Üniversiteler İçin Öğrenci Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Uygulaması

Üniversiteler İçin Öğrenci Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi
Uygulaması
Abdulkadir Yaldır1, Mehmet Ulaş Koyuncuoğlu2, Beyazıt Demir2
Pamukkale Üniversitesi, Yönetim Bilişim Sistemleri Bölümü
Pamukkale Üniversitesi, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
1
2
akyaldir@pau.edu.tr, ulas@pau.edu.tr, beyaz.dmr@gmail.com
Özet: Öğrenci toplulukları öğrencilerin bilimsel, sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal
etkinliklerini gerçekleştirmek amacıyla kurulan yapılardır. Pamukkale Üniversitesi için öğrenci
topluluklarının oluşturulması, topluluk üye, danışman ve yöneticilerinin belirlenmesi ve topluluk
etkinliklerinin düzenlenmesini sağlayan bir yönetim bilgi sistemi geliştirilmiştir. Topluluk
başkan ve danışmanlarının birlikte yönetebileceği bu sistem; öğrenci üyelik başvurularının
alınması, üyeler ile yöneticiler arasında iletişimin sağlanması, topluluk etkinliklerinin
planlanarak duyurulması ve bilgilerin raporlanmasını sağlamaktadır. Öğrencilerin faaliyet
göstermek istedikleri topluluklar birbirinden bağımsız etkinlikler düzenleyerek üniversite
içinden ve dışından birçok paydaşı bir araya getirebilmektedir. Toplulukların sistem üzerinde
oluşturulması ve bu topluluklara yönetici atanması, etkinlik taleplerinin yapılması, etkinlik
değerlendirme formlarının ilgili idari birim yönetimine ulaştırılması gibi tüm süreçleri kapsayan
bir sistem tasarlanmış ve web tabanlı olarak uygulamaya sunulmuştur. Bu bakımdan topluluk
yönetimi bilgi sistemi Türkiye’de üniversiteler için geliştirilen ve diğer bilgi sistemleri ile
bütünleşik ilk topluluk yönetim sistemi olma özelliğini taşımaktadır. Geliştirilen sistem diğer
üniversiteler için parametrik olarak uyarlanabilir ve esnek bir şekilde uygulama alanı
yaratılabilir.
Anahtar Kelimeler: Üniversite Topluluk Yönetimi, Etkinlik Yönetimi, Yönetim Bilgi Sistemi
Student Union Management Information System Application for Universities
Abstract: Student unions are organizations established for performing the scientific, social,
cultural, sportive and artistic activities of students. A management information system is
developed for Pamukkale University that allows establishment of student unions, determination
of members, advisers and managers of the unions and organization of union events. This system,
which can be managed by the presidents and advisers of the unions together, ensures taking
membership applications from students, establishes communications between the students and
managers, allows planning and notification of union events and reporting of the information.
Unions, where students would like to operate, may organize independent activities and bring
many stakeholders both inside and outside of the university together. A system that covers the
whole processes such as the establishment of unions on the system, assignment of managers to
these unions, making event requests and submission of assessment forms to the relevant
administrative unit management after the completion of the events is designed and applied as
web-based. In this context, union management information system is the first integrated union
management system developed for universities in Turkey. Developed system may be applied to
other universities parametrically and a flexible application area may be created.
Keywords: University Union Management, Event Management, Management Information
System
1.
Giriş
Pamukkale Üniversitesi (PAÜ) Sağlık, Kültür
ve Spor (SKS) Daire Başkanlığı tarafından
öğrencilerin ders dışı sosyal, kültürel ve
bilimsel faaliyetlerine katkı kapsamında
öğrenci
topluluklarının
oluşturulması,
topluluk üye ve yöneticilerinin belirlenmesi
ve topluluk etkinliklerin düzenlenmesini
sağlayacak bir yönetim bilgi sistemine ihtiyaç
duyulmuştur. Öncesinde manuel olarak
yürütülen yukarıdaki işlemlerin otomasyon
ortamında gerçekleştirilmesi amacıyla bir
sistem geliştirilmesine ve mevcut bilgi
sistemleri ile entegre edilmesine karar
verilmiştir. PAÜ SKS Daire Başkanlığı’nın
topluluk başkanları ve danışmanlar ile birlikte
yönetebileceği bu sistem; öğrenci üyelik
başvurularının alınması, üyeler ile yöneticiler
arasındaki iletişimin sağlanması, topluluk
etkinliklerinin planlanarak duyurulması ve
bilgilerin raporlanmasını sağlamaktadır.
Toplulukların sistem üzerinde oluşturulması
ve bu topluluklara yönetici atanmasına,
etkinlik taleplerinin yapılıp etkinliklerin
tamamlanmasının ardından değerlendirme
formlarının SKS Daire Başkanlığı’na
ulaştırılmasına kadar olan süreci kapsayan bir
sistem analiz ve tasarım çalışması yapılmış ve
ihtiyaç duyulan yazılım geliştirilmiştir. Tüm
aşamalarda geleneksel yazılım geliştirme
modeli olan Şelale Modeli temel alınmıştır
[1].
Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi (TYBS)
adını verdiğimiz bu yazılım Pamukkale
Üniversitesi Bilgi Sistemi olan Pusula Bilgi
Sistemi’ne entegre edilmiştir. TYBS diğer
üniversitelere de entegre edilebilir olması için
parametrik
olarak
tasarlanmış
ve
geliştirilmiştir.
Geliştirilen TYBS dört temel kullanıcı
rolünün işlem yapabileceği bir sistemdir.
Bunlar: SKS Personel/Yönetici, Topluluk
Başkanı, Topluluk Danışmanı ve Topluluk
Üyeleridir. SKS Personel/Yönetici kullanıcısı
yetkileri dâhilinde sistem üzerinden topluluk
oluşturup, bu topluluklara topluluk başkanı ve
danışmanı
atayabilmektedir.
Gerektiği
takdirde veya talep üzerine bu kullanıcıları
güncelleyebilmektedir. Aynı zamanda SKS
personeli
topluluk
üyelerinin
ve
yöneticilerinin bilgilerini anlık ve yıllık bazda
rapor halinde istediği parametrelerle
raporlayabilmektedir. Topluluk Başkanı
yöneticisi olduğu topluluğun üyeleriyle
iletişim kurabilmekte ve etkinlik duyurusu
yayınlayabilmektedir. Bu süreç sırasıyla,
topluluk danışmanı ve SKS biriminin
onayından geçen etkinliklerin oluşturulup
duyuru
yapabilmesini
kapsamaktadır.
Topluluk Danışmanı üyelik başvurularının
kabulü/reddi, üyelik silme ve etkinliklerin
onaylanması işlemlerini yapabilmektedir.
Öğrenciler birden fazla topluluğa üyelik
başvurusunda bulunabilmektedirler. Üyelik
başvurusu aşamasında sistemde kayıtlı olan
bilgiler
kimlik
doğrulamasıyla
görüntülenmektedir.
Duyuruların
ve
etkinliklerin sistem üzerinden takip edilmesi
üyelere zaman açısından tasarruf sağlamakta
ve bu sayede etkinliklere gönüllü olarak katkı
yapabilmektedirler.
Çalışmanın ikinci bölümde, Telerik, LINQ,
JQuery, Twitter Bootstrap, AmChart, Visual
Studio, ASP.NET, SQL Server ve SQL
Server Reporting Services gibi kullanılan
yazılım geliştirme teknolojileri açıklanmıştır.
Üçüncü bölümde ise sistem tasarımı
kapsamında Genel Bakış Akış Diyagramına,
Veritabanı Modeline ve sistemden üretilen
önemli raporlara yer verilmiştir. Sonuç ve
öneriler bölümünde ise bu çalışma ile ilgili
elde edilen sonuçlara yer verilmiş olup,
çalışmanın eksik yönlerine ve geliştirilmesi
için neler yapılabileceğine dair bir takım
önerilerde bulunulmuştur.
2.
Kullanılan Yazılım Teknolojileri
Hibrit ve zengin kullanıcı arayüzü araçları ile
güçlü bulut servisi entegrasyonu için modüler
bir platform sunan Telerik kullanılmıştır.
Telerik platformuna AppBuilder, Backend
Service, Analytics ve Mobile Testing entegre
edilebilmektedir. Bu durum tasarım, derleme,
test, bağlantı, yayınlama ve uygulamada
karşılaşılan zorlukların çözümünde yardımcı
olmaktadır [2].
Kodlama aşamasında program ve veri
arasındaki ilişkiyi başka bir boyuta taşıyan
devrimsel bir programlama metodolojisi olan
LINQ kullanılmıştır. LINQ, bir programlama
arayüzü sunar ve genel olarak programlama
dillerine getirdiği eklentilerle SQL benzeri
tek bir söz dizimi ile farklı tiplerdeki verilerin
sorgulanmasını sağlar [3].
HTML
dokümanların
yönetiminde,
animasyon
oluşturmada,
etkileşimli
sayfaların
hazırlanmasında
JQuery
kullanılmıştır. JQuery daha az kodla, daha
etkin ve daha çok iş yapılmasını sağlayan web
etkileşimli bir JavaScript kütüphanesidir [4].
Web uygulamalarının daha hızlı, modern bir
yapıyla oluşturulması için Twitter Bootstrap
kullanılmıştır. Tasarım dilinde en çok
kullanılan framework uygulamasıdır. Twitter
Bootstrap ile oluşturulmak istenen projeler
için özel olarak tasarlanmış JQuery eklentileri
de mevcuttur [5].
Grafiklerin oluşturulmasında ve her türlü
cihazda responsive olarak sunumunda
modern, standartlara uygun, işlevsellik ve
performans sunan ve JavaScript/HTML5
destekli grafikler oluşturmayı sağlayan
AmChart kullanılmıştır [6].
Yazılım geliştirme aşamasında tümleşik bir
platform olan Visual Studio kullanılmıştır [7].
Programlama dili olarak ise web uygulama ve
geliştirme
çatısı
olan
ASP.NET
kullanılmıştır. ASP.NET klasik ASP’nin
üzerinde önemli geliştirmeler yapılarak
oluşturulmuş olup web uygulamaları ve XML
web servisleri hazırlanmasında kullanılır [8].
Veritabanı Yönetim Sistemi olarak SQL
Server, raporlama işlemleri için ise SQL
Server’in bir bileşeni olan ve tasarımcılar
tarafından belirli bir formatta şeması
oluşturulmuş raporları veri seti ile bağlayarak
görsel hale getiren Reporting Services
kullanılmıştır. Görüntülenmekte olan raporlar
PDF, Word, Excel, CSV, XML, JPG gibi
formatlara dönüştürülebilmektedir [9].
2.
Sistem Tasarımı
Proje, klasik yazılım geliştirme süreçleri
kapsamında kullanıcılarla görüşülerek ve
gerekli yönetmelik ve yönergeler incelenerek
analiz çalışmaları ile başlamıştır. Analiz
çalışmasını takip eden tasarım çalışmaları ise
kullanıcılarla
yapılan
toplantılarda
değerlendirilmiş ve son hali üzerinden
yazılım geliştirme aşamasına geçilmiştir.
Yazılım geliştirme aşaması sonrasında ise
tüm olası kullanıcı davranışları ve veri türleri
göz önünde bulundurularak gerekli testler
yapılmış ve kullanıcılara görsel kullanım
kılavuzu niteliğinde eğitim videoları
hazırlanmıştır. Sistem Ağustos 2014 tarihinde
gerekli yetkilendirme ve entegrasyonları da
yapılarak yayına alınmış ve gerekli destek
PAÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafında
verilmektedir.
Geliştirilen Yönetim Bilgi Sistemi Yapısal
Sistem Analiz ve Tasarım Metodolojisine
(Structured Systems Analysis & Design
Methodology - SSADM) uygun olarak
oluşturulmuştur
[10].
SSADM
terminolojisine
uygun
Genel
Bakış
Diyagramı Şekil 1’de verilmiştir.
Şekil 1’de görüldüğü gibi; öğrenciler sistem
üzerinden başvuruda bulunabilmekte ve daha
önce yaptığı topluluk başvurularının
detaylarını görüntüleyebilmektedir. Aynı
zamanda öğrencinin disiplin suçu varsa bu
durum topluluk başvuru detayında sistem
üzerinden takip edilebilmektedir. Sistemden
öğrenciye üyesi olduğu toplulukların etkinlik
bilgilendirmeleri gelmekte, bu etkinliklerin
zaman ve yer bilgisi öğrenci tarafından
etkinlik
çizelgelerinden
takip
edilebilmektedir.
Genel Bakış Diyagramında belirtilen rollere
ilişkin işlemler ise Şekil 2’te ayrıntılı olarak
gösterilmiştir.
Öğrenci
 Başvuru Detayları
 Öğrenci Disiplin Durumu
 Topluluk Başvurusu
 Etkinlik Bilgi
0
 Etkinlik Onay
 Üye Onay
Topluluk
Danışmanı
 Etkinlik Talep
 Etkinlik Sonuç Formu
 Etkinlik Fotoğrafları
 Üye Başvurusu
Sistem
Topluluk Yönetim
Bilgi Sistemi
 Topluluk Bilgileri
 Etkinlik Başvuru Takvimi
 Etkinlik Onay
 Etkinlik Sonuç Onay
SKS Personeli
 Etkinlik İstek
 Etkinlik Listesi
 Üye Listesi
 Etkinlik Talep
 Etkinlik Sonuç Formu
 Etkinlik Fotoğrafları
 Üye Başvurusu
Topluluk
Başkanı
Şekil 1: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Genel Bakış Diyagramı
Öğrenci
 Topluluk Başvurusu
 Yeni Topluluk Talebi
 Etkinlik İzleme ve Katılma
Topluluk Başkanı
 Üye İlk Onay İşlemleri
 Etkinlik İlk Formu/Fotoğraf İşlemleri
 Topluluk Bilgi Güncelleme
Topluluk Danışmanı
 Üye İkinci Onay İşlemleri
 Etkinlik İkinci Formu/Fotoğraf İşlemleri
 Topluluk Bilgi Güncelleme
SKS Personeli





Topluluk Oluşturma Talep Alma
Etkinlik Yönetimi/Onayı
Etkinlik Türü ve Yeri Tanımlama
Etkinlik, Üye Listesi Raporlama
Üye Arama, Disiplin Kontrolü
Şekil 2: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Rollere Göre İşlemler
Topluluk başkanı sistem üzerinden ilk olarak
öğrencilerin topluluk başvurularını görmekte
ve bu başvurular ilk olarak onun onayından
geçmektedir. Ayrıca topluluk başkanı sistem
üzerinden etkinlik talebinde bulunabilmekte
ve onaylanan etkinlikler için etkinliğin
tamamlanması
durumunda
sisteme
değerlendirme formunu ve etkinliğe ilişkin
fotoğrafları yükleyebilmektedir. Topluluk
danışmanı, topluluk başkanı tarafından üye
başvurusu onaylanan öğrencilerin danışman
onaylarını
yapıp
üyeliklerini
kabul
etmektedir. Ayrıca topluluk başkanı gibi
etkinlik
talebinde
bulunup,
topluluk
başkanının
yüklediği
dosyaları
SKS
personeline gitmeden onaylamaktadır. SKS
personeli ise sistem üzerinden toplulukları
oluşturma, etkinlik takvimini belirleme,
etkinlik onaylama ve etkinlik sonuç onaylama
işlemlerini yürütmektedir. Ayrıca etkinlik
listeleri ve üye listelerine ise raporlama
modülünden ulaşabilmektedir.
Uygulama için üçüncü normal form
seviyesine kadar normalize edilmiş ilişkisel
bir veritabanı modeli oluşturulmuştur.
Oluşturulan veritabanı modeli için Varlık-
İlişki/Entity Relationship (E-R) Diyagramı
Şekil 3’te gösterilmiştir.
lu_onayDurum
tx_etkinlikResim
lu_etkinlikResimTur
dt_etkinlik
lu_etkinlikTur
dt_ogrenciTopluluk
dt_tasinmaz
tx_toplulukEtkinlik
dt_nufus
tx_etkinlikDegerlendirme
dt_rol
tx_sayfaBilgisi
dt_programDal
dt_ogrenci
dt_menuRol
dt_toplulukGenelKurul
dt_menu
dt_topluluk
lu_adresTur
tx_adres
Şekil 3: Veritabanı E-R Diyagramı
Şekil 3’te verilen E-R Diyagramından da
görüleceği gibi öğrenci nüfus tablosu, öğrenci
ve öğrenci topluluk tablolarıyla bire-çok
ilişkilendirilmiştir. Bir programda birden çok
öğrenci olduğundan dolayı program dal ile
öğrenci tablosu arasında da bire-çok ilişki
vardır.
ve
bu
resimlere
onay/ret
kararı
verilebileceğinden dolayı yine bire-çok ilişki
kurulmuştur.
Diğer taraftan ilgili menülere yetki için rol
tablosuyla
ilişkilendirilme
yapılmıştır.
Buradaki rol tablosu hem sayfa hem de menü
rol tablolarıyla ilişkilendirilerek sayfa
yetkilendirmeleri roller üzerinden yapılmıştır.
Şekil 5’te belirli tarihler arasında topluluklar
tarafından talep edilen ve onaylanan
etkinlikler listesinin bir kısmı sistemden
alındığı şekliyle görülmektedir.
Aynı şekilde etkinlik tablosu, etkinlik
değerlendirme, topluluk etkinlik ve etkinlik
resim tablolarıyla bire-çok ilişkilendirilirken,
bu tablolar doğrudan onay durum tablosuyla
bire-bir ilişkilendirilmiştir. Etkinlik resimleri
farklı formatlarda sisteme yüklenebilmekte
Geliştirilen Yönetim Bilgi Sistemi için
Topluluk Oluşturma arayüzü Şekil 4’te
gösterilmiştir.
Bir topluluğun genel kurul üyeleri ve başkanı
da dahil olmak üzere tüm onaylanmış
üyelerinin listelendiği örnek üye listesi ise
Şekil 6’da görülmektedir.
Öğrenci toplulukları bazında üye sayıları ve
yüzdelik dağılımları ise Şekil 7’de
gösterilmiştir.
Şekil 4: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Topluluk İşlemleri Arayüzü
Şekil 5: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Örnek Etkinlik Listesi
Şekil 6: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Örnek Üye Listesi
Şekil 7: Topluluk Üye Sayıları ve Dağılımlar
4. Sonuç ve Öneriler
Üniversiteler İçin Topluluk Yönetim Bilgi
Sistemi projesi ile birlikte, öğrencilerin ders
dışı faaliyet olarak etkinlik gösterdikleri
topluluklar ve faaliyetleri bir bilgi sistemi
altyapısına kavuşturulmuştur. Uygulama web
tabanlı ve kullanıcı dostu bir yazılıma
dönüştürülmüştür. Daha önce idari birimlerin
manuel olarak yürüttükleri topluluklara ait
işlerin bu projeyle şeffaf ve sürdürülebilir
şekilde takip edilmesi sağlanmış ve
geliştirilen yazılım Üniversite Yönetim Bilgi
Sistemi’ne entegre edilmiştir. Topluluk
işlemlerinin ve beraberinde gerçekleştirilen
etkinliklerin manuel olarak yürütülmesi hem
kâğıt israfına yol açmakta hem de çağımızın
gerisinde bir uygulama olarak yer almaktaydı.
Bununla beraber işlerin hatalı yapılması ve
takibinin mümkün olmadığı düşünüldüğünde
mağduriyetlere de sebebiyet vermekteydi.
Uygulama ile işlerin basitleştirilip yönetmelik
ve yönergelere uygun bir süreç takip edilerek
sunulması, kullanıcılar açısından olayların
takibi, ilgili raporların düzgün ve zamanında
alınması ve onay işlemleri gibi birçok sürecin
hatasız bir şekilde yapılmasının önünü
açmıştır.
Bu bağlamda, topluluk oluşturma, topluluk
yöneticilerinin atanması, topluluklara üye
başvurularının
yapılması,
üyelik
onaylama/reddetme
işlemleri,
etkinlik
oluşturulması, etkinliklere ait katılımların
alınması
ve
etkinlik
sonuçlarının
değerlendirilmesine kadar olan bütün sürecin
basit bir yapıda sunulduğu bu sistem zaman
tasarrufu sağlamaktadır. Aynı zamanda web
tabanlı olması nedeniyle istenilen her yerden
sisteme erişmek ve işlem yapmak
mümkündür. Etkinliklerin sistem üzerinden
online olarak görünmesi etkinliklere katılımı
da arttırmaktadır.
Sistem kullanıcılardan kaynaklanan hataları
minimum düzeyde tutmakta ve elde edilen
çıktılar Pamukkale Üniversitesi birimleri
arasında doğru bilgi ve belgeler sağlanmasına
yardımcı olmaktadır.
Sistem için ilerleyen zamanlarda mobil
uygulama versiyonunun da geliştirilmesi
planlanmaktadır. Uygulama Pamukkale
Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi
yanında YÖK Çerçeve Yönetmeliğine de
uygun bir şekilde ve parametrik olarak
hazırlandığı
için
Türkiye’deki
diğer
üniversitelere de rahatlıkla adapte edilebilir
durumdadır.
Uygulamaya e-posta bildirimlerinin yanında
hem danışmanlar hem de topluluk
başkanlarına yeni üye taleplerinin SMS yolu
ile de bildirilmesi yapılabilir. Aynı şekilde,
üye
öğrencilere
yaklaşan
topluluk
etkinliklerinin e-posta yanında SMS yoluyla
da iletilmesi yapılabilir.
Kaynaklar
[1] Arifoğlu, A. & Doğru, A., “Yazılım
Mühendisliği: Yöntemler, Metodolojiler,
CASE Ortamları, Günün Teknolojisi”, SAS
Bilişim Yayınları, Ankara, 2001.
[2] http://www.telerik.com/ (29.11.2015).
[3]http://ibrahimozby.blogspot.com.tr/2009/
05/linq-nedir.html (29.11.2015).
[4] http://www.ismailgursoy.com.tr/jquerynedir/ (29.11.2015).
[5]
http://tugdev.github.io/111/BOOTSTRAP/
(29.11.2015).
[6]
http://www.amcharts.com/javascriptcharts/ (29.11.2015).
[7]http://tr.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Vis
ual_Studio (29.11.2015).
[8]
http://www.teknologweb.com/asp-netnedir-ne-ise-yarar/ (29.11.2015).
[9] http://www.yazgelistir.com/makale/sqlserver-nedir (29.11.2015).
[10] Britton, C. & Doake, J., “Software
System Development: a gentle introduction”,
McGraw-Hill, Inc., 2005.