Ortakların Görev ve Sorumlulukları

Tasks and responsibilities of the lead partner (lead beneficiary) and the project partners (beneficiaries)
Project stage
Lead partner, in addition to its tasks and responsibilities
as a project partner
Project partner
NB! It is possible that at the stage of identifying a project idea and developing the project, the lead partner may not yet be designated by the
partnership.
Identification of a common
problem or an opportunity &
the development of a project
idea
All partners contribute the necessary information, ensure the needed inputs and reach a joint understanding.
One of the partners takes the lead and facilitates the process
Project development
All partners are actively involved in the project development process, review all draft documents, and
contribute knowledge and information concerning their country/ region/domain. One of the partners leads
the development process, and organises meetings (face to face or online), collects all inputs and ensures the
circulation of all documents
Filling in the application form
and the required annexes
Leads the process, ensures that all necessary inputs are
collected and that the application is duly filled in, and all
necessary annexes are completed
Submission of the application
Ensures that the application is submitted on time to the
Managing Authority (MA)/Joint Technical Secretariat (JTS)
Actively contributes information, agrees their
role in the project, and their contribution to the
project (human and financial resources), and
prepares all necessary annexes (e.g.
partnership statement)
If the project is selected for financing:
Stage
Implemented by a consortium led by
Lead beneficiary, in addition to its tasks and
responsibilities as a beneficiary
A project funded by the European Union
Beneficiary
1
Fulfilment of conditions
Communicates with the MA/JTS and the partners, regarding
clarifications/the fulfilment of conditions as necessary during
the pre-contracting stage.
Contributes the information/documents
necessary for clarifications/the fulfilment of
conditions.
Signature of the partnership
agreement
Prepares draft partnership agreement, discusses all clauses
of the agreement with all project partners and ensures joint
understanding and agreement, and organises process for
signing the agreement.
Carefully reviews the draft agreement,
discusses its contents with the applicant and
the other project partners, and upon
agreement on the content ensures they sign
the partnership agreement.
Signature of the grant
contract
Provides all necessary information to the MA/JTS, and signs
the grant contract on behalf of the partnership.
Carefully reviews contents of the grant
contract.
Project implementation
Ensures overall project coordination, monitors
implementation of project activities and the project
financial plan, ensures the project is implemented in
accordance with the provisions of the grant contract, and
collects from beneficiaries the information needed for
reporting.
Ensures the quality and the timely
implementation of the project activities they
are responsible for, provides all necessary
human and financial resources, and provides
the lead beneficiary with all information
needed for reporting.
Reporting
Collects all the necessary information, puts together the
report, and submits it to the MA/JTS
Contributes with the information needed for
reporting
Requesting and receiving
payments
Provides the MA/JTS with the necessary expenditure
verification reports, requests and receives payments from
the Managing Authority, distributes payments to the other
beneficiaries
Ensures that its expenditure is verified as
agreed, and receives payments from the lead
beneficiary
Implemented by a consortium led by
A project funded by the European Union
2
Ana yararlanıcının ve proje ortaklarının (yararlanıcıların) görevleri ve sorumlulukları
Proje aşaması
Ana yararlanıcı, Proje ortağı olarak görevleri ve sorumluluklarına ek
olarak
Proje ortağı
Dikkat! Bir proje fikrinin tespit edilmesi ve projenin geliştirilmesi aşamasında, ana yararlanıcı ortaklık anlaşması ile henüz belirlenmemiş olabilir.
Ortak bir sorunun veya
fırsatın tespit edilmesi & bir
proje fikrinin geliştirilmesi
Tüm ortaklar gerekli bilgileri sunar, gereken girdilerin sunulduğundan emin olur ve ortak bir anlayışa varırlar. Ortaklardan biri
iderliği üstlenir ve süreci kolaylaştırır.
Proje geliştirme
Tüm ortaklar aktif bir biçimde proje geliştirme sürecine dahil olur, tüm taslak belgeleri gözden geçirir ve
ülkeleri/bölgeleri/alanlarına ilişkin bilgi ve veri sağlar. Ortaklardan biri geliştirme sürecinin başında olur ve (yüz yüze veya
çevrimiçi) toplantıları düzenler, tüm belgelerin taraflara iletildiğinden emin olur ve tüm girdileri toplar.
Başvuru formunun ve
gerekli eklerin
doldurulması
Sürece yön verir, gerekli tüm girdilerin toplandığından, başvurunun
gereken biçimde doldurulduğundan ve gerekli tüm eklerin
tamamlandığından emin olur.
Başvurunun sunulması
Başvurunun zamanında Yönetim Makamı’na (MA)/ Ortak Teknik
Sekretarya’ya (JTS) iletildiğinden emin olur.
Implemented by a consortium led by
A project funded by the European Union
Aktif bir biçimde bilgileri sağlar, projedeki rolleri ve
projeye olan katkıları (insan ve finans kaynakları)
üzerinde anlaşır ve gerekli tüm ekleri (örn. ortaklık
beyannamesi) hazırlar.
3
Eğer proje finansman için seçilirse:
Proje aşaması
Ana yararlanıcı, Proje ortağı olarak görevleri ve
sorumluluklarına ek olarak
Proje ortağı
Şartların yerine getirilmesi
Yönetim Makamı/Ortak Teknik Sekretarya ve ortaklar ile ön-sözleşme
aşaması boyunca gereken açıklamalar/ şartların yerine getirilmesi
açısından iletişim kurar.
Açıklama/ şartların yerine getirilmesi için gereken
belgeleri/bilgileri sağlar.
Ortaklık anlaşmasının
imzalanması
Taslak ortaklık anlaşmasını hazırlar, anlaşmanın tüm hükümlerini bütün
proje ortaklarıyla tartışarak ortak bir anlayış ve uzlaşıya varıldığından
emin olur ve anlaşmanın imzalanma sürecini organize eder.
Taslak anlaşmayı dikkatlice gözden geçirir, içeriğini
başvuru sahibi ve diğer proje ortaklarıyla tartışır; içerikte
hemfikir olunmasının ardından ortaklık anlaşmasının
imzalandığından emin olur.
Hibe sözleşmesinin
imzalanması
Yönetim Makamı/Ortak Teknik Sekretarya’ya gerekli tüm bilgileri sunar
ve ortaklık adına hibe sözleşmesini imzalar.
Hibe sözleşmesinin içeriğini dikkatlice inceler ve gözden
geçirir.
Proje uygulama
Genel proje eşgüdümünü sağlar, proje faaliyetlerinin ve proje
harcama planının uygulamasını izler, projenin hibe sözleşmesinin
hükümlerine uygun bir şekilde uygulandığından emin olur ve
raporlama için gereken bilgileri faydalanıcılardan toplar.
Sorumlu olduğu proje faaliyetlerinin zamanında ve
nitelikli bir biçimde uygulanmasını sağlar, gerekli tüm
insan ve finans kaynaklarını sunar, ana yararlanıcıya
raporlama için gereken tüm bilgileri sunar,
Raporlama
Gerekli tüm bilgileri toplar, raporu oluşturur ve Yönetim Makamı/Ortak
Teknik Sekretarya’ya sunar.
Raporlama için gereken tüm bilgileri sunar.
Ödemelerin talep edilmesi
ve alınması
Yönetim Makamı/Ortak Teknik Sekretarya’ya gerekli harcama teyidi
raporlarını sunar, Yönetim Makam’ndan ödemeleri talep eder ve alır,
ödemeleri diğer faydalanıcılara dağıtır.
Harcamanın uzlaşıldığı şekliyle teyit edilmesini sağlar
ve ana yararlanıcıdan ödemeleri alır.
Implemented by a consortium led by
A project funded by the European Union
4