En mükemmeli hangisi

ANAHTAR ÇÖZÜM BİLGİ İŞLEM LTD. ŞTİ.
Tel: 0216 574 86 74 pbx Fax : 0216 574 86 71
19.07.2017
En mükemmeli hangisi. Çok geç kalmamalıyız, zaten rakip firma x yazılımın
seçti bile.
Ülkemiz işletmeleri ERP sistemleri ile ilk tanışma sonrası tek bir konuya odaklanmıştı:
Yazılım seçimi. Yazılım firmaları çok çeşitliydi ve her konuda işletmelere gökyüzünü
vaadediyorlardı. Bir firma çıkıp biz 1000 metreden yere atlarız derse diğeri akabinde biz
1100 metreden atlarız demekteydi.
İşletmeler bu ışıklı ve çok alternatifli arenada tek bir soruna odaklanılmıştı: Hangisini
seçmeli. Alternatif yazılımlar nasıl değerlendirilmeli bu mükemmel araçlardan en
mükemmeli nasıl bulunmalıydı. Kimi işletmeler sayfalarca soru listeleri hazırlayıp bunları
çözüm sunan firmalara iletmekte karşılaştırma tabloları yapmakta, kimi işletmeler
yazılımları değerlendiren araştırma şirketlerinin sıralamalarını içeren karışık diagramlarının
içinden çıkmaya çalışmaktaydı.
Derken bir şekilde yazılımlar seçildi . Üst yönetime artık hiçbir engel kalmadı en
mükemmele ulaşacağız sinyali verildi. En iyi yazılım ve donanım satınalınmıştı.
Fakat hiç beklenmeyen gelişmeler ile karşılaşılmaya başlandı. Yazılım kurulum sonrası
kendi kendine çalışmamaktaydı. Yazılımı seçen teknik kadrolar, olsun tüm teknik detayları
öğreniriz daha fazla danışmanlık alırız nede olsa bilgisayar programı diyerek yazılımları en
ince detayına kadar incelemeye başladırlar. Üst yönetime bu iş o kadar kolay değilmiş
yazılımlar biraz kompleks ama biraz daha vakit harcar tümünü öğreniriz bilgisi iletildi ve
üst yönetim ERP kelimesi sonrası implementasyon kelimesi ile tanıştı. Teknik kadrolar esas
şoku faaliyetler arası entegrasyon noktalarında yaşadılar: Yazılımlar iş süreçlerini
yönetmeyi amaçlamaktaydılar. Bu önemli unsur yani iş süreçlerinin yazılım üzerinde
kurulması kesinlikle teknik bir çalışma değildi. Yazılımın kodları ile hiçbir ilgisi yoktu.
İmplementasyon çalışmalarını üstlenen teknik birimler iyice bunalmaya başladı. Uzak
oldukları iş süreçlerini nasıl öğreneceklerdi. Faaliyetlerini bu yazılımla yönetecek icracı
bölümler implementasyon çalışmaları içerisinde yer almamaktaydı ki. Diğer taraftan icracı
bölümler biraz alaylı biraz meraklı beklemekteydi. Yazılım kendi faaliyetlerini en
mükemmel şekilde yönetecek kendilerinin bile adını koyamadıkları problemleri çözecekti.
Sonuçta üst yönetimi çok şaşırtan fakat konunun uzmanlarının çok alışık olduğu tablolar
ortaya çıktı: Başarısızlık. Bazı işletmeler acı gerçeği kabullenip çalışmaları durdurdular
Çevrenize dikkatli bakarsanız böyle işletmelerin çok sayıda olduğunu görürsünüz.
ERP Projeleri, İlk İki Anahtar Kelime: İş Süreçleri, İşletme Kültürü
Konuya biraz yalın yaklaşırsak. Firmalar neden ERP yazılımlarına yatırım yapmaktadırlar:
Faaliyetlerin yönetiminde verimi arttırıp rekabet güçlerini arttırmak için. Faaliyetlerin
yönetiminde en belirleyici unsur ise iş süreçleridir. Özetle bu sistemler iş süreçlerini
yönetmekteler. Öyleyse iş süreçleri odaklı çalışma yapılması birinci önemli unsurdur. Bir
firma düşünün satınaldığı ERP paketinin ilgili modüllerini çok iyi bilmekte/öğrenmek için
çaba sarfetmekte fakat iş süreçlerine gerektiği önemi vermemekte. Bu durumda araç
amaç olmaz mı. Faaliyetlere odaklanmayan implementasyon çalışmalarının başarı şansı
bulunmamaktadır.
İkinci ana unsur ise işletme kültürüdür. ERP yatırımı yapan firmalar yeni bir sistemin
kullanımına doğru yol almaktadır. Firmanın operasyonel işleyişi değişecektir. Fakat
ANAHTAR ÇÖZÜM BİLGİ İŞLEM LTD. ŞTİ.
Tel: 0216 574 86 74 pbx Fax : 0216 574 86 71
19.07.2017
çalışanlar değişime hazır mıdır. Hiçbir firmada çalışanlara rağmen ERP implementasyonu
yapılamaz. Önem sırasına göre üst yönetim, bölüm yöneticileri ve çalışanlar değişmeye
hazır değil ise başarısızlık kaçınılmazdır. Birbirleri ile çekişen bölümler ile ERP imp.
girilmemelidir. İnsanlar önce başarısızlığın zeminin hazırlar daha sonra biz en başında
demiştik derler. İşletme değişime hazır değil ise ERP implementasyonuna başlamamalı
çalışanların önce değişime inancı sağlanmalıdır. İki aylık bir süreç bence yeterli olacaktır.
Çalışanlar çeşitli platformlarda değişime ikna edilmelidir.
ERP Projeleri, Son Anahtar Kelime Proje Yönetimi
Gartner ERP projelerini işletmeler için en riskli projeler olarak değerlendirmektedir. İş
süreçlerinin entegrasyon/bütünlük içerisinde ERP yazılımlarının üzerinde kurulması zorlu
projelerdir. Bu riskli ve kapsamlı projelerde proje yönetimi önem kazanmaktadır.
Proje yönetiminin iki önemli bileşeni proje yöneticisi ve proje ekibini organizasyonudur. Bu
alanlarda her işletme için standart bir çözüm bulunmamaktadır. Çünkü aynı ülke aynı
sektörde bile olsalar hiçbir bir işletme bir başkasına benzememektedir. Dolayısı ile proje
yönetimi her işletme için farklı yapılandırılmalıdır. Asgari ortak noktalar aşağıda verilmiştir:
· Proje yönetimi teknik birimde (bilgi sistemleri) olmamalıdır. Orta ölçekli işletmelerde
proje yöneticisi o işletmenin faaliyetlerinin iyi bilen icracı bir bölümün bünyesinde yer
almalı büyük ölçekli işletmelerde ise bir profesyonel, ekibin başına getirilmelidir.
· Bölümler implementasyon çalışmalarına en az birer temsilci ile katılmalıdır. Bölümler
atayacakları temsilcilerini iş süreçlerini en iyi bilen personeli arasından seçmelidir.
· Proje hedefleri/kapsamı çok iyi belirlenmelidir.
· İmplementasyon çalışmasının sahibi danışman şirket değildir. İşletme, çalışmaların
bütününe sahip çıkmalı asla danışman şirketin implementasyonu kendi adlarına
yapacaklarını düşünmemelidir.
· Proje yöneticisinin ERP implementasyonu tecrübesi olması çok büyük avantajdır.
· Proje yöneticisi tüm bölüm yöneticilerinin güvenini kazanmalı, implementasyon ekibi
üyeleri ile iyi ilişkiler içerisinde olmalıdır.
· İmplementasyon çalışmalarında yer alan personelin işletmeden ayrılması riski yüksektir.
Personel kaybı imp. sırası ve sonrası çalışmaları çok olumsuz etkiler. Bu personel hem bir
ERP yazılımı iyi öğrenmiş hem de imp. çalışmaları ile iş süreçleri üzerine bilgiye sahip
olacaklardır. Bu kadrolarda kopmalar genelde imp. sona erdikden sonra
gerçekleşmektedir. Çok aktif biçimde çalışmaya alışan bu personelin işletme bünyesinde
tutulması için kesinlikle daha pasif bir göreve verilmemeleri detaylı bir kariyer planlaması
yapılması şarttır.
ERP implementasyon projeleri kurumsal projelerdir. Hedef kurumsal, çalışma bir
profesyonel öncülüğünde kurumsal olmalıdır.
Bu bölüm PCWeek dergisinde yayınlanan yazımdan aynen alınmıştır.
Bu bilgiler Sayın Ufuk Akca'nın www.erpcrm.com sitesinden izin alınarak
yayınlanmaktadır.