5.3. *LET***M - Ankara Üniversitesi Açık Ders Malzemeleri
advertisement
5.3. İLETİŞİM 1 5.3. İLETİŞİM Geniş anlamıyla iletişim: istenen sonuçları başarmak ve davranışları etkilemek amacıyla insanlar arasında sözlü ya da sözlü olmayan diğer araçlarla anlayış sağlamadır. Örgütlerde iletişimin iki temel amacı vardır: İlki, örgütün amaçlarını gerçekleştirmesi için faaliyetlerin eşgüdümlenmesi, görevin ilgili personele kişiye iletilmesidir. İkincisi, örgüt üyelerinin iletişim yoluyla örgütsel planları istekli ve şevkli biçimde başarmak için canlandırılmasıdır. 2 • Örgütsel iletişimin amacı, örgütün çeşitli departmanlarında görev yapan çalışanlar arasında etkileşimi sağlayarak örgüt amaçlarının ve politikalarının tüm çalışanlar tarafından benimsenmesini sağlamak, çalışana önemsendiği duygusunu vermek ve bu bağlamda personelin iş doyumunu arttırmak, o örgütün işleyişini sürdürmek ve örgütü başarıyla hedeflerine ulaştırmaktır. 3 • Örgüt içinde kurulan sağlıklı bir iletişim, o örgütün veya şirketin verimliliğini ve başarısını arttırır. • Ayrıca, örgüt içinde kurulan samimi ve etkili iletişim stili çalışanların örgütün amaçlarını ve kurallarını da benimseyerek, o örgütle bütünleşmesini sağlar. • Böylece bu ortam içinde çalışan kişinin işe bağlılığı artar ve iş verimliliğinin önemli ölçüde yükselmesiyle işçi, örgüt başarısının artmasına da önemli katkılarda bulunur. 4 • Etkili bir örgütsel iletişim, örgütteki iletişim kanallarının herkes için açık ve anlaşılır olmasıyla ilgilidir. • Ayrıca örgüt içi iletişimin etkin ve başarılı olması için yöneticilerin de çalışanlarla etkileşime istekli olması gerekir. Örgüt içi iletişimin etkin olabilmesi için o örgütün, tüm çalışanlarıyla eşit bir biçimde etkileşime girdiğine inandırması gerekir. • Yönetici tüm çalışanlarla aynı derecede etkileşmeli, onlarla iletişim kurmaya istekli ve girişken olmalı, üstler astların sorunlarını ve önerilerini dinlemeli ve problemleri çözmede istekli olduğunu çalışanlara göstermelidir. 5 İletişim sürecinin üç temel öğesi vardır. Bunlar: mesajı ileten gönderici, mesajın iletildiği kanal ve mesajı alan ve onu yorumlayan alıcıdır. Genişletilmiş iletişim süreci ise şöyledir: Gönderici – Mesaj – Kanal – Alıcı Şifre – Anlam Bulma-Geri Bildirim 6 5.3.1. ÖRGÜTLERDE İLETİŞİM BİÇİMLERİ A.Biçimsel İletişim Sistemi Örgütteki hiyerarşik yetki yapısıyla ilgili olan biçimsel iletişim sistemi, örgüt içindeki ve örgüt çevre arasındaki bilgi akımını sağlayan kanalları gösterir. Örgüt şemalarına baktığımızda kimin kiminle iletişimde bulunacağını hemen anlarız. Biçimsel iletişim sistemi, iletişim kanallarının düzene sokulması için bazı kısıtlamaların getirilmesini gerektirir. Örgütlerde biçimsel iletişim üç yönde hareket eder. 7 1.Yukarıdan aşağıya iletişim Örgütün genel müdüründen başlayıp emirkomuta zincirini izleyerek aşağılara doğru uzanan iletişimdir. Bu iletişimde ulaştırılan mesajlar: – Politikalar, usuller, kurallar ve iş çizelgeleri de içeren emirleri, – Bilgi taleplerini, – Belirli bir konuda grup birliğini sağlayacak bilgileri içermektedir. 8 2.Aşağıdan yukarıya iletişim Bu tür iletişim, astların gerekli bilgileri üstlere verme aracı olmaktadır. Yukarıya doğru iletişim, genellikle astın verdiği rapor ve tepkilerden oluşur. Ancak bu tür iletişimin gerçekleşmesini engelleyen bir çok etmen söz konusudur. – Fiziksel Uzaklık ya da Erişemezlik – Her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması – Amirin davranışı – Astın saygınlığı (statüsü) – Gelenekler 9 3.Yatay İletişim: Aynı örgütsel düzeydeki kişi ve birimler arasında yapılan iletişimdir. En önemli işlevi, çeşitli örgütsel birimler içinde ve arasında faaliyetlerin eşgüdümlenmesini sağlamaktır. 4.Çapraz İletişim: Biçimsel iletişim kanalları yukarıda açıklandığı gibi üç türde gelişir. Ancak bazı durumlarda, iletilen bilginin niteliğine göre çapraz bir yolda izlendiği görülebilir. 10 B. DOĞAL İLETİŞİM Biçimsel yapının eksik kalması nedeniyle, çalışanların ihtiyaçlarını karşılamak üzere, örgütlerde doğal gruplar oluşturulmaktadır. Bu grupların bir önderi, kendilerine özgü normları, ödüllendirme ve cezalandırma sistemi ile iletişim ağları bulunmaktadır. Doğal iletişimi biçimsel iletişimin tamamlayıcısı olarak betimlemek mümkündür… 11 5.3.2. İLETİŞİMİ ENGELLEYEN ETMENLER İletişimin niteliğine etki edecek etmenleri üç grupta toplamak olanaklıdır: 1.Teknik engeller: İletişimde çevresel engellere teknik engeller demekteyiz. Teknik engeller içinde önemli olanlar şunlardır: Zamanlama, aşırı bilgi yükleme, gürültü ve kültürel farklılıklar. 2.Dil güçlükleri: seçilen sözcük veya semantik (sözcüklerin anlamları bilimi) 3. Psikolojik güçlükler: İletilecek şeyin açıklığa kavuşturulması, güven ve açıklık, kıskançlık, dinlememe, duymak istenileni duymak 12 5.3.3. İLETİŞİMİ GELİŞTİRME YÖNTEMLERİ 1.Geribildirim: Göndericiler mesajı alanın tepkilerine dikkat etmeli, onu anlayıp anlamadığını gösteren işaretler bulmaya çalışmalıdırlar. 2.Alıcının Dünyasına Karşı Duyarlık: İletişimde bulunan yönetici, yalnızca kendi anlayabileceği dille bir mesaj iletmeye kalkarsa, farklı değer ve tecrübelere sahip olan alıcı bu mesajdan bir şey anlamayacaktır. 3.Etkili Dinleme Çok Okuma Ve Gözlemde Bulunma 4Sözde Anlatımın Yanında Eylemle Açıklama: Yönetici açıklamalarını hareketleriyle güçlendirmelidir. 5.Yeterince Tekrarlama 13 6.Tehdit Edici Olmayan İş Ortamı Yaratma 7.Geçişim Analizi: Bu analize göre çalışan her bireyde üç tür ego durumu vardır. Bunlardan ilki ana baba egosudur. Bu benliğe bürünen kişi baba tutumu takınır. Bu tutum ya babacan ya da otoriter görünümündedir. İkinci tür ego çocuk egosudur. Buna göre kişi bazen çocuklaşır. Davranışları çocuk gibidir. Üçüncü ego ise yetişkin davranışıdır. Buna benliği bulma davranışı da diyebiliriz. 8.Uyuşmazlık Yönetimi: İletişimi kolaylaştıran tekniklerden bir diğeri örgütsel uyuşmazlıkların yönetimidir. Çalışanların arasında geçmiş yaşam, tecrübe, özlem düzeyleri ve kişilikler yönünden farklılıklar vardır. 9.Johari Penceresi 14 Johari Penceresi 15 Teşekkürler…. 16
