Uploaded by auramey

A3PROBLEMCOZMETEKNIKNIGITUTAS

advertisement
A3 -Kaizen
RAPORLAMA
TEKNİĞİ
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
A3 Raporlama, Yalın yönetim sistemi içinde problem çözme ve kök
neden analizi yöntemlerinin metodolojik adımlar ile kullanılan bir
tekniğidir.
Ekip olarak bir problem çözüm için ne yapılması gerektiğini düşünüyor ve nasıl süreklilik
sağlanacağı ile sorularınız var ise , basit bir soru ile işe başlamanız ve aşağıdaki adımları takip
etmeniz gerekir.
A3 Kaizen metodoloji birçok iyileştirme araçların kullanılmasına imkan sağlayan güçlü bir
yöntemdir. Denenmiş ve güvenilir bir problem çözme yöntemini kullanmayı önceden
kabul ederek, gerçek kök nedenler belirlenebilir ve bu nedenle sorunlar fiilen başladıkları
yerde (kökte) çözülebilir. Daha da önemlisi, A3 raporunun oluşturulma şekli, sorundan
etkilenen veya konuya dahil olanların A3'ü yaratma süreci, bu nedenle paylaşılan anlayış
güçlü bir sonuçtur. Problem çözme A3, bir problemin temel nedenini bulmak için harika
bir adımsal (metodolojik ) bir faaliyettir.
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
A3 raporlarında problem çözme konusunda
size verebileceğimiz en kayda değer ders,
raporu% 100 doğru veya mükemmel bir
şekilde doldurmaya kararlı olmamaktır. A3
düşüncesi, üzerine yazıldığı kağıttan çok
daha fazlasıdır. Aksine, problem çözen
A3'ler, problem çözme kültürünün veya
felsefesinin bir parçası olarak görülmelidir.
A3 raporları görünüş olarak benzer olsa da,
benzersiz
ihtiyaçlarınıza
bağlı olarak
belirli
bir
derecede
özelleştirmenin gerekli olduğu durumlar
olabilir. A3 problem çözmedeki öğrenme,
geriye dönük olabilir, çünkü alıştırmanın
derinliklerine
girdikçe,
daha
önce
gerçekleşen parçalar veya süreçler hakkında
daha fazla şey öğrenirsiniz. Öyleyse, geri
dönüp A3 raporunuzu değiştirmekten /
düzeltmekten
/
hassaslaştırmaktan
çekinmeyin - bu nedenle, elinizde silgi
varken kurşun kalemle çalışmanız şiddetle
tavsiye edilir.
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
A3 KAİZEN
Problem
Tanım
Kod
/İsim
Bölüm :
Tarih :
HEDEFLERİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ İÇİN AKSİYON PLANI
PROBLEM KONUSU VE BİLGİLENDİRME (AÇIKLAMA )
KAİZEN KONULARI
SORUMLU
TARİH
AÇIKLAMA
SAPMA
AÇIKLAMA
DURUM
TARİH
AÇIKLAMA
ST. DEĞER
TARİH
AÇIKLAMA
MEVCUT DURUMUN DETAY AÇIKLAMASI
KAİZEN İZLEME VE KONTROL ( GRAFİK VE YAZI)
1
HEDEF
0,8
HEDEF TANIMI
ÖNCE
HEDEF AÇIKLAMA
0,6
1
2
0,4
PROBLEMİN OLUŞTUĞU ALAN VE KÖK NEDEN ANALİZİ
0,2
0
GERÇEKLEŞEN HEDEF TANIMI
DURUM
1
2
AKSİYON PLANIN KONTROL VE REVİZYONU
HEDEF TANIMI
STANDARTLAŞTIRMA
İSTENEN STANDART İÇERİK
1
2
tayfun.utas@istİnye.edu.tr/İSÜSEM
YÖNETİM /FİNANS GÖRÜŞÜ :
A3 İYİLEŞTİRME METODOLOJİSİ KULLANMA TEKNİĞİ 2020
A3
Kaizen
Adından da anlaşılacağı gibi, A3 boyutunda ölçü formatıdır. Toplantı odası duvarına
yansıtmak veya küçük bir bilgisayar ekranına sıkıştırılmamaları gerekir- A3'ler :
›
›
›
›
›
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
Problem çözme metodudur.
Grafikler, tanımlayıcı istatistik tablolar , resimler işlenecek alanı olan kalem ve silginin kullanılır.
Ekip çalışmasının göstergesidir.
A3 formu çıktısı alınmış format şeklinde olmalı , ekrandan izlemek için kullanılmamalı, daima üzerinde
not alınacak duruma olmalıdır.
Görünür bir alanda veya günlük yönetim
odasında olmalı ve kişiler not düşmek
istedikleri zaman not düşebilmelidirler.
Firmaların kullandığı A3 metodolojisinin bazı kısım veya bölümleri farklılık
göstermekle birlikte temel adımlar benzerdir. Genel kullanımda standartlaşma
adımı kullanılmaz ancak önemli olduğunu düşünüldüğümüz için eklenmiştir.
ADIM 1
Problem tanımı problem çözüm adımının en önemli başlangıç adımıdır. Problem çözen
ekip veya problem okuyan kişinin problemi net anlaması için genel tanımlamalardan
kaçınılmalıdır. Adım olarak; Problemin genel tanımı yapıldıktan sonra problem alt
tanımlarının pareto analizinden sonra spesifik ismi konulması gerekmektedir.
Örneğin : Çalışan devir hızını problem olarak seçen ekip problemi “çalışan devir hızı
kaizeni “ olarak tanımlar ise genelleştirmiş olur.
Yapılması gereken kırılımlar sonucu ortaya çıkan duruma göre problem adı
belirlenmelidir.
Yukardaki örnekten devam ettiğimiz taktirde
doğru tanım : “xxxx bölümü 1,2,3 vardiya
xxxx çalışanları devir hızı kaizeni” olmalıdır.
Bu karışıklığı önlemek için tanımın aşağıdaki
şekilde yapılması ve seçilen kaizen konusu
boşluk kısma eklenmesidir.
Problem Konusu : AURA şirketinde devir hızı kaizeni ( Operasyon bölümü 1,2,3 vardiya
proje -ARGE çalışanları devir hızı kaizeni”) Şirketin devir hız problem kapsamında birçok
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
f
farklı iş kolu olabilir her iş kolu için çözüm yönteminin farklı olacağı için aynı kaizen
format içinde takip edilmesi doğru bir uygulama değildir. Problem çözümü daima yalın
olmalı ve farklı bağımsız gruplar aynı format içinde çözülmemelidir.
Şayet problem genel olarak değil
yazılabilir.
kırılımlı olarak tanımlı ise bu tanım direkt olarak
BİLİNMESi FAYDALI NOTLAR
Bu bölümde sorulması gerekli sorular konunun özü ile ilişkili olmalı ve problem için mutlaka verilere bakılarak
karar verilmelidir. Probleme ile ilgili bilgi yok ise veri toplanmalıdır. Bu adıman emin olduktan sonra diğer adımlara
devam edilmelidir.
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
A DEWEADIM SECTION 2: CURRENT CONDITION
ADIM 2
Bu bölüm problemin sorun ifadesinin 'İspatını' gösteren bölümdür. Örneğin, sorunumuz
paketleme makinesinin düşük performans göstermesi ise böyle bir durumda, makinenin kırık
kısmının bir resmini ekleyebiliriz veya soruna neyin neden olduğunu bilmiyorsak (temel
neden),
paketleme
makinesi
performans çizelgeleri veya bunu
gösteren başka herhangi bir kanıt
ekleyebiliriz. Makinenin en iyi şekilde
çalışmadığınındın kanıtı sunulmalıdır .
Histogram tablosu , grafikler ile
problem
anlaşılır
parçalara
ayrılmalıdır. Her parça ayrı ayrı
incelenmelidir.
Diğer bir örnek hizmet sektöründe bilgilerin doğru akmaması nedeni ile hizmette aksamalar
olabilir. Böyle bir durumda, sürecin düzgün çalışmadığının kanıtı olmalıdır. Hizmet sektörü
için sorunu anlamak için sürecin değer haritası çizimi yapılmalıdır.
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
BİLİNMESİ FAYDALI NOTLAR
A3 raporlama grafik ,tablo ve süreç akış
diyagramlarından oluşturulmalıdır. A3
raporu yazı ile doldurulmamalıdır.
Düşünülen her durumun sayısal verisin
olması A3 çözümde izlenmesi gereken
en önemli yoldur.
ADIM 3
Hedef Koşul (veya Hedefler) bölümü ölçülebilecek kadar spesifik
olmalıdır. Örneğimizde, "Paketleme makinesinin performansını
artırın" veya "Paketleme makinesinin çalışmama süresini
azaltın" gibi belirsiz bir şey yazamayız. Bunun yerine,
"Paketleme makinesi performansını üç ay içinde% 60 artırmak"
gibi ayrıntılı bir hedef verin. İkinci adımdaki grafiklerdeki
verilerden emin olarak kırılmı yapılmış problemlerden
frekansları yüksek ancak sebepleri azalarak sonuçların % 80 ni
azaltmaya çabalamalıyız.
Hedefler mevcut durumdan aşağıda 45
Hizmet sektörü örneğine çalışanların devir hız yerine
derecelik açı ile çizilen doğru üzerinden
spesifik alanlar seçilmeli .
verilmeli ve smart* olmalıdır.
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
Adım
ADIM 4
BU ADIM, sorunun temel nedenini bulmak için araştırmanızı açar. Bu nedenle, raporun
bu kısmının sorun araştırılırken doldurulması çok daha yararlıdır (yani toplantı odası
masasında değil, gemba'da). Problem için “5
Neden” bir sorunun temel nedenini bulmanın
mükemmel bir yoludur. Yine, 5 Neden ‘in
ayrıntılarına veya "kurallarına" kapılmayın cevabı 3 veya 4 veya 7 neden içinde bulursanız,
alıştırma sizin kadar faydalı olacaktır. Bir problem
oluşumu
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
•
Problem neden oluştu ?
•
Problem neden görülmedi ?
•
Problem olmaması için ne yapılması gerekir ? sorusu sorulmalıdır.
L/T
P/T
%C&A
L/T
P/T
%C&A
L/T
P/T
%C&A
L/T
P/T
%C&A
L/T
P/T
%C&A
C/O
C/O
C/O
C/O
C/O
TOTAL
ÖRNEK : Neden -Neden Analizi :
Problem: Kendinize ait park yerinizde arabanızı bıraktınız ancak sabah
gelindiğinde tekerin inmiş olduğunu gördünüz. Kök neden ile düşünceniz çok farklı olabilir.
Bu nedenle konudan uzaklaşmadan “neden ? “ soruları ile kök neden ulaşabilirsiniz.
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
!
Bazı iyileştirmelerin işe yaramayabileceğini ve buraya geri gelip yenilerini
denemeniz gerekebileceğini unutmayın. Kök neden analizinin amacı,
sorunu gidermeye yardımcı olacağını düşündüğünüz iyileştirmeler yapmaya
çalışmaktır .Kök neden analizinde farklı değişkenler ile ilerlemek problemin
bütünü görmede yardımcı olacaktır. Örnekte tek kaizen konusu çıkmış
olmakla birlikte sorun olarak görülmeyen iki konulara planla alınmalıdır.
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
Ağ diyagramı en efektif yol olarak problemlerin bağımsız değişkenlerine
ayırma tekniğidir. Birincil nedenler daima fizik kural ifadesi olmalıdır , düşme
, sürütme ,ısı aşırı yük ,basınç ve buna neden olan sebep sonuç
çıkartılmalıdır. Sosyal olaylarda da bezer birinci konular öne çıkmalıdır. Ör.
iletişim , davranış vs.
ADIM 5
BU ADIM, çözüm düşüncesinin gerçeğe dönüştürüldüğü
adımdır. Yapılacak iyileştirmeler (kaizenler) bu adımda
gerçekleştirilir. Bu aşamada işi yapacak sorumlular
belirlenmelidir. Önemli nokta , projenin belirlenmiş plana
göre ilerlemesi için gerekli entegrasyonlar sağlanmalıdır.
BİLİNMESİ FAYDALI NOTLAR
Kaizen onayları kaizen onayından sonra finans bölümü ile
bütçe çalışmaları başlatılmış olmalıdır. Uygulama
aşamasında sürecin kesintiye uğramaması için gerekli ve
önemli aksiyondur
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
ADIM 6
BU ADIM, Kaizen faaliyetleri sonucunda performans göstergeleri izlenmeli ve
değişimler takip edilmelidir. Hedefler ile gerçekleşenler ve gerçekleşmeme
durumları takip edilerek değişecek durumlar için önceden tedbir alınmalıdır.
SECTION 6: IMPROVEMENT VERIFICATION
ADIM 7
Bu adım hedeflerin izlenmesi ve kontrol adımıdır. Gerçekleşen aksiyonlar bir plan dahilinde
izlenmelidir. Unutmayın çözüldüğü sanılan problemlerin % 40 tekrar etmektedir. Önceki
bölümde tartışıldığı gibi, sorunu gerçekten çözmeyen iyileştirmeler veya karşı önlemler
olabilir. Bunu bilmenin tek yolu, etkili olup olmadıklarını görmek için tekrar kontrol etmektir.
Bu doğrulama ayrıntıları bu bölüme gider. Doğrulama ayrıntıları, Mevcut Durum bölümüne
eklediğiniz formatta olabilir - bu nedenle, Mevcut Durum bölümüne süreç veya makine
performans çizelgeleri koyarsanız sürekliliği sağlamış olursunuz.
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
Problemde çözümünde hatalı durum var ise
belirmekten sakınmayın. Çözümler hata yaparak
öğrenileceğin unutmamalıyız. Bu Adım ,
Standartlaşma adım olup kaizen aktivitesini
sürekliliğini sağlamak için standartlar
geliştirmeli yeni iyileştirme adımına kadar
takip edilmelidir: FOLLOW-UP ACTIONS
ADIM 8
STANDATLAŞTIMA
Problemin Tekrar etmemesi için izlenecek yol. Genelde insandan bağımsız
teknikler seçilmesi tercih edilir ( Poke -Yoke ) . Görsel ve Dur /Kalk sistemleri ve
formlar , Kontrol tabloları vs
A3 KAİZEN
Kod
/İsim
Problem
Tanım
Bölüm :
Tarih :
HEDEFLERİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ İÇİN AKSİYON PLANI
PROBLEM KONUSU VE BİLGİLENDİRME (AÇIKLAMA )
KAİZEN KONULARI
SORUMLU
TARİH
AÇIKLAMA
SAPMA
AÇIKLAMA
DURUM
TARİH
AÇIKLAMA
ST. DEĞER
TARİH
AÇIKLAMA
MEVCUT DURUMUN DETAY AÇIKLAMASI
KAİZEN İZLEME VE KONTROL ( GRAFİK VE YAZI)
1
HEDEF
0,8
HEDEF TANIMI
ÖNCE
HEDEF
AÇIKLAMA
0,6
1
2
0,4
PROBLEMİN OLUŞTUĞU ALAN VE KÖK NEDEN ANALİZİ
tayfun.utas@istİnye.edu.tr /İSÜSEM
tayfun.utas@istinye.edu.tr
-İSÜSEM
0,2
0
GERÇEKLEŞEN HEDEF TANIMI
DURUM
1
2
AKSİYON PLANIN KONTROL VE REVİZYONU
HEDEF TANIMI
STANDARTLAŞTIRMA
İSTENEN STANDART İÇERİK
1
2
YÖNETİM /FİNANS GÖRÜŞÜ :
SMART
Specific (simple, sensible, significant).Basit ve Genel olmayan
Measurable (meaningful, motivating). Ölçülebilir
Achievable (agreed, attainable).Başarılabilir.
Relevant (reasonable, realistic and resourced, results-based). Rasyonel , gerçekçi
Time bound (time-based, time limited, time/cost limited, timely, time-sensitive : Zaman ve Maliyet Odaklı
tayfun.utas@istinye.edu.tr -İSÜSEM
Download