yapı sektöründe öğrenilmiş dersler

YAPI SEKTÖRÜNDE Ö REN LM DERSLER:
R VER TABANI UYGULAMASI
Kat mc Veri Biriktirme/ Kritik Kitleye Ula ma/ effaf Payla m
Haluk DO ANÇAY
Proje Yönetim A. .
Yönetim Kurulu Ba kan
renilmi Dersler
• Projeler: Geçici ve k sa süreli
– Ö renilen bilgi ve deneyim ki ilerde kal yor
– Ki ilerle birlikte kurumdan uzakla yor
– Bilgi ve dersler unutuluyor
• Önlem: Ö renilmi derslerin ya anan an n
cakl
n sübjektif/duygusal etkilerinden
ar nm olarak kayda geçirilmesi.
Yeni Nesil Proje Yönetimi 2.0
• (PM2.0) i birli ine aç k, herkesin kat
ve
katk
gerektiren bir yap var.
• Projenin liderli i ve geli imi tüm ekip taraf ndan
yap yor.
• Her ekip üyesi proje hakk nda tam bilgiye sahip
ve geli imi yak ndan izliyor.
• Proje Yöneticisi art k görev da tan ki i de il!
“vizyoner” ve projenin ba ar için do ru yönü
gösteren ki i.
• Proje yönetim sürecine hakim olan ortak ak l
ba ka ba ar uygulamalara ve yap lanmalara
olanak sa yor.
Gelenekselden Yeni Nesil Proje Yönetimine
Geleneksel Proje Yönetimi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Merkezi Yönetim
Yukar dan a
planlama
Otoriter çevre
Kapal yap lar
Plana k tl ve s rl eri im
Bilgiye yerel eri im
Ekip içinde k tl ileti im
Ayr projeler
Karma k araçlar
Esnek olmayan araçlar
Yeni Nesil Proje Yönetimi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Merkezden Uzak Yönetim
A
dan yukar planlama
birlikçi çevre
Geli en yap lar
Plana düzenli ve s rs z eri im
Bilgiye global ve canl eri im
Ekip içinde s rs z ileti im
Bütünsel/Holistik yakla m
Kolay araç kullan
Araçlar n esnekli i
renilmi Dersler/LL
•
•
•
•
•
•
•
Amaçlar
Terminoloji birli i
Neden ve nas l?
Yakla m prensipleri
Kullan lan metot ve yöntemler
Di er süreçlerle entegrasyon
Proje yöneticisinin rolü ve misyonu
LL Nedir? Ne De ildir?
• wwR/wwW (What went Right?/What went Wrong?)
sorusuna verilen cevaplard r.
• Bu i i tekrar ba tan yapsayd k, neleri daha farkl
yapard k? sorusuna verilen cevaplard r.
• Geçmi bilginin imdi ve gelecekteki proje ba ar
için uygulanmas r.
• Her zaman bir ba ar zl k sorgulanmaz.
• Salt “En yi Uygulamalar” veya “Bir Ba ar Hikayesi”
de ildir.
Amaçlar
• Ö renmek, payla mak ve ekipler aras nda
ileti imi art rmak
• Geçmi te ya ananlardan ders almak
• Ya ananlar deneyim zenginli i olarak kabul
etmek
• Gelecek için plan yapmak, harekete geçmek
• Kurumu ve ki ilerin kapasitesini geli tirmek
Neden ve Nas l?
• En zor yan : Basit olmal ve ba kalar taraf ndan
kolayca eri ilebilir, okunabilir ve aranabilir olmal
• Kay tlar: Projenin sadece belirli a amalar
tamamland nda de il her an, unutmadan
yerine getirilmeli.
• Ar ivde kalmamal ve unutulmamas için
interaktif bir süreç olmal .
Yakla m Prensipleri
• Kat mc k
• Kritik Kitleye ula mak
effafl k
• Sorumluluk üstlenmek
Kullan lan Metot ve Yöntemler
•
•
•
•
Olay Tan mlama: SWOT / FMEA
Kullan Talimat
Standart Form / Bilgi Giri Menüsü
Bilgiyi Gruplama
– Ö renilen Ders
– En yi Uygulama
– Ba ar Hikayesi
Di er Süreçlerle Entegrasyon
• Kurumun Kalite Sistemi ile entegrasyon
– Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerle birlikte ele al
• Kurumun E itim Sistemi ile entegrasyon
– Bilgilerin “gözden geçirilmesi” ve
“do rulanmas /onaylanmas ”n takiben yap r.
r.
Proje Yöneticisinin Rolü ve Misyonu
• Proje Yöneticisinin rolü çok önemlidir:
Olumsuzu Tespit….Olumluyu Te vik..
• Kay t sürecini te vik etmek için duygusal ba
kurmal , ki ileri i in içine çekmeli ve onore
etmelidir.
• Pozitif dü ünen, ba ar ya odakl , umut ve ba ar
vadeden, gelece i gören ve gösteren,
çevresindekileri olumlu etkileyen, hatalar ndan
ders alan, motive etmeyi bilen, ileti imi kuvvetli,
sosyal yan güçlü bir Proje Yöneticisi bu süreçte
daha ba ar olur.
Günümüzde Yeni Trendler
• Yaz bir “Kay t/Metin”den..Elektronik bir “Form”a…
• Özgün Yaz mdan… Web2.0’a
• Sosyal A lar ve Web2.0 teknolojisi
– Yaz lan her türlü bilgi, hem konusuna, hem gönderene, hem
de zamana göre kategorize ediliyor.
– Proje ilerleme bilgileri sadece proje yöneticilerinin de il herkesin
kontrolüne ve takibine aç k.
– Tak m üyelerinin edindikleri deneyimler, problemleri çözme
yöntemleri, mü teri veya tedarikçi davran ve tutumlar vb. her
türlü bilgi kay t alt na al p, sonraki proje yöneticilerinin
kullan na sunulabiliyor.
– Wiki’ler, bloglar, video payla m siteleri, birden fazla hizmet
sa lay
bir araya getiren “mushup”lar, kullan lar n ba ka
kullan larla etkile im halinde oldu u veya site kapsam
de tirebildikleri siteler…
renilmi Dersler Süreç Analizi
•
•
•
•
•
•
•
Gerçek bir ö renilmi dersi tan mlamak
Ö renilmi dersi kaydetmek
Bilgiyi depolamak (Veritaban na atmak)
Bilgiyi yönetmek
Bilgiyi aramak, eri mek/bulmak
Ö renilmi dersi de erlendirmek
Dersi tekrarlamak
renilmi Dersler/LL Yol Haritas
•
•
•
•
•
Muhtemel LL Bilgi Kaynaklar n Tan mlanmas
LL Bilgilerinin Gözden Geçirilmesi
LL Belgesinin Haz rlanmas
LL Bilgilerinin Da lmas
LL Bilgilerinin Kullan lmas
Bilgi Kaynaklar
•
Bünye içi Bilgi Kaynaklar
–
–
–
–
–
–
–
–
–
•
•
n Tan mlanmas
Ki isel deneyimler
Saha, Audit ve De erleme raporlar
Güvenli i toplant lar
Kalite Konseyi ve Uygunsuzluk raporlar
Proje Planlama, Proje Yönetim raporlar
Bitirme raporlar
Performans göstergeleri, performans iyile tirme giri imleri
Süreç iyile tirme giri imleri
Vb.
Kurum ölçe inde Bilgi Kaynaklar
Sektör/Ülke ölçe inde Bilgi Kaynaklar
renilmi Dersler: Belge Haz rlama
•
Kapsam ve Stil
•
•
•
•
•
•
Net tan mlama
Dersin nas l ö renildi inin arka plan n özeti
Dersin ö renilmesinin yararlar ve gelecekte
nas l kullan laca
Ek detaylar için temas/eri im bilgileri
Aranabilirli i kolayla racak anahtar bilgi alanlar
Teknik Gözden Geçirme
renilmi Dersler:Bilgilerin Da
•
•
Belgenin ilgililerinin tan mlanmas
Önceliklerin tan mlamas
•
•
•
•
•
•
rm -Acil-Düzeltici ve Önleyici Aksiyon, De
Sar -Dikkat
Mavi-Bilgilendirme
Ye il yi /Sonuç
Belgenin departman görevlilerine da
Belgenin kurum ölçe inde da lmas
im Kontrol
lmas
renilmi Dersler:Bilgilerin Kullan
•
•
Ö renilmi dersler belgelerinin kullan
Program etkinli inin sa lanmas
–
–
•
Trend analizi
Etkinlik ölçümü
Ö renilmi dersler belgelerinin ar ivlenmesi
(kullan lmayan/geçerlili ini yitirenlerin)
Kullan feed-back’lerinin al nmas
•
–
–
Tatmin/motivasyon anketleri
Ba ar hikayeleri yaz lmas
Bir Ö renilmi Dersler Uygulamas
•
AR-GE Çal mas : 212 Istanbul Power Outlet LL Projesi
–
–
–
–
antiye ve merkez ofiste Proje kapsam nda görev yapan proje
ekibi, proje sonunu ve a amalar beklemeden “Ö renilmi
Dersler” projesi kapsam nda yapt gözlemleri ayl k olarak
kayda geçirdi.
Bu kay tlar irket Merkez Destek Koordinatörü ve veren
Temsilcisi ile ayl k yönetim raporlar ile payla .
Veri miktar nda ula lan kritik bir e ikten sonra bu kay tlar;
irket IT Departman taraf ndan haz rlanan bir Veri Taban na
aktar larak tüm irket çal anlar n payla
na aç k hale
getirildi.
Veri Taban modeli geli tirilerek tüm Projelerde “Ö renilen
Dersler” tüm irket personelinin kullan na aç larak web
ortam nda yay nlanmaya ba land .
Veritaban : Kay t Sistemati i
•
•
•
•
•
•
Konu/Ba k
Öncelik Durumu
Bilgi Grubu
Proje Ad
Referans Süreç
lgili Disiplin ve Bilgi Alan
Sorunun/Olay n Tan
–
•
•
Sorunun/Olay n Neden ve Nas l Ortaya Ç kt
Bulunan Çözüm
–
•
Planlardan sapmaya neden olan olaylar, teknik olarak kullan lan yöntem ve araçlar n sundu u fayda, zorluk
ve eksikler, ileri a amalarda de tirilmesi önerilen süreçler, i ak lar , süre ve maliyet tahminleri, riskler…)
(Olay n ba ka bir projede tekrar kar
za ç kmas durumunda neyi farkl yapard k sorusuna cevap)
Önerilen Önlem/Aksiyon
–
( lgililerin geçmi tutum ve davran lar
sonraki a ama sorumlular na uyar lar)
n sonraki a amalara nas l yans yabilece ine dair tahminler ve
lgili Doküman
–
•
•
•
•
•
•
(Tip, kay t, link)
Quickr Linki
Dersin Yönelik Oldu u Ki i/Kurum
Anahtar Kelimeler
Durum/Statü (Taslak, Yay nda, Revizyon, Tart ma, Ar iv)
Yazar
Tarih, Review Sorumlusu, Yay n Tarihi,
Veritaban Özellikleri
•
•
•
•
•
•
•
•
Kullan lan Veritaban Lotus Domino altyap
kullanmaktad r.
Web temelli kullan dostu bir ara yüz kullan lmaktad r.
Yetki verilen tüm personel serbestçe bilgi giri i yapabilmekte, yine tüm
personel kay tlar /verileri görüntüleme, tart ma, tasnif etme ve arama
olana na sahip olabilmektedir.
RSS ile veri giri leri izlenebilmektedir.
Tart ma Ortam sa lanarak verinin kat mc bir ortamda üretimi ve
do rulamas sa lanmaktad r.
Kalite Sisteminin parças r. (Düzeltici ve Önleyici Faaliyet)
itim Sisteminin parças r (Önemli olaylarda ders modülü
olu turulmaktad r)
Her a ama, her süreç ve her aktivitenin dikkat edilmesi gereken ve
geçmi te yap lan hatalar yeni proje ekibine ve yöneticilerine sunulmu
oluyor. Ayni hatalara dü meleri engelleniyor.
Sorular
z için: h.dogancay@projeyonetim.com