DOĞRU TASNİF EDİLMİŞ İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI HEM İŞ MAHKEMESİNDE HEMDE KURUM MÜFETTİŞLERİ KONTROLLERİNDE İDARİ PARA CEZASINDAN KORUR 10.Haziran.2003 tarihinde Resmi Gazete de yayınlanan 4857 sayılı İş Kanunu ile işçi işveren ilişkilerinin düzenli sürdürülebilmesi için işverene kanunla bir takım yükümlülükler yüklenmiştir. Bu yükümlülüklerden biri de işçi özlük dosyasının tasnif edilmesidir. Dosyanın önemi ise İş Mahkemelerinde açılan karşılıklı davalarda mahkemeye sunulacak deliler açısından karine teşkil etmektedir. Özlük dosyası işçi ve işverenin aynasıdır. O halde yasal zorunluluğu bulunan veya yasal zorunluluk bulunmamakla birlikte işçi işveren ihtilaflarının çözüme yardımcı olabilecek tarzda kayıt ve belgeler düzenlenerek özlük dosyasında muhafaza edilmektedir. İş Kanunun 75.Maddesinde Özlük Dosyası; İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. Özlük dosyasının bulunmaması halinde 2012 yılı için uygulanan İdari Para Cezası miktarı; İş Kanunu’nun 104. maddesine göre, İş Kanunu’nun 75. maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline, 1.227,19.- TL dır. Bu durumda işverenin çalıştırdığı her bir işçi için bir özlük dosyası oluşturma zorunluluğu vardır. İşveren özlük dosyasında işçi ile ilgili tüm SGK işlemlerini gösteren belgeleri (4-1(a) esasına göre düzenlenmesi gereken evrakları), İş Kanununa göre düzenlenmesi gereken diğer belgeleri (Hizmet sözleşmesi, ihtar, izin çizelgeleri, ibranameler, vs.),şahsi belgeleri, İş Sağlığı ve Teknik Emniyeti Belgeleri (Sağlık Raporları, Ağır ve Tehlikeli İşlerle ilgili mesleki eğitim sertifikaları) diploma, iş tanımı, çalışma belgeleri gibi evraklar bulunur. Özlük dosyalarındaki evraklar her türlü belgeler ve kayıtlar saklanacak, bunları istendiği zaman yetkili memur ve ilgili mercilere göstermek zorunluluğu vardır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. İş Kanunu’nun 75. maddesinde işçi özlük dosyasında yer alacak düzenlemeler açık olarak belirtilmemiş genel ifadelere yer verilmiştir. Burada asıl incelememiz gereken nokta ise işçi şikâyetlerin de ya da iş mahkemelerinde görülen davalarda işçi özlük dosyalarının önemi ortaya çıkmaktadır. Bir diğer önemli husus da çoğu zaman iş hayatında karşılaştığımız işçi disiplini ile ilgili yaptırımları kanıtlayan belgelerde bu dosya da bulundurulmaktadır. İşe iade davalarında işçinin performans düşüklüğü genelde ileri sürülse de bununla ilgili çalışmalar işçi özlük dosyasında kayıt altına alınmamış ise davalar kaybedilmektedir. İşçi özlük dosyaları her yıl bir kez gözden geçirilmeli ve güncellenerek tutulmalıdır. Örnek vermek gerekirse; Adrese Dayalı Nüfus Kayıt Sistemi ile işçinin değişen ikametgâhı karşısında noter kanalı ile yapacağınız ihtarnameler işçinin adresine zamanında ulaşır. Yanlış adres nedeniyle defalarca noter maliyeti oluşmamış olur. Burada özlük dosyalarını tutmakla görevli ilgili çalışanlar işçinin şahsına ait hiçbir bilgiyi yetkili görevliler dışında diğer üçüncü kişilerle paylaşamaz. İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKLİ BELGELER Eleman İstek Formu İşe Başvuru Formu Hizmet Sözleşmesi İşe Giriş Periyodik Muayene Formu Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi 4/1 a Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi 4/1 a Aile Durum Bildirimi Formu İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Sureti İkametgâh İlmühaberi / Yerleşim Yeri Belgesi Mezun Olduğu Okul Diploma Fotokopisi Referansları ve CV' si Demirbaş Malzeme Teslim Belgesi Sağlık Raporu Kan Grubunu Gösterir Belge Adli Sicil Kaydı Askerlik Durumunu Gösterir Belgeler, Ödenen Ücretlere Ait Hesap Pusulalarının Bir Sureti, Ücretsiz İzinler ve Yıllık Ücretli İzin İle İlgili Dilekçe veya Formlar Yıllık Ücretli İzin Cetveli Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar 5 Adet Vesikalık Fotoğraf Doğum Yapan Kadının 6 Aylık Ücretsiz İzin Talep Dilekçesi Doğum Yapan Kadının Emzirme İzin Talep Dilekçesi İş Kazalarında Yapılması Gereken İdari İşlemler ve İş Kazası Bildirimi (SGK) İş Kazası Tutanağı İşyeri Kaza ve Meslek Hastalığı Bildirimi Formu (Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı) İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bilgi Formu SGK İşe İzinsiz Gelmeme / İş Geç Gelme Tutanağı ve İhtarı Sair Tutanak ve Savunmalar ile İhtarlar İstifa Dilekçesi İbraname Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Türkiye İş Kurumu Müdürlüğü'ne Verilecek Yazı Örneği İşe Gelmeyen İşçinin En Son Adresine Gönderilecek Noter Tebligatı İhtarname Daha Evvel İşten Çıkarılan İşçinin Tekrar İşe Alınma Daveti