kamu yönetiminde koordinasyon
advertisement
KAMU YÖNETİMİNDE HEDEFLER İÇİNDEKİLER İLETİŞİM VE KOORDİNASYON • Kamu Yönetiminde İletişim Türleri • Kamu Yönetiminde Koordinasyon İlkeleri • Kamu Yönetiminde Koordinasyon Çeşitleri • Bu üniteyi çalıştıktan sonra; • Kamu yönetiminde formel ve informel iletişimi anlayabilecek, • Kamu yönetiminde yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya ve yatay iletişimin çeşitlerini öğrenebilecek, • Kamu yönetiminde koordinasyon ilkelerini öğrenebilecek, • Kamu yönetiminde koordinasyon türlerini anlayabileceksiniz. KAMU YÖNETİMİ Dr. Alican Kaptı BÖLÜM 12 Kamu Yönetimi GİRİŞ Kamu yönetiminde gün yüzüne çıkan en önemli sorunların başında iletişim ve koordinasyon eksiklikleri gelmektedir. Kamuda meydana gelen herhangi bir başarısızlık durumu veya program uygulamalarındaki verimsizliğin kaynağı araştırılırken yönetim süreci boyutunda etkili iletişim ve koordinasyonun ne derecede işletildiğinin analizleri yapılarak bir sonuca varılmaya çalışılmaktadır. Kamu yönetiminde iletişim ve koordinasyonun verimliliği daha etkin hizmet üretimini, bu alandaki verimsizlik ise hizmet kalitesinin düşük olması sonucunu doğurmaktadır. Özellikle, kamu yönetiminin çok yönlülüğü, hem bireysel hem kurumsal manada farklı çevrelerle olan ilişkileri ve görev alanının karmaşıklığı etkin ve sistematik bir iletişim ve koordinasyonu zorunlu kılmaktadır. Kamu yönetiminin temel fonksiyonlarından biri kurum ve kuruluşları oluşturan hizmet unsurları ile personeli; uyumlu bir şekilde bir araya getirip hedeflere ulaşılmasını sağlamaktır.1 İşte bu temel fonksiyon kamuda gerek bireysel gerekse kurumsal manada iletişim ve koordinasyonun sağlanmasıyla gerçekleşmektedir. İletişim sürecinin ögeleri; kaynak, alıcı, ileti, bağlam, dönüt ve kanaldır. Genel olarak iletişim süreci; insan davranışlarını değiştirmek, kurumlarda bir haberleşme ağı kurmak, kişiler ve gruplar arası ilişkileri geliştirmek, yetkinin görevlerini gerçekleştirmek ve etkili bir koordinasyon sağlamak amaçlarıyla kullanılır.2Basit olarak iletişim, bir bilginin gönderici tarafından gönderilmesi ve gönderilen bilginin bir alıcı tarafından alınması sürecidir. Bu sürecin ögeleri; kaynak, alıcı, ileti, bağlam, dönüt ve kanaldır. Kaynak, alıcıya aktarılması planlanan mesajı üreten ve gönderen göndericidir. Alıcı ise iletilen mesajı alan hedeftir. İleti, kaynağa ulaştırılması öngörülen mesajın içeriğidir. Bütün bu iletişimin gerçekleştiği ortama bağlam, kaynak ile alıcı arasındaki mesajın iletiminde kullanılan tarz kaynak olarak adlandırılmaktadır. Alıcının mesajdan anladığı şekliyle verdiği her türlü geri bildirim de iletişim sürecinde dönüt olarak tanımlanmaktadır.3 Teorik olarak tanımlanan bu iletişim süreci kamu yönetiminin sürdürülmesinde en temel araç olarak kullanılmaktadır. Bu sürecin anlamlı ve hedeflere uygun olarak dizayn edilmesi ve işlevsellik kazandırılması etkin kamu hizmeti sunumu için vazgeçilmez bir ön şart olarak kabul edilmektedir. Koordinasyon, belli bir hedefe yönelik olarak değişik aktivite ve faaliyetler arasında bir bağlantı, uyum ve düzeni tesis etme sürecidir. Eşgüdüm olarak da tanımlanan koordinasyon Türk Dil Kurumu sözlüğünde “Belirli amaçlar için bütünleşen bilişim dizgeleri ya da çalışma takımları arasında uyumun sağlanması ve ilişkilerin en yüksek toplam verimi en kolay biçimde sağlayacak bir düzen içerisinde gelişebilmesi için iş ve eylem birliği gütme” olarak tanımlanmaktadır.4 Genel yapısı itibariyle kamu yönetimi gerek kurum içindeki bireylerin kendi içlerinde gerekse kurumlar arası alanda uyum içerisinde çalışmaları ve eldeki kaynakların en etkin ve Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2 Kamu Yönetimi verimli şekilde kullanımı sonucu etkin kamu hizmeti üretimi için koordinasyonu zorunlu kılmaktadır. Kamu yönetimi süreci doğal olarak koordinasyon ve iletişimi en merkezî fonksiyon olarak ele almakta ve yönetim sürecinde rol alan tüm aktörlere bu alanlarda kendilerini hem teorik hem pratik olarak gelişimlerini sağlamaları yönünde işlev kazandırmaktadır. Bu bölümde kamu yönetiminde iletişim ve koordinasyon iki bölümde incelenecektir. Birinci bölüm kamu yönetiminde iletişim konusunu ele almakta ve bireysel ve kurumsal iletişim, kamuda iletişim türleri, formel ve informel iletişim gibi alt başlıkları kapsamaktadır. İkinci bölüm de ise iletişimin etkin olarak kullanıldığı kamuda koordinasyon konusu ele alınarak koordinasyonun önemi, ilkeleri ve çeşitleri üzerinde durulmaktadır. KAMU YÖNETİMİNDE İLETİŞİM Kamu yönetiminin en temel fonksiyonu kurumlar ve çalışanları arasında dinamik bir dengenin korunmasını sağlamaktır. İletişim, sosyal sistem veya bir organizasyonun vazgeçilmez bir unsurudur. 5 Kamu yönetiminin en temel fonksiyonu kurumlar ve çalışanları arasında dinamik bir dengenin korunmasını sağlamaktır. Kurumların hedeflerine ulaşabilmeleri ancak çalışanlarının verimli iletişim süreçlerini işletmeleriyle mümkündür. Barnard, organizasyonu kişisel davranışların koordineli ve sistematik bir bütün olarak tanımlamaktadır.6 Organizasyonu oluşturan bireylerin davranışlarının koordineli ve sistematik bir hâle getirilmesi ise iletişim süreçlerinin kullanılmasıyla mümkündür. Bireysel davranışların kurumsal davranışa doğrudan etki ettiği düşünüldüğünde kurumların yönetiminde bireysel iletişim aynı zamanda kurumsal iletişime de doğrudan etki etmektedir. Dolayısıyla her bir kamu yöneticisinin bireysel davranış ve iletişim tarzı bağlı bulunduğu kurumun kurumsal iletişim ve davranışını ortaya koymada etkili olacaktır. İletişim sürecinin bireysel bazda etkili ve verimli bir şekilde işlettirilmesi kurumsal bazda hedeflere ulaşmada verimliliği getirecektir. Bunun için bireylerin iletişim becerilerinin ve kurumların iletişim kapasitelerinin geliştirilmesi son derece önemlidir. Bir kamu görevlisinin iletişim becerisinin iyi olması kaliteli hizmet üretimine; dolaylı olarak da çalıştığı kamu kurumunun başarılı olmasına neden olacaktır. İletişim yönüyle zayıf kamu görevlileri ise hizmet üretiminde kaliteyi düşürmektedirler. Kamu yönetiminde başarılı iletişimi engelleyen birçok husus bulunmaktadır. Bursalıoğlu’nun7 belirttiği iletişim engelleri kamu yönetimindeki iletişim engellerini özetlemektedir: Psikolojik: Verici ve alıcının görüş ve çevreleri, duygu ve heyecanlar, klişeleşmiş kavramlar, saplantılar. Semantik: Konuşma ve yazı dilindeki karşılıklı veya inceliklerin neden olduğu farklar ve anlaşmazlıklar. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3 Kamu Yönetimi İletişimin kapalı olduğu durumlarda kamu hizmetinin kalitesi düşer Statü: Verici ve alıcının resmî ve sosyal statüleri, akademik ve mesleki gelişme farkları, kaynak sorunu ve ayrımı. Korunma: Vericinin bazı yüklenmeler altına girmesi durumunda, önceden hazırlayacağı savunma mekanizmaları. Alan: İletişim merkezleri ile birimleri arasındaki uzaklık. Hiyerarşi: Üst-ast ilişkilerinde çatışmalar, yetkinin oldukça az veya aşırı derecede aktarılması, fazla dar veya geniş kontrol alanı, düzensiz enformasyon akımı. Uyutma: Karar sürecine katılma olanağı verilmeyen uygulayıcıların, emirleri savsaklaması veya önemsiz sayması. Sınırlama: Kurumların amaçları ve görevleri gereği, bazı kapsam sınırlaması veya gizli tutulması.8 Bu iletişim engelleri kamudaki iletişim sürecini güçleştirir ve çoğu zaman iletişimi tamamen kapatır. İletişimin kapalı olduğu bir durumda ise kamu hizmeti üretimi çok mümkün görülmemektedir. Dolayısıyla kamu yönetimi sürecinde ortaya çıkabilecek iletişim engelleri, önceden öngörülerek tedbir alınmak suretiyle önlenmelidir. Önceden öngörülemeyen durumlarda ise; iletişim engelinin oluştuğu anda ilgili taraflarca hemen müdahale edilmeli ve iletişim yolları daima açık tutulmalıdır. Ehemmiyet verilmeyen çok küçük iletişim engelleri bazı durumlarda çok büyük problemlere sebep olabilmektedir. İletişim engellerini minimum seviyeye indirip maksimum kalitede hizmet üretmek, kamu hizmetinin kalite anlayışıdır. Kamu yönetiminde iletişim, kurumların organizasyon yapıları ve süreçlerinin icrasını sağlamaktadır. Organizasyon yapısı çerçevesinde hiyerarşik seviyeler, birimler, gruplar ve görev uzmanlık alanları gibi alanlarda iletişim değişik şekil ve yapılarda cereyan etmektedir. Kanunlar, kurallar ve kurumsal hedefler doğrultusunda kamu kurumlarının iç ve dış çevrelerle olan ilişkileri çok yönlü ve karmaşık olarak cereyan etmektedir. Bir yandan insan kaynakları yönetimi, değişik görevlerin koordinasyonu ve kurum kaynaklarının yönetimi; diğer yandan dış çevrelerle etkileşim gibi birçok alanda iletişim süreci dinamik ve karmaşık olarak devam etmekte ve bu sürecin sistematik yönetimi için iletişim merkezi rol oynamaktadır. Bunun yanında kamu da iletişim sürecinin; personelin moral, motivasyon ve işe bağlılığı konularında da önemli etkileri bulunmaktadır.9 Başarılı iletişim ortamının hâkim olduğu iş ortamlarında çalışanlar hedeflerini daha net bir şekilde görebilir ve bu hedeflere ulaşmada oluşan pozitif iklim sayesinde daha başarılı olurlar. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4 Kamu Yönetimi Kamu Yönetiminde Formel ve İnformel İletişim Bir kamu kurumu yapısı içerisinde formel ve informel olmak üzere iki tip iletişim işler. Bir kamu kurumu yapısı içerisinde formel ve informel olmak üzere iki tip iletişim işler. Formel iletişim, hiyerarşideki basamaklar ve makamlar arasında, enformasyon ve kararların çift yollu olarak akımıdır. Kurumların formel yanı iletişim yoluyla çalışır. İnformel iletişim ise kişiler ve gruplar arası ilişkilerden meydana gelir; üyelerin kuruma karşı tutumlarını gösterir ve kurumların gayriresmî yanını işletir. Formel iletişim ne kadar bozuk ve aksak olursa informel iletişim o kadar artar ve zararlı etki yapar. 10 Kamu kurumlarında hem formel hem de informel iletişim sistemi mevcuttur. Formel iletişim sistemi kurum kültürü ve yapısına dayalı görevin doğası gereği ortaya çıkan sorumluluk ve iş bölümüne dayalı olarak gelişen resmî iletişim türüdür. Formel iletişim, kurum içerisinde oluşturulan yapı içerisinde kurum üyelerinin kendi aralarında, astları ve üstleriyle gerçekleştirdikleri resmî emir ve bildirimler, emirler, raporlar gibi konuları kapsamaktadır.11Bu iletişim türü kamu kurumlarında sorumluluk ve hesap verilebilirlik mekanizmalarının tavizsiz bir şekilde işletilmesinden dolayı en temel iletişim sistemidir. Formel iletişim sürecinde bağlayıcılık ve sorumluluk esas teşkil etmekte ve yönetim sürecinin işleyişi belirlenen formel iletişim kanallarında cereyan etmektedir. Bu; gerçekte Max Weber’in ortaya koymuş olduğu bürokrasinin de bir gereği olarak algılanabilir. Örneğin İçişleri Bakanı tarafından İl Valiliklerine gönderilen bir yazılı uygulama emrinin tüm valiliklerce bir bağlayıcılığı bulunmaktadır. Tüm İl Valileri gönderilen emir yazısının gereğini uygulamak zorundadırlar. Şahsi olarak muhalif görüşü bulunan bir İl Valisinin emri uygulamaması durumunda yine formel iletişim sürecinde yasal işlemler başlatılabilir. Özellikle kamu hizmetlerinin yürütülmesinde bağlayıcılık unsuru ve hesap sorma mekanizması açısından formel iletişim günümüz kamu yönetim sürecinde yaygın olarak kullanılmaktadır. Formel iletişim, doğası gereği hiyerarşik işlevi yüksek olan kamu kurumlarında daha çok tercih edilmektedir. Örneğin, hiyerarşik bir kamu kurumunda personelin hafta sonu mesaisine ekstradan gelmesinin sağlanması mutlaka resmi yazı yazma veya ve tebliğ-tebellüğ formu düzenleme suretiyle formel iletişim kanalı kullanarak gerçekleşmektedir. Bunun yanında sivil ve hiyerarşinin düşük olduğu bir kurumda benzer bir konu sadece sözlü olarak personele söylenecek veya e-posta ile bildirilecektir. Formel iletişim kamu yönetiminde yaygın olarak kullanılmakta, fakat yönetim sürecinde formel iletişimin tüm ihtiyaçları karşılaması mümkün olmamaktadır. Bu nedenle de devreye informel iletişim sistemleri girmektedir. İnformel iletişim, kurumların resmî otoritenin, yapı veya prosedürlerinin yetersiz ve eksik kaldığı durumlarda kullanılan iletişim sistemidir. Formel ve informel iletişim Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5 Kamu Yönetimi çoğu zaman birbirine geçmiş ve birlikte kullanılmıştır. Kamu yöneticileri için önemli olan; durumsal değerlendirmeyle en uygun iletişim sisteminin seçilmesidir. Yönetim sürecinde formel iletişimin işleyişinde bile informel iletişimin desteği her zaman görülmektedir. Kamudaki görev ve hizmet alanlarının çeşitliliği göz önünde bulundurulduğunda çoğu formel iletişim sürecinin etkisiz olduğu ve bu süreçlerin informel iletişim süreçleriyle uygulanabilir bir hâle getirildiği gözlemlenebilmektedir. Bunun nedeni formel iletişim sisteminin statik; informel iletişim sisteminin ise, dinamik bir yapıya sahip olmasıdır. Ayrıca formel iletişim daha gözlemlenebilir ve tahmin edilebilir bir yapıya sahiptir. Fakat bütün bunlar informel iletişimin daha karışık ve gelişigüzel geliştiği anlamına gelmemektedir. İnformel iletişimin kendi içerisinde sistematik bir düzeni ve uyumu bulunmaktadır. Formel iletişim sistemi kamu yönetiminde yaptırım gücü açısından halk ve çalışanlar arasında daha etkili olabilmektedir. Fakat kamu yönetimi hedeflerinin içselleştirilmesi ve pozitif iklim oluşturmak suretiyle daha etkin bir kamu hizmeti üretimi açısından informel iletişim daha işlevsel görev yapmaktadır. Kamu bürolarında resmî yazışma ve tebliğlerle düzeltilemeyen birçok sorunu yöneticilerin lider davranış yöntemleriyle informel iletişim sistemini kullanarak çözebildikleri görülmektedir. Dolayısıyla kamu yöneticileri sadece formel iletişim sistemlerini değil informel iletişim sistemlerini de kullanarak görevlerini yürütmelidirler. Formel ve informel iletişim sistemleri kamu yönetiminde değişik yönlerde ve doğrultuda gerçekleşmektedir. Bu, daha çok bürokratik yapılardan oluşan organizasyonların yapısı gereği yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya ve yatay yönlerde oluşan iletişim türleridir. Kamu Yönetiminde Yukarıdan Aşağıya (Top-down) İletişim Yukarıdan aşağıya iletişim, çalışanların işlerini yaparken takip etmeleri gereken kural ve kaidelerin neler olduğunu bilmelerini sağlar. Kamu yönetiminde yukarıdan aşağıya iletişim, kurumsal yapı içerisinde üst düzeyden alta doğru gerçekleşen iletişim sürecidir. Bu süreç, kurumlarda bir emir komuta zinciri oluşturmakta ve iletişim mesajları yukarıdan aşağıya doğru akmaktadır. Bazı kamu kurumları devlet güvenliğini koruma, vergi toplama, doğayı koruma gibi spesifik ve zorunlu olan görevleri yerine getirmektedirler. Diğer kurumlar ise toplum ihtiyaçları doğrultusunda eğitim, sağlık ve ulaşım gibi hizmetleri sağlamakla yükümlüdürler. Bunun yanında sivil toplum kuruluşları gerek üyelerine gerekse toplumun belirli kesimlerine kendi alanlarında hizmet vermektedirler. Yukarıdan aşağıya iletişim, kamudaki bütün bu hizmet alanlarında görevlerin nasıl yapılması gerektiği ve çalışanların işlerini yaparken takip etmeleri gereken kural ve kaidelerin neler olduğunu bilmelerini sağlamaktadır.12 Bundan dolayı kamuda yukarıdan aşağıya olan iletişimin içeriğinde; kurumların genel misyon ve vizyonları, hedeflere ulaşmak için gerekli olan telkin gibi hususlar bulunmaktadır. Ayrıca kurumların görevleri ve uygulamaları için gerekli olan kanun, kural ve prosedürler yukarıdan aşağıya iletişimin temel Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6 Kamu Yönetimi içeriklerini teşkil etmektedir. Spesifik ve genel görevler için emirler, görev tanımlamaları ve başka kurumlarla olan ilişkilerdeki kurallar ve prosedürler gibi görev içerikleri yukarıdan aşağıya iletişimin kapsamındadır. Bunun yanında, çalışanların performansını değerlendirmek için alttakilere geri bildirimde bulunmak yukarıdan aşağıya gerçekleşen iletişimdir.13 Kamu yönetiminde görevle ilgili açıklamalar ve detay bilgiler; sözlü emirler, yazılı emirler, görev manuelleri ve görev eğitimleri gibi yollarla yapılmaktadır ve bu genelde yukarıdan aşağıya cereyan etmektedir. Fakat genel olarak yukarıdan aşağıya olan iletişim süreçlerinde çalışanların kendi hakları, özlük durumları, kendi gelişimleri ve yapılan görevlerin nihai hedefleri gibi konularda bilgilendirme olmamaktadır. Bu durum kamu kurumunda alttaki çalışanlar ile üstteki yöneticiler arasında bir engel oluşturabilmektedir. Bunu önlemek için yukarıdan aşağıya olan iletişim kanalını sadece emir ve kuralların uygulanması ve görev içerikli değil, bunun yanında sosyal değerleri içeren ve personelin motivasyonunu arttırabilecek diğer konularla ilgili de iletişime geçilmelidir. Bu şekilde organizasyon içerisinde dinamik bir yapı oluşturularak yukarıdan aşağıya tüm görevliler uyum içerisinde ve pozitif iklimde görevlerini yapabileceklerdir. Diğer bir deyişle, kurumlarda üst konumda bulunan kamu görevlileri, alttakilere değer vererek kendilerinin görevlerinin önemli bir parçası olduklarını hissettirecek bir iletişim tarzı seçmelidirler. Görevle ilgili kurallar ve prosedürlere odaklanma, yönetimde verimi ve bireyleri kontrol mekanizmasını tesis etmede etkili olabilir; fakat kural ve prosedürlere gereğinden fazla ehemmiyet verip çalışanlar üzerinde güçlü bir otorite tesis etmeye çalışmak, önemli yönetim ve kontrol sorunlarını ortaya çıkarmaktadır. Kamu Yönetiminde Aşağıdan Yukarıya (Bottom-up) İletişim Çalışanlar kendilerine kurumda olup biten şeylerle ilgili bilgi veren yöneticileri benimsemekte, sevmekte ve desteklemektedirler. Kamu yönetiminde iletişim hem yukarıdan aşağı hem de aşağıdan yukarı işleyecek şekilde çift yönlü olarak düzenlenmelidir. Yapılan araştırmalarda çalışanlar kendilerine kurumda olup biten şeylerle ilgili bilgi veren yöneticileri benimsemekte, sevmekte ve desteklemektedirler. Çift yollu iletişimde yukarıya giden haberler aşağıya gidenlerden farklıdır. Aşağıdan yukarıya olan iletişim sürecinde daha çok öneri ve açıklamaları; yukarıdan aşağıya olan iletişim ise, emir ve yönergeleri içerir.14 Fakat yukarıya akan iletişim genel olarak orta basamaklara takılır ve tutulur. 15 İletişimi güçleştiren iki etken; toplumun ulusallaşması ve uzmanlaşmasıdır. Bir yandan kitle iletişiminin yarattığı geniş alanda dinleyiciler, diğer yanda onlara ulaşmakla görevli uzman konuşmacı bilginin alım ve yayımını zorlaştırmaktadır. Bu bakımdan çeşitli iletişim engelleri içinde en önemli olanlar, kitle ile iletişim araçları arasına giren değişkenlerdir. Bu karışık değişkenlerin bağlanabileceği ortak etken, insandır.16 Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7 Kamu Yönetimi Aşağıdan yukarıya iletişim kamu kurumlarında kontrol ve bilgilendirme sistemi olarak işlev görmektedir. Bu yönde gerçekleşen iletişimde, kamu kurumlarında alt kademede çalışan personelin görevlerinin icrasında politika üretme ve karar verme süreçlerinde üstlerine danışmaları ve yardım istemeleri söz konusudur. Hiyerarşik yapıdaki organizasyonlarda açık ve serbest bir şekilde aşağıdan yukarıya iletişim gerçekleşmemektedir. Özellikle otoriteye dayanan ilişkiler ve kurumlarda bulunan ödül sistemleri astların üstlerine açık ve net bir şekilde her şeyi yansıtmalarına engel olmaktadır.17 Çoğu zaman alt tarafta meydana gelen problemler, üst tarafa aktarılmaz ve saklanır. Bunda üst tarafın alt taraf hakkında olumsuz düşünme ve mesleki yükselme ve ödül almaya engel teşkil edebileceği düşüncesi yatmaktadır. Bu sebeple alttan üste doğru bilgi akışında sorunlar gün yüzüne çıkmaktadır. Alt tarafta problemler olsa bile üst tarafa her şeyin mükemmel olduğu imajı verilme yoluna gidilmekte ve gerçekler saklanmaya çalışılmaktadır. Çalışanların kişisel ve mesleki gelişimlerine paralel olarak iş tatminleri ve görev motivasyonları sağlanmalıdır Bu durumun benzeri yukarıdan aşağıya olan iletişimde de yaşanmaktadır. Üst taraf değişik sebeplerle alt tarafın bilmesini istemediği bilgileri, alta geçişte engellemekte ve bilgi akışını rahatlıkla kontrol edebilmektedir. Alt tarafın sadece görevin icrasıyla ilgili olarak bilmesi gereken mesaj ve bilgileri alması yeterli olarak görülmekte; ekstradan bir bilgi akışına gereksiz olarak bakılmaktadır. Bu şekilde üst taraf, alt taraftan daha çok bilgiye sahip olmakla kendini daha otoriter ve güçlü hissedebilmektedir. Ast ve üstler arasındaki bu tür problemleri ortadan kaldırmak ve hem aşağıdan yukarı hem yukarıdan aşağı iletişimi daha da geliştirip etkin bir yapıya kavuşturmak için empati ve değişik eğitim programları uygulamak kaydıyla çalışanların kişisel kalitelerine ve açık olmalarına odaklanılmıştır. Bunun sonucu olarak çalışanların kişisel ve mesleki gelişimlerine paralel olarak iş tatminleri ve görev motivasyonlarının sağlanması hedeflenmiştir. Bu şekilde ast ve üstler arasında oluşabilecek hiyerarşik engellerden kurtulup personelin moral ve motivasyonunun sağlanacağı ve bunun da personelin daha verimli hizmet üreteceğine sebep olacağına inanılmaktadır. 18 Son yıllarda bu sorunların çözümü ve personel kalitesinin artırılması amacıyla personelin devamlı olarak yenileme ve kendini geliştirme fırsatı sunan hayat boyu öğrenme ve öğrenen organizasyon gibi programlar iş ortamlarında uygulanmakta ve olumlu sonuçlar elde edilmektedir. Kamu Yönetiminde Yatay (Horizontal) İletişim Kamu kurumlarında iletişim önemli oranda yatay şekilde gerçekleşmektedir. Yatay iletişim, yukarıdan aşağıya veya aşağıdan yukarıya modellerinden farklı olarak benzer ve yatay konumdaki birey ve birimler arasında sözlü ve yazılı olarak gerçekleşen süreçtir. Yatay iletişim aynı birimde çalışan insanları birbirine bağlamakta ve daha anlamlı bir iş ortamı oluşturmaktadır. Yine yatay iletişimle çalışanlar; farklı fakat kendi birimleriyle ilişkili olan diğer birimlerle iletişimde Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8 Kamu Yönetimi bulunduklarından daha geniş bir çevre ve arkadaş ortamı edinme imkânı bulunabilmektedirler. Fakat yatay iletişim genelde aynı konuma sahip akranları birleştirmekte; alttaki veya üsttekilere bu yönde bir iletişim genelde olmamaktadır. En önemlisi ise yatay iletişimle çalışanların birbirlerinde öğrenmeleri çok daha etkin hâle gelmektedir. Çalışanlar genelde kendilerinden üst veya alttan öğrenme yerine akranlarından öğrenmeyi tercih ederler. Ayrıca aradaki bilgi akışı daha işlevseldir. Çünkü akranların kendi bilgisini saklama veya değiştirme gibi bir eğilimi bulunmamaktadır. Fakat bazı durumlarda benzer işleri yürüten birimlerde pasta dilimini paylaşma veya başarının üstlere karşı lanse edilmesinde akranlar bir yarışma içerisine girebilmekte ve iletişimi kesebilmekte veya yanlış yönlendirebilmektedirler. Tabii ki bu tür bir iletişim kamu yönetiminde hiç istenmeyen ve birimlerin başarısını engelleyen bir durumdur. Yatay iletişim genel olarak iş bölümü, problem çözme, bilgi paylaşımı ve karışıklıkları çözmek gibi durumlarda daha çok kullanılır. Bu alanlarda iletişimin bir kısmı formel bir kısmı ise informel iletişim şeklinde gerçekleşmektedir. Bunun sebebi akranlar arasında bir hiyerarşik silsilenin bulunmaması ve sosyal alanda ilişkilerinin yoğun olmasıdır. Özellikle kurum içerisinde akranlar informel iletişimi çok yoğun kullanmaktadırlar. Ancak yatay olarak gelişen kurumlar arası iletişimde daha az yoğunlukta informel iletişim tercih edilmektedir. Kurum içerisinde informel olarak işleyen yatay iletişim, çalışanlar arasında sosyal ilişkilerin gelişimi ve kurumsal kimliği benimsemeleri yönünde pozitif etki oluşturmaktadır. Bu şekilde çalışanların kurumun hedeflerini benimseyerek kendi bireysel tercihlerini kurumsal tercih yönünde kullanmaları söz konusu olacaktır. Kamu kurumlarının çalışma ortamlarında pozitif iklim oluşturulması açısından yatay iletişime ağırlık verilmelidir. Yapılan bilimsel araştırmalar sonucu, çalışanlara iş yaptırmak için yukarıdan aşağıya diretme şeklinde gelen emir ve yaptırımların sonuç itibariyle verimsiz olduğu; bunun yerine kişilere sorumluluk vererek kendi içlerinde akranlarıyla beraber görevi sahiplenerek iş yaptırma yoluna gidilmesinin daha çok verimi getirdiği gerçeği ortaya konmuştur. Buradaki gerçeğin altında yatan husus, iş ortamlarında yatay iletişimin pozitif iklim oluşturmada son derece etkili olduğudur. Yatay iletişimin bu potansiyeli özel sektörde yaygın olarak kullanılmasına rağmen bürokratik ve hiyerarşik yapıdaki kamu kurumlarında kullanımı oldukça düşüktür. Kamu kurumlarının çalışma ortamlarında pozitif iklim oluşturulması açısından yatay iletişime ağırlık verilerek kurum yöneticilerinin bu yönde aktif politika yürütmeleri gereklidir. Yatay iletişimin pozitif iklim oluşturmadaki fonksiyonunun yanı sıra, bireylerin mesleki yönden kendini geliştirmeleri ve mesleki profesyonellik kazanmaları açısından katkısı bulunmaktadır. Özellikle karmaşık iş yükü bulunan büyük yapıdaki kurumlarda koordinasyon ve kurumsal görevler çok daha karmaşık bir yapıdadır. Bu karmaşık yapıda başarılı olmak için yatay iletişim kanalını kullanan çalışanlar birbirlerinden öğrenmekte, danışmanlık yapmakta, yol göstermekte ve Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9 Kamu Yönetimi bu şekilde karmaşıklığı sistematik hâle getirerek görevlerini daha profesyonel olarak yerine getirebilmektedirler. Gerektiğinde birbirlerinin başarısızlıklarını toplu olarak telafi etme yoluna gitmektedirler. Bütün bu etkileşimler yatay iletişimin doğası gereği çalışanlara verdiği rahatlık ve güvenden kaynaklanmaktadır. KAMU YÖNETİMİNDE KOORDİNASYON Koordinasyon bir kurumun işleyişini kolaylaştıracak ve hedeflerine ulaşmasını sağlayacak bir şekilde tüm kurumsal etkinliklerin uyumlulaştırılmasıdır. Koordinasyon kamu yönetiminin en temel fonksiyonlarından biridir. Kamu kurumlarının hedeflerine zamanında ve etkin bir şekilde ulaşması, kurumlar arasında koordinasyon süreci çerçevesinde gerçekleşen bilgi paylaşımı, iş bölümü, planlama ve kurumlar arası uyumun etkili ve verimli bir şekilde uygulanmasına bağlıdır. Koordinasyon yönetim bilimleri literatüründe eşgüdüm olarak da adlandırılmaktadır. Koordinasyon bir kurumun işleyişini kolaylaştıracak ve hedeflerine ulaşmasını sağlayacak bir şekilde tüm kurumsal etkinliklerin uyumlulaştırılmasıdır. 19 Öztekin, koordinasyon veya eşgüdümü; “Bir amaç için bir araya gelmiş insanların belirlenen ya da planlanan amaca ve amaçlara ulaşmak için amaçlar doğrultusunda iş birliği oluşturma ya da uyumlulaştırma çabaları” olarak tanımlamaktadır.20 Koordinasyon kamu hizmetinde rol alan aktörlerin eylemleri hakkında birbirlerinin haberlerinin olmasını öngörür. İş birliği ise kurumlarda aynı veya benzer hedefleri bulunan birim ve bireylerin amaçlarını paylaşmalarını ve ortak hareket etmelerini öngörmektedir.21 Bu noktada koordinasyon ve iş birliği kavramları karıştırılmamalıdır. Günümüz dünyasında yönetim unsurlarının nicel ve nitel olarak oldukça fazla olması ve bundan dolayı karmaşık bir ağ içerisinde kurumların hedeflerine ulaşmaları bir çok zorluğu ve yönetim problemlerini beraberinde getirmektedir. Dünyadaki yönetim networku tamamen karışık ve kompleks bir hâle gelmiştir ve kurumlar bu karışıklık içerisinde kendi hedeflerine en etkin şekilde ulaşmanın hesaplarını yapmaktadırlar. Özellikle teknoloji ve enformasyon bilimi alanındaki gelişmeler günümüzde bilgi paylaşım networkunu global bir hâle getirmiş ve geçmiş yıllara nazaran tamamen farklı bir boyut kazanmıştır. Artık bilgiye erişim ve paylaşım geçmişe oranla çok daha kolay ama daha karmaşık hâle gelmiştir. İşte bütün bu karmaşa içerisinde birey ve kurumların hedeflerinde sapma olmadan ulaşmak istedikleri noktaya ulaşmaları için etkin ve işlevsel koordinasyon, kilit rol oynamaktadır. Günümüz modern kurumları etkin bir iş birliği ve koordinasyonun kendi güçlerine daha çok güç kattığına inanmakta ve dolayısıyla bu yönde yeni stratejiler geliştirmektedirler. Kamu yönetiminin başarısızlığı genel olarak kurumlar arası iş birliği ve koordinasyonun eksikliğine dayanmaktadır. Özellikle görev alanları net olarak ayrılmayan ve benzerlik taşıyan kurumlar, koordinasyon eksikliğinden dolayı benzer işleri mükerrer olarak yapma, içerik itibariyle büyük sorumluluk gerektiren Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10 Kamu Yönetimi durumlarda konuyu üstlenmeme, başarıyı paylaşma endişesiyle bilgiyi saklama veya paylaşmama gibi durumlarla karşı karşıya kalmaktadır. Bütün bu sorunların temelinde ideal koordinasyon sisteminin yönetim sürecinde doğru olarak işletilmemesi vardır. Bu sürecin doğru olarak işletilmemesi hem kurumsal hem bireysel bazda yürütülen yanlış politikalardan kaynaklanmaktadır. Kurumsal bazda kaynaklanan sorunlar, genelde kurumun kendi oluşturduğu temellere dayanan kurum kültürünün bir sonucu olarak ortaya çıkmaktadır. Kurum, kültür olarak diğer kurumlarla iş birliği ve koordinasyonu çok benimsemeyebilir veya yapılan işin getirileri gereği diğer kurumlarla bir paylaşım yoluna gitmeyebilir. Bunun yanında özellikle kurumların başında bulunan yöneticilerin şahsi özellikleri itibariyle iş birliğine kapalı bir yapısı bulunabilir veya bu yönde becerileri bulunmayabilir. Ayrıca iş birliği kurulması gereken diğer kurumlarla gerek kişisel gerekse ideolojik görüş ayrılıkları bulunabilir. Bu gibi sebeplerden dolayı gerekli olan koordinasyon sistemi sorunlu işler ve kamu yönetiminin başarısızlığına neden olur. Koordinasyonun temel unsurlarını Tortop, İspir, Aykaç, Yaman ve Özer; ahenkli birleştirme, iş birliği ve teşvik (özendirme) olmak üzere üç başlıkta toplamışlardır. 22 Etkili kamu hizmeti için tüm bileşenler uyumlu bir şekilde bir araya getirilmelidir. Kamu hizmeti bir çok farklı aktivitelerin bir araya gelmesinden oluşmaktadır. Hizmetin oluşumu için personel, malzeme, ortam, finansal destek vs. gibi bir çok farklı bileşenin bir araya gelmesi gerekmektedir. Bu farklılık kamu hizmetinin türü ve içeriğine göre değişim arz etmektedir. Fakat önemli olan bu farklı bileşenleri uyumlu ve etkili olabilecek şekilde bir araya getirmektir. Örneğin yapılacak işin niteliğine göre uygun personel istihdamı bu uyum için gereklidir. Teknik bir personelin sosyal alanda görevlendirilmesi veya sözel alanı kuvvetli bir personelin sayısal ve teknik içerikli bir hizmette görevlendirilmesi bu uyumu bozacaktır. Dolayısıyla etkili kamu hizmeti için tüm bileşenler uyumlu bir şekilde bir araya getirilmelidir. Kamu hizmeti için gerekli olan bileşenlerin uyumlu bir şekilde bir araya getirilmesinden sonra bu hizmeti üretecek görevliler ile ilişkili oldukları diğer kişi ve kurumlar arasında bir iş birliği oluşturulması, koordinasyonun diğer bir unsurudur. Bu noktada genel olarak kamuda aynı birim içerisinde çalışanların iş birliği sağlamalarının daha kolay olduğu, farklı birimlerde çalışanların ise iş birliğine girmelerinin daha zor olduğu gerçeği ortaya çıkmaktadır. Bundan dolayı farklı fakat ilgili olan birimlerin birbirleriyle iş birliğine girmeleri konusunda yasal zemin oluşturularak bu yönde etkin politikaların yürütülmesi koordinasyonun verimliliği açısından önemlidir. Son olarak, iş birliğinin yanında; kurumun temel amacı, vizyonu ve misyonu gibi unsurlar dinamik tutularak personelin yapılması gereken hizmet yönüyle teşvik edilmesi, gerekli motivasyon ortamının sağlanması da önem arz etmektedir. Bu teşvik sonucu personel yapılacak hizmeti benimser ve iş birliği konusunda daha çok Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11 Kamu Yönetimi istekli hâle gelir. Bütün bunların neticesi olarak daha verimli bir koordinasyon sağlanmış olur ve kamu personeli daha kaliteli ve etkin hizmet üretir. Kamu yönetiminde iyi bir koordinasyon sağlamak için birtakım ön koşullar bulunmaktadır. Bursalıoğlu’nun23 eğitimde koordinasyon için belirtmiş olduğu bu ön koşulların tüm kamu yönetimine uyarlanması mümkündür. Koordinasyon için ön koşullar şu şekilde sıralanabilir: Görevsel bir yönetim yapısı Görevleri ve ilişkileri açıkça belirten bir kurum yapısı ve şeması Açık ve net bir dille yazılmış kanun, politika, tüzük ve yönetmelik vs. olması Etkili ve her yöne açık bir iletişim sistemi kurulması Kurumlarda yapılandırılmış koordinasyon birimi ve uzman personel bulunması Sistematik yapıda plan ve programlar bulunması Görev, yetki ve sorumluluklarının yasal ve etik ilkeler çerçevesinde kullanılması Düzenli raporlar ve kayıtlar tutulması Problemlerin çözümü için ilgili uzmanlardan oluşan komisyonlar kurulması Personelin moral ve motivasyonu Koordinasyon İlkeleri Kurumların görev ve yükümlülükleri arasında benzer türdeki iş yüklerinin bir araya toplanması koordinasyonu kolaylaştıracaktır. Koordinasyon ilkeleri Tortop, İsbir, Aykaç, Yaman ve Özer tarafından şu şekilde sıralanmaktadır24,25: Teşkilat yapısında sadeleştirme yapmak, kamu hizmeti politikalarında birlik temin etmek, haberleşme kanallarını iyi düzenlemek, koordinasyonun sağlanması için personeli teşvik etmek. Kamu yöneticilerinin koordinasyon sağlamada bu hususlara dikkat etmeleri gerekmektedir. 1. Teşkilat yapısında sadeleştirme yapmak Kurumların görev ve yükümlülükleri arasında benzer türdeki iş yüklerinin bir araya toplanması koordinasyonu kolaylaştıracaktır. Bu aşamada görev gerekleri ve zorunlulukları net bir şekilde belirlenmelidir. Yoruma açık ve net olmayan görev ve iş alanlarında koordinasyon daha da zorlaşmaktadır. Benzer faaliyetlerin bir araya toplanması kaynak kullanımında da ciddi tasarruf sağlayacaktır. Benzer işlerin icrası için tek birimin sorumlu olması ve o işle ilgili uzman personelin görevlendirilmesi o işin daha pratik ve etkin bir şekilde yapılmasını sağlayacaktır. Bu yapıyı oluşturmak için ilgili diğer birimlerle ortak çalışmalı ve mükerrerliği önleyici tedbirler alınmalıdır. Bir kişinin birden fazla çok çeşitli iş yapmasından ziyade tek işi çok kere yapması uzmanlaşmayı da beraberinde getirir. Dolayısıyla kurumların yapılarında görev türlerine göre sadeleştirme yapılarak iş bölümü ve sorumluluklarını uygun Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 12 Kamu Yönetimi bir şekilde düzenlemek gerekir. Bu işlemi yaparken de iş yükü ve o işi yapacak personel istihdamını da orantılı bir şekilde gerçekleştirmek gerekmektedir. 2. Kamu hizmeti politikalarında birlik temin etmek Kamu hizmeti bir bütünlük arz etmektedir. Farklı birimlerin farklı görev ve sorumlulukları mevcut olsa da her birimin yaptıkları diğer birimleri sonuç itibariyle etkilemektedir. Hizmet sunumunda yürütülen politikalar tutarlı ve uygulanabilir olmalıdır. Örneğin A kurumunun onaylamış olduğu bir işlemi, B kurumunun kabul etmesi; A kurumunda uygulanan işlem prosedürlerinin B kurumunda da benzerlik arz etmesi gibi hususlar bu birliğin tesisi açısından önemlidir. Kamu birimleri arasında bu birliği tesis etmek için kurumlar ilişkili oldukları görev alanlarıyla ilgili tutarlı planlar yapmalı ve uygulamayı devamlı olarak denetlemelidir. Hizmet sunumunda geliştirdikleri ortak politikaların tüm çalışanlar tarafından bilinmesi ve uygulama prosedürlerinin eksiksiz olarak öğretilmesi gereklidir. 3. Haberleşme kanallarını iyi düzenlemek Kamu hizmetlerinin icrasında etkili bir koordinasyon için her türlü haberleşme ve iletişim kanallarının daima açık olması gerekmektedir. İletişim, koordinasyonun temelini oluşturmaktadır. Bireyler ve kurumlar arası koordinasyonun gerçekleşmesi için haberleşme ve iletişim kanallarının daima açık olması gerekmektedir. Çok iyi planlanan ve altyapısı güçlü olan kamu hizmetlerinin icrasında iletişim kanallarının kapalı olması bütün süreci olumsuz etkilemektedir. Örneğin uzun yıllar altyapı çalışmaları tamamlanan bir projenin uygulanması sürecinde karar verme noktasında bulunan yöneticinin iletişim kanallarının kapalı olması ve ilgili diğer birimlerle görüşmek istememesi, ortak hareketten ziyade ferdi hareketi tercih etmesi, projenin bütün olarak başarısızlığını getirecektir. Dolayısıyla kamu hizmetlerinin icrasında etkili bir koordinasyon için her türlü haberleşme ve iletişim kanallarının daima açık olması gerekmektedir. 4. Koordinasyonu sağlamak için personeli teşvik etmek Kamu hizmetlerinde koordinasyon gerektiren durum ve hareketlerin spesifik olarak tanımlanıp görev rehberlerinde ayrıntılı olarak belirlenmesi oldukça zordur. Koordinasyon gerektiren birtakım durumlar, kanun ve kurallarda genel anlamda belirtilebilir, fakat bunun ne şekilde ve nasıl yapılacağı, tamamen personelin kendi beceri ve kabiliyetine kalmaktadır. Dolayısıyla kamu personeli bu konularda iyi eğitilmeli ve koordinasyon sürecini etkili yönetmek için teşvik edici unsurlar işe koşulmalıdır. Bunun için öncelikli olarak personele yaptığı iş benimsetilerek birimler arası koordinasyon sağlaması için personel istekli hâle getirilmelidir. Ayrıca, kurumun vizyon ve misyonları belirlenirken, koordinasyon hususu göz önünde bulundurularak etkili koordinasyon için hedefler belirlenmelidir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 13 Kamu Yönetimi Koordinasyon Çeşitleri Kamu kurumlarının işlevi ve yapısına göre Tortop, İsbir, Aykaç, Yaman ve Özer koordinasyon türlerini genel olarak; hiyerarşiye dayanan, inandırıcı, komiteler yoluyla, yatay ve dikey, yapı ve görevle ilgili, iç ve dış koordinasyon olmak üzere altı bölümde incelemiştir.26 Bütün bu koordinasyon çeşitleri kamu yönetimi sürecinde işleyen koordinasyon türleriyle aynıdır. 1. Hiyerarşiye Dayanan Koordinasyon Çalışanlara, yaptıkları görevin değerini ve mantıksal olarak gerekliliğini anlayacakları sosyal bir çalışma iklimi oluşturulmalıdır. Kamu kurumlarında hiyerarşi; aşağıdan yukarıya doğru, yukarıdan aşağıya doğru ve yatay olarak işlemektedir. Genel olarak hiyerarşik yapılarda koordinasyonun sağlanmasında kurum veya birimin en üst düzey yetkilileri sorumludur. Karar verici konumunda olan yöneticiler, personelin gerek kendi birimleri içerisinde koordinasyonunu gerekse dış çevrede bulunan diğer birim ve kurumlarla koordinasyonunu sağlamaktadırlar. Hiyerarşik kurumlarda üst konumdakilerin astlar üzerinde otoriteye sahip olmaları koordinasyonu kolaylaştırmakta;27 fakat ast üst ilişkilerinin katı hiyerarşik yapıya sahip olması bunu tersine çevirmektedir. Katı bir hiyerarşik ortamda astlar görevleri benimsememekte ve görevin gereğini çoğu zaman dayatma neticesinde gerçekleştirmektedirler. Dolayısıyla çalışanlar için koordinasyon, teşvik edici olmayıp sadece bir zorunluluk olarak algılanmaktadır. Bu sebeple çalışanların hizmet üretimindeki verimi genelde düşmektedir. 2. İnandırıcı Koordinasyon İnandırıcı koordinasyonda bir otorite ve yaptırım söz konusu değildir.28 Çalışanlar uyum içerisindedirler ve iş gereği oluşan sorumluluklarından doğal olarak ve benimseyerek iş birliği ve koordinasyon sağlamaktadırlar. İnandırıcı koordinasyonda çalışanların birbirlerine güvenleri ve sosyal bağları güçlüdür. Bu koordinasyonun temel felsefesi, Mary Parker Follet’in iş veriminin yükseltilmesine yönelik olarak ortaya koyduğu “durumsal kanun” (law of thesituation) olgusuna dayanmaktadır. Follet, çalışanların iş gereklerini yapmaları için emir ve dayatmanın gereksiz olduğu, onlara sadece içinde bulundukları durumun bir gerekliliği olarak görev gereklerini algılamalarını sağlamak gerektiğini vurgulamaktadır. Bu durumun ise, çalışanlara, yaptıkları görevin değerini ve mantıksal olarak gerekliliğini anlayacakları sosyal bir çalışma iklimi tesis etmekle mümkün olabileceğini belirtmektedir. 29 3. Komiteler Yoluyla Koordinasyon Komiteler, kamu yönetimi sürecinde ihtiyaç duyulan durumlarda oluşturulur. Komiteler birden çok üyeden oluştuğundan koordinasyonu zorlaştırmaktadır. Komite üyeleri farklı görüşlerde olabilmekte ve ilişkili oldukları hizmet birimleriyle Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 14 Kamu Yönetimi ortak hareket etmede zorluk yaşanabilmektedir. Bu da doğal olarak koordinasyonu olumsuz yönde etkilemektedir. Fakat birden çok kişinin karar alma mekanizmasına dahil olması yönetim kalitesinin daha yüksek olması ve kararların daha isabetli olmasını sağlamaktadır. 4. Yatay ve Dikey Koordinasyon Birimlerin kendi görevleriyle ilişkili oldukları benzer yetki ve konumlara sahip diğer birimlerle sağladığı koordinasyon, yatay koordinasyon; kendi üst ve alt tarafında bulunan birim ve bireylerle gerçekleştirdikleri koordinasyon türüne ise dikey koordinasyon denmektedir. Yapı ve prosedürleri işletenlerin bireysel sorunları ve yetersizlikleri koordinasyonu olumsuz yönde etkilemektedir. Yatay koordinasyon, birimlerin kendi paralellerindeki kurum ve kuruluşlarla gerçekleşebileceği gibi farklı olan, fakat benzer işlevi bulunan kurumlarla da gerçekleşebilir.30 Örneğin A kurumundaki Sağlık Daire Başkanlığı, diğer kurumlardaki Sağlık Daire Başkanlıkları ile koordinasyon sağlayabileceği gibi; benzer işlevi bulunan birtakım hastanelerle de koordinasyon sağlayabilir. Dikey koordinasyonda ise üst konumda bulunan kurumlar genel olarak baskındırlar. Koordinasyon problemi veya hizmet kalitesindeki sorunlardan dolayı daima alt konumdaki kurum veya bireyler sorumlu tutulmaktadır. Bundan dolayı alt konumdaki kurumlar görevleri sırasında risk almazlar ve sadece üstten gelen direktifler çerçevesinde koordinasyon sürecini işletirler. 5. Yapı ve Görevle İlgili Koordinasyon Yapıyla ilgili koordinasyon, kurumların teşkilat yapısı; görevle ilgili koordinasyon ise, kurumların faaliyet ve işleyişi ile ilgili koordinasyondur.31 Kamu kurumlarının yapısı itibariyle koordinasyona elverişli olarak yapılandırılması önemlidir. Kurumun işleyişiyle ilgili yasal prosedürler bu yapıya uygun olarak dizayn edilmelidir. Ayrıca kamu yönetiminin devamlı olarak durumsal değişime uğramasından dolayı kurumların koordinasyon işlevini gören yapı ve prosedürler, yeniliklere ve değişime açık olacak şekilde dinamik olarak yapılandırılmalıdır. Kurumun yapısal ve görevsel sistemi çerçevesinde gerçekleşen koordinasyon, yapı ve görevle ilgili koordinasyon kapsamına girer. Bu yapı ve görevle ilgili prosedürler, koordinasyona ne derecede elverişli dizayn edilirse kurumdaki başarı da o oranda olmaktadır. Genelde yapı ve görevle ilgili koordinasyonda o birimdeki çalışanlar ve yöneticiler önemli rol oynamaktadırlar. Bazen yapı ve prosedürlerin çok iyi olmasına rağmen o yapıyı ve prosedürleri işletenlerin bireysel sorunları ve yetersizlikleri koordinasyonu olumsuz yönde etkilemektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 15 Kamu Yönetimi 6. İç ve Dış Koordinasyon İç koordinasyon, kurumun kendi içerisinde yer alan birimlerle ve bu birimlerde çalışan bireylerin birbirleriyle olan koordinasyonudur.32 İç koordinasyonda yönetici konumunda olan kişilerin sorumlulukları koordinasyonun etkinliği açısından son derece önemlidir. Özellikle çalışanlarla pozitif iletişim kurma koordinasyonun etkinliğini artırmaktadır. Sırasıyla tüm yönetici ve çalışanlar, koordinasyonun gerçekleştirilmesinde sorumludurlar; fakat koordinasyonun tesisinde sorumluluk, genelde yönetici konumunda bulunanlardadır. Bireysel Etkinlik Dış koordinasyon ise kurumların diğer farklı kurumlarla olan koordinasyon sürecidir.33Kamu yönetiminde benzer görevleri yürüten kurumların birbirleriyle etkili koordinasyon sağlamaları oldukça zordur. Çünkü her kurum kendi başarısını düşünmektedir ve benzer kurumların kendilerinden daha başarılı olmalarını arzu etmemektedirler. Koordinasyon sağlandığında kendi kurumunun bilgi paylaşımı sonucunda diğer kurumu güçlendireceği anlayışı hâkimdir. Bu sebeple benzer işlevi olan kurumların koordinasyonu oldukça zayıftır. Bu durum kamu yönetiminde önemli bir sorun olarak ortaya çıkmaktadır. Özellikle bilgi paylaşımı konusunda kurumlar koordinasyona yaklaşmamakta ve kurumların iş birliğiyle oluşabilecek potansiyel güçten kamu kurumları yararlanamamaktadır. Bu sorunun ortadan kaldırılması için benzer işlevi olan kurumların yapısal bütünlüğü sağlanarak aynı çatı altında yapılandırılmaları ve görev alanları net olarak belirlenmelidir. • Kamu yönetiminde iletişim ve koordinasyonun önemini tartışınız. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 16 Özet Kamu Yönetimi • Günümüz kamu yönetiminin güncel sorunları arasında iletişim ve koordinasyon kritik bir yere sahiptir. Kamuoyunda yapılan vatandaş memnuniyet anketlerinin birçoğunda ortaya çıkan kamu hizmetleriyle ilgili memnuniyetsizlik kamu görevlilerinin iletişim ve koordinasyon eksikliğine dayanmaktadır. Ayrıca kamu politikalarının uygulanması ve hedeflere ulaşmasının değerlendirilmesi amacıyla kamu politika analistlerinin analizleri sonucu ortaya çıkan raporlarda özellikle politika uygulama aşamalarında koordinasyon eksikliklerinin politikaların hedeflerine ulaşmada olumsuz etki yaptığı belirtilmektedir. Kısacası kamu yönetimi problemlerinin oluşumunda iletişim ve koordinasyon eksikliği ana rol oynamaktadır. Bunun tersine, kamu yönetiminin başarılı oluşunda ise iletişim ve koordinasyonun önemli pozitif katkıları olduğu aşikârdır. Dolayısıyla, kamu yönetiminde iletişim ve koordinasyon vazgeçilemeyen ve yeri başka hiçbir unsurla doldurulamayan bir süreçtir. Bu iki unsurun yokluğu direkt olarak yönetim zafiyetini ve başarısızlığını doğurmaktadır. • Bundan dolayı günümüz kamu yöneticilerinin iletişim ve koordinasyon alanlarında son derece profesyonel ve donanımlı olmaları bir zorunluluktur. Kamu yöneticileri kendilerini bu alanlarda en güncel ve pratik uygulamalarda yenilemeli ve donanımlı hâle getirmelidirler. Öncelikle bu bölümde belirtilen iletişim ve koordinasyon kavramları ile ilgili teorik hususları iyi bilmeleri ve bu bilgiler ışığında pratik uygulamalar için becerilerini geliştirmelidirler. Unutulmalarıdırki kamu yönetimi sürecinde rol alan her bir fert iletişim ve koordinasyonla ilgili muhakkak becerisini kullanmak zorunda kalacaktır. Kendilerini donanımlı yetiştiren kamu görevlileri kaliteli ve verimli hizmet üretecekken, bu alanda kendini geliştirmemiş kamu görevlileri ise hizmet üretiminde negatif yönde katkı sağlayacaklardır. Bir kamu görevlisinin iletişim ve koordinasyon becerileri açısından yetersizliği gerek mesleki gerekse etik değerler açısından kabul edilebilir bir durum değildir. Çünkü kamu yönetiminde daima kaliteli ve verimli hizmet üretimi esastır. Dolayısıyla kamuda görev alan her görevlinin bu görev bilinciyle hareketle, kendi iletişim becerilerini mesleğin gerektirdiği standartlara göre geliştirmeli ve koordinasyon sürecini etkili bir şekilde işletmelidir. •Bu bölümde; kamu yönetiminde formel ve informel iletişim türleri, aşağıdan yukarı, yukarıdan aşağı, yatay iletişim modelleri ve koordinayson ilkeleri ele alınmaktadır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 17 Kamu Yönetimi DEĞERLENDİRME SORULARI Değerlendirme sorularını sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan “bölüm sonu testi” bölümünde etkileşimli olarak cevaplayabilirsiniz 1. Aşağıdakilerden hangisi kamu yönetiminde formel iletişime örnektir? a) Senelik izne çıkmak için yazılan izin dilekçesi b) Şube müdürünün büro personeline nasihati c) Büro memurunun büro amirine görevi ile ilgili danışması d) Kurumsal e-postadan gönderilen kutlama mesajı e) Göreve geç gelen personele geç gelme nedeninin sorulması 2. Genel müdürlükten tüm taşra birimlerine gönderilen emir yazısı hangi yönde ve türde bir iletişim çeşididir? a) Yukarıdan aşağı yönde informel iletişim b) Aşağıdan yukarı yönde formel iletişim c) Yatay yönde formel iletişim d) Aşağıdan yukarı yönde informel iletişim e) Yukarıdan aşağı yönde formel iletişim 3. Aşağıdakilerden hangisi koordinasyonun temel ilkelerinden değildir? a) Teşkilat yapısında sadeleştirme yapmak b) Kamu hizmet politikalarında birlik temin etmek c) Kamu görevlilerinin bireysel hareket etmeleri d) Koordinasyonu sağlamak için personeli teşvik etmek e) Haberleşme kanallarını iyi düzenlemek 4. Aşağıda belirtilen koordinasyon çeşitlerinden hangisi personelin yaptığı işi benimsemesiyle işi sahiplenmesi ve etkili koordinasyon üretmesini sağlar? a) Yapı ve görevle ilgili koordinasyon b) Yatay ve dikey koordinasyon c) Hiyerarşiye dayanan koordinasyon d) İnandırıcı koordinasyon e) Komiteler yoluyla koordinasyon Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 18 Kamu Yönetimi 5. Aşağıdakilerden hangisi bir kamu görevlisinin iletişim ve koordinasyon rolleri arasında yer almaz? a) Sorumluluk bilinci b) Profesyonel davranış c) Teknoloji kullanımı d) Fiziki yeterliliği e) Değişime açıklık ve yenilikçi olma Cevap Anahtarı: 1. a 2.e 3.c 4.d 5.d Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 19 Kamu Yönetimi YARARLANILAN ve BAŞVURULABİLECEK DİĞER KAYNAKLAR 1 Kamil Ufuk Bilgin (1996), Kamu Yönetiminde Yönetsel İletişim, Çağdaş Yerel Yönetimler, 5(2), s.25. 2 Ziya Bursalıoğlu (1979), Okul yönetiminde yeni yapı ve davranış, Ankara Üniversitesi Eğitim Fakültesi Yayınları, s.147. 3 Vikipedia Özgür Ansiklopedi Web sayfası: http://tr.wikipedia.org Erişim tarihi 24.08.2011. 4 Türk Dil Kurumu Online Sözlüğü, Web sayfası http://tdkterim.gov.tr Erişim tarihi 24.08.2011. 5 Daniel Katz ve Robert L. Kahn (1978), The sociapsychology of organizations, (2nd. Ed.) New York: John Wiley&Sons. A.g.e. Harold, F. Grotner, Keneth L. Nicholas, CarolynBall (2007), OrganizationTheory: A Public and Nonprofit Perspective, WadsworthThomson Learning, s.155. 6 ChesterBarnard (1938), Functions of Executive, Cambridge, MA: Harvard UniversityPress. 7 Bursalıoğlu, a.g.e. s.154-155. 8 Bursalıoğlu, a.g.e. s.154-155. 9 Harold, F. Gortner, Keneth L. Nicholas, CarolynBall (2007), OrganizationTheory: A Public and Nonprofit Perspective, WadsworthThomson Learning, s.155. 10 Bursalıoğlua.g.e. s.147. 11 AnthonyDowns (1994), Inside bureaucracy, Prospect Heights, IL: WavelandPress. A.g.e. Harold, F. Grotner, Keneth L. Nicholas, CarolynBall (2007), OrganizationTheory: A Public and Nonprofit Perspective, WadsworthThomson Learning, s.161. 12 Gortner vd. a.g.e. s.166. 13 Gortner vd. a.g.e. s.166. 14 B.Gardner (1945), Human Relations in industry, Irwin, Chicago. 15 Bursalıoğlu, a.g.e. s.148. 16 Bursalıoğlu, a.g.e. s.148. 17 Gortner vd. a.g.e. s. 168. 18 Gortner vd. a.g.e. s.168. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 20 Kamu Yönetimi 19 Rıdvan Akarsu (2009), Türk idari yapısında koordinasyon eksikliği, Stratejik Boyut Online Kaynağı, web: www.stratejikboyut.com. s.1. Erişim tarihi: 22.08.2011. 20 Ali Öztekin (2010), Yönetim bilimi, Siyasal Kitabevi (4.Baskı), s.204. 21 Bursalıoğlua.g.e., s.161. 22 Nuri Tortop, Eyüp G. İspir, Burhan Aykaç, Hüseyin Yaman, M.Akif Özer (2010), Yönetim bilimi, Nobel Yayın Dağıtım (8.Baskı) 23 Bursalıoğlua.g.e., s.165 24 Tortop vd. a.g.e., s.105 25 W. Newman (1979), Sevk ve idare (Çev. Kenan Sürgit), TODAİE, Ankara, s.442. 26 Tortop vd. a.g.e., s.108-109. 27 Tortop vd. a.g.e. s.108. 28 Tortop vd. a.g.e. s.108. 29 Mary ParkerFollet, (1924), Giving of orders. J. Shafritz, A.C. Hyde, ve S.J. Parkers (Eds.),Classics of public administration. Belmond, CA: ThomsonWadsworthPublication, s.64-71. 30 Tortop vd. a.g.e. s.109. 31 Tortop vd. a.g.e. s.109. 32 Tortop vd. a.g.e. s.109. 33 Tortop vd. a.g.e. s.109. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 21
