İstatistik Formları(Form 056) - İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü

İstatistik Formları(Form 056) Hakkında Genelge
Tarihi:04.01.2001 Sayısı:163 - 2001/5
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü
SAYI :B100THG0730000/ 163
04-01-2001
KONU : İstatistik Formları
............... VALİLİĞİNE
GENELGE
2001 / 5
Sağlık hizmetlerinin yönetiminde, hizmetin planlanması ve geçmişle karşılaştırmasında sağlık
istatistiklerinin önemli bir yeri bulunmaktadır. Bu istatistiklerin içinde hastane istatistikleri
kapsamında yer alan hasta hareketlerine ait verilerin işleneceği formların nereden temin edileceği,
formların düzenlenmesi esnasında uyulacak esaslar ile form göndermeyen kurumların takip edilerek
zamanında uyarılması ve alınan formlardaki verilerin elektronik ortama işlenerek en kısa zamanda
Bakanlığımıza transferinin sağlanması öncelik ve önemlilik arz etmektedir.
Bu amaçla Bakanlığımız ve diğer kuruluşlara ait yataklı tedavi kurumlarınca düzenlenen " Form
No : 56 Personel Hasta ve Yatak Muvazene Formu " hakkında hizmetin yürütülmesi esnasında
uyulacak esaslar aşağıda belirtilmiştir.
1-Görev ve sorumluluk ;
Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği ( YTKİY ) nin 147. maddesi ( h ) fıkrasında, hastane
istatistik hizmetlerinin yerine getirilmesinin sorumluluğu hastane müdürüne verilmiş ve
149.maddede bu hizmeti yürütmekle Sağlık İstatistikçisi (yeni unvan düzenlemesine göre bunların
çoğunluğunu Tıbbi Teknologlar teşkil etmektedir.) bunun bulunmadığı yerde, hastane müdür
yardımcısı, yoksa hastane müdürü görevlendirilmiştir.
Söz konusu personelin bulunmadığı kurumlarda ise başhemşire veya başhekimin görevlendireceği
bir personel bu hizmeti bizzat yapacaktır.
2-Form temini;
Bakanlığımıza ait yataklı tedavi kurumlarında kullanılan basılılar, ( Defter, form, cetvel, fiş,
makbuz vb. ) standart hale getirilerek Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği (Resmi Gazete
13.1.1983 gün ve 17927 Mükerrer sayı ) ekinde yayımlanmıştır.
Kurumlarca düzenlenerek Sağlık Müdürlüğü kanalıyla Bakanlığımıza elektronik ortamda gönderilen
istatistik formlarına bilgi toplamada kullanılan ara form ve fişlerden;
Form No:52 Hastalık İstatistik Fişi
Form No:54 Servise Yatan ve Servisten Çıkan Hastalara ait Günlük Kayıt Fişi
Form No:55 Hasta ve Yatak Muvazene Fişi, daha önceki genelgelerde belirtildiği gibi mahallen
bastırılarak kullanılmaktadır.
Kurumlarca düzenlenerek Bakanlığımıza elektronik ortamda gönderilen ,
Form No:53 Hastalık İstatistik Formu
Form No:56 Personel Hasta ve Yatak Muvazene Formu
Form No:57 Laboratuar Çalışmaları Formu
Form No:58 Ağız ve Diş Sağlığı Çalışmaları Formu
Form No:113 Aylık Kan Çalışmaları Formu
Diyaliz Bilgi Formu
Organ Nakli Bildirim Formu
Gelir Gider Bilgi Formu
gibi Genel Müdürlüğümüze ait istatistik formlarının da mahallen bastırılarak kullanılması uygun
görülmektedir.
3-Karşılaşılan sorunlar ;
Bilindiği gibi Mart 1999 tarihinden bu yana veri toplama ve bildirim formları İliniz Sağlık
Müdürlüğünün birimlerince elektronik ortama girilerek Bakanlığımıza transfer edilmektedir. Genel
Müdürlüğümüz formlarından 1999 yılı I. ve II. Üç aylık dönemlere ait Form No: 56 Personel Hasta
ve Yatak Muvazene formlarının incelenmesinde;
Form No:56’ ya ait veri girişlerinin bilgisayara zamanında yapılmadığı , eksik veya hatalı girişlerin
yapıldığı,
Bakanlığımıza doğrudan ulaşan Form No:56 ile aynı döneme ait elektronik ortamda ulaştırılan Form
No:56 bilgilerinde servislere göre kadro ve fiili yatakların dağılımı ile; poliklinik, yatan hasta,
ameliyat ve doğum sayılarının karşılaştırılmasında büyük farklılıklar görüldüğü,
Özellikle özel dal Hastanelerinde düzenlenen " Form No:56" da servis çalışmaları ayrı ayrı
gösterilmeyip , toplu rakamlarla yetinilmekte, bu durum da servis istatistiği çalışmalarımızı
güçleştirmektedir. Bu güçlüğün giderilebilmesi için yataklı kurumlarımızın hepsinde " Form No:56"
düzenlenirken kurumda mevcut olan her servisin çalışmalarının ayrı ayrı gösterilmesinin gerektiği.
Kurumların " Form No:56’nın kadro yatağı bölümünde gösterdikleri sayılar, Bakanlıkça onaylanan
kadro yataklarına uymamaktadır. Bu sütuna servislerin ve kurumun kadro yataklarının Bakanlık
onayı dikkate alınarak yazılmasının gerektiği,
Makam Onayı ile açılmış bazı kurumların isimlerine yer verilmediği,
Formların üzerine form kapsamı ile ilgili olmayan başka bilgilerin yazıldığı,
Bu hatalı durumların Bakanlığımıza ulaşan bilgilerin güvenirliliğini de olumsuz yönde etkilediği
tespit edilmiştir.
4-Form No: 56’nın düzenlenmesi ;
- Personel Durumu: Tablo I. II. ve III.
Personel tablolarında, ilgili üç aylık dönemin son günündeki, yıllıklarda ise 31 Aralık günü kurumda
bizzat görevli mevcut personel sayısı gösterilecektir.
Geçici görevli personelin bulunması halinde bu personel de dikkate alınacak ve form"un alt
kısmında bu husus not olarak verilecektir.
Eğitim Hastanelerinde; ilgili daldaki uzman ve asistan personelin müşterek toplamları
yazılmayacaktır. Bu durumda: Kurumda görevli tüm dallardaki asistanların toplam sayısı " asistan"
bölümünde gösterilecek, veya her dalın uzman ve asistanı aynı dal içinde, aşağıda verilen örnekte
belirtildiği gibi ayrı, ayrı gösterilecektir.
Örnek: Genel cerrahide 2 uzman ve 6 asistan varsa, durum " 2 / 6 " şeklinde gösterilecektir.
Her dalın uzmanı ve asistanı şeklinde gösterilmesi, istatistiki değerlendirme yönünden daha yararlı
olacaktır.
- Hasta Hareketleri Tablo: IV
Servisler :
Servislerin sıralanması alfabetik sıraya göre yapılacak, yatak tahsisi yapılmış, faaliyeti olmayan
servisler de sıralamada gösterilecektir.
Genel Hastanelerde, aynı servisten birden fazla olması halinde servisler ayrı ayrı ( Örneğin: 1.Genel
Cerrahi, 2. Genel Cerrahi vb. gibi ) gösterilecektir.
Özel Dal Hastanelerinde, dalın iç servisleri ( 1. Doğum, 2. Doğum vb. gibi) mutlaka gösterilecektir.
- Yatak Sayısı
1. Kadro yatağı
Hastaneye, Bakanlık onayı ile tahsisi edilen yatak sayısıdır. Bu sayı aynen muhafaza edilecek ve
servislere göre dağılımlar bu sayıya göre düzenlenecektir.
2. Mevcut Fiili Yatak
Belirli bir süre sonunda ( 3. Ayın son günü veya 31 Aralık ) hastanede, hasta yatağı olarak serili, boş
veya dolu yatakların sayısıdır.
Aşağıda belirtilen yataklar, kadro ve fiili yatak sayısına dahil edilmeyecektir.
a) Yeni doğan bebeklerin sepetleri
b) Doğum ve sancı odasındaki yataklar
c) Poliklinik ve laboratuarlarda; muayene, küçük müdahale ve hastaların istirahatı için kullanılan
yataklar,
d) Anestezi odası ve ameliyathanede, uyuma ve bekleme için kullanılan yataklar,
e) Ameliyat sonu bakım odası ve yoğun bakım yatakları,
f) Personel dinlenme yatakları,
Bazı servislerde, yatak işgal oranının yüzde yüze yaklaşması, bazen de aşmasına rağmen, yatak işgal
oranı düşük servislerin yataklarından alınarak bu servislere tahsis edilmediği tespit edilmektedir. Bu
nedenle, fiili yatak tahsislerinde hastane başhekimlerinin bu hususa dikkat etmeleri gerekmektedir.
- Poliklinik Sayısı:
Bu sayının kurumda, mevcut bulunan servislere göre verilmesi zorunludur. Acil, diş ve gece nöbeti
hizmeti sırasında yapılan poliklinikler de, servislerin sonunda ayrıca gösterilecektir.
Bünyelerinde Kamu Sağlığı Merkezi / Semt Polikliniği olarak faaliyet gösteren birimlerin
poliklinikleri de, servislere göre bu bölümde yer alacaktır.
Bu bölümde, poliklinik hizmeti dışında başka bir hizmete ( Laboratuar, Röntgen gibi ) yer
verilmeyecektir.
Poliklinik sayılarının sağlıklı olarak temini için, defterlere verilen numaraların iyi düzenlenmesi,
dönemlere ait sayıların da dikkatli tespit edilmesi gerekmektedir.
- Servise Yatan Hasta Sayısı
Dönem içinde, kuruma yatan hastaların servislere göre sayısal dağılımı bu bölümde verilecektir.
Kendisi için Hasta Tabelası düzenlenmiş her hasta hastanede kalma süresi ne olursa olsun burada
gösterilecektir.
-Servisten Çıkan ( Taburcu olan veya ölen ) hasta sayısı ile bunların yattıkları gün sayısı
- Yapılan Ameliyatlar
- Yapılan Doğumlar
Bu bölümlerde yer alan bilgiler, hasta hareketlerinin ve hastane temel hizmetlerinin izlenmesinde
önemlilik arz etmektedir.
Bu bölümlere kaydedilen bilgiler, tamamen hasta dosyalarından elde edilen bilgilere dayanmaktadır.
Bu nedenle, hasta tabela ve dosyalarının; düzenli bir şekilde tutulması, taburcu işlemlerinden sonra
serviste bekletilmemesi, istatistiki işlemlerin gereği şekilde yapıldıktan sonra arşivlenmesi
gerekmektedir.
Hastanede ölen hastalarla ilgili " Ölüm Vesikası İstatistik Fişi" ile " Ölüm Tutanağı" düzenlenmesi
de zorunludur.
Bir Hastanın Ortalama Kalış Gün Sayısı ;
Bir hastanın ortalama kalış gün sayısı aşağıdaki formüle göre bulunur.
Belli bir dönemde ( 3 ay veya 1 yıl) ve belli bir servisten veya hastaneden taburcu olan ve ölenlerin
toplam yattıkları gün sayısı /Aynı dönemde ve aynı servisten veya hastaneden taburcu olan ve
ölenlerin toplam sayısı
Örneğin:
Birinci üç aylık dönemde, 15 fiili yataklı genel cerrahi servisinden : Taburcu olan 65, ölen 7,
taburcu ve ölen hastaların yattıkları gün sayısı toplamı da 805 gün. Buna göre:
Servisin ortalama kalış gün sayısı: 805 / 72 =11.18=11.2 gündür.
Yatak İşgal Oranı :
Hastane ve servislerin hizmet değerlendirmesinde önemli bir kriter olan yatak işgal oranının
(genellikle yüzde olarak hesaplanır ) hesaplama formülü ise;
Belli bir dönemde(3 ay veya 1 yıl) ve belli bir servisten veya hastanede toplam yatılan gün sayısı x
100 / Aynı dönemdeki gün sayısı x Fiili yatak sayısı
Örneğin :
Yukarıda örneği verilen genel cerrahi servisinin yatak işgal oranını hesaplamak istersek,
805 x 100 = 80500 = % 59.6
90 x 15 1350
Formun düzenlenmesinde aşağıdaki hususların da dikkate alınması gerekmektedir.
Formun doldurulmasında daktilo veya mürekkepli kalem kullanılacak, yazılar düzgün ve okunaklı
olacaktır.
Birden fazla form kullanılması gerektiğinde personel bilgileri ilk forma yazılacak, ikinci form
yapıştırılmak suretiyle eklenebilecektir.
Hesaplamalarda, virgülden sonra bir basamak alınacaktır.
Yatak İşgal oranı yüksek servislere, diğer servislerden yatak tahsisi yapılacak ve bu durum fiili
yataklarda gösterilecektir.
Hastane ve serviste fiziki kapasite olmasına rağmen, yatak işgal oranını yüksek göstermek
amacıyla , fiili yatak sayısını azaltmak gibi bir hareketin yanlış ve yanıltıcı olduğunun bilinmesi,
Taburcu veya ölen hastalara ait dosyaların servislerde tutulduğu görülmektedir. Araştırma, inceleme
amacıyla servis görevlilerince tutulan dosyaların, mutlaka istatistik ve arşiv işlemlerinin yapılmış
olması ve imza karşılığı arşivden alınması ve kısa sürede geri verilmesi gerekmektedir.
Bilgilerinizi, İlinizdeki yataklı tedavi kurumlarının çalışmalarını ihtiva eden Form No: 56 Personel
Hasta ve Yatak Muvazene Formu ile Genel Müdürlüğümüze ait diğer formların veri girişleri
yapılmadan önce adı geçen form’ un açıklama kılavuzundaki ilkelere göre düzenlenip
düzenlenmediğinin kontrolünden sonra veri girişinin yapılmasını ayrıca giriş yapıldıktan sonra
tekrar kontrol edilmesini, zamanında gönderilmeyen çalışma formlarının gönderilmeleri için ilgili
kurumların ikaz edilmesini, Makam Onayı ile açılmış kurumlar ve kadro yatakları işlenirken gerekli
özenin gösterilmesi hususunda ilgililere emirlerinizi önemle rica ederim.
Doç.Dr.Osman DURMUŞ
Bakan
DAĞITIM :
Valiliklere