KAMU YÖNETİMİNDE YÖNETSEL İLETİşİM
advertisement
KAMU YÖNETİMİNDE YÖNETSEL İLETİşİM Kamil Ufuk BİLGİN· GİRİş Türk kamu yönetiminde belirginleşen sorunlardan birisi, yönetsel işleyiş sırasında gerek ilgili kuruluşlar arasında, gerekse kuruluş içerisinde iletişimin, koordinasyonun ve işbirliğinin yeterli düzeyde olamayışıdır. 1 Zira, kamu yönetiminde iyi bir yönetimin amacı, kuruluşu oluşturan personel ve diğer hizmet unsurlarının (bina, araç-gereç, hammadde ve malzeme gibi) uyumlu bir biçimde bir araya gelmelerini ve böylece hizmetin verimli olarak başarılmasını sağlamaktır. Bu uyum, hizmet unsurlarının kendi aralarında, hizmet unsurları ile bunları kullanan personel arasında ve personelin kendi içinde olmak üzere üç şekilde ortaya çıkabilmektedir. Bu bakımdan araç ve gereçleri yerleştirdiğimiz bina düzeni, onların büyüklüğüne, teknoloji düzeyine ve çalışma yöntemlerine uygun olmazsa, bina ile araç ve gereçler arasında uyumsuzluk söz konusu olur. Keza, araç ve gereçleri tam kapasitelerinde ve verimli olarak çalıştırmak için gerekli olan personelin sayı ve niteliği arasında dı uyumsuzluk olabilir. Dikkat edilecek olursa tüm bu uyumsuzlukların en önemli sonucu verimsizlik yaratan savurganca kayıplardır. Bunun dışında bu uyumsuzluk aşırı derecede olursa, hizmet unsurları ile personelin çalışmasının birleşerek varmaya çalıştıkları amaç (mal ya dı hizmet üretimi) hiç gerçekleşemez. Bu durumda ise, sadece verimsizlikten değil, fakat etkili olamamaktan da bahsetmek gerekir. Oysa iyi bir yönetim etkili olan, amaçlarına ulaşabilen ve bunu en verimli bir biçimde başarabilen yönetim olmaktadır. Amaçların etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi için bir insan grubunda, ve koordinasyon sağlamaya yönelik faaliyetlerden oluşan bir yönetim uygulamasında ise, personeli oluşturan kişiler arasında olumlu ilişkiler, yönetimin başarıya ulaşmasında büyük bir roloynamaktadır. Özellikle yönetimin emrinde bulunan personel ve diğer hizmet unsurlarının etkili ve verimli bir biçimde değerlendirilmesi, yönetimin çok güç ve çözümlenmesi zor olan sorunlarının başında gelmektedir. işbirliği en büyük güçlük, personeli oluşturan çeşitli kişi ve gruplar ve bunların anlaşmazlıkları şeklinde ortaya çıkan, iletişim sorunları olmaktadır. Zira, personel arasındaki yetersiz iletişim, yanlış anlama, yersiz istekler, rekabet, çekememezlik gibi nedeni açıklanması güç sürtüşme ve çatışmalar, kuruluş içinde zaman, enerji ve maddi kaynak kaybına yol açmakta~ çatışma olgusunun personel Yine bunlar arasında arasındaki ilişkiler Yrd. Doç. Dr., Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Öğretim Üyesi. Kamu Yönetimi Araştınnası (KAYA) • Genel Rapor, TODAİE, Ankara, ı 991. s. 38. çağdaş Yerel Yönetimler, Cilt 5, Sayı 2, Mart 1996, s. 25-35. 26 ÇAODAŞ YEREL YÖNETİMLER üzerindeki stres etkisi nedeniyle örgüt iklimi olumsuz bir biçimde değişebilmektedir. 2 Bu nedenle, çeşitli alt sistemlerden oluşan ve açık bir sistem olarak ele aldığımız yönetimin,3 amaçlarını gerçekleştirmek ve işleyişini sağlamak için gerek çeşitli birimler arasında ve gerekse çalışan kişi ve gruplar arasında, kısaca astlar ile üstler arasında gerekli olan (olumlu ilişkilerin) iletişimin kurulmasına imkan sağlayan iyi bir yönetsel iletişim sistemine ihtiyaç bulunmaktadır. 4 GENEL OLARAK İLETİşİM Yüz yüze yapılan bireysel iletişimden, günümüzün ileri teknolojisi sayesinde giderek kitlesel iletişime kadar değişen iletişim, ilk çağlarda insanların önce ateşi (duman ve ışık şeklinde) kullanarak, daha sonra da MÖ üç bin yıllarında yazıyı kullanarak gerçekleştirdiği önemli bir yaşama aracı olmaktadır. kolaylaşan İletişimi olamayacağını sosyolojik açıdan ele aldığımızda ise, iletişimsiz hiçbir toplum söyleyebiliriz. Zira, bir insan topluluğu, "penceresiz monadları"5 olarak var olan bir bireyler toplamı değil, kişiler olarak etkileşim içinde bulunan bir bireyler toplamı olmaktadır.6 Dilimizde "iletişim" olarak çevirdiğimiz "communication" terimi, Latincede ortak gelen "communis" ve ortak kılma anlamına gelen "communicare" kelimesinden gelmektedir? Buna göre geniş anlamda iletişimi, "insanlar arasında manaları ortak kılmak" olarak tanımlamak mümkündür.8 iletişimi, Keith Daviss, bilgi ve anlayışın bir bireyden diğerine geçirilme süreci olarak tanımlamakta, ve onun temelolarak insanlar arasında bir anlam köprüsü olduğunu belirtip, bu köprüyü kullanan bir bireyin tüm insanları birbirinden ayıran "yanlış anlaşım nehrini" güvenli bir şekilde geçebileceği ni belirtmektedir.9 Buna yakın diğer bir tanımda ise iletişim, şahıslar arasında manaların mübadelesi olarak tanımlanmaktadır. lo Bu tanımda esas itibariyle dil yoluyla, ancak bireylerin sahip oldukları bilgi, istek ve tutumların ortak olması oranında mümkün olabileceği ifade edilmektedir. anlamına YÖNETSEL İLETİşİM Bilgi ve düşüncelerin herkese aynı biçimde ve aynı getirilmesi, paylaşılması ve karşılıklı etkinin sağlanması olan 2 3 4 değerde anlaşılır duruma iletişim, eğer kuruluş bir Yücel Ertekin, Stres ve Yönetim, TODAİE, Ankara, 1993, s.71. Max D. Pichards, Organizational Goal Struetures, West Publishing Company, Pennsylvania, 1978, s.68. Kamil Ufuk Bilgin, Kamu Yönetiminde Verimlili~in Sa~lanmasl Açısından Kuruluş İçi iıetişimin Yeri ve Önemi, Yayımlanmamış Master Tezi, GÜ Sos. BiL. Ens., Ankara, 1986, s.180. 5 Monad: Eski Yunan düşUnürU Leibniz'in felsefesine göre. basit ve bölUnmez birlik anlamında kullanılan Yunanca bir terimdir. 6 Kwasi Wiredu, "İnsan İ1etişimi Kavramına Felsefi Bir Bakış", İletişim ve Toplum Sorunları: Kuram ve Uygulama, (Çev. lonna Kuçumdi), UNESCO Türk Sosyal Bilimler Demeti, Ankara. 1983, s.l. 7 Ünsal Oskay, Kitle Haberleşme Teorilerine Giriş, AÜ SBF, Ankara, 1%7, s. 99. 8 Reign S. Hadsel, "Sevk ve fdarede Haberleşmenin Yeni Yolu", Sevk ve İdare Dergisi, Türk Sevk ve İdare Derneği, İstanbul, 1967, S. 8, s. 1ı. 9 Keith Davis, işletmede İnsan Davranışı, (Çev. Kemal Tosun vd.), LO ışi. Ikt. Ens., Istanbul, s. 504. ıo David Kirech vd .. Cemiyet İçinde Fert, (Çev. Mümtaz Turhan), MEB, İstanbul, 1983, Cilt 2, s.4. KAMU YÖNErİMİNDE YÖNErSEL İLErİŞİM 27 içerisinde gerçekleşiyorsa ve kişi ve grupların ötesinde, kuruluşun işleyişi ve amaçlarının ile ilgili olarak yapılıyorsa bu tür bir iletişimi yönetsel iletişim olarak adlandırmak ve bu bağlamda iletişimi inceleme konusu yapmak gerekir. gerçekleştirilmesi Yönetsel iletişim, yönetici zamanının büyük bir kısmını alan, basit fakat yönetim için oldukça önemli bir faaliyet olarak hem yönetimin kuruluş amaçlarına ulaşılmasına, hem de çalışan personelin kişisel ve kurumsal tercihlerini yerine getirmesine yardımcı olmaktadır. ı ı Zira, yönetimlerin bir yandan kendi yapılarını ve tercih ettikleri yönetim düzenini ayakta tutabilmek, diğer yandan ise hızla gelişen teknoloji içinde varlığını koruyabilmek ve yönetimde verimliliği daha da artırabilmek için etkili bir iletişim sistemine her zamankinden daha fazla ihtiyaçları bulunmaktadır.ı 2 Öte yandan yönetsel iletişim, hazırlanan program ve alınan kararların uygulanması konusunda, resmi iletişim sıradüzeni içerisinde astlara bilgi verilmesini ve şikayet kutulannın dolmasını sağlar. 13 Ayrıca, personelin psikolojik durumlarının kuruluş amaçlarına uyarlanması ve belirlenen hedeflere ulaşmak için sürekli olarak teşvik edilmeleri gibi çok çeşitli yararları bulunmaktadır. 14 Konunun önemini bu şekilde belirttikten sonra, yönetsel iletişimi şu şekilde tanımlayabiliriz. ıs Yönetsel iletişim, yönetimin işleyişini sağlamak ve yönetsel amaçları gerçekleştir­ mek için gerek kuruluşu meydana getiren çeşitli bölüm ve birimler, gerekse yönetim ile çevresi arasında girişilen devamlı bir bilgi ve düşünce alışverişi ya da bölümler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına imkan sağlayan bir süreçtir. YÖNETSEL İLETİşİMİN NİTELİKLERİ Yönetsel iletişimin şekilde sıralamak ı .Yönetsel birçok mümkündür: niteliği bulunmaktadır. Bunların iletişim, her yönetimin, gerekli ilişkilerin temel bir alt sistemdir. bağlayan, aralarında ıi 12 13 14 LS işleyişi çeşitli içinden başlıcalarını şu bölüm ve birimlerini birbirine ve devam ettirilmesini sağlayan kurulmasmı 2.Yönetsel ilgilidir. iletişim, yönetimin 3.Yönetsel iletişim, yönetimin hızla değişen doğup gelişmesini sağlayan bir sistemdir. ve kuruluş amaçlarının gerçekleştirilmesiyle sosyal ve teknolojik bir çevre içinde Herold Zelko, Business and Professional Speech Communication, Hol! Rinehart and Winston Publieation, NewYork, ı978, s. 25. Zeyyat Sabuneuoğlu, Örgütleme Haberleşme Düzeni, BİTİA, Bursa, 1977. s.lO. Edwin B. Flippo. Principfes of Personel Management, Mc Graw-Hill Series in Management, 1976, s. 448. Paul de Bfuyne, Esquisse d'une Therie de i' administration des Entrepsises, Dunad, Paris, ı 965, s.l26·dan aktaran; Zeyyat Sabuneuoğlu, B.g.k., s.l ı. Ülkü Dicle, Bir Yönetim Aracı Olarak Örgütsel Haberleşme, MPM, Ankara, 1974, s. 20. ÇAGDAŞ YEREL YÖNETİMLER 28 verimli ve etkili bir şekilde yönetilmesine imkan Bu anlamda bir yönetim işlevi olarak yönetsel iletişim, kuruluşun kaynaklarının, kuruluşun amaçlarını en ıyı şekilde gerçekleştirilmesine imkan verir. Ayrıca, kuruluşlarda planlamadan, denetlemeye kadar çeşitli görevlerin etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlar. 4.Yönetsel sağlayan iletişim, kuruluşun önemli bir ise, iletişim ile yönetimin tek yönlü bir taraftan kuruluşun doğmasına ve gelişmesine imkan sağlarken, diğer taraftan da gelişmesini sağladığı kurul uşlar aracılığı ile kendisi şeki Ilendi ri i mektedi r. S.Yönetsel iletişimin araçtır. olmamasıdır. Zira, son niteliği iletişim, Bu durum, kuruluş içinde etkin bir iletişim sisteminin kurulması, kuruluşun verimli ve etkili yönetimi için gerekli haber ve bilgilerin ihtiyaca cevap verecek şekilde zamanında toplanması, işlenmesi ve istenen yerlere iletilmesi için gerekli olmaktadır. Bu anlamda yönetsel iletişim, bir taraftan kuruluşlardaki çeşitli yönetim işlevlerinin etkin bir şekilde yerine getirilmesine imkan vermekte, diğer taraftan kendisi bir yönetim işlevi olmakta ve yöneticilerin görev ve sorumlulukları arasında yer almaktadır. YÖNETSEL İLETİşİMİN AMAÇLARı Yönetsel iletişimin amaçları, büyük ölçüde iletişime katılan kişi ya da birimlerin kendi amaçlarına, tutum ve davranışlarına, iletişim işleminin yapıldığı yerin ve zamanın niteliklerine ve son olarak da kuruluşun amaçlarına göre değişiklik göstermektedir. Örneğin, yönetici açısından yönetsel iletişimin amacı, yönetim işlevlerini en iyi şekilde uygulamaktır. Ayrıca yöneticilerin başkaları aracılığı ile kuruluşu yönetmeleri sonucu, tüm yönetsel işlevlerin Şekil Llde görüldüğü gibi, iletişim darboğazından geçmesi gerekmektedir. Ancak, bu darboğaz örgütsel yapı büyüdükçe, örgüt içerisinde her seviyedeki personelin oluşturduğu bir tür "iletişim filtresine" dönüşebilmektedir. 16 Bu durumda önemli olan söz konusu iletişim filtresini ortadan kaldırmak değil (çünkü bu zaten çok zordur), kuruluş yararına kullanılmasını sağlamak ve iletişimin etkinliğine inanmak olmalıdır. Zira, yönetimin önemlİ düşünce ve fikirleri, bir yönetici, onları iletişim aracılığıyla uygulayana kadar, aslında "masa başı düşünceler" olmakta; ve dünyanın en iyi planı bile olsalar, iletilmeleri gerekmektedir. Şekil ı Y önetsel İletişim Dar Boğaz! Yönetici Planlama Orgütlenme Koordinasyon Istihdam Yönetme Denetİm 16 Edwin B. Flippo, B.g.k., s. 451. Yönetsel İletişim İş Grubu ........ Amaçlar KAMU YÖNETİMİNDE YÖNErSEL İLETİŞİM 29 Yönetsel iletişimin amaçlarını, yönetime etkisi ve yakınlığı oranında işlevselolarak da sıralamak mümkündürP Bu sıralamada, yönetime u:zak olan alt kademe personel için yönetsel iletişimin amaçları, kuruluşun çeşitli faaliyetlerinin kayıt edilmesi olmakta ve oldukça geniş bir uygulama alanı bulmaktadır. İkinci amacı, yönetsel iletişim sayesinde her aşamada daha çok yönetime yakın birimlerde denetimi sağlamaktır. Üçüncü ve son amacı ise, hazırlanan pUinın en iyi biçimde uygulanmasını sağlamak üzere karar verilerek iletişim sağlamak olmaktadır. iletişimin, doğrudan iletişim amaçları, ı. yönetsel yönetsel alanda kullanılması durumunda ise, aşağıda sıralanan işlevlerin yerine getirilmesinde büyük yararlar sağlayacaktır. 18 Öncelikle personelin genel ve yönetsel alandaki iletişim ihtiyacı gideriimiş olur. 2. Personelin yönetsel işlemlerde neyi, niçin ve nasıl yapacaklarını gösterir. 3. Personelin değerlendirilmesine imkan verir. 4. Yönetsel faaliyetlerin inandırıcı ve etkileyici olmasını sağlar. Personelin İletişim İhtiyacının Sağlanması Kuruluşta çalışan iletişim personelin yapılması arasında iyi bir koordinasyon sağlanabilmesi için, giderilmesi ve onlara yeterince bilgi aktarımının gerekmektedir}9 Personelin ı. personel ihtiyaçlarının iletişim ihtiyacı aşağıdaki Personelin uygulamalı kuruluştaki nedenlere dayanmaktadır: görevini en iyi şekilde bilgilere ihtiyaç duyulmaktadır. yerine getirebitmesi için 2. Personelin düşüncesini izah edebilmesi, kabul ettirebilmesi, dilek ve tavsiyelerini iletebilmesi için, onun başkası tarafından dinlenmesi ihtiyacı vardır. Buna kısaca kişinin izah etme ihtiyacı denmektedir. Bu ihtiyaçların giderilmesi için yöneticilerin, kuruluşun genel politikasından, temel kararlarından, personeli ilgilendiren diğer şartlardan onları haberdar etmeleri gerekmektedir. 3. ilk iki iletişim ihtiyacının karşılanması orarnnda personel hakkındaki genel bilgi ve gelişmelerin, diğer bir deyişle kuruluş içi halkla ilişkiler faaliyetlerinin yerine getiril mesi gerekmektedir. Yönetsel iletişimin önemli bir kısmını oluşturan bu ihtiyacın giderilmesi, tüm yönetsel işlevlerin yerine getirilmesi ve kuruluşun varlığını devam ettirebilmesi için önemli bir gereklilik olmaktadır. Personele Neyi, Niçin ve Nasıl Yapması Gerektiğini Göstermesi Hemen hemen her kuruluşta, genellikle ne iş yaptıklarını, nasıl yapmaları ve niçin çalıştıklarını bilmeyen personelin bulunduğunu söylemek gerektiğini 17 Donald E. Klinger. Public Personnel Management. Contexts and Strategies, Prentiee-Hall, 1980. s. 261. 18 Lee Thayer, Communication and Communication Systems in Organization, Management and lnterpersonel Relations, Richard Irwin Ine. Homewood, Illinois. 1968, s. 187. 19 Bkz. Aykut Polatoğlu, "Türk Kamu Örgütlerinde Ast ve Üst Arasında İletişim", Amme idaresi Dergisi, Cilt 2 i, Sayı 2, Haziran 1988, s. 86-88. ÇAGDAŞ YEREL YÖNETİMLER 30 mümkündür. Yönetsel iletişim, kuruluşta yöneticilerin da taşır. astlarıyla neyi, nasıl yapmaları gerektiği konularında onları eğitmek amacını Yönetsel iletişimin bu türden bir amacı, kamu yönetimindeki geleneksel ve ast üst ilişkileri ile ilgilidir. Zira, hiyerarşik kademeleri ve emir-komuta zincirini izleyerek, tek yönlü bir haber akımı şeklinde yukarıdan aşağıya doğru iner. hiyerarşik Kuruluşta personelin neyi, nasıl ve niçin yaptıklarını onlara öğretici ve eğitici gerekli olan yönetsel iletişim araçları arasında en önemlileri, yöneticilerin astlarına ne yapmaları gerektiğini yukarıdan gönderdikleri emir ile; bir işin nasıl yapılacağı hakkında astlara bilgi vermek amacıyla hazırlanmış talimatlar ol maktadı r. olması bakımından Ancak, bugün için bir yandan yöneticilerin belli başlı görevleri arasında yer alan, yandan da yönetsel iletişimin etkinliğini artırmak için, kuruluştaki tüm personele uygulanması zorunlu bir süreç haline getirilmiş olan eğitimin; eğitici ve öğretici iletişimin amacına ulaşmasını sağlama bakımından başvurulabilecek en önemli araçlardan biri olduğu söylenebilir. diğer Öte yandan yönetsel iletişimin etkisini artıran eğitici nitelikteki iletişim araçlan dı büyük bir çeşitlilik göstermektedir. Buna örnek olarak kuruluş gazetelerini, broşürleri, özel mektupları, konferansıarı, iş tanımı ve iş akımı kitapçıklarını, el kitaplarını, mülakat ve benzeri araçları göstermek mümkündür.2o Değerlendirmeye İmkan Verme Aracı Olması Yönetsel iletişimin değerlendirmeye imkan verme aracı olması, kuruluş içindeki ya da birimlerin kendilerine iletilen bilgilerin bir incelemesini yapmaları ya da onları değerlendirdikten sonra iletmeleri anlamına gelmektedir. Değerlendirici başlı şu ı. yönetsel iletişimde önemle gözönünde üç nokta bulunmaktadır.2l bulundurulması gereken belli Bilgilerin değerlendirilmesi, 2. Personelin tutum ve davranışları ve ne gibi eylemlere girişileceğinin değerlendirilmesi, 3. Kuruluşun ürettiği gerçekleştirilme mal ve hizmetlerin nitelik ve niceliğinin, kuruluş amaçlarının derecesinin ve kuruluşun çeşitli katkılarının değerlendirilmesi. İnandırıcı ve Etkileyici Olması Bütün yönetsel iletişim faaliyetlerinin temelinde kuruluş personelini etki altına almak ya da onları belli bir konuda inandırmak amacı yatmaktadır. Bu nedenle yöneticiler, tüm kuruluş üyelerini, kuruluş amaçlarını gerçekleştirmek üzere, görevlerini daha etkili ve verimli bir şekilde yerine getirmeye, inandırmaya ve onları bu yönde 20 Osman Telimen, Personel Yönetimi ve Beşeri iletişim, İİTİA. İstanbul. 1978, s. 212. 21 Ülkü Dicle, B.g.k., s. SI. KAMU YÖNEfiMiNDE YÖNETSEL iLEfişiM 31 etkilerneye çalışırlar. Öte yandan yöneticilerin kendileri de sürekli olarak kişisel amaçlarını gerçekleştirmek isteyen personelin etkileme gayretlerine hedef olurlar. inandırıcı ve etkileyici bir yönetsel iletişim, kuruluştaki tüm amirIerin sık sık başvurmak bir iletişim olmaktadır. Bu bakımdan personeli etkilernek ve yönetsel iletişimde başarı ya ulaşabilmek için aşağıdaki konuların gözden uzak tutulmaması gerekmektedir. 22 zorunda kaldıkları inandırmak amacıyla girişilen 1. iletişimde haberi alanlar, bu haberin kapsamını kavrayabilmelidirler. 2. Verilen haber konusuna ilgi duymalıdırlar. alıcının yerleşik düşüncelerine aykırı olmamalıdır. 3. Haberin konusu 4. Haber, alıcı durumundaki personelin bir nitelikte olmalıdır. 5. Haber, kapsamı takım kişisel ihtiyaçlarını karşılayacak bakımından mesajı alan personele güven verici, nitelikte gözükmelidir. amaçları gerçekleştirebilir inandırıcı ve YÖNETSEL İLETİşİM İŞLEMİ Yönetsel iletişim, başarılı bir yönetim ıçın gerekli tek unsur olmamakla birlikte, daha çok bir yöneticinin eyleme geçmek için kullandığı bir süreçtir. Bu bakımdan kamu yönetiminde yöneticiler, iletişimi doğru açıdan değerlendirmeli, onu sadece iyi yönetim fikirlerini almak için değil, aynı zamanda iyi fikirleri uygulamalarına yardımcı olacak önemli bir temel süreç olarak görmelidirler. Yöneticiler için bu kadar önemli olan yönetsel iletişim süreci, kuruluş içindeki emir, bilgi ve haberlerin yazılı ve sözlü olarak personel arasında iletilmesi işlemi ve personel arasındaki duygu ve izlenimlerin karşılıklı alışverişi olmaktadır. 23 Bu akım iletişim süreci, oluşturmaktadır. kuruluşlarda çalışan kişi Kuruluş personeli karşılıklı ilişkilerinde bu akımın sonuçlara ulaşılabilmektedir. 24 gelişip, ve gruplar arasında yer alan iki yönlü bir veya çeşitli personel gruplarının düzenli bir hale gelmesi oranında başarılı arasında Yönetsel iletişim süreci bir işlem olarak şu özellikleri içermelidir: 25 1. Kamu yöneteminde yönetsel iletişimin belirli bir kimseden başlaması gerekmektedir. Örneğin, aylık bir rapor söz konusuysa, belirli bir kimse bu raporu yazmakla görevlendirilmelidir. 2. Yönetsel iletişimde haberlerin, iletişim kaynağından gideceği yere, alıcıya ulaştırılması gerekir. 3. Son olarak, iletişimde haberin alıcı durumundaki personeli etkilernesi gerekir. 22 Lee Thayer, a.g.k., s. 230. 23 Dogan Canman, "Haberleşme ve Rapor Verme", Devlet Memurlan EI Kitabı, TODAİE, Ankara, 1986, s. 127. 24 Kenneth E. Knight and Reuben R. MeDaniei, Organizations: An Information Systems Perspective, Wadsworth Publishing Company, California, 1979, s. 31. 25 Herbert Simon, Kamu Yönetimi, (Çev. Cemal Mıhçıogıu), AÜ SBF, Ankara, ı968, s. 204. ÇAGOAŞ YEREL YÖNErİMLER 32 Bu son özelliğe göre haber, alıcının masasına değil, kafasına ulaştığı zaman gerçekten yerine varmış sayılmaktadır. Zira, alıcının kafasına ulaşmayan bir haberin, dudağa götürülüp içilmeyen bir bardak suya benzediğini söyleyebiliriz. Kamu yönetiminde etkili bir yönetsel iletişim için kaynağın alıcıya karşı sevgi, ve sempati duyması ve alıcının kendisine (kaynak tarafından) saygı gösterildiğine inanması gerekmektedir.26 Ayrıca kaynağın kuruluşta olup bitenleri algılama kapasitesi re önemli olmaktadır. 27 Zira, algılama ve değerleme olarak nitelenen ve hem kaynak, hem de alıcı için söz konusu olan bu etken, personelin kendisine kuruluş içinden ve dışından ulaşan bilgi, fikir, duygu ve düşüncelerin algılama ve değerleme biçimleri ile ilgili saygı olmaktadır. Öte yandan kaynağın yazma, etkili konuşma ve düşünme gibi özel yetenekleri, hem haberin amacına ulaşması açısından, hem de haberin yazılı olarak kayde~ilmesi açısından etkilemektedir. 28 iletişimin başarısını, YÖNETSEL İLETİşİM çEşİTLERİ Kuruluş iletişim içerisinde gerçekleşen yönetsel olarak ikiye ayırabiliriz. iletişimi, önce resmi ve resmi olmayan Uygulanış şekli bakımından ise yönetsel iletişimi, yazılı ve sözlü iletişim ile teknolojik gelişmeler ışığında gerçekleştirilen elektronik iletişim olarak da ayırıma tabi tutmak mümkündür. 29 Resmi iletişim, kuruluşun hiyerarşik kademeleriyle ilgili olup, kuruluş planlarında esasları önceden belirlenmiş bir iletişim olmaktadır ve kuruluştaki birimler arasında sadece dikey ve yatayolarak işlemektedir. ise, resmi iletişimin boşluklarını doldurmaktadır. Zira resmi mümkün olmadığı zamanlarda harekete geçmek suretiyle ortaya çıkmakta ve personelin sosyal ilişkilerinin doğal bir sonucu olmaktadır. Özellikle dikey iletişim esnasında aşağıdan yukarıya doğru olan iletişimde resmi olmayan iletişim, kuruluş yönetiminin devamlı olarak denetim altında tutması gereken bir iletişimdir. Zira, bu iletişim şekli, personelin yönetsel kararlar karşısında tavır alması ya da kuruluş amaçları ile personelin kişisel amaçlarının farklı olması durumunda tehlikeli olabilmektedir. Bu nedenle, bu iletişimi yönetimin, personeli, kuruluş amaçları doğrultusunda yönlendirmek için kullanması gerekir. Resmi olmayan iletişim iletişimin işlemesinin Bu tür bir yönetsel mümkündür: 3o ı. iletişimin Yönetim piramidindeki ortaya sebeplerini şu dört nedene dayandırmak hiyerarşik basamakların fazlalığı, 2. Karar verme yetkisinin merkezi 3. Yöneticilerin çıkış olması astlarına takındıkları ve katılımın olmaması, olumsuz tavır, 26 Vahdet Aydın, "Haberleşme Problemi ve Yeni Usullerin Tatbikinde Arzettiği Önem", Organizasyonların 8e§eri Yönü, Der. R. Tagiuri-A. Baransel, İÜ İşı' İkt. Ens., İstanbul, 1996, s. 485. 27 Erdal Eren, Yönetim Psikolojisi, İÜ, İstanbul, 1984, s. 277. 28 Turgay Ergun -Aykut Polatogıu. Kamu Yönetimine Giriş, TODAİE, Ankara. 1992, s. 190. 29 G. A. Cole, Personnel Management, Theory and Prnetice, DP Publications Ltd., London, 1993. 30 Kamil Ufuk Bilgin, a.g.k., s. 110-1 ı ı. KAMU YÖNETİMİNDE YÖNETSEL İLETİŞiM 4. Kuruluş içerisinde personel arasındaki dil güçlüklerinin 33 olması. Kuruluş içerisindeki bu bilgi ve haber alışverişi, dikey ve yatay kanallarda, resmi ve resmi olmayan nitelikte olmakta ve kuruluşun karar merkezlerini devamlı etkisi altında bul undurmaktadır. Yönetsel iletİşimde geri bildirimi de, biçimsel ve bağımsız geri bildirim diye ayırt etmek gerekir. Ancak her iki halde de yönetsel iletişimin önemli bir parçası (tamamlayıcısı) olarak geri bildirim iyi kullanıldığında, yönetimin karar verme süreçlerini denetlemesini sağlayan önemli bir araç olabilmektedir.31 Uygulamada kamu yönetimi çalışanları sözlü iletişim açısından yüz yüze görüşmeyi tercih ederken, bu iletişimin başarı koşulu olarak da iletişimin yazılı olmasına çaba göstermektedirler.32 "Ağızdan Kulağa Halkla İlişkiler" olarak da adlandırılabileceğimiz sözlü iletişim şeklinde, konuşma yolu ile bir kişi veya konu ile ilgili bir uzman, bir haberi objektif olarak yansıtmakta, alıcı kişi de daha önce edindiği bilgiler yardımıyla ve kendi izlenimleri ile bağdaştırarak gelecek davranışlarını şartlandıracak bir fikir edinmektedir.33 Alıcı durumundaki personel bu bilgilerini daha sonra ve yeri gelince başkalarına da aktarmaktadır. YÖNETSEL İLETİşİMİ ETKİLEYEN ETKENLER her zaman beklenen sonuçlar alınmayabilir. Zira, iletişimi etkileyen etkenler olabileceği gibi, personel açısından iletişimi etkileyen etkenler ve son olarak da iletişimi teknik açıdan etkileyen etkenler bulunmaktadır. Bu etkenlere sıradan bir iletişim eylemi diye baktığımızda, itetişimde bulunan kişinin cinsiyeti, dış görünümü, yaşı, kullandığı dil gibi çeşitli etkenlerle karşılaşmak mümkündür. 34 Yönetsel iletişimden kuruluş yapısı açısından Buna göre yönetsel iletişimi kuruluş açısından etkileyen etkenler; kuruluşun ve kadro şişkinliği, ast ve üst ilişkilerinin (statülerinin) düzeni ve büyüklüğü, hiyerarşi uzmanlaşma olmaktadır. Hiyerarşi ve kadro şişkinliği konusunda Parkinson'un, adıyla anılan ünlü ilkesine göre,35 personel sayısının fazlalığı, diğer bir deyişle iletişim kanal sayısının artması ile iletişimin süresi uzamakta ve etkinliği azalmakta, hatta belli bir ast sayısından sonra sağlıklı bir iletişimin bile gerçekleşmesi zorlaşmaktadır. Statü açısından ise iletişimde bulunan personel arasında, statü endişesiyle bireylerin gösterebilmektedir. Buna göre, aynı statüye sahip personel ile farklı statüye sahip personel arasındaki her türlü yönetsel iletişim farklı olmaktadır. Örneğin, farklı statüye sahip kişiler arasındaki itetişimde inisiyatif, yüksek statüye sahip kişilerde davranışları değişiklik 31 32 33 34 35 Early f:Lungren, Organizational Management, Systems and Process, Harper Row Publishing. New York. 1974, s. 120. ferhat Şenatalar. Personel Yönetimi ve Beşeri İlişkiler, tü, İstanbul, 1978, s. 319. Nuri Tortop, Halkla ilişkiler, Yargı Yayınevi, Ankara, 1993, s. 59. Bkz. Yücel Ertekin, "İletişim Kaynağının Birtakım Nitelikleri Üzerine Düşünceler", Amme İdaresi Dergisi, Cilt 13, Sayı ı, Mart 1980, s. 17-21. Melih Koçer, "Parkinson İncelemesi", İşletme Yönetiminde Organizasyon Fonksiyonu, Ankara, 1967, s. 49. ÇAGDAŞ YEREL YÖNETİMLER 34 olmaktadır. 36 Yöneticilerin davranışları ve astlann davranışları, yönetsel iletişimi personel etkileyen etkenler olurken; teknik açıdan da yönetsel iletişimi haberin niteliği, dil güçlükleri, haberleşme kanalları- araçları ve emir ve direktifler etkilemektedir. açısından SONUÇ Kuruluşun olmasında ya da bunların artmlmasında önemli bir etken yönetsel iletişim, kuruluşun işleyişini sağlamak ve kuruluşun amaçlarını gerçekleştirmek üzere, gerek kuruluşu oluşturan çeşitli bölüm ve birimler, gerekse kuruluş ile çevresi arasında girişilen devamlı bir bilgi ve düşünce alış ­ verişi ya da bunların arasındaki gerekli ilişkilerin kurulmasına imkan sağlayan sosyal bir süreç olmaktadır. etkili ve verimli olarak üzerinde durduğumuz kuruluşun varlığına temel teşkil etmekte ve ona canlılık Zira yönetsel iletişim, kuruluşun en etkili bir şekilde yönetilmesine yardımcı olan önemli bir yönetim aracıdır. Böylece, çeşitli yönetim işlevlerinin yerine getirilmesini ve kuruluş amaçlarının gerçekleştirilmesini sağlamaktadır. Yönetsel iletişim, kazandırmaktadır. Söz konusu amaçlara ulaşmak ise, geniş ölçüde yönetsel iletişim sürecinin ne gibi unsurlardan oluştuğuna ve hangi aşamalardan geçtiğine bağlı olmaktadır. Buna göre, kuruluş içerisinde gerçekleşen bir iletişim sürecinde herşeyden önce personel arasında bir bilgi, düşünce ve duygu alışverişine ihtiyaç bulunmaktadır. Bu alışverişin etkili olabilmesi ise, kaynak ve alıcının ifade yeteneğine ve iletişimde bulunma isteğine bağlıdır. Zira, yönetimin hangi kademesinde olursa olsun, iki kişi arasında etkili bir iletişimden söz edebilmek için alıcının aldığı haberi, kaynağın kendisine gösterdiği veya onun istediği şekliyle algılaması gerekir. Ancak, bu durum, tarafların sa­ hip oldukları sosyo-kültürel ve psikolojik farklılıklardan dolayı gerçekleşemez. iletişim alt sisteminin, kuruluşun önceden belirlenmiş amaçlarına dikey ve yatay iletişim kanallarının düzenli olarak işlemesine ihtiyacı vardır. Bu bakımdan, gerek yukarıdan gönderilen emir ve direktiflerin, gerekse aşağıdan yukarıya doğru çıkan haber, bilgi, istek, öneri ve şikayetlerin esas anlam ve özelliklerini kaybetmemesine özen gösterilmelidir. Zira, iletişim sistemindeki aksaklıklar kuruluşu olumsuz yönde etkilemekte ve özeHikle yönetme, koordinasyon ve denetim işlevlerinin yerine getirilmesini güçleştirmektedir. Yönetsel ulaşabilmesi için, kuruluşun Örneğin, yöneticinin denetim çevresinde, diğer bir deyişle yöneticinin ast sayısının belirlenmesinde yönetsel iletişim şeklinin önemli bir etken olduğunu söyleyebiliriz.37 Buna göre, kuruluşta yönetsel iletişimin başarıyla uygulanıyor olması, yöneticinin denetim çevresini genişletebilmektedir. denetleyebildiği Kuruluşta koordinasyonu sağlayan açısından ise, yönetsel iletişim şeklinin, aynı düzeyde bulunan bölüm, şube ve birimler arasında, otoriteyi sarsmadan yatay iletişim 36 Atilla Baransel, "ferdin Davranışlannda Statü ve Rol Met1ıumlan", Organizasyonların Beşeri Yönü, Der. A. Baransel -R. Taguri, Cilt 1, s. 204. 37 Eyüp G. İsbir, Türkiye'de Devlet Memurlannm Denetimi, AlTtA, Ankara, 1977, s. 17. KAMU YÖNETİMİNDE YÖNETSEL İLETİŞİM 35 olmasında yarar vardır. Böylece hem zamandan tasarruf sağlanacak hem de haberin kendisi hiçbir değişikliğe uğramadan karşı tarafa iletilmiş olacaktır. Son olarak resmi yönetsel iletişim kanallarının yeterli olmadığı durumlarda resmi olmayan yönetsel iletişim şeklinin, kuruluş personeli için kaçınılmaz bir ihtiyaç olduğunu belirtmek gerekir. Bu nedenle, kuruluşun çeşitli kademelerinde çalışan yöneticilerin resmi olmayan iletişimi öncelikle bir gerçek olarak kabul etmeleri, daha sonra da bilinçli yaklaşımlarla onun olumsuz etkilerini azaltıcı önlemleri alma yoluna gitmeleri gerekmektedir. başvurulan
