Satınalma ve ihale süreci: Yaşanan sorunlar ve çözüm önerileri

20. ULUSAL KANSER KONGRESİ
19-23 NİSAN 2013
RADYOTERAPİ KURSU
Doç Dr Durmuş ETİZ
Eskişehir Osmangazi Üniversitesi
Radyasyon Onkolojisi AD










Her yıl bin de 3 yeni kanser vakası
Kanser vakalarının % 50-70  Radyoterapi ihtiyacı
Günde 7 saat çalışan cihaz
Saatte 4 fraksiyon tedavi ederse
Haftada 5 gün
Yılda 50 hafta çalışırsa
Ayda 1 gun kalite kontrol-bakım çalışmıyorsa
Toplam fraks=[7x4x5x50]-[7x4x12]=6664 fraks/yıl
½ palyatif= 10 fr= 333 hasta
½ küratif=30 fr= 111 hasta
~Toplam 450
hasta
Personel (Dr,Fiz.,Tekniker)
Ekonomik beklenti nedir?
Gelecek yeni sistemin katkısı nedir?
Fizibilite raporu ve gereklilikler ile idari makamlar
ikna olmalı
Kabul edilirse (Yönetim tarafından)


İhtiyaç belirlendikten sonra firmalardan bilgi talepleri
◦ Cihazın basit tanımı (broşür)
◦ Yer ihtiyacı-boyutları-enerji ve çevresel gereklilikleri
◦ Bütçe (temel cihazın ve opsiyonel parçaların)
◦ Eğitim
◦ Garantiler
◦ Üretici tarafından sağlanan hizmetler
◦ Cihazın kullanıcı listesi
◦ Sizin firmanızın cihazı rakiplerinizden neden daha iyi?
sorusunu cevaplayan özet bilgi
Cihazların rutin kullanılan yerlerde incelenmesi (site visits)

İhale : Kanunda yazılı usul ve şartlarla mal
veya hizmet alımları ile yapım işlerinin
istekliler arasından seçilecek birisi üzerine
bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin
onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile
tamamlanan işlemler
1
2

Aşırı düşük teklifler
MADDE 59 – (1) İhale komisyonu verilen tekliflerden, diğer
tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük
olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği
süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit
ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
(2) İhale komisyonu;
a) Verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde
kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen işin özgünlüğü,
hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak,
aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda,
açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada
bulunmayan
isteklilerin
teklifleri
reddedilir.
İhale
komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli
teklif olarak dikkate alınır
 DEĞERLENDİRME
FİYATI:
A Firması Teklif 100 TL+ 0 puan,B Firması: Teklif104 TL + % 12 nispi puan
TEKLİF FİYATI -
Teklif fiyatı x topladığı nispi puan
100
% 12 puan topladı. 104 TL teklif verdi. 12.48 TL
104-12.48 = 91.52 TL kabul ediliyor.
91.52 < 100
İhale B firmasına verilebilir
İhalelerde danışıklı hareket edilmesine yönelik
anlaşmalar (bid-rigging= İHALEYE FESAT
KARIŞTIRMA) pek çok şekilde gerçekleşebilir
ve bunların hepsi alıcıların – çoğunlukla ulusal ve
yerel yönetimlerin – mümkün olan en düşük fiyat
üzerinden mal ve hizmet alımı gerçekleştirme
çabalarını engeller.
Çoğu zaman, rekabetçi bir ihale sürecinin
sonucunda işi kazanan teklif sahibinin kim
olacağı rakipler arasında önceden kararlaştırılır.
İhalelerde danışıklı hareket edilmesine yönelik
anlaşmalar (bid-rigging conspiracies) pek çok
şekilde gerçekleşebilir ve bunların hepsi
alıcıların – çoğunlukla ulusal ve yerel
yönetimlerin – mümkün olan en düşük fiyat
üzerinden mal ve hizmet alımı gerçekleştirme
çabalarını engeller.
Çoğu zaman, rekabetçi bir ihale sürecinin
sonucunda işi kazanan teklif sahibinin kim
olacağı rakipler arasında önceden kararlaştırılır.

Göstermelik fiyat teklifi (cover bidding)

Teklif sınırlandırma (bid suppression)

Dönüşümlü teklif verme (bid rotation)

Pazar tahsisi (market allocation)

Şirket sayısının azlığı.

Pazar koşulları (öngörülebilir talep olması)

Sektörel birlikler.


Rutin ihaleler (Repetitive bidding) (Tekrar eden
alımlar)
Mevcut ikame sayısının azlığı (alternatif ürün az ise)












En düşük teklif sahibinin genellikle aynı tedarikçi olması.
Kazanılan ihalelerin coğrafi dağılımının olması. Bazı firmaların sadece belirli coğrafi
bölgelerde ihalelere çıkması ve kazanması.
Devamlı olarak teklif veren tedarikçilerin normalde teklif vermeleri beklenen bir
ihalede teklif vermemesi ancak diğer ihalelerde teklif vermeye devam etmesi.
Bazı tedarikçilerin beklenmeyen bir şekilde tekliften çekilmesi.
Bazı şirketlerin sürekli teklif verip hiçbir zaman kazanmaması.
Her şirketin sırayla kazanıyor gibi görünmesi.
İki ya da daha fazla işletmenin, en azından biri kendi başına teklif verebileceği halde,
ortak teklif sunması.
İhalenin son gününden kısa bir süre önce rakiplerin düzenli olarak bir araya gelmesi ve
toplantılar yapması.
Tedarikçilerin fiyatlarının uzun bir süredir aynı olması,
Kazanan fiyat teklifiyle diğer teklifler arasında büyük bir fark olması,
Tedarikçilerin fiyatları aşırı arttırması ve bunun maliyet artışıyla
gerekçelendirilememesi,
Tedarikçilerin özellikle daha önceden indirim yapılan piyasalarda indirimleri kaldırması
TEKNİK ŞARTNAME
Firma ihale öncesi itiraz hakkı var (Zeyilname)
İHALE
KARAR TEBLİĞ
Firma süre
7+10 GÜN SÜRE
KURUM 10 GÜN (KARAR VERİR)(DEĞİŞİKLİK ±)
KAMU İHALE KURUMU


Başvurular üzerine ihaleyi yapan idare veya Kurum tarafından
gerekçeli olarak;
a) İhale sürecinin devam etmesine engel oluşturacak
ve düzeltici işlemle giderilemeyecek hukuka aykırılığın tespit
edilmesi halinde ihalenin iptaline,


b) İdare tarafından düzeltme yapılması yoluyla
giderilebilecek ve ihale sürecinin kesintiye uğratılmasına gerek
bulunmayan durumlarda, düzeltici işlem belirlenmesine,


c) Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun
olmaması, usulüne uygun olarak sözleşme imzalanmış olması veya
şikayete konu işlemlerde hukuka aykırılığın tespit edilememesi
veya itirazen şikayet başvurusuna konu hususun Kurumun görev
alanında bulunmaması hallerinde başvurunun reddine,


İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle
1) İdari şartnamenin “Fiyat dışı unsurlar” başlıklı 35.2’nci maddesi ile
Teknik Şartname’nin aynı amaca yönelik "Üstün özellikler" başlıklı
bölümünde yapılan düzenlemelerle, tek bir firmaya %26 oranında bir
avantaj sağlandığı dolayısıyla rekabet ortamının oluşmadığı, aynı
idarenin aynı konulu daha önce gerçekleştirdiği ihalesinin, ………tarihli ve
……sayılı Kamu İhale Kurulu kararı ile “ihalede yeterli rekabetin
sağlanamadığı ve ihaleye katılımın kısıtlandığı” gerekçesiyle iptal edildiği,
anılan Kurul kararında rekabetin sağlanamamasının ve katılımın
kısıtlanmasının en önemli nedeninin üstün özelliklere bağlı nispi
puanlama bölümünde yapılan düzenlemeler sonucunda tek bir firmaya
avantaj sağlanması olarak belirtildiği, dolayısıyla puanlamanın tümü ile
kaldırılması gerektiği

Bu çerçevede bir akademik kuruluştan, anılan Kurul kararına
dayanak teşkil eden teknik görüş, Teknik Şartname ve İdari
Şartname’nin “Fiyat dışı unsurlar” başlıklı maddeleri
gönderilerek, talep edilen hususların verimliliği ve fonksiyonelliği
sağlamaya yönelik olup olmadığı, ihaleye katılımı ve rekabeti
daraltıp daraltmadığı, tek bir markayı işaret edip etmediği,
çıkarılması veya değiştirilmesi istenilen üstün özelliklere ilişkin
ileri sürülen gerekçelerin yerinde olup olmadığı, ilave edilmesi
istenilen özelliklerin verimlilik, fonksiyonellik ve klinik açıdan
gerekli olup olmadığı, İdari Şartname’nin “Fiyat dışı unsurlar”
başlıklı 35.2’nci maddesinde yer verilen özellikler ile Teknik
Şartname’nin, tek bir marka/modeli tarif edip etmediği ve bu
firmaya fiyat avantajı sağlamaya yönelik hazırlanıp
hazırlanmadığı, belirlenen fiyat dışı unsurlar ve nispi
ağırlıklarının objektif olup olmadığı, verimlilik, fonksiyonellik ve
klinik açıdan gerekli olup olmadığı yönünde gerekçeli görüş
talep edilmiştir


“İdari şartnamenin 'Fiyat Dışı Unsurlar” başlıklı 35.2 maddesinde
yer verilen özellikler ile teknik şartnamenin (ihaleye katılan firmalar
ve hangi model cihazları ile katıldıkları bilgisine sahip olmamakla
birlikte) tek bir marka-modeli tanımladığını düşünmemekteyim.
Belirlenen fiyat dışı unsurları verimlilik, fonksiyonellik ve klinik
açıdan gerekli bulmaktayım. Fiyat dışı unsurların varlığının nitelikli
bir cihazın makul bir fiyata teminini dolaylı olarak sağladığı
düşüncesindeyim. Nispi ağırlık puanları idare tasarrufunda
olmaktadır. Kullanıcı tercihleri de söz konusudur. Mutlak
objektif olması kullanıcının ihtiyaçları ve klinik anlamda önem
verdiği hususlar değişken olabileceğinden zor
görünmektedir.” denilmektedir.
KİKDolayısıyla, başvuru sahibinin, İdari Şartname’nin “Fiyat dışı
unsurlar” başlıklı 35.2’nci maddesi ile Teknik Şartname’nin aynı
amaca yönelik "Üstün özellikler" başlıklı bölümünde yapılan
düzenlemelerin, tek bir firmayı tarif edecek ve bu firmaya fiyat
avantajı sağlayacak nitelikte olmadığı anlaşılmış ve iddia yerinde
görülmemiştir.




Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:
Başvuru sahibinin “İdari Şartname’nin “Fiyat dışı unsurlar” başlıklı
35.2’nci maddesi ile Teknik Şartname’nin aynı amaca yönelik “Üstün
özellikler” başlıklı bölümünde, çıkartılması veya değiştirilmesini talep
ettiği düzenlemelere ilişkin 4’üncü iddiasına yönelik yapılan
incelemede;
a- 1’inci maddesinde yer alan;
“Gantri açıklığı çapının 85 cm veya üzerinde olmasının [nispi ağırlık
%4, (yüzde dört)]”şeklindeki düzenlemenin klinik olarak bir üstün
özellik niteliği taşımadığı, 85 cm ve üzeri gantri çapının fokus
dedektör mesafesinin uzamasına ve dolayısıyla ideal olmayan doz
dağılımı, hastadan yansıyan ışınların artması vb. istenmeyen
durumlara sebebiyet verdiği, dolayısıyla bu maddenin çıkarılması
gerektiği yönündeki iddiasına ilişkin alınan gerekçeli teknik görüşte,

“Gantri açıklığı çapının 85 cm veya üzerinde olması, hasta konforu
bakımından görece rahatlık sağlamaktadır. Bu maddenin çıkarılması
tarafımdan uygun görülmemektedir. Nispi ağırlık yüzdesinin
değiştirilmesi kanaatimce idarenin tasarrufundadır.”denilmiş olup,
alınan teknik görüş çerçevesinde iddia yerinde bulunmamıştır.

“Rekonstrüksiyon hızı 512 512 matriks için 30 imaj/saniye olabilmesinin
[nispi ağırlık %2 (yüzde iki)]”şeklindeki düzenlemenin, “CT simülatör
çekimlerinde ortalama 60 kesit görüntü alındığı varsayılarak bir hesaplama
yapıldığında, sistemimizin 20 imaj/saniye rekonstrüksiyon süresi ile
şartnamede puan avantajı sağlanan 30 imaj/saniye rekonstrüksiyon süresi
arasında, ortalama 30 dakika süren bir simülasyon süresinde sadece 1
saniyelik bir rekonstrüksiyon süresi avantajı sağlanabilmektedir. 1 saniyelik
bir süre kısaltılması için %2’lik bir nispi puan avantajı sağlanması haksız
rekabet ortamı oluşturmakta ve efektif olarak katkı sağlayacak bir
değerlendirmeden uzaklaştırarak, ihaleyi sadece kağıt üzerinde cihazların
parametrelerinin karşılaştırılması boyutuna taşıdığı gerekçesiyle fiyat dışı
unsurlardan çıkarılması gerektiğine yönelik iddiasına ilişkin alınan gerekçeli
teknik görüşte,


“ ‘Rekonstrüksiyon hızı 512 512 matriks için ….’ maddesinde ifade edilen
husus kanaatimce anlamlı fonksiyonelliği ya da verimliliği artırıcı bir unsur
değildir. Nispi ağırlık verilmemesi görüşündeyim.” denilmiştir.
Alınan teknik görüş çerçevesinde, söz konusu maddenin fiyat dışı
unsurlardan çıkarılmasının uygun olacağı değerlendirilmiş ve iddia yerinde
görülmüştür.

“Şartnamede istenilen minimum kesit kalınlığı 0.7 mm’dir. Kesit
kalınlığı direkt olarak görüntü kalitesini etkileyen bir faktördür.
Kesit kalınlıkları arttıkça görüntülenecek detaylar azalacaktır.
Firmamız 0.6 mm’lik kesit kalınlığında 20 kesit alabilmektedir. Pek
çok firma en düşük 0.625mm ‘ye kadar kesit kalınlığını standart
olarak sağlayabilmekte, …….firması bu konuda en kalın kesitleri ve
bununla birlikte en düşük kaliteli görüntüleri almaktadır.
Şartnamede en düşük 0.7 mm kesit kalınlığı istenerek, sadece tek
bir firma 0.75 mm’lik kesit kalınlığı ile en kalın kesitler alan firma
olmasına rağmen, hem firmamıza hem de ihaleye iştirak etmek
isteyecek firmalara haksızlık yapılmaktadır. Üstün özellikler
bölümünde bazı maddelerde imaj kalitesini artırmak amaçlı üstün
puanlamalar yapılırken, direkt imaj kalitesini etkileyen, daha net
görüntülü daha ince kesitler alan firmamızın böyle bir üstün
özelliğinin yok sayılıp, puanlamaya almaması da taraflı ve
rekabeti engelleyici bir yaklaşımdır. 0.7 mm’den daha düşük kesit
kalınlığı sağlayabilen firmalara klinik üstünlüklerinden, imaj kalitesini
artırdıklarından dolayı bir nispi puanlama gerekmektedir.”
gerekçesiyle,



“Sistemin en yüksek kesit sayısında alabildiği kesit kalınlığının
0.625 mm veya daha ince olması [nispi ağırlık %2 (yüzde iki)]”
maddesinin eklenmesinin gerekli olduğu yönündeki talebine
ilişkin alınan gerekçeli görüşte,
“İtirazen şikayette bulunan firmanın fiyat dışı unsurlara
eklenmesini talep ettiği maddeler hiç kuşkusuz kendi önerdiği
cihazın (diğer firmalara üstünlük sağladığı) özellikleridir. Burada
önerilen maddeler; cihazın enerji, doz, zaman gibi fizik
parametrelerindeki minör farklılıkları hedeflemektedir.
Öngördükleri nispi ağırlıklar ise, bazı maddelerde, mevcut
şartnamenin çok üzerinde değerlere sahiptir ve genel olarak
alışılmışın ötesindedir. Bununla birlikte önerilen değişiklikler tek
tek değerlendirmeye alınmıştır:
Minimum kesit kalınlığı – aksiyal taramalarda – fonksiyonelliği
ya da verimliliği artırıcı bir özellik olarak görülmemektedir. Bu
özelliğin fiyat dışı unsurlara katılmasının uygun olacağını
düşünmemekteyim.”denilmiş olup, alınan teknik görüş
çerçevesinde iddia yerinde bulunmamıştır.


Sonuç olarak yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin
düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit
edildiğinden ihalenin iptaline karar verilmesi gerekmekle
birlikte incelemeye konu ihale ……..tarih ve ……..sayılı Kurul kararı
ile iptal edildiğinden,
Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi
uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı
tarihi izleyen 60 gün içerisinde ………..İdare Mahkemelerinde dava
yolu açık olmak üzere oy birliği ile karar verildi


….. Emniyet Müdürlüğü Kaçakçılık ve Organize Suçlarla Mücadele
Şubesi ekiplerinin ……Şirketler Grubu'na yönelik düzenlediği
operasyonda gözaltına alınan, aralarında şirketin yönetim kurulu
Başkanı…….., ……..Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. …..ile bazı
dekanlar, çok sayıda hastane başhekimi, doktor, müfettişin de
bulunduğu 45'i tutuklu, 5'i aranan 234 kişi hakkında, 756
sayfalık iddianame ile dava açıldı. Savcı, tutuklu ………hakkında
toplam 1205 yıl, Rektör …..için 28 yıl hapis cezası ile elde
ettikleri malların müsaderesini istedi.
4 Mayıs Pazartesi günü ……Özel Yetkili Ağır Ceza Mahkemesi'nde
başlayacak duruşmada, 45'i tutuklu, 4'ü firari, 1'i hakkında
yakalama emri bulunan, 184'ü tutuksuz 234 şüpheli yargılanacak.
1)İleri teknoloji ürünleri ve yüksek maliyetli
cihazlar
2)Birbiri ile çalışan cihazlar (sistem) alınıyor
3)Sektörde firma sayısı sınırlı
4)Alıcının en üst teknoloji talep etmesi
5)Rakip firmalar bu teknolojiyi geliştirmemişse
teknik şartnameyi kendine yönelik istiyor




Radyasyon Onkolojisi uzmanı (IMRT yapan,
günde 30 hasta tedavi eden……)
Radyoterapi fizik mühendisi (Cihaz kalibrasyonu
ve ölçümleri için neler gerekli?Dozimetreler-su
fantom)
Profesyonel ekip (Muhasebe, Mali işler
sorumlusu, Alım satım uzmanı, Mühendis,
Biyomedikal uzmanı, sağlık teknikeri)
Mimar
1)Teknik şartnamede yer alacak hükümler ve talep
edilecek her husus; tereddüde, yanlış anlamaya ve
bir isteğin diğeri ile çelişmesine imkan
bırakmayacak şekilde, açık ve kesin olmalıdır.
2)Teknik şartnameler en az 2 (iki), mümkünse
daha fazla üretici firmanın ürününü kapsayacak ve
böylece rekabet ortamını yaratacak şekilde
hazırlanmalıdır.
3)Yedek parça tanımlamaları ve asıl ürüne
entegresi konusunda tereddütler yaşanmaması
için, yedek parça temini (orijinal, kullanılmış,
orijinal taklit) ve fiyat unsurları da belirtilmelidir
4)Teknik şartname, istenen malzemeyi çok değişik
kalite seviyelerinde tanımlayan ve/veya malzeme
kalitesini düşürecek serbestlik verici hükümler
taşımamalıdır.
5) Teknik şartnamesi hazırlanacak malzemeden
beklenen performans, çalışma şartları, çalışma
saatleri, kullanım yeri ve amacı açıkça belirtilerek
fonksiyonel istekler yazılmalı; varsa malzemenin
birlikte kullanılacağı diğer cihazlar/elemanlar ile
uyumlu çalışması isteğine de yer verilmelidir.
6) Teknik şartnamede sayılar ile ifade edilen
teknik kriterlere tolerans verilmelidir.
Tolerans; “en az...”,”en çok...””veya” “+/-...”
şeklinde, o özelliğin gerektirdiği hassasiyeti
sağlayacak miktar tespit edilerek verilmelidir
7) Teknik şartnamelerde ölçü birimleri için
Uluslararası Ölçü Birimleri Sistemine uygun
birimler kullanılmalıdır.
8) Teknik Şartnamede istenilen özellikler
maddeler halinde numaralandırılarak veya
tablo halinde net belirtilmelidir.
9) Temin edilecek malzeme ve/veya sistemi kullanacak
personele verilmesi gerekli
olabilecek teknik içerikli
eğitimler ile ilgili hükümler teknik şartnamede belirlendiği
şekilde ihale dokümanında belirtilmelidir.
10) Kalite güvence sistemi belgesi ve ürün kalite
hususları belirtilmelidir.
belgesi
11) Cihaz alımlarında en az bir(-iki) yıl garanti şartı
konulmalıdır. İki yıldan fazla garanti
istenildiği takdirde
ayrıca bildirilmelidir. Cihazlarla ilgili 10 yıl yedek parça
garantisi istenilmelidir.
12) İş bitirme süreleri dikkatli belirlenmelidir
13)Firmalara ödeme koşulları (Hakediş ödemeleri)
Note that all promises
and agrements should be
made in writing*.
*The Modern Technology of
Radiation Oncology.
Jacob Van Dyk

En ileri teknolojiyi içermeli (Bölümün talebi)

Rekabet olmalı (Kamu İhale Kanunu)

En ucuz’a mal edilmeli (Alıcı kurumun talebi)
 REKABET
 EŞİTLİK
 SAYDAMLIK
 GİZLİLİK