Ek 3: Çay için ek belgelendirme prosedürleri
advertisement
UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Versiyon 3.0 Eylül 2012 (önceki versiyon 2.0 Şubat 2010) www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 İşbu dokümanın kopyaları elektronik formatta UTZ Certified Eğitim Merkezi web sitesinde mevcuttur: http://www.utzcertified-trainingcenter.com Bu dokümana elektronik olarak erişemediğiniz takdirde, makul bir maliyeti karşılayıcı bedel ile basılı kopyalarını almak üzere, bize aşağıdaki adrese yazabilirsiniz: UTZ Certified De Ruyterkade 6 1013 AA Amsterdam Hollanda Tüm paydaşlar bize herhangi bir zamanda, bir sonraki revizyon sürecine dahil edilecek olan, yorumlarını ve önerilerini göndermeye davetlidir. Lütfen e-posta ile talep edilebilecek olan geri besleme formunu kullanınız ve yorumlarınızı veya önerilerinizi aşağıdaki adrese gönderiniz: certification@utzcertified.org veya normal posta ile: UTZ Certified Standards and Certification Department De Ruyterkade 6 bg 1013 AA Amsterdam Hollanda © UTZ Certified 2012 Bu yayının herhangi bir kısmı tam referans verilmeden , herhangi bir şekilde veya elektronik, mekanik, fotokopi, kaydetme veya diğer herhangi bir yol ile, çoğaltılamaz, bir geri erişim sisteminde saklanamaz veya diğer bir şekilde iletilemez. © UTZ Certified 2012 2 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 İÇİNDEKİLER 1. 2. 3. 4. 5. 6. Giriş ....................................................................................................................................................................................... 5 1.1 UTZ Certified Belgelendirme Protokolünün Kapsamı ......................................................................... 6 1.2 UTZ Certified Belgelendirme Protokolünün Kilit Terimleri .................................................................... 6 1.3 UTZ Certified Belgelendirme Protokolüne Uygunluk .......................................................................... 6 Belgelendirme Seçenekleri .................................................................................................................................................... 9 2.1 Belge Sahibi ....................................................................................................................... 9 2.2 UTZ Certified Davranış Kuralları ................................................................................................. 9 2.3 UTZ Certified Gözetim Zinciri ..................................................................................................12 Davranış Kurallarının yapısı ve uygunluk .............................................................................................................................. 13 3.1 Davranış Kurallarının yapısı ve uygunluk düzeyi ...............................................................................13 3.2 Gözetim Zincirinin yapısı ve uygunluk .........................................................................................15 UTZ Belgelendirme süreci: denetim süreci, belgelendirme koşulları .................................................................................... 16 4.1 Genel UTZ Belgelendirme süreci ...............................................................................................16 4.2 Denetim süreci ...................................................................................................................18 4.3 Belgelendirme koşulları .........................................................................................................21 4.4 Belgeli üretim hacminin tespit edilmesi .......................................................................................23 4.5 Belgelendirme bilgilerinde değişiklikler .......................................................................................24 4.6 Uygunsuzluklar: uyarı, askıya alma ve iptal ....................................................................................24 İç Kontrol Sistemi ve şartlar ................................................................................................................................................. 27 5.1 Bir İKS için genel şartlar .........................................................................................................27 5.2 İç denetçilerin tanımı ve sorumlulukları ........................................................................................28 Şikayetler, itirazlar ve ihtilaf prosedürü ............................................................................................................................... 29 6.1 7. 8. Belgeli üreticiler ve/veya tedarik zinciri aktörlerinin BK tarafından gözetimi ...............................................29 Belgelendirme Kuruluşları için onay prosedürü ve bunların UTZ Certified ile ilişkisi .............................................................. 30 7.1 Onay prosedürü .................................................................................................................30 7.2 Onay için şartlar .................................................................................................................30 7.3 UTZ Certified ürün ve standart kapsamları için onay .........................................................................31 7.4 UTZ Certified ile iletişim ........................................................................................................31 7.5 Uyarılar ve onayın UTZ Certified tarafından geri alınması ....................................................................32 7.6 Belgelendirme Kuruluşlarının performansının izlenmesi .....................................................................32 Baş denetçiler, denetçiler ve iç tetkikçiler için yeterlilik şartları ............................................................................................ 32 8.1 Baş denetçi, denetçi ve iç tetkikçi için tanımlama ve sorumluluklar .........................................................33 8.2 Davranış Kuralları yeterlilik şartları .............................................................................................33 8.3 Gözetim Zinciri denetimleri için yeterlilik şartları .............................................................................35 8.4 İç tetkikçiler için yeterlilik şartları ..................................................................................................36 8.5 Tarafsızlık, bağımsızlık ve gizlilik ..................................................................................................36 © UTZ Certified 2012 3 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 9. Belgelendirme Kuruluşları ve yükümlülükleri ....................................................................................................................... 37 9.1 Belge ve Özet Rapor .............................................................................................................37 9.2 Habersiz ara denetimler .........................................................................................................37 9.3 Yılık rapor ........................................................................................................................37 9.4 UTZ Certified hakkında iletişim ve UTZ Certified logosu .....................................................................38 Ek 1: Format Onaylı Belgelendirme Kuruluşları için Yıllık Rapor .................................................................................................. 39 Ek 2: Format Genel Gözden Geçirme habersiz ara denetimler .................................................................................................... 40 Ek 3: Çay için ek belgelendirme prosedürleri ............................................................................................................................... 41 © UTZ Certified 2012 4 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 1. Giriş UTZ Certified dünya çapında sürdürülebilir tarım için bir program ve etikettir. Misyonumuz sürdürülebilir tarımın norm teşkil ettiği bir dünya yaratmaktır. Sürdürülebilir tarım çiftçiler, işçiler ve bunların ailelerinin arzularını karşılamalarına yardımcı olur ve dünyanın doğal kaynaklarının, günümüzde ve gelecekte, korunmasına katkıda bulunur. Sürdürülebilir tarımın norm olduğu bir dünya, çiftçilerin iyi tarım uygulamalarını uyguladığı ve çiftliklerini insanlar ve gezegenimiz açısından karlı bir şekilde yönettiği, endüstrinin sürdürülebilir üretime yatırım yaptığı ve bunu ödüllendirdiği, ve de tüketicilerin satın aldıkları ürünlere güvenebildiği ve keyfini çıkartabildiği bir dünyadır. UTZ Certified belgelendirme programının çekirdek dokümanları aşağıdaki gibidir: UTZ Certified Davranış Kuralları ekonomik, sosyal ve çevre sorumlu tarımsal üretim için uluslararası kabul gören bir kriterler kümesidir. Uluslararası ILO Konvansiyonlarına dayalıdır ve iyi tarım uygulaması ilkelerini içerir. Kahve, Kakao, Çay ve Rooibos için ürün spesifik Davranış Kuralları mevcuttur. İlgili Davranış Kurallarının kriterlerinin nasıl uygulanacağını daha detaylı açıklayan kılavuz dokümanlar da mevcuttur. Bazı ürün kuralları için, spesifik grup (İKS) kılavuz dokümanlar da vardır. UTZ Certified Gözetim Zinciri UTZ Certified ürünün bir UTZ Certified kaynaktan çıktığı veya bununla bağlantılı olduğuna ilişkin yüksek düzeyde güven sağlamak üzere tasarlanmış bir idari ve teknik kurallar setidir. Gözetim Zinciri dokümanları ürünspesifiktir. UTZ Certified Belgelendirme Protokolü UTZ Certified Davranış Kuralları ve Gözetim Zincirine göre belgelendirme yapısı ve sürecini açıklar. Davranış Kuralları ve/veya Gözetim Zincirine göre belgelendirme elde etmek ve korumak üzere tedarik zincirindeki aktörler tarafından izlenecek olan prosedürlerin yanı sıra, UTZ Certified denetimlerini gerçekleştiren Belgelendirme Kuruluşları için prosedürleri açıklar. Aynı zamanda, üretici gruplarının belgelendirilmesi için uyulması gereken ana ilkeleri de içerir. İKS ve iç tetkikçiler için şartlar da bu dokümanda yer almaktadır. İşbu Belgelendirme Protokolü Belgelendirme Kuruluşları (BK’ler) için onay prosedürünü, baş denetçileri, denetçileri için gerekli vasıfları ve Belgelendirme Kuruluşları için yükümlülükleri de açıklar. Bu doküman UTZ Certified ürünler için geçerlidir: kahve, kakao ve çay (ve çay programının bir parçası olarak rooibos). İşbu dokümanın içeriği ve belirtilen şartları genel yayınlama ve revize etme yetkisi UTZ Certified’e aittir. Belgelendirme Protokolünün kullanıcıları (yani belgelendirme kuruluşları, belge sahipleri ve diğerleri) olarak bunun uygulanmasında sorunlar yaşar iseniz, lütfen Amsterdam’daki UTZ Certified merkez ofisi ile irtibata geçiniz. © UTZ Certified 2012 5 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 1.1 UTZ Certified Belgelendirme Protokolünün Kapsamı Bu doküman aşağıdaki taraflar için geçerlidir: Belge sahipleri – Davranış Kuralları ve/veya Gözetim Zincirine göre belgelendirme almak ve sürdürmek üzere UTZ Certified Belgelendirme Protokolünün şartları ve prosedürlerini uygulamak ve bunlara uymakla sorumlu olanlar. Daha fazla bilgi için bakınız 2.1. Belgelendirme Kuruluşları (ve personelleri) – UZ Certified programına göre denetleyenler. Belgelendirme Kuruluşu belgelendirme sürecinin (denetim dahil olmak üzere) UTZ Certified Belgelendirme Protokolünü izlediğinden ve buna uygun olduğundan emin olmalıdır. Bu dokümanda “Belgelendirme Kuruluşu” “BK” veya “BK’ler” olarak kısaltılmıştır. Bir onay veya onaylarının uzatılmasını isteyen herhangi bir Belgelendirme Kuruluşu bu Protokolde belirlenen prosedürleri izlemelidir. Müstakbel belge sahipleri ve BK’ler - UTZ Certified Programının bir parçası olmak isteyenler. Bu belgelendirme dokümanlarının İngilizce dilindeki versiyonu resmi versiyondur. Diğer dillerdeki versiyonları okurken ortaya çıkan herhangi bir şüphenizi açıklığa kavuşturmak için lütfen İngilizce versiyona danışınız. 1.2 UTZ Certified Belgelendirme Protokolünün Kilit Terimleri Üretici: bir Davranış Kuralları belgesi sahibi bir üretici, üretici grubu veya üreticileri organize eden bir kuruluş. Bir Davranış Kuralları belgesi belgeli ürünün üretimi, hasadı, üretim-sonrası, işlenmesi ve ticarileştirilmesindeki tüm faaliyetleri kapsar. Tedarik Zinciri Aktörü: sürdürülebilir tedarik zincirinde faaliyet gösteren ve genellikle ürünün sahipliğini üstlenen bir kişi/kuruluş. Tüm tedarik zinciri aktörlerinin kayıtlı olması gereklidir ve bunların Gözetim Zinciri şartlarına göre belgelendirilmelerinin gerekip gerekmediğini faaliyetlerinin kapsamı belirleyecektir. Belge: bir üretici veya tedarik zinciri aktörünün UTZ Certified şartlarına uyup uymadığını denetleyen Belgelendirme Kuruluşu tarafından düzenlenen doküman. Bu belge, belge sahibinin UTZ Certified ürünleri üretmesine veya ticaretini yapmasına olanak verir. BK’ler düzenledikleri her geçerli belge için bir lisans talep ederler (aşağıya bakınız). Lisans: UTZ Certified üretici veya tedarik zinciri aktörünün, kendi UTZ ürünleri işlemlerini kaydetmek üzere, İçi İyi Portalindeki İzlenebilirlik Sistemine erişmesine ve kullanmasına olanak verir. Lisanstaki bilgiler belge üzerindeki bilgileri yansıtır. 1.3 UTZ Certified Belgelendirme Protokolüne Uygunluk UTZ Certified İçi İyi Portalinin lanse edilmesi ile, belgelendirme prosedürleri değişmeyecek ancak raporlama Portal üzerinden resmileştirilecektir. UTZ Certified Belgelendirme Protokolünün önceki versiyonu, geçen yıl içerisinde alınan yorumlara dayalı olarak, gözden geçirilmiş ve güncellenmiştir. Temel değişiklikler aşağıdakilerde bulunabilir: Bölüm 2 Belgelendirme seçenekleri Bölüm 4 UTZ Certified belgelendirme süreci Değişiklikler hakkında daha fazla bilgi için, Eylül 2012’ye karşın Şubat 2010 versiyonu karşılaştırma dokümanı talep üzerine aşağıdaki adresten temin edilebilir: certification@utzcertified.org. © UTZ Certified 2012 6 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 UTZ Certified Belgelendirme Protokolü versiyon 3.0 Eylül 2012 önceki versiyonun, yani UTZ Certified Belgelendirme Protokolü versiyon 2.0 Ocak 2010’un yerini alır. Belgelendirme Protokolünün güncel versiyonu 3.0 2012’ye göre belgelendirme yayınlamasının ardından derhal yürürlüğe girer. UTZ Certified herhangi bir müstakbel üretici veya tedarik zinciri aktörü veya BK’nin, bunlar UTZ adını istismar etmiş veya herhangi bir şekilde UTZ programı ve üyelerine karşı hileli davranışlara katılmışlar ise, UTZ programına girme hakkını yasaklama hakkını saklı tutar. Benzer şekilde, UTZ Certified herhangi bir belgeli veya lisanslı üyenin de, UTZ adını istismar etmiş veya herhangi bir şekilde UTZ programı ve üyelerine karşı hileli davranışlara katılmış ise, UTZ programına devam etmesini yasaklama hakkını saklı tutar. © UTZ Certified 2012 7 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 Kahve, Kakao, Çay ve Rooibos için belgelendirme dokümanlarına genel bakış: Bu dokümanların en son versiyonu on-line UTZ Certified Eğitim Merkezinde mevcuttur. UTZ Certified belgelendirme dokümanları Kahve Kakao Çay ve Rooibos Belgelendirme protokolü Genel ‐ Belgelendirme Protokolü Genel ‐ Belgelendirme Protokolü Genel ‐ Belgelendirme Protokolü Davranış Kuralları Kahve için Davranış Kuralları Kakao için Bireysel Belgelendirme Davranış Kuralları Kakao için Grup Belgelendirme Davranış Kuralları Çay Çiftlikleri için Davranış Kuralları Çay Fabrikaları için Davranış Kuralları Rooibos Üretimi için Davranış Kuralları Rooibos İşleme için Davranış Kuralları Davranış Kuralları Kontrol Listesi Kahve için Davranış Kuralları Kontrol Listesi Kakao için Bireysel Belgelendirme Davranış Kuralları Kontrol Listesi Kakao için Grup Belgelendirme Davranış Kuralları Kontrol Listesi Çay Çiftlikleri için Davranış Kuralları Kontrol Listesi Çay Fabrikaları için Davranış Kuralları Kontrol Listesi Rooibos Üretimi için Davranış Kuralları Kontrol Listesi Rooibos İşleme için Davranış Kuralları Kontrol Listesi Gözetim Zinciri Kahve için Gözetim Zinciri Kakao için Gözetim Zinciri Çay ve Rooibos için Gözetim Zinciri Gözetim zinciri kontrol listesi Kahve için Gözetim Zinciri Kontrol Listesi Kakao için Gözetim Zinciri Kontrol Listesi Çay ve Rooibos için Gözetim Zinciri Kontrol Listesi Tanımlamalar listesi Kahve için Tanımlamalar Listesi Kakao için Tanımlamalar Listesi Çay için Tanımlamalar Listesi Davranış Kuralları Eki (küresel Kılavuz) Grup belgelendirme için Davranış Kuralları Eki Bireysel belgelendirme için Davranış Kuralları Eki Grup belgelendirme için Davranış Kuralları Eki, aşağıdaki ülkeler için: Afrika Brezilya Kolombiya Orta Amerika Vietnam Kakao için Grup belgelendirme için Davranış Kuralları Eki kakao için Bireysel belgelendirme için Davranış Kuralları Eki Çay için Davranış Kuralları Eki Kakao için Grup belgelendirme için Davranış Kuralları Eki, aşağıdaki ülkeler için: Gana Fildişi Sahili Rooibos Üretimi için Davranış Kuralları Eki Rooibos İşleme için Davranış Kuralları Eki Davranış Kuralları Eki (Yerel Kılavuz) Bireysel belgelendirme için Davranış Kuralları Eki, aşağıdaki ülkeler için: Afrika Brezilya Kolombiya Orta Amerika Vietnam Maksimum Kalıntı Limitleri Listesi Kahve için Maksimum Kalıntı Limitleri Listesi Yasaklı Ürün Koruma Ürünleri Listesi Genel ‐Yasaklı Ürün Koruma Ürünleri Listesi Genel ‐Yasaklı Ürün Koruma Ürünleri Listesi Genel ‐Yasaklı ÜrünKoruma Ürünleri Listesi Onaylı BK’ler Listesi Genel ‐Onaylı BK’ler listesi Genel ‐Onaylı BK’ler listesi Genel ‐Onaylı BK’ler listesi Çay Çiftlikleri için Davranış Kuralları ve Çay Fabrikaları için Davranış Kuralları iki ayrı kontrol listesi olmakla birlikte, fabrikalar ve çiftlikler aynı yönetim altında oldukları takdirde, aynı belgeye dahil edilebilirler. Bu durumda, biri çiftlik düzeyinde, diğer ise fabrika düzeyinde olmak üzere, iki denetim gerçekleştirilir ve tek bir belge düzenlenir. © UTZ Certified 2012 8 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 2. Belgelendirme Seçenekleri UTZ Certified iki belgelendirme kapsamına sahiptir: Davranış Kuralları ve Gözetim Zinciri. Kahve, kakao ve çay (rooibos dahil) ürünleri için her iki kapsam da geçerlidir. Belge sahipleri için genel hususların yanı sıra, belgelendirme seçenekleri bu bölümde açıklanmaktadır. 2.1 Belge Sahibi UTZ Certified Davranış Kuralları ve Gözetim Zinciri bir belge sahibine atıfta bulunduğunda, bu UTZ Certified Davranış Kuralları veya Gözetim Zincirinin şartlarını uygulamak, uymak ve izlemekle sorumlu olan kuruluş anlamına gelir. Davranış Kuralları belgesi sahibi, bir üretici veya üreticileri organize eden bir kuruluştur. UTZ Certified olarak satış yapan tüm üreticilerin belgeli olması gereklidir. Gözetim Zinciri belgesi sahibi bir tedarik zinciri aktörüdür. Tüm tedarik zinciri aktörlerinin UTZ Programına kayıtlı olmaları gereklidir ve bunların belgelendirilmesinin gerekli olup olmadığını faaliyetlerinin kapsamı belirleyecektir. Belge üzerinde yer alan isim belge sahibi tarafından İçi İyi Portaline kaydedilen isim ile aynıdır. UTZ Certified belgede iki kuruluşun yer almasına izin verir. Örneğin, eğer bir ihracatçı/tüccar bir üretici grubunun belgelendirilmesini mali olarak destekler ise, onun ismi de belgede yer alabilir. Ancak, UTZ Certified politikası ana ismin üretici grubunun ismi olmasını gerekli kılar. örn.: ÜRETİCİ ADI (ihracatçı/tüccar himayesinde). 2.2 UTZ Certified Davranış Kuralları Belgelendirme için seçenek belge sahibinin nasıl yapılandırılmış olduğuna bağlıdır. BK belge sahibini dört seçenekten biri çerçevesinde belgelendirir. Belge sahibinin hangi belgelendirme seçeneği çerçevesinde belgelendirilmiş olduğunu açık bir şekilde anlaması gereklidir. Davranış Kuralları çerçevesinde aşağıdaki belgelendirme seçenekleri mevcuttur: Seçenek 1: Bireysel belgelendirme Yapı Bu belgelendirme seçeneği çerçevesinde, belge sahibi bireysel üreticidir. Uygunluk Bireysel üretici çiftlik tarlasının (tarlalarının) uygunluğundan sorumludur. Bireysel üreticinin tüm geçerli kontrol noktaları ve tekabül eden düzeylere uyması gereklidir ve çiftliğin uygunluğundan sorumludur (düzeyler ve kontrol noktaları hakkında daha fazla bilgi için lütfen bölüm 3.1’e bakınız). BK bireysel üreticiyi yıllık olarak denetler. © UTZ Certified 2012 9 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 Seçenek 2: Çoklu-saha belgelendirmesi Yapı Bu belgelendirme seçeneği çerçevesinde, birkaç üretici bir merkezi yönetim altında çalışırlar. Bu durumda, belge sahibi merkezi yönetimdir. Faaliyetler ve sahaların yönetildiği, tanımlanmış bir merkezi konum var ise, bu üreticiler veya birimler/konumlar tek bir merkezi yönetim çerçevesine girerler. Aynı zamanda merkezi yönetimin bu üretim alanlarının sahibi olduğu veya yönetmek için sözleşmeli olduğunun kanıtı mevcuttur. Uygunluk Üreticilerin uygunluğundan merkezi yönetim sorumludur. Merkezi yönetim altındaki tüm üreticilerin tüm geçerli kontrol noktaları ve tekabül eden düzeylere uymaları gereklidir (düzeyler ve kontrol noktaları hakkında daha fazla bilgi için lütfen bölüm 3.1’e bakınız). Tüm üreticiler tek bir belge kapsamındadırlar. BK yıllık olarak tüm sahaları denetler ve belge üzerinde, belgeye dahil olan çiftliklerin isimlerini açıkça belirtir. Seçenek 3: Grup belgelendirmesi Yapı Bu belgelendirme seçeneği çerçevesinde, bir organize üretici grubu belgelendirilir. Belge sahibi ya grubun kendisi veya üreticiler grubunu organize eden kuruluştur. Organize üreticiler grubu bir birlik veya kooperatif şeklinde organize olabilir veya bir tedarik zinciri aktörü (bir ihracatçı gibi) veya bir diğer kuruluş tarafından yönetilebilir. Bir grup olarak belgelendirilmek için, belge sahibinin bir İç Kontrol Sistemi (İKS) uygulaması gereklidir. Bir İKS UTZ Certified Davranış Kurallarının birkaç yönünü yöneten ve de üreticinin dahili olarak tanımlanmış prosedürleri ile UTZ Certified Davranış Kurallarını yerine getirmesini sağlayan, dokümante edilmiş bir kalite yönetim sistemidir. Uygunluk Belge sahibi İKS’nin uygun işleyişinin yanı sıra grup üyelerinin uygunluğundan sorumludur. Belge sahibinin geçerli kontrol noktaları ve tekabül eden düzeylere uyması ve de grup üyelerinin kontrol noktaları ‘p’ye uymasını sağlaması gereklidir (düzeyler ve kontrol noktaları hakkında daha fazla bilgi için lütfen bölüm 3.1’e bakınız). Grup üyelerinin benzer bir üretim sistemi olmalı ve coğrafi yakınlıkta olmalıdırlar. Oldukça farklı bir üretim sistemi (yapı veya coğrafya) olan üreticiler de grubun ve İç Kontrol Sisteminin (İKS) bir parçası olabilirler ancak BK tarafından ayrı olarak denetlenmelidirler. Bu üreticilerin geçerli kontrol noktaları ‘p’ ve ‘c’ye uymaları gereklidir. Önemli ölçüde kiralık işgücü olan üreticiler için, üretici veya onun BK’sinin sosyal kriterlerin nasıl kontrol edildiği hakkında ek bilgi için UTZ Certified ile irtibat kurması talep edilmektedir. BK tarafından denetlenecek minimum çiftlik sayısı gruba ait, minimum 5 üye olmak üzere, üretici sayısının kareköküne dayalı olacaktır, ve aynı zamanda İKS için risk esaslı değerlendirmeye dayalı olarak belirlenir. Daha fazla bilgi için bakınız bölüm 4. © UTZ Certified 2012 10 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 Seçenek 4: Çoklu-Grup belgelendirmesi Yapı Bu belgelendirme seçeneği çerçevesinde, iki veya daha fazla (münferit) organize üreticiler grubu belgelendirilir. Çoklu-grup belge sahibidir ve belge grupların isimlerini içerir. Çoklu grup, grubun faaliyetlerine ilişkin olarak, iki veya daha fazla (bireysel) grubu yöneten merkezdir. Uygunluk Belgelendirme açısından, İKS yönetiminden çoklu-grup sorumludur ve tüm gruplar ve bunların üyelerinin UTZ Certified Davranış Kurallarına uygunluğunu sağlar. Çoğunlukla, her grubun çoklu-grup İKS yönetiminin müdürü ile birlikte çalışmakla sorumlu bir İKS koordinatörü vardır. BK tarafından denetlenecek minimum çiftlik sayısı çoklu-grubun bütününe ait üretici sayısının kareköküne dayalı olacaktır, ve aynı zamanda İKS için risk esaslı değerlendirmeye dayalı olarak belirlenir. Çoklu-grubun alt-gruplarının benzer üretim sistemleri yok ise ve/veya çoklu-grup düzeyinde bir merkezi İKS yönetimi yok ise, bu durumda alt-gruplar (tek bir belge altında toplanmış olsalar bile) bireysel kuruluşlar olarak görülürler, ve BK tarafından denetleme için grup başına karekök alınır. Grup üyelerinin benzer bir üretim sistemi olmalı ve coğrafi yakınlıkta olmalıdırlar. Oldukça farklı bir üretim sistemi (yapı veya coğrafya) olanlar da alt-grubun ve İç Kontrol Sisteminin (İKS) bir parçası olabilirler ancak BK tarafından ayrı olarak denetlenmelidirler. Bu üreticilerin geçerli kontrol noktaları ‘p’ ve ‘c’ye uymaları gereklidir. Çoklu-grup belgelendirmesi, çoklu-grubun çoklu-grup adı altında ürün ihraç ettiği durumlarda seçilir. Çoklugrubun satış dokümantasyonu ve UTZ Certified İçi İyi Portalinde (bireysel) grubun ismini belirtme seçeneği saklıdır. Bu dokümanın Ek 3’ünde Çay için belgelendirme prosedürleri hakkında ek bilgiler içermektedir. © UTZ Certified 2012 11 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 2.3 UTZ Certified Gözetim Zinciri UTZ Certified Gözetim Zinciri şartları, UTZ Certified ürünlerin fiziksel ve/veya idari olarak UTZ Certified üreticiler ile bağlantılı olduklarına ilişkin yüksek bir güven düzeyi sağlamak üzere tasarlanmışlardır. Bu şartlar UTZ Certified ürünlerin izlenebilirliğini sağlayan bir zincir-çapında idari ve teknik şartlar setidir. Bu nedenle, standart UTZ Certified ürünlerin ve UTZ Certified olmayan ürünlerin fiziksel ve/veya idari olarak ayrılması için tüm yukarıdaki kriterleri kapsar. Lütfen spesifik ürün şartları için ve de tedarik zincirindeki hangi tedarik zinciri aktörünün belgelendirilmesi gerektiği hakkında, kahve, kakao ve çay için UTZ Certified Gözetim Zinciri dokümanlarını kontrol ediniz. Gözetim Zinciri belgelendirmesi için, aşağıdaki belgelendirme seçenekleri geçerlidir: Seçenek 1: Bireysel belgelendirme Bu belgelendirme seçeneği çerçevesinde, belge sahibi bir bireysel tedarik zinciri aktörüdür. Bireysel tedarik zinciri aktörü UTZ Certified Gözetim Zincirine göre belgelendirilmek üzere başvurabilir. Bireysel tedarik zinciri aktörü birim(ler)inin uygunluğundan sorumludur. BK bireysel tedarik zinciri aktörünü yıllık olarak denetler. Seçenek 2. Çoklu-saha belgelendirme Bu belgelendirme seçeneği çerçevesinde, birkaç birim/konum tek bir Merkezi yönetime aittir. Belge sahibi bu Merkezi yönetimdir. Faaliyetler ve sahaların yönetildiği belirlenmiş bir Merkezi konum var ise, bu birimler/konumlar bir Merkezi yönetim çerçevesine girerler. Aynı zamanda merkezi yönetimin bu üretim alanlarının sahibi olduğu veya bunları yönetmek için sözleşmeli olduğunun kanıtı mevcuttur. Tüm sahalar bir belge kapsamında olabilirler. BK denetimden önce, çoklu-sahanın kaç sahasının fiziksel olarak denetlenmesi gerektiği hakkında yıllık bir risk değerlendirmesi yapar (risk değerlendirmesi, bunlar ile kısıtlı olmamak kaydı ile, şunları kapsar: izlenebilirlik modeli, sahalardaki işlemenin karmaşıklığı, çoklu-saha işletmesi içerisindeki işleme faaliyetlerinin homojenliği). BK tarafından denetlenecek olan sahaların sayısının en azından toplam saha sayısının karekökü olması gereklidir. Fiziksel olarak denetlenmeyen sahalar için, BK bir dokümantasyon kontrolü için dokümantasyon talep edebilir. BK belgeye hangi birimler/konumların dahil olduğunu belge üzerinde belirtir. Belgede belirtilen tüm sahaların tüm geçerli kontrol noktalarına uymaları gereklidir. © UTZ Certified 2012 12 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 3. Davranış Kurallarının yapısı ve uygunluk Her ürünün (kahve, kakao ve çay) Davranış Kuralları ve Gözetim Zinciri şartları vardır. Bu dokümanların genel yönleri bu bölümde bulunabilir. Kahve, Kakao ve Çay (Rooibos dahil) için Davranış Kurallarının yapısı üreticilerin her yıl üretim üzerinde olumlu etkiyi maksimize ettiklerini kanıtlamalarına olanak veren, bir sürekli iyileştirme kavramına dayalıdır. Dört yıllık iyileştirme sistemi üreticileri Planla-Yap-Kontrol et-Hareket et (PYKH) çevrimini uygulamaya teşvik eder ve destekler. 3.1 Davranış Kurallarının yapısı ve uygunluk düzeyi Davranış Kurallarının yapısına aşağıdaki yönler dahildir: Kontrol noktaları türü: iki tür kontrol noktası vardır: zorunlu kontrol noktaları (yeşil olarak gölgelenmiş) ek kontrol noktaları (gölgelenmemiş) Belgelendirme elde etmek için, belge sahibinin zorunlu kontrol noktalarına ve her belirlenen kısım/bölüm/yılda belirli bir sayıda ek kontrol noktalarına uyması gereklidir. Denetim düzeyleri – uygunluk kontrol düzeyi. Kontrol noktaları genel olarak tüm üretim sistemi için geçerlidir. Ancak, denetçinin kontrolünü kolaylaştırmak üzere, ‘Denetim Düzeyi’ sütunu denetim noktasının hangi düzeyde değerlendirileceğini belirtir. Her kontrol noktasının kendi kontrol düzeyi Davranış Kurallarında açık bir şekilde tanımlanmıştır. (C) şartın belge sahibi düzeyinde kontrol edildiğini belirtir, (P) üreticidir, (N) fidanlıkta kontrol edilecek noktaları belirtir, (S) depolamaya aittir ve (E) bir dış bilgi kaynağı ile kontrol edilmesi gereken kontrol noktalarıdır. Uygunluk Yılı: 1’den 4’e kadar her yıl için ayrı bir sütun vardır. Hangi zorunlu kontrol noktalarına hangi yıl uyulması gerektiği açık bir biçimde belirtilmiştir, örn. yıl 1 ila yıl 4 için uygunluğu değerlendirmek üzere ayrı birer sütun vardır. Belge sahibi izleyen yıl zorunlu olacak olan kontrol noktalarını açıkça görebilir. Uygunluk sağlandığında, ilgili kutu işaretlenir. Zorunlu kontrol noktaları: Yıl 1’den yıl 4’e kadar, zorunlu kontrol noktalarının sayısı artar. Bu belgelendirme için gerekli toplam kontrol noktalarının sayısının her yıl kısım (bölüm grubu) başına arttığı anlamına gelir. Bu yıl 1 ila 4 sütunlarında açıkça belirtilmiştir. Örn. Kahve için Davranış Kurallarında Kısım 1 (Bölümler 1-2): 1. belgelendirme yılı – 12 zorunlu kontrol noktası 2. belgelendirme yılı – 13 zorunlu kontrol noktası 3. belgelendirme yılı – 15 zorunlu kontrol noktası 4. belgelendirme yılı – 16 zorunlu kontrol noktası Ek kontrol noktaları: belge sahibi hangi ek kontrol noktalarına uymayı arzu ettiğini seçer. Bir sonraki belgelendirme yılında zorunlu olacak ek kontrol noktalarının seçilmesi en yararlısıdır. © UTZ Certified 2012 13 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 Bir zorunlu kontrol noktası söz konusu belge sahibi için geçerli değil ise, bu yorumlar sütununda kendi-değerlendirmede belirtilir (bkz. Kontrol Listesi). Belgelendirme için geçerli olmayan zorunlu kontrol noktalarının sayısının kriterlerin altındaki hesaplama bölümünde de belirtilmesi gereklidir. Söz konusu belge sahibi için bir ek kontrol noktası geçerli değil ise, bu yorumlar sütununda belirtilir (bkz. Kontrol Listesi). O zaman ek kontrol noktası uyulması gereken kontrol noktaları sayısı içerisinde sayılamaz veya bundan düşülemez. Bir yeni belge sahibi Davranış Kurallarının 1. uygunluk yılı ile başlar. Yeniden belgelenen belge sahipleri izleyen belgelendirme yılına geçerler1. örn. yıl 2’den 3’e, yıl 3’ten 4’e 2. UTZ Belgelendirmesinden ayrılan (yani, yeniden belgelenmeyen veya UTZ Belgelendirmesini durduran) ama daha sonra tekrar UTZ Belgeli olmak üzere başvuran bir belge sahibi için, aşağıdaki kurallar geçerlidir: Belgelendirilmemiş dönem 12 ay veya daha az ise, belge sahibinin son belgelendirilmesini izleyen uygunluk yılına uyması gereklidir. Belgelendirilmemiş dönem 12 aydan uzun ama 36 aydan az ise, belge sahibi son belgelendirilmesindeki uygunluk yılına göre tekrar değerlendirilebilir. Belgelendirilmemiş dönem 36 aydan uzun ise, üretici bir yeni üretici olarak görülür (denetimin zamanlaması için bkz. 4.3)3. Örn. 1: belge sahibi 2. yıla göre belgelendirilmiş ama ardından 10 ay süre ile yeniden belgelendirme için başvurmamıştır. Belge sahibi yeniden belgelendirilme için başvurmaya karar verdiğinde, belge sahibinin 3. yıl şartlarına uyması gereklidir. Örn. 2: belge sahibi 2. yıla göre belgelendirilmiş ama ardından 30 ay süre ile yeniden belgelendirme için başvurmamıştır. Belge sahibi yeniden belgelendirilme için başvurmaya karar verdiğinde, belge sahibi 2. yıl şartlarına göre değerlendirilebilir. Her halükarda, belge sahibi kendi Belgelendirme Kuruluşuna danışmalıdır. Belge sahipleri her zaman daha yüksek bir yılın şartlarına göre değerlendirilmeyi talep edebilirler (örn. farklı uygunluk yıllarında üretici üyeleri olan üretici grupları). İç prosedürler ve dokümantasyonun uyumlaştırılması zaman ve kaynakların etkin bir şekilde kullanılması şeklinde olumlu bir etkiye yol açabilir. 1 Ek detaylar için lütfen ilgili Davranış Kurallarına bakınız. Bu şarta istisnalar Standartlar ve Belgelendirmeler Departmanına danışıldıktan sonra sağlanabilir. 2 Bir belge sahibi 4. yıla uygun olarak belgelendirildiğinde, UTZ Certified tarafından ek bir bildirimde bulunulana kadar, belge sahibi izleyen yıl da yine 4. yıl şartlarına göre belgelendirilir. 3 Bu şarta istisnalar Standartlar ve Belgelendirmeler Departmanına danışıldıktan sonra sağlanabilir. © UTZ Certified 2012 14 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 3.2 Gözetim Zincirinin yapısı ve uygunluk Gözetim Zincirinin yapısı aşağıdaki hususları kapsar: 4 Gözetim Zincirinin kontrol noktalarının tamamı zorunludur. İlk belgelendirilme yılından itibaren tüm kontrol noktalarına uyulması gereklidir. Kahve, kakao ve çay için Gözetim Zinciri dokümanlarında kapsama dahil olan faaliyetler hakkında ek bilgiler yer almaktadır. Gözetim Zincirinin kapsamı ülke bazındadır, ancak AB-274 ülke istisnadır, burada kapsam AB-27 çapında olabilir. Tam liste için lütfen ziyaret ediniz: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/statistics_explained/index.php/Glossary:EU-27 © UTZ Certified 2012 15 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 4. UTZ Belgelendirme süreci: denetim süreci, belgelendirme koşulları UTZ Certified’in hedefi zamanında ve düzenli bir denetim ve belgelendirme sürecine sahip olmaktır. Bu bölüm denetimin düzenlenmesi ve yürütülmesi için prosedür ve zamanlamayı açıklar (gerek Davranış Kuralları gerekse de Gözetim Zinciri için). 4.1 Genel UTZ Belgelendirme süreci UTZ Certified Davranış Kuralları ve/veya Gözetim Zinciri belgelendirilmesinin sürdürülmesi için, her takvim yılında (1 Ocak ila 31 Aralık) bir yıllık denetim gerçekleştirilmelidir. Bir yeni üretici veya tedarik zinciri aktörü UTZ Belgeli olmak istediğinde, aşağıdaki süreci tamamlamalıdırlar: 1. Bir yeni üretici veya tedarik zinciri aktörü ilk olarak UTZ Certified İçi İyi Portaline kaydorlmalıdır. 2. UTZ Certified üretici veya tedarik zinciri aktörüne bir kayıt teyidi verir. Teyit üye kimliği, kullanıcı adı ve şifreyi içerir ve UTZ Certified İçi İyi Portalindeki tüm kayıtlı kullanıcılara gönderilir. 3. Üretici veya tedarik zinciri aktörünün, kendi organizasyonunun Davranış Kuralları veya Gözetim Zincirinin (en son versiyonlarına göre) şartlarına uyduğundan emin olması önerilmektedir. Bir yeniden belgelendirilme durumunda, belge sahibi zaten İçi İyi Portalinde kayıtlı olacaktır. Belgesi sona ermeden önce BK’den zamanında bir denetim talep etmek belge sahibinin sorumluluğudur. Aşağıdaki adımlar hem yeni üyeler hem de yeniden belgelendirilenler için geçerlidir. © UTZ Certified 2012 16 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 4. Üretici veya tedarik zinciri aktörü Belgelendirme Kuruluşunu seçer. Üretici veya tedarik zinciri aktörünün birkaç BK'den teklif talep etmesi önerilmektedir. Aynı BK ile çalışmaya devam etmek zorunlu değildir. 5. Üretici veya tedarik zinciri aktörü ile BK arasında, en azından UTZ Certified denetiminin ücreti, zamanlaması ve kapsamının belirlenmiş olduğu, bir sözleşme olmalıdır. 6. Bir üretici veya tedarik zinciri aktörü BK'ye bir denetim için başvurduğunda, BK tüm ilgili dokümanların (örn. Belgelendirme Protokolü, Davranış Kuralları ve/veya Gözetim Zinciri) en son versiyonunu sağlayarak kendi başvuru prosedürünü başlatır. 7. Vakit kazanmak için, belge sahibi BK'ye fiziksel denetim öncesinde bir kendideğerlendirme sunar. 8. BK ve üretici veya taderik zinciri aktörü tarafından karşılıklı olarak kabul edilen bir denetim tarihi ayarlanmalıdır. 9. Denetim (fiziksel denetim, mülakatlar, dokümantasyon kontrolleri) orijinal veya uzatma belgesi sona ermeden önce gerçekleştirilir. 10. Belgelendirme sürecini tamamlarken, BK UTZ Certified İçi İyi Portalinceki Özet raporu doldurmalı ve UTZ belgesini (belgelendirme kararını) denetimi tamamladıktan sonra 20 iş günü içerisinde (4 hafta) yüklemelidir. UTZ Certified ek dokümantasyon talep etme hakkını saklı tutar (örn. baş denetçi ve denetçi tarafından imzalanmış UTZ Certified Kontrol Listesi). BK bu talebe uymalıdır. 11. UTZ Certified İçi İyi Portalindeki bilgiler UTZ Standartlar ve Belgelendirme Departmanı tarafından gözden geçirilip, onaylandıktan sonra, lisans aktif hale gelecek ve üretici veya tedarik zinciri aktörü İçi İyi Portaline işlemlerini kaydedebilecektir. BK'nin belge sahibinin belgenin ve özet raporun bir kopyasını almasını sağlaması gereklidir. © UTZ Certified 2012 17 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 4.2 Denetim süreci Bu bölüm Davranış Kuralları denetimleri ve Gözetim Zinciri denetimleri için denetim sürecinin adımlarını açıklar. Davranış Kuralları ve/veya Gözetim Zincirine göre belgelendirilmiş üreticiler ve tedarik zinciri aktörlerinin yıllık olarak yeniden belgelendirilmesi gereklidir (her takvim yılı: 1 Ocak ila 31 Aralık arası). Denetimde çevirmenler kullanılacak ise, bunlar denetlenen üretici veya tedarik zinciri aktöründen bağımsız olmalıdırlar. Bu mümkün değil ise, çevirmenler tarafsız bir rol oynamalıdırlar ve denetçinin çevirmenin adını ve kendisinin organizasyon ile bağlantısını denetim raporuna kaydetmesi gereklidir. Denetimlerin verimliliğini arttırmak ve maliyetleri azaltmak üzere, BK üretici veya tedarik zinciri aktörünün fiili denetiminden önce, Davranış Kuralları ve/veya Gözetim Zincirine göre bir masa başı gözden geçirme gerçekleştirir. Belgelendirme için başvuran üreticiler ve tedarik zinciri aktörleri yıllık kendi-değerlendirme sonuçlarını, önceki denetimin sonuçlarını ve geçerli şartlara uyduklarını kanıtlayan diğer kayıtları sunmaları gereklidir. UTZ Certified Kontrol Listeleri bu masa başı gözden geçirmeyi kolaylaştırır. BK sunulan dokümanları gözden geçirir ve denetimi planlamanın bir anlamı olup olmadığını tespit etmek için, her türlü hususları veya endişe alanlarını üretici veya tedarik zinciri aktörü ile netleştirir. BK belge sahibinin nihai belge ve özet raporun bir kopyasını almasını sağlamalıdır. 4.2.1. Davranış Kuralları için genel denetim süreci Davranış Kuralları denetimi belge sahibinin uymakta olduğu yıla bağlı olarak değişiklik gösterir. Belge sahibinin belirli sayıda zorunlu kontrol noktasının yanı sıra belirli sayıda ek kontrol noktasına uyması gereklidir. Bir yeni belge sahibi Davranış Kurallarına 1. uygunluk yılı ile başlar. Yeniden belgelenen belge sahipleri belgelendirmenin izleyen yılına geçerler5. örn. yıl 2’den 3’e, yıl 3’ten 4’e. Masa başı gözden geçirme belge sahibinin hangi yılda olduğunu ve dolayısı ile hangi kontrol noktalarının geçerli olduğunu tespite yarar. Belirli sayıda ek kontrol noktası açısından, hangi ek kontrol noktalarına uyacağını belge sahibi seçer6. Belge sahibi için, izleyen belgelendirme yılında zorunlu hale gelecek olan ek kontrol noktalarının seçilmesi yararlıdır. Bir ilk denetimde, denetçi çiftlikte kayıt tutmanın genel kontrolü için, Davranış Kurallarında talep edilen kayıtları denetim tarihinden önceki 3 ay için doğrulayacaktır. Kayıtların belgenin geçerlilik tarihinden itibaren Davranış Kuralları şartlarını karşılaması gereklidir. Bir izleyen denetim için (yeniden belgelendirme), denetçi Davranış Kurallarında talep edilen tüm kayıtları bir önceki denetime kadar geri gidecek şekilde doğrulayacaktır. Denetim için, UTZ Certified belge sahibinin hangi kontrol noktalarının gelmekte olduğu ve/veya hangilerinin uygunluk için ek iyileştirmeye ihtiyacı olduğu hakkındaki farkındalığını arttırmak üzere, geçerli olduğunda, tüm noktaların doğrulanmasını kuvvetle önerir. Belge sahibi şu koşullarda BK’nin yalnızca zorunlu noktalar ve seçilen ek noktalara odaklanmasını talep edebilir (örn. zamandan tasarruf için), (1) kendi-değerlendirme kontrol noktalarının geçerliliği ve belge sahibinin hangi ek kontrol noktalarına uymak istediğine ilişkin tüm bilgileri içeriyor ise ve (2) belge sahibinin herhangi bir kontrol noktasının geçerli olmadığına ilişkin açık kanıtı var ise. 5 Ek detaylar için lütfen ilgili Davranış Kurallarına bakınız. Belge sahibinin uymayı (henüz) seçmemiş olduğu ek kontrol noktalarının özet rapora bir uygunsuzluk olarak dahil edilmesi gerekmez. Bu noktaları, veya bunların bazılarını, gelecek belgelendirmelerde ele alınması gereken noktalar olarak belirtmek opsiyoneldir. 6 © UTZ Certified 2012 18 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 4.2.2. Bir bireysel veya çoklu-saha belgelendirmesinde Davranış Kuralları denetimi Denetim çiftlikte ve merkez ofiste, Belgelendirme Protokolü ve Davranış Kurallarının en son dokümanları kullanılarak yapılacaktır. Denetim aşağıdakileri kapsayacaktır: 1) yönetim ile açılış toplantısı 2) önceki dış denetim sonuçları ve üretici tarafından yapılan yıllık kendi-değerlendirmenin gözden geçirilmesi 3) tüm ilgili dokümantasyonun gözden geçirilmesi 4) kayıtların değerlendirilmesi 5) ürün akış kontrolü hesaplamaları 6) görüşmeler / kilit personel ile mülakatlar 7) fiziksel denetim: Bir bireysel belgelendirme durumunda, denetçi bireysel çiftliği denetleyecektir. Çiftliğin birkaç tarlası var ise, denetlenecek minimum tarla sayısı çiftliğe ait tarlaların sayısının kareköküne dayalı olacaktır. BK bu sayıyı kendi takdirine göre ve gerekçeli kriterlere dayalı olarak arttırabilir. Her yıl ayrı bir örnek tarla grubu denetlenmelidir. Bireysel çiftlik Davranış Kurallarının tüm geçerli kontrol noktalarına göre denetlenir. Çoklu-saha belgelendirmesi durumunda, BK yıllık olarak belgelendirme için başvuran her sahayı/birimi denetler, ve belge üzerinde hangi sahaların/birimlerin belgelendirmeye dahil olduğunu açıkça belirtir. Tüm sahalar/birimler Davranış Kurallarının tüm geçerli kontrol noktalarına göre denetlenirler. 8) yönetim ile kapanış toplantısı, belirlenmiş olan her türlü uygunsuzluğun gözden geçirilmesi dahil olmak üzere (özet raporun taslak versiyonunun (müstakbel) belge sahibine bırakılması gerekli değildir, ama ana denetim bulgularının görüşülmüş olması gereklidir). 4.2.3. Bir grup veya çoklu-grup belgelendirmede Davranış Kuralları denetimi Bir grubun denetimi grubun merkez ofisi veya idari merkezinde, Belgelendirme Protokolü ve Davranış Kurallarının en son dokümanları kullanılarak, gerçekleştirilecektir. Bu grubun İç Kontrol Sisteminin (İKS) yönetildiği, tüm dokümantasyonun bulunabileceği ve kilit karar verme üzerindeki kontrolün uygulandığı yerdir. Bir çiftçi grubu, eğer tüm çiftçiler açık bir şekilde aynı tarım uygulamalarını izler ve ortak bir yönetim sistemine sahip olur ise, bir çiftlik birimi olarak kabul edilebilir. Denetim aşağıdakiler kapsayacaktır: 1) grubun yönetimi ile açılış toplantısı 2) İKS’nin yapısı ve işleyişinin gözden geçirilmesi, aşağıdakilerin kontrol edilmesi: grubun üyelerinin listesi üretici ve grup veya İKS yönetimi arasındaki, her iki tarafında da haklarını ve yükümlülüklerini belirleyen, sözleşme veya anlaşma grubun spesifik durumu için geçerli olan Davranış Kurallarının benimsenmiş yorumu olan, geçerli kontrol noktalarını belirten, grubun iç standardı © UTZ Certified 2012 19 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 risk değerlendirmesi: denetçi üretim zincirinin tüm adımlarının ve yakın çevrenin, aynı zamanda İKS’de, üretim bütünlüğüne olan riskleri tanımlamak üzere bir risk değerlendirmesi gerçekleştirecektir. Risk değerlendirmesi denetim ve belgelendirme faaliyetleri için bir temel işlevi görecektir. 3) tüm ilgili dokümantasyonun, kendi-değerlendirme dahil olmak üzere, gözden geçirilmesi 4) kayıtların değerlendirilmesi 5) İKS tarafından yapılan yıllık iç tetkikin gözden geçirilmesi 6) uygunsuzlukların İKS tarafından nasıl ele alındığının gözden geçirilmesi 7) ürün akış kontrolü hesaplamaları 8) görüşmeler / kilit personel ile mülakatlar 9) fiziksel denetim: Grup belgelendirilmesi durumunda, denetçi minimum 5 üyeli gruba ait olan üyelerin/üreticilerin sayısının karekökünü denetler. Bu sayı aynı zamanda İKS’nin risk esaslı değerlendirilmesinin sonucu ile belirlenecektir. Denetlenecek olan çiftlikler, bir risk-esaslı değerlendirme ve rastgele seçim kombinasyonuna dayalı olarak, bütün grubu temsil edecek bir şekilde seçilmelidir. BK kendi takdirine göre ve gerekçeli kriterlere dayalı olarak, denetlenecek çiftlik sayısını arttırabilir. Oldukça farklı bir üretim sistemine sahip (yapı veya coğrafya) üyeler/üreticiler grubun ve İç Kontrol Sisteminin (İKS) parçası olabilirler, ama BK tarafından bireysel olarak denetlenmelidirler. Bu üreticilerin geçerli ‘p’ ve ‘c’ kontrol noktalarına uymaları gereklidir. Bir çoklu-grup belgelendirilmesi durumunda, BK tarafından denetlenecek olan minimum çiftlik sayısı aynı gruba ait üreticilerin sayısının kareköküne dayalı olacaktır, ama aynı zamanda İKS’nin risk esaslı değerlendirmesinin sonucu ile belirlenecektir. Çoklu-grubun alt-grupları benzer üretim sistemlerine sahip değil ise ve/veya çoklu-grup düzeyinde bir merkezi İKS yönetimi yok ise, o zaman alt-gruplar bireysel kuruluşlar olarak görülür (tek bir belge altında toplanmış olmalarına rağmen), ve BK tarafından (dış) denetim grup başına karekök alınır. Grup belgelendirmesinde olduğu gibi, oldukça farklı üretim sistemleri (yapı veya coğrafya) olan çoklu-gruplar grubun ve İç Kontrol Sisteminin (İKS) bir parçası olabilirler, ama BK tarafından bireysel olarak denetlenmeli ve geçerli ‘p’ ve ‘c’ kontrol noktalarına uymalıdırlar. 10) temsil edici bir sayıda iç tetkikçilerin tanık denetimleri: İç denetçilerin yetkinlik ve performansının değerlendirilmesi 11) yönetim ile kapanış toplantısı, belirlenmiş olan her türlü uygunsuzluğun gözden geçirilmesi dahil olmak üzere (özet raporun taslak versiyonunun (müstakbel) belge sahibine bırakılması gerekli değildir, ama ana denetim bulgularının görüşülmüş olması gereklidir). 4.2.4. Gözetim Zinciri için genel denetim süreci Gözetim Zincirinin kontrol noktalarının tamamı zorunludur. İlk belgelendirme yılından itibaren, tüm kontrol noktalarına uyulması gereklidir. Lütfen spesifik şartlar hakkında kahve, kakao ve çay için ve de tedarik zincirindeki hangi tedarik zinciri aktörünün belgelendirilmesi gerektiği konusunda ilgili UTZ Certified Gözetim Zinciri dokümanlarını kontrol ediniz. © UTZ Certified 2012 20 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 Bir ilk denetimde, denetçi organizasyondaki kayıt tutmanın genel kontrolü için, Gözetim Zincirinde talep edilen kayıtları denetim tarihinden önceki 3 ay için doğrulayacaktır. Kayıtların belgenin geçerlilik tarihinden itibaren Gözetim Zinciri şartlarını karşılaması gereklidir. Bir izleyen denetim için (yeniden belgelendirme), denetçi Gözetim Zincirinde talep edilen tüm kayıtları bir önceki denetime kadar geri gidecek şekilde doğrulayacaktır. Bir bireysel veya çoklu-saha belgelendirmesinin Gözetim Zinciri denetimi Denetim tedarik zinciri aktörünün yerinde, Belgelendirme Protokolü ve UTZ Certified Gözetim Zincirinin en son dokümanları kullanılarak yapılacaktır. Denetim aşağıdakileri kapsayacaktır: 1) yönetim ile açılış toplantısı 2) tüm ilgili dokümantasyonun, kendi-değerlendirmesinin ve önceki dış denetim sonuçlarının gözden geçirilmesi 3) kayıtların değerlendirilmesi 4) görüşmeler / kilit personel ile mülakatlar 5) fiziksel denetim: Bir bireysel belgelendirme durumunda, denetçi bireysel tedarik zinciri aktörünü Gözetim Zincirinin tüm geçeli kontrol noktalarına göre denetleyecektir. Bir çoklu-saha belgelendirmesi durumunda, BK denetim öncesi çoklu-sahanın kaç sahasının fiziksel olarak denetlenmesi gerektiğine ilişkin bir yıllık risk değerlendirmesi yapar (risk değerlendirmesi, bunlar ile kısıtlı olmamak kaydı ile, şunları kapsar: izlenebilirlik modeli, altyüklenicilerin kullanılması, sahalardaki işlemenin karmaşıklığı, çoklu-saha operasyonu içerisinde işleme faaliyetlerinin homojenliği). BK tarafından denetlenecek saha sayısının en azından toplam saha sayısının karekökü olması gereklidir. Fiziksel olarak denetlenmeyen sahalar için, BK bir dokümantasyon kontrolü için dokümantasyon talep edebilir. BK belgeye hangi birimler/konumların dahil olduğunu belge üzerinde belirtir. 6) yönetim ile kapanış toplantısı, belirlenmiş olan her türlü uygunsuzluğun gözden geçirilmesi dahil olmak üzere (özet raporun taslak versiyonunun (müstakbel) belge sahibine bırakılması gerekli değildir, ama ana denetim bulgularının görüşülmüş olması gereklidir). 4.3 Belgelendirme koşulları Bu bölüm belge sahipleri (üreticiler, tedarik zinciri aktörleri) ve BK’ler tarafından Davranış Kuralları ve Gözetim Zinciri denetimleri için uyulması gereken belgelendirme koşullarını açıklar. 4.3.1. Davranış Kuralları ve Gözetim Zinciri belgelendirmesi için genel belgelendirme koşulları Aşağıdaki koşullar tüm ürünler ve bunların ilgili Davranış Kuralları ve Gözetim Zinciri belgelendirmeleri için geçerlidir. Çay belgelendirmesi için Davranış Kurallarının ek koşulları ek 3’te yer almaktadır. a. Belge 365 günlük bir süre ile geçerlidir. Belgeler arasında bir zaman boşluğu olamaz 7. 7 Bu şarta istisna yalnızca belge sahibi BK’yi (belgenin geçerlilik süresi sonunda) değiştirir ise, ve de bu durumda önceki belgenin sona erme zamanında yeni BK ile sözleşme tesis edilmemiş olduğu takdirde tanınabilir. © UTZ Certified 2012 21 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 b. Belge sahibinin en geç belgenin düzenlendiği tarihte BK ile imzalanmış bir sözleşmesi olmalıdır. c. Belge sahibi belgelendirme süreci için BK’yi değiştirir ise, üye ile geçerli bir sözleşmesi bulunan BK (mevcut) belgede bir uzatma yapabilecek olan BK’dir. Belge sahibi uzatmanın gerekçeli olduğuna ilişkin yeterli kanıt sunmadığı takdirde, bir BK her zaman bir uzatmayı reddedebilir. d. Bir belge uzatması orijinal belgenin sona ermesinin ardından 3 aya kadar verilebilir. Ancak, her zaman, her takvim yılında (1 Ocak ila 31 Aralık arası) bir yıllık denetim olmalıdır. uzatmayı belge sahibi BK ile talep etmelidir. Bir uzatmaya yalnızca bir tekrar-denetim planlanmış ve teyit edilmiş ise izin verilebilir. UTZ Certified bir belgenin uzatılması hakkında bunun nedeni, sonraki denetimin tarihi ve uzatma dahil ekli belge ile birlikte, mevcut belge/lisans sona ermeden bilgilendirilmelidir. e. Uzatma durumunda, denetim orijinal belgenin sona erme tarihinin ardından 3 aya kadar herhangi bir zaman içerisinde yapılabilir. Ardından belge yeni belgelendirme döneminin kalan süresi için düzenlenir. Örneğin, bir 3 aylık uzatma verilmiş ise, yeni belge izleyen 9 ay için geçerli olacaktır. f. İzleyen denetimler sırasında, BK’ler belge sahibini yılın herhangi bir zamanında, belgenin sona etme tarihinden önce olması koşulu ile, denetleyebilir. Bu BK’nin üretimin farklı aşamaları üzerinde denetim yapmasına olanak verir, bu da UTZ Certified tarafından kuvvetle önerilmektedir. g. UTZ Certified sorunsuz bir süreç sağlamak için, denetimin belgenin en geç sona erme tarihinden 1 ay önce gerçekleştirilmesini kuvvetle önermektedir. h. Davranış Kuralları ve Gözetim Zinciri için UTZ Certified belgesi yalnızca belgelendirmeyi engelleyen tüm uygunsuzluklar çözümlendiğinde düzenlenebilir. Bir izleyen denetim durumunda (yeniden belgelendirme), belgelendirme sürekli bir süreç olduğundan, belgenin geçerlilik tarihleri önceki belgenin geçerlilik tarihlerine göre ayarlanacaktır. i. İzleyen denetim durumunda (yeniden belgelendirme), belge sahibi yıllık denetimi yaptırmamaya karar verir ise, BK sözleşmeyi iptal eder. 4.3.2. Davranış Kuralları için belgelendirme koşulları Aşağıdaki koşullar yalnızca bir Davranış Kuralları belgelendirmesi için geçerlidir: a. İlk denetim (bir yeni üretici için) hasat başlangıcından 3 ay öncesinden 3 ay sonrasına kadar olan dönemde olmalıdır. Hasat ana/büyük veya orta/küçük hasadı ifade etmektedir. Bir belge sahibi ilk denetimi talep etmeye daha geç bir aşamada karar verir ise (hasat sonunda veya sonrasında), bu hasat belgelendirilemez. Bir sürekli hasat var ise, ilk denetim herhangi bir zamanda gerçekleştirilebilir. b. Belgenin geçerliliği belge sahibinin hasadının başlangıcında başlar (böylelikle tüm hasat dönemi belge kapsamına dahil edilir). İlk denetim hasat sırasında gerçekleşmiş ise, belgenin geçerliliği yine de hasadın başında başlar, bu da BK’nin hasat başlangıcından denetim tarihine kadar olan dönem için şartları geriye dönük olarak kontrol etmesi gerektiği anlamına gelir. Bir sürekli hasat var ise, belgenin geçerliliği herhangi bir zamanda başlayabilir (yani, belge sahibi uygunluk sağladığında ve denetimden önce en erken 3 ay olmak üzere – ikinci durumda bir geriye dönük kontrol gereklidir). © UTZ Certified 2012 22 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 c. Yukarıda belirtildiği üzere, Davranış Kuralları için UTZ Certified belgesi yalnızca belgelendirmeyi engelleyen uygunsuzluklar için tüm düzeltici faaliyetler ele alındığında düzenlenebilir. Uygunsuzluklar doğrudan yılın hasadı ile ilgili ise ve ciddi mahiyette ise, hasat belgelendirilemez8. d. Yukarıda belirtildiği üzere, bir izleyen denetim durumunda (yeniden belgelendirme), belge sahibi yıllık denetimi yaptırmamaya karar verir ise, BK sözleşmeyi iptal eder. Belge sahibi daha ilerideki bir aşamada (yani, hasat başlangıcının ardından 3 aydan fazla) denetimi talep etmeye karar verir ise, o yılın hasadı belgelendirilemez. Örnek vaka: bir yeni üretici UTZ Certified Davranış Kuralları belgelendirmesi için ilk kez bir denetim geçirecektir. Hasat Kasım 2012’de başlamaktadır ve, Protokole göre, denetçi hasattan kısa süre önce (3 aydan fazla olmamak üzere) veya hasat sırasında (ilk 3 ay) denetim yapabilir, yani Eylül 2012 ile Şubat 2012 arasındaki dönem. Denetçi denetimi Ekim 2012’de gerçekleştirir ve belgeyi 20 Kasım 2012 tarihinde başlayan bir geçerlilik ile düzenler. Belge şimdi 19 Kasım 2013 tarihine kadar geçerlidir. 2013 yılında, BK 3 aylık bir uzatma düzenler. Belge 19 Şubat 2014 tarihine kadar uzatılır. Bu yalnızca denetçi denetimi 31 Aralık 2013 tarihinden önce yapar ise mümkündür. Yeni düzenlenen belge 20 Şubat 2014 tarihinden 19 Kasım 2014 tarihine kadar geçerli olacaktır. İlk belge: 20 Kasım 2012 – 19 Kasım 2013 Uzatılmış belge: 20 Kasım 2013 – 19 Şubat 2014 Denetim 31 Aralık 2013 tarihinden önce yapılır İkinci belge: 20 Şubat 2014 – 19 Kasım 2014 4.3.3. Gözetim Zinciri için belgelendirme koşulları Aşağıdaki koşullar yalnızca bir Gözetim Zinciri belgelendirmesi için geçerlidir: a. Bir Gözetim Zinciri belgelendirmesi durumunda, yeni tedarik zinciri aktörünün denetim yaptırmak için yeni tedarik zinciri aktörü tarafından belgelenen faaliyetlere (örn. işleme) başlanmasının ardından 3 ay süresi vardır. b. Belge tedarik zinciri aktörünün belgelenen ürünü işleme başladığı tarih ile aynı olan bir geçerlilik tarihi ile düzenlenecektir (Kakao Gözetim Zincirinde Kütle Dengesi: belgelendirilmiş kakaonun alınmış olduğu andan itibaren 3 ay). 4.4 Belgeli üretim hacminin tespit edilmesi BK’lerin bir belge sahibinden UTZ Certified olarak satılabilecek ürün hacmini tahmin etmeleri gereklidir. Bu hacim Davranış Kuralları belgesi üzerinde belirtilmelidir. Belgeli ürün miktarı geçmiş üretim kayıtları ve mevcut ürün öngörülerine dayalı olarak tespit edilmelidir. Hasat edilen hacim öngörülen hacimden (ve belgeli hacimden) daha yüksek ise, üretici ekstra hacmi belgelendirmeye karar verebilir. BK belgeli hacimdeki değişikliği aşağıdaki yollardan biri ile raporlayabilir: - BK belgenin/lisansın sona erme tarihinden önce, İçi İyi Portalinde bir hacim arttırma talep ederek, belgeli hacimdeki değişikliği UTZ Certified’e raporlar. 8 Danışmak için, BK UTZ Standartlar ve Belgelendirme ekibi ile irtibata geçebilir. © UTZ Certified 2012 23 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 Ekstra hacim yeniden belgelendirme denetiminde değerlendirildikten sonra, BK ekstra hacmi yeni belgeye hasılat bakiyesi olarak dahil eder. Belge sahibinin (yani, üretici veya organize üreticiler grubu) stokunda hala önceki yılın belgelendirmesinden belgeli ürün var ise, denetçi hala UTZ Certified ürün olarak satılmak üzere mevcut olan miktarı değerlendirir. Ardından bu miktar Davranış Kuralları belgesine “devreden hacim” olarak dahil edilir ve belge sahibi bu miktarı hala belgeli ürün olarak satabilir. Depoya teslim edilen ve İçi İyi Portalinde ilan edilen hacimler yeni belgede devreden hacim olarak alınamazlar. 4.5 Belgelendirme bilgilerinde değişiklikler Belge sahibi belgelendirme bilgilerine ilişkin tüm değişiklikleri (üretim alanı, hacmi, yeni üyeler ve sahalar) BK’ye bildirmelidir. Ardından, BK Belgelendirme Protokolü doğrultusunda izleyebilir ve İçi İyi Portali üzerinden mevcut belgede bir genişletme talep edebilir. BK değişiklikleri içeren bir yeni belge düzenleyecek ve genişletmeyi UTZ Certified’e raporlayacaktır. Bir ek denetim gerçekleştirilmiş ise, belge ve denetim raporunun UTZ Certified’e gönderilmesi gereklidir. BK’ler ek tetkikler için bir Özet Rapor şablonunu şu adresten talep edebilirler: certification@utzcertified.org Bir belgeli üretici için %10’a kadar yeni üretim alanı ve/veya hacmi, ek alanı BK’ye tescil ettirilerek, BK tarafından ek doğrulama gerekmeksizin, yıllık olarak belgeye eklenebilir. Bir belgeli üreticinin üretim alanı ve/veya hacmindeki artış bir yıl içerisinde %10’dan fazla ise, mevcut belgeye genişletme eklenmeden önce yıl içerisinde bir ek denetim gerekli olacaktır. Belgeye yıllık olarak %10’a kadar bir üretici grubunun yeni üyeleri, ek üreticileri üretim alanları ve hacimleri ile BK’ye tescil ettirilerek, BK tarafından ek doğrulama gerekmeksizin, eklenebilir. Bir üretici grubunun üye sayısındaki artış bir yıl içerisinde %10’dan fazla ise, mevcut belgeye genişletme eklenmeden önce yıl içerisinde ek bir İKS ve yeni üyelerin karekökü kadar üye denetimi gerekli olacaktır. Bir yıl içerisinde bir üretici grubunun yeni üye sayısına bakılmaksızın, grup bir bütün olarak bir yıl içerisinde üretim alanını ve/veya hacmini %10’dan daha fazla arttırır ise, mevcut belgeye genişletme eklenmeden önce yıl içerisinde ek bir İKS ve yeni üyelerin karekökü kadar üye denetimi gerekli olacaktır. Belgelendirme bilgilerindeki bu değişiklikler bir belgenin geçerlilik süresi içerisinde meydana gelen değişiklikler ile ilgilidir, yani, üretici veya tedarik zinciri aktörü belgeyi aldıktan sonra ve belgenin geçerlilik süresi dolmadan önce. 4.6 a. Uygunsuzluklar: uyarı, askıya alma ve iptal Belgelendirmeyi önleyen uygunsuzluklar var ise, BK ve belge sahibinin, belge sahibinin bu uygunsuzlukları ele almasının gerektiği süre hakkında, mutabakat sağlaması gereklidir. Uygunsuzlukların çözümlenmesi için önerilen süre 12 haftaya kadardır (maksimum 60 iş günü). BK düzeltici faaliyet plan düzenine bağlı olarak, geçerli ise, yeniden-denetim için yeni ve karşılıklı kabul edilebilir bir tarih belirlemelidir. Belge yalnızca tüm zorunlu ve gerekli sayıdaki ek kontrol noktalarına uyulduğunda, ve uygunsuzluklar (geçerli ise) çözümlendiğinde düzenlenir. © UTZ Certified 2012 24 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 Bir belge sahibi Davranış Kuralları belgelendirmesine uymaz ise, BK hasadı belgelendiremez ve belge sahibinin izleyen yılın hasadı için bir yeni denetim için başvurması gereklidir. Bir Gözetim Zinciri belgelendirmesi durumunda, bir belge sahibini yeni bir denetim için başvurması gereklidir (herhangi bir spesifik zaman çerçevesi belirtilmemiştir). b. Önceki yılların uygunsuzluklarından biri yeni belgelendirmede tekrarlanır ise, düzeltici faaliyetin önceki belgelendirme kararındakinden daha katı olması gereklidir. c. Belge sahibi belgelendirme süreci için BK’yi değiştirir ise, önceki BK’nin önceki dış denetimin sonuçları hakkında yeni BK’yi bilgilendirmesi gereklidir. Davranış Kurallarına göre belgelendirme durumunda, belge sahibi son belgelendirmeye dayalı olarak izleyen uygunluk yılına devam eder. Belge sahipleri BK’lerini değiştirmeye karar vermeleri nedeni ile aynı düzeyde ek bir yıl daha kalamazlar. d. Belge sahibi tarafından BK’ye performansı hakkında şikayetler için, şikayetler prosedürü bu dokümanın 6. bölümünde açıklanmaktadır. BK’lerin, aşağıda açıklanan şekilde Davranış Kuralları veya Gözetim Zincirine uygunsuzlukları tespit etmek üzere sistemleri bulunmalıdır. Zorunlu ve/veya ek kontrol noktalarına, ve/veya UTZ Certified Belgelendirme Protokolüne uygunsuzluk nedeni ile, bir belge sahibi uyarılabilir, askıya alınabilir veya belgesi geri alınabilir. 4.6.1. Bir zorunlu kontrol noktasına uygunsuzluk Belge sahibi tespit edilen bir zorunlu kontrol noktasına uygunsuzluğu ilgili BK’ye önceden raporlamalıdır. Belge sahibi bu uygunsuzluğu gidermek için uygun önlemleri almalıdır. a. BK değerlendirme sırasında belge sahibinin uygunsuzluğu raporlamadığını tespit eder ise, BK uygunsuzluğun tespit edildiği andan itibaren 6 hafta içerisinde bir yazılı uyarı düzenleyerek, belge sahibinin bunu maksimum 12 içerisinde (60 iş günü) düzeltebilmesi için, ilgili kontrol noktasına uygunluğu talep eder. Düzeltici faaliyetler BK ve belge sahibi arasında kabul edilmelidir. Uygunsuzluklar ve alınan düzeltici faaliyetler dokümante edilmeli ve denetçiye sağlanmalıdır. Düzeltici faaliyetler bu zaman çerçevesinde üstlenilmemiş ve BK tarafından kontrol edilmemiş ise, BK belge sahibini derhal 3 ay süre ile askıya almak zorundadır. Zorunlu kontrol noktalarına BK tarafından tespit dilen birkaç uygunsuzluk durumunda, BK belge sahibini daha uzun bir süre askıya almaya karar verebilir. Belge sahibinin askıya alınmış olduğu süre içerisinde, belge sahibi ürününü belgeli olarak satamaz. Askıya alma süresi sona ermeden önce, BK spesifik kontrol noktalarına uygunluğu doğrulamak için, belge sahibini yeniden-denetlemelidir. Aynı kontrol noktasına aynı uygunsuzluk tekrar tespit edilir ise, belge sahibinin mevcut belgesi (var ise) geri alınır ve yeni belgelendirme dönemi için bir belge düzenlenemez. Belge sahibi bir hasat süresince (veya sürekli hasat var ise, bir yıl boyunca) yenidenbelgelendirme için başvuramaz. b. Belge sahibi uygunsuzluğu BK’ye raporlamış ise, belge sahibinin dış denetim gerçekleşmeden önce, ilgili kontrol noktasına uymak üzere düzeltici önlemler alması gereklidir. Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlerin dokümante edilmesi gereklidir ve BK yeniden belgelendirme denetimi sırasında, düzeltici faaliyetlerin © UTZ Certified 2012 25 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 yerine getirildiğini doğrulayacaktır. BK düzeltici faaliyetlerin üstlenilmemiş olduğunu tespit eder ise, yukarıda raporlanmamış uygunsuzluklar için açıklanan prosedür izlenmelidir. 4.6.2. Bir ek kontrol noktasına uygunsuzluk (yalnızca Davranış Kuralları için geçerlidir) Talep edilen sayıda ek kontrol noktasına uyulmadığını BK tespit eder veya belge sahibi raporlar ise, bir zorunlu kontrol noktasına uygunsuzluklar ile aynı önlemler geçerlidir. 4.6.3. Grup veya çoklu-grup belgelendirmesi durumunda uygunsuzluklar Üye/üretici herhangi bir uygunsuzluğu İKS yönetimine raporlamalıdır. İKS yönetimi bu uygunsuzluğu gidermek üzere, üye/üretici ile birlikte uygun önlemleri almalıdır. İKS yönetimi her türlü uyarı, askıya alma veya iptali kaydetmelidir. a. İç denetimde üreticinin uygunsuzluğu İKS yönetimine raporlamamış olduğu tespit edilir ise, İKS yönetimi üreticiyi derhal askıya almalıdır. Üretici askıya alınmış olduğu süre içerisinde, ürününü belgeli olarak satamaz. Askıya alma süresinin bitiminden önce, üretici iç tetkikten geçmelidir. Bir zorunlu kontrol noktasına aynı uygunsuzluk tespit edildiği takdirde, üreticinin grup üyeliği iptal edilir ve bir hasat süresince (veya sürekli hasat var ise, bir yıl boyunca) yeniden-belgelendirme için başvuramaz. b. Üretici uygunsuzluğu İKS yönetimine raporlamış ise, İKS üreticiye bir uyarı düzenlemeli ve düzeltici faaliyetler için bir süre vermelidir. Bu süre içerisinde üretici grubun bir üyesi olarak görülmeye devam eder ve ürününü belgeli olarak satabilir. Düzeltici faaliyet süresinin sonunda, İKS söz konusu zorunlu kontrol noktasına (noktalarına) uygunluğunu doğrulamak için üreticiyi iç tetkike tabi tutmalıdır. Aynı uygunsuzluk tekrar tespit edilir ise, raporlanmamış uygunsuzluklar için prosedür izlenmelidir. Davranış Kuralları ve Gözetim Zinciri için UTZ belgesi yalnızca belgelendirmeyi önleyen tüm uygunsuzluklar giderilmiş olduğunda düzenlenebilir. Bu uygunsuzluklar İçi İyi Portalinde UTZ Certified ‘e raporlanır. Bir Davranış Kuralları belgelendirmesi ve doğrudan o yılın hasadı ile ilgili ve ciddi mahiyette olan uygunsuzluklar durumunda, hasat belgelendirilemez. BK her türlü uyarıyı kaydetmeli ve UTZ Certified Standartlar ve Belgelendirme Departmanını derhal, gereken şekilde yazılı olarak bilgilendirmelidir. Bir askıya alma durumunda, BK askıya almayı derhal İçi İyi Portaline kaydeder ve UTZ Certified Standartlar ve Belgelendirme Departmanını e-posta ile bilgilendirir. Belge sahibi UTZ Certified müşterilerini herhangi bir askıya almanın durumu hakkında bilgilendirmelidir. Bir askıya alma bir belgenin geri alınmasına (belgelendirme iptali) yol açar ise, UTZ Certified Standartlar ve Belgelendirme Departmanını derhal yazılı olarak bilgilendirilmelidir. Tüm bu bildirimler için adres: certification@utzcertified.org. © UTZ Certified 2012 26 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 5. İç Kontrol Sistemi ve şartlar Bir iç kontrol sistemi (İKS) üreticilerin organizasyonel beceriler, yönetim, verimlilik ve genel performanslarını iyileştirmek için aldıkları gerekli önlemleri belirleyen bir kalite yönetim sistemidir. İKS Davranış Kuralları Grup ve ÇokluGrup Belgelendirmesi elde etmek ve grubun tüm üyelerinin UTZ Davranış Kurallarına uymasını sağlamak için bir şarttır. Tüm bireysel grup üyelerinin yıllık denetimi BK’den üretici grubun İKS’sine devredilir, bu da iç tetkiklerin resmi denetimler olarak kabul edildiği anlamına gelir. BK İKS’nin grubun tüm üyelerinin Davranış Kurallarına uymasını güvenceye almak üzere iyi çalışıp çalışmadığını değerlendirir. BK aynı zamanda İKS prosedürlerinin, grup tarafından geliştirildikleri şekli ile, UTZ Certified Davranış Kurallarının minimum kriterlerini karşılayıp karşılamadığını kontrol eder. Denetim İKS dokümantasyonu ve İKS personelinin yeterliliklerini kontrol ederek ve temsil edici sayıdaki grup üyesini tekrar denetleyerek yapılır. 5.1 Bir İKS için genel şartlar İKS farklı unsurlardan oluşur: • UTZ Certified Davranış Kuralları şartlarına uygunluğu sağlamak için bir İç Standart ve Prosedürler dokümanı. İç standart grubun spesifik durumu için Davranış Kurallarının geçerli kontrol noktalarını belirtir. • UTZ Certified Davranış Kuralları tarafından talep edilen tüm İKS kayıtları ve dokümanları, güncellenmiş ve merkezi bir konumda dış denetçi için erişilebilir durumda. • Grup üyelerinin listesi. • Üretici ve grup veya İKS yönetimi arasında, her iki tarafın haklarını ve yükümlülüklerini belirleyen sözleşme veya anlaşma. • Yürürlükte olan bir iç tetkik sistemi. Her kayıtlı üretici yılda en az bir kez geçerli UTZ Certified şartlarına göre denetlenir. İç tetkik yılın herhangi bir zamanında yapılabilir ve üretici açısından hangi faaliyetlerin iç tetkikin parçası olduğu açık olduğu sürece, diğer faaliyetler ile de birleştirilebilir. Dış denetim zamanında, iç tetkik turu BK’yi bütün grubun Davranış Kurallarına uygun olduğundan emin olmasını sağlayacak derecede tamam olmalıdır. • Çiftçilerin iç tetkiki ve onayı için prosedürler. İç tetkikin bulgularına dayalı olarak her üreticinin belgelendirilme durumunu değerlendiren bir onay ve yaptırım müdürü veya komitesi vardır. • Üyelerin zorunlu ve/veya ek kontrol noktalarına, ve/veya UTZ Certified akdi anlaşmalarına uygunsuzluğu için uyarı, askıya alma veya iptal kayıtları. Düzeltici faaliyetler için İKS tarafından tespit edilen süreler dahil olmalıdır. • Üreticinin onay ve yaptırım müdürü veya komitesi tarafından alınan her türlü karara itiraz etme hakkını kullanmasına olanak veren prosedürler. • Yeni grup üyelerinin iç tetkik kayıtları. Üye ürününü belgeli olarak satabilmeden önce bu denetimler gerçekleştirilmiş olmalıdır. © UTZ Certified 2012 27 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 5.2 İç tetkikçilerin tanımı ve sorumlulukları Bir iç tetkikçi İKS yönetimi tarafından münferit grup üyelerinin iç tetkikini üstelenmek üzere görevlendirilir. İç tetkikçiler grup üyelerine tavsiyelerde bulunabilirler ama ardından aynı üyeleri yalnızca gerekçeli durumlarda denetlemelidirler, örn. grup yönetimi iç tetkikçinin tarafsızlığını sağlar ve izler ise. İç tetkikçiler için şartlar: • İç tetkikçiler en az yılda bir kez eğitilirler. • Grup iç tetkik sürecini taşere eder ise, iç tetkikçiler tarafından gerçekleştirilen işten İKS müdürü sorumludur. • İKS müdürü iç tetkikçilerinin, diğerlerinin yanı sıra, yerel/bölgesel tarımsal sistemler bilgisi, UTZ Certified ilkeleri ve uygulamaları hakkında teknik ve sosyal bilgi birikimi, açısından gerekli yetkinlikleri, kontrol prosedürleri ve iç standartlardaki yetkinliklerini tanımlamakla sorumludur. • Öğrenim, eğitim, beceriler ve deneyime ilişkin kayıtlar grup yönetimi tarafından muhafaza edilmelidir. • Yeni iç tetkikçilerin, görevlerini gerçekleştirmeden önce, uygun eğitimi almaları gereklidir. Not: Grup belgelendirilmesi için İç Kontrol Sistemi (İKS) hakkında ek bilgiler UTZ Certified’in bir İKS’nin nasıl kurulacağına ilişkin kılavuzunda bulunabilir. Bu UTZ Certified Davranış Kurallarına göre belgelendirme için bir İç Kontrol Sisteminin nasıl kurulacağı ve yönetileceğine ilişkin bir ÖRNEKTİR. Bu kılavuzlar UTZ Certified Eğitim Merkezinde mevcuttur. © UTZ Certified 2012 28 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 6. Şikayetler, itirazlar ve ihtilaf prosedürü BK veya bir BK altyüklenicisi ile, denetim ve denetim süreci hakkında, bir şikayeti, itirazı veya ihtilafı olan üreticiler veya tedarik zinciri aktörleri bunu yazılı olarak BK’ye sunmalıdırlar. BK’nin bu şikayetler, itirazlar ve ihtilafları kaydetmek ve ele almak için bir prosedürü bulunmalıdır 9. BK şikayetçiye 15 iş günü içerisinde (3 hafta) cevap vermelidir. Şikayet, itiraz veya ihtilaf 20 iş günü (4 hafta) içerisinde çözümlenemediği takdirde, BK bunu UTZ Certified’e raporlamalıdır. Şikayetçi şikayet, itiraz veya ihtilafın BK tarafından uygun şekilde ele alınmadığını düşündüğü takdirde, şikayetçi bunu UTZ Standartlar ve Belgelendirmeler Departmanına raporlayabilir.10 6.1 Belgeli üreticiler ve/veya tedarik zinciri aktörlerinin BK tarafından gözetimi Belge sahipleri belgelendirilme sırasında bilgileri veya belgelerinin kapsamındaki herhangi bir değişiklik hakkında BK’yi bilgilendirmelidirler. BK gerekli gördüğü takdirde, onaylı bir belge sahibinin ek bir incelemesi ve/veya denetimini gerçekleştirmeye karar verebilir. Aynı zamanda, BK üyenin belgesini/lisansını askıya alabilir ve bu durumda BK kendisine bunu yapabileceğini bildirene kadar belge sahibinin belgeli ürün satmasına izin verilmez. BK bu konuda UTZ Certified’i de bilgilendirmelidir. Denetim sırasında BK Belge Sahibinin Davranış Kuralları ve/veya Gözetim Zincirine uymaya devam ettiğini teyit etmek üzere Belge Sahibinin ürününü değerlendirir. Buna ek olarak, Davranış Kuralları her belge sahibinin belgeli ürün ile ilgili tüm şikayetlerin kaydını tutmasını ve bu kayıtları BK’ye sağlamasını gerekli kılar. Belge sahibi ürünler ve hizmetlerde tespit edilen ve standarda uygunluğu etkileyen şikayetler ve her türlü eksiklikler ile ilgili olarak uygun önlem almalıdır. Tüm önlemler hem BK hem de belge sahibi tarafından dokümante edilmelidir. Bu gözetim aynı zamanda BK’ye diğer taraflarca, örn. devlet veya STK’lar, şikayetlerden de kaynaklanabilir. 9 Yürürlükte bir şikayetler prosedürünün olması UTZ onaylı BK’lerin şartlarından birisidir (ISO 17065) Bu şu adrese gönderilebilir: certification@utzcertified.org 10 © UTZ Certified 2012 29 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 7. Belgelendirme Kuruluşları için onay prosedürü ve bunların UTZ Certified ile ilişkisi UTZ Certified üreticiler ve tedarik zinciri aktörlerinin bir muteber ve güvenilir BK’ler seçkisi içinden seçim yapabilmeleri için, Belgelendirme Kuruluşlarını (BK’ler) onaylar. Yalnızca onaylı BK’lerin UTZ Certified Davranış Kuralları ve UTZ Certified Gözetim Zincirine göre denetim yapmasına izin verilir. 7.1 Onay prosedürü Bir BK için onay prosedürü aşağıdakilerden oluşur: 1. BK’nin talep üzerine aşağıdaki adresten edinilecek olan başvuru formu ile UTZ Certified’e onay için başvurması gereklidir: certification@utzcertified.org. BK doldurulan başvuru formunu onay için gerekli olan diğer dokümantasyon ile birlikte, aynı adrese gönderir. 2. Tüm gerekli dokümanlar UTZ Certified tarafından alındığında, dokümanlar doğrulanır ve tüm şartlar karşılandığı takdirde, BK’ye bir işbirliği anlaşması gönderilir. Bu anlaşma imzalanıp, UTZ Certified’e iade edildiğinde, bir resmi onay beyanı düzenlenir. BK’ye İçi İyi Portaline erişim sağlanır ve BK Rehberi ve “UTZ Certified Onaylı Belgelendirme Kuruluşları Listesinde” listelenecektir.11 7.2 Onay için şartlar Onay elde etmek için, BK aşağıdaki şartlardan birine uymalıdır: UTZ Certified standardı kapsamında veya, GLOBALGAP ürün tabanı gibi, İyi Tarımsal Uygulamaları kapsayan bir diğer ilgili tarımsal kapsamda, geçerli bir ISO 65 veya EN 45011 akreditasyonu olmalıdır veya IFOAM akreditasyonu olmalıdır. UTZ Certified ilgili deneyim ve akredite kapsamları değerlendirecektir. Ve Akreditasyon Kuruluşunun aşağıdaki şartlardan birine uygun olması gereklidir: Akreditasyon Kuruluşunun ürün belgelendirilmesi hakkındaki Çok-Taraflı Anlaşmaya (ÇTA) üyeliğinin kanıtı. Akreditasyon Kuruluşu:12 11 - Ya Avrupa Akreditasyon için İşbirliğinin (European Co-operation for Accreditation - EA) bir parçası olmalı veya - Uluslararası Akreditasyon Forumunun (International Accreditation Forum - IAF) bir üyesi olmalı veya - Bir ISEAL tam üyesi olmalıdır. Bu liste www.utzcertified.org adresinde mevcuttur. için talepler UTZ Standartlar ve Belgelendirme Departmanına sunulabilir. 12 İstisnalar © UTZ Certified 2012 30 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 BK’nin aynı zamanda aşağıdaki dokümanları teslim etmesi gereklidir: Merkez ve yerel ofislerinin organizasyon şemaları ve içyapı. BK’nin UTZ Certified denetimler sunacağı ülkelerin bir listesi. Bu liste her ülkedeki (yerel) ofisi, irtibat detayları ve irtibat kişisi dahil, içermelidir. Bu irtibat detayları aynı zamanda UTZ Onaylı Belgelendirme Kuruluşları Listesinde de yer alacaktır. Baş denetçinin bölüm 8.2.1 ve/veya 8.3.1’e göre gerekli dokümantasyonu ve proje müdürünün bölüm 7.4’e göre eğitiminin kanıtı. Onaylı BK tarafından UTZ Certified denetimi için bir diğer BK veya bir Denetim Kuruluşu (DK) veya bir serbest çalışan denetçi ile alt sözleşme yapılması mümkündür. Altyüklenici BK tarafından kontrol edilmeli, BK ile bir sözleşmesi olmalı ve BK’nin ISO 65 akreditasyon kapsamına dahil olmalıdır. BK İçi İyi Portalince altyüklenicinin kullanıcı hesapları ve haklarını yönetmekle sorumludur. UTZ Certified bu nedenle onları onaylı BK’nin bir parçası olarak görür. Bu dokümanın ilerleyen kısımlarında, UTZ Certified yalnızca onaylı BK’ye atıfta bulunur, bu yukarıda belirtilen alt sözleşme durumlarını da kapsar. 7.3 UTZ Certified ürün ve standart kapsamları için onay Bir UTZ Certified BK olarak onay için başvururken, BK başvuru formunda hangi ürün kapsamını (kahve, kakao ve/veya çay) ve hangi standart kapsamını (Davranış Kuralları ve/veya Gözetim Zinciri) müşterilerine sunmayı istediğini belirtir. Onay prosedürleri ve yeterlilik şartları (baş denetçiler ve denetçiler için) ürün spesifik bilgiler haricinde, tüm ürün kapsamları için aynıdır. Standartların kapsamları için, şartlar bu dokümanın 8.2 ve 8.3 bölümlerinde açıklanan şekilde değişir. Denetçileri UTZ Certified ürün ve standart kapsamlarına uygun olarak eğitmek BK’lerin sorumluluğundadır. Bir BK zaten bir ürün ve standart kapsamı için onaylı ise, ama aynı zamanda hizmetlerini bir diğer ürün ve/veya standart kapsamı için de sunmak istiyor ise, yeni ürün ve/veya standart kapsamı için yeniden başvuruda bulunması gereklidir. 7.4 UTZ Certified ile iletişim BK bir proje müdürü görevlendirmelidir. Proje müdürü UTZ belgelendirmesi için baş denetçinin dışındaki bir diğer kişi de olabilir. Bu durumda, proje müdürünün de ilgili UTZ Certified eğitimlerini takip etmesi gereklidir. Bu şarta uygunluğun bir kanıtının UTZ Certified’e sağlanması gereklidir. Proje müdürünün temel görevleri aşağıdaki gibidir: tüm UTZ belgelendirme dokümanlarını Standartlar ve Belgelendirme Departmanına UTZ Certified Belgelendirme Protokolüne uygun bir şekilde sağlamak, tüm UTZ Certified ilgili dokümantasyonu güncel tutmak, İçi İyi Portalindeki tüm talep edilen raporlamayı koordine etmek, BK’nin İçi İyi Portalindeki hesabının uygun yönetiminden sorumlu olmak. Belgelendirme kararları ile ilgili olarak UTZ Certified ile iletişim baş denetçinin sorumluluğu altında yapılır. BK’nin proje müdürü olarak yeni bir kişiyi görevlendirmek istemesi durumunda, BK’nin bu değişiklik hakkında UTZ Certified’e yazılı olarak bilgi vermesi gereklidir. © UTZ Certified 2012 31 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 7.5 Uyarılar ve onayın UTZ Certified tarafından geri alınması UTZ Certified, işbu doküman ve UTZ Certified onaylı BK ile UTZ Certified arasında imzalanmış anlaşma doğrultusunda, uygunsuz bir prosedür veya davranış kanıtı üzerine bir BK’ye yaptırım uygulama hakkını saklı tutar. UTZ Certified her uygunsuz prosedür veya davranış kanıtı vakası için bir uyarı düzenleyecektir. UTZ Certified aşağıdaki durumlarda baş denetçinin değiştirilmesini talep etmeye veya BK’nin onayını geri almaya karar verebilir: BK artık onay şartlarına uymuyor ise BK’nin performansı defaten zayıf bulunmuş ise (örn. BK tarafından belgelendirme kararları ve düzeltici faaliyetler UTZ Certified Davranış Kuralları veya Gözetim Zinciri standartlarının amacı ile aynı doğrultuda değil, veya BK Belgelendirme Protokolünde belirlenmiş olan prosedürlere uymuyor, BK UTZ Certified tarafından sağlanan eğitimlere katılmıyor) BK denetçilerinden veya personelinden birinin bir yolsuzluk vakasına karışmış olduğu / rüşvet kabul etmiş olduğu tespit edilmiş ise. UTZ Certified BK’nin onayı geri alınmadan önce BK’ye uyarı(lar) düzenleyecektir. Ancak, UTZ Certified ilk uygunsuz prosedür veya davranış vakasının ardından BK onayını derhal geri alma hakkını saklı tutar. 7.6 Belgelendirme Kuruluşlarının performansının izlenmesi Tüm BK’ler çapında iyi bir yetkinlik ve tutarlılık düzeyi sağlamak için, tüm izleme faaliyetleri bir UTZ Certified çalışanı veya UTZ Certified’in bir alt sözleşmeli tarafından gerçekleştirilebilir. UTZ Certified BK izleme faaliyetlerini gerçekleştirme hakkını saklı tutar. Bu faaliyetlerin bazıları, bunlar ile kısıtlı olmamak kaydı ile, aşağıdaki gibidir: UTZ Certified bir BK’nin herhangi bir UTZ Certified denetimine eşlik etme hakkını saklı tutar (gölge denetim). UTZ Certified BK’ye denetime eşlik edileceğini bildirebilir veya bu konuda (müstakbel) belge sahibi ile anlaşabilir ve denetime bildirimsiz olarak eşlik edebilir. UTZ Certified eşlik edilen denetim bulgularını BK’ye bildirecektir. Gözden geçirme denetimleri. Bu son denetim özet raporu ve ilgili dokümantasyon kullanılarak, üretici veya tedarik zinciri aktörünün yerine yapılan bir ziyarettir. Bu belgelendirme kuruluşunun özet raporunun ziyaret sırasında görülen ile bağlantılı olduğunu görmek için bir nokta kontrolüdür. Uygunsuzluklar ve BK tarafından önerilen düzeltici faaliyetlerin derinlemesine izlenmesi. Bir BK’nin performansı hakkında paydaşlarına anketler (soru formları veya diğer şekiller ile). Performans zayıf bulunduğu takdirde, BK uyarılacak veya onayı geri alınabilecektir (bkz. 7.5). 8. Baş denetçiler, denetçiler ve iç tetkikçiler için yeterlilik şartları Bu bölüm UTZ Certified’in baş denetçiler ve denetçilerden, Davranış Kuralları ve Gözetim Zincirine göre denetim için, talep ettiği eğitim ve deneyim açısından yeterlilikleri açıklar. Üretici gruplarının iç tetkikçilerinin sorumlulukları da açıklanmaktadır. © UTZ Certified 2012 32 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 8.1 Baş denetçi, denetçi ve iç tetkikçi için tanımlama ve sorumluluklar Bir baş denetçi BK içerisinde aşağıdakilerden sorumlu olan kişidir: tüm denetçilerin: - bu Belgelendirme Protokolünün denetçi şartlarına uygun olarak vasıflı olduklarını, denetimleri bu Belgelendirme Protokolüne uygun olarak yürütmelerini sağlanması ve gözetimi. nihai belgelendirme kararı.13 belgelendirme dokümanlarının (denetim raporları, belge ve belge kararı) bu dokümanın 10. bölümüne uygun olarak sunulması. Baş denetçi aynı zamanda sahada/yerinde denetimler gerçekleştirebilir. Bu durumda, belgelendirme kuruluşu içerisindeki bir diğer vasıflı (ve UTZ Certified tarafından onaylı) baş denetçi nihai belgelendirme kararı için sorumludur (“dört göz ilkesine” uygunluk). Baş denetçi UTZ Certified dokümanları ve şartlarındaki en son gelişmelerden haberdar olmakla sorumludur. Baş denetçi aynı zamanda gerektiğinde UTZ Certified eğitimlerine de katılır. Bir denetçi sahada/yerinde denetimi yürüten kişidir. Denetçilerin UTZ Certified denetimlerine ilişkin sorumlulukları aşağıdaki gibidir: üreticilerin ve de üretici gruplarının İç Kontrol Sistemlerinin (İKS) denetimlerini UTZ Certified Davranış Kurallarına uygun olarak geçekleştirmek. tedarik zinciri aktörlerinin denetimlerini UTZ Certified Gözetim Zincirine uygun olarak gerçekleştirmek. denetimleri zamanında yapmak ve doğru UTZ Certified özet raporlarını 9. bölümde belirlenen kriterlere uygun olarak hazırlamak. genel olarak denetim ve de özellikle UTZ Certified denetimi ile ilgili güncel gelişmeler, hususlar ve mevzuat değişikliklerini takip etmek. Bir iç tetkikçi İKS yönetimi tarafından münferit grup üyelerinin iç tetkiklerini üstlenmek üzere görevlendirilir. İç tetkikçiler grup üyelerine tavsiyelerde bulunabilirler, ancak aynı üyeleri yalnızca gerekçeli durumlarda denetlemelidirler, örn. grup yönetimi iç tetkikçinin tarafsızlığını sağlar ve izler ise. Grup iç tetkik sürecini taşere eder ise, alt sözleşmeli iç tetkikçiler tarafından gerçekleştirilen işten İKS müdürü sorumludur. 8.2 Davranış Kuralları yeterlilik şartları Bölüm 8.2.1 ve 8.2.2’de, sırası ile, baş denetçiler ve denetçiler için belirtilen yeterlilik şartları spesifik olarak Davranış Kurallarına göre denetlemek ile ilgilidir. 8.2.1 Baş denetçi için yeterlilik şartları Baş denetçi UTZ Certified Davranış Kurallarının değerlendirilmesinde yetkin olmalıdır. Yetkinlik öğrenim, eğitim, beceriler ve deneyime dayalıdır. 1. Temel öğrenim yeterlilikleri: a. Minimum lise sonrası (orta öğretim sonrası) bahçecilik veya tarım/gıda ile ilgili bir disiplinde eğitim, İyi Tarım Uygulamaları (Good Agricultural Practices - GAP) ve Entegre Zararlı Yönetimi (EZY) anlayışı ve uygulaması dahil olmak üzere. 13 Baş denetçi kendi namına belgelendirme kararlarını imzalamak ve/veya almak üzere kendi yerine bir başka kişi veya ek kişiler görevlendirmek isterse, BK ilk olarak UTZ Certified’i yazılı olarak bilgilendirmelidir: certification@utzcertified.org © UTZ Certified 2012 33 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 2. Beceriler, yeterlilikler ve deneyimler: a. UTZ Certified Davranış Kuralları ve Belgelendirme Protokolünün pratik uygulamasında eğitim. b. UTZ Certified BK’ler için E-öğrenim kursu veya webinar’ın başarılı bir şekilde tamamlanması.14 c. Geçerli UTZ Certified ürünlerinin (kahve, kakao ve/veya çay) üretim ve işleme sistemleri hakkında kanıtlanabilir bilgi birikimi.15 d. Bir ISO 9000/9001 baş denetçi kursunun başarılı bir şekilde tamamlanmış olması ve İç Kontrol Sistemlerinin (İKS) denetiminde deneyim veya İKS eğitimi kanıtı (yalnızca grupların belgelendirilmesi durumunda geçerlidir). e. Codex Alimentarius (Alinorm 97/13) ilkelerine dayalı HACCP eğitimi veya ISO 22000 kursunun başarılı bir şekilde tamamlanmış olması ve bir HACCP sistemi veya ISO 22000 küf-toksin önleme anlayışı ve uygulama yetkinliğini kanıtlayabilme. f. Gıda hijyeni eğitimini, profesyonel yeterliliklerini bir parçası olarak veya başarılı bir şekilde bir kursu tamamlayarak, başarılı bir şekilde tamamlanmış olması. g. Sosyal ve etik standartları denetleme yeterliliği, örn. işçi refahı konularında kanıtlanabilir bilgi ve sosyal denetleme deneyimi, örneğin SA8000 veya Fairtrade gibi sosyal ve etik hesap verebilirlik kuralları. h. İş sağlığı ve güvenliği denetiminde bir eğitim veya çalıştayın başarılı bir şekilde tamamlanmış olması. i. Çevresel veya ekolojik denetim hakkında bir eğitim veya çalıştayın başarılı bir şekilde tamamlanmış olması veya çevresel ve ekolojik denetim hakkında kanıtlanabilir bilgi ve deneyim, örneğin organik tarım deneyimi, ISO 14001 veya Çevre Yönetim Sistemleri (ÇYS). 3. İletişim becerileri: a. İngilizce veya İspanyolcada, UTZ Certified’e sözlü ve yazılı raporlama için uygun, iş lisanı becerilerine sahi olması Yukarıdaki beceriler ve yeterliliklerin kanıtı BK için diğer gerekli dokümanlar ile birlikte, UTZ Certified’den onay almak istendiğinde, (e-posta) ile sunulmalıdır. Bu şartlardan herhangi birine istisnalar önceden kaydedilmeli ve UTZ Certified tarafından onaylanmalıdır. 8.2.2 Denetçiler için yeterlilik şartları Denetçiler UTZ Certified Davranış Kuralları denetimlerini değerlendirilmesinde yetkin olmalıdır. Yetkinlik öğrenim, eğitim, beceriler ve deneyime dayalıdır. 1. Temel öğrenim yeterlilikleri: a. Minimum lise sonrası (orta öğretim sonrası) bahçecilik veya tarım/gıda ile ilgili bir disiplinde eğitim. Ek şartlar: a. 14 15 Bir UTZ Certified onaylı BK ile sözleşme. Standart ve Belgelendirme Departmanı başvuru sırasında ek bilgi sağlayacaktır. Gerekli kanıtlanabilir bilgi birikimi ürün kapsamı seçimine bağlıdır. © UTZ Certified 2012 34 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 b. UTZ Certified Davranış Kuralları hakkında, UTZ Certified veya BK içerisinde baş denetçi tarafından verilen, eğitime katılmanın kanıtı. c. Geçerli UTZ Certified ürünlerinin (kahve, kakao ve/veya çay) üretim ve işleme sistemleri hakkında kanıtlanabilir bilgi birikimi.16 d. İç Kontrol Sistemlerinin (İKS) denetiminde deneyim veya İKS eğitimi kanıtı (yalnızca grupların belgelendirilmesi durumunda geçerlidir). e. İyi Tarım Uygulamaları (Good Agricultural Practices - GAP) ve Entegre Zararlı Yönetimi (EZY) anlayışı. f. Sosyal ve çevresel denetleme becerileri dahil olmak üzere, denetçi eğitimi kanıtı. UTZ Certified herhangi bir zamanda BK’den denetçinin adını ve özgeçmişini talep etme hakkını saklı tutar. Bu şartlardan herhangi birine istisnalar önceden kaydedilmeli ve UTZ Certified tarafından onaylanmalıdır. 8.3 Gözetim Zinciri denetimleri için yeterlilik şartları Bölüm 8.3.1 ve 8.3.2 altında baş denetçiler ve denetçiler için belirtilen yeterlilik şartları spesifik olarak Gözetim Zinciri denetimleri içindir. 8.3.1 Baş denetçi için yeterlilik şartları Baş denetçinin UTZ Certified Gözetim Zinciri denetimlerinin değerlendirmelerinde yetkin olması gereklidir. Yetkinlik öğrenim, eğitim, beceriler ve deneyime dayalıdır. 1. Temel öğrenim yeterlilikleri: a. 2. Minimum lise sonrası (orta öğretim sonrası) bahçecilik veya tarım/gıda ile ilgili bir disiplinde eğitim. Beceriler, yeterlilikler ve deneyimler: b. UTZ Certified Gözetim Zinciri ve etiketleme şartlarının pratik uygulamasında eğitim, UTZ Certified programı hakkında bilgi birikimi ve anlayış. c. Üretim ve işleme sistemleri hakkında kanıtlanabilir bilgi birikimi ve bu sistemlerin denetlenmesinde deneyim. d. Codex Alimentarius (Alinorm 97/13) ilkelerine dayalı HACCP eğitimi veya ISO 22000 kursunun başarılı bir şekilde tamamlanmış olması ve bir HACCP sistemi veya ISO 22000 küf-toksin önleme anlayışı ve uygulama yetkinliğini kanıtlayabilme. Yukarıdaki beceriler ve yeterliliklerin kanıtı BK için diğer gerekli dokümanlar ile birlikte, UTZ Certified’den onay almak istendiğinde, (e-posta) ile sunulmalıdır. Bu şartlardan herhangi birine istisnalar önceden kaydedilmeli ve UTZ Certified tarafından onaylanmalıdır. 8.3.2 Denetçiler için yeterlilik şartları Denetçiler UTZ Certified Gözetim Zinciri denetimlerinin değerlendirilmesinde yetkin olmalıdır. Yetkinlik öğrenim, eğitim, beceriler ve deneyime dayalıdır. 1. 16 Temel öğrenim yeterlilikleri: Gerekli kanıtlanabilir bilgi birikimi ürün kapsamı seçimine bağlıdır. © UTZ Certified 2012 35 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 a. Minimum lise sonrası (orta öğretim sonrası) bahçecilik veya tarım/gıda ile ilgili bir disiplinde eğitim. Ek şartlar: b. Bir UTZ Certified onaylı BK ile sözleşme. c. Üretim ve işleme sistemleri hakkında kanıtlanabilir bilgi birikimi. d. Codex Alimentarius (Alinorm 97/13) ilkelerine dayalı HACCP eğitimi veya ISO 22000 kursunun başarılı bir şekilde tamamlanmış olması ve bir HACCP sistemi veya ISO 22000 küf-toksin önleme anlayışı ve uygulama yetkinliğini kanıtlayabilme. UTZ Certified herhangi bir zamanda BK’den denetçinin adını ve özgeçmişini talep etme hakkını saklı tutar. Bu şartlardan herhangi birine istisnalar önceden kaydedilmeli ve UTZ Certified tarafından onaylanmalıdır. 8.4 İç tetkikçiler için yeterlilik şartları İç tetkikçi tüm grup üyeleri ve tedarik zinciri aktörünün İç Kontrol Sistemi (İKS) üzerinde iç tetkikler yürütmek için vasıflı olması gereklidir. İç tetkikçileri için gerekli yetkinlikleri tespit etmek ve onlar için eğitim sağlamak belge sahibinin sorumluluğundadır. Öğrenim, eğitim, beceri ve deneyim kayıtları grup yönetimi tarafından muhafaza edilmelidir. Yeni iç tetkikçiler görevlerini gerçekleştirmeden önce uygun eğitim almış olmalıdır. İç tetkikçiler hakkında daha fazla bilgi 5. bölümde bulunabilir. 8.5 Tarafsızlık, bağımsızlık ve gizlilik Baş denetçiler, denetçiler ve iç tetkikçilerin bağımsızlıklarını, tarafsızlıklarını veya gizliliklerini etkileyebilecek faaliyetler gerçekleştirmelerine izin verilmez. Baş denetçiler ve denetçiler denetim yaptıkları üretici veya üretici grubu için danışmanlık hizmetleri yürütmemelidirler. Aynı zamanda, son 3 yıldır üretici veya üreticiler grubu için (bir çalışan veya danışman olarak) çalışmış olmamalıdırlar. BK üreticiler veya tedarik zinciri aktörlerine ön-denetimler sunar ise, BK aynı denetçinin tam denetimi yapmamasını veya belgelendirme kararında rol almamasını sağlamalıdır. Baş denetçi veya denetçi kendisinin bağımsızlığı, tarafsızlığı veya gizliliğini etkileyebilecek her türlü durumu derhal BK yönetimine raporlamalıdır. Eğitime (eğiticilerin) yalnızca BK denetçinin daha sonra aynı BK tarafından denetlenecek iş hakkında tavsiyede bulunmadığını kanıtlayabilir ise izin verilir. Her türlü kuşku UTZ Certified ile görüşülmelidir. Baş denetçiler ve denetçiler hem BK hem de tedarik zinciri aktörünün bilgileri ve kayıtlarının gizliliği hakkındaki iç prosedürlere kesinlikle uymalı ve saygı göstermelidir. Denetim bilgileri ve kayıtları üçüncü taraflara yalnızca müşterinin ve BK’nin rızası ile verilebilir. © UTZ Certified 2012 36 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 9. Belgelendirme Kuruluşları ve yükümlülükleri BK’lerin faaliyetlerinin tam ve doğru bir genel görünümünü muhafaza etmek üzere, BK’lerin UTZ Certified’e denetimlerin yanı sıra habersiz ara denetimler hakkında raporlama yükümlülükleri vardır. Uygunsuz içerik veya davranış durumunda yaptırım prosedürleri mevcuttur. 9.1 Belge ve Özet Rapor UTZ Certified’in arzusu yüksek ve tutarlı bir denetim düzeyi sağlamaktır. UTZ Certified üreticiler ile belgeli sorumlu ürünün alıcıları arasında bir bilgi akışı aracı olarak görev yapar. Belge ve özet rapor bu bilgiyi elde etmek için araçlardır. UTZ Certified bilgileri genel denetim süreci üzerinde iç kalite kontrolleri yapmak ve Davranış Kuralları ve Gözetim Zincirinin uygulanabilirliğini analiz etmek üzere kullanabilir (örn. en yaygın uygunsuzluklar nelerdir ve nasıl ele alınmaktadırlar). Denetim sonuçları İçi İyi Portali üzerinden, yeni lisans talebi süreci kullanılarak raporlanmalıdır. Aynı zamanda, belgenin bir kopyası da raporlama süreci sırasında yüklenmelidir. Sonuçlar gözden geçirilip, onaylandığında, Özet Rapor üretilir ve üyeye, ilgili BK’ye ve UTZ Certified’e sağlanır. 9.2 Habersiz ara denetimler Habersiz ara denetimler BK’nin takdirine göre yürütülebilir. Her BK’nin, o BK tarafından yıllık olarak denetlenen belge sahiplerinin en az %10’una habersiz ara denetimler (veya “sürpriz denetimler”) uygulaması gereklidir. Bu denetimlerin maliyetleri düzenli yıllık denetim için tedarik zinciri aktörüne uygulanan ücretin bir parçası olmalıdır. %10 her yerel ofisin değil, BK’nin bütün belge sahiplerini kapsar. Örn. BK 10 ülkede faaliyet göstermektedir. Her ülkede bir yerel ofis mevcuttur ve ülke başına 10 belge, yani toplamda 100 belge, düzenlemektedir. %10 habersiz ara denetimler 100 belgeye dayalı olacaktır. Ancak, bazı durumlarda, dünya çapında bazı BK’ler tamamen bağımsız olarak çalışırlar 17 ve UTZ Certified tarafından bir bireysel BK olarak onaylanırlar. Bu BK’lerin de bireysel BK olarak, habersiz ara denetimler açısından uymaları gereklidir. Her yıl habersiz ara denetimlerin bir genel gözden geçirmesi doldurulur. Bu genel gözden geçirmenin formatı bu doküman ek 2’de yer almaktadır ve bir Excel tablosu olarak da, “Format UTZ Certified Genel Gözden Geçirme habersiz ara denetimler,” mevcuttur.18 UTZ Certified denetimlerin ek kalite kontrol değerlendirmelerini yürütme hakkını saklı tutar. 9.3 Yılık rapor BK’ler yıllı olarak (her yılın sonunda/başında) UTZ Certified’e gerçekleştirilen denetimlerin sayısı, habersiz ara denetimlerin sayısı ve bu denetimlerin sonuçları hakkında rapor verirler. BK aynı zamanda denetçiler hakkında bir genel gözden geçirme sunar. Raporlama İçi İyi Portali üzerinden gerekli dokümanlar yüklenerek yapılmalıdır. Yıllık raporun formatı bu dokümanın ek 1’inde yer almaktadır ve bir Excel tablosu olarak da, “Format Onaylı Belgelendirme Kuruluşları için Yıllık Rapor” mevcuttur. 17 18 BK belgelendirme sürecini tamamen kendi ofisinde yürütür. Habersiz ara denetimlerin genel gözden geçirme formatı yalnızca onaylı BK’ler için ve talep üzerine mevcuttur: certification@utzcertified.org. © UTZ Certified 2012 37 www.utzcertified.org UTZ Certified Belgelendirme Protokolü Eylül 2012 UTZ Certified yıllık rapora dayalı olarak ek bilgi isteme hakkını saklı tutar. 9.4 UTZ Certified hakkında iletişim ve UTZ Certified logosu UTZ Certified hakkında BK’nin ana sayfasında, dosyasında, broşüründe veya diğer malzemesindeki herhangi bir iletişim yayınlanmadan önce UTZ Certified İletişim Departmanı ile kontrol edilmelidir: communications@utzcertified.org. UTZ Certified logosunun, hem ürün üzerinde hem de dışında, kullanımı için prosedürler “UTZ Certified Etiketleme Politikasında” açıklanmaktadır.19 Onaylı BK’lerin UTZ Certified logosunu Davranış Kuralları ve Gözetim Zinciri için düzenlenen belgeler üzerinde kullanmalarına izin verilir. UTZ Certified logosu telifli malzemedir ve UTZ Certified Vakfına ait bir tescilli markadır. Bu telifli malzemenin yetkisiz kullanımı yasaktır ve BK’nin onaylı BK’ler listesinden çıkartılmasına ve/veya yasal işleme yol açabilir. UTZ Certified zarar talep etme hakkını saklı tutar. 19 Bu doküman yalnızca talep üzerine şu adresten temin edilebilir: communications@utzcertified.org. © UTZ Certified 2012 38 www.utzcertified.org UTZ Certified Certification Protocol September 2012 Ek 1: Format Onaylı Belgelendirme Kuruluşları için Yıllık Rapor © UTZ Certified 2012 39 www.utzcertified.org UTZ Certified Certification Protocol September 2012 Ek 2: Format Genel Gözden Geçirme habersiz ara denetimler © UTZ Certified 2012 40 www.utzcertified.org UTZ Certified Certification Protocol September 2012 Ek 3: Çay için ek belgelendirme prosedürleri Üreticilerin (üretici gruplarının), veya yetiştiricilerin, taze çay yapraklarını işleme için bir arazi fabrikasına teslim etmesi yaygın uygulamadır. Yetiştiricilerin belgelendirmeden yararlanabilecekleri ve belgeli çaylarını fabrikaya satabilecekleri düşünüldüğünde, onları belgelendirmeye dahil etmek için farklı seçenekler vardır. Bu doküman yetiştirici belgelendirmesi için koşulları açıklar. Yetiştiricilerin çayı yalnızca yetiştiriciler Çay için Davranış Kurallarına uyar ise ve uygunluğu izlemek için iyi işleyen bir İç Kontrol Sistemi (İKS) mevcut ise belgeli çay olarak kabul edilebilir. Grup üyelerinin uygunluğundan sorumlu olan belge sahibi ayrı bir kuruluş (örn. kooperatif veya üretici tedarik zinciri aktörü) veya arazinin kendisi olabilir. Yetiştiricilerin her zaman bir İKS ile organize olmaları gereklidir; her zaman ‘grup belgelendirmesi’ çerçevesinde kayıtlı ve belgeli olmaları gereklidir. Yetiştiricilerin farklı bir kuruluş (örn. bir kooperatif) tarafından organize edilmeleri durumunda, bunların ayrı olarak kayıtlı ve belgeli olmaları gereklidir ve ‘grup belgelendirmesi’ seçeneğini seçmelidirler. Yetiştiricilerin, kendi tarımsal üretimi olan bir arazinin (veya arazi grubunun) belgesine dahil olmaları durumunda, arazi (veya araziler grubu) da bir grup olarak kayıtlı olmalıdır. Tüm üretim sahaları, arazinin (arazilerin) kendi üretim sahası (sahaları) da dahil olmak üzere, grubun İç Kontrol Sistemi kapsamında olacaktır. Dış denetim sırasında, denetçi yetiştirici sayısının karekökünü ve bireysel üretim sahalarının her birini kontrol edecektir.20 İKS’nin Kurulması Yetiştiricilerden satın alınan hacim bir fabrika tarafından işlenen toplam hacmin %5’inden az ise, bu çay başlangıç aşamasında, İKS henüz tam kurulmamış olsa bile, belgeli olarak kabul edilebilir. Bir İKS kurmanın zaman ve yatırım gerektirdiği dikkate alınarak, iki yıllık bir hoşgörü süresi vardır. Ancak, yetiştiriciler denetlenecek ve gerektiğinde, uygunluk için atılacak adımlar hakkında geri besleme alacaklardır. Denetçi yetiştiricilerin sayısı, fabrika tarafından satın alına toplam yetiştirici çayının hacmi ve İKS’nin durumu hakkında rapor verir ve UTZ Certified’i bilgilendirir. Bir arazinin zaten ‘bireysel belgelendirme’ veya ‘çoklu-saha belgelendirmesi’ çerçevesinde kayıtlı olması ve belgesine yetiştiriciler dahil etmek istemesi durumunda, arazi İKS tam olarak kurulur kurulmaz tekrar bir grup olarak tescil edilir. Ardından gelecek belgelendirmeleri bir ‘grup belgelendirmesi’ olacaktır. 20 Oldukça farklı bir üretim sistemine (boy, yapı veya coğrafya) sahip üreticiler de bir grubun ve İç Kontrol Sisteminin (İKS) parçası olabilirler ama denetçi tarafından bireysel olarak denetleneceklerdir, bkz. bölüm 2. © UTZ Certified 2012 41 www.utzcertified.org
