Büroların Örgütler Açısından Önemi

GİRİŞ
Birinci Bölüm
Büro Kavramı
Büro Nedir?
Büro Sistemi
Bürolarda Meydana Gelen Değişimler
Geleneksel ve Yeni Büroların Özellikleri
Büroların Örgütler Açısından Önemi
Büro Türleri
Büro Faaliyet Alanları
Büro Çalışanları
İkinci Bölüm
Bürolarda Temel Yönetim Kavramları
Yönetim Anlayışları
Klasik Yönetim Anlayışı
Çağdaş Yönetim Anlayışı
Günümüz Yönetim Anlayışı
Planlama
Örgütleme
Yöneltme
Eşgüdümleme
Kontrol
Büro Yönetiminin Amacı
Büro Yöneticisinin Özellikleri, Görev ve Sorumlukları
Büro Nedir?
Bürolara genel olarak danışma ve kayıt tutma
işlerinin yürütüldüğü işyerleri ya da bir işletmenin
idari işlerinin yürütüldüğü yerler olarak tanımlanır.
Ancak bu tanımlarda büro, yapılan işlerle ya da
işlerin
yapıldığı
mekanla
sınırlandırılmış
olmamaktadır.
Sistem Yaklaşımı
Sistem Yaklaşımı
Sistem
Belirli bir amacı bulunan, çeşitli parçalardan oluşan
parçalar arasında düzenli ilişkiler bulunan ayrı ayrı
parçaların ve sistemin tümünün dış çevre ile ilişkisi
bulunan bir bütündür.
Sistem Yaklaşımı
Sistem Yaklaşımı
Belirli olayların, durumların ve gelişmelerin
incelenmesinde kullanılan bir düşünce tarzı, bir
yöntem ve yaklaşımdır.
Sistem Yaklaşımı
Büro sisteminin genel işlevleri;
Bilginin üretilmesi ve dağıtılmasıdır.
* Büro Bilgi İşleme Sistemi
* Büro İletişim Sistemi
BÜROLARDA MEYDANA GELEN
DEĞİŞİMLER
Büro Türleri
Özel Bürolar
Genel Bürolar
Kapalı Bürolar
Açık Bürolar
Sanal Bürolar
Geleneksel Bürolar
Geleneksel büroların temel özellikleri şunlardır:
- Memuriyet görevleri büro çalışmasının en önemli bölümünü oluşturur.
- Çalışma homojendir ve çeşitlendirilmemiştir. Bu nedenle monoton ve sıkıcıdır.
- Fonksiyonların devam etmesini sağlamak ve insanları birbirinden ayırmak için fiziksel bariyerler vardır. Bu
şekilde sınırlar mükemmel bir şekilde vurgulanır.
- Her bir çalışanın ne kadar önemli olduğunu gösteren, kimin kime rapor vereceğini ya da kimden emir
alacağını vurgulayan katı ve yüksek bir hiyerarşi vardır.
- Bir personel bir iş istasyonuna yerleştirilir ve burada 09.00’dan 17.00’ye kadar çalışır.
- Büyük gruplara, bölümlere ve departmanlara uygun bir örgüt yapısı geçerlidir.
- Genellikle ekip çalışması yapılmaz. Yalnızca çok az sayıda kişinin birlikte çalışması gerekir. Bunlar da çok az
inisiyatif kullanırlar ve çok az kaynağı paylaşırlar.
- Bilgi ve iletişim teknolojilerinin ileri uygulamalarına yer verilmez ya da bu uygulamaların yarattığı potansiyel
gerektiği gibi kullanılmaz.
Çağdaş Bürolar
Yeni büroların belirgin özellikleri şunlardır:
- Fiziksel özellikleri ve görünümleri güçlü, entegre, iç bağlantıları olan, bilgi ve iletişim teknolojisinin etkin bir şekilde kullanılmasına
uygun ortamlardır.
- Zamanı daha iyi kullanmak ve rekabet üstünlüğü elde etmek çok önemlidir.
- Fiziksel sınırlar bulunmaz. Çünkü ileri örgütler, karmaşık problemleri daha hızlı çözebilmek için uzmanlar ve departmanlar arasında
daha çok iletişim gerektirir.
- Geleneksel hiyerarşik otoritenin yerini giderek yetenek ve bilgiye dayanan fonksiyonel otorite aldığı için hiyerarşik bir örgüt düzeni
kabul edilmez.
- Daha küçük ve daha hızlı değişen örgütsel birimlere doğru bir eğilim vardır. Dış kaynaklardan yararlanılarak sadece çekirdek yetenekler
üzerinde odaklanılır.
- Grup ve ekip çalışmasına büyük önem verilir.
- Rutin memuriyet görevleri otomatikleştirildiği ya da dış kaynaklara devredildiği için çoğu memuriyet görevi ortadan kalkmıştır.
- Yüksek beceri ve uzmanlık gerektirdiği için nitelikli insanlar çalışır.
- Nitelikli kadın çalışanların artmasıyla çalışma tarzına feminen değerler katılmıştır. Bu da daha yumuşak, sakin, insancıl, pozitif ve yapıcı
ilişkilerin yerleşmesine neden olmuştur.
- Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaratıcı kullanımları için gizlilik ve güvenlik büyük önem kazanmıştır.
- Çalışanların beklentilerinin değişmesi ve daha fazla bağımsızlık/özgürlük istemeleri nedeniyle esnek çalışma yaklaşımı benimsenir.
Çalışmanın zamanlamasında, kullanılan yöntemin ve çalışmanın yapılacağı yerin seçilmesinde çalışanlara esneklik sağlanır
BÜROLARIN ÖRGÜTLER AÇISINDAN
ÖNEMİ
Büroların Örgütler Açısından Önemi




Büronun yönetimi, örgütün ana amacının yanında ikinci derece öneme sahiptir. Çünkü
genellikle üretimin önceliği vardır.
Büro faaliyetlerinin miktarını değişik faktörler belirler. Örgütün büyüklüğü, üretilen ya da
pazarlanan mal ve/veya hizmet miktarı ve türü, kullanılan otomasyonun derecesi ve
örgütte çalışanların sayısı gibi faktörler, büro faaliyetlerinin miktarının az ya da çok
olmasını belirler.
Büro faaliyetlerinin örgüt kârına katkısı dolaylıdır. Büro faaliyetleri üretim, pazarlama,
finans, satın alma, personel gibi bölümlerin daha etkin ve verimli çalışmalarını sağlayarak
örgüt kârının artmasına yardımcı olur. Diğer bir ifadeyle büro faaliyetleri sonucunda
doğrudan kâr elde edilmez; bu faaliyetlerin işletme kârına katkısı dolaylıdır.
Büro; yönetim, bilgi, insan ve para gibi üretim faktörlerinin kontrolünü sağlar.
YÖNETİM ANLAYIŞLARI
YÖNETİM ANLAYIŞLARI
KLASİK YÖNETİM ANLAYIŞI
ÇAĞDAŞ YÖNETİM ANLAYIŞI
KLASİK YÖNETİM ANLAYIŞI
•
BİLİMSEL YÖNETİM
• YÖNETİM SÜRECİ
• BÜROKRASİ
FREDERICK W.TAYLOR ( 1856-1915)
BİLİMSEL YÖNETİM YAKLAŞIMI TAYLORİZM
FREDERICK W.TAYLOR ( 1856-1915)
BİLİMSEL YÖNETİM YAKLAŞIMI TAYLORİZM
Taylor’a göre yönetim gerçek bir bilimdir ve temeli açıkça tanımlanmış kanunlara,
kurallara ve ilkelere dayanır. Bu yaklaşımla Taylor;


Tüm işlerin, iş yaparken kullanılan araçların ve yöntemlerin standartlaştırılması;
İşlerin en kolay yoldan ve kısa zamanda yapılabilmesi için hareket ve zaman
etütlerinin yapılması,

Çalışanların bilimsel yollarla seçilmesi ve eğitilmesi;

Çalışanların teşvik edilmesi için parça başı ücret sisteminin uygulanması,

Uzmanlaşmayı sağlayacak fonksiyonel ya da bölümlere göre ayrılmış ustabaşılık
sisteminin uygulanması
FRANK – LILLIAN GILBERTH
BİLİMSEL YÖNETİM YAKLAŞIMI
HANRI FAYOL (1841-1925)
BİLİMSEL YÖNETİM YAKLAŞIMI
Fayol tarafından yönetim faaliyetleri birbirini
izleyen, belirli fonksiyonlardan oluşan bir süreç
olarak ele alınmış; yapıyla, süreçlerle ve
sonuçlarla ilgili bazı ilkeler geliştirilmiştir.
Genel olarak Taylor ile Fayol arasındaki temel
farkın, Taylor’un işçilerden beklediğini
Fayol’un yöneticilerden beklemesi olduğu
söylenebilir.
MAX WEBER ( 1864-1920)
BİLİMSEL YÖNETİM YAKLAŞIMI
Bürokrasiyi ideal bir örgüt biçimi olarak
önermiştir. Bürokratik yapının herhangi bir
yapıya göre daha üstün olduğunu düşünen
Weber’e göre, ileri derecede uzmanlaşma, katı
bir hiyerarşik yapı, bilimsel olarak saptanmış
ilke ve kurallara dayalı yönetim, çalışanların
sadece kendilerine söylenenleri yapmaları ve
inisiyatif kullanmamaları, işe atamalarda ve
yükseltmelerde liyakata önem verilmesi
etkenliği artırır.
ELTON MAYO VE ARKADAŞLARI ( 1924-1933)
NEOKLASİKLER
İnsan ilişkileri hareketi, yönetimde yeni bir dönemin başlamasına
neden olmuştur. Bu döneme kadar yönetime hâkim olan
görüşün “örgüt verimliliğinin ancak formel yapı ve kanallar
yoluyla artırılabileceği” yönünde olması nedeniyle, Mayo,
deneylerine ışıklandırma, ısıtma, yorgunluk ve fiziki yerleşim
düzenlerinin işçilerin verimlilikleri üzerindeki etkilerini ortaya
çıkartmak amacıyla başlamıştı. Fakat yapılan deneylerin en
önemli bulgusu, fiziksel çalışma koşullarının iyileştirilmesine
rağmen verimliliğin tamamen kontrol altına alınmasının mümkün
olmadığıydı. Bu nedenle Mayo, daha sonra işçilerin davranışlarını
fiziksel, psikolojik, ekonomik ve diğer yönleriyle incelemiş; elde
ettiği sonuçların geniş sosyal örgütler ve yönetim üzerindeki
etkilerini izlemiştir. Bu çalışmalardan sonra informel grup
yapılarının ve kanallarının da yönetimin amaçlarını
gerçekleştirmede çok önemli katkılar yapabileceği ortaya
çıkmıştır.
FARKLAR
KLASİK YÖNETİM ANLAYIŞINDA
İŞ – GÖREV – DÜZEN – DİSİPLİN – ÖRGÜT YAPISI
NEOKLASİK YÖNETİM ANLAYIŞINDA
İNSAN İLİŞKİLERİ – İNSAN DAVRANIŞLARI – GRUPLAR- SOSYAL İNSAN
KARARLARA KATILMA –TATMİN - MOTİVASYON
ÖZELLİKLERİ
Klasik yönetim anlayışına dayalı geleneksel yönetimin temel özellikleri şunlardır:
- Fiziki ve maddi sermaye çok önemlidir; birincil kaynaktır.
- Makinelerin ve fiziki emeğin üstünlüğü hâkimdir; insan unsuru ikinci derecede önem taşır.
- Üretim merkezi temel olarak fabrikadır.
- Merkeziyetçilik hâkimdir.
- Büyüklük, etkenlikle eş anlamlı olarak kullanılır.
- Sermayenin özel mülkiyeti vardır, serbest rekabet ve kâr maksimizasyonu çok önemlidir.
- İşler dikkatli bir şekilde tanımlanır ve uzmanlaşma sağlanır.
- Mavi yakalı işçiler ile beyaz yakalı memurlar arasında belirgin bir fark vardır.
- Dik bir hiyerarşik yapı vardır, yetki sorumluluk ilişkileri ayrıntılarıyla belirlenir.
- Temsili demokrasi geçerlidir, insan haklarına bağlılık vardır ve insancıllık ilkesi benimsenir
ÇAĞDAŞ YÖNETİM ANLAYIŞI 1950 -
Sistem görüşüne dayanan yönetim yaklaşımı, örgütlerin “uyarlanabilir açık bir sistem” olarak
anlaşılmasının değeri üzerine odaklanmıştır. Çünkü işletmeler insan yapımı sosyal sistemler
oldukları için yıkılmaktan ya da bozulmaktan (entropi) kurtulmaları ve iyi yönetilmeleri koşuluyla
sonsuza kadar hayatta kalabilirler. Bunun için bir yandan çevresel değişimlere yanıt vermeleri, öte
yandan hızlı değişime karşı kendilerini koruyacak mekanizmaları geliştirmeleri ve dengeyi
oluşturmaları gerekir. Doğru dengenin bulunması ise, işletmenin sonsuza kadar hayatta
kalabilmesini sağlayacak kilit unsurdur.
GÜNÜMÜZ YÖNETİM ANLAYIŞI
- Bilgi sermayesi belirleyicidir.
- Beyaz yakalıların yerini bilgi işçileri almıştır, bilgi işçilerinin fikir egemenlikleri sağlanır.
- Gelişmişlik düzeyi kişi başına bilgi üretme kapasitesiyle ölçülür.
- Bilgisayarlar entegre bir şekilde kullanılır.
- Bilgi ağları ve veri tabanları çok önemlidir.
- İnsan sermayesi maddi sermayeden üstündür.
- Zaman çok değerli bir kaynaktır.
- Amaç, öz disiplini ve katılımcı demokrasiyi sağlamaktır.
- Ekip çalışması ve sinerji yaratılması önemsenir.
- Esneklik, yenilik ve yaratıcılık, ulaşılmak istenen önemli hedeflerdir.
-
BÜROLARDA TEMEL YÖNETİM İŞLEVLERİ
Planlama
Planlama girişimin tümünü ya da herhangi bir birimini ilgilendiren geleceğe yönelik
alternatif hareket biçimleri arasında bir seçim yapmaktır. Diğer yönetim işlevleri
yöneticinin geliştirdiği planlara bağlıdır. Planlar girişim amaçlarını ve bu amaçlar
çatısı altında toplanan birimler için kararlaştırılan amaçları kapsar. Bununla
birlikte planlama, büyük ölçüde karar verme aşamalarından oluşur ve örgüt
faaliyetlerini önceden tanımlanmış ve kararlaştırılmış amaçlara doğru yöneltir.
Eğer bir örgütte planlama yoksa örgüt faaliyetleri gelişigüzel bir hal alır. Etkili bir
planlama geçmiş bilgilerin analizini mevcut durum içinde karar verilmesini ve
geleceğe dönük değerlemeyi gerektirir. Örgütte ya da birimde ne yapılacağının
önceden kararlaştırılması ve kararlaştırılan işlerin ne zaman, nerede, nasıl, ne
kadar ve kim tarafından yapılacağının, kimlerle koordineli olarak çalışılacağının
saptanarak uygulamaların belirli bir takvime bağlanmasıdır.
Örgütleme
Ortak çaba sarfıyla bir işi başarmak için bir araya gelen ve her birinin bir
faaliyet bütünü içinde belirli görev sorumluluk ve yetkileri bulunan bireyler
ve gruplar arasındaki ilişkiyi temsil eden yapıya örgüt denir. Örgütleme ise
beşeri fiziksel ve teknik olanakları ve araçları örgütün amaçlarını
gerçekleştirecek şekilde düzenlemek ve hizmete koymaktır. Örgütleme,
yöneticinin örgütün amaçlarına yöneltmek için başvurduğu bir araçtır. İyi
bir örgüt, örgütün amacına göre gelişebilen örgüttür. Bu bakımdan
örgütleme; planlanmış amaçlara ulaşmak için gerekli olan özel faaliyetlerin
saptanması, bu faaliyetlerin mantıklı bir yapı içinde gruplandırılması ve
faaliyetlerin özel pozisyon ile kişilere tayinidir.
Yöneltme
Yönetimde planlama ve örgütleme işlevlerinden sonra yapılacak olan işlem kurulan sistemin harekete
geçirilmesidir. Örgütün başında bulunan yönetici planını yaptıktan ve ulaşılmak istenen amaçlara göre
örgütlemeyi tamamladıktan sonra harekete geçmeye hazır hale gelmiştir. Bu bakımdan yöneltme, bir
araya getirilmiş ve teknik verilere uygun bir şekilde monte edilmiş örgütü oluşturan personelin
harekete geçirilmesi sürecidir. Bu sürecin temel ilkeleri;
Amaçların uyumlaştırılması ilkesi: Bireylerin işten ve örgütten beklentileri ile örgütün beklediği
amaçların birbirleriyle uyumlaştırılması işyeri atmosferinin de olumlu olması için önemli bir etkendir.
Kumanda birliği ilkesi: Her çalışanın yalnız bir amirden emir almasının uygun olduğunu ifade eder.
İşe alıştırma(oryantasyon): Yapılacak işin hangi teknik koşullar içerisinde gerçekleştirileceği kimlerden
emir alınacağı ve işyerinde görülmekte olan faaliyetlerin hangi temel hedefler doğrultusunda
sürdürüldüğü yolunda bilgilerin sistemli bir biçimde yeni çalışana verilmesi işlerini kapsamaktadır.
Eşgüdümleme
Yönetim fonksiyonlarının dördüncüsü ise eşgüdümlemedir. Örgütsel amaçların elde
edilmesinde farklılaştırılmış eylemlerin uyum içinde birleştirilmesi ve ayarlanması
sürecine eşgüdümleme adı verilir Yönetimde eşgüdümleme insanların çabalarını
birleştirmeyi, zaman bakımından ayarlamayı ortak amaçlara ulaşmak için
yürütülen faaliyetlerin birbirlerini izlemelerini ve bütünleşmelerini sağlamaktır. Bir
yöneticinin niteliğini ve kalitesini belirleyen en önemli öğe onun eşgüdümleme
yeteneğidir. Aynı zamanda eşgüdümleme, yönetimin bir görevidir. Astların da bu
görev de payları vardır. Her ast yaptığı işin değerinin, yaptığı işe olan etkisinin ve
katkısının bilincine varmalı ve eylemlerini buna göre eşgüdümlemelidir.
Kontrol
Kontrol, yönetim işlevlerinden sonuncusu ve sürekli olanıdır. Yönetim
sürecinin tamamlanması kontrolün başarılmasıyla mümkün olur.
Kontrol; gerçekleşen durumun planlarla karşılaştırılması ve
gerçekleşen durumun planlardan saptığı takdirde gerekli
düzeltmelerin yapılmasıyla ilgilidir. Üretilen mamullerin nicelik,
kalite, zaman ve maliyet öğelerinin standartlara uymadığı
saptandığında, verilen standartlara ulaşamayan kişiler üzerinde
durularak onların kendilerini düzeltmelerine fırsat verilebilir.
BÜRO ÇALIŞANLARI
YÖNETİM DÜZEYLERİ
ÜNVANLAR
SORUMLULUKLAR
DÜZEYLER
Üst
yönetim
Orta
yönetim
Alt
yönetim
(Denetim
yada
faaliyet
yönetimi)
YK Başkanı
Genel Müdür
Genel Md. Yrd.
Uzun vadeli plan ve politikaları geliştirme
Yürütmeye ilişkin stratejik değerleme
Finans Müdürü
Pazarlama Müdürü
Muhasebe Müdürü
Üretim Müdürü
İdari Büro Yöneticisi
İnsan Kaynakları Yöneticisi
Büro Şefleri
Muhasebe Şefleri
Kelime İşlem
Kayıtlar
Postalama
Çoğaltma
Planlama ve örgütlemede üst
yönetime yardım etme
Ara dönem planları yapma
Bölüm politikalarını
belirleme
Faaliyet planlarını saptama
ve yürütme
Ayrıntılı kontrol
planları yapma
Günlük faaliyetlerde
çalışanlara liderlik etme
Denetleme
Personelin görevlerini
belirleme
Büro Çalışanları
Yöneticiler
 Uzmanlar, danışmanlar
Teknik ve profesyonel personel
 Memurlar
 Sekreterler
 Güvenlik görevlileri
 Diğer büro personeli


5 N 1 K – R.KIPLING
Organizasyonda Değişim ve Yeniden Yapılanmada Başarı için 5-N ve 1-K Yaklaşımı

1. Ne?: Değişim ve yeniden yapılanmadan önce organizasyon yapısının “Ne” olduğunu ve “Ne” tür özelliklere sahip
olduğunu bilmek gereklidir.
· Ne türde bir organizasyon yapısına sahibiz? (Kamu organizasyonu, özel organizasyon, kar amacı gütmeyen
organizasyon vs.) · Ne tür problemlerle karşı karşıya bulunmaktayız?
2. Niçin? Neden?: Organizasyonda değişim ve yeniden yapılanmaya “Niçin (Neden)” gerek olduğu iyi bir şekilde
ortaya konulmalıdır.
3. Ne Zaman?: Organizasyonda değişim ve yeniden yapılanmaya “Ne Zaman” başlanması gerektiği bir zaman
planlaması yapılarak ortaya konulmalıdır. Değişim ve yeniden yapılanma sürecinde tüm yapılacak işlemlerin
kilometre taşlarının bir zaman akım şeması içerisinde gösterilmesi gereklidir.
4. Nasıl?: Organizasyon içerisinde değişimin “Nasıl” gerçekleştirileceğine ilişkin bir stratejik planlama yapılmalıdır.
Stratejik planlama organizasyonun değişim ve yeniden yapılanma ile başarmak istediği ve ulaşmayı arzuladığı
amaçları ve bunun nasıl yapılabileceğini ortaya koyan bir planlama ve programlama aracıdır.
5. Nereye : Organizasyonda değişim ve yeniden yapılanma reformu ile “Nereye” ulaşılmak istendiği öncelikle
organizasyonun Vizyon Bildirisi içerisinde açık bir şekilde ortaya konulmalıdır. Stratejik planlama içerisinde ayrıca
organizasyonda üstlenilen misyon ile “Nereye” ulaşılmak istendiğinin açık ve anlaşılır olması gereklidir.
6. Kim?: Organizasyonda değişimi “Kim” gerçekleştirecektir
Büro Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları
Büro yöneticisi üç “İ” formülünü iyi bilmek zorundadır.
İş görenler: Büro çalışanlarını iyi bilmek zorundadır.
İş akışı:Planlama, örgütleme, kadrolama, yöneltme, koordinasyon ve kontrol etme
gibi yönetim fonksiyonları ile İletişim, Bilgi Sistemleri, Dosyalama ve
Arşivleme, Yazışma Tekniklerini iyi bilmek zorundadır.
İş Yeri:Yönettiği büroları her açıdan tanımak zorundadır.
Büro yöneticisi,tepe yönetimi tarafından verilen görevlerin başarıyla yerine
getirilmesi için etkin ekipleri bir araya getirecek kadar çalışmalarını iyi tanımalı,
iyi bir iletişimci olmalı, çalışanların eğitim ve değerlendirilmesiyle yakından
ilgilenmeli, yeni teknolojileri büroya uygulamalıdır.
Büro Yöneticisinde Bulunması Gereken Nitelikler

Teknik bilgi,

Kavramsal beceri,

İnsan İlişkileri becerisi

İşini ve işyerini sevmek

Kendine güvenmek

İnsanları tanımak ve etkileyebilmek

Anlayışlı ve objektif olmak

Görev ve yetkileri adaletli dağıtmak

Yerinde kararlar alabilmek

İnisiyatif sahibi olmak

Sorumluluk sahibi olmak
•
•
•
•
•
•
Yeni fikirlere açık olmak ve desteklemek
Ekip kurabilmek ve organize edebilmek
Etkin bir motivasyon sağlayabilmek
Başarıyı paylaşabilmek
Başarıyı ödüllendirmek ve başarısızlığı
incelemek
Hatalardan ders almak ve tekrarlamak
TEŞEKKÜRLER
ÖĞR.GÖR. ÖZNUR NALÇINKAYA