ETKİN SUNUŞ TEKNİKLERİ Macit Toksoy ÖZET Bu çalışmada etkin sunuş teknikleri konusu sistematik bir yaklaşımla incelenmeye çalışılacaktır. Konunun öznesi olan sunum bir düşüncenin, bir bilginin, bir sistemin veya bir objenin bir veya birkaç kişi tarafından, bir veya daha fazla sayıda dinleyiciye aktarılmasıdır. Söz konusu aktarım planlama, sunum malzemelerinin hazırlığı ve sunumun gerçekleştirilmesi süreçlerini içerir. Etkin (kaliteli) bir sunum doğru ve yeterli bilginin, basitleştirilerek uygun bir teknikle anlatılmasıdır. Çalışmada önce sunum tanımı üzerinde durulacak, sunum etiği verildikten sonra sunumun planlaması, sunum malzemesinin hazırlanması ve sunumun gerçekleştirlmesi süreçlerinin, etkili (kaliteli) bir sunum için alt bileşenleri verilmeye çalışılacaktır. 1. GİRİŞ Hayatın her anı ya kendinize ya da başkasına yaptığınız bir sunumdur. Sabah kalktığınızda dişlerinizi hem diş sağlığınız için fırçalarsınız, hem de başkalarına ne kadar sağlıklı ve beyaz dişleriniz olduğunu sunmak için fırçalarsınız. Bir kravatı takarken, gelişigüzel de seçebilirsiniz, boyunun ne olacağına dikkat etmeden de bağlayabilirsiniz. Ya da bunları tam tersini yaparsınız. İkisinin sonucunda siz kravatınızla bir sunum yapıyorsunuz. Seçimlerin bir tanesi planlı bir sunum, diğeri plansız bir sunumdur. Sabah yataktan kalktığınızda saçınızı taramadan da işinize gidebilirsiniz, özen göstererek tarayıp da gidebilirsiniz. Hatta bir gün önce berbere gidip saçlarınız kestirebilir, güzel bir görünümde olmanızı sağlayabilirsiniz. Bir hanımsanız, belki sabah erken bir kuaföre gidip saçlarınızı yaptırabilirsiniz. Bunlar sizin kendinizi sunum altrenatiflerinizdir. Konuşmak bir sunumdur. Kullandığınız kelimeler, sesinizin tonu, sesinizdeki heyecan, sunumunuzun birer öğesidir. Sizi sunar. “Güven veren bir insan, konusuna hakim, eğlenceli de. Arkadaş olabilirim, bilikte iş yapabilirim”. Ya da, “ne söylediğini doğru dürüst anlamadım, ne istediğini bilmiyor gibiydi. Çok da sıkıcı”. Bu günlerde bir sorun yaşıyorum. Birlikte çalıştığım bir iş arkadaşımla, hemen her toplantıda 15 dakika sonra, ona karşı sesimi yükseltmeye başlıyorum ve de söylediklerinin yanlış olduğunu söylüyorum. O da beni kendisini anlamamakta israr ettiğimi söylüyor. Sonuç olarak birlikte iş yapmakta çok güçlük çekiyoruz. Sunumunda birşeyler eksik olduğunu diğer arkadaşlarımın da deneyimlediğini görüyorum. Sunum yapmak deyince hemen aklımıza konferans vermek, bildiri sunmak, seminer vermek ve bilgisayarımızdaki power point programı ile data show cihazı geliyor. Ders vermek de bir sunumdur. Bir yoplantıda görüşeriniz sunmak da bir sunumdur. Teklif vermek de bir sunumdur. EVET TEKLİF VERMEKTE BİR SUNUMDUR. Data show cihazını kullanarak bir seminer vermek. Bir sunumun tüm öğelerini içerir. Ama yazılı bir teklif de bir sunumun siz hariç, tüm öğelerini içerir. Bir teklif bazan bir sayfa, bazan da bir kalsör içinde pekçok dokümandan oluşur. İhalelerde öyle dosyaları gelir ki, bir çoğunun içine bakmadan hemen çöp sepetine atmak gelir içinizden. Bu bir kamu işi ise elbette o dosyayı atamazsınız. Ama eğer profesyonel bir özel kurum iseniz, söz konusu dosyaların sahibi hakkında klasöre bakarak karar verebilir ve dosyayı cope atabilirsiniz. Ya da en azından eşit teklif veren firmalar arasında sunumu iyi yapılmış teklifi seçersiniz.. SUNUŞ TEKNİKLERİ oksoy mada etkin sunuş teknikleri konusu sistematik bir yaklaşımla incelenmeye çalışılacaktır. Konunun öznesi olan sunum bir düşüncenin, bir bilginin, bir sistemin veya nin bir veya birkaç kişi tarafından, bir veya daha fazla sayıda dinleyiciye aktarılmasıdır. Söz konusu aktarım planlama, sunum malzemelerinin hazırlığı ve sunumun eştirilmesi süreçlerini içerir. Etkin (kaliteli) bir sunum doğru ve yeterli bilginin, basitleştirilerek uygun bir tekmikle anlatılmasıdır. Çalışmada önce sunum tanımı e durulaca, sunum etiği verildikten sonra sunumun planlaması, sunum malzemesinin hazırlanması ve sunumun gerçekleştirlmesi süreçlerinin, etili (kaliteli) bir çin alt bileşenleri verilmeye çalışılacaktır. Ş her anı ya kendinize ya da başkasına yaptığınız bir sunumdur. (slide: Hayatın her anı bir sunumdur) . Sabah kalktığınızda dişlerinizi hem diş sağlığınız için sınız, hem de başkalarına ne kadar sağlıklı ve beyaz dişleriniz olduğunu sunmak için fırçalarsınız. atı takarken, gelişigüzel de seçebilirsiniz, boyunun ne olacağına dikkat etmeden de bağlayabilirsiniz. Ya da bunları tam tersini yaparsınız. İkisinin sonucunda siz nızla bir sunum yapıyorsunuz. Seçimlerin bir tanesi planlı bir sunum, diğeri plansız bir sunumdur. yataktan kalktığınızda saçınızı taramadan da işinize gidebilirsiniz, özen göstererek tarayıp da gidebilirsiniz. Hatta bir gün önce berbere gidip saçlarınız kestirebilir, r görünümde olmanızı sağlayabilirsiniz. Bir hanımsanız, belki sabah erken bir kuaföre gidip saçlarınızı yaptırabilirsiniz. Bunlar sizin kendinizi sunum flerinizdir. YAPMAYIN ! mak bir sunumdur. Kullandığınız kelimeler, sesisnizin tonu, sesinizdeki heyecan, sunumunuzun birer öğesidir. Sizi sunar. Güven veren bir insan, konusuna hakim, li de. Arkadaş olabilirim, bilikte iş yapabilirim. Ya da, ne söylediğini doğru dürüst anlamadım, ne istediğini bilmiyor gibiydi. Çok da sıkıcı. erde bir sorun yaşıyorum. Birlikte çalıştığım bir iş arkadaşımla, hemen her toplantıda 15 dakika sonra, ona karşı sesimi yükseltmeye başlıyorum ve de klerinin yanlış olduğunu söylüyorum. O da beni kendisini anlamamakta israr ettiğimi söylüyor. Sonuç olarak birlikte iş yapmakta çok güçlük çekiyoruz. Sunumunda r eksik olduğunu diğer arkadaşlarımın da deneyimlediğini görüyorum. yapmak deyince hemen aklımıza konferans vermek, bildiri sunmak, seminer vermek ve bilgisayarımızdaki power point programı ile data show cihazı geliyor. rmek de bir sunumdur. antıda görüşeriniz sunmak da bir sunumdur. ermek de bir sunumdur. EVET TEKLİF VERMEKTE BİR SUNUMDUR. ow cihazını kullanarak bir seminer vermek. Bir sunumun tüm öğelerini içerir. Ama yazılı bir teklif de bir sunumun siz hariç, tüm öğelerini içerir. Bir teklif bazan bir azan da bir kalsör içinde pekçok dokümandan oluşur. İhalelerde öyle dosyaları gelir ki, bir çoğunun içine bakmadan hemen çöp sepetine atmak gelir içinizden. Bu u işi ise elbette o dosyayı atamazsınız. Ama eğer profesyonel bir özel kurum iseniz, söz konusu dosyaların sahibi hakkında klasöre bakarak karar verebilir ve cope atabilirsiniz. Ya da en azından eşit teklif veren firmalar arasında sunumu iyi yapılmış teklifi seçersiniz.. rı itibariyle en büyük sunum sunumun, daha dorusu sunumlar topluluğunun bir Fuar, bir EXPO Fuarı olduğunu söyleyerek, buradak temel konumuzun çağımızın, ın demiyelim çünkü çağımızda araç ve gereçler öylesine değişiyorki, son yılların gözde sunum malzemesi power point’in seçildiği bir sunumun süreçlerini ve bu SUNUŞUN BAŞINDA DİNLEYİCİLERİNİZİ KAYBETMEYİN ! Etkin Sunuş Teknikleri Macit Toksoy İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü 27 Şubat 2007 - Tepekule 1 Etkin Sunuş Teknikleri Macit Toksoy 2 İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü 27 Şubat 2007 - Tepekule 4 3 Etkin Sunuş Teknikleri Sunumun Tanımı Sunum Etiği Sunum Planlanması ve Hazırlığı Sunum Malzemesinin Hazırlığı Sunumun Gerçekleştirilmesi Sunum Kalitesi BASİTLİK SUNUM KALİTESİ DOĞRU ve YETERLİ İÇERİK UYGUN YÖNTEM VE ARAÇLAR Sunum / Sunu /Sunuş Sunum Sunma işi Bir bildirinin dinleyicilere çeşitli yollarla aktarılması Sunu Sunulan şey Ön söz, takdim Piyasaya mal arzı Sunuş Sunma işi veya biçimi Büyüklere söylenen söz, maruzat Önsöz Hayatın her anı bir sunumdur Dişlerinizin parlaklığı Karavatınızın rengi, boyu Saçınızın taranışı Konuşmanız Yürüyüşünüz Teklif vermek Kartvizitiniz EXPO 2015 ............................ Hayat sunumlarımızın toplamıdır Sunum Etiği : Genel Bilinmeyen bir şey sunulamaz (matematik – matematk eğitimi) Yanlış bilgi doğru sunulamaz (Zırva tevil götürmez) Sunum Etiği : Özel TESKON Etik Kuralları .......... Sunum Bileşenleri : Doğru ve sağlam bir içerik Yeter Şartlar : ↓↓↓ Planlama Gerek Şart Yeterli bilgiyi seçme Basitleştirme Bilgi akışının uygun sıralanması Sunum Malzemesinin Hazırlanması Sunumun gerçekleştirilmesi Sunum planlaması NEDEN NEYİ NEREDE KİME NASIL NE ZAMAN NE KADAR ZAMANDA SUNACAĞIM ? Sunumda Planlamanın Önemi SUNUM KALİTESİ PLANLAMA MALZEMENİN HAZIRLANMASI SUNUM Planlama 1: Amacınızı belirleyin ! Etkileme sunumları: Pozitif algılama yaratmak. Eğitim sunumları Var olan bilgiyi aktarmak. Tartışma sunumları Yeni bir bilgiyi tartışmak Planlama 1: Amacınızı belirleyin ! Tartışma sunumları Yeni bir bilginin sunumunda, sunucu önce kendi kendisiyle tartışır. Kendisine sorular sorar ve bunları cevaplar ve böylece yeni bilginin doğruluğunu kanıtlamaya çalışır. 2+2 = 4 (?) Dinleyicilerle sunucu arasındaki soru – cevap bölümü tartışmayı tamamlar. Planlama 2 : İçerik Herşeyi anlatmayın ! Ana noktaları belirleyin ve onları aktarın Ana noktaları uygun bir akış sırası içinde aktarın Planlama 2 : İçerik Herşeyi anlatmayın ! Akıllı adama lafın hepsi anlatılmaz Dinleyiciler kaynakları da kullanabilirler. Planlama 2 : İçerik Kendinize bir soru sorun: EEEE....? Sunum Hazırlama Araçları Sunum bileşenleri El – Kalem – Boya – Fırça –Kağıt Daktilo – Kağıt Fotoğraf makinası Film çekici Metin – Resim Yazı Fotoğraf Film Metin editörü Metin Slayt editörü Slayt Grafik editörü Grafik Tablo Sayı tablosu Proje yönetimi elemanları İş-zaman çizelgesi, vs Grafik animasyon editörü Hareketli grafik Resim editörü Resim Film editörü Film Bilgisayar Word Power Point Visio Excell Project Manager Flash Adobe Photoshop CS2 Microsoft Media Player Sunum araçları Epidiyaskop Poster Düzeni Tepegöz Yazı Tahtası Slayt Makinası Televizyon Data Show Cihazı Bilgisayar Planlama 2 : İçerik En basiti seçin ! Basitlik aptallık değildir. Basitliği yaratmak önceden düşünmeyi ve ciddi bir planlamayı gerektirir. Planlama 2 : İçerik En basiti seçin ! “Adam olayı ne kadar basit anlattı !” En ok okunan filezof Bertrand RUSSEL Sunum Kalitesi BASİTLİK SUNUM KALİTESİ DOĞRU ve YETERLİ İÇERİK UYGUN YÖNTEM VE ARAÇLAR Planlama 2: İçerik - Basitlik Asansör Testi Planlama 3 : Uygun sunum tekniğini seçin ! 1998 - Ken YEANG Dinleyici sayısı Sunum amacınız Planlama 4 : Dinleyicileri ve fiziksel ortamı tanıyın ! Dinleyicilerin genel kimliği ? Organizasyonun amacı ? Neden sizden sunum istendi ? Sunum nerede olacak ? Sunum ne zaman yapılacak ? Planlama 5 : Dinleyicilerin rolü MODEL 1 MONOLOG ▼ DİALOG INTERAKTİF MODEL 2 DİALOG INTERAKTİF DİALOG INTERAKTİF ▼ Planlama 6: Kendine güven ! Bildiğiniz konu Profesyonel tasarım Profesyonel bir sunum hazırlığı Önceden prova Planlama 7 : Konuşma sanatı Pek çok zor fikir bir hikayeyle, bir fıkra ile çok lolay anlatılabilir. Özellikle kendinize ait hikayeleriniz var ise onları kullanın Pek çok karmaşık fikir, iyi bir hikayeyle çok kolay algılanabilir hale gelir. Pl. 8: BİLGİ AKIŞINDA DİLİMLER ARASI İLİŞKİLER BASİT, AZ METİN UYGUN DİLİMLENMİŞ (Fili yemek) Sunum Malzemesinin Hazırlanması FOTOĞRAFLI, METAFORLU ANİMASYONLU ÇİZİM VE GRAFİKTE KALİTELİ UYGUN FONT UYGUN GRAFİK FORMU Basit , az metin 2005 Universiade – İzmir 2005 Ağustos ID İK Planlama (Fonksiyon Bazlı) Faaliyet Duration 2004 1 OYUNLAR KÖYÜ GÜVENLİĞİ 2 328 days Oyunlar Köyü güvenlik personelinin görev tanımlarının hazırlanması 3 Oyunlar Köyü güvenliği yöneticisinin atanması 4 Oyunlar Köyü güvenliği yönetim ofisinin hazırlanması 5 6 Güvenlik Oyunlar Köyü güvenliği yöneticisi sekreterinin atanması Oyunlar Köyü güvenliği yönetim kadrosu için motosiklet kullanıcılarının atanması 44 days Start Finish 2005 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 Thu 01.07.04 Fri 30.09.05 01.07Tue 31.08.04 31.08 Thu 01.07.04 110 days Tue 03.05.05 Fri 30.09.05 03.05 1 day Fri 06.05.05 Fri 06.05.05 06.05 06.05 110 days Mon 02.05.05 Thu 29.09.05 02.05 110 days Mon 02.05.05 Thu 29.09.05 02.05 7 Oyunlar Köyü güvenliği yönetim kadrosu için motosiklet kullanıcılarının ihtiyaçları 5 days Mon 02.05.05 Fri 06.05.05 02.05 8 Oyunlar Köyü güvenliği yöneticisi sekreterine çalışma ortamının hazırlanması 5 days Mon 02.05.05 Fri 06.05.05 02.05 13 days Mon 04.07.05 Tue 19.07.05 9 Oyunlar Köyü güvenlik personelinin görevine yönelik eğitimi 10 Kapalı Devre TV izleme için malzeme-ekipman siparişi verilmesi 11 Kapalı Devre TV izleme personelinin atanması 12 Kapalı Devre TV izleme ofisinin hazırlanması 13 14 Kapalı Devre TV izleme için malzeme-ekipman montajı Kapalı Devre TV izleme için malzeme-ekipmanın kullanım eğitimi Kapalı Devre TV izleme için çalışma planlarının hazırlanması 16 Kapalı Devre TV izleme yöntemleri için talimatın yazımı 18 Giriş Güvenliği Sorumlusu ofisi için malzeme-ekipman siparişi verilmesi 19 Giriş Güvenliği Sorumlusu'nun atanması 20 Giriş Güvenliği Sorumlusu ofisinin hazırlanması 21 İlköğretim Okulu Giriş güvenliği personelinin atanması 22 Thu 29.09.05 5 days Mon 02.05.05 Fri 06.05.05 6 days Fri 08.07.05 Fri 01.07.05 5 days Mon 11.07.05 4000 İŞ PAKETİ 15 17 OYUNLAR KÖYÜ GİRİŞ GÜVENLİĞİ 1 day Wed 01.12.04 Wed 01.12.04 110 days Mon 02.05.05 İlköğretim Okulu Giriş güvenliği için malzeme-ekipman siparişi verilmesi 11 days Mon 04.07.05 Tue 19.07.05 Thu 29.09.05 1 day Wed 01.12.04 Wed 01.12.04 110 days Mon 02.05.05 Thu 29.09.05 5 days Mon 02.05.05 Fri 06.05.05 45 days 02.05 02.05 06.05 01.07 11.07 04.07 18.07 08.07 15.07 15.07 19.07 01.12 02.05 02.05 06.05 01.07 Fri 01.07.05 Wed 31.08.05 1 day Wed 01.12.04 Wed 01.12.04 01.12 19.07 01.12 Fri 15.07.05 2 days Mon 18.07.05 06.05 04.07 Fri 15.07.05 218 days Wed 01.12.04 06.05 01.12 23 İlköğretim Okulu girişi güvenliği çalışma ortamının hazırlanması 6 days Fri 01.07.05 Fri 08.07.05 01.07 08.07 24 İlköğretim Okulu Giriş güvenliği için sabit malzeme-ekipman montajı 6 days Fri 01.07.05 Fri 08.07.05 01.07 08.07 25 İlköğretim Okulu Giriş güvenliği için malzeme-ekipmanın dağıtımı 6 days Fri 01.07.05 Fri 08.07.05 01.07 08.07 26 İlköğretim Okulu Giriş güvenliği için malzeme-ekipmanın kullanım eğitimi 1 day Fri 15.07.05 Fri 15.07.05 15.07 15.07 3 days Mon 18.07.05 Wed 20.07.05 18.07 20.07 27 28 29 İlköğretim Okulu Giriş güvenliği yöntemleri için talimatın yazımı 1. Giriş güvenliği için malzeme-ekipman siparişi verilmesi 1. Giriş güvenliği için bariyer montajı 1 day Wed 01.12.04 Wed 01.12.04 1 day Mon 02.05.05 Mon 02.05.05 01.12 02.05 02.05 50 Click to add title Click to add text ... ... ... ... ... .... ...... ...... Görsel Malzemeler Metin – Resim Yazı Fotoğraf Film Metin Slayt Grafik - Çizim Sayı tablosu İş-zaman çizelgesi, vs Hareketli grafik Resim Film Görsel Mazlemeler Metin Resim Yazı Fotoğraf Film Metin Slayt Grafik BASİTLİK - Çizim Sayı tablosu İş-zaman çizelgesi, vs Hareketli grafik Resim Film SUNUM KALİTESİ DOĞRU ve YETERLİ İÇERİK UYGUN YÖNTEM VE ARAÇLAR Animasyon Sunum Kalitesi BASİTLİK Sunucunun gelen slaytın içeriğini kontrol etmesini sağlar. Dinleyicilerin anime edilen obje üzerine dikkatini çeker. SUNUM KALİTESİ DOĞRU ve YETERLİ İÇERİK UYGUN YÖNTEM VE ARAÇLAR Sunum planlaması planlaması NEDEN NEYİ EYİ NEREDE KİME NASIL NE ZAMAN NE KADAR SUNACAĞ SUNACAĞIM ? SUNUMUN BAŞ BAŞINDA DİNLEYİ NLEYİCİLERİ LERİNİZİ KAYBETMEYİ KAYBETMEYİN ! EÜ EÜ EÜ EÜ EÜ EI. EÜ EI. EÜ EI. EÜ EI. EÜ I&S. Kur. EI. EÜ I&S. Kur. EI. EÜ 50 I&S. Kur. EI. I&S. Kur. I&S. Kur. I&S. Kur. I&S. Kur. I&S. Kur. Tar. Hay. I&S. Kur. Tar. Hay. Tar. Hay. 250 Tar. Hay. 0 Tar. Hay. Entegre Kullanım Lindal Diagramı 200 150 100 120 130 60 20 Yazı karakteri: Fontlar Microsoft Sans Serif Arial En arka sıradan gözükeni seçin Değiştirmeyin 100 100 80 1st Qtr 60 2nd Qtr East 40 West 20 North 50 50-100 4th Qtr 0-50 0 0 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr East 4th Qtr 1st 2nd 3rd Qtr Qtr Qtr 4th Qtr UYGUN GRAFİK FORMLAR KULLANILMALI 8.500 Gross Power Net Power Linear (Net Power) Linear (Gross Power) Corr.Net Power 8.000 7.500 Power (kW) 7.000 Pgross = -121,61T a + 9201,5 6.500 2 R = 0,8693 6.000 5.500 5.000 Pnet = -119,19Ta + 8512,4 2 R = 0,8737 4.500 4.000 3.500 18,0 3rd Qtr 23,0 28,0 33,0 o Ambient Temperature, T a ( C) Sunumun Gerçekleştirilmesi - 1 Prova yapın. Görüntü kontrolu yapın. Canlı, ihtiraslı olun. Keyif alın. Beklentiden önce bitirin. Özür dilemeyin ! Güçlü başlayın, Güçlü bitirin . Uygun duruş ve harekette olun. Sunumun Gerçekleştirilmesi - 2 (Mümkünse) kürsüden uzak durun B tuşunu hatırlayın. Göz kontağını unutmayın Önemli bir şey söylediğinizde birkaç saniye duraklayın. Işıklı kalemi unutmayın. Sorularda ve Katkılarda Müteşekkir Lütufkar Sabırlı Kibar Profesyonel OLMALISINIZ IŞIKLARI KAPATMAYIN ! YAPMAYIN ! Size verilen süreyi geçmemeyi planlayın ve geçmeyin !!!!! YAPMAYIN ! Sunumunuzu konuşma sırası size geldiğinde bilgisayara yüklemeye çalışmayın !!!!! BİR SORU Sunum Kalitesi BASİTLİK SUNUM KALİTESİ DOĞRU ve YETERLİ İÇERİK UYGUN YÖNTEM VE ARAÇLAR Sunum Bileşenleri Metin Resim Yazı Fotoğraf Film Metin Slayt Grafik BASİTLİK - Çizim Sayı tablosu İş-zaman çizelgesi, vs Hareketli grafik Resim Film SUNUM KALİTESİ DOĞRU ve YETERLİ İÇERİK UYGUN YÖNTEM VE ARAÇLAR Başlangıçta ve Sonda Özet Başlangıçta, dinleyicilerin beklentilerini belirlemek; Sunacağınız kavramları hatırlamak, son dakika aklınıza gelenleri söylememek; Sonda, ana noktaları tekrar özetlemek; Sunumunuzun sonuna geldiğinizi bilmek; Sunumunuzu planladığınız herşeyi aktararak bitirmek; Hayatımın en zor sunumu : Nasıl etkin sunum yapılacağını etkin olarak sunmak. MAKİNA MÜHENDİSLERİ ODASI’NA; KADIN MÜHENDİSLER KOMİSYONU’NA; SELİN’E VE DENİZ’E; SİZLERE TEŞEKKÜR SORULARINIZ EDERİM