluğu sağlamak için gerektiğinde
Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürüne (SRC-06) göre gerekli düzeltmeler ve iyileştirmeler uygulanır.
Ayrıca, istatistiksel teknikler kullanılarak; Veri Analizi Sürecine (SRC-l4) ve SRC-l5 Yönetim Gözden
Geçirme Sürecine göre değerlendirmeler yapılmaktadır. Süreç performans hedefleri; iyileştirme Aksiyon
Planı(PL-02) ile takip edilmektedir.
8.2.4. Ürünün/hizmetin
İzlenmesi ve Ölçülmesi
Hizmet izleme ve ölçme ilgili hizmet süreçleri ile SRC-14_ Veri Analizi Sürecine göre yapılır. Kayıtları;
Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne PRO-Ol) göre tutulmakta ve saklanmaktadır.
Uygun olmayan hizmetler, Uygun Olmayan hizmetin Kontrolü Prosedürü (PRO-02) göre incelenir gerekli
olduğunda PRO-04 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne göre düzeltici faaliyet veya önleyici faaliyet
uygulanır. Kayıtları; Doküman ve Kayıtların Kontrolü Sürecine (SRC-2l) göre tutulmakta ve saklanmaktadır.
·
~ ~~!ht~i~:IJ2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
Sayfa 17/18
Onaylayan:
EBİLTEM-TIO Müdürü
8.3. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü
Kuruluşumuzda tanımlanan uygunsuzlukların gözden geçirilmesi ve giderilmesini sağlayan etkin ve verimli bir
Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Prosedürü (PRO-02) oluşturulmuş ve uygulanmaktadır.
Uygun olmayan hizmetler görüşme formu, anket, müşteri e-mail veya ilgili süreç kayıtları vasıtası ile Uygun
Olmayan Ürün veya Hizmetin Kontrolü Prosedürüne (PRO-02) göre ele almaktadır. Uygunsuzluklar
incelenerek gerekir ise düzeltici / önleyici faaliyet başlatılabilir. Uygunsuzluk eğer düzeltici veya önleyici
faaliyet kapsamında ele alınamıyor ise iyileştirme aksiyonu belirlenerek ÇZL-04_DöfTakip Çizelgesi işlenir ve
takip edilir.
8.4. Veri Analizi
Kuruluşumuz, Kalite Yönetim Sistemine ait sağlık ve eğitim süreçlerinin uygunluğunu ve etkinliğini göstermek,
sistemin etkinliğinin sürekli gelişebileceği alanları değerlendirmek için Kalite Yönetim sistemi hedeflerinde
belirtilen ölçütlerle ilgili verileri toplamakta ve Veri Analiz Sürecine(SRC-14) göre analiz etmektedir.
Verilerin analizi, ilgili tarafların memnuniyeti, ürün karakteristikleri ve süreçler, tedarikçilerin performansları,
katkıları, eksiklikleri, kalite hedeflerinin değerlendirilmesi, uygun olmayan hizmete ilişkin kayıtlar, iç tetkik
uygulamaları, düzeltici faaliyet ve önleyici faaliyet kayıtları, gelecekteki müşteri ihtiyaç ve beklentileri ile ilgili
verileri içermektedir.
8.5. İyileştirrne
8.5.1. Sürekli İyileştirme
Kuruluşumuzda uygulanan Kalite Yönetim Sistemi sürekli iyileşme odaklıdır. Kuruluşumuz; Kalite Yönetim
Sistemi Politikasını, Kalite Yönetim Sistemi amaç ve hedeflerini, denetim sonuçlarını, verilerin analizini,
düzeltici ve önleyici faaliyetleri ve yönetimin gözden geçirmesini kullanarak Kalite Yönetim sisteminin
etkinliğini; Veri Analiz Süreci (SRC-14), ve SRC-15 Yönetim Gözden Geçirme Süreci ile sürekli iyileştirme
potansiyelini ölçer ve PL-02 iyileştirme Aksiyon Planı, ÇZL-04_DöfTakip Çizelgesi ile takip eder.
Kuruluşumuzda Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmesi aşağıdaki uygulamaların
ile sağlanmaktadır.
Bunlar;
~ İç ve dış tetkikIerin sonucunda ortaya çıkan geliştirme aksiyonlarının alınması.
~ Veri analizi ile ortaya çıkan fırsatlarımn değerlendirilmesi.
~ Düzeltici /önleyici faaliyetlerin uygunlanması.
~ Yönetimin gözden geçirmesinin sonucunda elde edilen iyileştirme fırsatlarının uygulanması.
yapılması
8.5.2. Düzeltici Faaliyet
Kuruluşumuzda, uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenerek ortadan kaldırılması, uygunsuzlukların tekrarının
önlenmesi ve iyileştirme fırsatlarının belirlenmesi için Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü (PRO-04)
oluşturularak uygulanır ve kayıt altına alınır - ÇZL-04 DÖF Takip Çizelgesi.
8.5.3. Önleyici Faaliyet
Kuruluşumuzda, oluşmalarını önlemek amacıyla potansiyel uygunsuzlukların olası kök nedenlerini ortadan
kaldırmak için tedbirlerin belirlemesi için Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü (PRO-04) uygulanır.
r
~ ~~ih1!i~A-IJ2
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EL KİTABI
Doküman No
KYSEK-01
Yürürlüğe
Gir.Tar.
01.09.2015
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
Sayfa No
Hazırlayan:
Yönetim Temsilcisi
Sayfa 18/18
Onaylayan:
EBİLTEM-TIO Müdürü
Bu önleyici faaliyetler yapılan analiz ile tespit edilen uygunsuzluk sebeplerini ortadan kaldırmak ve belirlenen
risk seviyesi için uygun olması sağlanmakta, Önleyici faaliyetler uygulanmalarını garanti etmek için
kaydedilmektedir - ÇZL-04 OÖF Takip Çizelgesi.