proje yapım yönetimi

PROJE YAPIM YÖNETİMİ
SÖZLEŞME VE TEDARİK YÖNETİMİ
MERVE TAŞ
10071102
SÖZLEŞME YÖNETİMİ
Sözleşme; iki veya daha çok kişinin bir hukuki bağ yaratmak, bu bağı
değiştirmek veya ortadan kaldırmak amacı ile karşılıklı ve birbirine
uygun irade beyanları ile yaptıkları hukuki işlemlerdir.
Firmalar projelerinin bir bölümünü kurum içi kaynaklarıyla yürütür, diğer bölümünü
de kurum dışı kaynaklar/hizmetlerin desteği ile tamamlar. Özellikle kurum dışı
kaynaklardan alınan destek hizmet ve/veya tedarik işleri, firma açısından bazı sorunlar
yaratabilir. Bu sorunlar arasında kurum kültür ve kalite anlayışlarının farklılığı, istenen
hizmetin taahhüt edilmesine rağmen karşılanamaması, ve hizmet sürekliliğinde
aksaklıklar sayılabilir.
Projelerde taraflar arasında ilişkilerin yapılandırılmasına , risklerin ve sorumlulukların
dağıtılmasına yardımcı olan en önemli araçlardan biri; ‘sözleşme’ler ve ‘ tedarik süreci’
dir.
Proje beklentilerinin belirlenen kalite ve zamanda temin edilebilmesi için sözleşme
hazırlanması, imzalanması ve etkinliğin kontrol edilmesini kapsayan faaliyetler bütünü
olarak tanımlanan ‘Sözleşme Yönetimi’ projelerin başarısında en önemli faktörlerden
biri olarak karşımıza çıkmaktadır
SÖZLEŞME / KONTRAT :

Belirli bir hukuki sonuç doğurmaya yönelik, karşılıklı ve birbirine
uygun irade beyanlarından oluşur. Uyulmaması halinde kanuni yaptırımı
olan bir taahhütler topluluğudur.

Sözleşme maddeleri anlaşılır ve sade bir dille yazılmalı, proses bazlı
yapılarak oluşabilecek tüm koşullara yer verilmelidir.

Sözleşme karşılıklı hakları koruyacak şekilde adil olmalı, karşılıklı
imzalanarak, onaylanmalıdır.
Niçin Sözleşmeye ihtiyaç duyarız ?

Yazılı bir döküman olduğu için kanıt niteliğindedir.

Görev ve sorumlulukların açık olarak ifade edilmesini sağlayarak, yanlış
anlamaya imkan tanımaz.

Satıcının istenen ürünü üreteceğinin ve alıcının bedelini ödeyeceğinin
garantisidir.

Dönemsel bazda tedarikçiye işbirliği güvencesi verilerek fiyat avantajı
sağlanabilir.
Projelerde sözleşme yönetimi temelde üç alt başlık kapsamında incelenmektedir:
Sağlanan servisin yönetimi : Proje kapsamındaki ürün veya hizmetin taahhüt edilen
performans ve kalite seviyesinde sağlanmasının yönetimidir.
İlişki yönetimi : Hizmet sağlayıcı ve müşteri arasındaki ilişkinin açık, yapıcı,
sorunların erken teşhisine ve çözümüne katkıda bulunan süreç yönetimini kapsar.
Sözleşme yönetimi : Taraflar arasındaki resmi akit ile sözleşme şartlarındaki
değişikliğin yönetimine ilişkin kapsamı özetler.
SÖZLEŞME ÇEŞİTLERİ:
Sözleşmeler kısa-orta ve uzun vadeli sözleşmeler şeklinde çeşitleniyor.
Kısa vadeli sözleşmeler : 0-12 aylık sözleşme tipleridir. yapılacak iş kısa
dönemlidir. sorumluluk ve risk kısıtlıdır. Ürünler sıklıkla modifikasyona tabi olacaksa ,
sorumluluk sınırlanmak isteniyorsa,
ürün tedariği için kısa bir dönem yeterli oluyorsa kullanılır.
Orta vadeli sözleşmeler: 12 aydan 3 yıla kadar kısa ve uzun vadeli sözleşmelerin
eksikliklerini gidermek amaçlıdır. Başlangıçta kısa vadeli sözleşme yapılmış, kendini iyi
yönde geliştirmiş, bununla beraber kapasitesini tam kanıtlayamamış satıcılar için
kullanılmaktadır.
Uzun vadeli sözleşmeler: Üç yıldan uzun süreli sözleşmelerdir. Satıcı, uzun vadeli bir
sözleşmeye bağlı olarak ağır bir taahhüt altına girmiş olup, yönetim ve teknik risklerin iyi
planlanması gerekmektedir.
Satıcının performansı ödüllendirilmek istendiğinde, istikrarlı piyasa şartları
varsa, ürünlerin çok az modifikasyon gerektirmesi halinde, önceden bilinen uzun
ömürlü ürünlerin alınması halinde yapılır.
Kapasitesi kanıtlanmış, iyi örgütlenmiş satıcılarla çalışıldığında, gelecekteki fiyat
artışları ve muhtemel yokluklara karşı sigorta istendiğinde faydalı olmaktadır.
Belirli bir yatırımın gerçekleştirilmesi için satıcıya güven verilmesi gerektiğinde ve
maliyetin önemli ölçüde düşürülmesi hedeflendiğinde de belirleyici
rol oynamaktadır.
Sözleşme tipini belirleyen temel faktör, Yüklenicinin yüklenmiş olduğu “sorumluluk”
ile belirlenmiş hedefleri gerçekleştirebilmek için ortaya konan “teşvik” çeşitleridir.
Sözleşme çeşitleriyle asıl kastedilen sözleşmelerdeki “fiyatlandırma” mekanizmasıdır.

Sabit fiyatlı sözleşmeler (firm fixed)

Maliyet + sabit karlı sözleşmeler (cost plus fixed fee)

Zaman-materyal ve işçilik saatleri esasına dayalı sözleşmeler; sadece
kapsam, süre ya da işin maliyetinin doğru tahmin edilemediği durumlarda
kullanılır. (Neden arızalandığı incelenmeden karar verilemeyen bir sistemin
onarımı ile ilgili mühendislik çalışmaları gibi)

Teslimat Programı Belirsiz Sözleşmeler : Sözleşme hazırlandığında,
teslimat tarihi kesin olarak bilinmiyorsa. Belirsiz miktarda tedarik yapılması
öngörülen sözleşmelerde bu kapsama girmektedir. Bir seferde sipariş verilecek
max.min. miktarlar belirlenir.
Uygun Sözleşme Tipinin Belirlenmesi Ve Seçiminde Dikkat Edilecek Hususlar

Tedarik edilmek istenen sistemin ya da hizmetin karmaşıklığı,

İhtiyacın aciliyeti,

Proje süresi,

Var olan ya da olması beklenen rekabetin derecesi,

Yüklenicinin maliyetlerini doğru bir şekilde tahmin etmede karşılaşılan
güçlükler,

Başarılı teklifleri değerlendirmede karşılaştırmalı verilerin bulunup
bulunmadığı,

Şirketin, yüklenici ile (varsa) daha önceki tecrübesi,

Yüklenicinin maliyet ve üretim tecrübeleri,

Projede yüklenicinin riski,

Çeşitli Sözleşme tiplerinin her iki taraf için de yaratacağı idari maliyet,

Şirketin, yüklenicinin gerçek maliyetleri hakkında bilgiye olan ihtiyacı,
(özellikle aynı tipten daha sonra yapılacak alımlar için)

Yüklenicinin ve Sözleşmenin hacmi,
Kısa hazırlanma süresi (acil tedarik) sağlıklı maliyet bilgilerine erişmeyi
güçleştirir ve maliyeti yükseltir.
Teslimat programının kısa tutulması, teşvikli sözleşmelerin uygulama şansını
ortadan kaldırır. Uzun sözleşme süresi ise maliyet düşürücü etkenlerin ortaya
çıkmasını sağlar
SÖZLEŞME TİPLERİ (Project Management Body of Knowledge’ a göre) :
Sözleşmelerde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:
• Sözleşmede tüm hususlar şüpheye neden vermeyecek şekilde açıkça belirtilmeli.
Gerekirse eklenecek şartnamelere gönderme yapılmalıdır.
• Sözleşmenin karşı taraf tarafından daha sonra hata nedeni ile feshedilmemesi için
sözleşme konusu ve şartları üzerinde tam mutabakata varılmalıdır.
• Sözleşmenin konusu işlem veya işlemlerden birinin özel şekil şartına bağlı olup
olmadığı araştırılmalı, eğer kanun bir özel şekil öngörmüşse sözleşme bu şekil şartına
uyularak yapılmalıdır.
Örneğin: Gayrimenkul sözleşmelerinin tapuda veya noterde yapılması şartını vardır.
Karşı tarafa güvenerek kendi aranızda sözleşme yapmanız, yani sözleşmeyi özel şekil
şartına uymadan yapmanız o sözleşmeyi geçersiz kılar ve büyük zararlara uğramanıza
neden olabilir.
*Sözleşme yazılı olarak yapıldı ise her sayfanın altı imzalanmalı, metinde silinti kazıntı
ve düzeltme olmamalıdır. Ekleme veya düzeltme yapılması durumunda bu
düzeltmelerin üzeri de karşılıklı imzalanmalıdır. Sözleşmeye eklenen belgeler, raporlar,
çizimler, şartnameler ve benzerleri de imzalanmalıdır.
PROJE UYGULAMA SÜRECİ’ nde Sözleşme Yönetimi
• Tedarikçi bilgilerini alma: dış yüklenicilerden bilgi, fiyat ve teklif
alma süreçleri.
• Tedarikçilerin seçilmesi: dış hizmet ve ürün alımında uygun
tekliflerin incelenmesi, hizmet/ürün alım sözleşmesi için
müzakerelerin yapılması işlemleri
PROJE KAPATMA SÜRECİ ’ nde Sözleşme Yönetimi
Proje kapatma süreci projenin tamamlanarak bütün eylem ve süreçlerin
bitirmesini veya proje tamamlanmadan projenin kapatılmasını
içerir. Süreçler ve ihale dosyaları kapatılarak ürün ve servisler ilgili taraflara
devredilir. Bu süreç planlama süreci, uygulama süreci, izleme ve kontrol
süreçleriyle veri alışverişi yapar. Kapatma süreci şu alt süreçleri içerir:
• Projenin kapatılması: projenin veya projenin aşamasının bütün
aktivitelerinin tamamlanmasını ve projenin resmen tamamlanmasını içerir.
• Kontratı kapatma: proje ve proje aşamalarıyla ilgili her bir kontratın kalan
kısımlarının da anlaşılarak kapatılmasını içerir.
PROJE TEDARİK YÖNETİMİ
Proje tedarik yönetimi projenin ihtiyaç duyduğu ve organizasyon içerisinden
temin edilemeyen mal veya hizmet gibi kaynakların elde edilmesi
sürecidir. Diğer bir tanımlama ile projenin ihtiyaç duyduğu organizasyon dışı
kaynakların temin edilmesini yönetir. Hangi kaynakların ne zaman temin
edileceğinin planlandığı süreçtir. Tedarik planlama sürecinin en önemli adımı
satın alma veya organizasyon içerisinden temin kararı nın verilmesidir
Projenin gereksinim duyduğu kaynakların gereksinim duyulduğu an temin
edilebilmesi ancak iyi bir proje tedarik yönetimi ile mümkündür. Proje tedarik
yönetimi birbirini takip eden altı ana süreçten oluşmaktadır. Bunlar; tedarik
planlama, teklif planlama, teklif gerçekleştirme, kaynak seçimi, kontrat
yönetimi, kontrat kapanış süreçleridir.
Proje Tedarik Yönetimi, malzeme ve hizmetlerin proje örgütü dışından sağlanmasıdır.
Ana süreçler:
1 Tedarik Planlama Neyin ne zaman tedarik edileceğinin belirlenmesidir.
2 İhale Planlama Ürün gereksinimlerinin dokümente edilmesi ve muhtemel temin
kaynaklarının belirlenmesi
3 İhale Teklif ya da proje önerilerinin alınmasıdır.
4 Kaynak Seçimi Muhtemel yükleniciler arasından seçim
5 Sözleşme İdaresi İlişkilerin sözleşme ile yürütülmesi
6 Sözleşme Kapanış Açık kalmış konuları da kapsayacak şekilde sözleşmenin sona ermesi.
Bu süreçler birbirleri arasında olduğu kadar diğer bilgi alanlarındaki süreçlerle de karşılıklı
ilişki içine girerler. Her bir süreç, projenin gereklerine göre bir ya da birden fazla bireyin ya da
grubun çabalarını gerektirir. Her bir süreç her bir proje safhasında genellikle en az bir kez
meydana gelir.
Burada tanıtılan süreçler karşılıklı ilişkileri iyi tanımlanmış olan ayrı elemanlar olsa da,
uygulamada birbiriyle örtüşürler ve ilişki içine girerler.
Proje Tedarik Yönetimi alıcının bakış açısı altında alıcı-satıcı ilişkisi içinde incelenmiştir.
Alıcının yüklenici satıcının da alt yüklenici olduğu durumlarda da ana süreç değişmeyecektir.
Burada satıcı "Yüklenici" olarak anılacaktır.
PROJE TEDARİK YÖNETİMİ
1. TEDARİK PLANLAMA
A.Girdiler:
B.Araç ve Teknikler:
C.Çıktılar:
Kapsam Beyanı
Ürün tanıtımı
Tedarik Kaynakları
Pazar Koşulları
Diğer Planlama Çıktıları
Sınırlamalar
Varsayımlar
Yap-satın al Analizi
Uzman Görüşleri
Sözleşme Tipi Seçimi
Tedarik Yönetim Planı
İş Tanımı
2. İHALE PLANLAMA
(TEKLİF PLANLAMA)
A.Girdiler:
B.Araç ve Teknikler:
C.Çıktılar:
Tedarik Yönetim Planı
İş Tanımları
Diğer Planlama Çıktıları
Varsayımlar
Standart Formlar
Uzman Görüşleri
Tedarik Dökümanları
Değerlendirme Kriterleri
Güncel İş Tanımı
3. İHALE
(TEKLİF GERÇEKLEŞTİRME)
A.Girdiler:
B.Araç ve Teknikler:
C.Çıktılar:
Tedarik Dökümanları
Onaylanmış Satıcı Listesi
Teklif Verenlerle Görüşme
İlan Verme
Teklifler
4. KAYNAK SEÇİMİ
A.Girdiler:
B.Araç ve Teknikler:
C.Çıktılar:
Teklifler
Değerlendirme Kriteri
Örgüt Politikası
Sözleşme Pazarlığı
Ağırlık Verme Sistemi
Ayıklama Sistemi
Bağımsız Tahminler
Sözleşme
5. SÖZLEŞME İDARESİ
(SÖZLEŞME YÖNETİMİ)
A.Girdiler:
B.Araç ve Teknikler:
C.Çıktılar:
Sözleşme
İş Sonuçları
Değişiklik İstekleri
Satıcı Faturaları
Sözleşme Değişiklik
Kontrol Sistemi
Başarı Raporlama
Ödeme Sistemi
Yüklenici İletişim
Sözleşme Değişiklikleri
Ödeme İstekleri
6. SÖZLEŞME KAPANIŞ
A.Girdiler:
B.Araç ve Teknikler:
C.Çıktılar:
Sözleşme Dökümanları
Tedarik Onayları
Sözleşme Dosyası
Resmi Kabul ve Kapanış
Bir proje yöneticisi olan Çağdaş Gümüş tarafından Proje Tedarik Yönetimi’ nde dikkat
edilmesi gereken unsurlar şöyledir:
1) Dış kaynak kullanımına hemen karar vermeyin. Bu kararın rasyonel temellere
oturmasını sağlayın. Dış kaynak ve iç kaynak karşılaştırması yapın.
2) Tedarikçilere göndereceğiniz teklif dökümanında(RFP) iş ihtiyacını mümkün
olduğunca detaylı hazırlayın. Bu, tedarik firmalarının körlemesine teklif vermesini
mümkün olduğunca engeller.
3) Teklif dökümanını çok fazla tedarikçiye göndermeyin. Göndermeden önce firmaları
araştırın, referanslarla konuşun, geçmiş tecrübelerinize bakın. Teklif isteyeceğiniz firma
sayısı 3 veya 4′ü geçmesin. Yoksa teklif değerlendirme süresince bir çok fazla
tedarikçinin soruları ile muhatap olur zamanınızı boşa harcarsınız.
4) Teklif dökümanında mutlaka teklif için sorulara cevap verilecek tarih aralığı, teklifin
en geç ne zamana kadar gönderileceği, hangi format ve içereği sahip olması
gerektiğini yazın. Bu konuda çok katı olun. Çünkü tedarikçiyi değerlendirmenin ilk kısmı
burasıdır. Daha baştan sizin kriterlerinize uymakta zorluk çekiyorsa bundan sonra da
başınız dertten kurtulmayacaktır.
5) Teklifleri sadece fiyat açısından değerlendirmeyin. En ucuz her zaman en iyi değildir.
Bunu unutmayın. Bir çok değerlendirme kriteriniz olsun ve bunları ağırlıklandırın. Bu
kriterler sonucunda en yüksek puan alan tedarikçiyi seçin.
6) Bunları kesinlikle tek başınıza yapmayın! Proje ekibini mutlaka bu sürece dahil edin.
7) Sadece teklif dökümanı ile değerlendirmeye gitmeyin, her firma ile mutlaka yüz yüze
görüşün. Firmanın profesyonelliğini bu tip toplantılarda daha iyi anlayabilirsiniz.
8) Tedarikçinin bu iş için mutlaka bir proje yöneticisi atayacağından emin olun.
Görüşmelere genelde key account manager ve üst düzey kişiler gelir. Çok iyi ve iyimser
bir imaj çizebilirler. Proje yönetim metodolijlerini sorgulayın. En ufak kaygınız var ise iç
sesinize kulak verin. Daha sonra düzelir demeyin, düzelmez hatta daha da kötüye gider.
9) Firmanın işi kapma sırasında verdiği taviz ve tahhütleri mutlaka kayıt altına alarak
resmileştirin. Daha sonra ispat için mutlaka ihtiyacınız olacak.
10) Sözleşme tipini ve nakit akışını belirleyin. Hiç bir zaman paranın tamamını
ödemeyin. İş tamamen bitmeden nakit akışınız tamamlanmamalı yoksa hizmeti sağlıklı
olarak alamazsınız.
11) Sözleşme tipiniz, kontrolü elden kaybetmeyeceğiniz ama gereğinden fazla da
ödemeyeceğiniz şeklinde olsun. Projenin doğasını göz önünde bulundurun. Sabit fiyatlı
mı, teşvik primli mi yoksa hakediş usulu mü çalışaksınız?
12) Her ödemeyi mutalaka kayıt altına alın ve nakit akış çizelgenizi hep güncel tutun.
13) Sözleşmeleri hep en kötü senaryo olacakmış gibi hazırlayın. İyimser ve tavizkar
olmayın. İleriki zamanlarda ne olacağını bilemezsiniz. Bu sözleşme sizin teminatınız
olacak.
14) Projeye ve tedarik yönetimine mutlaka hakim olun. Eğer zayıf imaj verirseniz
yönetilirsiniz. Bu da sizin zarar etmeniz demektir.
TEŞEKKÜRLER
KAYNAKÇA :
o Project Management Body of Knowledge - PMBOK
o www.gokremtekir.com
o www.projeegitimmerkezi.com
o emrealic.wordpress.com
o Bir Profesyonelin Evrimi - Çağdaş Gümüş
oBoğaziçi Eğitim, Satınalma Zirvesi sunumu, Ocak 2010
oSatınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi, Seminer Notu, SUYEM. Nisan 2010