RESMİ YAZIŞMA KONTROL LİSTESİ 1) YAZI ALANI • Yazı kağıdının

RESMİ YAZIŞMA KONTROL LİSTESİ
1) YAZI ALANI
•
Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm bırakılarak düzenlenmiş mi?
2) NÜSHA SAYISI
•
Yazı iki nüsha düzenlenmiş mi ?
3) YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
•
Resmi yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutu kullanılmış mı ?
4) BAŞLIK
•
Kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satırda yer alan birim adı küçük harflerle yazılmış mı?
•
Kurum ve kuruluşun adı normal görünümde (koyu/kalın olmayacak biçimde) yazılmış mı?
5) SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
•
Sayı ve evrak kayıt numarası dosya planına uygun mu?
•
Başlığın son satırından itibaren iki satır aralığı verilmiş mi?
6) TARİH
•
Sayı ile aynı hizada ve yazı alanının en sağında yer alıyor mu?
•
Gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılmış mı?
7) KONU
•
Sayının bir satır aralığı altına başlıktaki T.C. kısaltması hizasını geçmeyecek şekilde yazılmış mı?
•
Yazının konusu anlamlı mı?
8) GÖNDERİLEN MAKAM
•
Konunun son satırından iki-dört satır aralığı bırakılarak, büyük harflerle yazılmış mı?
•
Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan küçük harflerle
yazılmış mı?
•
Kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle ne/na eki getirilerek, yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin
diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle yazılmış mı?
9) İLGİ
•
Gönderilen makam bölümünün iki satır aralığı altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılmış mı?
•
İlgide,……….tarihli ve ……….sayılı ibaresi kullanılmış mı?
•
İlginin birden fazla olması durumunda, a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç “)” işareti konularak yazılmış
mı?
10) METİN
•
Metne, “ ilgi” nin son satırından itibaren iki aralık, “ilgi” yoksa gönderilen yerden sonra üç satır aralığı
bırakılmış mı?
•
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak hazırlanmış mı?
•
Metin içinde birim yerine Kurum ve kuruluş muhatap alınmış mı?
•
Alt makama yazılan yazılar için “Rica ederim”, üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar için “Arz
ederim” , üst ve alt makamlara dağıtımlı yazılarda “Arz ve Rica ederim.” Biçiminde belirtilmiş mi?
11) İMZA
•
Metnin bitiminden itibaren iki-dört satır aralığı bırakılmış mı?
•
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harfle yazılmış mı?
12) ONAY
•
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR”
yazılmış mı?, “OLUR”un altında onay tarihi var mı?
•
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yetkili
“Uygun görüşle arz ederim.” İfadesi yer alıyor mu?
•
Başkanlığımızca hazırlanarak teklif edilen ve doğrudan Müsteşarlık Makamından alınacak onaylarda arz
ederim ibaresinden sonra iki-dört satır aralığı bırakılıp, yazıyı teklif eden imza makamının adı, soyadı ve
unvanı, uygun satır aralığı bırakılarak büyük harflerle OLUR, hemen altına tarih, imza için boşluk
bırakıldıktan sonra Hasan Basri AKTAN yazılıp alt satıra Müsteşar yazılmış mı?
13) EKLER
•
Yazının ekleri için imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılmış mı?
•
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılmış mı?
•
Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda “Ek konulmadı” ifadesi var mı?
14) DAĞITIM
•
Yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası uygun mu?
•
Bilgi verilecek kurum/kuruluş yoksa, doğrudan “Dağıtım” başlığının altına yazılmış mı?
15) PARAF
•
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alıyor mu?
•
El yazısı ile tarih belirtilerek en fazla 5 görevli tarafından paraflanmış mı?
16) ADRES
•
Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon, faks,e.posta,adres ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri var mı?
17) GİZLİ YAZILAR
•
Kurum/kuruluşça belirlenen gizlilik derecesi taşıyan yazılarda gizlilik dereceleri var mı?
18) İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
•
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmında büyük
harflerle kırmızı renkli olarak belirtilmiş mi?
19) KAYIT KAŞESİ
•
Gelen evrakta kayıt kaşesi evrakın arka yüzüne basılmış mı?
20) YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
•
Çok gizli yazılar için çift zarf hazırlanmış mı?